31. szám 124. évfolyam 2009. október 23. ÉRTESÍTÕ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÕ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Utasítások 67/2009. (X. 23. MÁV Ért. 31.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes külföldi munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről... 68/2009. (X. 23. MÁV Ért. 31.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a Projektek működéséről a MÁV Zrt-nél... 69/2009. (X. 23. MÁV Ért. 31.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. tulajdonában, kezelésében és bérlőkijelölési jogában lévő lakások igényléséről és juttatásáról... Oldal 2317 2327 2360 Egyéb közlemények A MÁV Zrt. Szabványügyi Központ közleményei MÁV vállalati szabvány hatálytalanítása... A MÁV Zrt. Szabványügyi Központ közleményei MÁV vállalati szabvány helyesbítése... Helyesbítés a 65/2009. (IX. 25. MÁV Ért. 28.) VIG számú vezérigazgatói utasítás MÁV Zrt. Munkavédelmi Szabályzatához... Helyesbítés a 66/2009. (X. 2. MÁV Ért. 29.) VIG számú vezérigazgatói utasítás az E.101.sz. általános utasítás a normál nyomtávú villamosított vasútvonalak üzemére... Elveszett felügyeleti igazolvány, valamint szolgálati megbízólevél érvénytelenítése... Oldal 2396 2396 2396 2398 2398 Utasítások 67/2009. (X. 23. MÁV Ért. 31.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes külföldi munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. munkavállalói részére elrendelt belföldi kiküldetés és a telephelyen kívüli munkavégzés rendszerének, költségei térítésének egységes szabályozása, továbbá a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának hatásköri, ügyviteli és eljárási szabályainak meghatározása. 2.0 HATÁLYOSSÁG ÉS FELELŐSSÉG MEGHA- TÁROZÁSA 2.1 Az utasítás személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységénél munkaviszonyban álló munkavállalójára. 2.2 Az utasítás időbeli hatálya Az utasítás a kihirdetése napján lép hatályba. 2.3 Felelősség Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV Zrt. Humánerőforrás Igazgatóság Munkaerő-gazdálkodási Szervezet vezetője, végrehajtásáért az érintett munkavállalók, a MÁV Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlói, a Humánszolgáltató Szervezet vezetője és a Főkönyvelőségek Pénzügyi osztályvezetői a felelősek.
2318 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 3.0 FOGALOMMAGYARÁZAT Belföldi kiküldetés: A munkáltató gazdasági érdekből, ideiglenesen, a szokásos munkavégzési helyén kívüli munkavégzésre kötelezi a munkavállalót, de a munkavállaló ekkor is a munkáltató utasításai alapján végzi a munkáját [Mt. 105. (1) bek]. Ideiglenes külföldi kiküldetés: A MÁV Zrt-nél a nem vezérigazgató által engedélyezett utazások körébe tartozó, a Magyar Köztársaság határát munkavégzés céljából határátlépési igazolvánnyal átlépő munkavállalók határállomásokon történő ideiglenes munkavégzése. Állandó (szokásos) munkavégzési hely: A munkaszerződésben meghatározott munkavégzési hely. Munkavégzési helynek minősül rendszerint a munkáltató földrajzilag körülhatárolható, összefüggő területe (telephelye). Szokásosan telephelyen kívüli munkavégzés: Szokásosan telephelyen kívül végzi a munkáját az a munkavállaló, aki rendszeres jelleggel, havi munkanapjainak (szolgálatainak) legalább egyharmad részében állandó munkavégzési helyén kívül teljesíti a munkaköri feladatait. Ha a munkavállaló a munkáját szokásosan a telephelyen kívül végzi, állandó munkavégzési helynek minősül a munkáltatónak az a telephelye, ahonnan a munkavállaló az utasítást kapja. Ebben az esetben a munkavállaló nem teljesít kiküldetést. A munkavállalóra irányadó foglalkoztatási területet a munkaszerződésben kell meghatározni. Változó munkavégzési hely: Változó munkahely esetén a munkahelyre vonatkozó szabályok szempontjából a munkavállaló munkahelyének azt a telephelyet kell tekinteni, amelyre a munkáltató munkavégzés céljából beosztotta. A változó munkahely nem terjed ki szükségszerűen a munkáltató teljes működési területére, a felek a munkaszerződésben határozzák meg annak terjedelmét. Változó munkahelyre történő alkalmazás esetén, a munkavállalóra irányadó telephelyet, valamint a foglalkoztatás területét is pontosan meg kell határozni. A munkaszerződés megkötésének helyét kell a telephelynek tekinteni, ha a munkaszerződés erre vonatkozóan nem rendelkezik. Utazási idő: Az az idő, amely alatt a munkavállaló a munkáltató által elrendelt kiküldetési helyére lakóhelyéről- lakóhelyére, vagy a munkavállaló munkavégzési- (telep) helyéről a munkavégzési- (telep) helyére visszaérkezik. Az utazási időbe a kiküldetés alatti munkavégzés időtartama, de legalább a napi teljes munkaidő nem számít bele. Hivatali, üzleti utazás: a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást. Lakcím, lakóhely: A munkavállaló lakóhelye: az a lakás, amelyben a munkavállaló él. A lakcímbejelentés szempontjából lakásnak tekintendő az az egy, vagy több lakóhelyiségből álló épület vagy épületrész, amelyet a munkavállaló életvitelszerűen otthonául használ, továbbá a külföldön élő magyar és nem magyar állampolgárok kivételével az a helyiség, ahol valaki szükségből lakik, vagy amennyiben más lakása nincs megszáll. A munkavállaló lakcím adata: bejelentett lakóhelyének, vagy tartózkodási helyének címe (a továbbiakban együtt: lakcím). A munkavállaló tartózkodási helye: annak a lakásnak a címe, ahol lakóhelye végleges elhagyásának szándéka nélkül három hónapnál hosszabb ideig tartózkodik. Saját tulajdonú gépjármű: Saját tulajdonúnak minősül a gépjármű, ha a gépjármű forgalmi engedélye szerint annak tulajdonosa a munkavállaló vagy a munkavállaló házastársa. (A házastársi kapcsolat házassági anyakönyvi kivonattal igazolandó. Egyéb hozzátartozó vagy rokon tulajdonában lévő járműre költségtérítés nem számolható el.) Saját tulajdon igazolására a forgalmi engedélyen túl a Személyi jövedelemadóról szóló törvény (továbbiakban: SZJA) 3.sz. melléklet IV.9. pontja alkalmazható, azaz A magánszemély a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát e törvény bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával a kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel igazolja. A saját tulajdonú gépjármű hivatalos célra történő használata esetében a költségelszámolás alapja a kiküldetési rendelvény, amelynek a törvény szerint meghatározott kötelező adattartama van. (SZJA.3. (83.pontja). Kiküldetési rendelvény: A kiküldetés elrendelésére és a felmerülő költségek elszámolására szolgáló bizonylat, amelyen a munkáltató elismeri a munkavállaló kiküldetésével kapcsolatban felmerült kiadások jogosságát. Ez szolgál bizonylatként a kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő kiadások elszámolására. (2. sz. melléklet) A kiküldetés maximális mértéke: A KSZ. 53..6. pontjában meghatározottak szerinti mértékű,- 44 munkanap ettől eltérően a KSZ. 11.sz.mellékletében meghatározott munkakörökben naptári évente 66 munkanap. Útnyilvántartás: Az SZJA tv. 5. melléklet 7. pontjában meghatározott bizonylat. Útnyilvántartás céljára a menetlevél is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat. A menetlevélben fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát, az adott hónap első és utolsó napján a kilométeróra állását.
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2319 A menetlevélnek tartalmaznia kell továbbá: az utazás időpontját, az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát, a magánszemély adóazonosító-jelét. A menetlevél tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag vásárlás időpontját és költségeit is. Indulás / érkezés helye: A belföldi kiküldetés kiinduló pontja a munkavállaló munkaszerződés szerinti munkavégzési helye (telephelye), vagy lakóhelye a belföldi kiküldetést elrendelő döntése alapján, függően az utazás megkezdésének időpontjától és céljától. 4 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. A rendszer jellemzői 4.1.1. A rendszer alapelvei Az 1992. évi XXII. tv a Munka törvénykönyvének (a továbbiakban Mt.) 105. -a alapján belföldi kiküldetésnek minősül ha a munkáltató gazdasági érdekből, ideiglenesen, a szokásos munkavégzési helyén kívüli munkavégzésre kötelezi a munkavállalót. Ennek feltétele, hogy a munkavállaló ezen időtartam alatt is a munkáltató irányítása és utasításai alapján végezze a munkáját. Kiküldetésnek minősül az is, ha a munkavállaló a munkáltató egyoldalú kötelezése, utasítása alapján a szokásos munkavégzési helyén kívül értekezleten, oktatáson, tanfolyamon vagy továbbképzésen (továbbiakban együttesen: oktatáson) vesz részt. A kiküldetés elrendelhetőségének munkajogi korlátaira illetőleg költségeire is tekintettel a hosszabb időtartamú oktatások vonatkozásában különösen, ha az azon való részvétel mind a munkáltató, mind a munkavállaló közös érdeke elsődlegesen megállapodás megkötésére kell törekedni. Mivel az Mt. 83. -ában foglaltakra történő hivatkozással megkötött megállapodás alapján a kikötött határozott időtartamra a munkavállaló munkavégzési helyévé válik az oktatás helye, ezért ekkor a munkavállaló nem teljesít kiküldetést. A határozott időtartam letelte után a munkavállalót a hatályos munkaszerződése szerint kell ismét foglalkoztatni. A megállapodásnak mindenképpen tartalmaznia kell az Mt. 83. -ára történő kifejezett hivatkozást, a megállapodás határozott időtartamának megjelölését, és azt, hogy ezen időtartam alatt mi minősül a munkavállaló munkavégzési helyének a megállapodás alapján. Változó munkahelyre alkalmazott munkavállaló abban az esetben teljesít kiküldetést, amikor munkáját a munkaszerződésben meghatározott telephelyeken, illetve területen kívül teljesíti. Az állandótól eltérő munkavégzési helyen munkavégzésre való kötelezés akkor is kiküldetésnek minősül, ha a munkavégzés azonos településen, közigazgatási területen történik. A kiküldetés várható, az egy munkanapot meghaladó (az Mt. és a KSZ szerinti korlátozást figyelembe vevő) időtartamáról a munkavállalót tájékoztatni kell.(1.sz. melléklet) Nem minősül kiküldetésnek, ha a munkavállaló a munkáját a munka természetéből eredően szokásosan telephelyen kívül végzi. Ebben az esetben, a munkavállaló a munkakörének jellegzetessége miatt (pl. gépkocsivezető, mozdonyvezető, vonalgondozó, belső ellenőrök), nem teljesít kiküldetést. A munkáltató a kiküldetés elrendelésénél a gazdaságossági szempontok figyelembevételével meghatározza azt, hogy a munkavállaló milyen utazási eszközt/járművet (tömegközlekedési eszközt vagy saját tulajdonú gépjárművet) vehet igénybe a kiküldetési helyre történő eljutásnál, és onnan történő hazautazáshoz. A közlekedési eszköz kiválasztásánál törekedni kell a leginkább költségtakarékos megoldásra. Saját tulajdonú személygépkocsi csak akkor vehető igénybe, ha az utazás célja (útvonala) azt megköveteli, illetve ha telített (legalább háromfős) létszámmal közlekedik. Egyéb esetekben tömegközlekedési eszközt kell igénybe venni. Csak a jóváhagyott utazási eszközzel/járművel kapcsolatban felmerült és szükséges kiadásokat téríti meg a munkáltató. A munkavállaló belföldi kiküldetésnél a tulajdonában lévő gépjármű használatára nem kötelezhető. Kiküldetés esetén a felek eltérő megállapodása, illetve az Mt. eltérő rendelkezése hiányában a munkavállalót a munkaszerződés szerinti munkabér illeti meg. 4.1.2. Belföldi kiküldetésre kötelezhető munkavállalók A MÁV Zrt. valamennyi munkavállalója kötelezhető kiküldetésre, amennyiben nem esik a kiküldetés személyi korlátozása alá (4.1.3. pont). Ugyanakkor a munkavállaló körülményeire (személyi, családi, beosztás, végzettség, kor és más egyéb körülmények, stb.) figyelemmel, az egyoldalú munkáltatói utasítás nem okozhat aránytalan sérelmet a munkavállalónak. A munkavállalót ki kell oktatni az intézkedéssel szembeni jogorvoslati lehetőségről, a kereset benyújtásának azonban a végrehajtásra halasztó hatálya nincs. 4.1.3. Belföldi kiküldetés személyi korlátorzása Az Mt. 105. (3) bekezdése alapján más helységben (eltérő közigazgatási területen) végzendő munkára beleegyezése nélkül nem kötelezhető: A nő terhessége megállapításától a gyermek 3 éves koráig, A gyermekét egyedül nevelő férfi a gyermek 3 éves koráig.
