Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság Elnöke Nyíregyháza 2009. EL. II. H. 13. szám A SZABOLCS-SZATMÁR-BEREG MEGYEI BIRÓSÁG KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Ezen Közbeszerzési Szabályzat célja, hogy a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. tv. (továbbiakban: Kbt.) rendelkezései alapján a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság által lefolytatandó közbeszerzési eljárásokban érvényesüljön a verseny tisztasága és nyilvánossága, az ajánlattevők esélyegyenlősége és a velük szembeni egyenlő bánásmód. Mindezen célok megvalósulása érdekében a Kbt. 6. (1) bekezdésében előírtak teljesítése érdekében a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság Közbeszerzési Szabályzatát az alábbiak szerint határozom meg: I. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA 1. Ezen Közbeszerzési Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a Szabolcs- Szatmár-Bereg Megyei Bíróság, mint ajánlatkérő (továbbiakban: ajánlatkérő) által lefolytatandó közbeszerzési eljárásokban, tervpályázati eljárásokban (együttesen: közbeszerzési eljárás) a közbeszerzési eljárások előkészítése, kiírása, lefolytatása során. 2. A Közbeszerzési Szabályzat előírásait köteles betartani a közbeszerzési eljárásban részt vevő valamennyi személy és szervezet. 3. A Közbeszerzési Szabályzat tárgyi hatálya alá tartozik - a Kbt. szerinti értékhatároktól függően - a) árubeszerzés, b) építési beruházás, c) építési koncesszió, d) szolgáltatás megrendelés, e) szolgáltatási koncesszió.
2 II. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK TERVEZÉSE 1. Az ajánlatkérő a költségvetési év elején, legkésőbb 1 április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni. 2. A közbeszerzési terv tartalmazza külön-külön megjelölve az árubeszerzés, építési beruházás, építési, szolgáltatási koncesszió és a szolgáltatás megrendelés körébe tartozó beszerzéseket, megjelölve az egyes beszerzések felelőseit, értékeit, a beszerzések ütemezését. 3. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az ajánlatkérőnek a honlapján - a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétől számított öt munkanapon belül - közzé kell tennie. Ajánlatkérő a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását - a kötelező közzétételét követően - a helyben szokásos módon is közzéteheti. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. 2 4. Az ajánlatkérő a költségvetési év kezdetét követően haladéktalanul, de legkésőbb április 15. napjáig előzetes összesített tájékoztatót köteles készíteni az adott évre, illetőleg az elkövetkezendő legfeljebb tizenkét hónapra a Kbt. 42. (l)-(2) bekezdéseiben meghatározott közösségi értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén. 5. 3 6. Az előzetes összesített tájékoztató és a közbeszerzési terv elkészítéséről, a hirdetményi megjelentetésről a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság Gazdasági Hivatala az Elnöki Iroda és a Tanácsadó közreműködésével - gondoskodik. 1 Módosítva 2009. április 1. napján 2 Beiktatva 2009. április 1. napján 3 Módosítva 2009. április 1. napján
3 III. AZ AJÁNLATKÉRŐ NEVÉBEN ELJÁRÓ ÉS AZ ELJÁRÁSBA BEVONT SZEMÉLYEK 1. Az ajánlatkérő nevében a közösségi és a nemzeti értékhatárokat elérő és meghaladó közbeszerzések esetén, a bíróság elnöke jár el. 4 2. Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával kapcsolatos feladatokat az alábbi bizottság, csoport és szervezetek látják el: a) Bírálóbizottság, b) a Kbt. 158. -a szerinti, a tervpályázat elbírálására létrehozott zsűri (továbbiakban: Zsűri), c) Gazdasági Hivatal, d) az eljárásba bevont külső, vagy az ajánlatkérővel szolgálati viszonyban álló személy, szakértő vagy szervezet (Tanácsadó). 5 A bírálóbizottság elnökét és tagjait, a Zsűri személyi összetételét, illetve a Tanácsadót, valamint a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó közötti feladatmegosztást az ajánlatkérő határozza meg. A Tanácsadó kizárólagos feladatait az ajánlatkérővel kötött polgári jogi szerződés, szolgálati viszony esetén a kinevezés és a beosztás 6 határozza meg. 3. A közbeszerzési eljárás minden szakaszában (előkészítés, ajánlati-bírálati szakasz) érvényesülni kell a közbeszerzés tárgya szerinti, pénzügyi, közbeszerzési és jogi 7 szakértelemnek, így az eljárásba az ilyen szakértelemmel rendelkező személyeket, szervezeteket kell bevonni. 4. A közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és dokumentáció előkészítésébe, illetőleg választása szerint a közbeszerzési eljárás további lefolytatásába az ajánlatkérő a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplő, hivatalos közbeszerzési tanácsadót jogosult bevonni. 5. Az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevonni kívánt személy, vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben nem áll fenn a Kbt. 10. -ában meghatározott összeférhetetlenség. 6. Akinek személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy keletkezett, az köteles az eljárásban való részvételét azonnal megszüntetni. 7. 8 A bíráló bizottság írásbeli összegzésének adatszolgáltatási felelőse a Gazdasági 4 Módosítva 2009. április 1. napján 5 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 6 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 7 Módosítva 2009. április 1. napján 8 Módosítva: 2006. november 7. napján
