Kádár Gábor Segédanyag az adatbáziskezeléshez Forrás: www.kadarinfo.extra.hu 1
Definíciók Adatbázis: a rendezett formában - általában táblázatokban tárolt adatokon kívül -, az ezek összefüggéseit kezelő és az adatokból információt nyerő programok együttesét értjük. Lényegében egy adatbázis nem más, mint hosszú ideig - gyakran évekig - meglévő információk gyűjteménye. Hétköznapi nyelven az adatbázis szó olyan adatok együttesére utal, amelyeket egy adatbázis-kezelő rendszer kezel. Szokás ezeket a rendszereket egyszerűen csak adatbázisrendszereknek nevezni. Adatbázis-kezelő: a mai korszerű adatbázis-kezelőknek sokféle adatot kell tudniuk kezelni. A nagy adatbázis-kezelőket felkészítették terabájtnyi videók, képek tárolására is. Elég csak elképzelni mekkora kapacitás szükséges a rengeteg műholdkép tárolásához melyek mind-mind igen nagy felbontásúak, ráadásul ezeket rendszerezetten kell elraktározni, hogy szükség esetén bármikor rendelkezésre álljon egy adott felvétel a világ bármely részéről. Többek között ebben segítenek nekünk az adatbázis kezelők. Egy adatbázis-kezelő rendszerrel szemben támasztott követelmények: Tegye lehetővé a felhasználónak, hogy új adatbázis hozhasson létre Engedje meg a felhasználónak, hogy az adatokat lekérdezhessék és módosíthassák Támogassa nagy mennyiségű adatok hosszú ideig történő biztonságos tárolását Figyeljen arra, hogy több felhasználó egyidejű műveletei ne vezessenek helytelen eredményre. Táblák: sorokban és oszlopokban tárolják az adatokat. Minden adatbázis egy vagy több táblát tartalmaz. Lekérdezések: az adatok lekérésére és feldolgozására szolgálnak. Egyesítik a különböző táblákban lévő adatokat, frissítik azokat, és számításokat végeznek az adatokon. Űrlapok: az adatbevitel és az adatnézetek vezérlésére szolgálnak. Az adatokat vizuálisan jelenítik meg, így könnyebb a munka. Jelentések: az adatok összesítésére és kinyomtatására szolgálnak. A táblákban és lekérdezésekben szereplő adatokat dokumentumokká formálják az ötletcsere érdekében. Kulcs: Az adatbázis-kezelők azonosító szerepű eleme a kulcs. Ez az adott táblázaton belül egyedi értékeket tartalmaz, azaz egyértelműen azonosítja a sort. Elsődleges kulcs: Az egyes táblákban minden egyes rekordnak egyedinek kell lennie, kétszer nem szerepelhet ugyanaz a rekord (adatsor). Annak érdekében, hogy két rekord megkülönböztethető legyen egymástól, a táblák elsődleges kulcs mezőt tartalmazhatnak. Az elsődleges kulcs egy olyan azonosító pl. TAJ szám amely 2
minden egyes rekordnál egyedi. Az elsődleges kulcs lehetőség szerint olyan adat legyen, amely nem változik gyakran. Relációs adatbázis: az adatbázis-kezelő a független táblák között kapcsolatokat (relációkat) hoz létre, ezek a kapcsolatok összekötik az egyedi táblákból származó adatokat. Kapcsolat típusok táblák között: Egy-egy kapcsolat (1-1) Egy-sok kapcsolat (1-n) Sok-sok kapcsolat (n-n) Adatbázis mező Az adatbázis mező beállításai határozzák meg, hogy a bevihető adatok típusát. Az adattípus lehet szám, szöveg, dátum, idő, leírja, hogy a mezőben milyen típusú adok szerepelhetnek. Maga az adattípus határozza meg azt is, hogy milyen műveletek hajthatók végre a mezőn pl. számot össze lehet adni, de szöveget nem és azt is, hogy mennyi tárhelyet igényel. A mező tulajdonságai az adattípus részleteit tartalmazzák. egy mező adattípusa mezőnevek az adattípus részletes tulajdonságai A program A program indítása a ikonnal történik, vagy az asztalról vagy a Start menüből. Már létező adatbázis megnyitása Indításkor csak a menüsor látszik. Választhatunk, hogy új adatbázist kívánunk e létrehozni, vagy már létezőt megnyitni. A megnyitást a többi Office programban már megismert módon tehetjük meg. 3
