SEMMELWEIS EGYETEM 1 0 8 5 B u d a p e s t, Ü l l ő i ú t 2 6. TARTALOMJEGYZÉK 1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 2 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA... 2 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI... 4 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE... 7 5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE...15 6. A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK, A KONTROLLDOKUMENTÁCIÓK...18 7. HIVATKOZÁSOK LISTÁJA...35 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...36 Ezen Szervezeti Ügyrend a Semmelweis Egyetem szellemi tulajdona. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedélyhez kötött.
1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK SZERVEZETI ÜGYREND A szervezeti egység jogállása, irányítása, adatai 1) A Jogi Igazgatósága az Egyetem önálló, funkcionális szervezeti egysége, amely a kancellár irányítása és a jogi és igazgatási főigazgató (a továbbiakban: főigazgató) közvetlen irányítása és vezetése mellett ellátja az Egyetem általános jogi, szabályozási, szerződéskötési, jogi képviseleti és egyéb jogi feladatait. Hivatalos megnevezése: Jogi Igazgatóság Vezetője: főigazgató Cím: 1085 Budapest, Üllői út 26 A vezetője a főigazgató, akit a kancellár bíz meg és vonja vissza megbízását. A főigazgató felett a munkáltatói jogokat teljes körűen a kancellár gyakorolja. A főigazgató feladatait a kancellár irányítása és ellenőrzése mellett látja el. A főigazgató a Jogi Igazgatósághoz tartozó szervezeti egységek vezetőit megbízza és megbízásukat visszavonja, továbbá gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat, azzal, hogy az illetmény megállapítása tekintetében a kancellár egyetértése szükséges. A főigazgató az SZMSZ-ben meghatározott kivételekkel - gyakorolja a munkáltatói jogokat a főigazgatóság közalkalmazottai felett, azzal, hogy az illetmény megállapítása tekintetében a kancellár egyetértése szükséges. A Jogi Igazgatóság szervezeti egységeit főosztályvezetők a főigazgató irányítása mellett vezetik. 2) Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság a Semmelweis Egyetem központi funkcionális szervezeti egysége, amely a keretében a jogi és igazgatási főigazgató közvetlen irányítása alatt önállóan végzi tevékenységét. Hivatalos megnevezése: Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság Vezetője: igazgatási és iratkezelési igazgató Cím: 1085 Budapest, Üllői út 26. Az ügyrend hatálya Jelen ügyrend hatálya a közalkalmazottaira, illetve speciális esetekben a vele egyéb jogviszonyban lévő személyekre terjed ki. 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA 2.1. A szervezeti egység belső felépítése 1) Jogi Igazgatóság: Oldal: 2/36
a) Általános Jogi Főosztály, b) Kodifikációs Főosztály, c) Gazdasági Jogi Főosztály. 2) Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság: a) Ügyviteli Főosztály, b) Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés, c) Központi Irattár, d) Központi Levéltár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel, e) Központi Könyvtár, önálló gazdálkodású szervezeti egység, saját szervezeti ügyrenddel. 2.2. A szervezeti egység vezetési struktúrája, humánerőforrása Státusz Követelmény Főigazgató Egyetemi felsőfokú végzettség - titkársági ügyvivő-szakértő Felsőfokú végzettség - titkársági ügyintéző Középfokú végzettség vagy szakképesítés - munkatársak Felsőfokú főiskolai végzettség Jogi Igazgatóság - jogi igazgató Egyetemi felsőfokú végzettség Általános Jogi Főosztály - főosztályvezető Egyetemi felsőfokú végzettség - fogyatékosügyi koordinátor Egyetemi felsőfokú végzettség Kodifikációs Főosztály - főosztályvezető Egyetemi felsőfokú végzettség - munkatársak Egyetemi felsőfokú végzettség Gazdasági Jogi Főosztály - Főosztályvezető Egyetemi felsőfokú végzettség - munkatársak Egyetemi felsőfokú végzettség Igazgatási és Iratkezelési Igazgató Felsőfokú főiskolai végzettség Ügyviteli Főosztály - főosztályvezető Egyetemi végzettség - igazgatási ügyvivő-szakértő Felsőfokú főiskolai végzettség - hivatalsegéd Általános iskola vagy középfokú végzettség Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés Általános iskola vagy középfokú végzettség - csoportvezető Középfokú végzettség Központi Irattár Egyetemi végzettség Központi Levéltár saját szervezeti ügyrend szerint - igazgató Egyetemi végzettség - munkatársak Központi Könyvtár saját szervezeti ügyrend szerint - igazgató Egyetemi végzettség - munkatársak Oldal: 3/36
2.3. Képzés, továbbképzés A vezetői és közalkalmazottai az ellátandó feladatok és személyes kompetenciáik alapján éves oktatási tervet készítenek. Rendszeresen részt vesznek a kötelező munka- és tűzvédelmi és egyéb oktatásokon. A Központi Levéltár és a Központi Könyvtár saját oktatási tervet készít, képzési és továbbképzési tevékenységet ennek megfelelően végez. 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI 3.1. A Jogi Igazgatóság általános feladatai: a) ellátja az Egyetem általános jogi feladataival kapcsolatos irányító, szervező és koordináló feladatokat, b) közreműködik a Szenátus elé kerülő előterjesztések, valamint a rektor, illetve a kancellár által kiadott utasítások, körlevelek előkészítésében a jogi megfelelőség biztosításával, kötelező jogi kontrollt gyakorol a Szenátusi előterjesztések felett, c) koordinálja, segíti a Szenátus és a rektor által létrehozott állandó és ad hoc bizottságok munkáját, d) közreműködik a kancellár feladatkörébe tartozó feladatok jogi támogatásában, segítséget nyújt a kancellár részére az egységes jogalkalmazási gyakorlat kialakításában, e) irányítja és koordinálja az Egyetem jogi képviseletét bíróságok és más hatóságok előtt, f) vezeti az Egyetem központi szerződésnyilvántartását. 