2320 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 4.2. Általános eljárási szabályok 4.2.1 A kiküldetési idő (naptári nap) kiszámítása Ha a kiküldetés időtartama egy naptári napon belül a négy órát meghaladja, azt egy munkanapként kell számításba venni (KSZ 53. 7.). Egy naptári éven belül a több alkalommal elrendelt kiküldetések időtartamát össze kell számítani. Egy naptári éven belül a kiküldetés, illetve az átirányítás időtartamát össze kell számítani és ezek együttes időtartama KSZ 53..(4) alapján a száztíz munkanapot nem haladhatja meg. 4.2.2. Az utazási idő kiszámítása Az elszámolás alkalmazásakor a napi munkaidő hoszszát meghaladó egynapos kiküldetés esetén a visszaérkezési időadatból ki kell vonni az elindulási időadatot, a kapott eredményt pedig csökkenteni kell a munkavállaló munkaidő-beosztása szerinti munkaidejének (állandó nappalos munkavállaló esetén legalább a napi teljes munkaidő) időtartamával. Személygépkocsival történő utazás esetében az elindulástól a kiküldetés helyére történő megérkezésig, illetve a kiküldetés helyéről a visszaérkezésig eltelt idő az utazási idő. Az útvonalat a munkáltató meghatározhatja, ha nem teszi, akkor a munkavállaló jogosult meghatározni, a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményére figyelemmel, illetve az útvonal hossza és a költségtakarékosság szem előtt tartásával. Tömegközlekedési eszközzel történő utazás esetén az utazási idő az az idő, amely a tömegközlekedési eszköz indulásától megérkezéséig tart, valamint az átszállással töltött idő és a tömegközlekedési eszköz megérkezésétől a kiküldetés szerinti munkavégzés megkezdéséig, valamint a munkavégzés befejezésétől a tömegközlekedési eszköz indulásáig eltelt idő együttes tartama. Több napos kiküldetés esetén a kiküldetés helyére és az onnan való (munkavégzési helyre, telephelyre történő) visszaérkezés időpontjáig számított időtartam az utazással érintett napokon külön kell számításba venni. Több napos, egybefüggő kiküldetés esetén, a kezdő napon az indulástól a munkaidő kezdetéig, a kiküldetés utolsó napján pedig a munkaidő befejezésétől számított megérkezésig terjedő időtartam. Amennyiben a kiküldetés helyére történő utazásra már a megelőző napon sor kerül, akkor a ténylegesen utazással töltött időt lehet számításba venni. 4.2.3. Az utazási idő díjazása Az Mt. (és a Kollektív Szerződés is) díjazni rendeli belföldi kiküldetés esetén azt az időtartamot is, amelyet a munkavállaló a beosztása szerinti napi munkaidején felül utazással tölt el. Az utazási időt naptári naponként külön kell számítani. Ha az utazási idő a munkavállaló munkaidő-beosztása szerinti munkaidőn kívül esik, a munkavállaló az utazási időre személyi alapbérére jogosult [KSZ 56.. 4. pont.]. Rugalmas munkaidő-beosztásban foglalkoztatott munkavállalók esetében az Mt. 105. (7) bekezdése alapján az utazási idők számításánál az eszmei munkaidőn kívüli időket kell figyelembe venni. Kötetlen munkaidő-beosztásban foglalkoztatottak esetén az utazási idő nem számolható el. 4.3. A munkáltató és a munkavállaló kötelezettsége a belföldi kiküldetés elrendelésével és az azzal kapcsolatos költségek térítésével kapcsolatban 4.3.1 A munkáltatói jogkörgyakorló jogosítványai a belföldi kiküldetéssel kapcsolatban A munkáltató a munkaviszonyra vonatkozó szabályok maximális betartása mellett egyoldalúan írásban jogosult elrendelni a belföldi kiküldetést a munkavállaló részére. A munkáltató köteles [az Mt. 105. (8) bek.] megtéríteni a munkavállaló munkahelyen kívüli munkavégzésével összefüggő szükséges és indokolt többletköltségeit. 4.3.2 A munkavállaló kötelezettségei a belföldi kiküldetéssel kapcsolatban A munkavállaló köteles a kiküldetés ideje alatt a munkáltató által megjelölt helyen, munkavégzés céljából, munkavégzésre alkalmas állapotban, megjelenni és a kiküldetés írásos elrendelésében (és/vagy a kiküldetési rendelvényen) meghatározott feladatot elvégezni. 4.3.3 Elszámolható költségek bizonylatolása Az SZJA 3. szerint magánszemélynél nem kell jövedelemként figyelembe venni azt a bevételt, amelyet a munkáltatótól kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló költségtérítés címen kap, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, feltéve, hogy annak összege nem haladja meg a jogszabályokban meghatározott mértéket. 4.3.3.1. ÉTKEZÉSI KÖLTSÉGTÉRÍTÉS Az élelmezési költségtérítésről szóló 278/2005. (XII.20) kormányrendelet alapján a kiküldetésben lévő munkavállalót az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés illeti meg, ami lehet: a) költségátalány (napidíj). A kiküldetést teljesítő munkavállaló napidíjra jogosult, amelynek mértéke 500 Ft/nap (KSZ 56. ). A napidíjat a
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2321 munkaidő-beosztás alapján munkanapok vagy szolgálatok szerint kell elszámolni. A napidíj megilleti a munkavállalót, ha a kiküldetés időtartama az adott napon a 6 órát eléri. A napidíjat akkor is el kell számolni, ha egy munkanapon (szolgálaton) belüli kiküldtetések időtartama összeszámítva éri el a 6 órát. (KSZ. 56.. 3.) Nem illeti meg a napidíj a munkavállalót, ha a távollét időtartama a hat órát nem éri el, vagy ha a munkáltató a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. Szállás igénybevétele esetén, amennyiben a szállásdíj a kötelező reggeli árát is tartalmazza, a napidíj összegét 20 százalékkal csökkenteni kell. A számlán a munkavállalónak fel kell tüntetnie a saját nevét és a törzsszámát. b) számlával igazolt kiadás Az értesítés kiküldetésről bizonylaton engedélyezett étkezési költség elszámolásához a MÁV Zrt. nevére szóló számla szükséges. Az SZJA tv. 69. (1) f pontja szerint a kifizető által a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó számlával igazolt étkezés vagy más szolgáltatás révén a magánszemélynek juttatott adóköteles bevétel után a juttatót terheli a természetbeni juttatásra vonatkozó adókötelezettség. 4.3.3.2. Szállásköltség térítés Az értesítés kiküldetésről bizonylaton engedélyezett szállásköltség elszámolásához a MÁV Zrt. nevére szóló számla szükséges, melyen a munkavállalónak fel kell tüntetnie a saját nevét és a törzsszámát. A szállásköltségeknek a juttató nevére szóló számla ellenében történő megtérítése nem minősül adóköteles jutatásnak sem a magánszemélynél, sem a munkáltatónál. 4.3.3.3. Utazási költség térítése a) Saját gépjármű hivatalos célú használata belföldi kiküldetés esetén: Saját tulajdonú gépjármű hivatalos célú használatát csak abban az esetben lehet engedélyezni, ha az adott feladat jellege, munkavégzés feltételei azt indokolttá teszik, és a gépjármű rendelkezik érvényes forgalmi engedélylyel, kötelező felelősségbiztosítással. A saját tulajdonú gépjármű hivatalos célra történő rendszeres és eseti használatára a 3.sz. melléklet szerinti megállapodást kell kötni 3 példányban. A megállapodást a munkáltató részéről a munkáltatói jogkör gyakorlója, vagy a kirendelő jogosult megkötni. A megállapodásból egy példányt kap a munkavállaló, egy marad a munkáltatónál és egy példány az időadat-közlőhöz kerül az elszámolás jogosságának egyik alapbizonylataként. A költségelszámolás alapja az Útnyilvántartás. Az elszámolható km a munkavállaló lakó-, vagy a munkáltató telephelye és a célállomás közötti útszakasz. A megtett utat az elrendelő munkáltatói jogkör gyakorlója a távolság-kalkulátor alapján ellenőrzi és igazolja (www.kapu. hu, www.utvonalterv.hu, www.trafipax.hu). A munkavállaló saját tulajdonát képező gépjármű hivatalos célú használata során bekövetkezett baleset munkabalesetnek minősül. A munkáltató köteles megtéríteni a gépjárműben és a hivatalos úthoz szükséges, szállított eszközökben keletkezett és egyébként a munkavállalót ért kár azon részét, amely máshonnan nem térül meg. Elismert költségek meghatározása: Üzemanyag költség: a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság*üzemanyag-fogyasztási norma*az állami adóhatóság által a kiküldetés időszakára közzétett üzemanyagár, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üzemanyag-vásárlás esetén a bizonylaton feltüntetett ár szorzata. Fenntartási költség: a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság 9 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség szorzata. Egyéb költség: különösen ilyen például úthasználati, autópálya, valamint parkolási díj az úthasználatra jogosultság időszakában a díjköteles útszakaszon történt üzleti célú futásteljesítmény arányában, számla ellenében számolhatók el. b) Menetrend szerinti tömegközlekedés igénybevétele: A munkavállaló utazással járó szükséges és indokolt mértékű, igazolt költségeit teljes egészében téríteni tartozik a munkáltató. (BKV jegy, IC pótjegy, stb.). Amennyiben a munkavállaló a kiküldetéshez helyi és helyközi tömegközlekedési eszközt vesz igénybe, akkor a költség elszámolásához a MÁV Zrt. nevére szóló számla szükséges. A számlákon a munkavállalónak fel kell tüntetnie a saját nevét és a törzsszámát. 