Access XP alapokon Tartalomjegyzék Kapcsolódhat a fejezetben elkészítendő raktárrendszerhez egy számlázó program?...4 1. Az Access eszközigénye, telepítése...4 Az én Office programom nem tartalmazza az Accesst! Miért?...4 2. Az Access elindítása, képernyőjének felépítése...4 Nem így néz ki a képernyőm (nincs eszközsor és állapotsor, illetve adatbázis-ablak)...5 3. Mit ért az Access adatbázison?...5 Különféle adatmodellek...6 3.1 Adattábla, adatmező, adatrekord...6 Egyedtípus...6 3.2 Lekérdezés...6 3.3 Jelentés...7 3.4 Űrlap...7 3.5 Makró...7 4. Új adatbázis létrehozása...7 Ahol lehet, használjunk varázslót (?)...9 Nyomtatással kapcsolatos problémák megelőzése...9 5. Adattáblák tervezése, létrehozása...9 5.1 Adattáblák tervezése...9 5.1.1 Egyetlen tábla problémai: redundancia, anomália...9 5.1.2 Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal...10 5.1.3 Időben állandó és változó adatok tárolása (törzs és mozgás adatok)...12 5.1.4 Táblákra bontás eljárásai: a normalizálás, az ER modell és a józan ész módszer...13 5.1.4.1 Normalizálás...13 Mit jelent a többértékű mező?...13 5.1.4.2 ER modell...14 5.1.4.3 Józan ész módszer...14 5.1.5 Indexek...14 5.1.6 Adattáblákkal kapcsolatos további tervezési feladatok...15 5.1.6.1 Tábla és mezőnév...15 Miért legyen rövid a mezőnév?...15 Nem jelent majd gondot, ha nem elég szabatos a mezőnév?...15 5.1.6.2 Mezők típusa és mérete (hossza)...15 A feljegyzés típus...15 Miért pont abban az értéktartományban tudnak adatot tárolni az egyes számtípusok?...16 5.1.6.2.1 Mire használjuk az egyes típusokat?...16 5.1.6.2.1.1 Szöveg és feljegyzés...16 Egyszerű és összetett mező...16 5.1.6.2.1.2 Szám...16 Miért jobb Szöveg típust rendelni egyes, csak számot tartalmazó mezőkhöz?...16 5.1.6.2.1.3 Pénznem...16 5.1.6.2.1.4 Dátum/idő...16 Mely évekre adhatunk meg dátum és idő adatokat?...16 5.1.6.2.1.5 Számláló...17 5.1.6.2.1.6 Igen/Nem...17 5.1.6.2.1.7 OLE objektum...17 5.1.6.2.1.8 Hiperhivatkozás...17 5.1.6.2.1.9 Keresés varázsló...17 5.1.6.2.2 A mezők hosszáról...18 Mi a helyzet a régebbi adatbázis-kezelőkkel?...18 Miért rakjuk külön adattáblába a mértékegységeket?...20 Hogy lehet a táblákat és kapcsolataikat tömören írásban is megadni?...21 5.2 Adattáblák létrehozása...21 Adattábla törlése...22 5.2.1 Adatlap nézet...22 137
ECDL Adatbázis-kezelés modul Miért ne használjuk az Adatlap nézetet új adattábla létrehozásához?...22 Mi a helyzet az elsődleges kulccsal?...22 5.2.1.1 Tábla formázása Adatlap nézetben... 22 5.2.1.2 Adatbevitel adatlap nézetben... 23 Rekordmutató...23 5.2.2 Tervező nézet és a tábla mezőinek viselkedését befolyásoló mezőtulajdonságok... 23 5.2.2.1 Megjelenítés regiszter paraméterei... 24 5.2.2.2 Általános regiszteren található mezőtulajdonságok... 25 5.2.2.2.1 Formátum... 