3.2. Az Általános Jogi Főosztály feladatai: a) az aláírást megelőzően jogi szakmai kontrollt gyakorol a kiemelt jelentőségű ügyekben született beadványok esetében készített választervezetekkel kapcsolatban, b) közreműködik hatósági ügyekben, c) a hatáskörébe tartozó ügyekben jogi tanácsadást nyújt az Egyetem valamennyi szervezeti egysége részére, d) a rektor vagy a kancellár megbízásából közreműködik kiemelt jelentőségű ügyek kezelésében, megállapodások előkészítésében, továbbá jogi szakmai vélemények elkészítésében, e) részt vesz a Szenátus üléseinek előkészítésében, közreműködik a jegyzőkönyvek hitelesítésével kapcsolatos feladatok ellátásában, szervezi és figyelemmel kíséri a határozatok végrehajtását, gondoskodik arról, hogy az érintett egységek és személyek a döntéseket, határozatokat megismerjék, f) az Adatvédelmi Felelős útján, annak feladat- és hatáskörében, tájékoztatást nyújt a közérdekű adatmegismerési igényekkel kapcsolatban, a külön szabályzatban meghatározottak szerint megkeresésre állást foglal a feladatkörébe nem tartozó közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesíthetősége tekintetében, továbbá jogi állásfoglalást nyújt, és szükség esetén ellenőrzi a külön szabályzatban meghatározott, közérdekű adatokkal kapcsolatos közzétételi, nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatokat, g) a kancellár irányítása mellett elvégzi a külső jogi képviselők ellenőrzését, valamint közreműködik peres, nemperes jogi ügyek intézésében, h) közreműködik a közigazgatási, hatósági ügyek intézésében, a kancellár megbízásából eljár hatósági ügyekben az Egyetem képviseletében, folyamatos kapcsolatot tart az Egyetemet érintő közigazgatási ügyekben eljáró hatóságokkal, Oldal: 4/36
i) ellátja az oktatási, valamint az egészségügyi tevékenység végzésével összefüggő jogi ügyek kezelését, biztosítja a megfelelő jogi hátteret a szakmai stratégia megvalósítása érdekében, j) elkészíti azon megállapodásokat, szerződéseket, melyek nem tartoznak más szervezeti egység hatáskörébe, ideértve különösen a különböző együttműködési megállapodásokat, szándéknyilatkozatokat, k) a kancellár irányítása mellett kezeli az Egyetem 100 %-os tulajdonában levő gazdasági társaságok létesítő- és alapdokumentumait, továbbá végzi az azokkal kapcsolatos jogi jellegű ügyintézést, l) ellátja a civil szervezetekkel összefüggő jogi feladatokat, m) közreműködik a Kommunikációs és Rendezvényszervezési Igazgatóság által előkészített egyes különösen a külső kapcsolatokra, a tájékoztatásra vonatkozó - anyagainak jogi szempontú ellenőrzésében, n) közreműködik az Egészségügyi Finanszírozási és Minőségügyi Igazgatóság feladatkörében keletkező és jogi szakértelmet igénylő feladatok ellátásában, az EFMI által előkészített szerződések véglegesítésében. o) közreműködik a betegpanaszok kivizsgálásának jogi feladataiban, p) a finanszírozási szerződés, a közreműködői szerződések, valamint az EFMI feladatkörébe tartozó klinikai vizsgálati szerződések esetében jogi együttműködés az EFMI tekintetében. 3.3. A Kodifikációs Főosztály feladatai: a) koordinálja az Egyetem szabályzatalkotási tevékenységét, közreműködik az ügyrendek, eljárásrendek készítésében, az Egyetem működéséhez kapcsolódó ügymenet szabályozás kialakításában, b) megkeresés alapján elvégzi az egyes szervezeti egységek által készített belső szabályzatok - a szabályozás célját és a szabályozási koncepciót tartalmazó tervezetének szövegezésével kapcsolatos kodifikációs feladatokat, melynek során vizsgálja a javasolt tervezet, a hatályos joganyag, illetve az egyéb belső szabályzatok összhangját, c) az egyes szervezeti egységek megkeresése alapján gondoskodik a belső szabályzatok tervezeteinek Egyetemen belüli egyeztetéséről, közreműködik az egységes javaslat elkészítésében, d) gondoskodik a belső szabályzatok kihirdetéséről, naprakész szabályzattár működtetéséről, a szabályzatok archiválásáról, szükség esetén a helyesbítés kezdeményezéséről, e) koordinálja a jogszabálytervezetek véleményezését, összegyűjti a jogszabály tervezetekkel érintett szervezeti egységek véleményét, kialakítja az Egyetem álláspontját, szükség esetén részt vesz egyeztetésen, f) az Egyetemet érintő jogszabálytervezetek előkészítése során részt vesz a jogszabály előkészítését végző szervezettel történő egyeztetésben, valamint a társszakterületekkel együttműködik, g) előkészíti az Egyetem létesítő dokumentumának szükséges módosításait, azt egyezteti a fenntartóval, h) elvégzi a Szenátus elé kerülő előterjesztések jogi szempontú vizsgálatát, szükség esetén egyeztetést kezdeményez annak tartalmát illetően, i) szükség esetén közreműködik jogszabály-előkészítési feladatokban. 3.4. A Gazdasági Jogi Főosztály feladatai a) közreműködik az Egyetem általános polgári, kötelmi jogi feladatellátásának biztosításában, szerződések kötésében, valamint a közbeszerzések jogi hátterének felügyeletében, a jogi szakértelem biztosításában, b) kialakítja a jogi megfelelőség rendszerét az Egyetem részvételével összefüggő szerződéses kapcsolatok fenntartásában, véleményezi és szükség esetén elkészíti az Egyetem által használt szerződésmintákat, Oldal: 5/36
c) előkészíti a kancellár részére a tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseket, biztosítja azok jogi megfelelőségét, d) jogi véleményt ad a kancellár tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseit megelőzően, továbbá az Egyetem 100%-os tulajdonában levő gazdasági társaságok működésével összefüggő, a tulajdonosi joggyakorlás körébe tartozó intézkedések kidolgozásában és részt vesz azok jogi támogatásában, e) közreműködik az Uniós és egyéb pályázatokkal összefüggő megállapodások véleményezésében, jogi megfelelőségének biztosításában, gondoskodik a projekteknek a hatályos jogszabályoknak való megfelelőségéről, f) ellátja a szellemi alkotásokkal, valamint az Innovációs Igazgatóság feladatkörébe tartozó kutatásfejlesztéssel és azok szerződéseivel kapcsolatos jogi feladatokat, az Innovációs Igazgatósággal együttműködésben (az Egyetemen keletkező jogilag védhető és nem védhető szellemi alkotások hatékony és optimális gazdasági hasznosításának illetve a hasznosítást megvalósító vállalkozások alapításának elősegítése (licencia eladás, szabadalmaztatás, spin-off cégek alapítása, és jogi tanácsadás), g) ellátja az Egyetem tulajdonában/vagyonkezelésében álló ingó- és ingatlan vagyonhoz kapcsolódó jogi feladatköröket, ideértve a szükséges egyeztetéseken való részvételt, a tulajdonosi joggyakorlóval való kapcsolattartást, a szerződések szövegezését, h) ellátja a kötelezettségvállalásokkal, illetve egyéb, az Egyetem gazdálkodási érdekkörébe tartozó feladatokkal összefüggő folyamatokkal kapcsolatos jogi támogatást, i) kidolgozza az Egyetem szerződéskötési rendszerére vonatkozó szabályozást és figyelemmel kíséri annak végrehajtását. 