Útmutató Integrált Közösségi és Szolgáltató Tér címbirtokos szervezetek részére az IKSZT szolgáltatás-tervezési, valamint beszámoló felület használatához 1
Tartalom 1. Bevezetés... 3 2. Általános tudnivalók... 3 3. Regisztráció... 3 4. Szolgáltatási- és programterv... 6 4.1. Szolgáltatási- és programterv elkészítése... 6 4.2. Szolgáltatási- és programterv benyújtása... 10 4.3. Szolgáltatási- és programterv hiánypótlása... 11 4.4. Szolgáltatási- és programterv elfogadása... 12 4.5. Szolgáltatási- és programterv letöltése... 13 5. Szakmai beszámoló... 13 5.1. Szakmai beszámoló elkészítése... 13 5.2. Szakmai beszámoló benyújtása... 18 5.3. Benyújtott szakmai beszámoló hiánypótlása... 20 5.4. Benyújtott szakmai beszámoló elfogadása... 21 6. Dokumentum nyilvántartás... 22 7. Kijelentkezés... 26 2
1. Bevezetés Jelen dokumentum célja, hogy az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból nyújtandó, a vidéki gazdaság és lakosság számára nyújtott alapszolgáltatások körében az integrált közösségi és szolgáltató tér kialakítására és működtetésére igénybe vehető támogatások részletes feltételeiről szóló 112/2009. (VIII. 29.) FVM rendelet (továbbiakban: jogcímrendelet) alapján működő IKSZT címbirtokos szervezetek részére segítséget nyújtson szolgáltatási- és programtervük, valamint szakmai beszámolójuk elektronikus benyújtásában. Az Útmutatót folyamatos frissítjük. Összeállítása során arra törekedtünk, hogy a szolgáltatásiés programterv, valamint szakmai beszámoló benyújtására szolgáló IKSZT szolgáltatástervezési, valamint beszámoló felület funkcióit és a használatának lépéseit logikusan dokumentáljuk, megértést képekkel is segítsük. 2. Általános tudnivalók Az IKSZT szolgáltatás-tervezési, valamint beszámoló felület a http://beszamolo.ikszt.hu internetes elérési útvonalon található. A felület üzemeltetője a Nemzeti Agrárszaktanácsadási, Képzési és Vidékfejlesztési Intézet (továbbiakban: NAKVI). Használatához az alábbi böngészők használata javasolt: Microsoft Internet Explorer 7.0 vagy 8.0 (kompatibilitás nézet bekapcsolásával 9.0) Mozilla Firefox 3.5-től fölfelé Kérjük, ne használja a felületet egyszerre több ablakban! Ha a felületet egy vagy több internetes böngésző programban párhuzamosan többször is megnyitja, az zavarhatja az Ön munkáját és adatvesztéshez, hibás feltöltéshez is vezethet. 3. Regisztráció A jogcímrendelet értelmében a IKSZT címbirtokos szervezet köteles az üzemeltetési kötelezettség kezdetétől számított 8 munkanapon belül az üzemeltetési kötelezettség megkezdéséről a NAKVI-t értesíteni. Az értesítést követően a NAKVI megküldi a szervezet részére postai úton a felületre történő regisztrációhoz szükséges belépési adatokat. Az IKSZT címbirtokos szervezetek regisztrációjára a http://beszamolo.ikszt.hu/index.php?page=ikszt&event=registration oldal szolgál. 3
A postai úton megküldött azonosítószám és jelszó alapján a Regisztráció gombra való kattintást követően az IKSZT címbirtokos szervezet adatainak szerkesztése válik elérhetővé. Kérjük, hogy a jelszavát az első bejelentkezést követően változtassa meg! Jelszavát biztonsági okokból kétszer kell megadnia. Az IKSZT szolgáltatási-, és programterv, valamint szakmai beszámoló ellenőrzésével kapcsolatos hivatalos kommunikáció elektronikus úton keresztül történik, így a felületre történő bejelentkezést követően a szervezet regisztrációja során kérjük, hogy olyan e-mail címet szíveskedjen megadni, amelyen a szervezet folyamatosan elérhető, és amelyhez illetéktelen személynek nincs hozzáférése. 4
