Debreceni Egyetem BIZONYLATI SZABÁLYZAT ÉS ALBUM Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: 2007. február 15. napjától
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ... 4 1. A bizonylati szabályzat célja, tartalma, hatálya, kapcsolódó szabályozások... 4 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem...5 3. Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei... 6 4. Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása... 7 (1) Szigorú számadású nyomtatványok... 7 (2) A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása... 8 (3) A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése...8 (4) A szigorú számadású nyomtatványok őrzése...8 (5) A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása...8 5. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése... 9 6. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése...10 (1) Általános követelmények... 10 (2) A bizonylatok alaki ellenőrzése...11 (3) A bizonylatok számszaki ellenőrzése...11 (4) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése...11 7. A bizonylatok szállítása...11 8. A bizonylatok tárolása...11 9. A bizonylatok őrzése... 11 II. EGYES GAZDASÁGI ESEMÉNYEKHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK HASZ- NÁLATA...13 10. Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása... 13 (1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai...13 (2) Immateriális javak nyilvántartásának tartalma...14 (3) Tárgyi eszközök nyilvántartása...14 (4) Beruházások nyilvántartása...15 (6) A munka- és védőruha nyilvántartása...16 11. A készletnyilvántartás bizonylatai...17 12. Élelmezési anyagok nyilvántartása, bizonylatolása...18 13. A keretrendszer bizonylatai...20 14. Pénz- és értékkezelés bizonylatolása...23 15. A devizás, valutás pénzmozgással járó forgalom...26 lebonyolításának bizonylatai... 26 16. Bér- és munkaügyi bizonylatok...27 (1) Bérszámfejtéshez, társadalombiztosítási ellátás kifizetéséhez, illetve családtámogatási ellátás számfejtéséhez szükséges bizonylatok, nyomtatványok:...28 (2) Munkaviszony létesítéséhez, módosításához, megszüntetéséhez, valamint munkavégzésre irányuló jogviszony létesítéséhez szükséges nyomtatványok :...30 17. Leltározás bizonylatolása... 31 18. A selejtezés bizonylatai... 32 19. Gépjárművel kapcsolatos bizonylatok...32 20. Hallgatói pénzügyek bizonylatai... 33 2
21. Önköltség számítás bizonylatai... 34 22. Egyéb bizonylatok... 34 23. Munkavédelem, tűzvédelem területén használatos nyomtatványok...35...35 24. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának nyomtatványai...35 III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...36 MELLÉKLETEK... 38 I. melléklet...38 Szigorú számadású nyomtatványok jegyzéke...38 II. melléklet...39 Bizonylati album... 39 3
BIZONYLATI SZABÁLYZAT A Debreceni Egyetem (a továbbiakban: egyetem) bizonylati rendjét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól intézkedő módosított 249/2000. (XII.24.) számú Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A bizonylati szabályzat célja, tartalma, hatálya, kapcsolódó szabályozások (1) A bizonylati szabályzat célja, hogy biztosítsa az egyetemen a számviteli elszámolásokhoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, felhasználásának, kezelésének és megőrzésének rendjét. (2) A szabályzat a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: az egyes gazdasági eseményekhez milyen bizonylatot kell használni, kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni, a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége, hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, mi az egyes példányok szerepe az adatfeldolgozásban, hogyan kell a bizonylatot továbbítani, miként kell az átvételt igazolni, kinek és milyen módon kell a bizonylati példányokat megőrizni, mikor lehet azokat selejtezni, miként kell kezelni a rontott bizonylati példányokat, illetve a tévesen kiállított bizonylat esetén milyen eljárást kell követni. (3) A bizonylati szabályzat hatálya: Személyi hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem feladatainak ellátásához szükséges gazdasági jellegű ill. humán erőforrással kapcsolatos bizonylatokat létrehozó, illetve abban közreműködő minden személyre és szervezeti egységre. 4
Tárgyi hatálya A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden, az Egyetemre vonatkozó belső, gazdasági (pénzügyi, számviteli, kontrolling stb.) jellegű és humán erőforrásra vonatkozó tevékenységre. 2. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem (1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. (2) A számviteli (könyvvitel) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (3) Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. (4) A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor a következők szerint kell eljárni: a) a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla, előirányzat-felhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés, illetve a Kincstár értesítésének megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, b) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedév utolsó hónapjának végéig kell a könyvekben rögzíteni. (5) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. 5
3. Bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei (1) Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. (2) A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. (3) A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. (Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők.) (4) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell - a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően - magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek. (5) A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a jelen szabályzat 9. -ában meghatározott megőrzési időn belül biztosítani kell. (6) A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat címzettjének neve, címe; e) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; f) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; g) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; 6
h) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; i) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás (kontírozás); j) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; k) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. (7) A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. (8) Ha a könyvviteli nyilvántartás, mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását, a) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. (9) A bizonylat a következő módon készíthető: - kézzel, - géppel. (10)A gazdasági események rögzítéséhez elsődlegesen a gazdaságirányítási rendszer (SAP) és egyéb informatikai rendszerek (pl. Neptun) által kiállított bizonylatokat kell használni. Ha ez nem lehetséges, akkor a kereskedelmi forgalomban kapható szabványosított, vagy az azok tartalmával megegyező számítógépes programmal előállított nyomtatványokat kell alkalmazni. (Abban az esetben, ha valamely gazdasági művelet rögzítéséhez a kereskedelemben nyomtatvány nem kapható, akkor saját készítésű nyomtatványt kell használni. A nyomtatvány szerkesztésénél be kell tartani a bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeire vonatkozó előírásokat.) 4. Szigorú számadási kötelezettség körébe tartozó bizonylatok felhasználása, nyilvántartása (1) Szigorú számadású nyomtatványok A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. 7
A nyilvántartásnak, melynek nyomtatványait jelen szabályzat 24. -a részletezi, a következő adatokat kell tartalmazni: beszerzett bizonylat sorszámát, beszerzés idejét, a felhasználás kezdő időpontját, a felhasználás befejező időpontját, a felhasználásra átvevő aláírását, a felhasználatlan bizonylatokat visszavevő aláírását. Az egyetemen használt szigorú számadású nyomtatványok jegyzékét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. A gazdaságirányítás rendszer (SAP), illetve egyéb informatikai rendszerek (pl. Neptun) által kiállított bizonylatok esetében a következő pontokban szereplő szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni, figyelembe véve azt, hogy e bizonylatok kiállításában, nyilvántartásában jelentős szerepe van az adott rendszernek. (Így például nem lehetséges előre kiadni üres bizonylatokat, ezáltal átadási jegyzékre nincs szükség stb.) (2) A szigorú számadású nyomtatványok átvétele és nyilvántartása A szigorú számadású, valamint a bizonylati szabályzatban megjelölt nyomtatványokat a bizonylati felelős részére (a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott személynek) nyilvántartásba vétel, illetve kezelés és megőrzés végett jegyzékkel együtt átadni. Az átadási jegyzékben a nyomtatványokat fajtánként elkülönítve, ezen belül füzetenként, űrlaponként emelkedő számsorrendben kell felsorolni. Ez a jegyzék egyúttal az átvevő dolgozó nyilvántartása az állományba vett nyomtatványokról. (3) A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űr-lapokon a sorszámok és esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e. (4) A szigorú számadású nyomtatványok őrzése A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat biztonságos helyen kell őrizni. (5) A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből annak felhasználására megbízott személynek kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorában a kiadás és az átvétel keltének feltüntetésével keresztül kell vezetni, és az átvételt ugyanott a megbízott személy aláírásával kell elismertetni. 8