3.5. Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság általános feladatai a) az egyetem egységes iktató és dokumentumkezelő rendszerének kialakításához, működtetéséhez stratégiai és fejlesztési tervek készítése, b) az iktató és dokumentumkezelő rendszer egyes munkafolyamatainak szabályozásához kapcsolódó feladatok ellátása. 3.6. Ügyviteli Főosztály feladatai a) ellátja a Jogi és Igazgatási Főigazgató teljes körű titkársági feladatait, b) teljes körűen biztosítja a Szenátus és egyéb döntéshozatali szervek így különösen a Felülbírálati Bizottság - tevékenységek adminisztrációs feladatait, az ülések előkészítését, a jegyzőkönyvek készítését, továbbá a szükséges határozatok aláírásra történő előkészítését, c) ellátja a tekintetében az ügymenetek kontrollját, d) vezeti az Egyetem bélyegző-nyilvántartását. 3.7. Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés feladatai a) ellátja az Egyetem központi címére érkező iratok, dokumentumok átvételével, beérkeztetésével, iktatásával, valamint a megfelelő szervezeti egységhez/személyhez történő továbbításával kapcsolatos adminisztrációs feladatokat, b) kezeli az Egyetem iktatási rendszerét, ellátja az iktatási rendszer egységes alkalmazásával kapcsolatos módszertani feladatokat, biztosítja a szakmai segítségnyújtást a szervezeti egységek részére az egységes alkalmazás biztosítása érdekében, c) az iratkezelés körében gondoskodik az Egyetem szervezeti egységei által a központi telephelyről történő szakszerű továbbításával kapcsolatos feladatokat, d) kapcsolatot tart a Magyar Postával, felelős a Magyar Postával kötött szerződés szakmai e) előkészítéséért, a szükséges egyeztetések lefolytatásáért, Oldal: 6/36
f) folyamatosan ellenőrzi a szervezeti egységek iratkezelésével kapcsolatos szakmai tevékenységét, gondoskodik a szakmai továbbképzésről, illetve szakmai iránymutatásról az iratkezeléssel összefüggő kérdésekben. 3.8. Központi Irattár feladatai a) ellátja az Egyetem szervezeti egységei által átadott iratok szakszerű irattározási feladatait, b) gondoskodik az iratok szakszerű és a hatályos jogszabályok szerinti minősítéséről, megőrzéséről, c) szükség esetén biztosítja a dokumentumok visszakeresését, a szervezeti egységek részére történő eljuttatását, d) gondoskodik a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően az iratok szakszerű selejtezéséről, vagy a Levéltár részére történő átadásáról. 3.9. Központi Levéltár feladatai a szervezeti egység saját ügyrendje szerint. 3.10. Központi Könyvtár feladatai a szervezeti egység saját ügyrendje szerint. 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE A vezetők feladatai, kifejezetten a vezetői tevékenység tekintetében 1) A Jogi és Igazgatási Főigazgató: a) irányítja, szervezi és koordinálja az Egyetem általános jogi feladataival kapcsolatos feladatokat, b) a Szenátus elé kerülő előterjesztések, valamint a rektor, illetve a kancellár által kiadott utasítások, körlevelek előkészítésében a jogi megfelelőséget biztosítja, c) közreműködik a kancellár feladatkörébe tartozó feladatok jogi támogatásában, segítséget nyújt a kancellár részére az egységes jogalkalmazási gyakorlat kialakításában, d) irányítja és koordinálja az Egyetem jogi képviselet bíróságok és más hatóságok előtt, e) irányítja az Egyetem központi szerződésnyilvántartásának vezetését, f) képviseli az Igazgatóságot, g) gyakorolja a kiadmányozási jogot saját neve alatt, h) gyakorolja a kötelezettségvállalási és utalványozási jogokat az SZMSZ, és az ide vonatkozó szabályzatok alapján; i) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályozók, utasítások elkészítéséért, alkalmazásáért, betartatásáért; h) szervezi és ellenőrzi az Igazgatóság feladatainak szakszerű és határidőre történő végrehajtását, biztosítja az ügyintézés szakszerűségét, a szakmai követelmények érvényesülését; i) kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét; j) gyakorolja az Igazgatóság munkatársai vonatkozásában az ellenőrzési és utasítási jogokat; k) értekezleteket hív össze, az irányítása alá tartozó tevékenységi körhöz tartozó fontosabb feladatok megoldásához szükséges szakmai vélemények, javaslatok megismerése, illetve az Igazgatóság munkájának támogatása céljából; Oldal: 7/36
l) felelős az adatszolgáltatások, jelentések szakszerűségéért és valódiságáért, a határidők betartatásáért; m) felelős a vagyonvédelmi, informatikai biztonsági, tűzbiztonsági, munka- és balesetvédelmi, valamint adatvédelmi előírások betartásáért és betartatásáért; n) együttműködik a szervezeti egységekkel a feladatok ellátása során; o) a munkatársakat tájékoztatja a munkaköri feladataik ellátásához szükséges információkról, ellenőrzi a feladatok végrehajtását; p) a kancellárt minden lényeges információról tájékoztatja; folyamatosan beszámol intézkedéseiről; q) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket az egyetemi szabályzatok a részére meghatároznak és amelyet a kancellár feladat- és hatáskörébe utal. 2) A jogi főosztályvezető(k) a) a jogszabályok, a belső szabályzatok, valamint a főigazgató rendelkezései alapján vezeti a főosztályt, b) irányítja, összefogja és ellenőrzi a főosztály feladat- és hatáskörébe tartozó tevékenységét; c) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, körlevelek alkalmazásáért, betartásáért; d) szervezi és ellenőrzi a feladatok határidőre történő végrehajtását, e) szignózza az általa vezetett szervezeti egység által készített és a kancellár, a rektor, vagy a főigazgató által kiadmányozandó ügyiratokat; f) előkészíti a szervezeti egység beosztott munkatársai tekintetében a munkaköri leírásokat, és ellenőrzi annak betartását; g) koordinálja a szakterületét érintő döntés-előkészítő dokumentumok tervezeteinek elkészítését, más szervezeti egységek tervezeteinek véleményezését, h) az általa vezetett szervezeti egység tevékenységéről a főigazgatót rendszeresen tájékoztatja, i) gondoskodik a feladat- és hatáskörébe tartozó adatok, információk, belső dokumentumok tartalmának karbantartásáról; j) ellátja az általa vezetett szervezeti egység