A megnyitás a hagyományos módon történik Új adatbázis létrehozása Az Access 2003 az új fájl létrehozását a képernyő jobboldalára rendezett menüben kínálja fel. Az adatbázis nevét itt kell megadni Az új adatbázisnak nevet kell adnunk majd az Access azt létrehozza. Megjegyzendő, hogy az Access mindent egyetlen fájlban tárol. Vagyis minden táblát, jelentést, űrlapot, satöbbit. Az adatbázis objektumai Az adatbázis objektumait ezen az ablakon keresztül tudjuk kezelni 4
Adatok importálása szöveges fájlból 1. A Fájl menü Külső adatok átvétele menüpontban válasszuk az Importálás parancsot 2. Ezután tallózással keressük meg és válasszuk ki azt a fájlt ami az importálandó adatokat tartalmazza. Figyeljük a fájltípus megadására. Ha a szükséges fájltípust nem állítjuk át, előfordulhat, hogy nem találjuk meg a szükséges fájlt! 3. A szövegfájlokban az adatok általában valamilyen határoló karakterrel vannak elválasztva. Ezt többnyire felismeri az Access, de a mintára nézve is eldönthető. A négyszögek a tabulátor jelnek felelnek meg és az is tisztán látszik, hogy az oszlopok nem azonos szélességűek. 4. Ha helyesen választunk határoló jelet, akkor az adatok értelmes sorokba és oszlopokba rendeződnek. Szintén gyakori, hogy az első sor a mezőneveket tartalmazza. Hogy ez valóban így van e, azt ismét csak a mint alapján tudjuk meghatározni. 5
5. Ha már mi létrehoztunk táblát az adatoknak, akkor természetesen válasszuk az Egy meglévő táblában parancsot és válasszuk ki a táblánkat. Ebben az esetben a fenti kép nem helyes, ugyanis már létező táblába szükségtelen újra mezőneveket bevinni, hiszen azokat már mi korábban létrehoztuk. 6. A mezők típusát többnyire helyesen ismeri fel az Access, de ezért érdemes végigellenőrizni, hogy tényleg jókat választott e. Amennyiben a feladathoz valamelyik mezőre és annak adataira nincs szükségünk, kattintsunk rá és jelöljük be a Ne importálja a mezőt négyzetet. 7. A kulcsok definiálása problematikus lehet! Ha a feladat megmondja melyik mezőhöz válasszunk elsődleges kulcsot, azt itt tehetjük meg. De ezt az Access-re is bízhatjuk. 8. Az importálás végén meg kell adni azt, hogy milyen néven mentse el az importált tábla adatait. 6
9. Az a tábla az importált adatokkal együtt megjelenik az objektumok között. Saját tábla létrehozása (tervező nézetben) Az fenti képen az látható, hogy milyen típusú adatok használhatók az Accessben. Később ezek formátuma tetszőlegesen kiválasztható. A leírás mezőbe megjegyzést írhatunk az adattípussal kapcsolatban, például, hogy ez az azonosító az egyén TAJ száma vagy esetleg valami más. Például a szám típust választva tovább szűkíthetjük azt, hogy konkrétan milyen típusú számot szeretnénk használni. Ennek akkor van jelentősége, ha fontos az adatbázis mérete. Ilyenkor nem használunk pazarló módon nagy tárhelyet igénylő, sok biten ábrázolható számokat. Ha 7