25 Egy hiba a programban...25 5.2.2.2.1.1 Dátum és idő adattípus formátumai... 25 5.2.2.2.1.1.1 Előre meghatározott formátumok... 25 5.2.2.2.1.1.2 Egyedi formátumok... 26 5.2.2.2.1.2 Szám és pénznem adattípus formátumai... 26 5.2.2.2.1.2.1 Előre meghatározott formátumok... 26 5.2.2.2.1.2.2 Egyedi formátumok... 27 5.2.2.2.1.3 Szöveg és feljegyzés adattípus formátumai... 28 5.2.2.2.1.3.1 Előre meghatározott formátumok... 28 5.2.2.2.1.3.2 Egyedi formátumok... 28 5.2.2.2.1.4 Igen/Nem adattípus formátumai... 28 5.2.2.2.1.4.1 Előre meghatározott formátumok... 29 5.2.2.2.1.4.2 Egyedi formátumok... 29 Igen/Nem mezőbe történő adatbevitel közben fellépő hiba elhárítása...29 5.2.2.2.2 Beviteli maszk... 29 5.2.2.2.2.1 Beviteli maszk varázsló... 30 5.2.2.2.2.2 Beviteli maszkban alkalmazható kódok... 31 5.2.2.2.3 Cím... 32 5.2.2.2.4 Alapértelmezett érték... 32 5.2.2.2.5 Érvényességi szabály... 32 Mikor értékeli ki a mező érvényességi szabályt az Access?...33 Létezik rekord érvényességi szabály is?...33 5.2.2.2.5.1 Értékek és állandók... 33 5.2.2.2.5.1.1 Írott érték (literális érték)... 33 5.2.2.2.5.1.2 Állandók... 33 Mi a különbség a "" és a Null állandók között?...33 5.2.2.2.5.2 Operátorok... 33 5.2.2.2.5.2.1 Szövegösszefűző és aritmetikai operátorok... 34 5.2.2.2.5.2.2 Összehasonlító operátorok... 34 5.2.2.2.5.2.3 Logikai operátorok... 35 5.2.2.2.5.3 Függvények... 36 5.2.2.2.5.3.1 Matematikai függvények... 36 Példa véletlenszerű, adott értékek közé eső szám előállítására...36 5.2.2.2.5.3.2 Dátum függvények... 36 5.2.2.2.5.3.3 Szöveg függvények... 38 5.2.2.2.5.3.4 Általános függvények... 39 5.2.2.2.5.3.5 Átalakító (típus konverziós) függvények... 39 5.2.2.2.6 Érvényesítési szöveg (érvényességi szabály hibaüzenete)... 40 5.2.2.2.7 Kötelező... 40 5.2.2.2.8 Nulla hosszúság engedélyezése ("" karakterlánc engedélyezése)... 40 5.2.2.2.8.1 A Kötelező és a Nulla hosszúság engedélyezése különféle variációinak alkalmazása... 41 5.2.2.2.9 Indexelt... 41 Hogy működik az indexelés?...41 5.2.2.2.9.1 Az index megadása a mezőparaméterek listában... 41 5.2.2.2.9.2 Index megadása (és törlése) az indexek táblában... 42 138
Access XP alapokon Ha nincs egyedi adat a rekordban, kell mesterséges elsődleges kulcs?...42 Mi a helyzet a típusok ütközésével és a függvényekkel...42 Nem tárgyalt további mezőtulajdonságok...42 5.2.3 Elsődleges kulcs...42 Biztos szükséges legalább az egyik kapcsolatban részvevő táblának elsődleges kulcs?...43 5.2.3.1 Elsődleges kulcs automatikus létrehozása...43 5.2.3.2 Elsődleges kulcs megadása...43 5.2.3.2.1 Egyszerű elsődleges kulcs megadása...43 Hogy tudjuk megszüntetni az elsődleges kulcsot?...44 5.2.3.2.2 Összetett elsődleges kulcs megadása...44 5.2.4 Tábla tulajdonságai...44 5.2.4.1 Tábla érvényességi szabály...45 5.2.4.2 Tábla érvényesítési