képviseletét; k) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket a főigazgató feladat- és hatáskörébe utal. 3) Az igazgatási és iratkezelési igazgató: a) az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani, kapcsolattartási és adminisztratív feladatok ellátásának irányítása, az iratkezelési tevékenység koordinálása és felügyelete, b) az egyetemi iktató és dokumentumkezelő rendszer felügyelete, a fejlesztő intézkedések kezdeményezése és a végrehajtás ellenőrzése, c) Ügyviteli Főosztály keretében, a Központi Irattárban, valamint a Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés területén zajló munkafolyamatok, végzett feladatok irányítása, d) igazgatást, iratkezelést és tárolást érintő szabályzatok, munkafolyamat-szabályozások, módszertanok, utasítások kidolgozásának, módosításának kezdeményezése, azok alkalmazásának ellenőrzése, e) az iratkészítési, kezelési, sokszorosítási, őrzési szabályok megtartartásának ellenőrzése; f) az iratselejtezés, iratmegsemmisítés és a levéltárba adás szabályainak megtartásának ellenőrzése; g) az Igazgatóságra vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése, h) az Igazgatóságon dolgozó közalkalmazottak munkaköri leírásainak, oktatási terveinek előkészítése, i) A munkaidőnyilvántartás vezetésének figyelemmel kísérése, a jelenléti ívek rendszeres ellenőrzése, Oldal: 8/36
j) kezdeményezés az Igazgatóságot érintő emberierőforrás-gazdálkodási ügyekben, k) képviseli az Igazgatósági és Iratkezelési Igazgatóságot, l) felelős az általa vezetett szakterületen az SZMSZ, a jelen Ügyrend, a feladat-ellátással összefüggő jogszabályok, belső szabályozók, utasítások alkalmazásáért, betartatásáért, m) szervezi és ellenőrzi az Igazgatóság feladatainak szakszerű és határidőre történő végrehajtását, biztosítja az ügyintézés szakszerűségét, a szakmai követelmények érvényesülését, n) kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét, o) gyakorolja az Igazgatóság munkatársai vonatkozásában az ellenőrzési és utasítási jogokat, p) értekezleteket hív össze, q) felelős az adatszolgáltatások, jelentések szakszerűségéért és valódiságáért, a határidők betartatásáért, r) felelős a vagyonvédelmi, informatikai biztonsági, tűzbiztonsági, munka- és balesetvédelmi, valamint adatvédelmi előírások betartásáért és betartatásáért, s) együttműködik a szervezeti egységekkel a feladatok ellátása során, t) a munkatársakat tájékoztatja a munkaköri feladataik ellátásához szükséges információkról, ellenőrzi a feladatok végrehajtását, u) minden lényeges információról tájékoztatja a Jogi és Igazgatási Főigazgatót, a kancellárt, folyamatosan beszámol intézkedéseiről. 4) Az ügyviteli főosztályvezető: a) az Ügyviteli Főosztályon zajló ügyintézés és munkafolyamatok vezetése, b) Központi Irattárban és a Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés területén zajló munkafolyamatok, végzett feladatok szakmai felügyelete, c) az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani kapcsolattartási és adminisztratív feladatok ellátása, d) az egyetemi iktató és dokumentumkezelő rendszer működésének felügyelete, javaslattétel fejlesztő intézkedésekre és azok végrehajtásának koordinálása, e) az Ügyviteli Főosztály, a Központi Iktatás, érkeztetés, iratkezelés, valamint a Központi Irattár tevékenységéről heti rendszerességgel beszámoló, havi rendszerességgel összefoglaló jelentés készítése, f) javaslattétel igazgatást, iratkezelést és tárolást érintő szabályzatok, munkafolyamat-szabályozások, módszertanok, utasítások kidolgozására, módosítására, azok alkalmazásának betartatása, g) gondoskodás az iratselejtezés, iratmegsemmisítés és a levéltárba adás szabályainak megtartásáról; h) az iratkezelési, sokszorosítási, őrzési szabályok megtartatásáról való gondoskodás; i) szakmai és munkakapcsolatok fenntartása, j) az egység dolgozói számára szakmai oktatási terv előkészítése. 5) A Központi Levéltár igazgatója A szervezeti egység saját ügyrendje szerint. 6) A Központi Könyvtár vezetője A szervezeti egység saját ügyrendje szerint. Oldal: 9/36
A közalkalmazottak feladatai 1) Jogtanácsos/Jogi előadó a) Közreműködés a szenátusi előterjesztések, utasítások, szabályzatok készítésében, véleményezésében, b) Ellátja a jogtanácsosi feladatokat a jogtanácsosi tevékenységről szóló 1983. év 3. törvényerejű rendelet alapján, c) Az Egyetem tevékenységével kapcsolatos szerződések jogi felülvizsgálata, a szerződéstervezetek előkészítésében való közreműködés, a szerződéstervezetek szakszerű megfogalmazása, d) A hatáskörébe tartozó ügyekben jogi tanácsadást nyújt az Egyetem szervezeti egységei részére, e) Közreműködik kiemelt jelentőségű ügyek kezelésében, megállapodások előkészítésében, továbbá jogi szakmai vélemények elkészítésében, f) Közreműködés az adatvédelmi feladatok ellátásában (tájékoztatást nyújt a közérdekű adatmegismerési igényekkel kapcsolatban, megkeresésre állást foglal a feladatkörébe nem tartozó közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesíthetősége tekintetében, továbbá jogi állásfoglalást nyújt, és szükség esetén ellenőrzi a külön szabályzatban meghatározott, közérdekű adatokkal kapcsolatos közzétételi, nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatokat), g) Kapcsolatot tart a külső jogi képviselőkkel, h) Közreműködik a közigazgatási, hatósági ügyek intézésében, i) Ellátja az oktatási, valamint az egészségügyi tevékenység végzésével összefüggő jogi ügyek kezelését, j) Kezeli az Egyetem 100 %-os tulajdonában levő gazdasági társaságok létesítő- és alapdokumentumait, továbbá végzi az azokkal kapcsolatos jogi jellegű ügyintézést, k) Ellátja a civil szervezetekkel összefüggő jogi feladatokat, l) Közreműködik az ügyrendek, eljárásrendek készítésében, az Egyetem működéséhez kapcsolódó ügymenet szabályozás kialakításában, m) Megkeresés alapján elvégzi az egyes szervezeti egységek által készített belső szabályzatok - a szabályozás célját és a szabályozási koncepciót tartalmazó tervezetének szövegezésével kapcsolatos kodifikációs feladatokat, melynek során vizsgálja a javasolt tervezet, a hatályos joganyag, illetve az egyéb belső szabályzatok összhangját, n) Gondoskodik a belső szabályzatok kihirdetéséről, naprakész szabályzattár