Országos Sportegészségügyi Intézet Dr. Soós Ágnes Fıigazgató 1123 Budapest, Alkotás u. 48 Levelezési cím: 1525 Bp. 114. Pf. 39. e-mail cím: foig@osei.hu Tel.: (1) 488-61-11 Fax.: (1)375-3292 PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Hatálybalépés idıpontja: 2009. december 01. Jóváhagyta: Dr. Soós Ágnes Fıigazgató fıorvos
TARTALOMJEGYZÉK I. Általános rész 4 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma 4 II. Bankszámla kezelés 6 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése 6 2. A bankszámlaforgalom lebonyolítása 6 2.1. A bankszámla feletti rendelkezés módja 6 2.2. Bankszámlakivonat 6 3. Alkalmazható fizetési módok 7 III. Házipénztár kezelési szabályok 7 1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 7 1.1. Házipénztár funkciója 7 1.2. A házipénztár elhelyezése 7 1.3. A házipénztár védelme 8 1.4. A készpénz, egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának 8 követelményei 1.5. A kulcsok kezelése és nyilvántartása 9 2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának 10 követelményei 2.1. Személyi feltételek 10 2.2. Pénztáros feladata, felelıssége 10 2.3. Pénztár-helyettes feladata, felelıssége 11 2.4. A pénztárellenır feladata 12 2.5. Az utalványozók köre és feladataik 13 2.6. A készpénzállomány ellenırzésekor követendı eljárás 13 3. A házipénztár mőködése, pénztári mozgások és azok bizonylati 14 rendje 3.1. A házipénztár pénzellátása 14 3.1.1. Készpénzfizetés a kincstári számlára 15 3.1.2. Készpénz befizetése bankszámlára 16 3.1.3. Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek 16 3.2. A házipénztári készpénz keret 17 3.3. A pénzszállítás szabályai 18 3.4. A pénz valódiságának ellenırzése 18 3.5. Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a 19 pénztáros távollétében 4. Pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása, alapbizonylatok 20 kezelése 4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános 20 szabályai 4.2. Pénztári bevételek bizonylatolása 21 4.3. Pénztári kifizetések bizonylatolása 21 4.4. Pénztári jelentés 22 4.5. Készpénzfelvételi utalvány 22 4.6. A bizonylat-nyomtatványok felhasználás utáni nyilvántartása, 23 kezelése 5. A munkabér kifizetéseknél alkalmazott szabályok 23 2/39
5.1. A munkabér jellegő kifizetések felvétele a pénzintézettıl 23 5.2. A Járandóságok kifizetése 23 5.3. Bérfizetési napon fel nem vett bér jellegő kifizetések 24 6. Elıleg, ellátmány kifizetésének rendje 24 6.1. Elszámolásra történı kiadások jogcímei 25 6.2. Készpénz elszámolására történı felvételének engedélyezése 25 6.3. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 25 IV. Pénz- és értékkezelés rendje 27 1. Pénz és értékcikkek tárolása 27 2. Az értékcikkek kezelése, nyilvántartása 28 V. Utólagos vezetıi ellenırzés 28 VI. Záró intézkedések 28 1. számú melléklet 29 2. számú melléklet 30 3. számú melléklet 32 4. számú melléklet 33 5. számú melléklet 35 3/39
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT A Országos Sportegészségügyi Intézet (továbbiakban: Intézet) pénzkezelési szabályzatát a számvitelrıl szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: sztv.), az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, többször módosított 249/2000. (XII.24.) Korm. rendeletben (továbbiakban: vhr.) foglaltak szerint, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a következık szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma A pénzkezelési szabályzat célja, hogy az Intézetnél meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyeket a pénzforgalom és pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell. Továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénzés értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendı nyilvántartások rendszerét. A szabályzat a következı jogszabályi elıírások alapján került összeállításra: 2000. évi C. törvény a számvitelrıl, 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, 2008. évi III. törvény az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, 2008. évi IV. törvény az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, társadalombiztosítási és szociális ellátások megállapítása során, továbbá a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény módosításáról, 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl, 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól, 227/2006. (XI.20.) Korm. rendelet a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökrıl, 10/2007. (X.1.) MNB rendelet az 1 és 2 forintos címlető érmék bevonásáról, 21/2006. (XI.24.) MNB rendelet a pénzforgalom lebonyolításáról, 16/2005. (VII. 27.) MNB rendelet a jegybanki információs rendszerhez kapcsolódó jogcímezési kötelezettségrıl. 4/39