szöveg...45 5.2.5 Táblavarázsló...53 5.2.6 Tábla importálása...53 Tábla exportálása...54 5.2.7 Tábla csatolása...54 5.2.8 Speciális adatbázis műveletek...54 5.2.8.1 Adatbázisok tömörítése...54 5.2.8.2 Táblák konvertálása...54 5.3 Adattáblák közötti kapcsolatok...55 5.3.1 A kapcsolatok osztályozása...55 5.3.1.1 Egy az egyhez ( 1 : 1 )...55 5.3.1.2 Egy a többhöz ( 1 : N )...55 5.3.1.3 Több a többhöz (N : M)...56 5.3.2 Kapcsolatok létrehozása...57 5.3.2.1 Keresés varázsló...57 5.3.2.1.1 A szülő adattábla adatai valójában a gyerek adattábla paramétereiként tárolódnak...57 5.3.2.1.2 Valódi kapcsolat létrehozása...58 5.3.2.1.3 A Keresés varázsló által beállított megjelenés...59 5.3.2.2 A Kapcsolatok ablak használata...59 5.3.2.2.1 Meglévő kapcsolatok felderítése...60 5.3.2.2.2 Meglévő kapcsolatok jellegének módosítása, kapcsolatok törlése...60 5.3.2.2.2.1 Az illesztés típusa...61 5.3.2.2.2.2 Hivatkozási integritás...61 5.3.2.2.2.3 Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése...62 5.3.2.2.2.4 Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése...62 5.3.2.2.3 Új kapcsolat felépítése a Kapcsolatok ablak segítségével...62 Miért jelentek meg a kis pluszjelek a rekordok előtt?...63 Milyen megnevezéseket használjunk a termék törzsekben?...64 5.4 Segéd adatlap...64 5.5 Rekordok sorba rendezése, keresése, szűrése...65 5.5.1 Rendezés (növekvő/csökkenő)...65 5.5.2 Keresés és csere...65 5.5.3 Szűrés...65 5.5.3.1 Szűrés kijelöléssel...66 5.5.3.2 Szűrés űrlappal...66 Mit tegyünk, ha egy mező többféle értékéhez tartozó adatokat kell kigyűjtenünk?...66 5.6 Adattábla szerkezetének módosítása...67 5.6.1 Mezők sorrendjének megváltoztatása...67 5.6.2 Mező átnevezése...67 5.6.3 Mező törlése...67 5.6.4 Mező típusának megváltoztatása...67 6. Lekérdezések...69 6.1 Egyszerű lekérdezések...69 139
ECDL Adatbázis-kezelés modul Hogy adhatunk utólag táblát a lekérdezéshez?...69 Hogy törölhetünk táblát a lekérdezésből?...69 6.1.1 Választó lekérdezés... 70 Mi is a választó lekérdezés?...70 6.1.1.1 Választó lekérdezés tervezése tervező nézetben... 71 6.1.1.1.1 Mezők felvétele a lekérdezés tervezőrácsába... 71 Mezők törlése, áthelyezése...71 6.1.1.1.1.1 Mezők egyenkénti felvétele a megjelenítendő mezők közé... 71 6.1.1.1.1.2 Az összes mező felvétele a megjelenítendő mezők közé... 71 6.1.1.1.1.3 Számított értékek felvétele a megjelenítendő adatok közé... 71 Hogyan lehet a számított érték fejlécét megadni?...71 6.1.1.1.2 Mezőtulajdonságok... 72 Miért nem kell megadni a lekérdezések mezőtulajdonságait?...72 6.1.1.1.3 A mező megjelenítésének kérése/nem kérése... 72 6.1.1.1.4 A táblanevek megjelenítésének kérése/nem kérése... 72 6.1.1.1.5 Az adatok sorrendjének meghatározása... 73 6.1.1.1.6 Feltételek megadása... 73 6.1.1.1.7 Adatok csoportosítása és összesítése... 