tehát tudjuk milyen méretű adatot fogunk ábrázolni, illetve elhelyezni az adatbázisban, célszerű a mező méretét ahhoz igazítani. Ellenkező esetben feleslegesen nagy lesz az adatbázisunk és így több fizikai tárhelyre lesz szükségünk, továbbá a feldolgozó egységeket is csak feleslegesen terheljük. Miután a tábla mezőit létrehoztuk az adattípust meghatároztuk és a leírást szükség esetén kitöltöttük, definiálhatjuk az elsődleges kulcsot. Ehhez kattintsunk a jobb egér gombbal a rekordmutatóra azon a mezőn melyet kulcsként szeretnénk használni, majd válasszuk az elsődleges kulcs parancsot. Keresés és csere az adatbázisban Megnyitott táblában a keresés paranccsal kereshetünk, ami a Szerkesztés menüben található. Nagyobb adatbázisok esetében szűkíthető a keresés, amennyiben csak a tábla egy mezőjére korlátozzuk azt. 8
A keresés kapcsán meghatározható még az egyezés típusa, mely megkívánhatja a teljes egyezést, egyezést csak a keresett szó elején vagy bárhol a keresett szóban. A már tanult joker karakterek (* és?) itt is ugyanúgy használhatóak ahogy korábban. A csere fülön pedig a egyes szövegeket lehet másra cserélni. Gyakorló feladatok a 2004-es próbaérettségi EU-s feladatához 1. keresse meg azokat a szavakat a táblában, melyekben benne van a ni betűpár! 2. keresse meg azokat a szavakat a táblában, melyek L betűvel kezdődnek! 3. keresse meg a Róma szót, de csak a Főváros mező adatai között! 4. cserélje ki a táblában a 2004 összes előfordulását 2003-ra! 1. 2. 3. 4. 9
Rekordok rendezése Rendezés egy mező alapján, növekvő vagy csökkenő sorrendbe Ennek megoldásához kattintsunk duplán a rendezni kívánt táblára és válasszuk ki a rendezni kívánt mezőt jobb egér gombbal kattintva. Ekkor a helyi menüből rendezhetünk növekvő vagy csökkenő sorrendbe. Lehetőség van több mező alapján rendezni. Ekkor a rendezés balról jobbra haladva valósul meg. Ehhez a rendezendő mezőket egymás mellé kell helyezni, figyelve arra, hogy az elsődleges rendezési feltétel balra essen. Ezután a Rekordok/Rendezés parancsra kattintva a menüben dönthetünk arról, hogy növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezzük e. Gyakorló feladatok 1. Rendezze a táblát a csatlakozás éve szerint növekvő sorrendbe! 2. Rendezze a táblát terület szerint csökkenő sorrendbe! 3. Rendezze a táblát égtáj, azon belül terület szerint növekvő sorrendbe! 4. Rendezze a táblát csatlakozás, azon belül terület szerint növekvő sorrendbe! Tábla szűrése A tábla szűrésével, csak a megadott feltételeknek megfelelő rekordok jelennek meg. A szűrésre több lehetőség is létezik Szűrés kijelöléssel Kattintsunk azon értéket vagy kifejezést tartalmazó cellába mely alapján a szűrést el szeretnénk végezni. Ezután adjuk ki a Rekordok/Szűrő/Szűrés kijelöléssel parancsot. Pl. ha az Eu táblában, egy 2003-as értéket tartalmazó cellába kattintunk, és elvégezzük a szűrést, csak a 2003-at tartalmazó rekordok maradnak. Szűrés kizárással A fenti ellentéte, vagyis ha a 2003-at tartalmazó cellába kattintunk és kiadjuk a Szűrés kizárással parancsot, akkor a csak azok a rekordok maradnak meg, melyekben nincs benne a 2003-as értéket tartalmazó cella. 10
