1 FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám:2327/2015. 6. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez a Földesi Polgármesteri Hivatal és az önkormányzat költségvetési szervei között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről kötendő megállapodások jóváhagyására: a. a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Földesi Szociális Szolgáltató Központ költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásra b. a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Karácsony Sándor Közösségi Ház költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásra c. a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Földes Községi Napközi Otthonos Óvoda költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásról d. a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Földes Községi Könyvtár költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásra Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző Diószeginé Kovács Éva Pénzügyi irodavezető KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2015. JÚLIUS 16.
2 Tisztelt Képviselő-testület! Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 9. -a definiálja a gazdasági szervezet fogalmát, feladatait. Gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv gazdálkodási feladatait elláthatja egy másik, gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét megállapodásban kell rögzíteni. Önkormányzatunknál a Földesi Polgármesteri Hivatal, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv látja el a többi önkormányzati intézmény: a Földesi Szociális Szolgáltató Központ, a Karácsony Sándor Közösségi Ház, a Földes Községi Napközi Otthonos Óvoda és a Földes Községi Könyvtár gazdálkodással kapcsolatos teendőit. Ugyancsak a Hivatal látja el a Földesi Roma Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodási feladatait is külön megállapodás alapján. A jelenleg élő megállapodások fölött eljárt az idő, a jogszabály-változások és a működésben történt változások elkerülhetetlenné tették új megállapodások megkötését. Kérjük a tisztelt Képviselő-testületet, hogy tekintse át a megállapodás-tervezeteket és döntsön azok elfogadásáról! Földes, 2015. július 7. Dr. Vinczéné Kiss Marianna s.k. Jegyző Diószeginé Kovács Éva s.k. pénzügyi irodavezető
3 6/a. FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK./2015. (VII.) számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Földesi Szociális Szolgáltató Központ költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásról A Képviselő-testület az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 9. (5) bekezdésének előírásainak figyelembe vételével, a Földesi Polgármesteri Hivatal, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv és a Földesi Szociális Szolgáltató Központ, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére vonatkozó megállapodást a határozat melléklete szerint elfogadja. Felhatalmazza a polgármestert és az intézmény vezetőjét, hogy a megállapodást aláírja. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné dr. Egri Izabella polgármester Vincze Mária intézményvezető Földes, 2015. július 16. Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző
4 MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Földes Szociális Szolgáltató Központ költségvetési szervek között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről 1. Általános szempontok A munkamegosztási megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 9. (5) bekezdésének előírása alapján került sor, figyelemmel a 9. (5a) bekezdésben előírtakra is. A munkamegosztási megállapodás a Földesi Polgármesteri Hivatal, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv és a Földesi Szociális Szolgáltató Központ, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. A gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Földesi Polgármesteri Hivatal Cím: 4177 Földes, Karácsony Sándor tér 5. Törzskönyvi azonosító szám: 373610 Adószám: 15373618-1-09 Statisztikai számjel: 15373618-8411-325-09 A gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Földesi Szociális Szolgáltató Központ Cím: 4177 Földes, Rákóczi u. 5. Törzskönyvi azonosító szám: 644381 Adószám: 16730919-1-09 Statisztikai számjel: 16730919-8899-322-09 A Földesi Szociális Szolgáltató Központ (továbbiakban: intézmény) részére az Ávr. 9. (1) bekezdése alapján a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának (a továbbiakban együtt: gazdálkodás) végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a pénzügyi, számviteli rend betartásáért, a költségvetési szerv működtetéséért, a használatában lévő vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért Földes Nagyközség Önkormányzata (továbbiakban: önkormányzat) Képviselő-testülete az intézmény Alapító okiratában a Földesi Polgármesteri Hivatalt (továbbiakban: Hivatal) jelölte ki. 1. Általános rendelkezések Az intézmény jogi személy, szakmailag önálló, saját gazdasági szervezettel nem rendelkezik. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik, továbbá egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat. A munkamegosztási megállapodás nem sértheti az intézmény szakmai döntéshozó szerepét és önálló jogi személyiségét.