73 Ismerősnek tűnik ez a téma?...74 6.1.1.2 Választó lekérdezések futtatása ( Adatlap nézete )... 75 Milyen probléma léphet fel lekérdezésben történő adatbevitelkor?...75 6.1.1.3 További lehetőségek Adatlap nézetében... 76 6.1.1.3.1 Oszlop elrejtése... 76 6.1.1.3.2 Oszlop rögzítése... 76 6.1.2 Frissítő lekérdezés... 76 6.1.3 Törlő lekérdezés... 77 Mi a helyzet kapcsolattal rendelkező tábláknál?...78 6.1.4 Táblakészítő lekérdezés... 78 Két további fontos információ a táblakészítő lekérdezésről?...79 Táblakészítő lekérdezéssel létrehozott táblák számítással kapott mezőinek nevei...80 6.1.5 Hozzáfűző lekérdezés... 80 Hogy célszerű Hozzáfűző lekérdezést futtatni?...81 Mire kell ügyelni?...81 6.1.6 Kereszttáblás lekérdezés... 81 A kereszttáblás lekérdezés oszlopainak sorrendje...82 6.1.7 Paraméteres lekérdezés... 83 6.1.8 Az SQL nézet... 84 Választó lekérdezés: a SELECT utasítás...84 Táblák összekapcsolása: FROM INNER JOIN (LEFT JOIN és RIGHT JOIN) művelet...85 Táblakészítő lekérdezés: a SELECT INTO utasítás...85 Frissítő lekérdezés: az UPDATE utasítás...85 Hozzáfűző lekérdezés: az INSERT INTO utasítás...86 Törlő lekérdezés: a DELETE utasítás...86 Kereszttáblás lekérdezés: a TRANSFORM utasítás...86 6.2 Egyszerű lekérdezés varázsló... 87 6.3 Kereszttáblás lekérdezés varázsló... 88 Lekérdezés a lekérdezésben...89 Nagy baj, ha hirtelen nem tudunk választani a varázslóban?...89 A Választó lekérdezések számított mezői nem módosíthatók. Miért?...89 SQL specifikus lekérdezés...89 6.4 Azonosakat kereső lekérdezés varázsló... 90 Mit fogunk látni egy Azonosakat kereső lekérdezés tervezőrácsában?...91 6.5 Nem egyezőket kereső lekérdezés varázsló... 91 Mit kapunk a Nem egyezőket kereső varázsló használatával?...92 7. Jelentések... 92 Feltétlenül kell a jelentések készítéséhez nyomtató?...93 140
Access XP alapokon 7.1 Új jelentés létrehozása...93 7.1.1 Jelentés varázsló...93 Több forrásból is megadhatunk mezőket?...94 Összegfokozatok...96 7.1.2 AutoJelentés...97 Mikor és melyik AutoJelentést használjuk?...97 7.1.3 Címke varázsló...97 Milyen címkét vegyünk?...98 7.1.3.1 Új címke méret felvétele, meglévő címke paraméterek módosítása, címke törlése...98 7.1.3.2 Címke megcímzése...98 7.1.4 Diagram varázsló...100 7.1.5 Jelentés: létrehozása, módosítása tervező nézetben...101 Ha nem jelöljük ki az adatforrást...101 Számított mező szerepeltetése jelentésben (nem külső lekérdezésre alapozva)...101 7.1.5.1 A jelentés (és a jelentésablak) részei...102 Nincs Jelentésfej és Oldalfej. Miért?...103 7.1.5.2 Vezérlőelemek...103 7.1.5.2.1 A vezérlőelemek típusai...103 7.1.5.2.1.1 A vezérlőelemek típusai a mezőadatokkal való kapcsolatuk szerint...103 7.1.5.2.1.2 A vezérlőelemek típusai megjelenésük szerint...103 7.1.5.2.2 A vezérlőelemek kezelésének általános