Szűrés irányítva Az irányított szűrés nagyban hasonlít az Excelben tanult szűréshez. Ebben az esetben meg kell adni a mezőnevet, ami alapján szűrni szeretnénk, azt, hogy a szűrt adatok rendezése növekvő vagy csökkenő legyen, és magát a feltételt is. A feltétel lehet egy szó pl. nyugat ; egy érték pl. 2003; vagy ezek kizárása a <> (nem egyenlő operátorral; továbbá használható a >=, <=, operátor is. A kép arra mutat példát, hogy csak azokat a rekordokat szűrjük ki melyek az Égtáj mezőben az Észak értéket veszik fel, s ezeket növekvő sorrendbe rendezi. Ekkor a szűrés eredményében mind az északi, mind a déli égtájhoz tartozó rekordok meg fognak jelenni. Ezen feltételekkel kiszűrjük az összes déli országot és azon északiakat is, melyek 1990 előtt csatlakoztak. Gyakorló feladatok 1. Szűrje ki azokat az országokat melyek L betűvel kezdődnek! 2. Szűrje ki azokat a nyugati országokat melyek 2003 előtt csatlakoztak! 3. Szűrje ki azokat az északi országokat melyekben a GDP kisebb, mint 100 és feltétel nélkül az összes délit is! 11
1. A LIKE kulcsszót az Access automatikusan illeszti be. 2. 3. Szűrés űrlappal Az űrlappal való szűrés nagyban hasonlít az Excel autószűrőjéhez. Itt is az oszlop tetején megjelenő legördülő menüből lehet megadni a szűrési feltételeket ill. lehet előttük használni az operátorokat. Ez a szűrés a 2000 után csatlakozott Közép-Európai országok rekordjait mutatja meg, miután rákattintottunk a szűrés ikonra. A képen látható jobb oldali ikon a szűrési feltététeket végrehajtja, majd ismét megnyomva azt megszűnteti és minden rekord újra látható lesz. Egymás után több szűrés is elvégezhető, de az ismételt szűrés már a szűrt adatokon megy végbe, nem az eredetieken. Lekérdezések A lekérdezés az adatbázis-kezelés leggyakoribb művelete. Hasonlóan a szűréshez, csak azokat a rekordokat jeleníti meg a lekérdezés eredménye mely a megadott feltételeknek megfelel. Azonban vannak jelentős eltérések is a szűréshez képest. Míg a szűréssel nem tudtuk az adatokat módosítani a táblában, addig a lekérdezéssel igen. A lekérdezések típusai - választó lekérdezés, rekordokat jelenít meg a táblákból változás nélkül vagy változtatva azokat. Pl. bruttósítás. - módosító lekérdezés, a lekérdezés futtatása során változtatásokat eszközöl a tábla adatain, szemben a fentivel. 12
Az választó és módosító lekérdezés jelölése Accessben. Lekérdezések készíthetünk varázsló segítségével is, ám azok nem mindig paraméterezhetőek úgy, mint ha tervező nézetben valósítanánk meg. Ha tervező nézetben valósítjuk meg a lekérdezést, első lépésben meg kell adnunk azokat a táblákat melyeket szerepeltetni kívánunk. Majd hozzá kell őket adni a lekérdezéshez. Ezután a tervezőrács megfelelő részeit kell kitöltenünk. A jobboldali képen látható lekérdezés azokat a terülteket jeleníti meg, melyek 90.000 alatt vannak, de semelyik más mezőt ezen kívül. Ha arra is szükségünk van, hogy ezek az értékek mely országokhoz tartoznak, akkor további mezők megjelenítését is engedélyeznünk kell. 13
Ez a lekérdezés már informatívabb, lévén az is megjelenik, hogy mely országhoz tartozik az adott terület. Amennyiben további mezőkre lenne szükség, azt hasonló módon kell megjeleníteni. Operátorok és helyettesítő karakterek a lekérdezésekben Az operátorokat és helyettesítő karaktereket a lekérdezés feltétel részében használjuk. Operátorok a: - relációs jelek, és azok kombinációi - IN vagyis a benne Amennyiben a feltétel részben felsorolásra van szükség, használjuk az IN operátort Ebben a lekérdezésben csak London, Róma és Párizs fővárosa a feltétel, de megjelenik az ország és a terület is. - BETWEEN vagyis a között A BETWEEN kifejezéssel egy intervallumot adunk meg, valamettől-valameddig. 14