A felületre a mezők adatai központilag, a szervezet Címbirtokosi Okirata alapján automatikusan feltöltésre kerültek. Amennyiben eltérést észlel az Okiratban foglaltak, valamint a felület adatai között kérjük, jelezze az eltérést az ikszt@ikszt.hu címen. Kérjük, hogy a NAKVI munkatársaihoz a felülettel kapcsolatban felmerülő kérdése esetén ezen az e-mail címen forduljon! Az IKSZT címbirtokos szervezetre vonatkozó adatok kitöltését követően az IKSZT munkatárs(ak) jogcímrendeletben előírt képesítést igazoló dokumentumait töltheti fel, legfeljebb 1 MB korláttal. A + gombra való kattintással további munkatársakat adhat hozzá a felülethez. A szervezete regisztrációját a Regisztrál gomb megnyomásával kezdeményezheti. A regisztráció érvényesítéséhez egy aktivációs e-mailt küld a rendszer a megadott e-mail címre. A regisztráció érvényesítéséhez és véglegesítéséhez az aktivációs e-mailben leírt utasítások végrehajtása szükséges. Sikeres email cím hitelesítést követően az IKSZT címbirtokos szervezet regisztrációja ellenőrzés alatti állapotba kerül. A regisztráció NAKVI általi elfogadásáról a címbirtokos szervezet e-mailben értesítést kap. Ezt követően lehetséges a felületre történő bejelentkezés, a pályázati azonosítószám, valamint a regisztráció során megadott jelszó használatával. A felületen jelszó emlékeztető funkció került kialakításra. 5
Sikeres bejelentkezést követően a felület nyitólapján található menüsorban a menüpont alatt a szervezet adatai a későbbiekben is módosíthatóak. 4. Szolgáltatási- és programterv 4.1.Szolgáltatási- és programterv elkészítése A jogcímrendelet 8. (8) a) pontja alapján minden naptári félévre vonatkozóan a kötelező, valamint a Címbirtokosi Okiratban szereplő vállalt szolgáltatások tervezett megvalósításáról naptári félévre vonatkozó IKSZT szolgáltatási- és programtervet (a továbbiakban: programterv) szükséges készíteni, és azt a NAKVI részére jóváhagyás céljából az IKSZT szolgáltatás-tervezési felületen megküldeni. Az első programterv elkészítése és a NAKVI részére jóváhagyás céljából történő megküldése az üzemeltetési kötelezettség megkezdésétől számított 30 napon belül esedékes, időtartama a naptári félév végéig érvényes, a továbbiakban az első naptári félévre vonatkozó programtervet a tárgyévet megelőző év november 30., illetve a második naptári félévre vonatkozó programtervet tárgyév május 31. napjáig elkészítve kell NAKVI részére jóváhagyás céljából megküldeni. A szolgáltatási- és programtervnek tartalmaznia kell a szolgáltatásokhoz kapcsolódó tervezett közösségfejlesztő és közösségi programok (a továbbiakban: közösségi programok) megnevezését, az egyes közösségi programok szolgáltatás- és programtípusba való besorolását, ahol minden egyes program csak egy szolgáltatás- és programtípusba sorolható be, a közösségi programok tervezett időpontját év, hónap, nap formátumban, a résztvevők tervezett számát, a célcsoport megnevezését és a program céljának rövid leírását. 6
Bejelentkezést követően a nyitólapon található menüpont alatt az gombra történő kattintással történik az aktuális naptári félévre vonatkozó szolgáltatási- és programterv elkészítése és benyújtása. A szolgáltatási- és programterv automatikusan beállításra került a kötelező, valamint az IKSZT Címbirtokosi Okiratában szereplő vállalt szolgáltatásokhoz kapcsolódó közösségi programok jogcímrendeletben előírt megvalósítási száma alapján. Az elektronikus szolgáltatási- és programterv minden egyes kötelező, valamint a Címbirtokosi Okiratban szereplő vállalt szolgáltatáshoz kapcsolódóan az adott naptári félévben a jogcímrendelet által előírt programhoz kapcsolódóan programmegvalósítási űrlapot tartalmaz. Minden egyes, a címbirtokosra kötelező programmegvalósítási űrlap Program mező tartalmazza az adott szolgáltatást, a Megvalósítási forma mező pedig a szolgáltatáshoz rendelt programtípust, melyet rákattintva legördülő listából szükséges kiválasztani. A jogcímrendeletben ajánlott programtípusok közül válassza ki azt, amelyik legjobban leírja a választott tevékenység jellegét. Az mezőben az adott közösségi program szabadon választott, a szolgáltatás jellegére legjobban utaló elnevezését kérjük feltüntetni (az, amire a helyieket hívják, Pl. ha az MNVH tagja tart tájékoztatót, magának a tájékoztatónak a témája a program megnevezése, filmvetítésnél a film címe a program megnevezése). A tervezett közösségi program időpontjának év, hónap, nap formátumban történő megadásakor kérjük, ügyeljen, hogy az időpont a szolgáltatási- és programterv féléves időszakába essen! Figyelem! A felület automatikusan feltünteti szövegrészt egészen az oldal alján található funkció használatáig. Amennyiben a 7
