Tájékoztatás a Közbeszerzési Hatóság elektronikus rendszereinek főbb változásairól (Ajánlatkérők és megbízott képviselők számára) Ezúton tájékoztatjuk a Közbeszerzési Hatóság által működtetett elektronikus rendszerek felhasználóit, hogy november 1-től több lényegi módosítás lép életbe az alábbi rendszereket érintően: - Közbeszerzési Adatbázis (KBA) - Elektronikus Hirdetménykezelő Rendszer (EHR) - honlap A módosítások részben a Kbt. november 1-től hatályba lépő rendelkezéseivel függenek össze, részben pedig ettől függetlenül, a rendszerek működtetésével kapcsolatban szerzett tapasztalatok alapján kerültek végrehajtásra. A módosítások érintik az ajánlatkérőket, illetve megbízott képviselőiket akik a rendszerekben különböző hirdetmények, dokumentumok közzétételét kezdeményezik, valamint az ajánlattevőket, és egyéb érdekelteket, akik a publikus felületek keresési szolgáltatásait veszik igénybe. Jelen dokumentum az ajánlatkérők és a megbízott képviselők számára készült (a továbbiakban együttesen: ajánlatkérők). I. A változások összefoglalása Dokumentáció közzétételi lehetőség A Kbt. 2013. november 1-jével hatályba lépő módosulásai nyomán a Közbeszerzési Hatóság elektronikus közzétételi lehetőséget biztosít az ajánlatkérők számára, hogy a közbeszerzési eljárás dokumentációját központilag, térítésmentesen és teljes terjedelemben közvetlenül elektronikus úton az ajánlattevők számára hozzáférhetővé tehessék. Erre a KBA modul szolgáltat felületet, ahol egyrészt a korábbiakban megszokottakkal azonos módon (a Kbt. 31. (1) bekezdése szerinti dokumentumok közzétételével egyezően) van lehetőség a publikáció elvégzésére, másrészt a KBA kiegészült egy Dokumentum feltöltés menüponttal is, ahol reményeink szerint még inkább felhasználóbarát módon tudják az ajánlatkérők elvégezni a közzétételt. A részletes leírást itt találja. Dokumentáció elérése a publikus felületeken A dokumentáció a Kbt. 31. (1) bekezdése szerint közzétett dokumentumokkal egyezően a KBA publikus felületén érhető el. Egyrészt tehát e dokumentumtípus esetében is rendelkezésre állnak a KBA keresési szolgáltatásai (ld. közbeszerzési eljárás szerinti keresés / dokumentumtípus szerinti keresés). Másrészt a honlapon a Közbeszerzési Értesítőben megjelenő hirdetmények adatlapja kiegészítésre került a Közbeszerzési eljárás mezővel, ahonnan közvetlenül át lehet lépni a KBA publikus felületére, annak az eljárásnak az adatlapjára, amelyhez az adott hirdetmény tartozik. Ily módon az érdeklődők egyszerűen megtekinthetik, hogy a kiválasztott hirdetményhez tartozó eljárásban milyen további dokumentumok közzétételére került már sor (így pl. dokumentáció, egyéb hirdetmények, előzetes vitarendezés, szerződés, szerződés teljesítéséről szóló tájékoztatás, stb.). Előzőekre tekintettel kérjük, fokozott figyelemmel járjanak el mind a hirdetmények, mind az egyéb dokumentumok közzétételekor, hogy azokat a megfelelő eljáráshoz kapcsolják. 1/24
További információkat erről az e segédlettel egy időben kiadott, az ajánlattevők és egyéb érdeklődők számára készített leírásban találnak. E segédlet az ajánlatkérők számára abban tud adott esetben segítséget nyújtani, hogy miként ellenőrizhetik a KBA-ban közzétett dokumentáció (illetve egyéb dokumentumok) megjelenését, valamint ha ilyen igény felmerül miről kell tájékoztatni az eljárás iránt érdeklődőket a dokumentáció elérését illetően. Hirdetmény nélkül induló eljárások kezelésének és a tájékoztató hirdetmények előzményezésének változásai A rendszerek (EHR, KBA) korábbi működése szerint a hirdetmény nélküli eljárásokban az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény feladása automatikusan létrehozta a KBAban a közbeszerzési eljárást, ezzel kapcsolatban az ajánlatkérőknek semmilyen teendője nem volt. Ezen esetekben a hirdetményt annak feladásakor értelemszerűen nem kellett sem közbeszerzési eljárás, sem hirdetmény előzményhez hozzákapcsolni. Emellett az egyéb típusú (hirdetménnyel megindított) eljárásoknál is volt arra lehetőség, hogy a tájékoztató hirdetményeket nem kellett kötelezően eljárás előzményhez kapcsolni; az eljárás helyett lehetőség volt hirdetményi előzményt is megadni. Ez a jövőben úgy módosul, hogy egyrészt a tájékoztató típusú hirdetményeket* kötelező lesz eljárás előzményhez