működtetéséről, a szabályzatok archiválásáról, szükség esetén a helyesbítés kezdeményezéséről, o) Közreműködik a jogszabálytervezetek véleményezésében, összegyűjti a jogszabály tervezetekkel érintett szervezeti egységek véleményét, p) Az Egyetemet érintő jogszabálytervezetek előkészítése során részt vesz a jogszabály előkészítését végző szervezettel történő egyeztetésben, valamint a társszakterületekkel együttműködik, q) Előkészíti az Egyetem létesítő dokumentumának szükséges módosításait, r) Közreműködik az Egyetem általános polgári, kötelmi jogi feladatellátásának biztosításában, szerződések kötésében, valamint a közbeszerzések jogi hátterének felügyeletében, a jogi szakértelem biztosításában, s) Véleményezi és szükség esetén elkészíti az Egyetem által használt szerződésmintákat, t) Előkészíti a tulajdonosi joggyakorlással összefüggő döntéseket, biztosítja azok jogi megfelelőségét, u) Közreműködik az Uniós és egyéb pályázatokkal összefüggő megállapodások véleményezésében, jogi megfelelőségének biztosításában, Oldal: 10/36
v) Ellátja a kötelezettségvállalásokkal, illetve egyéb, az Egyetem gazdálkodási érdekkörébe tartozó feladatokkal összefüggő folyamatokkal kapcsolatos jogi támogatást, w) Kidolgozza az Egyetem szerződéskötési rendszerére vonatkozó szabályozást és figyelemmel kíséri annak végrehajtását. 2) Ügyviteli főosztály igazgatási ügyvivő szakértője a) Igazgatási természetű, illetőleg egyéb, az SzMSz szerint a feladatkörébe tartozó ügyek intézése. b) Részt vesz a Szenátus üléseinek előkészítésében. Szenátusi ülésekkel kapcsolatos e-mail levelezés bonyolítása, beérkező előterjesztések nyomtatása, iktatása, napirendi pontok szerinti nyilvántartása, előterjesztések (szükség szerint) e-mailen történő kiküldése véleményezésre. Szenátusi meghívók kiküldése szenátus tagoknak. c) Segíti és szervezi a rektori pályamunkákkal kapcsolatos feladatokat; d) Segíti és szervezi a Doctor Honoris Causa cím odaítélésével kapcsolatos feladatokat; e) Koordinálja a köztársasági ösztöndíj odaítélésével kapcsolatos, a illetékességébe tartozó feladatokat. f) Vezeti és nyilvántartja a központi épület reprezentatív helyiségeinek igénybevételét. g) Végzi az egyetem saját halottainak temetésével kapcsolatos ügyintézést (fekete zászló kitétele, hirdetések megrendelése, számlák továbbítása a KGO-hoz). h) Szükség szerint gondoskodik az egyetemi ünnepélyekre igényelt kellékek (talárok, láncok, hajdú ruhák, zászlók, zászlótartó, mappák) összekészíttetéséről, helyszínre szállíttatásáról, lista szerinti átadásáról, majd az ünnepély utáni visszaszállíttatásáról, valamint szükség szerinti tisztíttatásáról, ill. javíttatásáról, átalakíttatásáról. i) Szükség szerint, közvetlen vezetője utasításának megfelelően közreműködik a Semmelweis Egyetem Tanévkönyve szerkesztési munkálataiban. j) Segíti és szervezi a rektori pályamunkák odaítélésével kapcsolatos feladatokat. k) Kapcsolatot tart külső magán és jogi személyekkel, valamint az egyetemi klinikák és intézetek adminisztrációs feladatokat ellátó munkatársaival. l) Általános szakmai-nyelvi segítséget nyújt idegen nyelvű levelezésben. m) Vezeti és karbantartja az egyetemi bélyegző-nyilvántartást. n) Vezeti és karbantartja az egyetem képzésnyilvántartását, gondoskodik az új képzések OH-nál történő nyilvántartásba vételéről. o) Közreműködik az egységes iktató és dokumentumkezelő rendszer kialakításával összefüggő módszertani, kapcsolattartási és adminisztratív feladatokban. p) Szükség szerint gondoskodik az egyetemi ünnepélyekre igényelt kellékek (talárok, láncok, hajdú ruhák, zászlók, zászlótartó, mappák) összekészíttetéséről, helyszínre szállíttatásáról, lista szerinti átadásáról, majd az ünnepély utáni visszaszállíttatásáról, valamint szükség szerinti tisztíttatásáról, ill. javíttatásáról, átalakíttatásáról. q) Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság tekintetében végzi az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatokat, a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. Feladata különösen a területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása, valamint a területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nemmegfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. r) Az egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. s) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára közvetlen vezetője, az igazgatási és iratkezelési igazgató, valamint a jogi és igazgatási főigazgató meghatároz. Oldal: 11/36
3) Ügyviteli főosztály titkársági ügyvivő-szakértője a) Ellátja a személy- és munkaügyi feladatait: Nyilvántartást vezet a dolgozóinak személyi adatairól, a munkába lépéssel kapcsolatos iratokról; Közreműködik a munkaköri leírások előkészítésében és karbantartásában; Vezeti és karbantartja - a személyi állomány szabadságolási, betegszabadsági nyilvántartását, - a dolgozóinak munkaruha-ellátás nyilvántartását (jogosultság, vásárlás engedélyeztetése); Elkészíti a dolgozóinak nyári és téli szabadságtervét a bekért igények alapján, majd továbbítja a jogi és igazgatási főigazgató és a gazdasági ügyintéző felé. b) A titkársági feladatainak segítése. c) Felülbírálati Bizottság adminisztratív feladatainak segítése. d) Szerkeszti és aktualizálja a honlapját a jogi és igazgatási főigazgató utasításai szerint. e) Kapcsolatot tart fenn az egyetemi honlap szerkesztőivel. f) Az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. g) Az Egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. h) Mindazon további feladatok ellátása, amelyekkel közvetlen vezetője, valamint a főtitkár esetenként vagy rendszeresen megbízza. 4) Ügyviteli főosztály titkársági ügyintézője a) A ba érkező iratok átvétele, iktatása az Egyetem nyilvántartórendszerébe, előkészítése, jogi és igazgatási főigazgató tájékoztatása, ügyintézőnek történő átadása, kimenő levelek: megírása, aláíratása, postázása. b) A postafiókjába érkező levelek figyelése, nyomtatása, iktatása, jogi és igazgatási főigazgató tájékoztatása, ügyintézőnek történő átadása, kimenő levelek megírása, elküldése. c) Az Egyetem honlapjának figyelése, körlevelek, tájékoztatók nyomtatása, kiküldése. d) A házipénztár kezelése, előlegkérés, előleg kiadás, előleg elszámolás, a pénzmozgások adminisztrálása, házipénztár elszámolás elkészítése, elszámolás a Központi Gazdálkodási Osztály felé. e) Reprezentációs költség elszámolás, igényfelmérés, megrendelés, ill. beszerzés. f) Irodaszer igények felmérése, megrendelése. g) A titkársági ügyviteli-technikai eszközök kezelése, alkalmazása. Gondoskodás a technikai eszközök karbantartásáról, javítási munkálatok megrendeléséről, esetleges eszközcseréről. h) Kapcsolattartás az Egyetem más szervezeti egységeivel. i) Az Egyetemmel kapcsolatos névsorok, címlisták, összeállítása, folyamatos figyelemmel kísérése, változások átvezetése. j) Főigazgatói programok, találkozók szervezése, egyeztetése, koordinálása. Háttér feladatok elvégzése, háttér anyagok előkészítése. k) A jogi és igazgatási főigazgató távolléte esetén üzenetek átvétele, az előzetes felhatalmazás szerinti körben sürgős intézkedések megtétele. Oldal: 12/36