feltüntetett időpont a gomb használatát követően is helytelen, úgy a hibaüzenet továbbra is megjelenik. A jogcímrendelet a szolgáltatáshoz kapcsolódó programok teljesítését szakmai beszámolási időszakban, azaz naptári negyedévben (pl.: 2013. július 1. - 2013. szeptember 30.) határozza meg. A szolgáltatási- és programterv időszaka viszont két szakmai beszámolási időszakot, azaz naptári negyedévet fed le. Annak érdekében, hogy a tervezésbe minél kevesebb hiba csússzon, a felület automatikusan számolja az adott naptári negyedévre történő programmegvalósítási kötelezettséget. Amennyiben egy adott szakmai beszámolási időszakra vonatkozóan a programok túl lettek tervezve, azaz a kötelező megvalósítási darabszámon felüli programmegvalósítás szerepel, úgy található funkció használatát követően. hibaüzenet jelenik meg az oldal alján Mivel a jelzett hibaüzenetek kizárólag a funkció használatát követően jelzik az esetleges hibát, így kérjük, hogy benyújtás előtt minden esetben szíveskedjék menteni! A jogcímrendelet értelmében, amennyiben az IKSZT szolgáltatásai a program jellegéből adódóan az IKSZT megvalósulási helyszínen nem valósíthatók meg, akkor attól eltérő helyszínen, de kizárólag az ügyfél által történő szervezésben megvalósíthatók. Kérjük, hogy ennek megfelelően szíveskedjék feltüntetni a tervezett program helyszínét (pl.: IKSZT, sportpálya, helyi általános iskola épülete, stb.). A szolgáltatást igénybe vevők, illetve a programon résztvevők várható létszámát a mezőben szíveskedjék megadni. 8
A megnevezése mezőben az(oka)t a lakossági csoport(oka)t kérjük feltüntetni, akik részére a tervezett program szól (pl.: őstermelők, vállalkozók, könyvbarátok vagy könyvet alig olvasók, édesanyák, stb., egy-egy programnak több célcsoportja is lehet, pl. unokák és nagyszülők, helyiek és elszármazottak). Az mezőben kérjük, fogalmazza meg röviden, hogy az adott program a szolgáltatáshoz kapcsolódóan milyen céllal jön létre, tehát azt a célt, amit el akar a programmal érni. Kérjük, ügyeljen, hogy a szöveg ne haladja meg az 500 karakter terjedelmet. Cél lehet pl. az, hogy az őstermelők piacra jussanak, a gyerekek megtanuljanak kertet művelni, a fiatalok gyakorolják az idegennyelv-tudásukat, a nyugdíjasok biztonságérzete javuljon, a helyi klubok együttműködjenek ezek csak példák, sokféle más célt is meg lehet fogalmazni a helyiekkel közösen. Minél konkrétabb célt határoznak meg, annál könnyebb lesz majd értékelni a beszámoló során, hogy elérték-e a kitűzött célt, vagy sem, és ha nem, annak mi volt az oka. Cél vagy tevékenység? Ugyanazt a célt többféleképpen is el lehet érni. (pl.: a helyi hagyományokat fel lehet eleveníteni arató ünneppel és/vagy Márton-napi libatorral és/vagy csutkababa-készítéssel és/vagy betlehemezéssel, stb.). Nem cél, hanem tevékenység pl. a falugazdász fogadóórája vagy a fiatalok kirándulása. Az egyes eseményekhez tartozó ún. dobozok mérete a kitöltést követően a könnyebb kezelhetőség érdekében a funkció használatával csökkenthető. A funkció így az esemény megnevezését jeleníti meg kizárólag, ezáltal a felület átláthatóbbá, könnyebben kezelhetővé válik. Amennyiben a programmal kapcsolatos teljes információra van szükségünk, a funkciógomb használatával az esemény doboza újra kinyitható ezáltal megtekinthető, szerkeszthető. Célszerű a lap alján található gomb gyakori használata. A programterv feltöltését a beadási határidő lejártáig bármikor felfüggesztheti, megkezdett programtervét elmentheti. 9