4.4. A költségelszámolás folyamata A munkavállaló: A kitöltött kiküldetési rendelvényt, és a felmerült és indokolt költségek elszámolását igazoló bizonylatokat és számlákat leadja a kiküldetést elrendelő munkáltatói jogkörgyakorlónak, aki igazolja a kiküldetés teljesítését és az elszámolható költségeket. Az elismert bizonylatokat az érintett munkavállaló leadja az időadat közlőnek. Az indokolatlannak minősített költségeket tartalmazó bizonylatok igazolását a munkáltatói jogkör gyakorló megtagadja és azokat visszaszolgáltatja a munkavállalónak, aki egyet nem értése esetén az általános szabályok szerint, munkaügyi jogvitában érvényesítheti jogosnak vélt követelését. Az időadat-közlő: a kiküldetési rendelvényt magánál tartja amely az időalap elszámolásának alapbizonylata. A kiküldetés tényét, mint jelenlétet rávezeti az időszolgáltatási adatlapra, melyet továbbít az idő-ügyintéző részére, a számla-másolatokat csatolja a csoportos béradat-közlőhöz és eljuttatja azt
2322 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám az idő-ügyintézőhöz. Az idő-ügyintéző a költség elszámoláshoz szükséges számla másolatokat továbbítja a Back Office illetékes jövedelemelszámoló munkatárs részére. Az idő-ügyintéző az idő-adatlapon megjelölt időpontokban és időtartamra berögzíti a kiküldetés tényét és formáját (napidíjjal/napidíj nélkül). A jövedelemelszámoló: rögzíti a munkáltatói jogkör gyakorló által jóváhagyott csoportos béradatközlő alapján a munkavállaló szükséges és indokolt többletköltségeit, és azt lehetőség szerint a tárgyhavi munkabérrel együtt kell kifizetni. 4.5. Szomszédos országok területén lévő határállomásokra történő ideiglenes külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségek elszámolásáról A MÁV Zrt-nél a nem vezérigazgató által engedélyezett utazások körébe tartozó, a Magyar Köztársaság határát munkavégzés céljából határátlépési igazolvánnyal átlépő határállomásokon, illetve az országhatár és a közös határállomás közötti vonalszakaszon ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő munkavállalók részére valamennyi országba történő utazás esetén 15 euró 50%--át kell fizetni napidíj címén, ha az utazás tartama eléri, vagy meghaladja a 8 órát. A 8 órát el nem érő, de legalább 4 órai kiküldetés esetén az előzőek szerint megállapított összeg 50%-át kell fizetni napidíj címén. A 168/1995.(XII.27.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló rendelet alapján a magánszemély külföldi kiküldetés címén kapott bevételével szemben igazolás nélkül elismert költségként az ott meghatározott bevételi hányadnak azon részét vonhatja le, amely nem haladja meg a külföldi kiküldetés tényleges időtartamára számított a.) napi 15 eurónak megfelelő forintösszeget, ha a külföldi kiküldetés tényleges időtartama egybefüggően nem éri el a 90 napot. Egyebekben az 54/2009.(VIII.14.MÁV Ért.24) VIG. számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt munkavállalóinak az ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről szóló utasításban foglaltak az irányadók. 4.5.1. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS, BIZONYLATO- LÁS: A kiküldetés időtartama a munkavégzési helyen történő tartózkodás (munkavégzés) egybefüggő időtartamát jelenti, azaz a szomszédos ország területén lévő határállomásra való kiérkezéstől a hazaindulásig munkavégzés céljából megszakítás nélkül eltöltött idő. A külföldi kiküldetésre vezénylés alapján kerül sor. A napidíj elszámolása a Külföldi kiküldetési elszámolás a szomszédos országok területén lévő határállomásokon történő munkavégzés esetére nyomtatvány (4. sz. melléklet) alapján történik, melyet a hó végén az időadatügyintéző részére kell átadni, aki az adatokat az IHIRben rögzíti, és a kiküldetés elrendelésére szóló dokumentumot megőrzi. A rögzített adatok alapján a Humán Szolgáltatás végzi a számfejtést. A munkavállalót megillető napidíjat a tárgyhót követően, a tárgyhó 15-én érvényes MNB közép árfolyamon számított belföldi fizetőeszközzel kell kifizetni. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Jelen utasítás hatályba lépésével a 39/2008. (XI.21. MÁV Lrt.28.)sz.VIG.utasítás a MÁV Zrt.munkavállalóinak belföldi kiküldetésének és a telephelyen kívüli munkavégzésének rendjéről hatályát veszti. Az utasítás végrehajtása az alábbi jogszabályok és egyéb szabályok figyelembe vételével történik: 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (Art) 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (Szja) 1992. évi XXII. törvény a Munka Törvénykönyvéről (Mt.) 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről 278/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló élelmezési költségtérítéséről 168/1995.(XII.27.Korm.rend. módosításáról a 279/2005.(XII.20.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló rendelet 54/2009.(VIII.14.MÁV Ért.24.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalóinak az ideiglenes külföldi kiküldésének rendjéről A MÁV Zrt. Kollektív Szerződése 6. HATÁLYBA LÉPTETÉS Az utasítás a MÁV Értesítőben történő közzététele napjától lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. Értesítés kiküldetésről (iratminta) 2. Kiküldetési rendelvény 3. Megállapodás saját gépjármű hivatalos célra történő használatára (iratminta) 4. Külföldi kiküldetési elszámolás a szomszédos országok területén lévő határállomásokon történő munkavégzés esetére Andrási Miklós s.k. Heinczinger István s.k. elnök-vezérigazgató vezérigazgató
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2323 1. számú melléklet Értesítés kiküldetésről SZERVEZETI EGYSÉG Gy.xxx-xxx./2009. ÉRTESÍTÉS Tárgy: Kiküldetés az állandó munkavégzési helyen kívüli munkavégzésre Név: Munkakör: Értesítem, hogy év.. hó.. napjától kezd d en ideiglenesen, el reláthatólag. munkanapra (azaz -ig.) az Mt. 105.. alapján a szokásos munkavégzési helyén (...) kívül a (cím)...-ban kötelezem munkavégzésre. A kiküldetés tényleges tartalmára Önt a 278/2005. (XII. 20.) Korm. rendelet alapján az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségeinek fedezetére napidíj illeti meg, amelynek összege 500,- Ft. Amennyiben az étkezési költségtérítésként nem napidíj, hanem számlával igazolt költség kerül elszámolásra, annak kifizetéséhez a MÁV Zrt nevére szóló számla szükséges.* Emellett az Mt. 105.. (6). bekezdése, illetve a KSZ 56.. 4. pontja alapján Önt, ha az utazási ideje a munkaid beosztásán kívül esik, az utazási id re személyi alapbére is megilleti. A kiküldetés leteltét követ en munkaszerz dése szerinti munkahelyén és munkakörében köteles a munkáját folytatni. A kiküldetés helyszínére történ utazás módja: vállalati gépjárm, saját gépjárm, tömegközlekedési eszköz* A kiküldetés folyamán szállásköltség elszámolható: igen, nem* A jelen intézkedéssel szemben annak kézhezvételét l (kézbesítését l) számított 15 napon belül a munkáltatónál egyeztetést kezdeményezhet [KSz 72. (2)]. Egyeztetés kezdeményezése esetén megállapodás alapján békéltet igénybevételére van lehet ség (Mt.199/A.) Az egyeztetés kezdeményezése, illetve a békéltet igénybevétele a bírósági eljárás megindítására vonatkozó jogosultságot, valamint a kereset el terjesztésére az Mt. 201.-202. -ában meghatározott határid t nem érinti. Bírósági eljárás kezdeményezése esetén a keresetet az általános elévülési id n (Mt.11. ) belül a(z)... Munkaügyi Bíróságnál lehet el terjeszteni. A kereset benyújtásának az intézkedés végrehajtására halasztó hatálya nincs. Budapest, 2009... Átvettem: Munkáltatói Jogkörgyakorló *a megfelel szöveg aláhúzandó
2324 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 2. sz. melléklet2. sz. melléklet Munkavállaló neve:...adóazonosító jele:... Szolgálati hely:... Gépkocsi rendszáma, típusa:... Fogyasztási norma:... APEH üzemanyag ár:... Kiküldetési rendelvény... év... hó (két példányban kiállítandó) Dátum Utazás célja Honnan Hová Megtett km Üzemanyag költség Általános norma költség Utazási költségtérítés Élelmezési költségtérítés Számlával igazolt költségtérítés Dátum:......... Munkavállaló Munkáltató *A számla és költségek jogosságának elismerése: A munkáltatói jogkör gyakorló a költséget igazolószámla aljára (túloldalára) rávezeti: A számla jogosságát elismerem,... Ft értékben.