l) Testületi ülések, értekezletek anyagainak rendszerezése, nyilvántartása, megőrzése, a kapcsolódó feladatok figyelemmel kísérése. m) A belépő és kilépő munkatársak eligazítása, a szükséges nyomtatvány(ok) átadása, információs segítségnyújtás. n) Vezeti az Egyetem központi szerződés nyilvántartását. o) Mindazon további feladatok ellátása, amelyekkel a jogi és igazgatási főigazgató megbízza. 5) Központi Irattár irattári ügyvivő szakértője: a) Az Egyetemi Központi Irattárában őrzött iratanyag kezelése. b) Az ügyviteli főosztály vezetőjének irányítása és a Központi Levéltár vezetőjének szakmai felügyelete mellett gondoskodik az iratok megőrzéséről, fellelhetőségéről, illetve a Központi Levéltár részére történő átadásról. c) A szervezeti egységektől átvett iratok irattári rendjének esetleges helyreállítása/kialakítása. d) Az átvett iratok ügyköri besorolásának ellenőrzése, az iratkezelésben tapasztalt szabálytalanságok jelzése a Központi Levéltár felé. e) Iratok megőrzése az Irattári Tervnek megfelelően, illetve átadásuk a Központ Levéltár részére. f) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően biztosítja az iratokba való betekintést, illetve azok kölcsönzését. g) Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseinek megfelelően a kölcsönzött iratokról nyilvántartást vezet. h) Az egyetemi levéltárral való kapcsolattartás, együttműködés a régebbi ügyiratok visszakeresésében. i) A hatályos Iratkezelési Szabályzatban előírt ütemezés szerint és módon gondoskodik az irattárba vett iratállomány átselejtezéséről. j) Alleltárkezelői feladatok: eszközváltozások átvezetése, selejtezések előkészítése. k) Az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. l) Az Egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. m) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára közvetlen vezetője, az igazgatási és iratkezelési igazgató, valamint a jogi és igazgatási főigazgató meghatároz. 6) Központi iktatás, érkeztetés, iratkezelés kézbesítője: a) Az egyetemen belüli szervezeti egységek vonatkozásában a küldemények kézbesítése, illetve a postai hivatalokban postaforgalmi ügyek intézése. b) Átveszi az Egyetem címére érkező postai levélküldeményeket és leadja az előkészített postai küldeményeket. c) A leveleket a címzett szervezeti egységenként szelektálja, illetve előkészíti azokat átadásra. d) Gondoskodik a belső és külső egységekbe történő kézbesítésről. e) A központi épület III. emeletén kialakított (T szint) szervezeti egységeknek érkező postai küldemények átvétele, valamint az előkészített postai küldemények leadása. f) Az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. Oldal: 13/36
g) Az Egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. h) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára közvetlen vezetője, az igazgatási és iratkezelési igazgató, valamint a jogi és igazgatási főigazgató meghatároz. 7) (Hivatalsegédek) Takarítók a) A kijelölt helyiségek és közös területek folyamatos tisztán tartása mellett a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság takarítószolgálata egyéb kiegészítő, hivatalsegédi munkákat is ellát a Jogi és Igazgatási Főigazgatóságban, valamint esetenként a Központi Igazgatási Épületben található más szervezeti egységeknél is (postázási és kézbesítési feladatok, beszerzés, kézbesítés, szervírozás). b) Takarítási feladatok: A jogi és igazgatási főigazgató által kijelölt helyiségek és közös területek takarítása, folyamatos tisztántartása. c) Postázási és kézbesítési feladatok: küldemények továbbítása az épületen belül és a belső klinikai telep létesítményeibe (postakönyvvel), Egyetemen kívüli postai küldemények leadása a központi postázóba, szükség szerint esetileg, ill. sürgős esetekben egyetemi és egyetemen kívüli küldemények kézbesítése és átvétele, a postázandó küldemények borítékolása, a borítékok címzése (etikettekkel) és leragasztása. d) Fénymásolási feladatok: A sokszorosításra átadott dokumentumok lemásolása és összekészítése, majd az igénylőhöz történő visszajuttatása. e) A munkájához szükséges irodaszerekkel és tisztítószerekkel kapcsolatban: összeírni a megrendelést a készlet alapján, a megrendelendő termékek listájának leadása a titkárság részére, a megrendelt termékek átvétele, igény esetén a készletből történő kiadás, a készlet nyilvántartása a megrendelések és kiadások alapján. f) Egyéb feladatok: mosodai textilcserék lebonyolítása (szennyes textíliák összegyűjtése, kicserélése a tiszták kiosztása), raktári vételezés megírása, a Központi Raktárba való eljuttatása, értekezletekre történő szükség szerinti bevásárlás, szervírozás, ünnepélyekre talárok, láncok, hajdúruhák, stb. összeállítása. g) Az Egyetem minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott minőségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelelőségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. h) Az Egyetem környezetvédelmi kultúrájának ápolása, a munkahelyi környezeti rend kialakítása és fenntartása saját munkaterületén. i) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára közvetlen vezetője, az igazgatási és iratkezelési igazgató, valamint a jogi és igazgatási főigazgató meghatároz. - A szerződéses (megbízási) jogviszonyban történő feladatellátás köre, az ezzel összefüggő feladatok rendje Oldal: 14/36