Mentést követően a nyitólapon található programterv szerkesztéséhez bármikor visszatérhet a gomb használatával. menüpont alatt a 4.2.Szolgáltatási- és programterv benyújtása A szolgáltatási- és programterv elkészítését követően elengedhetetlen művelet a programterv benyújtása a jogcímrendeletben megjelölt határidőig. Kizárólag a benyújtott szolgáltatási- és programterveket tekintjük beérkezettnek, ezek kerülnek ellenőrzésre. Amennyiben úgy gondolja, teljesen elkészült programterve elkészítésével, kérjük, ellenőrizze le, majd a lap alján található elküldeni. gombra kattintva tudja a NAKVI részére ellenőrzésre 10
Az meg: gombra való kattintást követően a felület az alábbi üzenetet jeleníti Az gombra való kattintással kerül jóváhagyásra a beküldés, illetve a gombbal további szerkesztésre van lehetőség. Az gombra való kattintás után programtervét már nem tudja módosítani, így kérjük, figyelmesen tanulmányozza azt át, illetve ne hagyja e feladatot a beadási határidő napjára! Sikeres benyújtás esetén a felület a regisztráció során megadott e-mail címre elektronikus üzenetet küld. Szerkesztési lehetőség ezt követően az elbírálási folyamatban nincs. Szolgáltatási- és programtervét ezután a menüpont listanézetében követheti nyomon, illetve tudja megtekinteni a gomb használatával. Az állapot jelzi, hogy az ellenőrzés folyamatában éppen hol tart az Ön programterve. 4.3.Szolgáltatási- és programterv hiánypótlása A szolgáltatási- és programterv benyújtását követően amennyiben programterve nem megfelelő hiánypótlásra van lehetősége a hiánypótlásra felszólító, a regisztráció során megadott e-mail címre megküldött elektronikus üzenetünkben meghatározott módon és időben. 11
A szolgáltatási- és programterv hiánypótlásra történő visszaküldését követően a menüpont alatti listanézetben a programterv állapota állapotra vált, valamint újra megnyílik annak szerkesztési lehetősége a gomb használatával. A hiánypótlás benyújtása ugyanúgy történik, mint a szolgáltatási- és programterv benyújtása történt. A felület szövegrésszel jelzi azokat a közösségi programokat, amelyek megfelelőek és az ellenőr által elfogadásra kerültek. Kérjük, amennyiben nincs módosítási igénye az elfogadott közösségi programok iránt, úgy adatsorait ne módosítsa. Az ellenőr kifogásai nemcsak a hiánypótlásra felszólító e-mailben, hanem az adott közösségi program szövegdobozában is megjelenik piros színnel: A hiánypótlási felszólításban foglaltak teljesítését követően a szolgáltatási- és programterv benyújtása résznél részletezett módon szükséges az gombra kattintva a szolgáltatási- és programtervet ellenőrzésre újra benyújtani a hiánypótlási határidő lejárta előtt. A határidő lejárta után szerkesztésre, módosításra nincs lehetősége. 4.4.Szolgáltatási- és programterv elfogadása Amennyiben a benyújtott szolgáltatási- és programterv az ellenőrzést követően hiánytalanul megfelel a jogcímrendeletben foglalt kötelezettségeknek, úgy a szolgáltatási- és programterv jóváhagyott állapotba kerül: 12
A NAKVI a szolgáltatási- és programterv elektronikus jóváhagyásáról a regisztráció során megadott e-mail címre értesítést küld. A jóváhagyást követően állítja ki a NAKVI, a szolgáltatási- és programterv egyeztetéséről szóló igazolását. Az igazolás postai úton megküldésre kerül az IKSZT címbirtokos szervezet részére. 