A pénzkezelés során a kerekítés szabályai A forintban, készpénzzel bankjegy vagy érme átadásával történı fizetés esetén, ha a fizetendı végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végzıdik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendı összeget megállapítani és kiegyenlíteni: a 0 forinttól 2,00 forintig végzıdı összegeket lefelé, a legközelebbi 0; a 2,00 forinttól 5,00 forintig végzıdı összegeket felfelé a legközelebbi 5; az 5,01 forinttól 7,00 forintig végzıdı összegeket lefelé a legközelebbi 5; a 7,00 forinttól 9,99 forintig végzıdı összegeket felfelé a legközelebbi 10 forintra végzıdı összegre kell kerekíteni. Az ellátások esetében az összeget a legközelebbi 0 és 5 forintra végzıdı összegre, felfelé kell kerekíteni. Az Intézetnél a kerekítési különbözetek összegét bevételként, kiadásként ahhoz a bevételi, kiadási jogcímhez kapcsolódóan kell elszámolni, ahol az ténylegesen felmerült. A kerekítésbıl adódó különbözetet amennyiben az eredeti bizonylaton, számlán, egyéb dokumentumon nem került feltüntetésre a bevételi, kiadási bizonylaton elkülönítetten fel kell tüntetni. Abban az esetben, ha egy számlán (bizonylaton) több kiadási jogcímet érintı tétel szerepel, úgy a kerekítési különbözetbıl adódó összeget ahhoz a kiadási jogcímhez kell rendelni, amelyik a bizonylaton a legnagyobb összeget képviseli. A kerekítési különbözeteket minden esetben a pénztári bevételek, kiadások teljesítésével egyidejőleg el kell végezni. A pénzkezelés során érvényesítendı alapelvek Az Intézetnél törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélı fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történı tranzakciókat kell elınyben részesíteni. A házipénztár létesítésénél biztosítani kell a pénz és egyéb értékek, valamint azok kezelésével foglalkozó munkatársak fokozott védelmét. A szabályzat a hatályos jogszabályok, valamint Intézetünk számviteli politikájának elıírásait figyelembe véve a következı témákhoz kapcsolódóan tartalmaz elıírásokat: a bankszámla nyitására, kezelésére, az alkalmazható fizetési módokra, készpénzkezelés szabályaira a házipénztár elhelyezésére, védelmére, a pénzkezelés személyi feltételeire, utalványozók körére, pénzszállítás szabályaira, 5/39
a munkabér fizetésének rendjére, pénz- és értékkezelés rendjére, a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. II. BANKSZÁMLA KEZELÉS 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése Az Intézet a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a kincstári számlán köteles lebonyolítani. Az Intézet számlavezetı pénzintézete a Magyar Államkincstár. A számla nyitására, vezetésére vonatkozó bankszámla szerzıdés(ek) aláírására a fıigazgató és az általa banki aláírásra bejelentett kettı személy együttesen jogosult. 2. A bankszámlaforgalom lebonyolítása 2.1. A bankszámla feletti rendelkezés módja A kincstári számlán elhelyezett pénzeszközök felett a Kincstárnál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A Kincstárnál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és aláírását a házipénztárban elhelyezett hatályos, érvényben lévı - aláírás bejelentı tartalmazza. Az aláírások akkor érvényesek, ha az aláírás mellett feltüntetésre kerül a Kincstárnál bejelentett bélyegzı lenyomata is. 2.2. Bankszámlakivonat A Kincstár az Intézetet, mint számlatulajdonost a bankszámlán történı terhelésrıl, illetıleg jóváírásáról, a vele kötött megállapodás alapján írásban számlakivonattal. 6/39
