SIÓFOK VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTER 8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 1. TELEFON +36 84 504100 FAX: +36 84 504103 Az előterjesztés törvényességi szempontból megfelelő. Siófok, 2013. december 5. Dr. Pavlek Tünde jegyző E L Ő T E R J E S Z T É S Siófok Város Képviselő-testületének 2013. decemberi ülésére Tárgy: A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső i munkaterve Előterjesztő: Dr. Balázs Árpád polgármester Előkészítette: Sipos Csilla belső ellenőr Tárgyalta: Pénzügyi és Tulajdonosi Bizottság
2 Tisztelt Képviselő-testület! A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső Ellenőrzése a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII.31.) sz. Kormányrendeletben foglaltak alapján elkészítette 2014. évi belső i munkatervét. Az előterjesztés részletesen tartalmazza a 2014. évi i munkatervet. Kérem i munkaterv elfogadását. Melléklet: 8873/2013. számú éves i jelentés Határozati javaslat: A Képviselő-testület megtárgyalta a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső i munkatervét. A Képviselő-testület a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső Ellenőrzésének 8873/2013. számú 2014. évi i munkatervének tartalmát megismerte, azzal egyetért és jelen határozatával azt elfogadja. Felelős: Dr. Balázs Árpád polgármester Határidő: értelem szerint Siófok, 2013. december 5. Dr. Balázs Árpád polgármester
3 Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső e (8873/2013 ügyiratszám) 2014. évi belső i munkaterv Az munkaterve kiterjed a Siófok Város Önkormányzatára, Balatonvilágos Község Önkormányzatára, Siójut Község Önkormányzatára illetve az általuk fenntartott költségvetési szervekre, valamint a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatalra és a Balatonvilágosi és Siójuti Kirendeltségre
4 2014. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI MUNKATERV A belső tevékenysége kiterjed az adott szervezet minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásának a vizsgálatára. A Bkr. 21. -ának, előírása szerint a belső bizonyosságot adó tevékenységét az alábbi i típusok szerint kell ellátni: - szabályszerűségi - működés illetve tevékenység szabályozottsága - pénzügyi - az elszámolások és számviteli nyilvántartások e - rendszer- egyes rendszerek kialakításának, működésének átfogó vizsgálata - teljesítmény- a működés illetve a forrás felhasználás gazdaságossága, hatékonysága, eredményessége - informatikai - informatikai rendszerek és a tárolt adatok megfelelősége, megbízhatósága, biztonsága, teljessége és szabályossága. Az éves i munkaterv elkészítését a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet ( Bkr.) 31. -a írja elő. A 31.. (4) bekezdése értelmében az éves i terv tartalmazza: a) az i tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatását, b) a tervezett ek tárgyát, c) az ek célját, d) az ellenőrizendő időszakot, e) a rendelkezésre álló és a szükséges i kapacitás meghatározását, f) az ek típusát, g) az ek tervezett ütemezését, h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, i) a tanácsadó tevékenységekre tervezett kapacitást, j) a soron kívüli ekre tervezett kapacitást, k) a képzésekre tervezett kapacitást, l) az egyéb tevékenységeket.