4 Hivatal és a Tanácsadó. 9. 9 Az ajánlatkérő az éves beszerzéseiről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést köteles készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Gazdasági Hivatal megküld a Közbeszerzések Tanácsának. IV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 1. A közbeszerzési eljárás megkezdéséről - a költségvetés és közbeszerzési terv figyelembe vételével - a bíróság elnöke dönt. 2. A közbeszerzési eljárás előkészítése, lefolytatása során az ajánlatkérőt jogai és kötelezettségei gyakorlásában a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó segíti. 3. Az ajánlatkérő Gazdasági Hivatalának, Elnöki Irodájának képviselőjéből és a Tanácsadóból vagy annak képviselőjéből 10, valamint a közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó közbeszerzés esetén a hivatalos közbeszerzési tanácsadóból áll az a legalább 3 fős, de minden esetben páratlan számú Bírálóbizottság, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a bíróság elnöke által hozandó döntéshez. V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELŐKÉSZÍTÉSE 1. A közbeszerzési eljárás előkészítése körében el kell végezni az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekményeket, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet- illetőleg piacfelmérést, a közbeszerzés becsült értékének meghatározását, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás, dokumentáció előkészítését. 2. A Gazdasági Hivatal illetve a Tanácsadó feladatai a közbeszerzési eljárás előkészítése során: 9 Módosítva: 2006. november 7. napján 10 Módosítva: 2008. szeptember 15.napján
5 2.1. Javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás fajtájára (nyílt, meghívásos, tárgyalásos). 2.2. Meghatározza az előkészítéssel (pl. becsült érték megállapításával, piacfelmérésével) kapcsolatos feladatokat és az ezekhez kapcsolódó intézkedéseket. 2.3. Javaslatot tesz az alkalmassági, alkalmatlansági szempontokra, a kizárási okokra, értékelési szempontokra, a pontozásra, az eljárási hirdetmény, részvételi felhívás szövegére, az ajánlati vagy részvételi dokumentáció ellenértékére, az ajánlati biztosíték összegére, a keretszerződéses megállapodásra, a részajánlat tételre, az alternatív ajánlattételre. 2.4. Szükség esetén javaslatot tesz a gyorsított, keret-megállapodásos, egyszerűsített eljárás alkalmazására. 2.5. Ütemtervet készít az adott eljárásra, amely tartalmazza az egyes eljárási cselekmények tervezett időpontját, az egyes cselekményekhez kapcsolódó feladatokat és azok felelősét. 2.6. Adott esetben kötelezően elkészíti az ajánlati dokumentációt, szükség esetén a részvételi dokumentációt. 2.7. Meghívásos eljárásnál - szükség esetén - javaslatot tesz a keretszámra, valamint az alkalmas részvételre jelentkezők rangsorolásának módjára. 2.8. Tárgyalásos eljárásban javaslatot tesz a tárgyalási fordulók számára, és a tárgyalás szabályaira vonatkozóan. 2.9. Elkészíti és beszerzi az összeférhetetlenségi nyilatkozatokat. 2.10. Tervpályázati eljárásban a Zsűri tagjainak személyére vonatkozóan javaslatot tesz és elfogadásra a bíróság elnöke elé terjeszti. 2.11. Elvégzi a közbeszerzési eljárás előkészítéséhez szükséges mindazon feladatokat, mellyel az ajánlatkérő megbízza. VI.
6 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA 1. A nyílt eljárás hirdetmény útján közzétett ajánlati vagy ajánlattételi felhívással, a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás hirdetmény útján közzétett részvételi felhívással, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás az ajánlati felhívás megküldésével kezdődik. 2. A Gazdasági Hivatal, illetve a Tanácsadó feladatai a közbeszerzési eljárás lefolytatása során: 2.1. Gondoskodik arról, hogy az ajánlati felhívás, ajánlattételi felhívás, részvételi felhívás Közbeszerzési Értesítőnek megküldésre kerüljön. A Szerkesztő Bizottság hiánypótlási felhívása esetén haladéktalanul közli a hiánypótlásra, illetve a jogszabályba ütköző előírás kiküszöbölésére irányuló javaslatát. A hirdetmény tartalmának jelentős megváltoztatása esetén intézkedik a bíróság elnökének tájékoztatásáról. 2.2. Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében elkészíti az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek adatairól, valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást. 2.3. Biztosítja, hogy az ajánlati/részvételi dokumentáció a törvényes határidő lejártáig megfelelő példányszámban rendelkezésre álljon, az ajánlati, részvételi dokumentációt - a törvényi feltételek fennállása esetén - az erre vonatkozó kérelem kézhezvételétől számított kettő munkanapon belül megküldi az ajánlattevőnek, részvételre jelentkezőnek. 2.4. Gondoskodik kiegészítő tájékoztató (konzultáció) biztosításáról, megtartásáról az ajánlattevőknek, részvételre jelentkezőknek. A kiegészítő tájékoztatást igénylő, illetve a konzultáción elhangzó kérdésekre adandó válaszok írásban történő rögzítéséről és az ajánlattevők, részvételre jelentkezők részére történő megküldéséről. 2.5. Gondoskodik a dokumentáció visszaszolgáltatásáról, valamint ellenértéke visszautaltatásáról a Kbt-ben meghatározott esetekben. 2.6. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések személyesen történő beadása esetén átvételi elismervényt állít ki, mely tartalmazza az átadóátvevő nevét, az ajánlat, részvételi jelentkezés átadás-átvételének időpontját. 2.7. A bármely módon érkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket az ajánlattételi, részvételi határidő lejártáig a megadott hivatali helyiségben zárható helyen őrzi.