5 Az intézmény az Ávr. 9. (1) bekezdése szerinti feladatait a saját állományába, illetve a Hivatal állományába tartozó alkalmazottakkal, a munkamegosztási megállapodásban rögzített helyen és módon látja el. A munkamegosztási megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. A Hivatal és az intézmény közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működtetéséért. Az intézmény az önkormányzat számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (gazdálkodási szabályzat, eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend) előírásait alkalmazza, az abban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Hivatal Pénzügyi Irodája gondoskodik arról, hogy az Iroda által vezetett számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az intézmény gazdasági eseményei. A Hivatal ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei az intézménynél nem adottak, így pl. teljes körű könyvvezetés, házipénztár kezelése, befektetett eszközök nyilvántartása, terminálon történő utalás, szállítói állományok kezelése, előirányzatok módosítása, átcsoportosítása, adóbevallások elkészítése, pénzügyi jelentések elkészítése, stb. Az intézmény a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott valamennyi előirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezési jogosultsággal bír. Ezen megállapodás fentiek értelmében kizárólag meghatározott pénzügyi, és vagyongazdálkodási feladatok ellátására vonatkozik. 2. A költségvetés tervezése Munkamegosztás a költségvetés tervezésének időszakában Az intézmény: - a költségvetési koncepció összeállításához, a központi költségvetési törvényjavaslat figyelembe vételével javaslatot tesz a működésükhöz szükséges személyi és tárgyi feltételek mennyiségi és érték adataira, a felújítási és fejlesztési igényeikre, a jegyző által megadott szerkezetben és időpontban; - a költségvetési koncepció, valamint a központi költségvetési törvény előírásait figyelembe véve elkészíti a saját költségvetési tervét, terv igényét, melyet minden év január 15. napjáig eljuttat a jegyzőhöz. A Hivatal: - az intézménnyel együttműködve adatot szolgáltat az önkormányzat költségvetési koncepciójához, - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat hozatala) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és az intézmény előirányzatait, - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához,
6 - előkészíti az önkormányzat bizottsági ülésére, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információkat szolgáltat, - a Hivatal a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített nyilvántartásáról, az intézmény bevonásával gondoskodik az elemi költségvetés elkészítéséről és kincstár részére történő továbbításáról, - a Hivatal gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről, - az intézménnyel közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását. 3. Előirányzatok módosítása, átcsoportosítása Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. Az intézmény vezetője az előirányzat módosítási igényét írásban jelzi a jegyzőnek, melyet a jegyző felülvizsgálat után, jóváhagyásra a költségvetési rendelet módosításakor a Képviselőtestület elé terjeszt. Az előirányzat módosítását az intézmény egyidejű tájékoztatásával a Hivatal is kezdeményezheti, melyben megjelöli annak fedezetét (átvett pénzeszköz, bevételi többlet, stb.) és a kiadási előirányzatot, melyre a felhasználás történik. A módosítási igényben mindig meg kell jelölni a kiadási előirányzat módosításának forrását. Az elért többletbevételekkel, illetve a meghatározott célra átvett vagy pályázati úton nyert bevételek összegével a megfelelő részelőirányzatok növelhetők bevételi és kiadási oldalon, a Képviselőtestület jóváhagyása után. A Képviselő-testület jóváhagyása után a Hivatal tájékoztatja az intézmény vezetőjét az előirányzatok módosításáról. A Képviselő-testület által elrendelt előirányzat módosítások költségvetésen történő átvezetéséért a Hivatal vezetője felelős. 4. Pénzkezelés, pénzellátás Az intézmény önálló bankszámlával rendelkezik, saját bevételei, az átvett pénzeszközei, támogatásai, és az irányítószerv által nyújtott intézményfinanszírozás bevételei itt jelennek meg. Az intézményfinanszírozásra vonatkozó szabályokat az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. A bankszámla feletti rendelkezési jogosultság a Bankszámlaszerződés alapján történik. A bankszámláról utalást teljesíteni utalványozást követően a Hivatal jogosult. Az intézménynél házipénztár nem működik, kifizetéseinek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesül, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Hivatal pénzkezelési szabályzata rögzíti. Külön ellátmány-keretből gazdálkodik az intézmény gépkocsivezetője, melynek felhasználásáért, elszámolásáért közvetlenül ő felelős. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: - postai szolgáltatás, - kis összegű szolgáltatási kiadások, - kis összegű szakmai kiadások, - kis összegű egyéb dologi kiadások, - személyi jellegű kifizetések (pl. útiköltség elszámolás) - üzemanyagköltség.
7 Az intézmény a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben az ezzel írásban megbízott dolgozója által a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal elszámol. A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért az intézmény vezetője a felelős. 5. Előirányzat felhasználás A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai: A Képviselő-testület által jóváhagyott személyi juttatás és a hozzá kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek, valamint a létszám előirányzaton belül a munkáltatói jogok gyakorlása az intézmény vezetőjének feladat- és hatásköre. A Hivatal feladata: - a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetés, elszámoló-lap elkészítése, KIR rendszerben való rögzítés, stb.); - a számfejtéshez szükséges egyéb dokumentumok elkészítése és a MÁK-hoz való jelentése; - ellenőrzi a MÁK által megküldött bérjegyzékek adattartalmának valódiságát, eltérés esetén egyeztet azzal; - a nem rendszeres juttatásokat számfejti, s átutalja az intézmény által megadott adatok alapján; - gondoskodik a Kincstár által küldött tájékoztatók, számfejtési listák továbbításáról az intézmény részére. Az intézmény: a számfejtéshez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentést készít, melyet a tárgyhónapot követő hó 5. napjáig a Hivatal részére eljuttat, - egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatja a polgármestert. - adatszolgáltatás készítése és továbbítása a Magyar Államkincstár felé; A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai Az intézmény a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett az alábbi előirányzatok felett gyakorolja a rendelkezést: - készletbeszerzés, - szolgáltatás, - karbantartás. A dologi előirányzatokkal való gazdálkodás során figyelemmel kell lenni a kötelezettségvállalásoknál előírtakra. 6. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés igazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat az Önkormányzat Gazdálkodási szabályzata tartalmazza, melynek hatálya az intézményre is kiterjed.
