A Microsoft Access adatbáziskezelő rendszer

Átírás

1 A Microsoft Access adatbáziskezelő rendszer Klárné Barta Éva MS Access 2007 A Microsoft cég által kidolgozott SQL alapú relációs adatbáziskezelő rendszer a Microsoft Jet database engine. Az adatbázismotor segítségével kialakított adatbázisok egy-.accdb kiterjesztésű adatbázis-fájlban kerülnek tárolásra (A régebbi Office verzióknál az adatbázis-fájl kiterjesztése MDB volt.). Az adatbázis-fájl tartalmazza a metaadatokat, az adattáblákat, valamint tartalmazhat lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket és programmodulokat. A programokat Visual Basic nyelven lehet elkészíteni. Ezt az adatbázismotort használja az MS Access program, de a Microsoft más SQL szervereivel (pl. MSSQL szerver) is együtt tud működni. Más relációs adatbáziskezelő rendszerek által működtetett adatbázisok (pl. Oracle) is kezelhetők az Access program segítségével, ekkor az adatbázis tábláit csatolt táblaként célszerű használni. Ilyen esetben az Access tulajdonképpen egy felhasználói felület, a háttérben az adatbázist a saját adatbázismotorja (pl. Oracle) működteti. Táblákat csatolni csak megnyitott Access adatbázishoz lehet, a csatolt táblák is megjelennek az adatbázis táblái között, de más ikonjelöléssel. Az adatbáziskezelő rendszer lehetővé teszi, hogy több felhasználó közösen használja az adatbázisban tárolt adatokat egy kliens-szerver architektúrájú rendszerben. Office Fluent felhasználói felület Az Office 2007 újdonsága az Office Fluent felhasználói felület. A felület része az ablakok felső részén elhelyezkedő menüszalag, amely az eszközöket a feladatok szerint csoportosítva kínálja fel. A menüszalag lapokból áll, minden feladatcsoporthoz saját lap tartozik. Az egyes lapokon belül a feladatok szintén csoportokba foglalva jelennek meg. A csoportok neve a szalag alján látható. Az egérmutatót a menüszalag egy gombjára rámozgatva a buboréksúgóban megjelenik a gomb neve és rövid ismertetése és ha van, a hozzá tartozó gyorsbillentyű. A menülapok között billentyűcímkék segítségével is válthatunk. Nyomjuk le a bal oldali Alt billentyűt, ekkor megjelennek a lapok billentyűcímkéi. Üssük le a kívánt betűt, vagy számot, ekkor a megfelelő menülap jelenik meg, amelyen láthatjuk az egyes funkciók billentyűcímkéit. A funkció végrehajtásához üssük le a megfelelő betűt, vagy számot. A billentyűcímkék eltűntetéséhez nyomjuk meg újra az Alt billentyűt.

2 2 Microsoft Access - Ismertető A menüszalag felett látható a Gyorselérési eszköztár. Alapértelmezés szerint itt találjuk a mentés, visszavonás és az ismételt végrehajtás gombját. Az eszköztár testre szabható, ehhez kattintsunk az eszköztár melletti lefelé mutató kis nyílra. A legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy melyik gombok szerepeljenek a gyorsmenüben. dönthetünk arról, hogy a gyorsmenü a menüszalag alatt helyezkedjen le, vagy arról, hogy a menüszalag ikonállapotúra kicsinyítve jelenjen meg. A lap bal felső sarkában találjuk a Microsoft Office gombot. Itt találjuk az Office menüt, amely alapvetően a fájlműveltekhez kapcsolódó parancsokat (megnyitás, mentés, nyomtatás, stb.) tartalmazza. Az MS Jet adatbázis legfontosabb objektumai Táblák Az adatok táblázatokban kerülnek tárolásra, a táblázat oszlopai a mezők, sorai pedig a rekordok. Indexek A táblákhoz indexek definiálhatók, melyek szintén az adatbázis objektumai lesznek. Segítségükkel gyorsabban lehet elérni az adatokat, vagy rendezni azokat. Az index lehet olyan, amelyik csak különböző kulcsértékeket enged meg (unique index), vagy olyan, amelyik megengedi egy kulcsérték többszöri előfordulását. Az elsődleges kulcshoz készített indexnek unique indexnek kell lennie. Más mezőkhöz is lehet indexet definiálni, ezek tartalmazhatnak azonos kulcsértékeket. Az indexeket az adatbáziskezelő rendszer automatikusan karbantartja az adattáblák karbantartásával párhuzamosan. Kapcsolatok Az adatbázisban tárolhatók a táblák közötti kapcsolatok. A kapcsolat definiálásakor meg kell adni a kapcsolódó mezőket és az illesztés típusát. Általában az egyik tábla idegen kulcs mezője kapcsolódik egy másik tábla elsődleges kulcs mezőjéhez. A kapcsolatnál beállítható a hivatkozási integritás megőrzése is. Űrlapok MS adatbázis-objektumok, amelyek segítségével adatokat lehet bevinni, módosítani, vagy törölni az adattáblákban.

3 3 Microsoft Access - Ismertető Jelentések MS adatbázis-objektumok, amelyek a felhasználó által definiált formában, formázottan és rendszererezetten jelenítik meg az adatbázisban tárolt adatokat. Lekérdezések Az adatok megtekintésére, módosítására, analizálására szolgálnak, egy, vagy több adattáblán alapulnak. Leggyakoribb a Választó- (Select) lekérdezés. Nem a lekérdezés eredménye, hanem a lekérdezés definíciója kerül tárolásra az adatbázisban. Mivel az Access az SQL lekérdező nyelvet használja, egy lekérdezés definíciója egy SQL parancs. Lapok Az adatelérési lap olyan speciális Web-lap, amely az Internetről, vagy intranetről származó MS Access, vagy MS SQL Server adatbázisban tárolt adatok megjelenítésére, illetve kezelésére szolgál. Makrók A makró egy, vagy több tevékenységből áll, például megnyit egy űrlapot, elindít egy listázást. Sokszor az űrlapon elhelyezett gombhoz rendelik hozzá. (pl. egy következő ablak megnyitása, ellenőrzés, lapozás) Modulok Egy modul Visual Basic utasításokból álló program, vagy eljárás, amely az adatbázisban tárolódik. Szolgálhat például ellenőrzések, számítások elvégzésére. Az Access kezelése Ha egy adatbázissal dolgozni szeretnénk, akkor először meg kell nyitni azt, vagy, ha még nem létezik, akkor létre kell hozni. Az Accessben egyszerre csak egy nyitott adatbázisunk lehet. A képernyő bal oldalán látható a nyitott adatbázishoz tartozó navigációs ablak. Az ablak fejlécéhez tartozó legördülő listából választhatjuk ki, hogy az objektumok milyen szempontok szerint jelenjenek meg a navigációs ablakban. Akár szűréseket is megadhatunk a lista elemeire. Ha az Ugrás kategóriára részben az Objektumtípust választjuk, akkor a Szűrés típus szerint részben választhatjuk ki azt az objektumcsoportot, amelyikkel dolgozni szeretnénk.

4 4 Microsoft Access - Ismertető Adatbázis megnyitása Egy adatbázis megnyitásához használjuk a Office gomb legördülő menüjéből a Megnyitás pontot. Új adatbázis létrehozása Az új adatbázis egy üres adatbázis-fájl. Új adatbázis létrehozásához válasszuk az Office gomb menüjében található Új pontot. A megjelenő ablakban, a középső ablakrészben kattintsunk az Üres adatbázisra, majd a jobboldalon adjuk meg az adatbázis nevét, és ha nem a felkínált mappába szeretnénk tenni, állítsuk be az adatbázis helyét is. Tábla létrehozása Táblát létrehozni az adatbázisablakban a Létrehozás menücsoport Tábla gombcsoportjának segítségével lehet. Ha a Tábla gombra kattintunk, akkor adatlapnézetben, ha a Táblatervező gombra kattintunk, akkor tervező nézetben hozhatjuk létre a táblát. Adatlap nézet Az adatlap nézet kiválasztása után egy üres táblázat jelenik meg a képernyőn, amelynek egyetlen cellája van. Az oszlop neve Azonosító, de ezt meg lehet változtatni. A cellarácson sorban be lehet írni az oszlopneveket, és fel lehet vinni a megfelelő adatokat. A mentéskor az üresen hagyott sorok és oszlopok törlődnek. A program a bevitt adatok alapján automatikusan határozza meg az oszlopok típusát és tulajdonságait, ezeket a tervező nézetben meg lehet változtatni. A tábla nevét a mentéskor megjelenő párbeszédablakban kell megadni. Tervező nézet A tervező nézetben a táblázat struktúráját kell definiálni, melyet táblázatos formában kell megadni. A táblázat első oszlopa a mezőneveket tartalmazza, a második a típust, a harmadik pedig a mezők leírását.