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2325 3. sz. melléklet MEGÁLLAPODÁS Mely létrejött egyrészr l a MÁV Zrt..munkáltató, másrészr l..mint munkavállaló között az alábbi feltételek mellett: 1. A munkavállaló a saját tulajdonát képez.. gyártmányú, típusú,... lökettérfogatú,..forgalmi rendszámú személygépkocsiját a..sz. vezet i engedélye alapján hivatalos célra használja munkaköri feladatainak ellátása érdekében. 2. A munkáltató a hivatalos célú használatért az igazoltan megtett, de legfeljebb havi.km-t biztosít a munkavállalónak, melynek ellenértékét utólagosan bérfizetési napon fizeti. 3. A személygépkocsi használatáért az alábbi költségtérítés kerül kifizetésre a 60/1992.(IV.1.) Korm. sz. rendelet 2. sz. pontjában foglaltak szerint: alapnorma (), vagy. a 4.. szerinti egyszer sített elszámolás Ft ellenértéke, valamint üzemeltetéssel kapcsolatos költség címén 9.- Ft/km. (2005. évi CXIX tv. 178..(3) bek. y. pontja szerint módosított 1995 évi CXVII tv. 3.sz.melléklet II/6.pont) 4. Jelen megállapodás év január 1-t l. év. december 31-ig érvényes. Jelen megállapodás hatályát veszti: a.) ha a munkavállaló fenti forgalmi rendszámú személygépkocsiját eladja, az eladás napjától, b.) ha a rend rhatóság munkavállaló vezet i engedélyét bevonja, az bármely oknál fogva érvényét veszti, akkor a rend ri intézkedés, vagy érvénytelenné válás napjával, c.) amennyiben a megállapodás kori állapothoz képest változás következik be, és err l a munkavállaló a munkáltatót kimutathatóan nem értesíti a megállapodás hatályát veszti és a következmények a munkavállalót terhelik. Fentieket munkavállaló haladéktalanul köteles bejelenteni. 5. Munkavállaló havonta a tárgy hót követ els munkanapjáig köteles az igazolt útnyilvántartó lapot átadni a munkáltatói jogkör gyakorlójának. Budapest,.. munkavállaló munkáltató
2326 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 4.sz. melléklet Külföldi kiküldetési elszámolás a szomszédos országok területén lév határállomásokon történ munkavégzés esetére...év...hó Sorszám:.../2009. A kiküldött neve: Törzsszáma: Munkaköre: Szervezeti egysége: Szolgálati helye (kóddal): A kiküldetés helye (ország+határállomás): A kiküldetést elrendel neve, munkaköre: Sorszám Munka kezdése a határállomáson Nap óra:perc Munka befejezése a határállomáson Nap óra:perc Kiküldetés megszakítás nélküli id tartama Óra:perc Jóváhagyom, a fenti adatok a vezénylésnek megfelelnek: Kelt:...... Munkáltatói jogkörgyakorló/ (vezénylésre jogosult)
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2327 68/2009. (X. 23. MÁV Ért. 31.) VIG számú vezérigazgatói utasítás a Projektek működéséről a MÁV Zrt-nél 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Komplex feladat megoldására intézményesített munkamódszer meghatározása, mely általában több főtevékenységi kör szakmai kompetenciáját is érinti. A társaságnál indított projektek folyamat-menedzsmentjének szabályozása. A projektek indítási, tervezési, végrehajtási, kontroll és zárási folyamatainak egységesítése. Meghatározni a projektek tényeleges költségeinek és beruházási kiadásainak elkülönített elszámolását. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG 2.1 Személyi hatály Hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi munkaszervezetére. 2.2 Tárgyi hatály Projekt kategóriák: Téma vagy tartalom alapján: építési, IT, termékfejlesztési, kutatási és fejlesztési, szervezetfejlesztési, logisztikai, marketing, előkészítő stb. projektek Érintettség, kezdeményezés szerint: egy főtevékenységi körön belüli, több főtevékenységi kört érintő projektek Az utasítást kötelező alkalmazni több szakterülethez kapcsolódó az érintettségtől és kezdeményezéstől függetlenül a szervezetfejlesztési, előkészítő célú (strukturális) projektek, a hatékonyság- és minőségjavítást célzó projektek létrehozása esetén, (kivéve a beruházási és ingatlan projekt esetét), valamint minden olyan esetet, amikor azt a vezérigazgató, mint legfőbb döntéshozó és az egyes tevékenységhez kapcsolódó szakterület legfőbb döntéshozója így rendeli el. A MÁV Zrt. stratégiájának megvalósítása szempontjából kiemelt fontosságú projekteket a Stratégiai Igazgatóság indítja. Minden egyéb projekt kezdeményezése esetén az egységes projektműködés, beszámoltatás, ellenőrzés érdekében a vezérigazgató által engedélyezett projekt indítása előtt a projekteket a Stratégiai Igazgatóság nyilvántartásba veszi és koordinálja. 2.3 Az utasítás kidolgozása, karbantartása Az utasítás kidolgozása, módosítása, karbantartása a Stratégiai Igazgatóság és a Jogi Igazgatóság feladata és felelőssége. 3.0 Fogalom meghatározások 3.1 A projekt A projekt meghatározott célok elérése érdekében, előre definiált eredményterméket létrehozó, időben, erőforrásaiban és költségvetésében meghatározott, összehangolt cselekvéssorozat. Ez a szervezeti forma nem állandó, a feladat megoldása után megszűnik, azaz időszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatást vagy végeredményt hozzon létre. Az egyediségéből következően nagyobb bizonytalansággal és kockázatokkal jár, mint a rendszeres, ismétlődő tevékenységek. A projekt lebonyolítása erőforrásokat igényel, projekt csapat létrehozását és a bizonytalanságok miatt folyamatos, átfogó tervezést, visszacsatolást. 3.2 Projekt átalakítása Jelen utasítás szerint projekt átalakítása alatt az adott projekt szétválását vagy projektek összevonását, illetve működő projektbe további szakterületet érintő feladat integrálását kell érteni. 3.3 Külső közreműködő A külső közreműködő (tanácsadó, vagy tag) a jelen utasításban az a személy, aki nem tartozik a MÁV Zrt. által munkaszerződéssel alkalmazott munkavállalói, vagy a Gt. szerint megválasztott tisztségviselői közé, illetve az a jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, amelyben a MÁV Zrt-nek nincs tulajdoni részesedése. 3.4 Projektmenedzsment A projektmenedzsment fogalma A projektmenedzsment a projekt összes szempont figyelembe vételével való megtervezése, követése, ellenőrzése és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projektcélok meghatározott időben, költségkeretben és minőségben történő megvalósításában. A projektmenedzsment kötelező folyamatelemei A projektmenedzsment a projektek indítására; tervezésére; végrehajtására; kontrolljára (monitoring, kontrolling) és zárására vonatkozik.
2328 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám A projektmenedzsment területei: Integráció, koordináció: A projekt különböző elemeinek, összehangolása. A projekt elhelyezése a MÁV Zrt.- nél folyó munkában, szervezetben. Kapcsolódási pontok, átfedések és szinergiák meghatározása. Scope, terjedelem meghatározás: A projekt terjedelmének menedzsmentje biztosítja, hogy a kitűzött célok valósuljanak meg, és a projekt végrehajtása során felmerülő új vagy megváltozó célokat azonosítsa és beépítse a projektbe, és a szükséges változásokat átvezesse. Ütemezés: A projekt eredeti ütemtervének betartása a projektterv végrehajtása során. Költségek tervezése, felhasználásának ellenőrzése: A projekt megvalósítása az adott költségkereteken belül. Az új költségigények és beruházás igények azonosítása, engedélyeztetése és a szükséges korrekciók elvégzése. Minőségbiztosítás: Alkalmazásának célja, hogy a projekt eredménytermékei az elvárt valamint meghatározott paraméterekkel és minőségben jöjjenek létre. Emberi erőforrás menedzsment: Az emberi erőforrások optimális felhasználása a képességek és a rendelkezésre állás figyelembe vételével, a projekt lebonyolítása során az emberi erőforrások képzése és fejlesztése. Kockázatok azonosítása és kezelése: A projekt indításakor, majd folyamatosan a minőségi és mennyiségi kockázatelemzés elkészítése, az elkerülésére tett lépések sorozata és tartaléktervek kidolgozása. Beszerzések kezelése: Az egyes projekttípusoktól függően a beszerzések kezelése, illetve a partnerekkel való együttműködési rend kialakítása. Kommunikáció: A projektben érdekelt összes személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű, és rendszerességű tájékoztatása. A belső és a külső kommunikációs terv kidolgozása, elfogadtatása és végrehajtása. A projektmenedzsment bármelyik fenti szakaszában illetve területén a koordináció az egyes projektek vezetőinek és a Stratégiai Igazgatóságnak a feladata. Több projekt között lévő inkonzisztencia esetén az érintett projektvezetők egyeztetésével kell feloldani a helyzetet. Amennyiben nem sikerül, a problémáról és a megoldási lehetőségekről az érintett projektek vezetőinek a Stratégiai Igazgatóság közreműködésével közös előterjesztést kell készíteni a vezetői értekezlet részére. 4 Az utasítás leírása 4.1 A projektszervezet A projektszervezet feladatokat végző alapegysége a munkacsoport (team). A munkacsoport a MÁV Zrt. vezetőinek, munkatársainak céljellegű csoportja, a szakértői munka érvényesülésének, kibontakozásának biztosítéka. A MÁV Zrt. vezetőinek kezdeményezniük kell a team munkát minden olyan kérdésben, mely alapvetően funkciójukhoz tartozik, de a kidolgozáshoz szükség van további szakértők és vezetők egymást kiegészítő, összehangolt munkájára is. A MÁV Zrt. szervezeteiből a projekttagok közvetlenül a projekthez rendelődnek. A projekttagok a projektben végzett munkával kapcsolatban a projektvezető részére jelentenek. Lehetőség van a projekt szervezetben részmunkaidőben vagy teljes munkaidőben munkát végezni. A munkáltatói jogkörgyakorló az adott munkavállaló teljesítményértékelését minden esetben a projektvezetővel közösen alakíthatja ki. 4.1.1 MÁV Zrt. vezérigazgatója A vezérigazgató a legfőbb döntéshozó. dönt a projektindító kérelem, a projekt átalakulásával kapcsolatos kérelem és a projekt zárásáról készített dokumentum elfogadásáról, elutasításáról, módosításra történő visszaadásáról dönt a projekt szponzor kinevezéséről, felmentéséről dönt a PIB tagok megbízásáról, felmentéséről dönt a PIB javaslata alapján a projektvezető megbízásáról, felmentéséről dönt a projekt tagjainak megbízásáról, felmentéséről utasíthat egy vagy több szakterületet projekt indító kérelem benyújtására utasíthatja a PIB-et vagy bármely szakterületet projekt átalakító kérelem benyújtására a projekt bármely szakaszában tájékoztatást kérhet a projekt szponzorától, PIB tagjaitól illetve a projektvezetőtől/projektkoordinátortól a projekt állásáról magához vonhat bármely, a projekt lebonyolítása során meghozandó döntést a projektindító kérelem elfogadásával egyidőben dönt az első projekt szponzor és az első PIB tagok, valamint a munkacsoport vezetők megbízásáról, a projekt zárását követően intézkedik a projektvezető által előterjesztett feljegyzés alapján, a még el nem végzett feladatok szervezetek közötti szignálásáról. 4.1.2 A projekt szponzor (vezérigazgató vagy vezérigazgató-helyettes) A projekt szponzorát a projektindító kérelem alapján a MÁV ZRt. vezérigazgatója nevezi ki. Feladata és felelőssége: a projekt legfőbb döntéshozója,