A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel minden gazdasági évet követő január 31-ig kötelesek elszámolni. A nyomtatványok átadása, illetve átvétele csak kiadási bizonylat ellenében történhet. 5. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése (1) A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. (2) A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. (3) A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni. (4) A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. (5) A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán szükség esetén beleértve ebbe a számítógépes nyilvántartásban szereplő adatok javítását is javítani kell. (6) Fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. (7) Pénztári bizonylatokat JAVÍTANI NEM SZABAD! (8) A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekk, stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. (9) A külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. (10)Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell, és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. (11)A külső szervektől beérkező bizonylatok alaki és tartalmi szempontból történő ellenőrzéséért a Pénzügyi osztályok számlakezeléssel megbízott dolgozói a felelősek. (12)Külső partnertől érkezett bizonylat nem javítható. (13)A hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot az egyetem köteles javítani. A javítás történhet az eredeti - hibás - bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. 9
(14)A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat, a módosításnak megfelelő új tételeket. (15)A bizonylatok, nyomtatványok alaki és tartalmi szempontból történő szabályszerű kitöltéséért, valamint ellenőrzéséért, a jelen szabályzatban megjelölt személyek a felelősek. 6. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése (1) Általános követelmények A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat, azok hitelességét. Könyvelésük előtt a bizonylatokat csoportosítani kell. A bizonylatok csoportosítása a következő: a) pénztárbizonylatok; b) banki bizonylatok; c) beérkező számlák; d) kimenő számlák; e) vegyes bizonylatok; f) munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok. A csoportosítás az előbbieken túl időrendi sorrendben történik. A feldolgozás során a következő feladatokat kell elvégezni: a) Ki kell jelölni azokat a főkönyvi számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell, (számlakijelölés, gépi adatfeldolgozás során az előírt kódolást). b) A számlakijelölést, kódolást végző személynek a bizonylatot kézjegyével el kell látnia. c) Rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét. d) Biztosítani kell megfelelő hivatkozással a visszakeresés lehetőségét. A feldolgozás során ellenőrizni kell: az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá azt, hogy az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e, a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörténtét. A gépi adathordozón lévő adatok mentett adatok, melyet módosítani nem lehet. A számítógépes adatfeldolgozás keretében a törzsadatokat a jelen szabályzatban foglalt bizonylati elv alapján kell rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani. 10
(2) A bizonylatok alaki ellenőrzése Ennek keretében a következőket kell vizsgálni: a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylati űrlapon történt-e, a bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba (szigorú számadású nyomtatványoknál), a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden adat szerepel-e, a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (eseménytől függően az ellenőr), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e, a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. (3) A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A megállapított számszaki hibát a bizonylaton a kiállítási színtől eltérő színű tollal, a korábban leírt szabályok betartásával kell javítani. (4) A bizonylatok tartalmi ellenőrzése Vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. 7. A bizonylatok szállítása (1) A bizonylatok szállításánál úgy kell eljárni, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszköz megválasztásakor figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, a szállításukra vonatkozó technikai előírásokat. 8. A bizonylatok tárolása (1) A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. (2) A könyvelési bizonylatok időrendi sorrendbeli, illetve évenkénti tárolásáról a Pénzügyi Osztályok gondoskodnak. 9. A bizonylatok őrzése 11