8 Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés: Kötelezettséget az intézmény nevében a számára a képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok esetében a költségvetési szerv vezetője jogosult vállalni. A kötelezettségvállalási jogkört a szerv vezetője írásban átruházhatja. Kötelezettségvállalás a Hivatal pénzügyi ellenjegyzésre kijelölt dolgozójának ellenjegyzése után csak írásban történhet. A pénzügyi ellenjegyzőknek minden esetben meg kell győződni arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A kötelezettségvállalás nyilvántartása a Hivatal feladata. A teljesítés igazolása: A teljesítés igazolása az intézmény vezetője, vagy az általa írásban felhatalmazott intézménynél dolgozó személy feladata. A teljesítés igazolását a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, aláírással és dátummal kell igazolni. Érvényesítés: Az érvényesítési feladatokat a Hivatal pénzügyes munkatársa látja el. Utalványozás Az utalványozásra az intézmény vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az utalványozás minden esetben írásban történik. A gazdálkodási jogosítványok betartása mellett az Ávr.-ben előírt összeférhetetlenségi követelményeket figyelembe kell venni. 7. Főkönyvi könyvelés és analitikus nyilvántartás A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá az analitikus nyilvántartások vezetését a Hivatal pénzügyes munkatársai látják el. A Hivatal pénzügyi vezetője az intézmény vezetőjét kérésére bármikor, de legalább negyedévente tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A Képviselőtestület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéseiről a Hivatal vezetője tájékoztatja az intézményt. A számvitel részét képező analitikus nyilvántartási rendszer egyes területeit az intézmény saját maga látja el: Ezek a nyilvántartások a következők: - készletnyilvántartás, - eszközök nyilvántartása (szoba leltárak, használatra kiadott eszközök nyilvántartása) - dolgozókkal kapcsolatos nyilvántartások (túlóra, helyettesítés stb.) - szabadság nyilvántartása, - tanulmányi hozzájárulás nyilvántartása. 8. Információáramlás, adatszolgáltatás Az intézmény és a Hivatal közötti információáramlás zavartalan biztosítása érdekében szükség szerint személyes megbeszélést kell tartani.
9 A Hivatal által kért adatszolgáltatásokat az intézmény köteles határidőre teljesíteni. Az adatok valódiságáért az Intézmény vezetője a felelős. A költségvetési gazdálkodásra vonatkozó és az államháztartás működéséhez kapcsolódó egyéb jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség továbbítása, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés a Hivatal feladata. Az intézmény köteles azon dokumentumait, illetve nyilvántartásait vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik az intézmény információszolgáltatását. Pénzügyi jellegű információáramlás főbb területei: - költségvetési koncepció és tervezés, - előirányzat felhasználás és módosítás, - évközi és éves beszámolás, - havi pénzforgalmi jelentések, - támogatási szerződéssel kapcsolatos információk. Az államháztartás alrendszereiből átvett, intézményt érintő pótelőirányzatokról, zárolásokról, a gazdálkodást befolyásoló adatokról az információ rendelkezésre állásától számított 5 munkanapon belül a Hivatal pénzügyes munkatársa köteles az intézmény vezetőjét tájékoztatni. Az intézmény által megkötött szerződésekről, támogatásokról az intézmény vezetője köteles a Hivatal pénzügyes munkatársát értesíteni. A pénzforgalmi információ, mérlegjelentés, éves és féléves beszámoló elkészítése és feladása a Magyar Államkincstár felé a Hivatal Pénzügyi Irodájának feladata. Az intézmény vezetője a Hivatal vezetője felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: - kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt az eseményt követően azonnal, - elemi költségvetés összeállításához szükséges alapadatok január 15-ig. Az információk teljes-körűségéért, valódiságáért a jegyző, az intézmény vezetője, valamint a Hivatal adott feladattal megbízott - pénzügyes munkatársa tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való egyezőségre is. 9. Beszámolás Az intézmény vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése a Hivatal feladata. Az intézmény beszámolóját a Hivatal pénzügyes munkatársai készítik el, a Pénzügyi Iroda gondoskodik a beszámolónak a MÁK által meghatározott időpontban történő továbbításáról. A beszámolóban szereplő adatok valódiságáért a Hivatal beszámoló-készítéssel megbízott pénzügyes munkatársa a felelős. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza. A beszámoló szöveges részének:
10 - szakmai ismertetését, az elvégzett feladat ismertetését az intézmény vezetője köteles elkészíteni, - a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót az intézmény és a Hivatal egymással együttműködve készíti el, - a pénzmaradvány kimutatása, indoklása az intézmény közreműködésével a Hivatal pénzügyes munkatársának a feladata. 10. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés Az önkormányzat és az intézmény vezetője külön-külön felelős az intézmény működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. Az intézmény rendeltetésszerű működését az Intézmény vezetője biztosítja. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezető gondoskodik, a polgármesterrel történő egyeztetés után. Az intézmény működtetési feladatai közül az intézmény látja el az alábbiakat: - gondoskodik a munkaerő foglalkoztatásáról, szervezi, irányítja a foglalkoztatottak munkáját, - gondoskodik az intézmény üzemeltetéséről, ezen belül kiemelt feladata a tevékenysége ellátásához szükséges irodaszer, nyomtatvány, sokszorosító anyagok, könyvek, folyóiratok számítástechnikai anyagok beszerzése, az intézményi működtetést biztosító készletek beszerzése, egyéb szakmai készletbeszerzés, - gondoskodik a meglévő vagyontárgyak folyamatos karbantartásáról. Tárgyi eszköz felújítási feladatai közül az intézmény kötelessége, hogy jelezze, mely vagyontárgya, s milyen mértékben szorul felújításra. A felújítás elvégeztetéséről a költségvetésben jóváhagyott előirányzat erejéig az önkormányzat polgármestere gondoskodik. Az intézményt érintő felújítások, építési jellegű beruházások az önkormányzat költségvetésében jelennek meg. Azok előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele az intézményvezető, valamint a Hivatal műszaki ügyintézőjének és a polgármesternek a feladata. Az intézmény beruházási, felújítási tevékenységet csak a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselő-testület jóváhagyása a felhasználásra. Az intézmény vezetője felelős az alapító okiratban az intézmény részére megállapított vagyon rendeltetésszerű használatáért, a vagyon megőrzéséért, a rendelkezésre álló pénzügyi eszközök keretei között az eszközök karbantartásáért, felújításáért és pótlásáért. Az önkormányzat és az intézmény vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. A költségvetési szervek a jogszabályokban és az önkormányzat vagyonrendeletében előírt módon az önkormányzat tulajdonában lévő vagyont önállóan használhatják és hasznosíthatják.
11 11. A belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet előírásait, továbbá az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban leírtakat. A FEUVE rendszerének kialakítása az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában kerül rögzítésre, ami az intézményre is kiterjed. Az intézmény köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, továbbá a monitoring rendszert. Ugyancsak a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletét képező szabályzat tartalmazza az ellenőrzési nyomvonal rendszerét, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét, ami kiterjed az intézményre is. Az intézmény belső ellenőrzése az önkormányzat által elfogadott, kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján valósul meg, külső szolgáltató igénybevételével. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét az önkormányzat belső ellenőrzési kézikönyve tartalmazza. 12. Közbeszerzési eljárások lefolytatása A közbeszerzési terv elkészítése az önkormányzat közbeszerzési szabályzata alapján, a Hivatal feladata. A közbeszerzések lefolytatását, dokumentálását, nyilvántartását, közzétételi kötelezettségét az önkormányzat döntése alapján a Hivatal, vagy külső szolgáltató igénybevételével látja el. 13. Záró rendelkezések A munkamegosztási megállapodás aláírásának napjával lép hatályba, az ebben foglaltakat e naptól kezdve kell alkalmazni. Földes, 2015. július..... Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző. Vincze Mária intézményvezető ZÁRADÉK: A munkamegosztási megállapodást Földes Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete a./2015. (VII..) számú határozatával jóváhagyta.
12 6/b. FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK./2015. (VII.) számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Karácsony Sándor Közösségi Ház költségvetési szervek között - a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről - kötendő megállapodásról A Képviselő-testület az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet 9. (5) bekezdésének előírásainak figyelembe vételével, a Földesi Polgármesteri Hivatal, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv és a Karácsony Sándor Közösségi Ház, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére vonatkozó megállapodást a határozat melléklete szerint elfogadja. Felhatalmazza a polgármestert és az intézmény vezetőjét, hogy a megállapodást aláírja. Határidő: folyamatos Felelős: Jeneiné dr. Egri Izabella polgármester Balázsiné Bíró Valéria intézményvezető Földes, 2015. július 16. Jeneiné Dr. Egri Izabella polgármester Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző
13 MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS a Földesi Polgármesteri Hivatal és a Karácsony Sándor Közösségi Ház költségvetési szervek között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről 1. Általános szempontok A munkamegosztási megállapodás megkötésére az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 9. (5) bekezdésének előírása alapján került sor, figyelemmel a 9. (5a) bekezdésben előírtakra is. A munkamegosztási megállapodás a Földesi Polgármesteri Hivatal, mint gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv és a Karácsony Sándor Közösségi Ház, mint gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv közötti munkamegosztás és felelősségvállalás rendjére terjed ki. A gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Földesi Polgármesteri Hivatal Cím: 4177 Földes, Karácsony Sándor tér 5. Törzskönyvi azonosító szám: 373610 Adószám: 15373618-1-09 Statisztikai számjel: 15373618-8411-325-09 A gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szerv azonosító adatai: Név: Karácsony Sándor Közösségi Ház Cím: 4177 Földes, Karácsony Sándor tér 6. Törzskönyvi azonosító szám: 376545 Adószám: 15376549-1-09 Statisztikai számjel: 15376549-9101-322-09 A Karácsony Sándor Közösségi Ház (továbbiakban: intézmény) részére az Ávr. 9. (1) bekezdése alapján a költségvetés tervezéséért, az előirányzatok módosításának, átcsoportosításának és felhasználásának (a továbbiakban együtt: gazdálkodás) végrehajtásáért, a finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és a pénzügyi, számviteli rend betartásáért, a költségvetési szerv működtetéséért, a használatában lévő vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért Földes Nagyközség Önkormányzata (továbbiakban: önkormányzat) Képviselő-testülete az intézmény Alapító okiratában a Földesi Polgármesteri Hivatalt (továbbiakban: Hivatal) jelölte ki. 1. Általános rendelkezések Az intézmény jogi személy, szakmailag önálló, saját gazdasági szervezettel nem rendelkezik. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik, továbbá egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat. A munkamegosztási megállapodás nem sértheti az intézmény szakmai döntéshozó szerepét és önálló jogi személyiségét.