3. Alkalmazható fizetési módok Amennyiben törvény vagy kormányrendelet a pénztartozás megfizetésének módját kötelezıen nem írja elı, az ügyfelekkel az alábbi fizetési módokban lehet megállapodni: átutalás = egyszerő átutalás = csoportos átutalás, beszedési megbízás = azonnali beszedési megbízás (azonnali inkasszó), = csoportos beszedési megbízás (csoportos inkasszó), = beszedési megbízás (határidıs inkasszó), meghitelezés (akkreditív), pénz-helyettesítı fizetési eszköz készpénzfizetés. Ha a fizetés módjában nincs megállapodás, a fizetést egyszerő átutalással kell teljesíteni. III. Házipénztár kezelési szabályok 1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 1.1. A házipénztár funkciója A házipénztárban kell kezelni: az Intézet mőködéséhez szükséges készpénzt, szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat, egyéb értékeket (pl. étkezési utalvány, üdülési csekk stb.), 1.2. A házipénztár elhelyezése Házipénztár az Intézet mőködéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására és megırzésére kijelölt helyiség. Az Intézetben egy pénztár helység került kialakításra. A házipénztár kialakításánál figyelembe kell venni az átlagos napi készpénzforgalom nagyságát. A pénzmegırzés és tárolás feltételeit mindig a tényleges záró állomány szerint kell biztosítani. 7/39
1.3. A házipénztár védelme Az Intézet házipénztár céljára tőz-és betörés ellen védett, riasztóval felszerelt, külön helyiséget biztosít. A védelmi rendszer a házipénztár esetében kiterjed: a fizikai védelemre, az adatok védelmére, a személy védelmére, a pénzforgalom szabályszerőségére. A pénztárhelyiség védelmi rendszerének kialakításakor, és mőködése során az alábbiakat kell figyelembe venni: a biztosító társaság biztosítási szabályzatában, szerzıdésében foglalt (rablás, betörés, pénzszállítás, vásárlásra felvett pénzkezelés) elıírásait, a pénztárhelyiség jól megközelíthetı helyen legyen, a pénztárhelyiségben csak az ott dolgozók tartózkodhatnak, a pénzforgalom pénztárablakon keresztül bonyolódjon. 1.4. A készpénz, egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának követelményei A házipénztár céljára külön kialakított helység szolgál az Intézetnél. A házipénztárban lévı készpénz, valamint az ott tartható értékek megırzésére Toldi típusú páncélszekrény került beállításra. A riasztóberendezés használatára a pénztárost ki kell oktatni. A riasztóberendezések kezelési utasítását be kell tartani, a szabályos mőködést naponta ellenırizni kell. A pénztárhelységekbe szerelt riasztó kódolása és a kód titokban tartása a pénztáros kötelessége. A vaskazettát a zárás után biztonsági zárral felszerelt lemezszekrényben, illetve páncélszekrénybe kell elhelyezni. A pénztáros ki és befizetéseket csak a pénztári órák alatt és zárt ajtó mögött fizetıablakon keresztül teljesíthet. A pénztárhelyiség elhagyása esetén a fizetıablakot és a pénztárhelyiséget köteles a pénztáros bezárni. A riasztóberendezést megfelelıen kezelni. A pénztárba felhatalmazás nélkül beléphet: pénztárellenır. A pénztárba eseti felhatalmazással beléphetnek: belsı ellenır, riasztóberendezés karbantartója. 8/39
A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a Fıigazgató fıorvos írásbeli engedélyével szabad tartani, melyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A pénztári be és kifizetések rendjének biztosítására pénztári órákat kell meghatározni és arról az ügyfelek részére, tájékoztatást kell a pénztár ajtaján kifüggeszteni. Pénztári nyitva tartás rendje Hétfıtıl csütörtökig: 8 00-15 00 Péntek: 8 00-12 00 Ebédidı 12 00-13 00 A rendkívüli nyitva tartásról az ügyfeleket az elıbbiekben meghatározott módon kell értesíteni. 1.5. A kulcsok kezelése és nyilvántartása A pénztárhelyiség, valamint az értékek megırzését, védelmét biztosító páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsának eredeti példányát a pénztáros kezeli. A pénz tárolásra szolgáló helyiség kulcsának "elsı példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másod" példányát az "elsı példányt" kezelı által lepecsételt vaskazettában a gazdasági igazgatóhoz páncélszekrényében kell tartani. A kulcsok bármely példányának elvesztését követıen - a kulcsok kezeléséért felelıs személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. A pénztáros munkahelyérıl - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levı kulcsot (kulcsokat) és a riasztó kódját munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban gazdasági igazgatóhoz eljuttatni. A kulcsokat kezelı személyekrıl, a másolatok ırzésérıl nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért pénztáros a felelıs. A nyilvántartásnak a következı adatokat kell tartalmaznia: a kulcs átvevıjének a nevét, az átvétel idejét, az átvétel okát, (pl. munkakör betöltés, helyettesítés, stb.), az átvevı sajátkező aláírását. 9/39