(1) Az egyetem a költségvetési évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni. (2) A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. (3) A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a b) pont szerinti megőrzési kötelezettség. (4) A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így az a), illetve b) pont szerinti bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. (5) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzés helyéről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. (6) A 9. -ban foglalt előírások betartásáért a pénzügyi osztályvezetők felelősek. 12
II. EGYES GAZDASÁGI ESEMÉNYEKHEZ KAPCSOLÓDÓ BIZONYLATOK HASZNÁLATA 10. Befektetett eszközök állományváltozásának bizonylatolása (1) A befektetett eszközök nyilvántartásának általános szabályai A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal bruttó értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. A befektetett eszközök analitikus nyilvántartásának biztosítani kell, hogy az intézmény befektetett eszközeinek állománya bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt csoportok szerint a következő tagolásban rendelkezésre álljanak. a./ Állománynövekedés Új befektetett eszköz beszerzése és létesítése, használt eszköz beszerzése térítés ellenében, új és használt eszköz átvétele térítés nélkül, eszköz átvétele átszervezés miatt, átminősítés, egyéb növekedések. b./ Állománycsökkenés Befektetett eszközök értékesítése, selejtezése, értékvesztése, megsemmisülése, használt eszközök átadása térítés nélkül, átadás átszervezés miatt, átminősítés, egyéb csökkenések. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a következő adatokat: Megnevezés Főkönyvi számla száma (számlarend szerint) Intézmény megnevezése Nyilvántartó lap oldalszámát Eszközszámot Leltári számot Belföldi termék osztályozási kód (BTO) számát Leltárkörzet-, szervezet kódját, megnevezését Üzembe helyezés dátumát A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány számát A készítő, szállító megnevezését A várható használati időt A leírás módját, a leírási kulcs %-át A könyvelés keltét A bizonylat számát Az állományváltozás megnevezését (növekedés, csökkenés pontos jogcímét) Bruttó értéket Ft-ban = növekedés = csökkenés 13
= egyenleg Értékcsökkenést Ft-ban = növekedés = csökkenés = egyenleg Nettó érték Hivatkozást. (2) Immateriális javak nyilvántartásának tartalma A következőkben felsorolt immateriális javak megszerzéséért fizetett ellenértékről nyilvántartást kell vezetni: vagyoni értékű jogok (az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével), szellemi termékek, egyéb immateriális javak, immateriális javakra adott előlegek. Az immateriális javak nyilvántartásba vételét a számla, adásvételi szerződés, illetve egyéb okmány alapján kell elvégezni. Ugyancsak a számlának, illetve az egyéb okmánynak megfelelően kell a nyilvántartásban a bruttó (beszerzési) értéket szerepeltetni. A bruttó érték megállapításánál a számlában (okmányban) szereplő és visszaigényelhető általános forgalmi adó összegét figyelmen kívül kell hagyni. (3) Tárgyi eszközök nyilvántartása A tárgyi eszközök nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. Részletező nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: a) Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, b) Gépek, berendezések és felszerelések, c) Járművek, a) Tenyészállatok, a) Beruházások, felújítások, b) Üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök. A tárgyi eszközök állományának, mennyiségének értékére, összetételére vonatkozó bármely időpontban történő ellenőrzését az analitikus nyilvántartás vezetésével kell biztosítani. A tárgyi eszközállományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. 14
(4) Beruházások nyilvántartása A beruházásokról, beruházásokra adott előlegekről beruházásonként elkülönítve, külön eszközosztályként egyedi nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás módja megegyezik a tárgyi eszközök nyilvántartásával. (5) A befektetett eszközök bizonylatai Állományba vételi adatlapok Tárgyi eszköz és immateriális javak állományba vételi adatlap Tárgyi eszköz kiegészítő adatlap Az SAP AM modulja szolgál a kis és nagy értékű tárgyi eszközök analitikus nyilvántartására. Az állományba vételi adatlap a tárgyi eszközök üzembe helyezési okmánya. A szervezeti egységeknek az eszközök átvételekor a számla ill. a szállítólevél adatai alapján, a terhelendő keret megjelölésével, az SAP törzsadatok kötelező mezőinek megfelelően szükséges kiállítaniuk. A szervezeti egység leltárfelelősének, valamint a keretfelelős aláírása után a számlához, szállítólevélhez csatolva kell az állományba vételi adatlapot a tárgyi eszköz nyilvántartó munkatársaknak megküldeni. Tárgyi eszköz állományba vételi adatlap Az SAP AM modulja által előállított bizonylat, amely valamennyi tárgyi eszköz bevételezésére, valamint ezzel egyidejű tartozék bevételére, átminősítésére használható. Tárgyi eszközkönyvelési bizonylat Tárgyi eszközzel kapcsolatos valamennyi mozgás számviteli bizonylata (az SAP FI modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Eszközmozgás bizonylat Tárgyi eszköz árubeérkezéshez kapcsolódó logisztikai bizonylata (SAP AM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Költségszámítási bizonylat Eszközmozgáshoz kapcsolódó keretmozgás bizonylata (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. KVM-bizonylat Eszközmozgáshoz kapcsolódó keretmozgásokat egyéb szempontok alapján tartalmazó bizonylat (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. Tárgyi eszköz törzskarton 15