5 1. Az i terv elkészítése során felhasznált kimutatások, elemzések, egyéb dokumentumok felsorolása Az éves i tervnek a stratégiai i tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső rendelkezésére álló erőforrásain kell alapulnia. A tervezési munkában: - az előző évek ek tapasztalataiból kiindulva kerültek elemzésre és mérlegelésre a kockázati tényezők, - a számításba vehető i kapacitás részletes felmérése és elemzése, - az ek tudatos egymásra épülésének erősítése, egy-egy terület részletes elemzése annak érdekében, hogy az önkormányzatok és intézményeik, valamint az önkormányzati hivatal a további munkában felhasználhassa az elemző összegzéseket, átfogó helyzetértékeléseket, javaslatokat, - az i munkaterv jogszabály előírása alapján úgy került összeállításra, hogy szükség esetén az abban nem szereplő soron kívüli i feladatok is végrehajthatóak legyenek, így 10 % tartalékidő került figyelembe vételre a tervezés során. A 2012-2014. évig tartó stratégiai i terv a belső átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső fejlesztésének irányára vonatkozó megállapításokat tartalmaz. A stratégiai terv megfogalmazza, hogy a 2012-2014-es időszakban a belső nek (tanácsadási vagy bizonyosságot nyújtó i tevékenység keretében) fokozott figyelmet kell fordítania a következő folyamatokra, tényezőkre és kockázatokra: A belső i rendszer olyan kialakítása, amely elősegíti a közpénzek és a közvagyon felhasználásának átláthatóságát és elszámoltathatóságát. A belső technológiájának, metodikájának a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső i standardoknak való teljes megfeleltetése, továbbá a miniszteri módszertani útmutatók adaptálása. A hagyományos pénzügyi teljesebbé tétele a hivatalok, az önkormányzati intézmények, gazdasági társaság(ok) és egyéb támogatást élvező szervezetek vonatkozásában. Hagyományos pénzügyi mellett hangsúlyt kell kapnia a teljesítménynek, hatékonyság-vizsgálatnak és ezek humánpolitikai vonatkozású vizsgálatának. A stratégiai i terv kialakításakor az önkormányzatok és költségvetési szerveik vonatkozásában a tevékenységet befolyásoló valamennyi kockázati tényező figyelembe vételre kerül. Ezek a következők: az általános külső és belső i környezet, működési környezet kockázatai, szervezet, működés összetettsége, a számviteli rendszerek megbízhatósága, a szervezet állandósága, a dolgozói állomány gyakorlottsága és hozzáértése, az intézményre, szervezetre ható külső nyomás.
6 2. Az i tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontrollrendszerekkel, múltbéli és valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak, melyek alapján a kockázati tényező-csoportok egy lehetséges osztályozása a következő: 1. Pénzügyi és gazdasági bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára. 2. Magatartási a vezetőség és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső sel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll. 3. Történeti múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja. 4. Működési műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége (a műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban); elhelyezkedés, delegálás 5. Környezeti külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség, közvélemény aggályai stb. 6. Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. 7. Közvélemény :a közvéleményre gyakorolt hatás Kockázatelemzés A kockázatelemzésekre vonatkozó feladatok a Belső i kézikönyv 2.sz. mellékletében meghatározott szabályok szerint kerültek végrehajtásra. A kockázat értékelése alapvetően az előzőleg említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésére alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez. A kockázatelemzés célja megállapítani az egyes rendszerek kockázatának mértékét, feladata pedig meghatározni az ek gyakoriságát. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban (például évente) kell ellenőrizni.
7 Az ek tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kellett (pl. a vezetőség kérései stb.). Az egyes rendszerek kockázatelemzését a kockázati tényezők, és azok súlya alapján kellett elvégezni. 12 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van az önkormányzat és intézményei működésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan megtörtént az értékelés és meghatározásra került az egyes kockázati tényezők rendszerekre gyakorolt hatása (súlyként kifejezve). Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás Ssz. Kockázati tényező Kockázati tényező terjedelme Alkalmazott súly Ponthatár 1. Belső kontrollok értékelése 1 3 5 5 15 2. Változás / átszervezés 1 3 4 4-12 3. A rendszer komplexitása 1 3 4 4-12 4. Kölcsönhatás más rendszerekkel 1 3 3 3-9 5. Bevételszintek /költségszintek 1 3 6 6-18 6. Külső szervezetek/partnerek által gyakorolt befolyás 1-3 2 2-6 7. Legutóbbi óta eltelt idő 1 5 2 2-10 8. Vezetőség aggályai 1 3 3 3 9 9. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1-3 4 4 12 10. Szabályozottság és szabályosság 1 3 3 3 9 11. Munkatársak képzettsége és tapasztalata 1-3 3 3-9 12. Erőforrások rendelkezésre állása 1 3 4 4-12 MINIMÁLIS PONTSZÁM: 43 MAXIMÁLIS PONTSZÁM: 133 Átlag kockázati érték: közepes (83 pont) Kockázat értékelése: 43-70 pont alacsony 71-89 pont közepes 90-133 pont magas
8 A kockázatelemzés eredménye információval szolgált az éves i terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat vette figyelembe. 3. A bizonyosságot adó tevékenységhez rendelkezésre álló és a szükséges ellenőri kapacitás tervezése- 1.sz. melléklet 2012. június 30-ig Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás Belső Ellenőrzési Egysége 3 fővel, - melyből 2 fő kistérségi, 1 fő pedig Siófok Város Polgármesteri Hivatalának belső ellenőre volt -látta el a belső i feladatokat. 2012. július 01-től a kistérségi társulási tanács döntése alapján a továbbiakban 1 fő végzi a belső i feladatokat a Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulás Belső Ellenőrzési Egységénél. A Kistérségi Tanács 42/2012. (XI.21.) sz. határozatának megfelelően a Siófok és Környéke Többcélú Kistérségi Társulási Tanácsa 2012. december 31. nappal közös megegyezéssel megszüntette a belső i feladatok ellátására vonatkozó 10/2012. (III.01.) számú határozattal jóváhagyott megállapodást. Siófok Város Önkormányzatának Képviselő- testülete, Balatonvilágos Község Önkormányzatának Képviselő-testülete, valamint Siójut Község Önkormányzatának Képviselő- testülete a Mötv. 84.. (1) bekezdésének felhatalmazása alapján 2013. március 01. napjától határozatlan időre megállapodást kötött Közös Önkormányzati Hivatal ( KÖH) létrehozására és fenntartására. A belső i feladatokat a továbbiakban a KÖH Belső Ellenőrzése látja el, melyre vonatkozóan a feladat és hatáskör megállapítását a Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal 2013. március 01-től hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatának 4. sz. melléklete tartalmazza.
