Az elektronikus számlaigazolás (SAP) oktatása az Antenna Hungáriánál az Eduweb Multimédia Rt. megoldásával. Károlyi András, SAP tanácsadó Antenna Hungária Rt. 1
tartalom www.ahrt.hu Antenna Hungária SAP rendszerei ESZI Elektronikus Számlaigazolás Miért? Hogyan? Folyamat Szereplői Távoktatás Miért? Hogyan? Tapasztalatok 2
SAP rendszer főbb jellemzői 3 vállalat (AHRT, ATSZ, ATOR) 15 modul (FI, TR, AM, MM, SD, CO, TR-FM, FI-SL, HR- PA, HR-PD, DMS, BW, SEM, PS/IM, ESZI) 3 rendszer (gazdasági, BW-SEM, HR) 7 szerver 150 felhasználó --> ESZI-vel közel 400 fő www.ahrt.hu 3
Az Elektronikus Számlaigazolási Rendszer ESZI bevezetésének célja: A papír alapú számlaigazolás kiváltása, optimálisabb átfutási idő elérése; Mindez szigorú jogosultsági rendszer mellett, auditálható naplózási módszerrel. A feladat megoldása az SAP WEB technológiájával Egyszerű felhasználói felület (böngésző) A megoldás dinamikusan követi a számla adattartalmát On-line adatkapcsolat (szelekciós listák) Standard SAP eszköz, az SAP-n belül vagyunk: minden SAP funkció elérhető (workflow, adatok, jogosultság, naplózás, stb.) Jelszavas autentikáció, Beépített HTTPS kezelés (biztonságos WEB alapú adatforgalom), Kiterjesztési lehetőség a Digitális aláírás kezelésére A már meglévő SAP licenszek használhatók 4
Az elektronikus számlaigazolás folyamata 1. Számla előzetes rögzítése SAP-ban www.ahrt.hu 2. Számla szkennelése 3. Elosztó e-mail-t kap az SAP-ból 4. Elosztó a WEB-es felületen rögzíti az Igazolókat, Utalványozókat 5. Igazolók a WEB-es felületen rögzítik az igazolólap tételadatait 6. Controlling a számlán kiegészítő ellenőrzéseket végez 7. Utalványozók a WEB-es felületen utalványozzák a számlát 8. Utalványozott számlát lekönyvelik az SAP-ban 9. Könyvelt számla összegét utalják a szállítónak 5
Szereplők 1. Számlarögzítő www.ahrt.hu 2. Elosztó 3. Igazoló 4. Controller 5. Utalványozó 6. Könyvelő 365 fő összesen 6
Távoktatási előzmények az Antenna Hungáriában Elsősegélynyújtás 243 fő 2002. novembertől Baleset, munkabaleset, üzemi baleset 238 fő 2002. novembertől Villamos áramütés 265 fő 2002. novembertől Teljesítményértékelési rendszer 931 fő 2003. májustól Távoktatás az ESZI bevezetésében Nagy létszám 365 fő 6 féle szerep A vállalati hierarchia teljes keresztmetszete Budapesti és vidéki telephelyek Kötött projekthatáridők A koncepcionális változások rugalmas követése www.ahrt.hu 7
Tradicionális alternatíva lehetett volna a kontakt-képzés: 10 kulcsfelhasználó kiképzése 2 munkanapban + támogatása 365 felhasználó tantermi képzése 36 darab 10 fős csoportban = 36*4 óra ~ 18 munkanapnyi tanteremhasználat 18 nap x (belső) oktatói munkadíj Legalább 100 fő utaztatása 365 x 100 nyomtatott felhasználói kézikönyv nem változtatható tartalommal Az egyes szerepkörök megfelelő csoport beosztása Szervezési munka 8