5 5 Microsoft Access - Ismertető Egy tábla felépítése tervezőnézetben A mezőnév legfeljebb 64 karakter hosszú lehet, betűket, számokat, ékezetes betűket és számos egyéb jelet is tartalmazhat. Nem lehet benne felkiáltójel, pont, szögletes zárójel. Az Accessben használható legfontosabb adattípusok a szöveg, szám, feljegyzés (ez a hosszúkarakteres típus), dátum/idő és a számláló (A számláló olyan mező, amely a rekordok automatikus sorszámozását biztosítja. A rekord beírásakor - növekvő számláló esetén - eggyel nagyobb értéket kap, mint a táblázatban, ebben az oszlopban szereplő eddigi legnagyobb érték, a későbbiekben nem módosítható.). Az adattípus pontosítását (pl. egy szám egész típusú, egyszeres, vagy dupla pontosságú) a mezőtulajdonságok között kell megadni. Képeket az OLE objektum típusú mezőkben lehet elhelyezni, méretük nem haladhatja meg az 1 Gbyte-ot. Új adattípus az Access ben a melléklet, melynek segítségével képeket, dokumentumokat, grafikonokat és egyéb fájlokat lehet csatolni az adatrekordhoz. A mező segítségével csatolt mellékletek meg is tekinthetők és beállítástól függően, akár módosíthatók is. Hatékonyabb adattárolást biztosít, mint az OLE objektum típusú adatmező. Új lehetőség, hogy a feljegyzés típusú mezőnél nyomon lehet követni a mező változásait, vagyis az előzményeket. Ehhez a mezőtulajdonságok között a Csak hozzáfűzést igenre kell állítani.

6 6 Microsoft Access - Ismertető A mező leírását nem kötelező kitölteni, szerepe az, hogy a mező tartalmáról adjon tájékoztatást. A felhasználó számára az aktuális mező leírása az állapotsorban jelenik meg, például egy űrlap kitöltése esetén. Mezőtulajdonságok A tervező nézetben minden adatmezőhöz tartozik egy tulajdonságleíró tábla. Ez akkor jelenik meg a képernyő alsó részén, amikor a struktúratáblában az adott mező sorára pozícionálunk. A Mezőméret szöveges mezők esetén a mezőbe beírható karakterek maximális számát adja meg legfeljebb 255 karakter lehet, - számok esetén a szám típusát pontosíthatjuk a segítségével. Mind az egész, mind a valós számoknál választhatunk egyszeres, vagy dupla pontosságú tárolási módot: Mezőméret tartomány tizedes helyek száma tárolás Bájt byte Egész byte Hosszú egész -2,1*10 8 2,1* byte Egyszeres -3,4* ,4* byte Dupla -1,7* ,7* byte A Formátum az adatok megjelenítésére vonatkozik. Választhatunk kész formátumok közül, de definiálhatunk saját formátumot is. A Tizedes helyek tulajdonság csak a megjelenítésre és nem a tárolásra vonatkozik. Az adatbázisban a mező típusának megfelelő számú tizedes jegy kerül tárolásra, de a képernyőn, vagy a listában csak az itt megadott számú tizedes jegy fog megjelenni. Automatikus beállítást választva a megjelenő tizedes jegyek száma a formátumban definiált megjelenítési módnak fog megfelelni. A Beviteli maszk segítségével az adatok beírását segíthetjük. Például a telefonszám beírásához előre megadjuk a zárójelet és a kötőjeleket, és a bevitelkor csak a számokat kell begépelni a megfelelő helyekre. A beviteli maszkban szabályozhatjuk azt is, hogy hány számjegy beírása kötelező, vagy a beírható számjegyek maximális számát.

7 7 Microsoft Access - Ismertető A beviteli maszkban használható legfontosabb karakterek: 0 számjegy, kötelező 9 számjegy, nem kötelező L betű, kötelező? betű, nem kötelező! jobbról balra történő beírás < minden karakter kisbetű > minden karakter nagybetű \ a jel után következő karakter megjelenik a maszkban Példák: 0000 kötelezően 4 számjegyet kell beírni a mezőbe 9990 maximum négy számjegyet lehet beírni a mezőbe, de egyet kötelező \(000\) kötelezően 3 számot kell megadni, melyek zárójelben jelennek meg. Ha beviteli maszkot és formátumot is megadunk, akkor az adatok megjelenítésére a formátummegadást fogja használni a rendszer. A Cím mezőben azt adhatjuk meg, hogy az űrlapokon, jelentésekben, vagy a táblázat adatlap nézetében az adott mező milyen címkével jelenjen meg. Ha nem adunk meg címet, akkor a mezőnév fog megjelenni címkeként (pl a táblázat fejlécében). Alapértelmezett értéket akkor célszerű megadni, ha egy mezőbe néhány esettől eltekintve ugyanaz az előre ismert érték kerül. Például egy cégnél a fizetési mód általában átutalás. Új rekord felvitelekor a mezőbe automatikusan az alapértelmezett érték kerül, amelyet ezután módosítani lehet. Az egyes mezőkhöz megadhatunk érvényességi szabályokat is. Ezek logikai kifejezések, amelyek és, vagy vagy kapcsolatban állnak egymással. Például az évfolyam mezőbe csak 1 és 5 közötti szám kerülhet, akkor az ennek megfelelő érvényességi szabály: >0 and <6. Egy mezőbe nem vihetünk be olyan értéket, amely nem felel meg az érvényességi szabálynak. Ha ilyen értéket írunk be, akkor az érvényesítési szövegben megadott üzenet fog megjelenni a képernyőn. Ha nem adunk meg érvényességi szöveget, akkor a figyelmeztető üzenet az lesz, hogy az érték nem felel meg az érvényességi szabálynak.