4.5.Szolgáltatási- és programterv letöltése Jóváhagyást követően a felület elkészíti a féléves szolgáltatási- és programterv PDF formátumú változatát, amely a alatt található gomb használatával érhető el a listanézetben. Az elkészült fájl megtekintéséhez, nyomtatásához a PDF dokumentumkezelő szoftver, például az ingyenesen elérhető Adobe Acrobat Reader szoftver szükséges. (A szoftver a következő elérési útvonalon tölthető le ingyenesen: http://get.adobe.com/hu/reader/) 5. Szakmai beszámoló 5.1.Szakmai beszámoló elkészítése A jogcímrendelet 11/B. (1) bekezdése értelmében a 2013. évtől kezdődően minden működő IKSZT címbirtokos szervezet a szakmai beszámolási időszak (naptári negyedév) utolsó napját követő 5 munkanapon belül köteles szakmai beszámolót benyújtani a NAKVI részére, a 8. (8) bekezdés a) pontjában meghatározott programterv adott időszakra vonatkozó megvalósításáról. A szakmai beszámolók évente a) január 5-ig, b) április 5-ig, c) július 5-ig, valamint d) október 5-ig nyújthatók be. A szakmai beszámolónak tartalmaznia kell a lezajlott programok, szolgáltatások megnevezését, a jogcímrendelet 7. (2) és a 8. (1) bekezdés szerinti szolgáltatás és 13
programtípusba való besorolását, a program időpontját, a résztvevők számát, a program eredményének leírását, valamint szükséges tartalmaznia programokhoz kapcsolódó jelenléti ívek/statisztikák és a programok megvalósulása alatt készült, 3 db a program jellegzetes elemeit bemutató fényképeket. Bejelentkezést követően a nyitólapon található menüpont alatt az gombra történő kattintással történik az aktuális negyedéves beszámolási időszakra vonatkozó szakmai beszámoló elkészítése és benyújtása. A beszámolócsomag tartalma automatikusan beállításra került a kötelező, valamint az IKSZT Címbirtokosi Okiratában szereplő vállalt szolgáltatásokhoz kapcsolódó közösségi programok jogcímrendeletben előírt megvalósítási száma alapján. Minden egyes, a címbirtokosra kötelező programmegvalósítási űrlap Program mező tartalmazza az adott szolgáltatást, a Megvalósítási forma mező pedig a szolgáltatáshoz rendelt programtípust, melyet rákattintva legördülő listából szükséges kiválasztani. A jogcímrendeletben ajánlott programtípusok közül válassza ki azt, amelyik legjobban leírja a választott tevékenység jellegét. 14
Az mezőben az adott közösségi program szabadon választott, a szolgáltatás jellegére legjobban utaló elnevezését kérjük feltüntetni (az, amire a helyieket hívják, pl. ha az MNVH tagja tart tájékoztatót, magának a tájékoztatónak a témája a program megnevezése, filmvetítésnél a film címe a program megnevezése). A megvalósult program év, hónap, nap formátumban történő megadásakor kérjük, ügyeljen, hogy az időpont a szakmai beszámolási időszakba essen! Figyelem! A felület automatikusan feltünteti a szövegrészt egészen az oldal alján található funkció használatáig. Amennyiben a feltüntetett időpont a gomb használatát követően is helytelen, úgy a hibaüzenet továbbra is megjelenik. A jogcímrendelet módosítása értelmében, amennyiben az IKSZT szolgáltatásai a program jellegéből adódóan az IKSZT megvalósulási helyszínen nem valósíthatók meg, akkor attól eltérő helyszínen, de kizárólag az ügyfél által történő szervezésben megvalósíthatók. Kérjük, hogy ennek megfelelően a beszámolóban szíveskedjék feltüntetni a megvalósult program helyszínét (pl.: IKSZT, sportpálya, helyi általános iskola épülete, stb.). Az adott programon ténylegesen részt vettek, illetve az adott szolgáltatást igénybe vevők tényleges számát kérjük feltüntetni a mezőben. Mivel a jelenléti ívek aláírása önkéntes, így amennyiben a résztvevők száma nem igazodik a jelenléti ívhez, a programon megjelentek becsült száma is elfogadható. Az mezőben kérjük, fogalmazza meg legfeljebb öt mondatban, hogy az adott közösségi program elvárt céljaival összhangban milyen tényleges eredményt értek el. 15