5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE 5.1. helyettesítés rendje A főigazgató távolléte időtartamára egyes munkáltatói, a kiadmányozási és a kötelezettségvállalási jogköreinek gyakorlását egyedi intézkedéssel a jogi szakvizsgával rendelkező általa kijelölt közalkalmazott részére átadhatja. Az erre vonatkozó felhatalmazásban a helyettesítés időtartamát dátum szerint pontosan meg kell jelölni. A főosztályvezető távolléte időtartamára vonatkozó helyettesítése a főigazgató egyedi rendelkezése szerint történik. Az igazgatási és iratkezelési igazgatót távollétében az ügyviteli főosztályvezető helyettesíti. Az azonos beosztásban dolgozó közalkalmazottak szükség esetén egymás helyettesítését látják el. Egyéb esetekben a helyettesítés a felelős vezető utasítása alapján történik. A Központi Levéltár és a Központi Könyvtár helyettesítési rendje, saját szervezeti ügyrendjük szerint történik. 5.2. A szignálás rendje A szignálás a jogi és igazgatási főigazgató feladata, mely során a beérkezett iratok alapján meghatározza és kijelöli az ügyintézést végző személyt. A szignálás az adott dokumentumon történik, az ügyintézésre kijelölt személy, valamint a határidő megjelölésével. Elektronikus úton beérkezett dokumentumok megkeresések szignálása az ügyintéző részére történő megküldéssel történik azzal, hogy az így keletkezett dokumentumok szükség szerint iktatásra kerülnek. 5.3. A kiadmányozás rendje Az Igazgatóság tevékenységéhez tartozó valamennyi ügyhöz tartozó irat esetében a Jogi és Igazgatási Főigazgató rendelkezik kiadmányozási joggal a 11/2015. számú Kancellári utasítás szerint. A főigazgató távollétében a helyettesítés rendjében meghatározottak szerint kijelölt személy rendelkezik az arra szóló felhatalmazásban foglaltak szerinti időtartamban kiadmányozási joggal. Ebben az esetben a felhatalmazott személy a kiadmányozandó dokumentumon a jogi és igazgatási főigazgató géppel írt neve felett ír alá h (helyett) megjelöléssel A Központi Könyvtár és Központi Levéltár igazgatója az általa irányított szervezeti egység feladatkörébe tartozó ügyekben gyakorolja a kiadmányozási jogot, a saját ügyrendjükben foglaltak szerint. 5.4. A nyilvántartások vezetése 1) Adatszolgáltatási nyilvántartás (közérdekű adatok nyilvántartása) 2) Szerződéstár 3) Ügyiratok nyilvántartása A Semmelweis egyetem hatályos iratkezelési szabályzata szerinti a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság, ezen belül az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság részére érkező ügyiratok Oldal: 15/36
érkeztetését, iktatását az ügyviteli főosztály titkársági ügyvivő szakértője és ügyintézője végzik az elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásával. Ők végzik a kézi irattáraiban elhelyezett dokumentumok nyilvántartását. 4) Bélyegzők nyilvántartása Az Ügyviteli Főosztály igazgatási ügyvivő-szakértőinek feladata az Egyetem bélyegzőnyilvántartásának vezetése. 5) Körlevelek, utasítások, tájékoztatók nyilvántartása A nyilvántartást a titkársági ügyintéző vezeti. 6) Továbbképzések nyilvántartása A nyilvántartás vezetéséért a minőségirányítási megbízott felelős. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a továbbképzés tárgyát, időpontját, a továbbképzést szervező intézmény, cég megnevezését, a részt vevők nevét. 7) Munkaidő és szabadság nyilvántartás Az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóság közalkalmazottai naprakészen kötelesek vezetni a munkában töltött idejüket az érkezés és távozás időpontjának feltüntetésével, melyet kézjegyükkel igazolnak. Az igazgatási és iratkezelési igazgató a jelenléti íveket rendszeresen ellenőrzi, melyet az adott hónap lezárásakor aláírásával igazol. A szabadságok nyilvántartását az Ügyviteli Főosztály titkársági ügyvivő-szakértője végzi. 8) Központi Irattár nyilvántartásai A Központi Irattár ügyvivő-szakértőjének feladata, az irat-átvételekről, az őrzött iratanyagról valamint az adatszolgáltatásokról és iratkölcsönzésekről, az ügyiratok visszakereshetőségét biztosító nyilvántartás vezetése. 9) Szenátusi adatbázis kezelése A szenátusi adatbázis kezelése az ügyviteli főosztály igazgatási ügyvivő-szakértőinek feladata. 10) Képzésnyilvántartás vezetése Az Egyetemen folyó képzések nyilvántartásának aktualizálása az új képzések átvezetésével az ügyviteli főosztály igazgatási ügyvivő-szakértőinek feladata. 5.5. Az iratkezeléssel összefüggő szabályok A iratkezelése a Semmelweis Egyetem Iratkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően történik, a központi elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazásával. A papíralapú, valamint az elektronikus iratok kezelése azonos módszerrel történik, az irat tárgyának megfelelő eljárásban. A ra érkezett iratok érkeztetését és iktatását az Igazgatási és Iratkezelési Igazgatóságon belül a titkársági ügyvivő szakértő, illetve a titkársági ügyintéző végzi. Az ügyintézők feladata az ügyiratok kezelése során az iratkezelési szabályok maradéktalan betartása. Az ügyek lezárására az igazgatási és iratkezelési igazgató javaslata alapján a jogi és igazgatási főigazgató jogosult. Oldal: 16/36
A lezárt ügyiratok a kézi irattárban kerülnek elhelyezésre. Ennek kezelése a titkársági ügyintéző feladata. A kézi irattárban őrzött iratokat legalább évente felül kell vizsgálni, és szükség esetén selejtezni, illetve átadni a Központi Irattárnak. Az iratok beérkeztetése, iktatása, a szignált iratok szignálással megjelölt munkatárs részére történő átadása a titkársági ügyintéző feladata. A folyamatos feladatellátás során keletkező, kapcsolódó iratok rendszerezése és az iratkezelési szabályoknak megfelelő kezelése a szignálással megjelölt munkatárs feladata és felelőssége. 5.6. A kapcsolattartás, együttműködés A tevékenységét és a főigazgatón keresztül a kancellár irányítja. A főigazgató a kancellár felé tartozik beszámolási, tájékoztatási kötelezettséggel. A főigazgató képviseli feladat- és hatáskörében eljárva a ot. A főosztályvezető a főosztályt feladat- és hatáskörében eljárva, a főigazgató megbízása alapján képviseli. A munkatársak kötelesek egymással együttműködni, egymás munkáját segíteni. A munkatársak feladatkörükhöz tartozó, de más szervezeti egységet is érintő ügyekben kötelesek a vezetőt folyamatosan tájékoztatva, egyeztetve eljárni. A feladatellátással összefüggésben a főigazgatóság munkatársai folyamatos kapcsolatot tartanak az egyetem szervezeti egységeivel, valamint szükség szerint külső partnerekkel. Hivatalos kapcsolattartás minden esetben a Jogi és Igazgatási Főigazgatón keresztül zajlik. 