r e l o a d. n o n p r o f i t f o r u m. e u Felhasználói kézikönyv 3. RELOADED

r e l o a d. n o n p r o f i t f o r u m. e u Felhasználói kézikönyv 3. RELOADED

HUSK 1101/1.5.1/0105 Szoftver A program a Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében az Európai Regionális Fejlesztési Alap támogatásával valósul meg. Bináris01 2. oldal ver.: 2

TARTALOM: 1. Alapvetés... 4 1.1. A projekt... 4 1.2. A szoftver szerepe... 5 2. Felhasználói felület... 6 3. Felhasználói útmutató... 7 3.1. Bejelentkezés nélkül elérhető funkciók:... 7 3.2. Regisztráció:... 8 3.3. Szintfelmérő:... 10 3.4. Eredmények:... 11 3.5. Tanfolyam:... 12 3.5. Tananyag:... 12 4. Helyi adminisztrátori útmutató... 13 4.1. Felhasználók:... 14 4.1.1 Adatbevitel:... 14 4.1.2 Ügyfelek:... 15 4.1.3 Kampány:... 16 4.2. Szervezetek:... 16 4.3. Értékelés:... 16 4.4. Tanfolyamszervezés:... 17 4.5. További lehetőségek:... 18 5. Adminisztrátori útmutató... 19 5.1. Műveletek:... 19 5.2. Tartalmak:... 19 Bináris01 3. oldal ver.: 2

1. Alapvetés 1.1. A projekt A Kisalföldi Vállalkozásfejlesztési Alapítvány pályázati projektje: Program megnevezése: Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 Pályázat címe: Interregionális Civil Projektfejlesztési Hálózatbővítés A pályázó neve: Kisalföldi Vállalkozásfejlesztési Alapítvány Pályázat reg. sz.: HUSK 1101/1.5.1/0105 A projektvégrehajtás időszaka: 2012. október 1.- 2013. szeptember 30. A projekt célja a szlovák-magyar határ két oldalán működő non-profit szervezetek projekttervezési és végrehajtási kapacitásának növelése. Szeretnénk elősegíteni, hogy a különféle non-profit intézmények határozottabban vegyenek részt a határtérség integrált fejlődésének előmozdításában. A megvalósítás folyamán a programba bevont szervezetek alkalmazottait, önkénteseit, segítőit, mint magánszemélyeket meghatározott kompetenciaterületen mérjük fel és ennek értékelése alapján vonjuk be a speciális képzési csomag szükségesnek ítélt elemébe. 4 féle képzést projektmenedzsment, pályázatírás, számítástechnika és angol nyelv, szervezünk. A tanfolyamok a célcsoport számára díjmentesek. A Kisalföldi Vállalkozásfejlesztési Alapítvány és a Dunaszerdahelyi Regionális Tanácsadó és Információs Központ Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében sikerrel valósította meg Interregionális Civil Projektfejlesztési Hálózat című projektjét, aminek keretében alapítványok, tanácsadással, civil érdekképviselettel foglalkozó szervezetek tagjai, munkatársai részére a hatékony, megfelelő szakértelemmel rendelkező, naprakész non-profit működés megteremtése érdekében díjmentes projektmenedzsment, pályázatírás, számítástechnika képzéseket szerveztek és bonyolítottak le. A tervek szerint a fejlesztés amellett, hogy a szervezetek működésének színvonalát emeli, növeli a pályázatokon való részvétel és projektek megvalósításának hatásfokát. A gyakorlatban a projektmegvalósításban részt vevő partnerek non-profit szervezeteket kerestek meg, melyek személyeket delegáltak a programba. A fejlesztés, vagyis tanfolyami részvétel lehetősége elektronikus úton vagy papír alapon jelzett egyértelmű részvételi szándék és a kitöltött kérdőív kiértékelési eredményének és a korlátozott számban rendelkezésre álló tanfolyami helyek mennyiségének függvénye. A kérdésekre adott válaszokat számítógépes szoftver segítségével értékelték ki. Ez a rövid dokumentum a fejlesztési programot támogató szoftver aktualizálásának felhasználói útmutatóját tartalmazza, különös tekintettel a HUSK 0801/0178 projekt során létrehozottakhoz képest. Bináris01 4. oldal ver.: 2