14 Az intézmény az Ávr. 9. (1) bekezdése szerinti feladatait a saját állományába, illetve a Hivatal állományába tartozó alkalmazottakkal, a munkamegosztási megállapodásban rögzített helyen és módon látja el. A munkamegosztási megállapodás célja, hogy a munkamegosztás és a felelősségvállalás szakszerű rendjének szabályozása mellett a hatékony, takarékos és ésszerű intézményi gazdálkodás kereteit megteremtse. A Hivatal és az intézmény közösen felelősök a munkamegosztás megszervezéséért és végrehajtásért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért, továbbá a belső kontrollrendszer kialakításáért és működtetéséért. Az intézmény az önkormányzat számviteli politikája keretében elkészített szabályzatok (gazdálkodási szabályzat, eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata, az eszközök és források értékelési szabályzata, a pénzkezelési szabályzat, a felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata és a számlarend) előírásait alkalmazza, az abban előírtakat kötelező érvénnyel betartja. A Hivatal Pénzügyi Irodája gondoskodik arról, hogy az Iroda által vezetett számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az intézmény gazdasági eseményei. A Hivatal ellátja azokat a feladatokat, melynek személyi és tárgyi feltételei az intézménynél nem adottak, így pl. teljes körű könyvvezetés, házipénztár kezelése, befektetett eszközök nyilvántartása, terminálon történő utalás, szállítói állományok kezelése, előirányzatok módosítása, átcsoportosítása, adóbevallások elkészítése, pénzügyi jelentések elkészítése, stb. Az intézmény a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben jóváhagyott valamennyi előirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezési jogosultsággal bír. Ezen megállapodás fentiek értelmében kizárólag meghatározott pénzügyi, és vagyongazdálkodási feladatok ellátására vonatkozik. 2. A költségvetés tervezése Munkamegosztás a költségvetés tervezésének időszakában Az intézmény: - a költségvetési koncepció összeállításához, a központi költségvetési törvényjavaslat figyelembe vételével javaslatot tesz a működésükhöz szükséges személyi és tárgyi feltételek mennyiségi és érték adataira, a felújítási és fejlesztési igényeikre, a jegyző által megadott szerkezetben és időpontban; - a költségvetési koncepció, valamint a központi költségvetési törvény előírásait figyelembe véve elkészíti a saját költségvetési tervét, terv igényét, melyet minden év január 15. napjáig eljuttat a jegyzőhöz. A Hivatal: - az intézménnyel együttműködve adatot szolgáltat az önkormányzat költségvetési koncepciójához, - a költségvetési koncepció képviselő-testületi elfogadása (határozat hozatala) után, az abban foglaltak figyelembe vételével alakítja ki saját és az intézmény előirányzatait, - számításokat végez a költségvetési előirányzatok megalapozásához,
15 - előkészíti az önkormányzat bizottsági ülésére, illetve a képviselő-testület üléseire az intézményt érintő előterjesztéseket, azokhoz információkat szolgáltat, - a Hivatal a költségvetési rendelet elfogadását követően gondoskodik az előirányzatok elkülönített nyilvántartásáról, az intézmény bevonásával gondoskodik az elemi költségvetés elkészítéséről és kincstár részére történő továbbításáról, - a Hivatal gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, egyeztetéséről és további vezetéséről, - az intézménnyel közösen figyelemmel kíséri a költségvetési előirányzatok alakulását. 3. Előirányzatok módosítása, átcsoportosítása Az előirányzatok módosításával kapcsolatos mindenkori eljárási rendet az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. Az intézmény vezetője az előirányzat módosítási igényét írásban jelzi a jegyzőnek, melyet a jegyző felülvizsgálat után, jóváhagyásra a költségvetési rendelet módosításakor a Képviselőtestület elé terjeszt. Az előirányzat módosítását az intézmény egyidejű tájékoztatásával a Hivatal is kezdeményezheti, melyben megjelöli annak fedezetét (átvett pénzeszköz, bevételi többlet, stb.) és a kiadási előirányzatot, melyre a felhasználás történik. A módosítási igényben mindig meg kell jelölni a kiadási előirányzat módosításának forrását. Az elért többletbevételekkel, illetve a meghatározott célra átvett vagy pályázati úton nyert bevételek összegével a megfelelő részelőirányzatok növelhetők bevételi és kiadási oldalon, a Képviselőtestület jóváhagyása után. A Képviselő-testület jóváhagyása után a Hivatal tájékoztatja az intézmény vezetőjét az előirányzatok módosításáról. A Képviselő-testület által elrendelt előirányzat módosítások költségvetésen történő átvezetéséért a Hivatal vezetője felelős. 