5.7. Az információáramlás A valamennyi munkatársa köteles napi szinten figyelemmel kísérni a Semmelweis Egyetem honlapján közzétett szabályzatokat, utasításokat, körleveleket és egyéb tájékoztatókat. A jogtanácsosok, jogi előadók kötelesek továbbá a jogszabályi változásokat is folyamatosan figyelemmel kísérni. Az információáramlás biztosítására, a felmerült ellenőrzési tapasztalatok egyeztetésére, megbeszélésére heti rendszerességgel kerül sor. A főigazgató a Főigazgatóság valamennyi vezetője részére értekezletet tart szükség szerint, de legalább hetente, amelyen tájékoztatja a vezetőket a szervezetet érintő vezetői döntésekről, kiosztja és számon kéri a kiadott feladatokat. A vezetők beszámolnak a rájuk szignált feladatok elvégzéséről, illetve azok készültségi fokáról. Az ülésekről rövid, az értekezlet lényegét tartalmazó jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza: - az értekezlet helyét, időpontját, - az értekezleten résztvevők névsorát, - a napirendi pontokat, - a napirendi pontok felelőseit, - a feladatok elvégzésének határidejét, Az értekezlet jegyzőkönyvét a főigazgató-helyettes hagyja jóvá. A belső információáramlás segítése minden közalkalmazott kötelessége munkaköre és feladatai tekintetében. Oldal: 17/36
5.8. A bélyegzők használata 1) Az bélyegzőkre vonatkozó általános előírások A bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetése a Jogi és Igazgatási Főigazgatóság kijelölt ügyintézőjének feladata. A bélyegzőket zárt szekrényben kötelező tartani, hogy illetéktelen személy ne juthasson hozzá. A bélyegzők kezelése és megőrzése az ügyintéző feladata, melyről felelősségvállalási nyilatkozatot köteles adni. 2) A Jogi Igazgatóság által alkalmazott bélyegzők a kiadmányozási jogkör gyakorlója aláírásának hitelesítésére szolgáló körbélyegző a szervezeti egység azonosítására szolgáló hosszú bélyegző Pénzkezelési Szabályzat szerinti keretbélyegző készpénzes számlákhoz ügyviteli bélyegzők (érkeztető és dátumbélyegző) 3) A bélyegzők használatára jogosultak meghatározása A körbélyegző használatára a kiadmányozási joggal rendelkező személy jogosult (a főigazgató, valamint távollétében a helyettesítésére kijelölt vezető) A szervezeti egység azonosítására szolgáló bélyegzőt általánosan a főigazgató, a szállítói számlák Pénzkezelési Szabályzat szerinti lebélyegzésére az érvényesítést ellátó, vagy a helyettesítésére kijelölt közalkalmazott, a borítékok és egyéb, nem kiadmányozandó iratok (pl. jelenléti ívek) azonosítására az ügyintéző, vagy a helyettesítésére kijelölt közalkalmazott jogosult. Az ügyviteli bélyegzők használatára az ügyintéző, vagy a helyettesítésére megjelölt személy jogosult. A Pénzkezelési Szabályzat szerinti keretbélyegzőt a főigazgató jogosult alkalmazni. 6. A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK, A KONTROLLDOKUMENTÁCIÓK 6.1. A munkaidőre vonatkozó rendelkezések A munkaideje hétfőtől csütörtökig 7.45-től 16.15 óráig, pénteki napon 7:45-től 13:45-ig tart. A munkában eltöltött időt minden közalkalmazott naponta, az érkezés és távozás időpontjának feltüntetésével, kézjegyével igazolva jelenléti íven köteles vezetni. 6.2. A szabadságok kiadására vonatkozó rendelkezések A minden év május 31-ig szabadságos ütemtervet készít, a közalkalmazottak előzetes igényeinek felmérése, egyeztetése alapján, a folyamatos munkavégzés követelményének szem előtt tartásával. A főigazgató a mindenkori jogszabályi rendelkezések és egyetemi belső előírások figyelembe vételével köteles gondoskodni a szabadságok kiadásáról. A szabadságok igénybevételéhez a Szabadságengedély című nyomtatványt kell alkalmazni, melyet mind a munkavállaló, mind az engedélyező köteles aláírni. A fentiekben hivatkozott nyomtatvány, a jelenléti íveken a szabadság Oldal: 18/36
igénybevétele tényének bejegyzése, valamint az SAP rendszerben rögzített szabadság jogcímű távollét együttesen, a szükséges egyeztetések elvégzését követően képezi alapját a szabadság felhasználás nyilvántartásának. 6.3. A munkaköri leírások elkészítése, aktualizálása, felülvizsgálata A munkaköri leírásokat a minőségirányítási rendszer követelményeinek megfelelően kétévente, valamint a feladatok, hatáskör és felelősség körében történő változásokat követően 30 napon belül, soron kívül kötelező felülvizsgálni. A felülvizsgálatot a jogi és igazgatási főigazgató a minőségirányítási megbízott közreműködésével látja el. 6.4. A folyamatba épített vezetői ellenőrzés eszközei, módszerei, típusai és a kontrolldokumentációk A vezetői ellenőrzés típusa lehet rendszeres, tervezett, valamint eseti szúrópróba szerű, vagy felmerülő problémák kapcsán indított ellenőrzés. Módszerét tekintve történhet a közalkalmazottak, vagy beosztott vezető beszámoltatása (szóban vagy írásban), vagy az ügyintézés során keletkező dokumentáció áttekintése, vagy ezek együttese által. Rendszeres ellenőrzés főbb eszközei és módja: - Heti jelentések készíttetése a futó feladatokról és azok állásáról, - heti rendszereséggel tartott vezetői értekezleteken beszámoltatás a folyamatban lévő ügyekről; - egyes futó ügyekkel kapcsolatos megbeszélések, egyeztetések, - kiadmánytervezetek előzetes kontrollja, - munkautasítások betartásának rendszeres ellenőrzése, - nyilvántartások vezetésének ellenőrzése. A vezetői ellenőrzések a 138/2011. (XII.15.) Ellenőrzési nyomvonalak című szabályzatban foglaltak figyelembevételével történnek. folyamat jogszabály/szabályzat keletkezett feladatgazda ellenőrző dokumentum 1 szerződéskötés belső szabályozó dokumentum, jogszabály, szmsz szerződés jogtanácsos jogi igazgató / jogi 2 szenátusi előterjesztés belső szabályozó dokumentum, szmsz 2 szabályzatkészítés belső szabályozó dokumentum, szmsz előterjesztés feljegyzés és szabályzat jogi előadó v. jogtanácsos és szenátusi ügyintézők jogi előadó v. jogtanácsos főigazgató jogi főigazgató jogi főigazgató Oldal: 19/36