1.2. A szoftver szerepe Az eredeti szoftver ( a továbbiakban: v1) az alábbi támogatást nyújtotta a projekt megvalósításához: Célcsoport bevonása, regisztrálása, nyilvántartása. Mind a fejlesztendő szervezet, mind pedig a konkrétan fejlesztett személy adatainak vonatkozásában. Szakértők, tanácsadók bevonása a projektbe. Elérhetőségeik publikálása, fórum biztosítása. Felmérés kampányszerű lebonyolítása, majd a kérdőívek megoldókulcs alapján történő automatikus kiértékelése; Az értékelés alapján szervezeti, személyes profil ábrázolása adatokkal és grafikusan. Tanfolyami csoportok összeállításának és nyilvántartásának támogatása. A csoport összeállítás támogató algoritmusa figyelembe veszi a az intézményi és a személyes profil tervezett tanfolyam szempontjából releváns adatait. Elektronikus kapcsolattartást tesz lehetővé a potenciális tanfolyami résztvevővel. Híreket lehet elhelyezni a szoftver felületén, melyeket akár eseménynaptárhoz is lehet kötni. A program tananyagait személyre szabottan javasolt fejezetekkel is meg tudja jeleníteni. Az aktuális ( a továbbiakban: v2) rendszer új feladatai: Az új projekt célkitűzéseinek való megfelelés. Ez egyrészt a több partner bevonásának, illetve több partner menedzsmentje általi párhuzamos használat problémájára adott válsz megfogalmazását, másrészt a bővített szakterületek lefedésének megoldását jelenti. A bővített területi lefedettség egyrészt az előző pontban megfogalmazottakkal összefüggésben a célcsoport bevont szervezetei és a fejlesztendő személyek felelős partnerek szerinti elosztását, illetve külön-külön történő kezelhetőségének megoldását jelenti, másrészt a tanfolyami csoport konkrét összeállításakor kell fokozottan figyelembe venni a földrajzi távolságot és az előzőleg felmérendő utazási hajlandóságot. Változások kezelése a korábban lefedett tematikában. V1 3 pályázat és projektmenedzsment szempontjából fontos területet volt képes mérni és elemezni. Itt általánosítás szükséges, hogy további, jelen esetben angol nyelv kezelése is bevonható legyen. Fontos a v1 használatából eredő tapasztalatok rendszerzése és ennek segítségével v2-ben ezeknek a gyermekbetegségeknek a kiküszöbölése. Bináris01 5. oldal ver.: 2

2. Felhasználói felület 1 3 4 2 8 5 7 6 A szoftver kezelőfelülete: 1. Álladó címterület: innét elérhetőek a irányító / közreműködő / támogató / megvalósító szervezetek weboldalai; 2. Menü: Innét indíthatóak a különféle funkciók; 3. Kereső: Intézmény és szöveg keresését teszi lehetővé a Hírekben; 4. Nagy kontrasztú verzió választása és nyelvválasztó: A használt nyelv választható ki; 5. Bejelentkezés; 6. Projektleírás, regisztráció lehetősége és felmérések; 7. Eseménynaptár; 8. Másodlagos menü, amiben elsősorban hírek találhatóak. Bináris01 6. oldal ver.: 2

3. Felhasználói útmutató 3.1. Bejelentkezés nélkül elérhető funkciók: Bejelentkezés és regisztráció nélkül a Kezdőoldalon a projektleírást olvashatjuk el és regisztrálhatunk az oldalra. A felmérések megtekintéséhez, elvégzéséhez be kell jelentkezni a felhasználónévvel és jelszóval. Bejelentkezés és regisztráció nélkül alapvető információk és kapcsolatfelvételi adatok érhetőek el: Érdemi részvételhez regisztráció szükséges: Bináris01 7. oldal ver.: 2

3.2. Regisztráció: A regisztrációkor nagyon fontos, hogy a felhasználó a földrajzi terület függvényében a megfelelő felelős partnert válassza ki. Az adatok megfelelő kitöltése után a rendszer egy megerősítést váró emailt küld a megadott email címre. A felhasználó az ebben található hivatkozást követve adhatja meg jelszavát. Sikerrel bejelentkezve normál állapotba jut, amivel már elérheti a fejlesztést megelőző felméréshez szükséges funkciókat is. Bejelentkezve az alábbi tartalmat látja: 1 2 3 2 4 5 Bináris01 8. oldal ver.: 2