4. Pénzkezelés, pénzellátás Az intézmény önálló bankszámlával rendelkezik, saját bevételei, az átvett pénzeszközei, támogatásai, és az irányítószerv által nyújtott intézményfinanszírozás bevételei itt jelennek meg. Az intézményfinanszírozásra vonatkozó szabályokat az önkormányzat költségvetési rendelete tartalmazza. A bankszámla feletti rendelkezési jogosultság a Bankszámlaszerződés alapján történik. A bankszámláról utalást teljesíteni utalványozást követően a Hivatal jogosult. Az intézménynél házipénztár nem működik, kifizetéseinek teljesítése érdekében havonta ellátmányban részesül, melynek igénylési, felhasználási és elszámolási szabályait a Hivatal pénzkezelési szabályzata rögzíti. Az ellátmányból a következő kifizetések teljesíthetők: - postai szolgáltatás, - kis összegű szolgáltatási kiadások, - kis összegű szakmai kiadások, - kis összegű egyéb dologi kiadások, - személyi jellegű kifizetések (pl. útiköltség elszámolás) Az intézmény a készpénzforgalomról az előző havi ellátmány elszámolásával egy időben az ezzel írásban megbízott dolgozója által a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben meghatározott alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylatokkal elszámol.
16 A készpénzben történő kifizetésekért és az elszámolás teljesítéséért az intézmény vezetője a felelős. 5. Előirányzat felhasználás A személyi juttatásokkal és a munkaerővel való gazdálkodás szabályai: A Képviselő-testület által jóváhagyott személyi juttatás és a hozzá kapcsolódó járulékok és egyéb közterhek, valamint a létszám előirányzaton belül a munkáltatói jogok gyakorlása az intézmény vezetőjének feladat- és hatásköre. A Hivatal feladata: - a közalkalmazotti jogviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos ügyintézés (kinevezési okirat, átsorolás, munkaszerződés, megbízási díj, jogviszony megszüntetés, elszámoló-lap elkészítése, KIR rendszerben való rögzítés, stb.); - a számfejtéshez szükséges egyéb dokumentumok elkészítése és a MÁK-hoz való jelentése; - ellenőrzi a MÁK által megküldött bérjegyzékek adattartalmának valódiságát, eltérés esetén egyeztet azzal; - a nem rendszeres juttatásokat számfejti, s átutalja az intézmény által megadott adatok alapján; - gondoskodik a Kincstár által küldött tájékoztatók, számfejtési listák továbbításáról az intézmény részére. Az intézmény: a számfejtéshez szükséges adatokról, a munkából való távolmaradásról, a betegszabadság igénybevételéről havi jelentést készít, melyet a tárgyhónapot követő hó 5. napjáig a Hivatal részére eljuttat, - egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatja a polgármestert. - adatszolgáltatás készítése és továbbítása a Magyar Államkincstár felé; A dologi kiadásokkal való gazdálkodás szabályai Az intézmény a működéshez szükséges tárgyi feltételek biztosítása mellett az alábbi előirányzatok felett gyakorolja a rendelkezést: - készletbeszerzés, - szolgáltatás, - karbantartás. A dologi előirányzatokkal való gazdálkodás során figyelemmel kell lenni a kötelezettségvállalásoknál előírtakra. A bevételekkel való gazdálkodás szabályai: Az intézmény feladatát képezi a saját bevételek számlázása, és beszedése, a befizetések figyelemmel kísérése. 6. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés igazolás A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlására vonatkozó általános szabályokat az Önkormányzat Gazdálkodási szabályzata tartalmazza, melynek hatálya az intézményre is kiterjed.