Ez a lekérdezés azon országok neveit és területét adja meg, melyek terülte 50000 és 100000 km2 közé esik. - NOT a kizárás A NOT vagy <> a lekérdezés eredményéből kizárja azokat a rekordokat melyeket benne megadunk Ez a lekérdezés kizárja az Északi és Déli égtáj rekordjait, és csak az országot és az égtájat jeleníti meg. Megjegyzendő, ha az égtáj megjelenését nem jelöltük volna be a lekérdezésben, csak az országot, akkor csak az ország nevek jelentek volna meg, ill. egy másik mező ha azon engedélyezzük a megjelenést. - LIKE vagyis a mint Ún. mintaillesztő operátor. Az Access többnyire magától megjeleníti. A helyettesítő karakterekkel együtt használatos. Helyettesítő karakterek a: -* -? 15
-# - []-ek közé írt karaktersorozat - [!]-ek és a felkiáltó jel után írt karaktersorozat Az i vagy n végződésű fővárosok kerültek kizárásra - [?]-ek és a kérdőjel elé írt karaktersorozat Paraméteres lekérdezésnél használt forma. Valójában elegendő a mezőnév elgépelése is, a kérdőjel inkább az egyértelműséget hivatott jelezni, hogy nem véletlen elgépelésről van szó. 16
Számított mezők Azokat az adatokat melyek számítás útján meghatározhatók az adatbázisból nem tároljuk külön. Ennek főleg helyfoglalási oka van. Számított mezők készítésékor a mezőnévbe egy kifejezést kell írni Pl. kérdezzük le az országok területének felét! Ehhez kezdjünk el készíteni egy lekérdezést, és a mezőnévbe kattintsunk jobb egér gombbal és válasszuk a szerkesztés parancsot. Ekkor a kifejezés szerkesztő ablakhoz jutunk, ami segít elkészíteni a kifejezést 17
Ekkor megfeleztük az országok területét, de mellé még kiírtuk az ország nevet is. Ugyanez paraméteresen: 18
Egy adott ország nevét kapjuk vissza, és annak területének a felét. Ahhoz, hogy az eredmény táblában ne a Kif1 szó legyen olvasható, tegyük a következőt: Kattintsunk a mezőnévbe, válasszuk a Nézet/Tulajdonságok parancsot és töltsük ki a Cím mezőt! Vagy csak egyszerűen írjuk át a Kif1 szót a mező részben. 19
További lekérdezés típusok - Módosító - Törlő - Létrehozó Módosító lekérdezés létrehozása 20
FONTOS! Miután a lekérdezés módosításokat végez azt csak egyszer futtassuk le! A Kifejezés-szerkesztőhöz itt nem a mezőbe, hanem a Módosítás részbe kell kattintani! Törlő lekérdezés A fenti eljáráshoz hasonlóan válasszuk a törlő lekérdezés típust 21
Paraméteres törlés Táblakészítő lekérdezés 22
Gyakorló feladatok a lekérdezésekhez Importálja az Eu.txt szöveges fájlt, a Lekérdezések_gyak adatbázisba. Választó lekérdezések egy táblára 1. Készítsen választó lekérdezést, mely megadja az országok nevét és fővárosát! 2. Készítsen választó lekérdezést, mely megadja azon országok nevét és GDP-jét melyek 1990 előtt csatlakoztak az EU-hoz! 23
3. Készítsen választó lekérdezést, mely megadja azon nyugati országok nevét ahol a GDP 1000 fölött van, és lakossága 50000 fölötti! 4. Készítsen választó lekérdezést, mely kiszűri az S betűvel kezdődő országok fővárosait! 24