Az egyes lépések jelentése sorra: 1. A felhasználónak meg kell adnia, mely szervezet delegálta, hiszen a projekt célja: szervezetek fejlesztése; 2. Le kell töltenie, majd kitöltenie a kétoldalú nyilatkozatot, mely alátámasztja jelentkezését, illetve a delegáló szándékát; 3. Szintfelmérő teszt; 4. A felhasználó itt speciális igényét jelezheti. Ezek lehetnek: a. szakértő: ha nem kér fejlesztést, de szakértőként szeretné a programot támogatni; b. felügyelő: ha valamilyen szerződés értelmében feljogosítva érzi magát, hogy betekintést kérjen a tárolt adatokba és/vagy a kiértékelés eredményébe; 5. Tanulási szándék jelezhető. Egy felhasználót a fejlesztésnek csak olyan elemével keressük meg, amiben hajlandó is fejlődni. Intézményi kapcsolat: Amennyiben a kívánt intézmény nincs a listában, úgy itt fel lehet venni. Ha létezik az intézmény, de a felhasználó az adatokban eltérést tapasztal az itt található hivatkozást követve lehet bejelenteni. Következő lépés a nyilatkozat letöltése, amit postai úton a jelzett címre kell visszajuttatni: Az érdemi részvételhez nélküközhetetlen lépés a tanulási szándék nyilvánítása és a teszt kitöltése: Bináris01 9. oldal ver.: 2

3.3. Szintfelmérő: A tesztsor minden fejlesztendő szakterületre vonatkozóan tartalmaz kérdéseket. Ehhez a lépéshez a felhasználó mindaddig visszatérhet és javíthat a válaszain, ameddig a projekt felmérési szakaszának zárásáról a projektmegvalósításban részt vevő partnerek nem döntenek. Ha a felhasználópapír alapú nyilatkozata valamely partnerhez megérkezik és az a nyilatkozatot érvényesnek fogadja el, úgy a felhasználó jogosult státuszba lép, a delegáló intézményén már nem változtathat: Bináris01 10. oldal ver.: 2

3.4. Eredmények: Értékelést követően ez így mutat: Az eredmények megtekinthetőek számára: Bináris01 11. oldal ver.: 2

És grafikusan: 3.5. Tanfolyam: A tanfolyami helyekkel kapcsolatos Javasolt tanfolyamok lista változásairól emailben is értesíti a rendszer és az alábbi gombokkal jelezhet vissza: Szintfelmérőjének elemzésével a rendszer figyelmezteti mely tananyagrészeket fontosabb tanulmányoznia: 3.5. Tananyag: Alapadatainak módosítására mindvégig, bármikor lehetősége van a bejelentkezést visszaigazoló feliratot használva: Bináris01 12. oldal ver.: 2

4. Helyi adminisztrátori útmutató A helyi adminisztrátor által végezhető feladatok menüje Kimutatás a rendszerben regisztrált felhasználókról státusz és megvalósító partner szerinti bontásban. Kimutatás a rendszerben regisztrált NGO-król megvalósító partner szerinti bontásban. Látható a szervezetek által delegált személyek száma is. Fejlesztési kampányok / projektek felsorolása. Tanfolyamok listája. Tennivalók listája. Bináris01 13. oldal ver.: 2

4.1. Felhasználók: A felhasználók az alábbi státuszúak lehetnek: A felhasználó jellemzően regisztrál státusszal kezd a rendszerben, majd jelszó megadása és első bejelentkezés után jut normal állapotba. Innét adminisztrátor vagy helyi adminisztrátor léptetheti jogosult státuszba, miután ellenőrizte az eredeti nyilatkozatot. Az adatbevitel menüpont választásával helyi adminisztrátor egy menetben vehet fel felhasználót a rendszerbe. 4.1.1 Adatbevitel: Felhasználó adatainak felvétele. A felhasználó preferált nyelve. A felhasználó és a delegáló NGO összekapcsolása. NGO adatainak felvétele. Bináris01 14. oldal ver.: 2

FONTOS! A felhasználó és a delegáló NGO összekapcsolása 3 módon történhet. Do not Join - nem kérünk kapcsolatot. Join to Selected - a listából választotthoz kérjük kapcsolni. Join to NEW instance - újonnan itt vesszük fel, amelyikhez egyben kapcsolni is szeretnénk. További lehetőségek itt: Valid original statement - Eredeti nyilatkozat alapján vettük fel (azaz jogosult is lesz egyből) Send Email to Change Password Emailt küld a rendszer a felhasználónak a regisztrációról. Next Item - Egymás után rögzítjük az adatokat. 4.1.2 Ügyfelek: Valamennyi, az adott partnerhez tartozó felhasználó látható egy listában. 1 2 3 4 5 1. Új felhasználó felvitele; 2. lista, amiből törölni lehet; 3. személy adatmódosítás; 4. NGO adatmódosítás; 5. műveletek sorra: normál / jogosult státusz beállítása; mobilitás állítása; email küldése (általános); email küldése (jelszó emlékeztető) Bináris01 15. oldal ver.: 2