szabályai...104 7.1.5.2.2.1 Beviteli mező elhelyezése a jelentésen...104 Hogy lehet más típusú vezérlőelemet megadni?...104 Vezérlőelem-csoport értelmezése, létrehozása...104 7.1.5.2.2.2 Vezérlőelemek törlése...105 7.1.5.2.2.3 Vezérlőelemek típusának megváltoztatása...105 7.1.5.2.2.4 Kötés megváltoztatása...105 7.1.5.2.2.5 Vezérlőelemek átméretezése...105 7.1.5.2.2.5.1 Méretezés az egérrel történő húzással...106 Hogy lehet több vezérlőelemet egyszerre kijelölni?...106 7.1.5.2.2.5.2 Méretezés a jellemzők bevitelével...106 További formátumjellemzők...106 7.1.5.2.2.5.3 Méretezés mintához történő igazítással...106 7.1.5.2.2.6 A vezérlőelemek pozíciójának megváltoztatása...106 7.1.5.2.2.6.1 Pozícionálás az egérrel történő húzással...107 7.1.5.2.2.6.2 Pozícionálás a jellemzők bevitelével...107 7.1.5.2.2.6.3 Pozícionálás mintához történő igazítással...107 7.1.5.2.2.7 A vezérlőelemek formázása...107 7.1.5.2.2.8 További vezérlőelemek...108 7.1.5.2.2.8.1 Kép...108 7.1.5.2.2.8.2 Vonal és téglalap...109 7.1.5.3 Egy, a jelentés minden szakaszára vonatkozó beállítás ( Oldalbeállítás )...109 7.1.5.4 Még egyszer a jelentések részeiről...110 7.1.5.4.1 A Jelentésfej...110 7.1.5.4.2 Az Oldalfej és Törzs...112 Így biztosan minden stimmelni fog a nyomtatási képen?...112 7.1.5.4.3 Csoportosítási fej- és láblécek ( Mező1 fejléc, Mező1 lábléc, Mező2 fejléc, )...114 További összesítő függvények...114 7.1.5.4.3.1 Csoportosítási alapok képzése...114 7.1.5.4.3.2 Csoportosítási fejlécek megadása...115 7.1.5.4.3.3 Összesítő függvények megadása csoportosítási láblécekben...116 7.1.5.4.4 Az Oldalláb...117 7.1.5.4.5 A Jelentésláb...117 7.2 Jelentések törlése, módosítása...118 8. Űrlapok...118 141
ECDL Adatbázis-kezelés modul 8.1 Új űrlap létrehozása... 119 8.1.1 Űrlap varázsló... 119 Több forrásból is megadhatunk mezőket?...120 Mi a különbség a Táblázatos és az Adatlap elrendezés között?...120 8.1.2 AutoŰrlap... 121 Melyik AutoŰrlapot használjuk?...122 8.1.3 Kimutatás varázsló... 122 8.1.4 Diagram varázsló... 124 8.1.5 Űrlap: létrehozása, módosítása tervező nézetben... 125 8.1.5.1 Az űrlapok (és az űrlapablak) részei... 125 8.1.5.2 A vezérlőelemek... 125 8.1.5.2.1 A bejárási index... 126 Mi is valójában a bejárási index?...126 8.1.5.2.2 Három korábban nem tárgyalt vezérlőelem: a segédűrlap, a parancsgomb és a karton... 126 8.1.5.2.2.1 Segédűrlap... 126 8.1.5.2.2.1.1 Segédűrlap létrehozása... 127 8.1.5.2.2.1.2 A fő- és segédűrlap kapcsolata... 127 8.1.5.2.2.2 Parancsgomb... 127 8.1.5.2.2.3 Karton... 129 8.1.5.2.3 Események... 131 8.2 Űrlapok használata, törlése, módosítás... 131 8.2.1 Űrlapok használata... 131 8.2.2 Űrlapok törlése, módosítás... 131 9. Makrók és makrócsoportok... 131 10. Adatbázis automatizálása... 132 Tárgymutató... 133 Tartalomjegyzék... 137 142