2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának követelményei 2.1. Személyi feltételek Pénz és értékkezeléssel csak büntetetlen elıélető, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezı dolgozó bízható meg. Pénz- és értékkezelésre, annak ellenırzésére a következı dolgozók jogosultak: pénztáros, pénztár-helyettes, pénztárellenır. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni a pénzügyi, a könyvelési, a bérelszámolási és anyagbeszerzési feladatkörben foglalkoztatott dolgozókat, akik utalványozási vagy ellenırzési jogosultsággal rendelkeznek. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla feletti rendelkezési jogosultságuk van, továbbá a pénztárosnak és helyettesének a Ptk. 685. -ának b) pontjában meghatározott közeli hozzátartozói. Két vagy több személy egy idıpontban közösen, a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 2.2. Pénztáros feladata, felelıssége A pénztárost teljes anyagi felelısség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. A pénztárosnak a munkakör átvételekor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni, melyet a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmaz. A pénztáros által aláírt nyilatkozat megırzéséért Pénzügyi osztályvezetı a felelıs. A pénztáros feladatai: a pénztárban tartott készpénz kezelése és megırzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával, köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg idıbeni és megfelelı címletenkénti rendelkezésre állásról, (készpénz szükséglet felmérése, a készpénz igénylése, készpénz helyettesítı utalvány beszerzése) a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és 10/39
tartalmi helyességének ellenırzésérıl, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosításáról, a kincstári számláról felvett pénz bevételezése, a pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk, utalványfüzetek) ırzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása, az üzleti (üzemi) titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvetı fontosságú információk megırzése, a vagyonvédelmi és adatvédelmi elıírások betartása, részvétel a készpénz pénzintézetben történı felvételében, a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerő kezelése, megırzése, az alapbizonylatok elfogadás elıtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, iktatása a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számítógépes kiállítása, a pénztárzárlatra vonatkozó elıírások betartása, a pénztárjelentés naponkénti elkészítése. Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról - átvételérõl jegyzıkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell õrizni (2.sz.melléklet). A pénztár átadásánál - átvételénél az átadón és átvevın kívül a pénztár ellenırnek jelen kell lennie. 2.3. Pénztár-helyettes feladata, felelıssége A pénztárost távolléte esetén a munkaköri leírásban meghatározott személy, vagy a helyettesítések rendjére vonatkozó hatályos irodavezetıi utasításban meghatározott személy helyettesíti/k/. A pénztáros helyettese feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, a pénztáros helyettesítésekor feladatai a pénztáros munkaköri feladataival azonosak. A pénztáros helyettesét teljes anyagi felelısség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében, amikor a pénztárat kezeli. A pénztáros helyettesének felelısségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a szabályzat 1. sz. melléklete tartalmaz. A pénztáros helyettese által aláírt nyilatkozat megırzéséért Pénzügyi osztályvezetı a felelıs. 11/39