8 8 Microsoft Access - Ismertető Ha egy mezőnél a Kötelező tulajdonságot igazra állítjuk, akkor ez a mező nem maradhat üresen egyetlen sorban sem. Ha nem engedélyezzük a nulla hosszúságot, akkor a mező értéke nem lehet üres string. (Csak szöveges mezőtípusnál van jelentősége.) Egy adatmező szerinti index definiálását az Indexelt tulajdonságnál adhatjuk meg. Az index megadásakor el kell döntenünk, hogy tartalmazhat-e azonos értéket, vagy sem. Az elsődleges kulcs mezőhöz tartozó index nem tartalmazhat azonos értékeket. Az értékek beállítása Az adattípus megadásánál, vagy a különböző tulajdonságértékek beállításánál lehetőségünk van arra, hogy listából válasszuk ki a megfelelő értéket. Ha az egérrel belekattintunk a cellába, vagy a kurzort odamozgatjuk, akkor a cella jobb oldalán megjelenik a legördülő lista gombja, melyre rákattintva a listaelemek közül kiválaszthatjuk a megfelelőt. Az elsődleges kulcs beállításához a kurzort annak a mezőnek a sorába kell vinni, amelyiket elsődleges kulcsnak akarunk definiálni, majd a Tervezés menücsoport Eszközök gombcsoportjában az Elsődleges kulcs gombra kell rákattintani. Ennek hatására a mező bal szélén megjelenik egy kulcs szimbólum, jelezve, hogy a mező elsődleges kulcs, valamint az indexelt tulajdonsághoz beíródik, hogy Igen, nem lehet azonos. Összetett kulcs esetén ki kell jelölni a kulcsot alkotó mezőket, ezután kell a kulcs gombra kattintani. Egy mező megjelenhet mint beviteli mező, vagy mint lista, vagy mint kombinált lista. Lista és kombinált lista esetén meg kell adni a mező lehetséges értékeit. Listamezőnél az értékek mindig látszanak, kombinált lista esetén egy legördülő listából lehet kiválasztani az értéket, és mindig csak a kiválasztott érték szerepel a mezőben. A mezők megjelenítését a Mezőtulajdonságok ablak Megjelenítés fülecskéjénél lehet beállítani, alapértelmezés szerint a mező beviteli mező lesz. Listamező definiálásáról a Keresőoszlop fejezetben lesz bővebben szó. Új mező beszúrása a struktúra táblába az Eszközök gombcsoportban található Sor beszúrása gomb segítségével történhet, egyébként új sort a meglevő sorok utáni üres sorokba lehet beírni. Mező törléséhez a Sorok törlése gombot kell használni. Az Eszközök gombcsoportban található az Érvényességi szabályok ellenőrzése gomb is, melynek segítségével ellenőrizhetjük, hogy amennyiben a táblában már vannak adatok, ezek megfelelnek-e az érvényességi szabályoknak, és egyéb megszorításoknak. A Tervezés menücsoportban található a Megjelenítés/Elrejtés gombcsoport is. A Tulajdonságlapra kattintva a jobboldalon megjelenik a tábla tulajdonságlapja. Az Indexek gomb segítségével pedig megnézhetjük a táblához létrehozott indexeket.

9 9 Microsoft Access - Ismertető A tábla mentése Ha új táblát hozunk létre, vagy egy meglevő tábla struktúráját módosítjuk, akkor a struktúrát el kell menteni. Ez a gyorsmenü Mentés gombja, vagy az Office gomb menüjének Mentés pontja segítségével történhet. A tábla a megnyitott adatbázisba kerül, csak a nevét kell megadni a megjelenő párbeszédablakban. Váltás a nézetek között A tervező nézet és az adatlap nézet között a Nézetek gombcsoport Nézet gombja segítségével lehet váltani, a gombon tervező nézetben az adatlap nézet ikonja látható, míg adatlap nézetben a tervező nézeté. Létező tábla megtekintése, módosítása A tábla tartalmának megtekintéséhez kattintsunk duplán a tábla nevére a navigációs ablakban. Ekkor adatlap nézetben megjelenik a tábla tartalma, amelyet módosíthatunk. A módosítások automatikusan bekerülnek a táblába, nincs szükség mentésre. A tábla szerkezetének megtekintéséhez a Tervezés gombcsoportban található Nézet gomb legördülő listájából válasszuk a Tervező nézet pontot. Ekkor a tábla struktúrája jelenik meg. Ezt is lehet módosítani, vagy akár lehet mezőt is törölni belőle, de a struktúramódosítást mindig el kell menteni! Adatok felvitele és visszakeresése adatlap nézetben A táblázat tartalmát az adatlap nézetben tudjuk megtekinteni. Itt módosíthatjuk a mezők tartalmát, a táblázat végére új sorokat vihetünk fel. Egy sor törléséhez a kurzort a sorra kell állítani, - mindegy, hogy a soron belül melyik mezőbe -, majd a Kezdőlap menücsoportban meg kell nyomni a Rekordok gombcsoport Törlés gombját. Az oszlopok közötti határolót az egérrel meg lehet fogni, és el lehet mozdítani. Ekkor csak a megjelenítés változik meg, a mező mérete nem! A táblázat rendezéséhez a kurzort abba az oszlopba kell vinni, amelyik szerint rendezni akarunk, majd a Rendezés és szűrés gombcsoportban meg kell nyomni a növekvő, vagy a csökkenő Rendezés gombot. A rendezés irányát az oszlopfejléchez tartozó legördülő menüből is ki lehet választani. A rendezés törléséhez nyomjuk meg a Rendezés és szűrés gombcsoportban található Minden rendezés törlése gombot. A Keresés gombot a Kezdőlap menücsoport Keresés gombcsoportjában találjuk. A gombot megnyomva egy párbeszédablak jelenik meg a képernyőn, itt kell megadni a keresendő

10 10 Microsoft Access - Ismertető karaktersorozatot. Beállítható a keresés helye, az egyezés kritériumai. A keresés történhet a kurzortól lefelé, vagy felfelé, vagy mindenütt. Az egyezésnél megadható, hogy a beírt karaktersorozat a mező bármely részén előfordulhat, vagy csak a mező elején, vagy a teljes mezőtartalommal meg kell egyeznie. Beállítható, hogy a keresésnél a kis- és nagybetűk egyezését is megköveteljük-e, formázott mező esetén megadható, hogy a tárolt, vagy a formázott értéket írtuk-e be a kereséshez, továbbá, hogy a keresés csak az aktuális oszlopban történjen. Szűrőfeltételek megadásával kiválaszthatjuk a táblából a számunkra érdekes sorokat. A szűrés történhet minta alapján, vagy űrlappal. Minta alapján történő szűréskor a mezők fejlécében található listagombra kattintva kiválaszthatjuk, hogy az adott oszlopban mely értékek jelenjenek meg. A listából választhatunk a mező típusának megfelelő szűrőfeltételek közül is (szövegszűrők, számszűrők, dátum szűrők). Ha ezt választjuk a listából, akkor egy újabb lista jelenik meg, amelyből ki kell választani a megfelelő elemet, majd egy kisablakban lehet megadni a szűrés feltételét, vagyis azt a szám, vagy szöveg, stb. értéket, ami alapján szűrni szeretnénk. A minta alapján történő szűrést végezhetünk úgy is, ha kijelöljük a mintát valamelyik mezőben ekkor csak a kijelölt rész a minta -, vagy csak vigyük a kurzort a mintául szolgáló mezőbe, - ekkor az egész mezőtartalom a minta -, majd nyomjuk meg az egérrel a Rendezés és szűrés gombcsoport Kijelölés gombját. A megjelenő lista segítségével lehet pontosítani a szűrés feltételét. A szűrés hatására csak azok a sorok fognak megjelenni a táblázatban, amelyek a mintának választott oszlopban a mintával megegyező értéket tartalmaznak. A szűrést megszüntetni a Rendezés és szűrés gombcsoport Szűrő be/ki gombjának megnyomásával lehet. Ha bonyolultabb szűrést szeretnénk megadni, akkor a Rendezés és szűrés gombcsoport Speciális gombjához tartozó menüből válasszuk a Szűrés űrlappal pontot. Ekkor megjelenik a képernyőn a táblázat fejléce és egy üres sora. Ebbe a sorba lehet beírni a feltételeket. Ezek lehetnek egyezőségi feltételek, ekkor a megfelelő mezőbe a kívánt értéket kell beírni, vagy a mezőhöz tartozó legördülő listából kiválasztani. Egyéb relációk esetén a mezőbe a feltételt relációként kell beírni, például >5. Több mezőre is megadhatunk szűrőfeltételt. Ha a feltételeket egy sorba írjuk, akkor azok és kapcsolatban lesznek egymással, vagyis egyidejű teljesülésüket követeljük meg. Ha a feltételeket vagy kapcsolatban állnak, akkor külön sorba kell írni őket. Új feltételsort az ablak alján található jobbszélső vagy fül megnyomásával kapunk. (Tulajdonképpen minden vagy kapcsolatban levő sor másik lapon van.) A szűrés eredményét a Szűrés be/ki gomb megnyomásával kapjuk meg.