5. Készítsen választó lekérdezést, mely megjeleníti Budapest és Pozsony és Róma minden adatát, kivéve a GDP-t! 6. Készítsen választó lekérdezést, mely megjeleníti azon országok neveit és lakosságának számát, ahol ez a szám 1000 és 2000 között van! 25
7. Készítsen választó lekérdezést, amely kiválogatja a 100000 feletti területű országokat (jelenítse is meg ezt), de zárja ki belőle a nyugatiakat! 8. Adja meg azon fővárosok nevét melyek B-vel vagy P-vel kezdődnek, és rendezze növekvő sorrendbe! 26
9. Adja meg azon országok nevét és fővárosát, melyek fővárosa nem B vagy P vagy Rbetűvel kezdődik, de e mellé adja meg az összes nyugati ország fővárosát is! Paraméteres lekérdezések egy táblára 1. Készítsen paraméteres lekérdezést, mely megadott ország nevét és az ahhoz tartozó GDP értéket jeleníti meg! 27
2. Készítsen paraméteres lekérdezést, mely megadható évszám előtt csatlakozott országok nevét adja meg és a csatlakozás évét! 3. Készítsen paraméteres lekérdezést, amely megadja két érték közötti országok területét és az országok nevét és fővárosát! 28
Frissítő lekérdezések egy táblára 1. Készítsen frissítő lekérdezést, mely minden ország csatlakozásának évét megnöveli 1 évvel! 2. Készítsen frissítő lekérdezést, mely a közép európai országok GDP-jét ötszörösére növeli! 29
3. Készítsen frissítő lekérdezést, mely azon nyugati országok GDP-jét csökkenti 1000-el, melyek terülte nagyobb mint 300000! Táblakészítő lekérdezések egy táblára 1. Készítsen táblakészítő lekérdezést, ország-város új tábla névvel, melyben csak az országok nevei és fővárosai szerepelnek! 30
2. Készítsen táblakészítő lekérdezést GDP kisebb 100 új tábla névvel, melyben csak azon országok nevei és GDP értékei szerepelnek, ahol a GDP kisebb 100-nál! 3. Készítsen táblakészítő lekérdezést, 2000 utáni északiak új tábla névvel, melyben a 2000 után csatlakozott északi országok szerepelnek minden adatukkal, kivéve a lakosság számát! 31
Törlő lekérdezések egy táblára 1. Készítsen törlő lekérdezést, mely törli az Eu táblából, azon országok adatait, melyeknél a GDP kevesebb mint 10! 2. Készítsen törlő lekérdezést, mely törli az Eu táblából azon nyugati országokat, melyek 1990 után csatlakoztak! 32
3. Készítsen paraméteres törlő lekérdezést, amely törli az Eu táblából azokat a rekordokat, melyek lakossága egy magadott érték fölött van! 4. Készítsen paraméteres törlő lekérdezést, amely törli az Eu táblából azokat a rekordokat, melyek lakossága két magadott érték között van! 33
Függvények a lekérdezésekben Ahogyan Excel már megtanultuk, úgy az Accessben is lehet függvényeket használni. Felépítése pedig nagyon hasonló az Excelben megszokott függvényhez. A különbség mindösszesen annyi, hogy nem kell = jellel kezdeni a függvényt. De a függvénynév, az argumentumok Accessben is használatosak. Szövegkezelő függvények Left ROSSZ 34
Right Rossz Mid 35
ROSSZ Dátumfüggvények Date() Feladat Számítsuk ki, hogy hány éve csatlakoztak az egyes országok! 36
Összesítés és csoportosítás a lekérdezésekben Összesítésre és csoportosításra több lehetőségünk van az Accesben. Azonban ehhez is át kell alakítani a lekérdezés. Ehhez a Σ ikont használjuk. A tervezőrácson ekkor megjelenik az Összesítés rész, mely legördülő menüjéből választhatjuk ki a nekünk megfelelő összesítést vagy csoportosítást. Gyakran használt összesítő és csoportosító parancsok: Sum: Avg: Min: 37