2.4. A pénztárellenır feladata A pénztárellenırnek vizsgálni kell, hogy az alapbizonylatokat hitelességi szempontból, hogy azokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz a pénztáros csatoltae a szükséges alapbizonylatokat, azok adatai megegyeznek-e a pénztári bizonylaton feltüntetett adatokkal, az egyes gazdasági események dokumentálása a szabályzatban meghatározott bizonylatokon történt-e, a bizonylatokon nincsenek szabálytalan javítások, a pénzkifizetések során meghatalmazás volt-e, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel. a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelı nyomtatványt használták-e, megtörtént-e az alapbizonylatok "érvénytelenítése". Az érvénytelenítés: az alapbizonylatok kilyukasztásával történik. Az ellenırnek egyrészt meg kell vizsgálni az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az tartalmi, formai szempontból megfelel-e, másrészt, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival. A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok, egyéb értékek meglétének ellenırzése során ellenırizni kell, hogy a pénztárjelentésbe rögzített tételekhez megvannak-e a pénztáriés alapbizonylatok, pénztárzárás alkalmával a pénztárjelentésben szereplı pénzkészlet összege egyezik-e a tényleges pénzkészlettel, az egyéb értékek nyilvántartása naprakész-e, A pénztári ellenırzés tényét az ellenırzött bizonylatokon és okmányokon, valamint a pénztárkönyvben a pénztárellenırnek kézjegyével el kell látni. Abban az esetben, ha a házipénztári zárlat ellenırzésekor a készpénzkészletben eltérést állapít meg a pénztárellenır, akkor köteles az eltérés rendezésérıl intézkedni, (többletet bevételeztetni, hiányról jegyzıkönyvet felvenni). A pénztárellenıri feladatokat naponként kell elvégezni. A pénztárellenırzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a pénzügyi osztályvezetı felé. A pénztárellenırt távolléte esetén a kijelölt pénztárellenır helyettesíti. 12/39
2.5. Az utalványozók köre és feladataik Az utalványozási joggal rendelkezı személyek nevét, beosztását, utalványozási területét és maximálisan utalványozható összegét a mindenkor hatályos fıigazgatói utasítás tartalmazza. A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyen történı kifüggesztésérıl. A Kincstári számláról kifizetést és pénztári kifizetést csak az utalványozási joggal felruházott személyek aláírásával ellátott bizonylatra lehet teljesíteni. Amennyiben a felsorolt munkakörökben személyi változás történik, a munkakört ellátó új személyt az utalványozási jogkörrel is meg kell bízni, az ide vonatkozó szabályok betartásával. 2.6. A készpénzállomány ellenırzésekor követendı eljárás Rendszeres ellenırzési feladat a pénztárzárás ellenırzése. Munkaköri kötelezettségként ez a pénztárellenır feladata. A pénztáros a nyitvatartási napokon - naponta készít pénztárzárást. A pénztárzárást a pénztárellenır minden alkalommal ellenırizni köteles. Pénztárrovancs Eseti ellenırzés, célja annak megállapítása, hogy a pénztárban található pénzösszeg és értéke megegyezik-e a bizonylatokon szereplı összegekkel. A rovancsolást elızetes bejelentés nélkül kell végrehajtani, az ellenırzésnek váratlannak kell lennie. (Több azonos rendeltetéső pénztár esetén a pénztárellenırzést valamennyi pénztárban egyidejőleg kell elvégezni.) Rovancsolás esetén ideiglenesen, a rovancsolás idejére fel kell függeszteni a pénztár munkáját. Elıször meg kell kérni a pénztárost, hogy készítsen pénztárzárást. A zárást követıen el kell végezni a rovancsolást. A pénztárosnak összesítenie kell címletenként megszámolva és összegezve az ellenır ellenırzése mellett a pénztárban található készpénzt. Az összeget egyeztetni kell a pénztárzárás során kimutatott összeggel. Összegezni kell a pénztárban talált étkezési utalványokat, bélyegeket és egyéb értéket képviselı tárgyakat, okmányokat. A rovancsról jegyzıkönyvet kell felvenni. Fel kell tüntetni a pénztárzárás eredményét és az esetleges hiányt vagy többletet. 13/39