A jogcímrendelet értelmében, minden elszámolni kívánt közösségi program esetében három darab, a közösségi programokról készített, a program különböző jellegzetes elemeit bemutató, a beszámolóban dátummal beazonosítható fényképfelvételt, továbbá a közösségi programhoz kapcsolódó jelenléti ívet, vagy statisztikát szükséges a szakmai beszámolóhoz csatolni. Kérjük, hogy a fényképfelvételeket legfeljebb 1 MB terjedelemre méretezze át. A megvalósult közösségi programokhoz kapcsolódó jelenléti íveknek szükséges tartalmaznia a program megnevezését, megvalósulásának időpontját, a résztvevők nevét jól olvasható formában, illetve aláírását. A jogcímrendelet 7. (2) bekezdés b) pontja (ifjúsági közösségi programok szervezése, ifjúságfejlesztési folyamatok generálása szolgáltatáshoz) és a 8. (1) bekezdés c) és d) pontja szerinti szolgáltatásokhoz (az iskolai felzárkózást segítő, a középiskolai tanulmányokra felkészítő, tanítási időn túli tankör szolgáltatáshoz, valamint a gyermekek - különösen a 0-5 évesek - foglalkoztatását, óvodai felkészítését célzó szolgáltatáshoz) kapcsolódóan statisztika vezetése szükséges, amely a szolgáltatást igénybevevők becsült életkorát, az igénybe vett szolgáltatás-, és programtípus besorolását, valamint időpontját tartalmazza, annak hitelességét az ügyfél, vagy a foglalkoztatott aláírásával kell igazolni. A jelenléti ív aláírását az IKSZT címbirtokos szervezet nem teheti az adott közösségi programon való részvétel feltételévé, és a jelenléti ívet alá nem író személyeket a közösségi programon való részvételből nem zárhatja ki. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy jelenléti ív, illetve statisztika minta dokumentumok a www.ikszt.hu honlap Dokumentumtárában a http://www.ikszt.hu/ikszt_documents/212/formanyomtatvanyok.zip hivatkozás alatt elérhető. Kérjük, hogy a közösségi programhoz kapcsolódó jelenléti ívet/statisztikát szkennelve, legfeljebb 1 MB méretben csatolja a gombjának segítségével a beszámolóhoz a 3 db fotóval együtt. mező Kérjük, hogy a megfelelő fájlokat együttesen válassza ki a tallózás során. 16
Célszerű minden egyes közösségi program űrlapjának kitöltését és a fájlok tallózását követően a lap alján található gombra kattintani. A beszámoló feltöltését a beadási határidő lejártáig bármikor felfüggesztheti, megkezdett beszámolócsomagját elmentheti. Az egyes eseményekhez tartozó ún. dobozok mérete a kitöltést követően a könnyebb kezelhetőség érdekében a funkció használatával csökkenthető. A funkció így az esemény megnevezését jeleníti meg kizárólag, ezáltal a felület átláthatóbbá, könnyebben kezelhetővé válik. Amennyiben a programmal kapcsolatos teljes információra van szükségünk, a funkciógomb használatával az esemény doboza újra kinyitható ezáltal megtekinthető, szerkeszthető. A beszámolócsomagból bármikor kiléphet a gomb megnyomásával. A munkája csak akkor fog megmaradni, ha menti azt. A felület a regisztráció során megadott e-mail címen elektronikus üzenetben jelzi, hogy a mentés sikeres volt. Megkezdett szakmai beszámolójához bármikor visszatérhet a menüpont alatti listanézetben a gombra való kattintással. 17
Mentést követően lehetősége van a közösségi program egyes mezőinek módosítására, illetve a feltöltött fájlokat megtekinteni, illetve törölni a gombra való kattintással. A funkció használata estén azonban kötelező újra felvenni az adott közösségi programhoz tartozó dokumentumot. 5.2.Szakmai beszámoló benyújtása A szakmai beszámoló elkészítését követően elengedhetetlen művelet a beszámolócsomag benyújtása. Kizárólag a benyújtott szakmai beszámolókat tekintjük beérkezettnek, ezek kerülnek ellenőrzésre. Amennyiben úgy gondolja, teljesen elkészült szakmai beszámolója elkészítésével, kérjük, ellenőrizze le, majd a lap alján található tudja a NAKVI részére ellenőrzésre elküldeni. gombra kattintva 18
A gombra való kattintást követően a felület az alábbi üzenetet jeleníti meg: A gombra való kattintással kerül jóváhagyásra a beküldés, illetve gombbal további szerkesztésre van lehetőség. A gombra való kattintás után a beszámolóját már nem tudja módosítani, így kérjük, figyelmesen tanulmányozza azt át, illetve ne hagyja e feladatot a beadási határidő napjára! Sikeres benyújtás esetén a felület a regisztráció során megadott e-mail címre elektronikus üzenetet küld. Szerkesztési lehetőség ezt követően az elbírálási folyamatban nincs. Beszámolócsomagját ezután a menüpont listanézetében követheti nyomon, illetve tudja megtekinteni. Az állapot jelzi, hogy az ellenőrzés folyamatában éppen hol tart az Ön beszámolója. 19