9 Munkaidő mérleg a 2014. évre összeállítandó belső i munkatervhez Naptári napok száma Fizetett ünnep Szombat, vasárnap Munkanapok száma Szabadság Betegség (munkanapok 4 %-a) Oktatás, továbbképzés ( 5%) Ellenőri bruttó kapacitás Tartalék idő (bruttó kapacitás 10 %-a) Nyomon követés Tervezett munkatervi feladatokra rendelkezésre álló napok száma Egy fő belső ellenőr 365 nap -8 nap -104 nap 253 nap -34 nap -10 nap -10 nap 199 nap 20 nap 10 nap 169 nap 169 nap
10 Létszám és erőforrás- 1.sz. melléklet Siófok Város Helyi Önkormányzat Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban Saját erőforrás Külső szolgáltató Külső erőforrás Erőforrás Adminisztratív személyzet terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény státusz betöltött státusz munkanap fő munkanap munkanap státusz betöltött státusz 1 0 1 0 169 0 0 0 0 0 169 0 0 0 0 0 1 0 1 0 169 0 0 0 0 0 169 0 0 0 0 0
4. A tervezett ek felsorolása- 2.sz. melléklet A Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Belső ének munkaterve 2014. évre vonatkozóan Ssz. Az tárgya 1. Az önkormányzat által nyújtott támogatások e 2. Pénzkezelés rendje, bizonylati rend és fegyelem Az célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Célja: A civil szervezeteknek nyújtott támogatások felhasználása, elszámolása a belső szabályozásnak és a jogszabályoknak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentum, bizonylat Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: A pénzkezelés során betartották-e a jogszabályban foglaltakat és a belső szabályozás biztosítja-e a megfelelő biztonságos pénzkezelést? Módszerei: dokumentum Azonosított kockázati tényezők A támogatás felhasználása, dokumentálása a célkitűzésnek, és a jogszabályi előírásoknak nem felelt meg A pénzkezeléssel kapcsolatos jogi és belső szabályozási előírások betartása nem biztosított (a felelősségihatásköri viszonyok szabályozottsága, banki és készpénzes, bizonylatok Ellenőrzés típusa pénzügyiszabályszerűségi szabályszerűségi Az ellenőrzött szerv, szervezeti egység Siófok Város Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal- Közgazdasági Osztály Az tervezett ütemezése 2014. III. negyedév 2014. I. negyedév Az re fordítandó kapacitás( ell. nap) 20 20
12 3. Étkezési térítési díjak vizsgálata 4. 2013. évi költségvetés előirányzatai, módosításai és megvalósulása, bizonylat, helyszíni pénztár vizsgálat Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: Siófok Város Óvodája és Bölcsődéjénél az étkezési térítési díjak megállapítása és beszedése, a hátralék és a túlfizetés kezelése, kedvezmények érvényesítése során betartották-e a jogszabályban foglaltakat? Módszerei: dokumentum, bizonylatok e Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: A költségvetési előirányzatok tervezése, módosítása és a megvalósulás számításokkal, dokumentációval alátámasztottan a jogszabályoknak kiállítása, kezelése, házipénztári pénzkezelés gyakorlata) kedvezmények igénybevétele nem felel meg a jogszabályi előírásoknak (jogosultságot bizonyító igazolások hiánya) -az előirányzatok tervezése nem a realitásnak megfelelően történt - az előirányzat módosítások alátámasztása nem megfelelően szabályszerűségi szabályszerűségi Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Siófok Város - Közgazdasági Osztály 2014. I. negyedév 2014. év III. negyedév 20 20