11 11 Microsoft Access - Ismertető Szűrő megadása, amely azokat az 1000 Ft-nál drágább termékeket választja ki, amelyekből nincs raktáron. A táblák közötti kapcsolatok definiálása A táblák közötti kapcsolatokat bemutató ablakot az Adatbázis eszközök menücsoport Megjelenítés/elrejtés gombcsoportjában található Kapcsolatok gombjával lehet megnyitni. Ha még nem definiáltunk kapcsolatokat, akkor az ablak üres (ha olyan keresőoszlop szerepel valamelyik táblában, amely egy másik tábla értékeit tartalmazza, akkor az a kapcsolat megjelenik az ablakban) és megjelenik a Tábla hozzáadása ablak. Ebből válasszuk ki azokat a táblákat, amelyek között a kapcsolatok fennállnak. A Hozzáadás gomb segítségével vegyük fel a táblákat a Kapcsolatok ablakba. Két tábla közötti kapcsolat definiálásához keressük meg azokat a mezőket, amelyeken keresztül a kapcsolat létre fog jönni (elsődleges kulcs idegen kulcs). Az elsődleges kulcsot tartalmazó táblának az elsődleges kulcs szerint indexeltnek kell lennie. Fogjuk meg az egérrel az elsődleges kulcsot és húzzuk át a másik táblába az idegen kulcsra. Ekkor megjelenik a Kapcsolat definiálása ablak. Itt ellenőrizhetjük, hogy tényleg a megfelelő mezőkkel kötöttük-e össze a két táblát. Amennyiben nem, akkor a mező itt megváltoztatható. Ebben az ablakban lehet beállítani az integritási feltételek figyelését. Ha a Hivatkozási integritás megőrzése be van kapcsolva, akkor csak olyan idegen kulcs értéket adhatunk meg, amelyik elsődleges kulcsként szerepel a másik táblában. Ha a Kapcsolt mezők kaszkádolt törlését is kiválasztjuk, akkor egy elsődleges kulcs törlésekor (a hivatkozott tábla egy sorának törlésekor) a másik táblából automatikusan törlődik minden rá hivatkozó sor is. A Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése pedig azt jelenti, hogy ha egy elsődleges kulcsot megváltoztatunk, akkor a másik táblában automatikusan megváltozik minden rá mutató idegen kulcs értéke. Rendelkezhetünk az illesztés típusáról is, ehhez nyomjuk meg az Illesztés típusa gombot. A megjelenő ablakban kiválasztható, hogy a kapcsolatban részt vegyenek-e azok a sorok, amelyekhez nem illeszkedik sor a másik táblában. A beállítást az OK gombbal lehet jóváhagyni. Ennek megnyomásakor az ablak bezáródik. Ha minden beállítást megtettünk a kapcsolatra

12 12 Microsoft Access - Ismertető vonatkozóan, akkor a Létrehozás gomb megnyomására a kapcsolat létrejön. A kapcsolatot a Kapcsolatok ablakban a két táblát összekötő vonal jelképezi. Ha egyértelműen eldönthető a kapcsolat típusa, akkor a vonalon megjelenik ennek jelzése, például 1:N kapcsolat esetén az elsődleges kulcs oldalán az 1, az idegen kulcsnál pedig a jel. Csak akkor tekinti 1:N kapcsolatnak a rendszer az elsődleges kulcs idegen kulcs közötti kapcsolatot, ha az integritás megőrzése be van kapcsolva. Ha további táblákat szeretnénk felvenni a Kapcsolat ablakba, kattintsunk az ablakba a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla hozzáadása pontot, vagy a Kapcsolatok gombcsoportban nyomjuk meg a Tábla megjelenítése gombot. Egy tábla eltávolításához kattintsunk a táblára a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla eltávolítása pontot. Egy kapcsolat szerkesztése újra megnyitható, ha a kapcsolat vonalára a jobb egérgombbal rákattintunk, és kiválasztjuk a Kapcsolat szerkesztése pontot. Egy kapcsolat törölhető, ez szintén a kapcsolat vonalához tartozó jobb gombos menüből tehető meg. A kapcsolatok megadása, vagy módosítása után a kapcsolatokat el kell menteni. A kapcsolat szerkesztését, vagy törlését a Kapcsolat eszközök menücsoport Eszközök gombcsoportjában található gombokkal is meg lehet tenni. Itt találjuk a Kapcsolatjelentés gombot is, melynek segítségével a kapcsolatokról jelentés készíthető. A kapcsolatablaknak nincs neve, a mentéskor tehát semmit nem kell megadni. A kapcsolatablak bezárásához nyomjuk meg a Kapcsolatok gombcsoport Bezárás gombját. Egy adatbázis kapcsolat-ablaka

13 13 Microsoft Access - Ismertető Példa: A Kategóriák és a Termékek tábla közötti kapcsolatot a Termékek táblában szereplő kategóriakód biztosítja. Ha a kapcsolatnál beállítottuk a hivatkozási integritás megőrzését, akkor egy terméknél kategóriakódként csak olyan kategóriakód adható meg, amelyik a Kategória táblában szerepel. A hivatkozási integritás megőrzéséhez kapcsolódhat a kaszkádolt törlés, vagy frissítés. A kaszkádolt törlés opció esetén, ha egy kategóriát törlünk a Kategória táblából, akkor minden ehhez a kategóriához tartozó termék is törlődik. Kaszkádolt frissítés esetén, ha egy kategória kódját megváltoztatjuk a Kategória táblában, akkor az ehhez a kategóriához tartozó minden terméknél automatikusan átírja a kategóriakódot az új értékre. Ha az integritási feltételek teljesülésének figyelését beállítottuk, de nem engedélyeztük a kaszkádolt törlést, illetve frissítést, akkor a hivatkozott táblából csak akkor törölhetünk egy sort, ha nem hivatkozik rá egyetlen sor sem a másik táblából. Példánkban egy kategória csak akkor törölhető, ha nem tartozik hozzá termék. A kategória kódja szintén csak ekkor módosítható. Amennyiben az illesztés típusánál azt választottuk, hogy csak az illeszkedő sorok kerüljenek a kapcsolatba akkor, ha lekérdezzük a kategóriák termékeit (kategórianév, terméknév, ), a lekérdezés eredményében nem fognak szerepelni azok a kategóriák, amelyekhez nem tartozik termék.. Ha úgy állítottuk be az illesztés típusát, hogy a Kategória tábla minden sora belekerüljön a kapcsolatba, akkor ezek a kategóriák is megjelennek a lekérdezés eredményében, termékadatok nélkül. Keresőoszlop A keresőoszlop olyan adatmező, amelynek értékét egy listából lehet kiválasztani. Az értékek lehetnek előre rögzítettek, például a hallgató neme vagy férfi, vagy nő lehet, de olyan listát is szerkeszthetünk, amely értékeit egy másik táblázatból veszi. Például a tantárgyak felvételénél a tantárgyak listáját a tantárgy táblázat elemei közül kell kiválasztani. Keresőoszlop hozzáadásához tervező nézetben kattintsunk az Eszközök gombcsoportban a Keresőoszlop gombra. Adatlap nézetben is definiálhatunk keresőoszlopot, ekkor az Adatlap menücsoport Mezők és oszlopok gombcsoportjában találjuk meg a Keresőoszlop gombot. Egy varázsló segítségével szerkeszthetjük meg a listaelemeket. Az első oldalon arról dönthetünk, hogy egy táblából vesszük a listaelemeket, vagy begépeljük azokat. Ha táblázatot választjuk, akkor a további oldalakon kell kiválasztani, hogy melyik tábla mely mezőinek értékei jelenjenek meg a lenyíló listában, és milyen rendezettségben. Ez után be lehet állítani a mező szélességét, majd meg kell adni a mező nevét.