Távoktatás előkészítés www.ahrt.hu SAP bevezetési tanácsadó Unitis Rt., távoktatási tapasztalat + tartalom megtervezése, forgatókönyv elkészítése EDUWEB tananyag legyártása, tanácsadás AH Rt. folyamatos kontroll a tananyag készítése közben AH Rt. a távoktatás levezénylése Legfelső vezetés (vezérig., vezérigh-k,) támogatásának megszerzése Pontos, precíz tájékoztatás 2 oldalas levél email útján, a gazdasági vezérigazgató-helyettes aláírásával Munkaállomások (PC-k) állapotának kontrollja pl. Flash verzió, Acrobat Reader telepítések Névre szóló levél az ESZI-ben betöltött szerep, és a szervezeti egység megnevezésével + távoktatás elérhetősége, bejelentkezési jelszó 9
K e d v e s T o m a s o v sz k y P á l! www.ahrt.hu A z a lá b b ia k b a n a z E S Z I ( E le k tro n ik u s S z á m la ig a z o lá s i R e n d sz e r ) b e v e z e t é s i m e n e tre n d jé rő l sz e r e tn é n k Ö n t tá jé k o z t at n i. T a rt a lo m je g y z é k 1. A B e v e z e t é s fo ly a m a ta... 2 2. F e lk é s z ü lé s a b e v e z e t é s r e... 3 2.1 T á v o k tatá s... 3 2.1.1 T á v o k tatá s i a n y a g e lé r h e tő sé g e... 3 2.1.2 T á v o k tatá s i a n y a g h o z s z ü k s é g e s fe lh a sz n á ló n é v é s je lsz ó... 3 2.1.3 A T á v o k tatá st k ö v e tő v iz sg a... 4 2.2 G ya k o r lá s... 4 2.3 A z Ö n sz e r e p e... 4 2.4 S e g ít sé g n y ú jtá s... 5 3. M e llé k le te k... 6 3.1 A z E S Z I fu n k c ió já r ó l é s e lő n y e irő l s z ó ló le v é l... 6 3.2 A t á v o k t at á s e lé r h e tő s é g e k é p e r n yő K É P e k k e l d e m o n s trá lv a... 8 A s ik e r e s k ö z ö s m u n k á r a k é sz ü lv e Ü d v ö z ö ljü k Ö n t Z b o r a y P é t e r N a g y n é G yö r g y i E S Z I m o d u lv e z e tő E S Z I m o d u l r e n d sz e r g a z d a 10
11
A távoktatás vizsgával zárul. Az EDUWEB keretrendszerből kinyerhető, hogy ki, mely modulokból (ezek többé kevésbé szerepekhez kapcsolódnak) vizsgázott le; A sikeresen vizsgázók html formátumú oklevelet kapnak, benne bőséges dícsérettel, hogy ők milyen példamutatóan szorgalmasak voltak; Az ESZI kulcsfelhasználók, és vállalati vezetők jelentéseket kapnak hetente 1-2-szer, hogy az ágazatuk / osztályuk milyen arányban vizsgázott; A le nem vizsgázottak óvatos, tényközlő figyelmeztetést kapnak, hogy őket még nem tudtuk levizsgázottként regisztrálni, ellenben ilyen, és ilyen arányban mások már levizsgáztak 12
13
14
15
A távoktatási alprojektünk sikertényezői Projekthez, határidőhöz kötöttség, mindenki érezte, hogy nem húzhatja végtelenségig a vizsgát nem fogja tudni használni az ESZI rendszert; Felsővezetői elkötelezettség; Jól megszerkesztett tananyag, szöveges részek, animációk, vizsgakérdések a fejezetek végén; Projektmenedzser, aki email, telefon, illetve személyes kommunikáció útján nem engedte elsikkadni a vizsgákat, személyes kihívásként vette, hogy naponta / hetente emelje a már levizsgázottak számát; Az EDUWEB Keretrendszerből kinyerhető részletes statisztika rendszeresen, amely többféle identitást (vállalat, vezető beosztott, osztály) is kínált a mi bezzeg szégyenkezés skálán; 16
Az elektronikus számlaigazolás (SAP) oktatása az Antenna Hungáriánál az Eduweb Multimédia Rt. megoldásával. Károlyi András, SAP tanácsadó Antenna Hungária Rt. karolyia@ahrt.hu +36(20)922-9507 17