kapcsolni. Másrészt az előzőek teljesíthetőségéhez a KBA kiegészült egy olyan funkcióval, hogy a hirdetmény nélküli eljárásokat azok néhány alapadatának a megadásával közvetlenül létre kell hozni a felhasználói felületen. A részletes leírást itt találják. A változtatások azt a célt szolgálják, hogy a KBA-ban minden olyan hirdetmény, amely ugyanahhoz az eljáráshoz tartozik, technikai értelemben is legyen összekapcsolva, és az érdeklődők számára biztosított legyen az eljárások során közzétett hirdetmények (és egyéb dokumentumok) nyomon-követhetősége. A KBA indulása óta szerzett tapasztalatok azt mutatták, hogy a hirdetmények eljárás előzményhez történő kapcsolására elvétve került sor, noha erre a lehetőség számos esetben adott volt. A KBA 2012. szeptember 24-i indulását követően feladott hirdetmények immár több mint 22,5 ezer KBE azonosítójú eljárást hoztak létre az adatbázisban. Emellett rendelkezésre áll még mintegy 24 ezer MGR azonosítójú, ún. migrált eljárás is a 2010. január 1. 2012. szeptember 24. közötti időszak eljárásaira. Amennyiben előfordul, hogy olyan tájékoztató közzététele szükséges, amelyhez valamilyen oknál fogva hiányzik a KBA-ban a megfelelő eljárás előzmény, annak létrehozását a Hatóság munkatársai tudják elvégezni. 2/24
II. A változások ismertetése részletesen II.1. Dokumentáció feltöltés a KBA dokumentumkezelési szolgáltatásaival Az ajánlati/részvételi dokumentáció feltöltésére a KBA biztosít felületet, a Kbt. 31. (1) bekezdés szerinti dokumentumokkal azonos módon. Az életbe lépő fejlesztések eredményeként a dokumentumok feltöltése tekintetében néhány új funkció került beépítésre. A folyamat röviden az alábbi: 1. Belépés az elektronikus rendszerbe 3/24
2. Felhasználónév/jelszó megadását követően a KBA menüpont kiválasztása: 4/24
3. Dokumentum feltöltés Előzetes megjegyzések: - a dokumentáció ún. eljáráshoz kapcsolódó dokumentumként van a rendszerben létrehozva, ami azt jelenti, hogy a felhasználó csak a KBA-ban nyilvántartott közbeszerzéshez tud dokumentációt közzétenni 1 ; - a dokumentáció közzétételéhez a felhasználónak olyan jogosultság szükséges, amellyel az adott közbeszerzési eljárást tudja kezelni, módosítani (ld. KBA közbeszerzési eljárás ügyintéző szerepkör és teljes körű jogosultság, vagy az adott eljárásra egyedi írási jogosultság 2 ). Az ajánlatkérő superusere automatikusan hozzáfér ezekhez a funkciókhoz, a meghatalmazott szervezet pedig az előző mondatban írtak szerint; - a dokumentumok feltöltésére a korábbi lehetőségek mellett a KBA-ban létrehozott új menüpontból, a Dokumentum feltöltése menüből is lehetőség van. 1 A hirdetménnyel induló eljárások a korábbi működési móddal egyezően a továbbiakban is automatikusan létrehozzák a közbeszerzést a KBA-ban a hirdetmény EHR-ben történő feladásával. A hirdetmény nélkül indulók esetében a bevezetőben írtakkal összhangban azonban lényeges változások lépnek életbe. Ezek tekintetében ld. a II.2. pontot. 2 A jogosultságokat ld. a KBEJ kézikönyvében. 5/24
3.1. Dokumentum feltöltése a közbeszerzési eljárás adatlapon A korábbi működéssel azonos módon eljáráshoz kapcsolódó dokumentum feltöltéséhez először az eljárást kell kiválasztani. Ehhez a közbeszerzési eljárások listáját kell megnyitni: 6/24
A közbeszerzési eljárás kiválasztása, módosításra megnyitása (szükség szerint a keresési szolgáltatások használatát követően): 7/24
Új dokumentum létrehozásának kezdeményezése: 8/24
A dokumentum alapadatainak megadása: 9/24
A dokumentum keltezésének a megadása, csatolmány feltöltése és a mentéssel történő véglegesítés: 10/24
Változás: felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a dokumentáció esetében nincs jóváhagyásra küldés. A dokumentum a mentéssel automatikusan jóváhagyott állapotba kerül, és megjelenik a publikus felületen. (Amennyiben módosítása szükséges, ezt az általános működési mód szerint a jogi- vagy a technikai módosítás funkciókkal lehetséges elvégezni.) Amennyiben a publikus felületről a dokumentum levétele szükséges, azt a rendszergazda tudja elvégezni. A mentést követően a dokumentum megjelenik a közbeszerzési eljárás adatlapján: 11/24
3.2. Dokumentum feltöltés az újonnan létrehozott Dokumentum feltöltése menüpontból Dokumentumok feltöltésére (beleértve a dokumentációt is) kialakításra került egy új menüpont a KBA főmenün belül: 12/24