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2329 utasítást ad a projektvezetőnek a projektalapító (projekt átalakító) dokumentum elkészítésére, dönt a projektalapító, projekt átalakító dokumentum elfogadásáról, módosításra történő visszaadásáról, a projekt alapító dokumentum elfogadásával egyidőben döntésre előterjeszti a projekt tagok személyét, utasítást ad a projektvezetőnek a részletes projekt terv elkészítésére, dönt a részletes projekt terv elfogadásáról, módosításra történő visszaadásáról, engedélyt ad a projekt indítására, dönt a projekttervben meghatározott költségvetés és fizetési ütemezés szerint a külső közreműködő általi teljesítésről és az ehhez kapcsolódó számla elfogadásáról, utasítást ad a projektvezetőnek a számla kifizetésének MÁV Zrt. belső utasítás szerinti intézésére, a projekt bármely szakaszában tájékoztatást kérhet a PIB tagjaitól, illetve a projektvezetőtől a projekt állásáról, szükség szerint tájékoztatja a vezérigazgatót a projekt megvalósulásának aktuális állásáról, szükség esetén javaslatot tesz a PIB tagjának, a projektvezetőnek, illetve a projekt tagjának felmentéséről, új tag jelölésével egyidejűleg, dönt a projekt zárójelentésének elfogadásáról, módosításra történő visszaadásáról. 4.1.3 Projekt Irányító Bizottság (PIB) A Projekt Irányító Bizottság felügyeli a projekt lebonyolítását. A PIB létszáma legkevesebb 5 fő. A PIB munkájában kötelezően vesz részt a MÁV Stratégiai Igazgatóságának, Jogi Igazgatóságának, Pénzügyi Igazgatóságának, Belső Ellenőrzési Főosztályának, és a projektindító kérelmet előterjesztő szakterületnek a képviselője kivéve, ha a projektindító kérelemről szóló döntés máshogy rendelkezik (pl. projektvezetőként vagy valamely munkacsoportban a fenti szervezeti egységek képviselőinek részvétele megfelelően biztosítja a projektben a szakterületük legteljesebb körű képviseletét). A Stratégiai Igazgatóság képviselője köteles koordinálni a projekt és más, folyamatban lévő projekt vagy projektek, illetve a projekten kívüli más szereplők között, a projektet elhelyezni a MÁV Zrt.-nél folyó munkában, szervezetben, a kapcsolódási pontokat, átfedéseket és szinergiákat meghatározni. A Belső Ellenőrzési Főosztály köteles a projekt működése során a Belső ellenőrzési utasításban foglaltak betartásáról gondoskodni. A MÁV Zrt. stratégia megvalósítása érdekében kiemelt projekteket a Stratégiai Igazgatóság indítja. Minden egyéb projekt kezdeményezése esetén a koordináció megvalósítása érdekében a projekteket a Stratégiai Igazgatóság nyilvántartásba veszi és koordinálja. A PIB feladatai és felelőssége: a szakterületeket képviselő PIB tagok kötelesek a PIB munkájában és a projekt végrehajtása során folyamatosan figyelemmel kísérni és érvényre juttatni a szakterületükre vonatkozó jogszabályok, rendeletek, MÁV utasítások, szakmai előírások és döntések rendelkezéseit tagjai biztosítják saját szakterületükön a projekttel kapcsolatos döntések meghozatalát, illetve végrehajtását az alakuló ülésen meghozott döntés alapján javaslatot tesz a vezérigazgatónak a MÁV Zrt. MT szerinti munkavállalói közül a projektvezető személyére legkésőbb a PIB tagok kinevezését követő 10 munkanapon belül határidő tűzésével utasítja a projektvezetőt a projektalapító dokumentum elkészítésére a projektszponzor elé terjesztés előtt szakmailag megvitatja, elfogadja a projektalapító dokumentumot, dönt annak előterjesztéséről a projektszponzor elé terjesztés előtt szakmailag megvitatja, elfogadja a projekt átalakító dokumentumot, dönt annak előterjesztéséről javaslatot tesz a külső szakértő bevonására, és felterjeszti jóváhagyásra a vezérigazgatónak dönt a részletes projektterv elfogadásáról, mellyel egyidejűleg jóváhagyja a projekt tagokra vonatkozó javaslatot, azt döntésre a vezérigazgató elé terjeszti a részletes projektterv elfogadásának szempontjai között kiemelten ügyel arra, hogy a projektterv feleljen meg a projektalapító dokumentumnak a definíciók legyenek pontosak a projektdefiníció terméke illeszkedjen a MÁV Zrt. stratégiai elképzeléseibe a projektterv megvalósítható legyen, a költség-, haszon- és emberi erőforrás tervek legyenek reálisak indokolt esetben dönt a részletes projektterv szükséges módosításáról, felügyeli a projekt lebonyolítását szakmai iránymutatást ad a projektvezetőnek/projektkoordinátornak a projekt bármelyik szakaszában minőségbiztosítási auditot rendelhet el utasíthatja a projektvezetőt az adott projektre elrendelt minőségbiztosítási audit eljárásrendjének kidolgozására, dönt a projekt részeredményeit, végeredményét tartalmazó dokumentum elfogadásáról szakmailag megvitatja, elfogadja a projekt záró dokumentumát, dönt annak előterjesztéséről intézkedik a projekt részeredményének alkalmazásáról, gondoskodik mielőbbi hasznosításáról projekt egyes szakaszaihoz igazodó a részletes projekttervben meghatározott időközönként ülésezik beszámol a projekt szponzornak a részletes projekttervben meghatározottakon kívül, a projekt zökkenőmentes lebonyolítása érdekében szükség szerint ülésezik a PIB tagok részvétele az ülésen kötelező, távolmaradás csak kivételesen, indokolt esetben, írásban indokolt okok alapján, megfelelő felhatalmazással rendelkező helyettes nevezése mellett lehetséges
2330 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám a projekt költségvetését, ütemezését, eredményességét veszélyeztető esemény vélelmezése esetén bármely tag kezdeményezheti a PIB ülés összehívását 4.1.4 Projektvezető és a projektkoordinátor 4.1.4.1 Projektvezető Minden projekthez, már az előkészítés szakaszában projektvezetőt kell rendelni. A projektvezetőt, a projekt kérelmet beterjesztő felsővezető, illetve a PIB javaslata alapján a MÁV Zrt. vezérigazgatója bízza meg. A projektvezető minden esetben a MÁV Zrt. munkatársa, a projekt általános vezetője, a projektcélok megvalósításáért felelős személy. A projektvezető feladatai és felelőssége: elkészíti a projektalapító dokumentumot, szükség esetén a projekt átalakító dokumentumot, a részletes projekttervet, a projekt zárási dokumentumát, projekt átalakulás esetén a részletes projekt tervet a projekt átalakító dokumentumhoz igazítja, végzi a projekt operatív irányítását, e körben jogosult feladatok kiadására, szükség esetén a feladat meghatározás elnevezésű dokumentum kitöltésével, a projekt tagjaiból munkacsoportot, munkacsoportokat hoz létre a projekt tagjai közül kijelöli a munkacsoport vezetőt, munkacsoportok vezetőit, köteles naprakész nyilvántartást vezetni a projekt mindenkori tagjairól, résztvevőiről ( Projektszervezet résztvevői ) koordinálja a projekt lebonyolítását, köteles ellenőrizni a termékek elkészültét és folyamatosan figyeli a munka előrehaladását, köteles az eredményesség mérésére (kontrolling), köteles kockázatjelentést (kockázatok azonosítása, elkerülése érdekében kontrollok kiépítése, a továbblépés javasolt irányai,) készíteni a PIB részére kidolgozza az adott projektre elrendelt minőségbiztosítási audit eljárásrendjét, koordinálja a projekt egyes munkacsoportjainak munkáját, feladataikat, határidőket, köteles a projekt lebonyolításához szükséges dokumentumok kitöltésére, vezetésére, az utasítás hatálya alá tartozó összes projekt státusjelentésének figyelemmel kísérésére, irányítja, koordinálja az esetlegesen bevont külső erőforrások munkáját, felel a projekt szakmai tartalmáért, ütemterv szerinti lebonyolításáért, felel a projekttervben meghatározott költségkeretek betartásáért, beszámol a Projekt Irányító Bizottság ülésein a projekt előrehaladásáról, köteles a PIB részére a részletes projekt tervben meghatározott időben és tartalommal haladásjelentést készíteni, köteles gondoskodni a haladásjelentés koordinációskönyvtárban történő elhelyezéséről, köteles a költségtervtől való eltérésről a PIB-et minden esetben értesíteni és döntését kérni, gondoskodik a projektterv szerinti ütemezésben illetve szükség szerint a PIB ülések összehívásáról, köteles a PIB ülést összehívni, ha a projekttervben nem szereplő költségek merülnek fel, szükség esetén (megfelelő indokolással és megtérülés-számítással) kezdeményezi a részletes projektterv módosítására vonatkozó döntés meghozatalát, ilyen irányú döntés esetén köteles a döntésnek megfelelően a részletes projekttervet módosítani, köteles a PIB ülés tematikáját és/vagy napirendjét összeállítani, a napirend tárgyalásához szükséges dokumentumokat (pl. előterjesztést, feljegyzést, döntési javaslatot