14 14 Microsoft Access - Ismertető Ha magunk akarjuk beírni a listaelemeket, akkor a következő ablakban meg kell adnunk, hogy hány oszlopot szeretnénk megjeleníteni a listában, és be kell gépelni az oszlopokban szereplő értékeket. Végül meg kell adnunk a mező nevét. A lista beállításait a mező tulajdonságai Megjelenítés lapján tudjuk megnézni, illetve módosítani. Ha a lista elemei egy táblázatból származnak, akkor a Sorforrás típusa Tábla/lekérdezés lesz, és a Sorforrásnál láthatjuk azt a Select parancsot, amely a lista értékeit eredményezi. Ha a listaelemeket mi adjuk meg, akkor a Sorforrás típusa Lista lesz, a sorforrásnál pedig ott szerepelnek az általunk beírt értékek. Ha a lista több oszlopból áll, de valamelyik oszlopot nem szeretnénk megjeleníteni a listában, akkor annak az oszlopnak a szélességét 0-ra kell állítani. Például a nem jelölésére a mezőbe N, vagy F érték kerül, de a listánál a nő és férfi szöveget szeretnénk megjeleníteni, akkor a varázslóban 2 oszlopból álló listát definiálunk, de a mezőtulajdonságnál elrejtjük az első oszlopot úgy, hogy az Oszlopszélességnél az első értéket 0-ra állítjuk. Ha a mezőben csak a listaelemek szerepelhetnek, akkor a Csak listaelem tulajdonságot igenre kell állítani, ekkor csak a lenyíló lista elemei közül válogathatunk, nem írhatunk be értéket a mezőbe. Az Access 2007 egy új lehetőséget is biztosít a több-több típusú kapcsolat kezelésére. Egy táblázat keresőoszlopa lehet többértékű mező. Természetesen a valóságban nem lehet egy mezőbe több értéket beírni, ténylegesen segédtábla létrehozásával éri el az adatbáziskezelő, hogy a tábla egy sorához több érték is kapcsolódjon, ez a segédtábla azonban a felhasználó előtt rejtve marad. A tábla megjelenítésekor a keresőmezőben a sorhoz hozzárendelt minden érték megjelenik. A többértékűség engedélyezését a keresőoszlop mezőtulajdonságai között, a Megjelenítés oldalon lehet beállítani. Ezt az engedélyezést a varázslóban is beállíthatjuk. Lekérdezés Az Access adatbáziskezelő rendszerben a lekérdezések nemcsak arra szolgálnak, hogy az adatbázisban tárolt adatokból a számunkra szükségeseket kiválasszuk, hanem segítségükkel több rekordot érintő karbantartó műveleteket is elvégezhetünk. Ennek megfelelően a lekérdezéseket a következő típusokba sorolhatjuk: Választó lekérdezés Kereszttáblás lekérdezés Frissítő lekérdezés az adatbázis megadott adatainak megjelenítése, az SQL nyelv Select parancsával írható le az adatokat vízszintesen és függőlegesen csoportosítva végez összesítéseket a tábla adatainak módosítására szolgál, az SQL nyelv Update parancsával írható le

15 15 Microsoft Access - Ismertető Törlő lekérdezés Hozzáfűző lekérdezés Táblakészítő lekérdezés törli a megadott feltételnek megfelelő sorokat, az SQL nyelv Delete parancsával írható le segítségével egy táblához egy másik táblából fűzhetünk hozzá sorokat segítségével egy, vagy több tábla adataiból egy új táblát készíthetünk. Egy lekérdezés alapulhat egy, vagy több táblán, de készíthetünk lekérdezések adataiból is egy újabb lekérdezést. Egy választó lekérdezés eredménye egy nézettábla, ami a legtöbb esetben ugyanúgy használható, mint egy valódi táblázat, azonban nincsenek adatai, az adatokat az alapjául szolgáló táblákból veszi a lekérdezés végrehajtásakor. Lekérdezés definiálásához a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező elemet kell választani. Választó lekérdezés létrehozása tervező nézetben A lekérdezéstervező ablak két részből áll. A felső részben a lekérdezéshez felhasznált táblákat kell elhelyezni, az alsó részben pedig egy üres tábla látható, melyben az eredménytáblát kell definiálni. A képernyőn megjelenik a Tábla megjelenítése ablak, amely tartalmazza az adatbázisban található táblák és lekérdezések nevét. Innen kell kiválasztani a lekérdezéshez szükséges táblákat, vagy lekérdezéseket, és a Hozzáadás gombbal az ablak felső részén elhelyezni őket. Ezután a kis ablakot be lehet zárni. Amennyiben rájövünk, hogy a lekérdezéshez további táblákra is szükségünk van, akkor az ablak felső részébe a jobb egérgombbal belekattintva a megjelenő menüből válasszuk ki a Tábla megjelenítése menüpontot, vagy kattintsunk a Tervezés menücsoport Lekérdezés beállítása gombcsoportjában a Tábla megjelenítése gombra. Ha feleslegesen választottunk ki egy táblát, kattintsuk a táblára a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla eltávolítását.

16 16 Microsoft Access - Ismertető Lekérdezés - tervező nézet Az eredmény táblában először a mezőket definiáljuk. A legegyszerűbb módja a mezők kiválasztásának, hogy az ablak felső részében a táblában a megfelelő mező nevét megfogjuk az egérrel és áthúzzuk az eredménytábla megfelelő oszlopába, (vagy kétszer rákattintva az első üres oszlopba kerül). A mezőnév alatt automatikusan megjelenik a tábla neve. A mezőnevet kiválaszthatjuk az eredménytábla Mező sorában is, a megfelelő oszlopban a cellába kattintva egy legördülő listában láthatjuk az ablak felső részén levő összes tábla minden mezőjét. A megfelelő mezőnév ebből is kiválasztható. Több tábla esetén célszerűbb először a táblát kiválasztani a második sorban, így a mezőnévnél legördülő listában már csak ennek a táblának a mezői fognak megjelenni. A mezőnevet be is gépelhetjük a megfelelő oszlop első sorába. Ugyanaz a mező többször is szerepelhet az eredménytáblában. A lekérdezésben szerepelhetnek számított mezők is. Ekkor a mezőnévhez azt a kifejezést kell beírni, amelyikkel a mező kiszámítása megtörténik. Ha a kifejezésben szereplő mezőnév több szóból áll, akkor szögletes zárójelbe kell tenni. A számított mezőnek is lehet nevet adni, ezt a kifejezés elé kell írni, majd egy kettőspontot kell tenni.

17 17 Microsoft Access - Ismertető Példa számított mezőre Ha egy mezőt törölni szeretnénk az eredménytáblából, akkor jelöljük ki a megfelelő oszlopot és a billentyűzeten a Delete gomb megnyomására az oszlop törlődni fog. A tervező tábla harmadik sora a rendezések beállítására szolgál. Amelyik oszlop szerint rendezni szeretnénk az eredménytáblát, abban az oszlopban a rendezés sorba belekattintva a megjelenő listából kiválasztható a rendezés iránya. Több rendezési szempont is megadható, ekkor az adatbáziskezelő rendszer balról jobbra fogja végrehajtani a rendezéseket. Vagyis a legbaloldalibb rendezendő oszlop az elsődleges rendezési szempont, a következő a második szempont, és így tovább. Egy lekérdezés tervező nézetben A negyedik sorban a megjelenítést lehet beállítani, vagyis azt, hogy az oszlop megjelenjen-e az eredménytáblában. Alapértelmezés szerint minden oszlop megjelenítendő. Előfordulhat, hogy egy

18 18 Microsoft Access - Ismertető oszlop értékeire csak a rendezésnél, vagy a leválogatási feltételben van szükség, megtekinteni azonban nem akarjuk. Ekkor célszerű az oszlopnál a megjelenítést kikapcsolni. Például, ha csak a budapesti székhelyű cégek adataira vagyunk kíváncsiak, akkor felesleges minden sorban megjeleníteni a székhely nevét, viszont a leválogatási feltétel megadásához szükség van a székhely oszlopra. A leválogatási feltételt az ötödik sortól kezdődően definiálhatjuk. A feltételek megadása megegyezik az űrlappal történő szűrésnél leírtakkal. Megadhatunk egyezőségi feltételeket, ekkor csak az értéket kell beírni a feltétel sor megfelelő oszlopába, de beírhatjuk az érték elé az egyenlőségjelet is. Hatására azok a sorok kerülnek az eredménytáblába, amelyek abban az oszlopban a megadott értéket tartalmazzák. Egyéb relációk megadásánál a relációjelet kell beírni, majd tőle jobbra az értéket. Például <100. Az egy sorba írt feltételek egymással és kapcsolatban vannak, vagyis egyidejű teljesülésüket követeljük meg. Az egymással vagy kapcsolatban levő feltételeket külön sorba kell írni. Lekérdezés és kapcsolatban levő feltételekkel és rendezéssel Megjegyzés: A feltételek megfogalmazásánál alkalmazhatjuk az SQL nyelv feltételeit is (kivéve az IN opciót, a Like operátor helyettesítő karakterként alapértelmezés szerint a * és a? karaktereket használja). Például between 5 and 10, vagy >=5 and <=10. Megadhatunk feltételként egy SELECT utasítást is. Például az átlagosnál drágább termékek kiválasztásához az ár oszlop feltétel sorába a következőt kell írni: > (Select avg(ar) from termek) A feltétel megadásakor a szöveges értéket automatikusan idézőjelek közé teszi a program, a dátumok előtt és után # jelenik meg. Ha mezőnév szerepel a feltételben, akkor azt szögletes zárójelbe kell tenni. A tervező nézetben azt is szabályozhatjuk, hogy az adatlap nézetben az eredménytábla minden sora megjelenjen-e. A Tervezés menücsoport Lekérdezések beállítása gombcsoportjában található a