Max: Count: Group by: Expression: Where: A CONT A SUM, AVG, MIN, MAX, 38
A GROU BY Feladatok 1. Számolja meg, hogy hány déli ország van! 2. Határozza meg, hogy mennyi az átlagos GDP! 39
3. Határozza meg mennyi az átlagos GPD az északi országokban! 3. Határozza meg mennyi az átlagos GDP Európában, égtájak szerint csoportosítva! 40
4. Adjuk meg azon országokat, akik 10 évnél korábban csatlakoztak, égtáj szerint csoportosítva! Az összesítés rész kötelezően kitöltendő, különben nem fut le a lekérdezés. Ezért választottuk itt a Group By-t. Azonban miután az égtáj szerinti csoportosítás áll az első helyen ezért ő lesz a legerősebb rendező elv. Az Access által átalakított forma: 41
4. Számoljuk meg csak azt, hogy hány északi és hány déli ország tagja az EU-nak! Megjegyzendő, hogy az ország mezőnév helyett bármely más is választható lenne, de érdemes a Cím részben átnevezni. A WHERE záradék Használata hasonló a fenti utolsó példához. A Where oszlopába tetszőleges feltételt írhatunk, ám alapestben a Where-t tartalmazó oszlop nem fog megjelenni az eredménytáblában. 42
Ebben a lekérdezésben csak a megadott dátumnál nagyobb versenynevek jelennek meg a dátum nem. Még akkor sem ha a megjelenést kipipálnánk, amit az Access viszont nem engedne. Ennek megoldása a következő: Fel kell venni külön mezőként újra a datum-ot, így már az is meg fog jelenni az eredménytáblában. Jelentések készítése A jelentés egy tábla vagy egy lekérdezés nyomtatható formában való megjelenítése. Maga a jelentés nem egy kész dokumentum hanem, csak egy leírás arra nézve, hogyan néz majd ki a későbbi nyomtatott forma. A jelentés típusa lehet: - oszlopos elrendezésű - táblázatos elrendezésű Jelentés létrehozása varázsló segítségével 43
Első lépésben kiválaszthatjuk azt, hogy, miből készítjük el a lekérdezést. Valamelyik tábla vagy inkább lekérdezés alapján. Szintén az első ablakban azt is el kell dönteni, hogy mely mezőnevek szerepeljenek a jelentésben. Amelyekre szükség van, azokat a mezőket ki kell jelölni. A második lépésben a csoportszinteket kell megadni, amennyiben erre szükségünk van. A jobb áttekinthetőséget segíti ha csoportszinteket adunk meg. Pl. jelen esetben csoportszint lehet akár az égtáj, akár a csatlakozás dátuma. Nézzük meg ez utóbbi alapján a jelentést. A harmadik lépésben a csoporton belüli további rendezésekre van lehetőségünk. Most rendezzük az országokat ábécé sorrendbe. Szintén itt nyílik lehetőségünk az összesítések beállítására is. Erről később lesz szó. 44
A negyedik lépésben választható ki a jelentés elrendezése. Ebben a megjelenő minták nyújtanak segítséget. Az ötök lépés ismét a külalakra vonatkozik, és a stílust választhatjuk ki, szintén minták alapján. 45
Utolsó lépésként pedig a jelentés nevét kell megadnunk. Ne feledjük, hogy nem szerencsés, sőt több esetben problémák forrása lehet az ha több objektumot ugyanúgy hívunk az adatbázisban. Éppen ezért ha már van Eu nevű táblánk, inkább válasszunk más nevet a jelentésnek. Megtekinthetjük a kész jelentést. Sajnos ez a jelentés több szempontból sem tökéletes. Látható, hogy a csatlakozás az első oszlopban nem a magyar mintát követi, a terület oszlop sem látszik rendesen, és az utolsó oszlopban pedig megismétlődik a csatlakozás oszlop amire nekünk együk föl nincs is szükségünk. Ezeket a hibákat a tervező nézetben tudjuk korrigálni. 46