13 5. Humánerőforrás gazdálkodás 6. Hatósági tevékenység szabályozottsága, szabályossága megfelelően, a valóságot tükrözően történt-e? Módszerei: dokumentum Ellenőrizendő időszak:2013. év Célja: A hatékony, eredményes és gazdaságos feladatellátáshoz szükséges személyi erőforrások a mennyiségi és minőségi kritériumnak megfelelnek-e? Módszerei: dokumentum Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: A Siófoki KÖH által ellátott hatósági tevékenység a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata Ellenőrizendő időszak: 2013. év dokumentált -a megvalósulás során a tervezésből fakadó alul illetve túltervezés jelentkezése -képzési és teljesítményértékelési rendszer kialakítása nem valósult meg - a szükséges munkaerő kapacitás nem áll rendelkezésre A hatósági tevékenység ellátása nem a jogszabályi előírásoknak megfelelően történt teljesítmény szabályszerűségi Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal- Hatósági Osztály 2014. IV. negyedév 2014. II. negyedév 20 24
14 7. GEVSZ (Gazdasági Ellátó és Vagyongazdálkodó Szervezet) működése 8. Önkormányzat által nyújtott támogatások Célja: Az önállóan működő és gazdálkodó GEVSZ működése és gazdálkodása megfelele a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak? Módszerei: dokumentumok, nyilvántartások vizsgálata, bizonylat Ellenőrizendő időszak: 2013. év Célja: Civil szervezetek támogatása, szociális étkeztetés és a pályázaton elnyert tüzifa támogatás felhasználása, elszámolása a jogszabályban és a belső szabályozásban foglaltaknak megfelelően történt-e? Módszerei: dokumentum, bizonylat A gazdálkodás és a feladatellátás nem a jogszabályoknak és a belső szabályozásnak megfelelően történt (belső szabályozások kialakítása, az operatív gazdálkodási szabályok betartása, a bizonylati fegyelem betartása, mérlegbeszámoló valódisága, a belső kontrollrendszer működtetése ) A támogatás felhasználása, dokumentálása nem felelt meg a célkitűzésnek, és a jogszabályoknak (A támogatások igénylőinek jogosultsága, a támogatásokkal való elszámolás rendje) átfogó pénzügyiszabályszerűségi pénzügyiszabályszerűségi Balatonvilágos Község Siójut Község 2014. IV. negyedév 2014. III. negyedév 30 nap 15
15 : Ellenőrizendő időszak: 2013. év 169 nap
16 Ellenőrzések- 2.sz. melléklet Siófok Város Szabályszerűségi Pénzügyi rendszer teljesítmény informatikai utó ek ellenőri napok terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db db Siófok Város 5 104 1 20 6 124 Siófoki KÖH 3 104 1 20 4 124 Balatonvilágos Község Szabályszerűségi Pénzügyi rendszer teljesítmény informatikai utó ek ellenőri napok terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db db 1 30 1 30 Siójut Község Szabályszerűségi Pénzügyi rendszer teljesítmény informatikai utó ek ellenőri napok terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db ell. nap db db 1 15 1 15
17 5. A tanácsadói tevékenységhez, a soron kívüli ekhez, a képzésekhez és az egyéb tevékenységekhez szükséges kapacitás- 3.sz. melléklet Tevékenységek Siófok Város Balatonvilágos Község ek tanácsadás képzés egyéb tevékenység kapacitás terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény nap db nap nap nap nap Siójut Község Helyi Önkormányzatok Siófok Város Siófoki Közös Önkormányzati Hivatal Balatonvilágos Község Siójut Község 169 0 0 0 10 0 10 0 20 0 209 0 40 0 0 0 0 0 0 0 0 0 40 0 84 0 0 0 0 0 0 0 0 0 84 0 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 30 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 Siófok, 2013. november 29. Sipos Csilla belső ellenőr