Az SAP AM modul által előállított bizonylat, a tárgyi eszközök és tartozékainak egyedi nyilvántartó lapjául szolgál. Tárgyi eszköz mozgások bizonylatai (Rendelkezési jegy) Eszközök üzletágon belüli áthelyezésének bizonylatolására szolgál (az SAP AM moduljában). Tárgyi eszközök átadás-átvételi bizonylata (Gazdasági Egységek közötti eszköz átadó jegy) A költségvetési szerv részére történő térítésmentes eszközátadásra a B.sz.ny 11-67.r.sz számú Tárgyi eszközök átadás- átvételi bizonylata gazdálkodó szervezetek között elnevezésű nyomtatványt kell használni. Szigorú számadású nyomtatvány. Áthelyezési bizonylat alleltárak között; Áthelyezési bizonylat leltárkörzetek között SAP-s bizonylatok. Tárgyi eszköz áthelyezésére szolgáló bizonylat, alleltárak, illetve leltárkörzetek között. Számadás A tenyészállatok állományváltozásának alapbizonylata. (D.Mg-4-03.r.sz.) Állományváltozás jelentés Ugyancsak a tenyészállatok állományváltozásának alapbizonylata. (375-2002.A.) Gépjárművek törzskönyvi nyilvántartása Valamennyi járműről törzskönyvi nyilvántartást kell vezetni. (Á.T.KPM.231/a nyomtatvány) (6) A munka- és védőruha nyilvántartása A munka és védőruha egyedi nyilvántartású, kis értékű tárgyi eszköz. Az SAP a munka- és védőruhával kapcsolatos mozgásokról bizonylatok képes kiállítani, az állomány aktuális adatairól pedig bármikor lista kérhető le. Az egyetemen a közalkalmazotti jogviszonyban álló személy részére a Kollektív szerződésben rögzítettek szerinti munkaruha nyilvántartására az alábbi bizonylatok szolgálnak. Árubeérkezés eszközhöz Eszközre kontírozott megrendelés alapján történő árubeérkezés, azaz közvetlen beszerzés az igénylő számára. SAP MM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. 16
Raktári anyagkiadás Felhasználási igény alapján kiadott eszköz. SAP MM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. Eszköz törzsadat módosítás A dolgozó törzsszámáról, vagy leltárkörzetből, illetve alleltárból történő átmozgatásról szóló bizonylat. SAP AM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. Eszköz kivezetése Eszköznyilvántartásból való kivezetése (például selejtezés vagy lejárt kihordási idő miatt). SAP AM modul bizonylat. Szigorú számadású nyomtatvány. 11. A készletnyilvántartás bizonylatai (1) A készletek nyilvántartásba vételéről a szabályzatban meghatározott bizonylatok felhasználásával kell gondoskodni. (2) A nyilvántartásnak ki kell terjednie: vásárolt anyagokra, betétdíjas göngyölegekre, áruk, közvetített szolgáltatások és követelés fejében átvett eszközökre, készletekre, késztermékekre, növendék, hízó- és egyéb állatokra, befejezetlen termelés és félkész termékekre. (3) A nyilvántartásban elkülönítetten kell kezelni: raktári új készleteket és a használt készleteket. (4) A Debreceni Egyetem központi raktárral rendelkező költségvetési szerv. A raktári készletmozgás követése gazdaságirányítási rendszer (SAP) segítségével történik. (5) Felhasználási igény Az anyagkiadás alapjául szolgáló, SAP-n belüli nem nyomtatott bizonylat. (A felhasználási igényt a Beszerzési megrendelési igény (BMIG) segítségével lehet jelezni. A Beszerzési megrendelési igény (BMIG) alapján kerül kiállításra a felhasználási igény az SAP-n belül, és megtörténik vagy a raktárból való kiadás, vagy pedig szükség esetén a beszerzés. A felhasználási igény kiállítása nem az igénylő, hanem a beszerzésért felelős szervezeti egység feladata.) 17