5.3.Benyújtott szakmai beszámoló hiánypótlása A szakmai beszámoló ellenőrzését követően amennyiben beszámolója hiányos benyújtását hiánypótlásra van lehetősége a hiánypótlásra felszólító, a regisztráció során megadott e-mail címre megküldött elektronikus üzenetünkben meghatározott módon és időben. A beszámoló hiánypótlásra történő visszaküldését követően a menüpont alatti listanézetben a beszámolócsomag Hiánypótlásra visszaküldve állapotra vált, valamint újra megnyílik annak szerkesztési lehetősége a gombra való kattintással. A hiánypótlás benyújtása ugyanúgy történik, mint a beszámolócsomag benyújtása történt. A felület szövegrésszel jelzi azokat a közösségi programokat, amelyek megfelelőek és az ellenőr által elfogadásra kerültek. Kérjük, amennyiben nincs módosítási igénye az elfogadott közösségi programok iránt, úgy adatsorait, valamint feltöltött dokumentumait ne módosítsa. 20
Az ellenőr kifogásai nemcsak a hiánypótlásra felszólító e-mailben, hanem az adott közösségi program szövegdobozában is megjelenik piros színnel: A hiánypótlási felszólításban foglaltak teljesítését követően a szakmai beszámoló benyújtása résznél részletezett módon szükséges a gombra kattintva a beszámolócsomagot ellenőrzésre újra benyújtani a hiánypótlási határidő lejárta előtt. 5.4.Benyújtott szakmai beszámoló elfogadása Amennyiben a benyújtott szakmai beszámoló az ellenőrzést követően hiánytalanul megfelel a jogcímrendelet 7 és 8.-ban foglalt működési kötelezettségeknek, úgy a beszámolócsomag jóváhagyott állapotba kerül és 100%-os elfogadási státuszba kerül. Az elfogadás státusza a kötelező, valamint az IKSZT Címbirtokosi Okiratban szereplő szolgáltatásokhoz kapcsolódó programok, valamint azok előírt dokumentálásának és beszámolásának teljesítési értékét jelzi. Ez az érték kerül az ellenőrzés eredményéről kiállított teljesítésigazolási dokumentumba. A NAKVI beszámoló elektronikus jóváhagyásáról a regisztráció során megadott e-mail címre értesítést küld. A jóváhagyást követően állítja ki a NAKVI, a szakmai beszámoló 21
értékeléséről szóló, az IKSZT címbirtokosság alapján az ügyfelet terhelő szakmai kötelezettségek teljesítését igazoló teljesítésigazolási okiratot. A teljesítésigazolás postai úton megküldésre kerül az IKSZT címbirtokos szervezet részére, valamint a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal és az Irányító hatóság részére is. 6. Dokumentum nyilvántartás Bejelentkezést követően a nyitólapon található menüpont szolgál a szolgáltatási- és programtervhez, illetve szakmai beszámolóhoz kapcsolódó dokumentumok nyilvántartására. Amennyiben az IKSZT címbirtokosi okiratban vállaltan szerepel(nek) az alábbi szolgáltatás(ok), úgy az IKSZT címbirtokos szervezet köteles az üzemeltetési kötelezettség ideje alatt a következő dokumentumokkal rendelkezni: Szolgáltatás VII. Közösségfejlesztési folyamatok generálása, folyamatkövetése A szolgáltatás tartalmára vonatkozó jogszabályi hivatkozás: 112/2009 (VIII.29.) FVM rendelet 8.. (2) d) pontja Megvalósítás lehetséges formái A működés megkezdését követő 18 hónapon belül egy helyi civil szervezet vagy nem formális közösség létrejöttének segítése, amelyet a tagok nyilatkozatával köteles igazolni (ezt követően), vagy már működő, az ügyféltől eltérő helyi civil szervezetek, illetve nem formális közösségek számára a működésükkel kapcsolatos előadás, képzés, tanfolyam, tréning vagy tanácsadás. Kötelező dokumentáció Abban az esetben amennyiben az IKSZT megvalósítás szerinti településen nem működik nem formális közösség vagy civil szervezet és az IKSZT a közösség létrejöttét segíti úgy a létrejött civil szervezet vagy nem formális közösség tagjainak nyilatkozatát szükséges csatolni. A működés megkezdését követő 18 hónapot követően viszont félévente egy alkalommal szükséges a működésüket segítő programmegvalósítás, melyet a szakmai beszámolóban szükséges szerepeltetni. Abban az esetben viszont amennyiben nem szükséges új csoport létrejöttének facilitálása, természetesen nem szükséges nyilatkozat feltöltése, a programmegvalósításokat a szakmai beszámolóban szükséges feltüntetni. 22