7 2.8. Lebonyolítja az ajánlat, részvételi jelentkezés felbontását. 2.9. Elkészíti az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről a jegyzőkönyvet és azt az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére igazolhatóan átadja, illetve megküldi a bontástól számított 5 napon belül. 2.10. Javaslatot tesz az ajánlatok érvényessége, érvénytelensége, az ajánlattevők alkalmassága, alkalmatlansága, kizárása tekintetében. 2.11. Elbírálja a részvételre jelentkezéseket, vizsgálja az egyes részvételre jelentkezések érvényességét, érvénytelenségét, az egyes részvételre jelentkezők alkalmasságát, alkalmatlanságát, kizárását, valamint elkészíti ezek megállapítására vonatkozó javaslatot. 2.12. Részvételi eljárás eredményétől függően javaslatot tesz az ajánlattételre felhívandók személyére. 2.13. Lefolytatja a részvételi szakasz eredményhirdetését. 2.14. Elkészíti a részvételi szakasz eredményéről szóló írásbeli összegezést, gondoskodik Közbeszerzési Értesítőnek az eredményhirdetéstől számított 5 napon belül történő megküldéséről és a részvételre jelentkezőknek továbbításáról. 2.15. Elkészíti a részvételre jelentkezők kizárásáról, alkalmatlanságáról, a részvételi jelentkezések érvénytelenségéről szóló tájékoztatót, 5 napon belül megküldi a részvételre jelentkezőknek. 2.16. Szükség esetén elkészíti a kijavított összegzést és határidőben megküldi az ajánlattevők részére. 2.17. Szükség esetén lefolytatja a helyszíni szemlét. 2.18. Szükség esetén javaslatot tesz az ajánlattételi határidő meghosszabbítására, elkészíti és megküldi az ajánlattevőknek az ezzel kapcsolatos értesítéseket. 2.19. Szükség esetén javaslatot tesz az ajánlati felhívás visszavonására, elkészíti és megküldi az ajánlattevőknek az erről szóló tájékoztatást, elkészíti az ezzel kapcsolatos eljárás eredménytelenségére vonatkozó hirdetményt és megküldi a Közbeszerzési Értesítőnek. 2.20. A végleges szakvélemény és az indokolással ellátott bírálati lapok alapján döntési javaslatot készít a bíróság elnökének részére. A nemzeti értékhatárokat elérő, vagy meghaladó, de a közösségi értékhatárokat el nem érő közbeszerzési eljárásokban javaslata kiterjed - a Kbt-ben
8 meghatározott feltételek fennállása esetén a tárgyalás, vagy újabb ajánlattétel kezdeményezésére is. 2.21. Ajánlattevői kérésre tájékoztatást ad a nyertes ajánlat jellemzőiről és a kérést benyújtó ajánlattevő által benyújtott ajánlathoz viszonyított előnyeiről. 2.22. Elkészíti az eljárás eredményére vonatkozó írásbeli összegezést. 2.23. Lefolytatja az eredményhirdetést. 2.24. Elkészíti az eljárás eredményéről, eredménytelenségéről szóló hirdetményt, megküldi a Közbeszerzési Értesítőnek. 2.25. Javaslatot készít a részvételi szakasz Kbt. 118. (3) bekezdése szerinti eredménytelenségére illetőleg új közbeszerzési eljárás lefolytatására vonatkozóan, valamint elkészíti és megküldi a szükséges tájékoztatót - a Közbeszerzések Tanácsán keresztül az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatalának. 2.26. Két szakaszos eljárásnál elkészíti az ajánlattételi felhívást és gondoskodik annak az ajánlattevők részére történő megküldéséről valamint - ha van - az ajánlati dokumentáció rendelkezésre bocsátásról, kérés esetén az ajánlatkérőnek történő megküldéséről. 2.27. Szükség esetén javaslatot tesz az eredményhirdetés elhalasztására. 2.28. Megtesz minden, a közbeszerzési eljárás lefolytatása során szükséges - fentiekben nem részletezett - cselekményt, intézkedést, amellyel az ajánlatkérő megbízza. 3. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről a jegyzőkönyv az ajánlattevők, részvételre jelentkezők száma szerinti eredeti + 2 példányban készül, melyet a bíróság elnöke és a tanácsadó, vagy Gazdasági Hivatal kijelölt tagja kézjegyével lát el. 4. Tárgyalásos eljárás esetén, a tárgyalásról készített jegyzőkönyvet az ajánlattevők is aláírják. A jegyzőkönyv mellékletét képezi a bontáskor ismertetésre kerülő adatokat tartalmazó, az ajánlattevő, részvételre jelentkező által kitöltött un. felolvasólap és a jelenléti ív. 5. A bíróság elnöke kirívóan alacsony ellenszolgáltatás esetében, valamint lehetetlennek vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékűnek, illetőleg aránytalannak értékelt kötelezettségvállalás esetén az ajánlattevőtől adatot és indokolást kér.