17 Kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés: Kötelezettséget az intézmény nevében a számára a képviselő-testület által jóváhagyott előirányzatok esetében a költségvetési szerv vezetője jogosult vállalni. A kötelezettségvállalási jogkört a szerv vezetője írásban átruházhatja. Kötelezettségvállalás a Hivatal pénzügyi ellenjegyzésre kijelölt dolgozójának ellenjegyzése után csak írásban történhet. A pénzügyi ellenjegyzőknek minden esetben meg kell győződni arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A kötelezettségvállalás nyilvántartása a Hivatal feladata. A teljesítés igazolása: A teljesítés igazolása az intézmény vezetője, vagy az általa írásban felhatalmazott intézménynél dolgozó személy feladata. A teljesítés igazolását a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, aláírással és dátummal kell igazolni. Érvényesítés: Az érvényesítési feladatokat a Hivatal pénzügyes munkatársa látja el. Utalványozás Az utalványozásra az intézmény vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az utalványozás minden esetben írásban történik. A gazdálkodási jogosítványok betartása mellett az Ávr.-ben előírt összeférhetetlenségi követelményeket figyelembe kell venni. 7. Főkönyvi könyvelés és analitikus nyilvántartás A főkönyvi könyvelést, az előirányzatok és azok módosításának nyilvántartását, továbbá az analitikus nyilvántartások vezetését a Hivatal pénzügyes munkatársai látják el. A Hivatal pénzügyi vezetője az intézmény vezetőjét kérésére bármikor, de legalább negyedévente tájékoztatja az intézményt érintő bevételi és kiadási előirányzatok felhasználásáról. A Képviselőtestület költségvetést érintő döntéseiről, intézkedéseiről a Hivatal vezetője tájékoztatja az intézményt. A számvitel részét képező analitikus nyilvántartási rendszer egyes területeit az intézmény saját maga látja el: Ezek a nyilvántartások a következők: - készletnyilvántartás, - eszközök nyilvántartása (szoba leltárak, használatra kiadott eszközök nyilvántartása) - dolgozókkal kapcsolatos nyilvántartások (túlóra, helyettesítés stb.) - számlázással kapcsolatos nyilvántartások, - szabadság nyilvántartása, - tanulmányi hozzájárulás nyilvántartása. 8. Információáramlás, adatszolgáltatás Az intézmény és a Hivatal közötti információáramlás zavartalan biztosítása érdekében szükség szerint személyes megbeszélést kell tartani.
18 A Hivatal által kért adatszolgáltatásokat az intézmény köteles határidőre teljesíteni. Az adatok valódiságáért az Intézmény vezetője a felelős. A költségvetési gazdálkodásra vonatkozó és az államháztartás működéséhez kapcsolódó egyéb jogszabályokban előírt információszolgáltatási kötelezettség továbbítása, a továbbítást megelőző adategyeztetés, adatgyűjtés a Hivatal feladata. Az intézmény köteles azon dokumentumait, illetve nyilvántartásait vezetni és azokat rendelkezésre bocsátani, melyek lehetővé teszik az intézmény információszolgáltatását. Pénzügyi jellegű információáramlás főbb területei: - költségvetési koncepció és tervezés, - előirányzat felhasználás és módosítás, - évközi és éves beszámolás, - havi pénzforgalmi jelentések. Az államháztartás alrendszereiből átvett, intézményt érintő pótelőirányzatokról, zárolásokról, a gazdálkodást befolyásoló adatokról az információ rendelkezésre állásától számított 5 munkanapon belül a Hivatal pénzügyes munkatársa köteles az intézmény vezetőjét tájékoztatni. Az intézmény által megkötött szerződésekről, támogatásokról az intézmény vezetője köteles a Hivatal pénzügyes munkatársát értesíteni. A pénzforgalmi információ, mérlegjelentés, éves és féléves beszámoló elkészítése és feladása a Magyar Államkincstár felé a Hivatal Pénzügyi Irodájának feladata. Az intézmény vezetője a Hivatal vezetője felé a meghatározott időpontokban a következő adatszolgáltatást köteles teljesíteni: - kötelezettségvállalások (szerződéskötések) bejelentése a nyilvántartásba vételi kötelezettség miatt az eseményt követően azonnal, - állami hozzájárulások igényléséhez adatszolgáltatást az igénylés benyújtási határidejét megelőző 5 napon belül, - elemi költségvetés összeállításához szükséges alapadatok január 15-ig. Az információk teljes-körűségéért, valódiságáért a jegyző, az intézmény vezetője, valamint a Hivatal adott feladattal megbízott - pénzügyes munkatársa tartozik felelősséggel. A felsorolt személyek felelőssége kiterjed továbbá a szolgáltatott adatok valódiságára, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való egyezőségre is. 9. Beszámolás Az intézmény vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése a Hivatal feladata. Az intézmény beszámolóját a Hivatal pénzügyes munkatársai készítik el, a Pénzügyi Iroda gondoskodik a beszámolónak a MÁK által meghatározott időpontban történő továbbításáról. A beszámolóban szereplő adatok valódiságáért a Hivatal beszámoló-készítéssel megbízott pénzügyes munkatársa a felelős. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmazza.