Eltérés esetén a pénztárosnak nyilatkoznia kell, hogy véleménye szerint mibıl származik az eltérés. A pénztárhiányt a pénztárosnak meg kell térítenie, kivéve, ha bizonyítható, hogy más személy szándékos károkozása, rablás történt, vagy elemi kár a hiány oka, vagy a kerekítésbıl adódó pénztárhiány. A kerekítésbıl adódó többletet, illetve hiányt a könyvelésben egyéb bevétel vagy egyéb ráfordítás jogcímeként kell elszámolni. Pénztárbizonylatok ellenırzése Ellenırizni kell: a készpénzes értékesítések tételei bevételezésre kerültek-e, a számláról felvett pénz bevételezése megtörtént-e, kifizetések bizonylatainak összegszerősége megegyezik-e az alapbizonylaton feltüntetett adatokkal, az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartásánál az elszámolás megfelelı idıben megtörtént-e, letétek nyilvántartása biztosított-e. 3. A házipénztár mőködése, pénztári mozgások és azok bizonylati rendje 3.1. A házipénztár pénzellátása A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételbıl, valamint a Kincstári számláról felvett készpénz, útján biztosítható. A készpénzkifizetéssel járó döntésekrıl, intézkedésekrıl az ügyben érintett vezetıknek, ügyintézıknek a kifizetést megelızı napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegérıl. A pénztáros az elızı napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan mőködését biztosító készpénz mennyiségérıl és címletérıl. Ennek keretében a pénztáros: felméri a pénztár pénzszükségletét, összeállítja a címletjegyzéket, az elıírásoknak megfelelıen kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történı - aláíratásáról. 14/39
3.1.1. Készpénzfizetés a kincstári számlára A kincstári számlára készpénz a számlavezetı pénzintézet pénztáránál fizethetı be. A számlavezetı pénzintézeten kívül más pénzintézet is elfogadhat - a hitelintézetek között megállapodás alapján készpénz befizetéseket. Postahelyeken a bankszámlák javára készpénz-átutalási megbízással teljesíthetı készpénzbefizetés. A postai pénzforgalmi közvetítı tevékenységet végzı szervezet (a továbbiakban: Posta) a postahelyeknél befizetett) (bevételezett) készpénz átutalási megbízások összegét a Posta Elszámoló Központ útján juttatja el, a bankszámlát vezetı pénzintézethez. A Posta a befizetésbıl származó részletezı adatokat a számlatulajdonos részére vagy a számlavezetı pénzintézeten keresztül adja át. Készpénzfelvétel bankszámláról készpénzfelvételi utalvánnyal A számláról kifizetés csak a kötelezettségvállalás szabályszerően kiállított, igazolt, érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylat alapján történhet. A banki átutalás számítógépen történik. Intézményünk, mint költségvetési szerv a Kincstár számláján lévı szabad pénzeszközeit betétként kizárólag a számlavezetı pénzintézetnél a költségvetési elszámolási számlához kapcsolódó alszámlán kötheti le. Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezésérıl a fıigazgató a gazdasági igazgató bevonásával dönt. Intézményünk a Magyar Államkincstárnál vezetett számlán kívül más számlával nem rendelkezik. Az Intézmény a bankszámlája terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézet pénztáránál pénz vehet fel. A készpénzfelvételi utalványfüzet szigorú számadásra kötelezett, felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni. A készpénzfelvételi lapot a rovatoknak, illetve az elınyomott szövegnek megfelelıen olvashatóan kell kiállítani a pénztárosnak úgy, hogy utólagos betoldás vagy egyéb módosítás, illetve hamisítás lehetısége kizárt legyen. A kelet rovatba a kiállítás helyét és idejét (év, hó, nap) kell bejegyezni, a hónapot mindig betőkkel megjelölve. A készpénzfelvételi utalvány nem javítható. A rontott utalvány helyett új utalványt kell kiállítani, és a rontott példányokat a tömbben a tıszelvényekkel együtt meg kell ırizni. 15/39
A készpénzfelvételi utalványt a Kincstárnál bejelentett módon kell aláírni. A készpénzfelvételi utalványfüzetet, ezen belül az egyes lapokat, a sorszámok emelkedı sorrendjében kell felhasználni. A készpénzfelvételi utalvány beváltásánál, ha az személyre szól, az utalványt benyújtó személynek a személyazonosságát személyi igazolvánnyal igazolnia kell. 3.1.2. Készpénz befizetése bankszámlára A Kincstári számlára készpénz a Kincstár pénztáránál. és a postán fizethetı be. Az Intézményi házipénztár létesítése és mőködtetése - készpénz - étkezési utalvány, valamint - egyéb szigorú számadású nyomtatványok - letétek kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megırzésére kijelölt helyiség. Az Intézmény házipénztára az Intézmény területén, a Pénzügyi Osztályon kialakított külön helyiségben mőködik. Az ügyfelek tartózkodására szolgáló tértıl pénztár ablakkal ellátott fal választja el. A helyiség nyílászárói megfelelı rácsozattal és biztonsági jelzıberendezéssel ellátottak. 