9 6. A bíróság elnöke (távollétében az elnök helyettes), a Gazdasági Hivatal, vagy Tanácsadó által - a végleges szakvélemény és az indokolással ellátott bírálati lapok alapján előterjesztés formájában - elkészített döntési javaslat alapján határozati formában dönt, melynek tartalmaznia kell: az eljárás eredményének, eredménytelenségének megállapítását indokolással együtt, érvénytelen ajánlatok, kizárt ajánlattevők megállapítását indokolással együtt, két szakaszos eljárásban az ajánlattételi felhívás tartalmát, nyertes ajánlattevő nevét, székhelyét, ellenszolgáltatásának összegét, esetlegesen a következő legkedvezőbb ajánlattevő nevét, székhelyét, ellenszolgáltatásának összegét, eredményhirdetés időpontját, az eredményhirdetés során ismertetendő írásbeli összegezés tartalmát, szerződéskötés időpontját 7. Az eredményt az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban a Gazdasági Hivatal kijelölt tagja vagy a Tanácsadó hirdeti ki. VII. ÁLTALÁNOS EGYSZERŰ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS 1. E fejezet szerint kell eljárni, ha a közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a nemzeti értékhatárokat, és nem a Kbt. IV. fejezete szerint kell eljárni. 2. Az ajánlatkérőnek a hirdetményt a külön jogszabályban meghatározott elektronikus úton és módon kell megküldenie a Közbeszerzések Tanácsának (Titkárságának). 3. Az ajánlatkérő kérheti, hogy a Közbeszerzések Tanácsa (Titkársága) az általa megküldött hirdetményt megvizsgálja abból a szempontból, hogy megfelel-e a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályoknak. Ha az ajánlatkérő kéri a hirdetmény ellenőrzését, azért külön jogszabályban meghatározott mértékű díjat kell fizetni. 4. Az ajánlatkérő építési beruházás esetén köteles, egyéb esetekben jogosult dokumentációt készíteni. 5. Ha az árubeszerzés vagy szolgáltatás becsült értéke nem éri el a huszonöt millió forintot, vagy az építési beruházás becsült értéke nem éri el a nyolcvan millió forintot, az ajánlatkérő a közzététel helyett legalább három ajánlattevőnek köteles egyidejűleg, közvetlenül írásbeli ajánlattételi felhívást küldeni. 6. Egyszerű eljárásban eredményhirdetést nem kell tartani, eredményhirdetés
10 kifejezés alatt az eljárás eredményéről szóló összegezés megküldésének napját kell érteni. VII/A. 11 A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS NYILVÁNOSSÁGA 12 1. Az ajánlatkérő köteles az alábbi adatokat, információkat saját honlapján öt munkanapon belül közzétenni: a) a megkötött szerződéseket; b) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 96/A. (2) bekezdése szerinti adatokat; c) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában ca) a kérelem e törvényben meghatározott adatait [Kbt. 396. (1) bekezdés f) pont], cb) a Közbeszerzési Döntőbizottság szerződés megkötését engedélyező végzését [Kbt. 332. (4) bekezdés]; d) az éves statisztikai összegzést [Kbt. 16. (1) bekezdés]. Az 1. pont szerinti adatoknak, információknak a honlapon a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. VII/B. A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁRT EL NEM ÉRŐ - EURÓPAI ÚNIÓS FORRÁSBÓL MEGVALÓSULÓ VONATKOZÓ ELJÁRÁSI REND 13 A Gazdasági Hivatal illetve a Tanácsadó feladatai az eljárás során: 1.1. - Előkészíti az ajánlattételi felhívást és azt elfogadásra a bíróság elnöke vagy a gazdasági hivatal vezetője elé terjeszti. - Legalább három ajánlattevőnek köteles egyidejűleg az írásbeli ajánlattételi felhívást megküldeni. - Az ajánlattételi felhívásnak legalább a következőket kell tartalmaznia: a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefon- és telefaxszámát (e-mail); b) a közbeszerzés tárgyát, illetőleg mennyiségét, a közbeszerzési műszaki leírást, illetőleg a minőségi követelményeket, teljesítménykövetelményeket; c) a szerződés meghatározását; d) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét; 11 Módosítva 2009. április 1. napján 12 Beiktatva 2009. április 1. napján 13 Beiktatva: 2008. szeptember 15. napján
11 e) a teljesítés helyét; f) az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit, illetőleg a vonatkozó jogszabályokra hivatkozást; g) az ajánlatok bírálati szempontját; h) az ajánlattételi határidőt; i) az ajánlat benyújtásának címét; j) az ajánlat(ok) felbontásának helyét, idejét; - Az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban a kizáró okokat is meghatározhatja. Ebben az esetben kizárólag a Kbt. 60-62. -ban foglalt kizáró okokat lehet előírni. A kizáró okok fenn nem állásáról az ajánlattevőnek nyilatkoznia kell. - Az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban köteles meghatározni az ajánlatok bírálati szempontját. Az ajánlatok bírálati szempontja a következő lehet: a) a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, vagy b) az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása. - Az ajánlatkérőnek az ajánlati felhívásban rendelkeznie kell arról, hogy a közbeszerzési eljárásban a hiánypótlás lehetőségét biztosítja-e, továbbá milyen körben biztosítja azt. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzésekre irányuló eljárások esetében az ajánlatkérő legalább egy alkalommal köteles biztosítani a hiánypótlás lehetőségét. - Az eljárásban az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívásban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő pedig az ajánlatához kötve van. 1.2. Írásban rögzíti a kiegészítő tájékoztatást igénylő, illetve a konzultáción elhangzó kérdésekre adandó válaszokat és az ajánlattevők részére megküldi, az alábbiak szerint: Az ajánlattevő - a megfelelő ajánlattétel érdekében - az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő (értelmező) tájékoztatást kérhet az ajánlatkérőtől vagy az általa meghatározott szervezettől az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb tíz nappal. A kiegészítő tájékoztatást az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb hat nappal kell megadni. Az ajánlatkérő az ajánlattételi határidőt meghosszabbíthatja. Az ajánlattételi határidő meghosszabbításáról valamennyi ajánlattevőt haladéktalanul, írásban és egyidejűleg értesíteni kell. Az ajánlattételi határidő meghosszabbításának lehetőségével az ajánlatkérő csak akkor élhet, ha az ajánlati felhívásban előírta, hogy az eljárással kapcsolatos dokumentáció megvásárlása vagy átvétele az eljárásban való részvétel feltétele. Azokat az ajánlattevőket, akik az ajánlattételi határidő meghosszabbításakor még nem vásároltak, illetve vettek át dokumentációt, a dokumentáció átadásával egyidejűleg kell erről a körülményről írásban tájékoztatni.
12 A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse az ajánlattevők esélyegyenlőségét. A tájékoztatás teljes tartalmát az ajánlattevők számára hozzáférhetővé kell tenni, illetőleg meg kell küldeni. A tájékoztatás nem eredményezheti az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltak módosítását. Kiegészítő tájékoztatás nyújtható konzultáció formájában is. Ebben az esetben az ajánlati felhívásban kell megadni a konzultáció időpontját és helyét. A konzultációról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a konzultáció napjától számított öt napon belül meg kell küldeni a konzultáción részt vevő ajánlattevőknek, valamint az ajánlattevők számára egyben hozzáférhetővé kell tenni. 1.3. Gondoskodik az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről, az ezzel kapcsolatos jegyzőkönyv elkészítéséről. Az ajánlatok bontására az ajánlattételi határidő lejártakor kerül sor Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről készült jegyzőkönyv az ajánlattevők száma szerinti eredeti + 2 példányban készül, melyet a bíróság elnöke és a Gazdasági Hivatal vagy Tanácsadó egy kijelölt tagja, illetve a Gazdasági Hivatal vezetője és vezető-helyettese kézjegyével lát el. A jegyzőkönyv tartalmát vagy mellékletét képezi a bontáskor ismertetésre kerülő, az ajánlattevő által kitöltött un. Felolvasólap és jelenléti ív. Ha nem nyújtott be legalább három ajánlattevő ajánlatot, az ajánlatkérő megkezdheti a beérkezett ajánlatok értékelését, vagy az ajánlatok felbontása nélkül 14 újabb ajánlattételre hívhat fel. Ennek során azt az ajánlattevőt, aki ajánlatot nyújtott be, ismételten fel kell hívni ajánlattételre azzal, hogy a benyújtott ajánlat fenntartható, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben nem változtak meg. 1.4. Szakmailag előkészíti az ajánlatok elbírálását. Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az ajánlatkérő részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint az 57. (2) bekezdésében meghatározott bírálati szempontok egyike szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. 15 Az írásbeli összegezést az ajánlatkérő köteles a szerződéskötés előtt az összes ajánlattevőnek megküldeni. Az írásbeli összegzés tartalma: - az ajánlatkérő neve, címe - közbeszerzés tárgya, mennyisége - az, hogy az eljárás tárgyalás nélküli - benyújtott ajánlatok 14 Módosítva 2009. április 1. napján 15 Módosítva 2009. április 1. napján
13 - érvénytelen ajánlatok - szerződéskötés időpontja A döntési javaslatot a bíróság elnöke (gazdasági hivatal vezetője) elé terjeszti. 1.5. Az ajánlatkérő köteles az ajánlatokat elbírálni, kivéve, ha az adott beszerzés megkezdését követően - általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetőleg a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben az ajánlatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania. 1.6. Megtesz minden, a eljárás lefolytatása során szükséges fentiekben nem részletezett cselekményt, intézkedést, amellyel az ajánlatkérő megbízza. 1.7. Az ajánlatok átvételére, őrzésére a VI. fejezet 2.6 és 2.7. pontjában meghatározottak szerint kell eljárni. 1.8. Az eljárást lezáró döntést a bíróság elnöke (gazdasági hivatal vezetője) hozza meg. 1.9. Az eljárás szerződéskötéssel zárul. 1.10. 16 VIII. A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE 17 A pénzügyi gazdasági ellenőrzést az OIT döntése alapján az OIT Hivatalának Pénzügyi Ellenőrzési Önálló Főosztálya végzi, nem érintve a bíróság függetlenített belső ellenőrének a külön jogszabályban 193/2003. (XI.26.) Korm. Rendelet - meghatározott feladatait. 16 Módosítva 2009. április 1. napján 17 Módosítva: 2006. április 25. napján