indokolással) elkészíteni és azt a PIB tagok számára az ülést megelőző 3 munkanappal eljuttatni, köteles gondoskodni a PIB ülésen született döntés határidőben történő végrehajtásáról, köteles a PIB ülés jegyzőkönyvét az abban és jelen utasításban meghatározott személyek részére továbbítani, valamint a jegyzőkönyvet nyilvántartani, köteles gondoskodni arról, hogy minden elektronikus formában keletkezett dokumentum a projekt dokumentáció helyének megjelölt szerverre kerüljön, köteles a projekt értekezletet hetente, vagy szükség esetén választása szerint összehívni, köteles a projekt értekezletről emlékeztetőt készíteni, azt nyilvántartani, archiválni, köteles gondoskodni a projekttel kapcsolatos adminisztrációról, dokumentálásról, a projekt tagjai közül megbízza a projekt-adminisztrátort rendelkezik a projektre jóváhagyott emberi és technikai erőforrások felett előkészíti a külső projekt taggal, szakértővel történő megbízási szerződés megkötését: meghatározza a szerződés tartalmát, a feladatokat, határidőket, a szerződés teljesítésével kapcsolatos kötelezettségeket, esetleges szankciókat, a megszűnés eseteit, javaslatot tesz a díjazásra, gondoskodik a megbízási szerződés aláírásáról, a szerződés teljesítésének figyelemmel kíséréséről, köteles a projektbe bevont külső munkatársakkal a vonatkozó MÁV utasítások (pl. dokumentálás, titokvédelem) rendelkezéseinek betarttatására, köteles az érintett projektvezető/k bevonásával az illetékes döntéshozónak előterjesztést készíteni a projektek közötti inkonzisztencia esetén, köteles kockázatjelentést terjeszteni a PIB elé, ha olyan nem várt, a projekt végrehajtását veszélyeztető esemény következett be, amelyet saját hatáskörében elhárítani nem tud,
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2331 végrehajtja a PIB utasításit, a projektben meghatározott feladatok végrehajtását követően a részletes projekt terv rendelkezései szerint megfelelő intézkedéseket tesz a projekt lezárása érdekében, elkészíti és a projekt szponzor számára jóváhagyásra, előterjeszti a projektzáró jelentést, 4.1.4.2 Projektkoordinátor A projektek nagysága és a célok megvalósítása érdekében szükséges feladatok számossága miatt bizonyos projektek esetében célszerű a projektkoordinátor megbízása. Ebben az esetben, a megbízólevelekben kell a projektvezető és a projektkoordinátor teendőit pontosítani. Általánosságban a feladatmegosztás a következő: A projektvezető felelős a projekt általános irányításáért, szakmai minőségéért, az erőforrások célokhoz rendelésért és a változó körülményekhez történő folyamatos igazításért, valamint a megfelelő információáramlásért és az eredménytermékek létrehozásáért és a beszámolásokért, míg a projekt koordinátor felelős az erőforrások irányításáért, koordinálásáért, azaz az operatív irányításért, a projekt működtetésének napi ellátásáért. A projektkoordinátor feladatai és felelőssége: megbízására, felmentésére, feladatainak meghatározására és tevékenységére, a projektvezetőre vonatkozó szabályok irányadók. 4.1.5 Projektadminisztrátor A projektadminisztrátor a projektvezető operatív segítője. Projektadminisztrátori feladattal a projekt egy tagját a projektvezető bízza meg. A projektadminisztrátor feladatai és felelőssége: biztosítja a projekt adminisztrációs rendjét, elkészíti az előírt és a rendkívüli jelentéseket, a projektvezető utasítása szerint dokumentálja a projektértekezleteket, nyilvántartja a PIB ülések jegyzőkönyvét, a projektértekezletek és munkacsoport értekezletek emlékeztetőit és más, a projekt végrehajtása során keletkezett dokumentumokat. 4.1.6 Munkacsoportok A projekt munkacsoport (team) a projekt megvalósításának szervezete, a MÁV Zrt. vezetőinek, munkatársainak céljellegű csoportja, a szakértői munka érvényesülésének, kibontakozásának biztosítéka. A nagyobb projektek alprojektekre oszthatók, azonban a projektmunka alapegysége a munkacsoport (team). Igaz ez akkor is, ha több projektet a szinergia hatásainak érvényesítése érdekében összefogunk, és program néven működtetünk. Feladata a projekttel kapcsolatos döntéshozatal szakmai előkészítése. Támogató csoport A projekt munka segítésére támogató csoport is kialakítható. Feladata, hogy egyrészt segítse a projekt (illetve szakasz) irányító munkáját, másrészt folyamatos ellenőrzést is megvalósítson. A támogató csoport összetétele a feladatkörök és az ellátandó szerepek szerint alakul ki, azonban minden esetben konkrét megbízást kell a csoport tagjainak kapnia következő információkkal: a megbízás pontos tartalma, időtartama és a jelentési kötelezettség. A támogató csoport tagjait minden esetben a vezérigazgató bízza meg. 4.1.7 Munkacsoport vezető A munkacsoport vezetőt a projekt egy megadott feladatcsoportjához szükséges feladatok elvégzésére felállított munkacsoport vezetésére nevezik ki. A munkacsoport vezető feladatai és felelőssége: szakmailag irányítja a projekt egy megadott feladatcsoportjához szükséges feladatok elvégzésére felállított munkacsoportot felel az adott szakasz termékeinek elkészítésért, elkészíti a munkacsoport munkatervét, vezeti a munkacsoportot, e körben jogosult feladatok kiadására, szükség esetén írásban ütemezi a feladat végrehajtást, összehívja és vezeti a munkacsoport értekezleteket, munkamegbeszéléseket, a munkacsoport értekezletekről emlékeztetőt készít és gondoskodik az emlékeztető nyilvántartásáról, kapcsolatot tart a projektvezetővel, köteles a projektvezető számára meghatározott gyakorisággal haladásjelentés készíteni az elvégzett feladatokról, köteles haladéktalanul értesíteni a projektvezetőt amennyiben a munka során kiderül, hogy a megadott határértékek (határidő, erőforrás-ráfordítás, költségráfordítás) nem tarthatók be, vagy egyéb nem várt a projekt megvalósítását bármely módon veszélyeztető, a projekt tervtől való eltérést igénylő esemény történt. az elvégzett munkáról a kötelezően előírt sémákban heti rendszerességgel (vagy előre meghatározott, más időközönként) adatokat szolgáltat a monitoringért felelős szervezetnek, valamint a Kontrolling Igazgatóság által irányított és működtetett MÁV Zrt. kontrolling rendszerének elvárásai szerint (Kontrolling Igazgatóság kapcsolódó utasítása), havonta. változáskezelési igényeket fogalmaz meg, elvégzi a szükséges egyeztetéseket, elkészíti ezek dokumentálását, a projektvezetés engedélyét követően átvezeti az ütemterven, költség-, beruházási és humán erőforrás terveken. kommunikációs javaslatokat fogalmaz meg a projektvezetés felé.
2332 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 4.1.8 Projekttagok A projekttagokat a szakmai vezetés javaslatai alapján a projektben való részvétellel a projektvezető bízza meg. A projektalapító dokumentum kulcs-projekt tago(ka)t (speciális ismerettel rendelkező tago(ka)t) is meghatározhat. A munkacsoport ülésein a projekttagok részvétele kötelező. A projekttervben, a munkacsoport tervében meghatározott határidők betartásáért a projekttagok felelősséggel tartoznak. A projekt tagok feladatai és felelőssége köteles szakmai, szakértői munkáját megfelelő minőségben ellátni a döntések előkészítése érdekében közreműködik a projekt részeredményeinek és végeredményeinek elkészítésében a felmerülő problémák, változtatási igények azonnali jelzése a projektvezetés felé köteles a rábízott munkát határidőre, a tőle elvárható legjobb minőségben elvégezni köteles jelentést tenni a munka során felmerülő problémákról. 4.2 A projekt tervezésének és kidolgozásának szakaszai Nagy, komplex, több főtevékenységi kör szakmai kompetenciáját igénylő, nem a napi rutinhoz tartozó egyedi feladatok végrehajtására feladatorientált projektszervezetet kell létrehozni. A projektek indítását a Stratégiai Igazgatóság illetve a szakmai vezetők kezdeményezik. 4.2.1 Projekt előkészítés A projektmenedzsment egyik legfontosabb eleme a megfelelő előkészítés, a projektek reális megtervezése. 4.2.1.1 Projektindítási kérelem A projekt indítás okainak, célrendszerének és várható eredménytermékeinek ismeretében bármelyik terület szakmai vezetője levélben engedélyt kér a MÁV Zrt. vezérigazgatójától a projekt indítására. A levélnek tartalmaznia kell: a projekt által megvalósítandó célok és feladatok leírását, a projekt eszköz, költség és munkaerő szükségletét a résztvevő szakterületekre lebontva a projekt hozzávetőleges költségeit, beruházásigényét, ütemezését, a résztvevő szakterületek költségviselésének arányát, javaslatot a projekt szponzor, valamint a PIB tagok személyére, indokolt esetben javaslatot tesz külső közreműködő bevonásának szükségességére, meghatározva feladatát, hatáskörét, és várható költségigényét, javaslatot arra vonatkozóan, hogy a projektben résztvevők illetve a résztvevők közül ki részesül és milyen mértékű, formájú anyagi kompenzációban és az milyen feltételekkel esedékes. 4.2.1.2 Projekt átalakítási kérelem A projekt átalakítására van szükség, amennyiben a működő projekt feladatához kapcsolódó más feladat bevonásának szükségessége merül fel, több működő projekt összevonásának szükségessége merül fel a projektekben megvalósuló feladatok átfedése, összehangolása, vagy más ok miatt, a működő projekt feladatai és/vagy a projekt lebonyolításában közreműködő szakterületek szétválnak és a projekt céljának eredményes és/vagy költség-hatékony megvalósítása érdekében a projekt feladatainak eszközeinek személyi feltételeinek szétválasztása, külön projektben történő továbbműködtetése indokolt. Amennyiben működő projekt átalakítása szükségesnek látszik a működő projekt feladatához kapcsolódó feladatot végző szakterület vezetője, vagy működő projekt szponzora levélben engedélyt kér a vezérigazgatótól a projekt átalakítására. A levélnek tartalmaznia kell: a működő projekt átalakítására tett javaslat indokait, az átalakítás technikai lebonyolításának, befejezésének pontos határidejét, az átalakítással létrehozandó új projekt/ek által megvalósítandó cél és feladat leírását, annak részletes leírását, hogy a projekt átalakítása hogyan érinti az eredeti határidőket, az új projekt/ek feladatainak végrehajtásához szükséges határidők meghatározását, az új projekt/ek eszköz és munkaerő szükségletét a résztvevő szakterületekre lebontva, a projekt szétválása esetén a meglévő eszköz és munkaerő állomány (ideértve a külső munkavégzőket is), és a költségviselés megosztását, a résztvevő szakterületek költségviselésének arányát, szükség esetén javaslatot az új projekt szponzorára, valamint a PIB tagok személyére, indokolt esetben javaslatot tesz további külső közreműködő bevonásának szükségességére, részletezve annak feladatát, hatáskörét, várható költségigényét, megjelölve a költségviselésére kötelezett szakterületet. Egyebekben a projekt átalakítási kérelem megegyezik a projekt alapítási kérelem tartalmi és formai követelményeivel. 4.2.1.3 A projektalapító dokumentum A projektindítási kérelem jóváhagyását követően el kell készíteni a projektalapító dokumentumot, ami minden projekt alapdokumentuma. A projekt alapító dokumentum tartalmazza a projekt célkitűzéseit, jellemzőit, a