3.1.3. Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek Készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelı helyek készpénzbevételek beszedésére jogosultak, kifizetéseket nem teljesíthetnek. Az Intézményben az alábbi egységek jogosultak készpénz átvételére, illetve az átvételrıl bizonylat kiállítására. - kartonozó - sebészeti osztály és rendelı - ergometriás labor - portaszolgálat - élelmezés - sportorvosi rendelı - rehabilitációs osztály és rendelı - Testnevelési Egyetem kirendeltség - KSI - Sportcsarnok - OSH szolgáltató egységei 16/39
A bevételt aznap, de legkésıbb a bevételezést követı munkanapon, a házipénztárba be kell fizetni. A pénzbeszedı helyek csak készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. A beszedett összegbıl kifizetést semmilyen jogcímen teljesíteni nem lehet. A befizetések bizonylatolására készpénzfizetési nyugtát kell használni. Az OSH szolgáltató egységei 200 ezer Ft bevétel elérése esetén, de legalább havonta kötelesek a befizetéseket jogcímenként összesíteni és elszámolni. Az összesítést két példányban kell elkészíteni a jelen a szabályzat mellékeltét képezı összesítı ív alkalmazásával az összesítı ív egy példánya az elszámolás mellékletét képezi, és a bevételek bizonylatolását szolgálja. Az elszámolást a pénzügyi osztály részére kell eljuttatni. Az Intézmény telephelyén lévı pénzbeszedı helyekrıl a beszedéssel megbízott dolgozók összegtıl függetlenül legalább hetente kötelesek elszámolni a beszedett készpénzzel az pénztárba. Mind az OSH szolgáltatói, mind az intézményi pénzbeszedı helyek a pénztáros helyettestıl az átvételt igazoló aláírás mellett csak már nyilvántartásba vett, felbélyegzett készpénzfizetési számlatömböket, nyugtákat használhatnak (nyilvántartási számmal ellátott) a betelt készpénzfizetési számlatömböket nyugtákat a pénztáros helyettes részére át kell adni azok nyilvántartásból történı kivezetésérıl és további ırzésérıl gondoskodik. 3.2. A házipénztári készpénz keret Az Intézmény házipénztára az átlagos napi készpénzforgalom alapján jelentıs értékő készpénzforgalmat lebonyolító pénztárnak minısül. Az Intézmény házipénztárában a napi zárlat után tartható házipénztári pénzállomány (házipénztári keret) 800.000,-Ft, azaz nyolcszázezer forint. Ettıl eltérni esetenként csak a gazdasági igazgató írásbeli engedélyével lehet. A pénztárkeretet meghaladó összeget még a pénztárzárlat elıtt vissza kell fizetni a Magyar Állam Kincstárnak. A házipénztár mőködéséhez szükséges pénzkészlet az Intézmény kincstári számlájáról felvett készpénz és a pénztárnál befizetett bevételek biztosítják. A pénztáros az elızı napi záró egyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan mőködését biztosító készpénz mennyiségérıl és címletérıl. Ennek keretében a pénztáros felméri a pénztár pénzszükségletét, kiállítja a készpénz felvételi igény bejelentési bizonylatot és összeállítja a címlet jegyzéket. 17/39
3.3. A pénzszállítás szabályai A házipénztár mőködéséhez szükséges készpénz pénzintézettıl történı felvételére, illetve szállítására: - 200.000 Ft-ig a pénztáros, - 200.000 Ft-500.000 Ft közötti összeg esetén a pénztáros és gépkocsivezetı (összesen 2 fı), - 500.000 Ft-2.000.000 Ft közötti összeg esetén a pénztáros, pénztárellenır és gépkocsivezetı (összesen 3 fı) jogosult. Az 200.000 Ft feletti összeget csak riasztó jelzést adó táskában lehet szállítani. Az 2.000.000 Ft feletti összeget csak pénzszállítói szolgáltatás igénybevételével szabad szállítani. A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követıen a készpénzt a legrövidebb idın belül a pénztárba kell szállítani. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelısek az általuk átvett készpénzért. A felelısség addig tart, amíg a pénzt a pénztárba el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevezetésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. A 2.000.000 Ft-on felüli összegnek a pénztárban történı elhelyezésénél a pénztári ellenırnek is jelen kell lennie. 3.4. A pénz valódiságának ellenırzése A pénztáros csak valódi és forgalomban lévı pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetıktıl és kifizetést is csak így teljesíthet. A bankjegyek és pénzérmék valódiságának és forgalomképességének megállapítását a következı elıírások megtartásával kell végezni: A valódinak és forgalomképesnek minısül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel. Bankjegy esetében forgalomképesnek tekintendı az a valódi bankjegy, amely a mechanikai hibáktól mentes. Pénzérme esetében nem tekintendı forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentısen megfogyott, nehezen felismerhetı, vagy valamilyen módon meghamísított forgalmi pénzérme. 18/39