14 A belső ellenőr az alábbiakra jogosult: a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba, az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett - átvételi elismervény ellenében - átvenni; c) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni; d) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. IX. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ALAPJÁN KÖTÖTT SZERZŐDÉSEK MÓDOSÍTÁSA ÉS TELJESÍTÉSE 1. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében - beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. 18 2.Az ajánlatkérő köteles a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről tájékoztatót készíteni és azt hirdetmény útján közzétenni a szerződés módosításától, illetve teljesítésétől számított öt munkanapon belül. A tájékoztató közzététele a Gazdasági Hivatal és Tanácsadó feladata. 3. A Gazdasági Hivatal a szerződések módosítása teljesítése esetén elkészíti az 1. pont szerinti tájékoztatót és gondoskodik annak határidőben, a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséről. 4. Az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződések esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni, amelyben az ajánlattevő szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért-e az abban foglaltakkal. A tájékoztató elkészítése, irattárba történő 18 Módosítva: 2006. november 7. napján
15 helyezése a Gazdasági Hivatal feladata. IX.A. 19 A szerződés teljesítésének igazolása, jogosultja A szerződést a közbeszerzési eljárás alapján nyertes ajánlattevőként [91. (2) bekezdése, 52. ] szerződő félnek kell teljesítenie. Az ajánlattevőként szerződő fél teljesítésében - ha az ajánlatkérő a felhívásban előírta a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozók megjelölését - csak az ajánlatban megjelölt alvállalkozó működhet közre; ebben az esetben az alvállalkozó sem vehet igénybe saját teljesítésének tíz százalékát meghaladó mértékben teljesítési segédet. Ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a szerződés vagy annak egy része nem lenne teljesíthető a megjelölt alvállalkozóval, az ajánlatkérőként szerződő fél más megjelölt szervezet (személy) közreműködéséhez is hozzájárulhat, ha az megfelel a közbeszerzési eljárásban az alvállalkozókra meghatározott követelményeknek. IX.B. 20 A kifizetés feltételei, és ellenőrzésének szabályai 1. Az ajánlatkérőként szerződő fél köteles az ajánlattevőnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal való teljesítésétől számított legkésőbb harminc - az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzésekre irányuló eljárások esetében hatvan - napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve, ha törvény eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, illetőleg részletekben történő teljesítésében állapodtak meg. A kifizetésről a Gazdasági Hivatal gondoskodik. Az ajánlatkérőként szerződő fél által igazolt szerződésszerű teljesítés esetén, az (1) bekezdés szerinti határidő eredménytelen elteltét követően az ajánlattevőként szerződő fél azonnali beszedési megbízást nyújthat be a 22. (1) bekezdése szerinti ajánlatkérő bankszámlája terhére. 2. A közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek a feladat- és hatáskörüknek megfelelően rendszeresen ellenőrzik, és jogsértés esetén eljárást, intézkedést kezdeményeznek. A költségvetési szervek külön jogszabályban meghatározott felügyeleti és belső ellenőrzési rendszerében a közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat ellenőrizni kell. 3. Az ellenőrzésre vonatkozó egyéb szabályokat a szabályzat VIII. pontja tartalmazza. 19 Módosítva: 2006. november 7. napján 20 Módosítva: 2006. november 7. napján 21 Módosítva 2009. április 1. napján X. 21