A Dokumentum feltöltés menüre kattintva az alábbi felület jelenik meg, ahol eljáráshoz kapcsolódó, vagy eljáráshoz nem kapcsolódó dokumentum feltöltése közül lehet választani: Az előzetes megjegyzések között írtaknak megfelelően dokumentáció csak eljáráshoz kapcsolódóan tölthető fel. (E felületen ugyanakkor lehetőség van az eljáráshoz nem kapcsolódó dokumentum létrehozására, feltöltésére is, mint pl. a közbeszerzés terv.) A Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentum feltöltése opció kiválasztásakor az alábbi felület jelenik meg, kiegészülve a Közbeszerzési eljárás mezővel: 13/24
A kapcsolódó közbeszerzési eljárást a funkciógombra kattintva választhatjuk ki. A felület ilyenkor felkínálja az ajánlatkérőhöz tartozó összes (KBA-ban nyilvántartott) közbeszerzési eljárást 3. A lista alapján (szükség szerint a keresési lehetőségek használatával) történik az eljárás kiválasztása a Kiválaszt funkcióval: 3 Meghatalmazott szervezetek és szervezeti felhasználók esetén csak azok az eljárás jelennek meg a listában, amelyhez a felhasználó módosítási joggal rendelkezik (amennyiben a jogosultsága nem teljeskörű). Az eljárásokhoz történő hozzáféréshez KBA közbeszerzési eljárás ügyintézői szerepkör szükséges. 14/24
Innentől kezdve a működés lényegében megegyezik a korábbiakkal (ld. a 3.1 pontban írtakkal). A felületen megjelenik a dokumentum típus/altípus választó: 15/24
A Mentés funkciógombbal megjelenik az alábbi felület az alapadatok megadására és a csatolmány feltöltésére: 16/24
A mentést követően a dokumentum megjelenik a közbeszerzési eljárás adatlapján: 17/24
II.2. A hirdetmény nélkül induló eljárások kezelésének és a tájékoztató hirdetmények előzményezésének változásai 1. Eljárás létrehozása a KBA-ban Amennyiben az eljárás hirdetmény közzététele nélkül indul, és az eljáráshoz kapcsolódóan hirdetmény (pl. eljárás eredményéről szóló tájékoztató) vagy dokumentum (pl. dokumentáció) közzétételét szeretné az ajánlatkérő elvégezni, ehhez előzőleg az eljárás létrehozása szükséges a KBA modul használatával. Az eljárás létrehozásának a lépései az alábbiak. Belépés a KBEJ rendszerbe és a KBA főmenü kiválasztása: 18/24
Az Új közbeszerzési eljárás létrehozása menü kiválasztása: Az eljárás adatainak megadása: 19/24
Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az eljárás típusaként csak hirdetmény nélkül induló típus adható meg: A mentéssel az eljárás létrejön a KBA-ban, és azonnal elérhetővé válik mind a KBA belső és külső felületén, mind pedig hirdetmény feladáskor az EHR-ben. (Az eljárás létrejöttéhez tehát nem szükséges jóváhagyás a Közbeszerzési Hatóság részéről.) 20/24
A létrehozott eljárás a KBA belső felületén: 21/24
Az eljárás megjelenése a KBA publikus felületen: Az eljárás elérése az EHR-ben előzmény megadásakor: 22/24
Az ily módon létrehozott eljáráshoz az általános működésnek megfelelően az ajánlatkérő a KBA-ban eljáráshoz kapcsolódó dokumentumokat tud feltölteni, pl. ajánlattételi dokumentációt (ld. II.1 fejezet 3.1. vagy 3.2. pont szerint). 2. Az hirdetmények előzményezésének változása az EHR-ben Az EHR-ben új hirdetmény feladásakor az egyes hirdetménytípusok attól függően elérhetők, hogy eljárást indítanak, folyamatban lévő eljáráshoz kapcsolódnak, vagy néhány típus esetében eljárástól függetlenül kerülnek közzétételre, illetve önálló esetként kezeltük azokat a hirdetményi feladásokat, amikor nem lehetett előzményhez kapcsolni a hirdetményt. A hirdetményválasztó felület ennek megfelelően lett részekre tagolva: 23/24
A végrehajtott módosítás eredményeként a Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó hirdetmény feladása és a Tájékoztató hirdetmény feladása olyan esetben, amikor az eljárásnak nincs előzmény hirdetménye kezdetű szekciók változnak, az alábbiak szerint. A Közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó hirdetmény feladása opción belül megszűnik a KÉ számra történő hivatkozás lehetősége. Ilyen hirdetmény feladásakor tehát minden esetben eljárást kell előzményként megadni: A Tájékoztató hirdetmény feladása olyan esetben, amikor az eljárásnak nincs előzmény hirdetménye kezdetű szekcióból kikerül a hirdetmény nélküli tárgyalásos és a 4. melléklet szerinti jogi szolgáltatás: 24/24