19 19 Microsoft Access - Ismertető Visszatérés mező. Ez egy legördülő lista, amelynek alapértelmezés szerinti értéke Összes. A listából kiválaszthatjuk, hogy az eredménytábla első hány sora, illetve a sorok hány százaléka jelenjen meg a képernyőn. Ha nincs a listában a kívánt érték, az be is írható a mezőbe. Például, ha csak az első tíz legdrágább terméket kívánjuk megtekinteni, akkor rendezzük a termékeket ár szerint csökkenő sorrendbe, és a Visszatérés mezőt állítsuk tízre. A lekérdezésekben összesítéseket is megadhatunk az SQL nyelv oszlopfüggvényei segítségével. A leggyakrabban használt oszlopfüggvények: AVG COUNT MAX MIN SUM átlag számosság (kiválasztott sorok száma) maximum minimum összeg Az összesítés vonatkozhat a teljes táblára, vagy csak bizonyos feltételeknek megfelelő sorokra. Az összesítéshez csoportosíthatjuk is a tábla sorait, ekkor minden csoportra külön történik az összesített érték kiszámítása. A Tervezés menücsoport Megjelenítés/elrejtés gombcsoportjában nyomjuk meg az Összesítés gombot, amelyen egy jel látható. Ekkor a tervezőtáblában harmadik sorként egy új sor jelenik meg Összesítés névvel. Ebben a sorban kell beállítani, hogy melyik oszlopra, vagy oszlopokra történjen a csoportosítás, és itt kell kiválasztani, hogy a csoportokra milyen összesítő függvényt akarunk alkalmazni. A csoportosító oszlopokhoz a Group By opció kerül (ez az alapértelmezés), azoknál az oszlopoknál pedig, amelyikek értékét összesíteni akarjuk, az Összesítés sorban a legördülő listából ki kell választani a megfelelő oszlopfüggvény nevét. Például, ha a termékek kategóriánkénti átlagárát szeretnénk lekérdezni, akkor a tervezőtáblába csak a kategórianév és az ár mezőket vegyük fel. Nyomjuk meg a gombot, majd a megjelenő sorban a kategórianévnél a Group By opciót állítsuk be, az ár oszlopban pedig a legördülő listából válasszuk ki az Avg függvényt.

20 20 Microsoft Access - Ismertető Az átlagár lekérdezése kategóriánként Összesítés esetén is megadhatunk rendezést és feltételeket. Ezek az összesítés eredményére vonatkoznak! Ha az összesítendő sorokra szeretnénk feltételt megadni, akkor az összesítés sorban, ebben az oszlopban a Where opciót válasszuk ki és töltsük ki a feltétel sort is. A Where feltételt tartalmazó oszlopban általában nem jeleníthető meg érték, ezért a Megjelenítés sorban nem szerepel pipa. Például, azt szeretnénk megszámolni, hogy hány 100 Ft-nál drágább termékünk van. Ekkor az ár oszlopban, az összesítés sorban a Where (ahol) opciót kell kiválasztani, a feltétel sorba pedig be kell írni, hogy >100. A terméknév oszlopban, az összesítés sorban a Count függvénynek kell szerepelnie. A 100 Ft-nál drágább termékek számának lekérdezése A lekérdezés futtatásához nyomjuk meg a Tervezés menücsoport Eredmények gombcsoportjában található Futtatás gombot (piros felkiáltójel van rajta), vagy váltsunk át adatlap nézetre. Ekkor a tényleges eredménytábla jelenik meg a képernyőn. Lehetőségünk van arra, hogy a lekérdezést elmentsük az adatbázisba. A mentés során a lekérdezés definíciója (SQL parancs) kerül tárolásra, nem pedig az eredménytábla! A lekérdezést bármikor újra végrehajthatjuk, ha az alaptáblákban módosítás történt, akkor a lekérdezés eredménye is ennek megfelelően változik. A mentés során a lekérdezésnek nevet kell adni. Egy lekérdezést bármikor megnyithatunk, és tervező nézetben és módosíthatjuk azt. Ehhez válasszuk ki a navigációs ablakban

21 21 Microsoft Access - Ismertető a lekérdezést, nyissuk meg, majd váltsunk tervező nézetre a Kezdőlap Nézetek gombcsoportjában található gomb segítségével. Az Access egy SQL alapú adatbáziskezelő rendszer, így a választó lekérdezések SQL SELECT parancsok. Az SQL nézetben a lekérdezést megvalósító SELECT parancsot tudjuk megtekinteni, de akár azt is megtehetjük, hogy egy lekérdezést a SELECT parancs beírásával definiálunk. Ehhez a lekérdezés létrehozásakor válasszuk a tervező nézetet, de ne válasszunk ki táblát, majd váltsunk az SQL nézetre. Ekkor az ablakban csak a SELECT kulcsszó látható. Ide kell begépelni a SELECT parancsot, amely a Futtatás gombbal végrehajtható. Paraméterezett lekérdezések A paraméterezett lekérdezés olyan lekérdezés, amelyik futás közben kéri be a leválogatás feltételének értékét. Például csak egy-egy kategória termékeinek eladási adataira vagyunk kíváncsiak. Ekkor a lekérdezésben a feltételt paraméterként írjuk be a kategória oszlopba. Amikor a lekérdezés végrehajtódik, egy párbeszédablak jelenik meg a képernyőn, amely kéri a kategória értékét. Miután ezt megadtuk, csak azok a sorok jelennek meg az eredménytáblában, amelyekben a kategória megegyezik a paraméterben megadottal. A paraméter nevét szögletes zárójelbe kell tenni, amikor a feltételsorba beírjuk. A paramétert relációban is használhatjuk a feltétel megadása során. Egy lekérdezésben több paraméter is szerepelhet. Ha paraméterezett lekérdezésen alapuló űrlapot, vagy jelentést készítünk, annak futtatása során ugyanúgy megjelenik a paraméter értékét bekérő párbeszédablak. Paraméteres lekérdezés Speciális lekérdezések A Kereszttáblás lekérdezés segítségével összesítéseket végezhetünk el. A táblázat sorai az összesítés egyik csoportosító értékei, oszlopai pedig a másik csoportosító szempontok. A cellákban az összesített érték található, amely lehet SUM, COUNT, vagy AVG függvénnyel képzett érték.