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2333 megvalósítandó eredménytermékeket, feladatokat, határidőket, mérföldköveket, a szükséges erőforrásokat, a projekt szervezet kialakítását és a projektre ható kockázatokat és kezelésük módját, valamint a projekt kommunikációs igényét. A projekt alapító dokumentumot a projektvezető készíti el és a PIB jóváhagyásával a vezérigazgatónak elfogadásra, beterjeszti. A dokumentum jóváhagyása után a PIB utasítja a projektvezetőt a projektterv elkészítésére. A projekt alapító dokumentumnak tartalmaznia kell a megvalósítás legfontosabb korlátainak bemutatását, és azok kezelésének tervét, azaz a projekt minőségbiztosításának módját valamint az eredménytermékek elvárt minőségi kritériumait. Tartalmi elemek: célkitűzés a megvalósítandó eredmény-termékek, a cél és eredmény megvalósításához szükséges feladatok, a feladatokhoz kapcsolódó határidők, a megvalósításhoz szükséges személyi és tárgyi erőforrás, a projekt vezetését ellátó személyek, szükség esetén kulcs-projekt tag/ok (speciális ismerettel rendelkező tag/ok), támogató csoporttagok részvételének igénye, a projekt kommunikációs tervét, a feladatok kijelöléséhez, ellenőrzéséhez, végrehajtásához, az anyagi és emberi erőforrások működtetéséhez kapcsolódó döntési hatásköröket, az eredményesség mérésére vonatkozó utasításokat (szakaszok meghatározása, szempontok stb.), a jelentési kötelezettségek meghatározását, annak meghatározását, amit a részletes projekttervnek tartalmaznia, szabályoznia kell. A projekt átalakítása során készítendő projekt átalakító dokumentum tartalmilag és formailag értelemszerűen megegyezik a projektalapító dokumentummal. 4.2.1.4 A részletes projektterv A projekt megvalósítása akkor kezdhető meg, ha a projektvezető a projektalapító dokumentumban foglaltaknak megfelelően kidolgozta és a PIB jóváhagyta a projekt megvalósítási tervét, az ún. projekttervet. A projektterv részletesen tartalmazza: az elvégzendő feladatokat, azok ütemezését konkrét határidőkkel, a technikai (infrastruktúra, számítástechnikai eszközök, kommunikációs eszközök, egyéb berendezések, stb.) meghatározását; a költség- és beruházásigény helyét és mértékét az üzleti tervben, illetve annak hiányában, a projekt forrásigényét és biztosításának módját; a projekt speciális jellegének megfelelően rögzíteni kell a szabályokat és eszközöket és felelősségeket. Így például a szervezet-átalakítási projektek esetében az apportálási folyamat lépéseinek rögzítése, a feladatok szabályozása és felelősségi köre. a humán (ide értendők a projektszervezet tagjai) erőforrásigényeket, és igénybevételük, feladathoz rendelésük ütemezését; a termékleírásokat, a termékek elkészítésének, átadásának fázisait; a projekt által létrehozandó termékek (rendszerek) üzemeltetéséhez, a projekt befejezése után szükségessé váló szakemberképzés biztosításának feltételeit. a projekt zárásának feltételeit, felelőseit és feladatait a projekt szervezet működési rendjét minden, egyéb, a projektalapító dokumentum által igényelt információ 4.2.1.5 A projekttagok projekthez rendelése A projekttagok feladataikat végezhetik részmunkaidőben, teljes munkaidőben vagy megbízással. A projekt tagok kinevezése mindig határozott időre, legkésőbb a projekt záró határidejéig szól. A projekt ideje alatt a tag felett munkáltatói jogokat gyakorló vezető köteles egyeztetni a projektvezetővel/ projektkoordinátorral a tag időbeosztásáról, a projekttag teljesítményéről. A projekt egyes szakaszainak zárásakor a munkacsoport vezető a projekttagok teljesítményéről értékelést készít, és azt a projektvezető részére átadja. 4.2.1.6 Külső erőforrások igénybevétele Ha a projekt megvalósításához nem áll rendelkezésre elegendő belső erőforrás, akkor külső erőforrás igénybevételére kerülhet sor. Külső erőforrás igénybevételére csak a PIB javaslata alapján kapott vezérigazgatói jóváhagyás után kerülhet sor a Közbeszerzési törvény szabályai szerint. A MÁV közbeszerzési eljárásrendjét a közbeszerzési törvény alapján készített vezérigazgatói utasítás szabályozza. Külső közreműködőtől számlát befogadni csak akkor szabad, ha a projekt egészében, vagy a külső közreműködési időszak szakaszában eredményes volt. Külső közreműködők által végzett munka elfogadásáért (a vezérigazgató egyéb rendelkezésének hiányában) a PIB és a ráfordítással terhelt szervezeti egység vezetője közösen felelős. 4.2.2 A projekt megvalósítása A projekt lebonyolítása kizárólag a projekttervben rögzített módon és ütemezésben történik.
2334 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 4.2.2.1 Munkamegosztás és végrehajtás A megvalósítás folyamata során a projektvezető irányítja a munkacsoport vezetőket, a projektvezető/munkacsoport vezető a projekt tagok és az esetleges külső közreműködők munkáját, ellenőrzi a termékek elkészítését, és folyamatosan figyeli a munka előrehaladását. Váratlan események bekövetkezésekor kockázatjelentést, változási kérelmet (helyzetelemzés, a továbblépés javasolt irányai) készít a PIB részére. A megvalósítás folyamatának egyes elemei a következők: A célok és/vagy a munkák megtervezése A célok alapján az elvégzendő feladatok kialakítása Az erőforrások biztosítása, lekötése A munka szervezése és a feladatok kiadása A munka kiosztása és végrehajtás Értékelés, visszacsatolás Az elvégzendő feladatokat a projektvezető a projektterv alapján konkrét munkacsoportokhoz, a munkacsoport vezetők pedig konkrét munkacsoport tag/ok/hoz rendelik. A projekt MÁV Zrt. és leányvállalataihoz tartozó munkavállalói kötelesek együttműködni a projektbe bevont külső közreműködőkkel. Amennyiben a projekttag a külső közreműködő valamelyik kérését aggályosnak érzi, kérheti a projektvezetőtől vagy a munkacsoport vezetőtől, hogy részére adják ki az adott feladatot írásban is. A projekt szempontjából meghatározó, lényeges feladatokat, illetve a külső fél részére megfogalmazott feladatokat minden esetben írásban kell kiadni. A feladat delegálásának keretében ismertetni kell minden olyan tényezőt, amely szükséges ahhoz, hogy a projekttagok feladatukat az eredeti terveknek és céloknak megfelelően el tudják végezni. Ezek az alábbiak: a feladat definíciója, inputja és outputja, a feladat ütemezése és határideje, a feladat végrehajtásához szükséges környezet (hol, milyen körülmények, milyen platform, stb.), a feladat megoldásába bevonandó személyek, más projektek, egyeztetési kötelezettségek teendők váratlan helyzet esetén, a legközelebbi jelentési kötelezettség időpontja. ki jogosult a feladat teljesítésének ellenőrzésére ki jogosult utasítás adására 4.2.2.2 A projekt végrehajtásának ellenőrzése Az elvégzett feladatokról a munkacsoport vezetője előre meghatározott gyakorisággal, (általában hetente) haladásjelentésben számol be a projektvezetőnek. A haladásjelentés tartalmi követelményei: elvégzett feladatok, folyamatban lévő tevékenységek, a következő hét feladatai, a feladattervtől való eltérések, azok okai, számszerűsített eredményei, kockázatok, kockázatkezelés. 4.2.2.3 Korrekciós akciók tervezése és végrehajtása Amennyiben a munka során kiderül, hogy a megadott határértékek (határidő, erőforrás-ráfordítás) nem tarthatók be, vagy egyéb, nem várt esemény történt, erről a projektvezetőt haladéktalanul értesíteni kell változási kérelem benyújtásával Amennyiben a projektvezető saját hatáskörében a problémát elhárítani nem tudja, kockázatjelentést és változási kérelmet nyújt be a PIB részére. A projektek heti monitoring jelentése részeként a heti jelentéseket, a kockázati jelentéseket és változási kérelmeket szerepeltetni kell. Szervezet-átalakítási projektek során az új társaság(ok) alapításakor részletes feladat- és ütemtervet kell készíteni, amelytől való eltérés csak a PIB külön engedélyével lehetséges. Új szervezetek, társaságok alapításakor az apportlista előkészítése és elfogadásával kapcsolatos feladatok között rögzíteni kell, hogy az eszközlista lezárását követően az analitikában szereplő eszközökön semmilyen módosítás nem hajtható végre. Ennek végrehajtásáért a szervezet-átalakítási projekt által érintett üzleti terület vezetője a felelős. 4.2.2.4 Minőségbiztosítás A projekt szponzor vagy a PIB a projekt bármelyik szakaszában minőségbiztosítási auditot rendelhet el. Ebben az esetben az adott projektre az audit eljárásrendjét ki kell dolgozni. 4.2.2.5 Projekt monitoring A projekt monitoring felelős szervezete a Stratégiai Igazgatóság Stratégiai Tervezési Osztálya. Nagyobb, öszszetettebb projektek esetén a szervezet Projekt Irodaként is működik. Főbb feladata a projektek nyilvántartása, a monitoring jelentések begyűjtése, értékelése. Az eredmények szinergiahatásainak érvényre juttatása, elemzéseken alapuló tájékoztatók, beszámolók és jelentések készíttetése és készítése. A projektek dokumentálásának központi szerveren való működtetése. 4.2.2.6 Kontrolling A projektvezető a projekt alapító dokumentumban meghatározott módon végzi az eredményesség mérését. A projekttervben meghatározott költségkeretek betartásáért a projektvezető felelős. Költségtervtől, beruházási tervtől való eltérést minden esetben a PIB elé kell terjeszteni. A hatékonyságjavító projektek hatásainak mérését a projekt kontrolling méri, melynek tervezési feladatait, kontrolling mérési módszereit, eredményeinek visszacsatolását a MÁV Csoportnál érvényben lévő tervezési és a kontrolling rendszerbe illesztve a Kontrolling Igazgatóság irányítja, a projektvezetővel, illetve az általa kijelölt pro-