16 XI. A KÖZBESZERZÉSEKKEL KAPCSOLATOS JOGORVOSLAT 1. A Közbeszerzési Döntőbizottságnál indított jogorvoslati eljárás során az észrevétel elkészítését - a Tanácsadó igénybevétele esetén, annak közreműködésével - és az iratok határidőben való megküldését a Gazdasági Hivatal végzi a Polgári Kollégium vezetőjének bevonásával. Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás bonyolultságától függően esetenként külső szakértőt kérhet fel az észrevétel elkészítése céljából. 2. A bíróság elnöke (távollétében az elnök helyettes) dönt - a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó javaslatára - a folyamatban lévő közbeszerzési eljárás felfüggesztéséről, a szerződés megkötésének elhalasztásáról a Közbeszerzési Döntőbizottság érdemi határozatának meghozataláig. Az erről szóló értesítésnek a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz való megküldéséről a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó gondoskodik. 3. A bíróság elnöke (távollétében az elnök helyettes) dönt - a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó javaslatára - a Közbeszerzési Döntőbizottságnak az ügy érdemében hozott határozata keresettel történő felülvizsgálata tárgyában. XII. 22 XIII. AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG ELJÁRÁSA Az Európai Bizottságnak a jogsértésről szóló értesítésére és annak orvoslására vonatkozó felhívására a Gazdasági Hivatal készíti el a Polgári Kollégium vezetőjének bevonásával és a bíróság elnöke jóváhagyását követően küldi meg a - Kbt-ben meghatározottak szerint - a jogsértéssel kapcsolatos tájékoztatást. Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás bonyolultságától függően esetenként külső szakértőt kérhet fel a tájékoztatás elkészítése céljából. XIV. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSA 1. A közbeszerzési eljárásokat - azok előkészítésétől az eljárás alapján kötött 22 Módosítva 2009. április 1. napján
17 szerződés teljesítéséig terjedően - a Gazdasági Hivatal vagy a Szabolcs-Szatmár- Bereg Megyei Bíróság Elnöki Irodája (továbbiakban: Elnöki Iroda) köteles írásban dokumentálni, arról feljegyzést készíteni, illetve a külső Tanácsadó igénybevételével bonyolított eljárások esetén ezt megkövetelni. A feljegyzést a Gazdasági Hivatal kijelölt tagja illetve a Tanácsadó vagy a külső Tanácsadó írja alá. 23 2. A feljegyzés az alábbiakat tartalmazza: az eljárás megindításának időpontja, a közbeszerzési eljárás iktatószáma, a hirdetmény Közbeszerzési Értesítőben meghatározott iktatószámon, a beszerzés tárgya, mennyisége, értéke, a lefolytatott eljárás fajtája, speciális jellemzői (pl. gyorsított, egyszerűsített) ajánlattevők, részvételre jelentkezők száma, érvényes ajánlatok száma, ajánlattevők megnevezése, alkalmas ajánlattevők száma, ajánlattevők megnevezése, egyéb, éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adat megadása, irattározás napja, irattározás száma. 3. A Gazdasági Hivatal vagy az Elnöki Iroda 24 kijelölt tagja köteles a közbeszerzési eljárásokról nyilvántartást vezetni, a keletkezett valamennyi dokumentumot irattározásra átadni. A közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződésekről külön nyilvántartást vezet. 4. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. Az iratok megőrzéséről a Gazdasági Hivatal gondoskodik, azzal, hogy az európai uniós forrásból megvalósuló projektek vonatkozásában lefolytatott közbeszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett valamennyi irat kezelése és őrzése az Elnöki Iroda feladata 25. A kifizetési kérelmeket alátámasztó bizonylatok eredeti példányának kezeléséről és őrzéséről a gazdasági Hivatal gondoskodik, európai uniós forrásból megvalósuló projektek vonatkozásában lefolytatott közbeszerzési eljárással kapcsolatban is. 26 5. Ajánlatkérő a Gazdasági Hivatal vagy az Elnöki Iroda útján küldi meg a közbeszerzési iratokat a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző 23 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 24 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 25 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 26 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján
18 vagy más illetékes szervek kérésére. 27 6. A Gazdasági Hivatal elkészíti az ajánlatkérő éves beszerzéseiről az éves statisztikai összegzést, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Gazdasági Hivatal megküld a Közbeszerzések Tanácsának. 28 XV. FELELŐSSÉG KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOKBAN 1. A bíróság elnöke felel: a közbeszerzési eljárásokban hozott döntések törvényességéért, a közbeszerzési eljárások előkészítése, lebonyolítása során közreműködő Gazdasági Hivatal munkájáért, külső szervek ellenőrzése során a közbeszerzési dokumentáció rendelkezésre bocsátásáért. 2. A Gazdasági Hivatal vagy a Tanácsadó 29 felel: a Kbt. rendelkezései maradéktalan érvényesüléséért a közbeszerzési eljárásokban, a határidők betartásáért és betartatásuk folyamatos figyelemmel kíséréséért, a Közbeszerzési Szabályzatban a Gazdasági Hivatal és a Tanácsadó 30 részére meghatározott feladatok teljesítéséért. 3. A külső 31 Tanácsadó felel: a vele kötött polgári jogi szerződésben foglaltak teljesítéséért, a Kbt-vel ellentétes javaslat esetén a döntéshozó felé írásban történő jelzésért, felhívásért. a Kbt. rendelkezései maradéktalan érvényesüléséért a közbeszerzési eljárásokban, a Közbeszerzési Szabályzatban a Tanácsadó részére meghatározott feladatok teljesítéséért. XVI. 32 1. A központosított közbeszerzési rendszerbe történő bejelentkezés: 27 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 28 Módosítva: 2006. november 7. napján 29 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 30 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 31 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján 32 Módosítva: 2008. szeptember 15. napján