19 A beszámoló szöveges részének: - szakmai ismertetését, az elvégzett feladat ismertetését az intézmény vezetője köteles elkészíteni, - a pénzügyi teljesítésről szóló tájékoztatót az intézmény és a Hivatal egymással együttműködve készíti el, - a pénzmaradvány kimutatása, indoklása az intézmény közreműködésével a Hivatal pénzügyes munkatársának a feladata. 10. Működtetés, tárgyi eszközök karbantartása, felújítás, beruházás, vagyonkezelés Az önkormányzat és az intézmény vezetője külön-külön felelős az intézmény működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. Az intézmény rendeltetésszerű működését az Intézmény vezetője biztosítja. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezető gondoskodik, a polgármesterrel történő egyeztetés után. Az intézmény működtetési feladatai közül az intézmény látja el az alábbiakat: - gondoskodik a munkaerő foglalkoztatásáról, szervezi, irányítja a foglalkoztatottak munkáját, - gondoskodik az intézmény üzemeltetéséről, ezen belül kiemelt feladata a tevékenysége ellátásához szükséges irodaszer, nyomtatvány, sokszorosító anyagok, könyvek, folyóiratok számítástechnikai anyagok beszerzése, az intézményi működtetést biztosító készletek beszerzése, egyéb szakmai készletbeszerzés, - gondoskodik a meglévő vagyontárgyak folyamatos karbantartásáról. Tárgyi eszköz felújítási feladatai közül az intézmény kötelessége, hogy jelezze, mely vagyontárgya, s milyen mértékben szorul felújításra. A felújítás elvégeztetéséről a költségvetésben jóváhagyott előirányzat erejéig az önkormányzat polgármestere gondoskodik. Az intézményt érintő felújítások, építési jellegű beruházások az önkormányzat költségvetésében jelennek meg. Azok előkészítése, a kivitelezés végrehajtásának folyamatos ellenőrzése, az elvégzett munka, megrendelés alapján történő átvétele az intézményvezető, valamint a Hivatal műszaki ügyintézőjének és a polgármesternek a feladata. Az intézmény beruházási, felújítási tevékenységet csak a képviselő-testület által a költségvetési rendeletben meghatározott esetben és mértékben végezhet. Amennyiben a beruházás, felújítás forrása pályázati pénzeszköz, abban az esetben is szükséges a képviselő-testület jóváhagyása a felhasználásra. Az intézmény vezetője felelős az alapító okiratban az intézmény részére megállapított vagyon rendeltetésszerű használatáért, a vagyon megőrzéséért, a rendelkezésre álló pénzügyi eszközök keretei között az eszközök karbantartásáért, felújításáért és pótlásáért. Az önkormányzat és az intézmény vezetői külön-külön felelnek az általuk vezetett intézmény rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatáért és állagának megőrzéséért. Az önkormányzat vagyongazdálkodásról szóló rendeletében, továbbá a felesleges vagyontárgyak selejtezéséről szóló szabályzatában és a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott előírásokat betartani kötelesek. A költségvetési szervek a jogszabályokban és az önkormányzat vagyonrendeletében előírt módon az önkormányzat tulajdonában lévő vagyont önállóan használhatják és hasznosíthatják.
20 11. A belső kontrollrendszer és a belső ellenőrzés A belső kontrollrendszer kialakításánál figyelembe kell venni a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011.(XII.31.) Kormányrendelet előírásait, továbbá az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban leírtakat. A FEUVE rendszerének kialakítása az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában kerül rögzítésre, ami az intézményre is kiterjed. Az intézmény köteles a belső kontrollrendszer keretében kialakítani, működtetni és fejleszteni a kontrollkörnyezetet, a kockázatkezelési rendszert, a kontrolltevékenységeket, az információs és kommunikációs rendszert, továbbá a monitoring rendszert. Ugyancsak a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletét képező szabályzat tartalmazza az ellenőrzési nyomvonal rendszerét, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét, ami kiterjed az intézményre is. Az intézmény belső ellenőrzése az önkormányzat által elfogadott, kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján valósul meg, külső szolgáltató igénybevételével. A belső ellenőrzés lefolytatásának rendjét az önkormányzat belső ellenőrzési kézikönyve tartalmazza. 12. Közbeszerzési eljárások lefolytatása A közbeszerzési terv elkészítése az önkormányzat közbeszerzési szabályzata alapján, a Hivatal feladata. A közbeszerzések lefolytatását, dokumentálását, nyilvántartását, közzétételi kötelezettségét az önkormányzat döntése alapján a Hivatal, vagy külső szolgáltató igénybevételével látja el. 13. Záró rendelkezések A munkamegosztási megállapodás aláírásának napjával lép hatályba, az ebben foglaltakat e naptól kezdve kell alkalmazni. Földes, 2015. július..... Dr. Vinczéné Kiss Marianna jegyző. Balázsiné Bíró Valéria intézményvezető ZÁRADÉK: A munkamegosztási megállapodást Földes Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete a./2015. (VII..) számú határozatával jóváhagyta.