VIII. Helyszín biztosítása civil szervezetek számára A szolgáltatás tartalmára vonatkozó jogszabályi hivatkozás: 112/2009 (VIII.29.) FVM rendelet 8.. (2) e) pontja XII. Üzlethelyiség vagy üzlethelyiségek kialakítása a helyi vállalkozók támogatása érdekében A szolgáltatás tartalmára vonatkozó jogszabályi hivatkozás: 112/2009 (VIII.29.) FVM rendelet 8.. (2) i) pontja XIII. Postai szolgáltatás nyújtása kizárólag azokon a településeken, ahol a Magyar Posta Zrt. a postai szolgáltatást a Postapartner Program keretében vállalkozásba való kiszervezés útján kívánja működtetni, és a meghirdetett pályázatra jelentkező IKSZT címbirtokos vagy együttműködő partnere a postai szolgáltatás üzemeltetési jogát elnyerte, a Magyar Posta Zrt.-vel szerződést kötött, Az IKSZT megvalósulási helyszín valamely helyiségét a működés megkezdését követően legkésőbb a harmadik hónaptól kezdődően az ügyféltől eltérő helyi civil szervezetek, illetve nem formális közösségek számára térítésmentesen rendelkezésre bocsátani, amelyet az ügyfél az adott szervezettel kötött megállapodással köteles igazolni. Az üzlethelyiség bérbeadása vagy az üzlethelyiség bérlési lehetőségének meghirdetése. postai szolgáltatás nyújtásához kapcsolódóan helyiség biztosítása; Az adott szervezetettel kötött megállapodás A működés megkezdését követően az üzlethelyiség bérbeadását igazoló dokumentum másolata, vagy az üzlethelyiség bérlésének lehetőségét meghirdető dokumentumok másolata A Magyar Posta Zrt.-vel megkötött szerződés, illetve hozzájárulás 23
vagy a postai szolgáltatás IKSZT keretében történő üzemeltetéséhez a Magyar Posta Zrt. egyéb módon, írásos együttműködéses formában hozzájárulását adta; A szolgáltatás tartalmára vonatkozó jogszabályi hivatkozás: 112/2009 (VIII.29.) FVM rendelet 8.. (2) j) pontja A menüpont alatt az gombra történő kattintással történik a kötelező dokumentumok feltöltése. Minden egyes, a címbirtokosra vonatkozó fent nevezett szolgáltatás esetében szükséges a kötelező dokumentumokat feltölteni, így a következő műveletet elvégezni: A szolgáltatást. mezőben a legördülő menüpontból szükséges kiválasztani a kívánt 24
A jogcímrendelet 2. (1) p) pontja értelmében a szolgáltatási- és programtervnek igényfelmérésen szükséges alapulnia. Az igény- és szükségletfelmérés csatolására külön opció szolgál a legördülő választéklistában. Az mezőben szükséges megadni az adott szolgáltatásra vonatkozó megállapodás, szerződés, nyilatkozat, illetve egyéb dokumentum keltezésének dátumát, az mezőben értelemszerűen a dokumentumban foglalt érvényesség lejárati dátumát. Az egyes dokumentumokhoz a információkat adhat meg az ellenőrök részére. mezőben további Kérjük, hogy a dokumentumokat szkennelve, legfeljebb 1 MB méretben csatolja a gomb segítségével. A dokumentum feltöltése a fájl tallózását követően a lap alján található gombra történő kattintással kezdődik. A dokumentumfeltöltése műveletből bármikor kiléphet a A munkája csak akkor fog megmaradni, ha menti azt. gomb megnyomásával. Feltöltést követően a menüpont alatti listanézetben találhatóak az egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódó feltöltött dokumentumok. A alatt megjelenő gombra történő kattintással a feltöltött dokumentumok bármikor módosíthatóak, szerkeszthetőek. A feltöltött dokumentumok felületről történő eltávolítása a funkciógomb használatával lehetséges. 25