22 22 Microsoft Access - Ismertető Például, egy cég eladásait szeretnénk bemutatni negyedéves bontásban, termékkategóriánként. Ekkor a kereszttábla sorai a kategóriák, oszlopai pedig az eladási dátumok lesznek, negyedéves bontásban. A cellák értékét a SUM függvény segítségével kell képezni az eladott mennyiségekből. Kereszttáblás lekérdezés eredménye Termékkategóriánként az egyes vevők által vásárolt mennyiség összege A lekérdezés létrehozásához kattintsunk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervezőre. A megjelenő ablakban válasszuk ki a szükséges táblákat, majd kattintsunk a Lekérdezés típusa gombcsoportban a Kereszttáblás gombra! Ezután válasszuk ki a szükséges mezőket, a Kereszttábla sorban állítsuk be, hogy melyik mező lesz a sorfejléc, melyik az oszlopfejléc, és melyik az érték. Az Összesítés sorban a sor és oszlopfejlécnél Group By szerepel, az értéknél pedig ki kell választani, hogy milyen függvénnyel kell képezni a cellák értékét. Kereszttáblás lekérdezést létrehozhatunk a Lekérdezés varázsló segítségével is, melyet a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában találunk meg. Az azonosakat kereső lekérdezés segítségével megkereshetjük az azonos sorokat egy táblában, vagy azokat a sorokat, amelyek egy megadott mezőben azonos értéket tartalmaznak. Például a termék táblában megkereshetjük az azonos kategóriába tartozó termékeket. A lekérdezés létrehozásához a Létrehozás menücsoportban válasszuk az Egyebek gombcsoportban található Lekérdezés varázslót! A megjelenő ablakból az Azonosakat kereső lekérdezés varázslót kell kiválasztani. A varázslónak meg kell adni, hogy melyik tábla mely mező értékei szerint keressen azonos sorokat, valamint, hogy az eredménytáblában még mely mezők jelenjenek meg. Az előző példánkban a kategóriakód szerint kell az azonos sorokat megkeresni, és célszerű az eredménytáblában megjeleníteni a termék nevét is.

23 23 Microsoft Access - Ismertető Ez a lekérdezés tulajdonképpen a megadott mező szerint csoportosítja a tábla sorait, de az egy tagú csoportokat nem jeleníti meg. A nem egyezőket kereső lekérdezés segítségével kapcsolatban álló két táblában olyan sorokat kereshetünk meg az egyik táblában, amelyekre nincs hivatkozás a másik táblában. Például, a vevő táblában megkereshetjük azokat a vevőket, akik nem adtak fel megrendelést, vagyis nem szerepel rájuk hivatkozó sor a rendelés táblában. A lekérdezés létrehozásához a Létrehozás menücsoportban válasszuk az Egyebek gombcsoportban található Lekérdezés varázslót! A megjelenő ablakból az Eltérőeket kereső lekérdezés varázslót kell kiválasztani. A varázslónak meg kell adni, hogy melyik táblában keressük a páratlan sorokat, és melyik táblában a hivatkozó sorokat, valamint, hogy melyik mező alapján történik a hivatkozás. Az előző példában a vevő táblában keressük a páratlan sorokat, a hivatkozó sorokat a rendelések táblában, a hivatkozó mező pedig a vevőkód lesz. Vagyis, olyan sorokat keresünk a vevő táblában, amelyikben szereplő vevőkód nem fordul elő a rendelések táblában. Frissítő lekérdezés Ezt a lekérdezést akkor alkalmazzuk, ha bizonyos feltételnek megfelelő sorokat azonos módon szeretnénk módosítani. Például minden 1000 Ft-nál olcsóbb termék minimum készletét 50 darabra szeretnénk beállítani. Tervező nézetben válasszuk ki azt a táblát, amelyiket módosítani szeretnénk. Csak azokat az oszlopokat kell kiválasztanunk az eredménytáblához, amelyekre feltételt szeretnénk adni, és amelyikeket módosítani szeretnénk. A Lekérdezés típusa gombcsoportban válasszuk a Frissítő lekérdezés gombot. Ekkor a tervező táblában a harmadik sor a Módosítás sor lesz. Ide kell beírnunk a megfelelő oszlophoz az új értéket. A feltételeket a Feltétel sorba és a vagy sorokba írhatjuk be. A lekérdezés végrehajtásakor egy kis ablakban megjelenik, hogy hány sor lesz módosítva. Ezt jóvá kell hagynunk a módosítás elvégzéséhez. Frissítő lekérdezés, amelyik az 1000 Ft-nál olcsóbb termékek minimumkészletét 50-re változtatja.

24 24 Microsoft Access - Ismertető A módosítás során az új érték számítódhat a régi értékből is. Ekkor a módosítás sorba a számítás képletét kell beírni. Frissítő lekérdezés, amelyik 10 %-kal megemeli azon termékek árát, amelyekből nincs raktáron Törlő lekérdezés A törlő lekérdezés segítségével egy táblából törölhetjük a megadott feltételeknek megfelelő sorokat. Tervező nézetben válasszuk ki a táblát. Az eredménytáblában csak azokat az oszlopokat válasszuk ki, amelyekre feltételt szeretnénk megadni. A Lekérdezés típusa gombcsoportban válasszuk a Törlő lekérdezés gombot. Ekkor a tervező tábla a harmadik sora a Törlés sor lesz, itt a Where (ahol) opció szerepel. A feltételeket a Feltétel és a vagy sorokba írjuk be. A lekérdezés végrehajtásakor egy kisablakban megjelenik, hogy hány sor lesz törölve. Ezt jóvá kell hagynunk a törlés elvégzéséhez. Törlő lekérdezés, amely azokat a cikkeket törli, amelyekből nincs raktáron. Űrlap Űrlapot készíthetünk táblához, vagy lekérdezéshez. Ha lekérdezésen alapul az űrlap, a lekérdezésben szereplő mezőktől függően előfordulhat, hogy a mezők tartalmát nem tudjuk megváltoztatni, és nem tudunk új adatokat felvinni. Például számított mező értékét nem lehet átírni, több táblán alapuló lekérdezésnél nem tudunk új adatokat felvinni.

25 25 Microsoft Access - Ismertető Űrlap létrehozása az Űrlap eszközzel Űrlap létrehozásához válasszuk ki a navigációs ablakban a táblát, vagy a lekérdezést, majd kattintsunk a Létrehozás menücsoport Űrlapok gombcsoportjában található Űrlap gombra. Az Access elkészíti az űrlapot, amely elrendezés nézetben jelenik meg. Az Űrlap-elrendezési eszközök menücsoportban található gombok segítségével lehetőségünk van az űrlap elemeinek formázására. A mezőket áthelyezhetjük, megváltoztathatjuk a méretüket. Válogathatunk az Automatikus formázásnál felkínált mintákból, vagy mezőnként beállíthatjuk a betű típusát, méretét, színét, a cella színét és igazítását. A mezőhöz feltételes formázást is definiálhatunk. A Vezérlők gombcsoport segítségével emblémát tehetünk az űrlap fejlécére, átírhatjuk az űrlap címét, és megjeleníthetjük a dátumot és az időpontot is. Az elrendezés nézetben egy mezőt törölhetünk is az űrlapról. Ehhez jelöljük ki a mezőt, majd a jobbgombos menüből válasszuk a törlést. Ha további mezőt akarunk hozzávenni az űrlaphoz, akkor a Vezérlők gombcsoportban található Mezők felvétele gombra kattintsunk, ekkor a jobboldalon megjelenik a mezőlista. Ha bonyolultabb módosításokat szeretnénk végrehajtani az űrlapon, vagy speciális objektumokat szeretnénk elhelyezni rajta, akkor váltsunk tervező nézetre. A tervezési eszközöket a menüszalagon találjuk meg. Ha a tábla egy-több kapcsolatban áll egy másik táblával, akkor az űrlapeszköz automatikusan létrehoz egy segédűrlapot a tábla mezői alatt, amely a másik tábla kapcsolódó sorainak értékét tartalmazza. Űrlap segédűrlappal