Nem fogadható el hiányos, sérült, szakadt bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható (befizethetı). A pénztáros hamis vagy annak látszó bankjegyeket, érméket nem fogadhat el, azt átvételi elismervény ellenében vissza kell tartania. A befizetıvel tisztázni kell a hamisnak látszó bankjegy vagy érme eredetét. Az ilyen eseményrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmazni kell: a befizetı nevét, címét, személyi igazolványának számát. A jegyzıkönyvet a befizetıvel alá kell íratni. Az aláírás megtagadása esetén annak tényét a jegyzıkönyvben fel kell tüntetni. A gyanús bankjegyeket, érméket a jegyzıkönyvvel együtt az MNB-be be kell szállítani. Az intézkedést a pénztárjelentésben is fel kell tüntetni. 3.5. Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a pénztáros távollétében A pénztáros helyettesítésekor pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárban lévı készpénzrıl, értékekrıl, értékpapírokról szigorú számadású nyomtatványokról átadás átvételi jegyzıkönyvet kell készíteni a szabályzat 2. számú melléklete szerint. A pénztáros munkahelyérıl - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levı kulcsot (kulcsokat) és a riasztó kódját munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban gazdasági igazgatóhoz eljuttatni. A pénztáros távollétében történı pénztár felnyitásra gazdasági iroda Pénzügyi osztályvezetıje jogosult. A pénztár felnyitásánál - a pénztár ellenırnek és - a pénztárat átvevı személynek jelen kell lennie. A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzıkönyvet kell készíteni. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell: - a jelenlevık nevét, - a pénztár felnyitásának idıpontját, okát, - a pénztárban talált = készpénz összegét címletenként, = egyéb értékeket, = szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát, - a pénztárat átvevı személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, - a jelenlévık aláírását. 19/39
A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni, és a pénzt és egyéb értékeket az átvevınek jegyzıkönyvileg kell átadni. A jegyzıkönyvnek tartalmaznia kell a zárlati pénzkészlet összegét, valamint a pénztárban tárolt egyéb pénzjellegő értékek mennyiségét és értékét. Az átvevı pénztáros köteles meggyızıdni az elszámolások és pénzkészlet helyességérıl, a nyilvántartások naprakész állapotáról. A felvett jegyzıkönyvet az átadó, átvevı, illetve a pénztárellenır írja alá. 4. Pénztári bevételek és kiadások, bizonylatolása, alapbizonylatok kezelése 4.1. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolásának általános szabályai A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztári nyilvántartás céljára szabvány nyomtatványokat és számítógéppel elıállított bizonylatot kell alkalmazni, a használatba vétel elıtt nyomtatványtömböket a Pénzügyi osztályvezetınek kell (aláírni) hitelesíteni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok, tehát azokat ennek megfelelıen nyilván kell tartani. A bizonylatok felhasználásának ellenırzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az alapbizonylatokat. Alapbizonylat: a számla, készpénzjegyzék, a bérjegyzék, az útiköltségelszámolás, ki- vagy befizetéseket elrendelı utalvány, stb. A pénztárbizonylatokat tollal vagy számítógéppel kell kiállítani. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell (stornó jelzéssel) és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatot (annak valamennyi példányát a bizonylattömbben a tıpéldányokkal együtt) meg kell ırizni. 4.2 Pénztári bevételek bizonylatolása Minden házipénztári befizetésrıl bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. 20/39