A 16 cm a hagyományos margóméret, úgyhogy azzal kell gazdálkodnunk. Kezdjük azzal, hogy átírjuk a jelentés címét, valamint a hagyományos eszközökkel, a cím formázását is elvégezhetjük. Javítsuk ezután az oldalfejlécben az oszlopok címeit ékezetes alakúra. DE CSAK ITT! A MEZŐNEVEK VÁLTOZTATÁSA ELRONTJA A JELENTÉST Javítsuk ki a mezők széleségét! Végül a dátum formátumát is korrigáljuk: Erről: =Format$([Csatlakozas];"mmmm\ yyyy";0;0) Erre: =Format$([Csatlakozas];"yyyy";0;0) Ez a forma csak az éveket fogja megjeleníteni. Egyéb beállítások is elvégezhetők az egyes részekre duplán kattintva. Azonban a dátumból az évet csak a fenti módszerrel tudjuk kinyerni. 47
Mezők további beállításai. Visszatérve az aggregálási lehetőségekre a jelentésekben, készítsünk olyan jelentést, melyben égtájanként csoportosítva, összegezzük az adott égtáj országainak területét. Erre a harmadik lépésben van lehetőség, az összesítési beállításokra kattintva. Ha a törzs és összesítést jelöljök ki a megjelenítés részben az egyes területek alatt jelenik meg az összeg, ha csak az összesítést kérjük, az egyes terültek nem lennek meg. Az eredményen ismét van mit javítani 48
Javítások tervező nézetben Az új jelentés 49
Feladatok - Készítsen jelentést, amelyben típusonként, azon belül a verseny neve szerint csoportosítva jeleníti meg az eseményeket! A csoporton belül dátum szerinti növekedésben rendezze az adatokat! Az estleges elcsúszásokat javítsa tervező nézetben! - Készítsen jelentést, a csatlakozás éve szerint csoportosítva, azon belül GDP szerint növekvő sorrendbe rendezve az ország neveit. A GDP-t átlagolja is! A mezőneveket és az estleges elcsúszásokat javítsa - Készítsen lekérdezést, és az alapján egy jelentést, mely megadja az EU déli országainak nevét és terültét, a jelentésben szerepeljen a legkisebb és legnagyobb terület is. Űrlapok Korábban magába a táblákba vittük be az adatokat. Azonban ez nehézkes és esetleg hibát okozó megoldás lehet. Ezek kiküszöbölésére jól használhatók az un. űrlapok, melyek rendezett és ellenőrzött adatbevitelt tesznek lehetővé Első lépésben kiválasztjuk azt a táblát melybe majd az adatokat kívánjuk bevinni és hozzáadjuk a tábla azon mezőit amelyeknek mi adjuk majd meg a megfelelő értéket. A számláló típusú mező hozzáadására értelemszerűen nincs szükség, hiszen, azt az Access magától növeli majd. 50
Második lépésben az elrendezést választjuk ki. Harmadik lépésben a stílust. 51
Míg a negyedik lépésben az mentendő űrlap nevét adjuk meg, ismét figyelve arra, hogy ne forduljon elő két azonos nevű objektum az adatbázisunkban. Az elkészült űrlap Űrlap mezőinek ellenőrzése Ehhez tervező nézetre kell váltani és a beviteli mezőre jobb egér gombbal kattintva, a tulajdonságok parancsot válasszuk ki. Az összes fülön az érvényességi szabály mezőt kell kitölteni a korlátozások beállításához. 52
Ez a beállítás lehetővé teszi, hogy csak a felsorolt szavakat írjuk be a mezőbe. Ha mást próbálnánk beírni, hibaüzentet kapunk. Feladat Állítsunk be olyan érvényességi szabályt, mely csak 2006.01.01. utáni dátumokkal enged felvenni újabb adatokat. A címkék módosítása a már korábban megismert módon történik. 53