31. szám A MÁV Zrt. Értesítője 2335 jekt munkacsoport vezetővel, vagy projekttaggal együttműködve a monitoring tevékenységet végző szervezettel közösen koordinálja, és az eredményeket elismeri. 4.2.2.7 Szervezési projektek költségének és beruházási kiadásainak elkülönített elszámolása Szervezési projektek költségének és beruházási kiadásainak elkülönített elszámolására vonatkozó szabályozást az 5/2007.(III. 30. MÁV Ért. 12.) PÁVIGH utasítás tartalmazza. 4.2.2.8 Projektzárás A projekt zárását megelőző feladatok A projektvezető köteles intézkedni a projekttel kapcsolatos minden körülmény végleges lezárásáról, így különösen: intézkedik a projekt által létrehozott termék dokumentált átadásáról, elszámolást készít az érvényben lévő törvényi (pénzügyi, számviteli) és a MÁV Zrt.-n belüli érvényben lévő (leltárra, selejtezésre, utalványozási jogra, önálló projektszám megszüntetésére, archiválásra vonatkozó) utasítások és előírások szerint, intézkedik az elszámolás alapján valamennyi technikai eszköz, pénzeszköz, irat és dokumentum, illetékes szervezeti egységek részére történő átadásáról, intézkedik a projekthez kapcsolódó külső közreműködők megbízási szerződéseinek megszüntetéséről és az elszámolásról, értesíti a projekt tag felett munkáltatói jogokat, gyakorlót a tag megbízatásának megszűntéről, abban az esetben, ha a projekt tagja a projekt lezárása után a projekt által létrehozott szervezetében dolgozik tovább, intézkedik a munkavállaló és a MÁV Zrt. közötti munkaszerződés módosításáról, megszüntetéséről, intézkedik a projekt befejezéséhez kapcsolódó szerződések létrehozásáról, módosításáról, megszüntetéséről, feljegyzést készít a vezérigazgató számára minden, a projekt befejezése után fennmaradó feladatról, azok aktuális állásáról, kiemelve ha az sürgős intézkedést kíván, javaslatot téve a feladatmegoldások formájára. feljegyzést készít a vezérigazgató számára az elvégzett feladatairól, megjelölve az átadás időpontját, mellékelve valamennyi erről készített dokumentum eredeti vagy másolati példányát. A projekt zárójelentése A létrehozott termék üzemszerű működése esetén, a projekt során keletkezett anyagok archiválását követően a projektvezető elkészíti a Projektzáró jelentést, amelyet a projekt szponzor hagy jóvá. A Projektzáró jelentés tartalmi követelményei a folyamat elemzése, összefoglaló értékelése, az erőforrásokkal való gazdálkodás számszaki ismertetése, a humán erőforrások teljesítményének értékelése, tanulságok, javaslatok és további feladatok. A projekt adminisztratív lezárása A Projektzáró jelentés elfogadását követően a projektvezető gondoskodik a papíralapú és az elektronikusan tárolt projekt dokumentumok, menedzsment termékek archiválásáról és ezek további hasznosításáról az archiválási szabályoknak megfelelően. 4.3 Ügyrendi szabályozás 4.3.1 A dokumentumkezelés rendje A projekt dokumentálása a projektvezető felelőssége, végrehajtása a projekt adminisztrátor feladata. A projekt dokumentálása papír alapon (dossziékban) és elektronikusan, számítógépes állományokban történik. A dokumentálás során be kell tartani a különböző vállalati utasításokban előírt információ-biztonsági szabályokat és alapelveket, így mind az elektronikus, mind a papíralapú dokumentációról a projektvezető által meghatározott időközönként másolatot (mentést) kell készíteni. Az elektronikus dokumentumok tárolására a MÁV Zrt. Vezérigazgatóság FS3 fájlszerverén az MMIS meghajtóján a szakág könyvtárban létrehozott MÁV_projektek könyvtárat (FS3\MMIS\szakag\MAV_projektek) kell használni. A projektvezető felelőssége, hogy minden elektronikus formában keletkezett dokumentum a szerverre kerüljön. A megfelelő jogosultságok beállítását a Stratégiai Igazgatóság Stratégiai Tervezési Osztályától kell kérni. 4.3.2 Az elektronikus dokumentumkezelés struktúrája Az alábbi táblázat tartalmazza a könyvtárszerkezetet és a projekt résztvevőinek hozzáférési jogosultságát, valamint a könyvtár tartalmát. A jogosultságot a jogosultságigénylő lapon kell kérni projekt vezetés Csak az adminisztrátor és projektvezető látja és kezelheti írás-olvasás jogosultsággal. A projekt nem nyilvános háttéranyagainak tárolására szolgál. (Kiadott megbízólevelek, megbízások visszavonása, jogosultságok ) projekt munka információk Faliújságként működik, az elkészült anyagok tárolására szolgál (projekt névsor, projekt alapító, emlékeztetők, késztermékek, archivált anyagok) a belső struktúrát az írási-olvasási joggal rendelkező adminisztrátor és a projektvezető alakítja ki. A projekt többi tagja olvasási joggal rendelkezik. munkakönyvtár A tényleges munka tárhelye. A projekt minden tagja írási és olvasási joggal rendelkezik
2336 A MÁV Zrt. Értesítője 31. szám 4.3.3 A dokumentumsablonok jegyzéke A projekt működése során az alábbi sablonok segítik és teszik átláthatóbbá a munkát. projekt dokumentum projekt indítási kérelem projekt alapító dokumentum megbízólevél PIB elnök megbízólevél PIB tag megbízólevél projektvezető megbízólevél projekt munkacsoport vezető megbízólevél projekt tag projektszervezet résztvevői projekt feladatterv projekt záró jelentés projekt monitoring dokumentum haladásjelentés kockázati jelentés változáskezelési kérelem projekt sablonok feladat meghatározás emlékeztető jogosultság igény 4.3.4 Értekezletek rendje melléklet száma 1. sz. melléklet 2. sz. melléklet 3a. sz. melléklet 3b. sz. melléklet 3c. sz. melléklet 3d. sz. melléklet 3e. sz. melléklet 4. sz. melléklet 5. sz. melléklet 6. sz. melléklet melléklet száma 7. sz. melléklet 8. sz. melléklet 9. sz. mellékelt melléklet száma 10. sz. melléklet 11. sz. melléklet 12. sz. melléklet Általános szabály, hogy minden, a projektet érintő értekezletről, emlékeztetőt kell készíteni. 4.3.4.1 A Projektirányító Bizottság értekezletei A projekttervben elfogadott gyakorisággal, de legalább havonta PIB értekezletet kell tartani. A PIB értekezleteit a projektvezető hívja össze. A tematikáról a PIB tagokat előre tájékoztatni kell. Tartalmi döntéshozatal esetén az előkészítő anyagot az ülést megelőzően el kell juttatni az érintetteknek. A PIB tagok kötelesek az alakuló ülés megtartására, megbízatásuk elfogadását követő 10 munkanapon belül. A PIB tagok haladéktalanul kötelesek alakuló ülést tartani és a szükséges döntéseket meghozni a PIB tagjaiban bekövetkezett változás esetén. A PIB az alakuló ülésen jelen utasításban említetteken túl köteles elfogadni az üléseken történő határozathozatal rendjét, A PIB tagok az ülés részletes projekt tervben szereplő tematikáját követve kell meghatározni a PIB ülések napirendjét. A napirend megvitatásához és a döntés meghozatalához szükséges dokumentumokat a PIB tagjai számára írásban e-mailen vagy levélben kell eljuttatni. A PIB üléseiről jegyzőkönyvet/emlékeztetőt kell felvenni. A jegyzőkönyv/emlékeztető tartalmazza: a PIB ülés helyét és idejét, a résztvevő tagokat, a jegyzőkönyvvezető nevét és beosztását, a meghívott személyek nevét és beosztását, a napirendi pontokat, a meghozott határozatokat jelölve az igen és a nem szavazatok számát, a határozat végrehajtásáért felelős személyt, és a végrehajtás határidejét, minden olyan egyéb körülményt, amelynek jegyzőkönyvezését bármely tag kéri. A jegyzőkönyvet az ülésen résztvevő tagok (illetve helyettesítés esetén a helyettesítést ellátó személy) és a jegyzőkönyvvezető írják alá. A jegyzőkönyvet az ülést követő munkanapon tájékoztatás végett a projekt szponzornak, végrehajtás végett a projektvezetőnek kell megküldeni. 4.3.4.2 Projektértekezletek A projektvezető heti rendszerességgel köteles projektértekezletet összehívni. Az értekezleteken meg kell vitatni az aktuális haladásjelentést, kontrolljelentést, valamint a projektet érintő aktuális feladatokat, problémákat. Az értekezletről a projekt adminisztrátor emlékeztetőt készít. Az emlékeztetőt megkapják az értekezlet résztvevői. 4.3.4.3 Munkacsoport értekezlet A munkacsoport vezető hívja össze akár napi gyakorisággal, ha szükséges. Témája a napi feladatok meghatározása és elvégzése. Résztvevői a munkacsoport tagjai. A munkacsoport vezető gondoskodik az emlékeztetők elkészítéséről. Emlékeztetőt kapnak a résztvevők és a projektvezető, valamint a projekt adminisztrátor. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Ezen utasítás hatálybalépésével a projektek működése a MÁV Rt-nél című 11/2005. sz. VIG utasítás hatályát veszti. Az utasítás alkalmazása során a MÁV Zrt. Alapító okiratában és Döntési és Hatásköri listájában foglalt döntési hatásköröket be kell tartani.