(6) Vételezési jog lejelentő lap Raktári kiadás jogosultjának lejelentésére szolgáló bizonylat. A raktáros csak azon munkatársak számára adhat ki készletet, (ill. eszközt) a raktárból, aki szerepel a nála leadott lejelentő lapon. Kötelező tartalmi elemei: jogosult neve, aláírási mintája, szervezeti egység besorolása, hatálya (tól-ig, vagy visszavonásig ). A lejelentőt az illetékes szervezeti egység vezetője jogosult kiállítani. (7) Anyagbizonylat Készletmozgások számviteli nyilvántartására szolgáló SAP-s bizonylat (MM modul). Szigorú számadású nyomtatvány. (8) Könyvelési bizonylat Készlettel kapcsolatos valamennyi mozgás számviteli bizonylata (az SAP FI modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (9) Költségszámítási bizonylat Készletmozgáshoz kapcsolódó keretmozgás bizonylata (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (10)KVM-bizonylat Készletmozgáshoz kapcsolódó keretmozgásokat egyéb szempontok alapján tartalmazó bizonylat (az SAP KVM modulban). Szigorú számadású nyomtatvány. (11)Saját előállítású készletek bizonylatai Az ATC a következő bizonylatokat használja: Készlet bevételi bizonylat (B.Sz.ny.12/111/N számú nyomtatványon) Készlet kivételezési bizonylat (B.Sz.ny.12/114 r.sz. számú nyomtatványon) Állatállomány bevételi bizonylat (D. Mg. 4-10/N.r.sz. számú nyomtatványon) Állatállomány kivételezési bizonylat (D.Mg. 4-11/V.r.sz. számú nyomtatványon) Állatállomány belső változás bizonylat (D. Mg. 4-12/N.r.sz. számú nyomtatványon) 12. Élelmezési anyagok nyilvántartása, bizonylatolása (1) Az egyetemen az élelmezéshez kapcsolódó bizonylatok többnyire számítógépes programmal előállított gépi bizonylatok. 18
(2) Raktári értékváltozás A bizonylat a raktári értékváltozást (növekedés, csökkenés) cikkenként, érték nélkül mutatja. A raktár elszámolásának fő bizonylata. Havonta készül. (3) Feldolgozási lista A feldolgozási lista az ételkészítéshez szükséges anyagok listája. Tartalmazza az elkészítendő étel megnevezését és az elkészítéshez szükséges alapanyagok mennyiségét, egységárát, értékét, valamint hogy ezek egy adagban milyen mennyiségben fordulnak elő. SAP rendszerből nem állítható elő. (4) Étkezési normák eltérésének kimutatása Az ÉLELMISZER-NYERSANYAG FELHASZNÁLÁSI ÖSSZESÍTŐ LAP kitöltésével havi szinten, a B.Sz.ny.318-213 r.sz. számú nyomtatványon pedig a havi kimutatások összesítői éves szinten tartalmaznak adatokat. E kimutatás forma kézi analitika vezetésével történik. A nyomtatványokat az élelmezési norma szerint felhasználható összeg és a tényleges élelmezési anyag felhasználás értéke közötti eltérés - megtakarítás vagy túllépés - kimutatására kell használni. A nyomtatvány táblázatos része az időszak, a tényleges étkezői létszám, az élelmezési norma összege, az élelmezési norma szerinti tényleges anyagfelhasználás értéke, továbbá az értékadatokból számított normától való eltérés - előjelének megfelelő - összegének és halmozott egyenlegének a feljegyzését biztosítja. (5) Étkezők nyilvántartása Az étkezők nyilvántartására saját készítésű (nem formanyomtatvány) nyomtatványon történik, külön az alkalmazottakra, és külön az egyéb étkezőkre (hallgató, külsős). (6) Heti étlap A Heti étlapot felülvizsgálat és jóváhagyás után sokszorosítani kell annyi példányban, hogy az mindenhova eljusson, ahol ételt szolgálnak ki. Az étlap egy-egy példányát azoknak is el kell juttatni, akik ellenőrzési vagy szakmai kapcsolatban állnak az élelmezési üzemmel. (7) Alapanyag karton Az SAP rendszerből lehet az egyes cikkekre vonatkozóan úgynevezett kartonokat lehívni, amely az adott cikk cikkszámát, egységárát, valódi árát, készletét, és értékét tartalmazza, ahol a valódi ár az érték és a mennyiség hányadosa. (8) Kalkulációs törzslap 19
VÉTELEZÉSI ÉS KALKULÁCIÓS JEGY SNYNY-99-13095 számú nyomtatvány, a menzán kínált egyes ételek összetevőinek mennyiségi kalkulációját tartalmazza. (9) Készlet-nyilvántartási lap Segítségével kimutatható mennyiségben és értékben, hogy a különböző készletekből a menza egyes egységeinél mennyi található. SAP rendszerből előállítható. (10)Raktári készletnyilvántartó lap Az alapanyagkartonon található törzsadatokon kívül dátum megjelölésével tartalmazza az adott anyagból bevételezett és kiadott mennyiséget, valamint a raktáron lévő készletet. SAP rendszerből előállítható. (11)Kiadás-bevétel lista Anyagonként a bevétel, egyéb bevétel, kiadás, egyéb kiadás kimutatására szolgál. SAP rendszerből előállítható. (12)Anyagbevételezési jegy Más néven készlet bevételezési bizonylat. A bizonylatot elsősorban a vásárlásokból eredő készletnövekedések elszámolására használjuk. A készlet beérkezésekor a bizonylatot a mennyiségi és minőségi átvétel után kötelező kiállítani számla vagy szállítólevél és az anyagszám jegyzék alapján. Az SAP rendszerből előállítható. (13)Anyagkivetési lista Kalóriaérték számítás és nyilvántartás az adott ételek vonatkozásában. Saját előállítású program állítja elő. 13. A keretrendszer bizonylatai (1) Kezdeményezés új főkeret nyitásához Ez a törzsadat az SAP gazdasági informatikai rendszerben a témák azonosítását szolgáló pénzügyi központ első két karaktere. A kezdeményező személy az űrlap kötelező mezőit tölti ki: Üzletág kódja/ neve Kezdeményező neve, e-mail címe, telefonszáma Megjegyzés oszlopba a kezdeményezés okát kell leírni. A kezdeményező elküldi a nyitás alapjául szolgáló dokumentum másolatát a Pénzügyi központ felelősek. 20