4.1.3 Kampány: Valamennyi, az adott partnerhez tartozó és adott kampányban azaz fejlesztő projektben részt vevő normál és jogosult felhasználó látható egy listában. 1 2 3 4 5 6 7 1. Kampány azaz fejlesztő projekt választása; 2. személy adatmódosítás; 3. normál / jogosult státusz beállítása; 4. műveletek sorra: fejlődési / tanulási szándék jelzése szakterületeken fejlődési / tanulási szándék jelzése földrajzi területeken (mobilitás) email küldése (általános); eredmények grafikus ábrázolása (személy) 5. Teszt kérdőív megtekintése vagy szerkesztése 6. NGO adatmódosítás; 7. eredmények grafikus ábrázolása (NGO) FONTOS! A sor elején a keret zöld, ha a felhasználó részt tud venni az értékelésben.. 4.2. Szervezetek: Adataik a szervezetek menüpontban szerkeszthetőek. A szervezet és a felhasználó kapcsolata a felhasználó adataiban van tárolva, vagyis a felhasználó személyes adatainál módosítható ez az összetartozás. 4.3. Értékelés: Értékelés alatt a tanfolyamok helyének és számának, valamint témájának és szintjének kijelölését értjük. Ezt a tanfolyami igény menüből indított algoritmus végzi. Eredménye egy tábla, ami megmutatja, hol, milyen tanfolyamra mekkora igény van. Bináris01 16. oldal ver.: 2

Az eredmények szórását grafikon ábrázolja, ami az egyes tanfolyamok szintjét segít kiválasztani. 4.4. Tanfolyamszervezés: A kimutatott igények alapján kell csoportokat létrehozni a tanfolyami csoportok vagy a csoportszervező menüpontokban. Ez utóbbi a csoport definiálása után azonnal résztvevőket javasol. 1 2 3 4 5 6 7 Bináris01 17. oldal ver.: 2

A szervező működése: 1. tanfolyami csoport választása; 2. csoport adatai; 3. a személy elért pontszámaa fejlesztés tárgyában; 4. számított prioritás; 5. a személy visszajelzése; 6. tiltás 7. műveletek sorra: - kapcsolat, visszajelzés kérése, hogy tud e járni; - email írása; - beválasztás a csoportba. színek jelentése: pontszám alapján jogosult személy referenciaszintet meghaladó tudás intézmény szinten már van fejlesztés 4.5. További lehetőségek: Projektpartnerek: megvalósító partnerek adatai és azok módosítása; Szótár: a szoftver szótárának javítása / bővítése; Gyökér: valamennyi szöveges tartalom elérhető ide rendezve; Programhibák: szoftver hibabejelentő. Bináris01 18. oldal ver.: 2

5. Adminisztrátori útmutató 5.1. Műveletek: A rendszer menü elemei és azok magyarázatai: Felhasználók: összes felhasználó kezelése. Projektpartnerek: megvalósító partnerek adatai és azok módosítása. Szervezetek: összes NGO kezelése. Területek: NUTS területek beállítása. Szótár: a szoftver szótárának javítása / bővítése. Topic-kezelő: szöveges tartalmak szerkezetének meghatározása. Gyökér valamennyi szöveges tartalom elérhető ide rendezve. Programhibák szoftver hibabejelentő. Linkek: hivatkozások gyűjthetőek ide. Linkcsoportok hivatkozáscsoportok meghatározása. DelSpamQ hírlevélküldő sor ürítése. Sorkezelő hírlevélküldő sor felytatása. Új kampány fejlesztési projekt indítása. Űrlapok űrlap összeállító. Kampánykezelő kampány indítása / leállítása / törlése. Kulcsszószerkesztő üzemeltető adatai és kereső marketing. Karbantartás napló törlése. Naplómegjelenítő napló megjelenítése. 5.2. Tartalmak: A szöveges tartalmak szerkesztésére beépített szövegszerkesztő áll rendelkezésre, ami a indítható: ikonnal A tartalmi elemek a jelekkel sorra: - Publikálhatóak vagy csak a felhasználók számára tehetőek láthatóvá; - elrejthetőek; - hírlevélként a felhasználóknak elküldhetőek; - az oldalon feljebb hozhatóak; - törölhetőek; - módosíthatóak. Bináris01 19. oldal ver.: 2