19 Az ajánlatkérő döntése alapján önként csatlakozhat a központosított közbeszerzési portálon elektronikusan - a központi elektronikus szolgáltató rendszer részét képező ügyfélkapun keresztül - a központosított közbeszerzési rendszerbe, melyért az ajánlatkérő Gazdasági Hivatalának a vezetője a felelős. 33 2. A központosított közbeszerzési portálon elektronikusan nyilvántartott intézményi és felhasználói adataikban bekövetkezett változások bejelentése és felülvizsgálata A megyei bíróság gazdasági hivatalának vezetője a központosított közbeszerzési portálon elektronikusan nyilvántartott intézményi és felhasználói adataikban bekövetkezett változásokat öt munkanapon belül köteles módosítani., továbbá az adatokat változás hiányában is köteles évente felülvizsgálni, és ezt a központi beszerző szervezet részére a tárgyév január 31. napjáig bejelenteni. 3. A kiemelt termékekre vonatkozó beszerzési terv A megyei bíróság gazdasági hivatalának vezetője kiemelt termékek közbeszerzésére vonatkozó beszerzési igényeket - amennyiben a központi beszerző szervezet más határidőt nem állapít meg - háromhavonta előre, rendkívüli sürgősség esetén haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzés megkezdését megelőzően köteles bejelenteni a központosított közbeszerzési portálon. A beszerzési igényekben feltüntetett tervezett beszerzések vásárlási kötelezettséget nem keletkeztetnek. 4. Az összesített közbeszerzési terv benyújtása és az abban történt változások bejelentése Az ajánlatkérő gazdasági hivatalának vezetője a beszerzési igényre vonatkozó adatok közlése mellett köteles a Kbt. szerinti éves összesített közbeszerzési tervet a tárgyév május 15. napjáig a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján elektronikusan rögzíteni. A gazdasági hivatal vezetője az éves összesített közbeszerzési tervet a kiemelt termékek közbeszerzésének vonatkozásában a központi beszerző szervezet által közzétett formában, összhangban a központosított közbeszerzési portálon közzétett hierarchikus beszerzés osztályozási rendszerrel köteles elkészíteni. A gazdasági hivatal vezetője a közbeszerzési tervben bekövetkezett változásról öt munkanapon belül köteles a központi beszerző szervezetet elektronikusan tájékoztatni, a központi beszerző szervezet által a központosított közbeszerzési portálon közzétett formában. 5. A megrendelések teljesítése A gazdasági hivatal vezetője a megrendelések teljesítéséről, valamint annak pontos adatairól és minősítéséről a központi beszerző szervezetet a központosított közbeszerzési portálon keresztül tájékoztatja. 33 Módosítva 2009. április 1. napján
20 6. A kiemelt termékek közbeszerzésének saját hatáskörben történő megvalósítása Az ajánlatkérő a kiemelt termékek közbeszerzését saját hatáskörben is megvalósíthatja, ha a) a működéshez, fenntartáshoz szükséges kiemelt termékbeszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és a hatályos keretszerződés vagy keretmegállapodás alapján a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható; b) a kiemelt termékbeszerzés vonatkozásában nincs hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés; c) lehetősége van más intézmény készletének átvételére, és az megfelel az állami normatíváknak; d) a keretszerződésben meghatározott és az egyéb (pl. azonos szolgáltatási) feltételek tekintetében is mindenben megfelelő kiemelt terméket a keretszerződés szerinti árnál alacsonyabb áron tud beszerezni. Az ajánlatkérő a közbeszerzés saját hatáskörben való megvalósítása esetén a legnagyobb gondossággal köteles eljárni és a szükséges adatszolgáltatást a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton be kell jelenteni. Az ajánlatkérő a saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződés alapadatait és a szerződés teljesítésének dokumentumait a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton köteles feltölteni, melyért a gazdasági hivatal vezetője a felel. XVII. 34 Jelen szabályzat az aláírásakor lép hatályba, a szabályzatban foglaltakat a hatályba lépését követően megkezdett beszerzésekre, közbeszerzési eljárások alapján megkötött szerződésekre, tervpályázati eljárásokra és az azokkal kapcsolatban kérelmezett, kezdeményezett, vagy hivatalból indított jogorvoslati eljárásokra, illetőleg kérelmezett békéltetési eljárásokra a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény, valamint annak felhatalmazása alapján alkotott jogszabályokkal Összhangban kell alkalmazni. Nyíregyháza, 2010. szeptember 16. Dr. Gyulai Gábor a megyei bíróság elnöke 34 A számozás módosítva: 2008. szeptember 15. napján
21