26 26 Microsoft Access - Ismertető Űrlap létrehozása elrendezés nézetben A Létrehozás menücsoportban kattintsunk az Üres űrlap gombra. Kapunk egy üres űrlapot és a jobboldalon megjelenik a Mezőlista. Innen áthúzhatjuk az űrlapra a szükséges mezőket, és a Formátum menü eszközeivel megformázhatjuk őket. Űrlap létrehozása varázsló segítségével Az űrlapvarázslót a Létrehozás menücsoport Űrlapok gombcsoportjában található További űrlapok gombhoz tartozó listából tudjuk elindítani. A varázslónak meg kell adni, hogy melyik tábla melyik mezői szerepeljenek az űrlapon, - akár több táblából is választhatjuk a mezőket -, kiválaszthatjuk, az űrlap szerkezetét, vagyis, hogy milyen elrendezésben legyenek a mezők az űrlapon, - minden egyes elrendezést megnézhetünk a bal oldalon megjelenő mintán -, valamint a lap stílusát, ami a háttérszínt, fejléc színét és egyéb formai elemeket foglal magába, és szintén minta alapján választható ki. Végül meg kell adnunk az űrlap nevét. Ezután automatikusan elkészül az a program, amelyik az űrlapot működteti, vagyis, amelyikkel megtekinthetjük az adatokat, vagy adatkarbantartást végezhetünk az űrlap formátumában megjelenő adatokon. Az űrlap lekérdezés mezőin is alapulhat, ekkor az űrlapvarázslónak a táblanév helyett a lekérdezés nevét kell megadni. Egy-több kapcsolatban álló táblákhoz készíthetünk olyan űrlapot, ahol az egyik tábla mezőjéhez a másik tábla kapcsolódó mezőit is megjelenítjük egy segédűrlapon, vagy egy csatolt űrlap segítségével. A segédűrlap az űrlap egy objektumaként jelenik meg, a csatolt űrlap az űrlapról egy gomb megnyomására nyílik meg, külön ablakban. Az űrlapvarázslóval elkészített űrlapot módosíthatjuk a tervező nézetben. Űrlap létrehozása tervező nézetben Ha egyedi űrlapot akarunk készíteni, tervező nézetben is létrehozhatjuk azt. Ehhez a Létrehozás menücsoportban kattintsunk az Űrlaptervezés gombra. Ha nem jelenik meg a Mezőlista, akkor a Tervezés menücsoportban kattintsunk az Eszközök gombcsoportban található Mezők felvétele gombra. A jobboldalon megjelenő mezőlistából áthúzhatjuk a mezőket az üres űrlapunkra. A menüszalagon található tervezési eszközökkel különböző egyéb objektumokat is elhelyezhetünk az űrlapon. Az egyes objektumok formázásához kattintsunk az objektumra a jobb egérgombbal, majd a megjelenő listából válasszuk ki azt a tulajdonságot, amelyiket meg akarunk változtatni. Az áthelyezéshez az objektumot fogjuk meg az egérrel és húzzuk a megfelelő helyre. Új objektumok - például felirat - elhelyezéséhez az eszközöket tartalmazó ablakból válasszuk ki a kívánt objektumot,

27 27 Microsoft Access - Ismertető majd az űrlapon, a megfelelő helyen a bal egérgomb lenyomásával húzzuk ki az objektum körvonalát. Ha elengedjük az egérgombot, a kijelölt helyen megjelenik a kiválasztott objektum. Egyéb űrlapok A Létrehozás menü Űrlapok gombcsoportjában találjuk az Osztott űrlap gombot. Segítségével olyan űrlapot hozhatunk létre, amelynek felső része egy adatlap, az alsó részen pedig a tábla nézetben láthatjuk az adatokat. Itt lehet kiválasztani, hogy melyik sor mezőinek értéke jelenjen meg a felső részben. Szintén az Űrlapok gombcsoportjában találjuk a Több elem gombot. Segítségével olyan űrlap hozható létre, amelyen az adatok több sorban, táblázatos formában jelennek meg. Diagram Az űrlapok speciális fajtája a diagram. A navigációs ablakban válasszuk ki azt a táblát, vagy lekérdezést, amelynek adatait szeretnénk a diagramon megjeleníteni, majd kattintsunk a Létrehozás menücsoport Űrlapok gombcsoportjában található Kimutatásdiagram gombra. Megjelenik egy üres diagramváz és a mezőlista. Húzzuk a diagramra a megfelelő mezőket. Nem kell minden diagramelemhez mezőt rendelni, aminek mindenképp szerepelnie kell, az a kategória, és az adatok. Az adatként megjelenítendő mezőt magára a rajzterületre kell áthúzni. Alapértelmezés szerint a diagram típusa oszlopdiagram, de ezt megváltoztathatjuk, ha a Tervezés menüszalagon a Más diagramtípus gombra kattintunk. Jelentés Jelentés létrehozása a Jelentés eszközzel Ha egy tábla adatait, vagy egy lekérdezés eredményét egy jelentésen szeretnénk megjeleníteni, akkor a navigációs ablakban álljunk a táblára, vagy lekérdezésre, majd a Létrehozás menücsoport Jelentések gombcsoportjában kattintsunk a Jelentés gombra. Ekkor az Access elkészít egy jelentést, amelyben az objektum minden mezője szerepel. Az első numerikus oszlop alján az oszlop értékeinek összegét is elhelyezi. Elrendezés nézetben tudunk módosítani a jelentésen, megváltoztathatjuk az oszlopok méretét és sorrendjét, törölhetjük a felesleges oszlopokat, vagy mezőket. Összesítéseket is tehetünk a jelentésre, ehhez jelöljük ki azt az oszlopot, amelyiknek értékeit összesíteni szeretnénk, majd a Formátum menücsoport Csoportosítás és összesítés gombcsoportjában kattintsunk az

28 28 Microsoft Access - Ismertető Összesítés gombra. A megjelenő listából válasszuk ki, hogy milyen típusú összesítést (összeg, átlag, minimum, stb.) szeretnénk. Az összesítés eredménye az oszlop alján jelenik meg. Ha rendezést szeretnénk megadni, akkor a Csoportosítás és összesítés gombcsoportban kattintsunk a Csoportosítás és rendezés gombra. A tervező ablak alatt megjelenő kisablakban kattintsunk a Rendezés hozzáadása gombra, majd a mezőlistából válasszuk ki a rendezési mezőt. A kisablakban létrejön egy rendezési szint, és megjelenik a következő szinthez tartozó gombok, segítségükkel újabb rendezési szempontot adhatunk meg. Ha valamelyik szintre rákattintunk, akkor megjelenik a hozzá tartozó szerkesztőléc. Itt megváltoztathatjuk a rendezési mezőt, beállíthatjuk a rendezés irányát. A léc jobboldalán található nyilak segítségével a rendezési szintek sorrendjét is megváltoztathatjuk, a léc jobb szélén látható törlés gomb segítségével pedig törölhetjük a szintet. Az alsó kisablakban csoportszinteket is definiálhatunk a jelentéshez, ez hasonlóan történik, mint a rendezési szintek megadása, csak itt a Csoport hozzáadása gombot kell használnunk. A szinthez tartozó szerkesztőlécen megadhatjuk a rendezés irányát, a Több gombra kattintva pedig a csoportosítás szerinti összesítést állíthatunk be. A megjelenő kisablakban válasszuk ki, hogy melyik oszlop értékeit akarjuk összesíteni, milyen függvénnyel, és jelöljük be, hogy hol jelenjenek meg az összegek. Ha a csoport végén szeretnénk megjeleníteni őket, akkor válasszuk a Megjelenítés csoport láblécben pontot. Ha a végösszeget is szeretnénk látni, akkor jelöljük be a Végösszeg megjelenítését is. Több szintű csoportosítás is megadható, ennek megfelelően több szintű összegzés összegfokozatos jelentés - is beállítható. Jelentés létrehozása elrendezés nézetben A Létrehozás menücsoportban kattintsunk az Üres jelentés gombra. Kapunk egy üres lapot és a jobboldalon megjelenik a Mezőlista. Innen áthúzhatjuk a lapra a szükséges mezőket, és a Formátum menü eszközeivel megformázhatjuk őket. A Csoportosítás és összesítés gombcsoport gombjaival a jelentés eszköznél ismertetett módon be lehet állítani a jelentésen szereplő adatok rendezését, a csoportszinteket és összesítéseket. Jelentés létrehozása jelentésvarázslóval Ha több táblán alapuló jelentést szeretnénk készíteni, vagy mi szeretnénk megszabni, hogy milyen mezők, milyen összesítések kerüljenek a jelentésre, akkor célszerű a jelentésvarázslóval dolgozni. A varázslót a Létrehozás menücsoport Jelentések gombcsoportjában találjuk. A varázslóban meg kell adni, hogy melyik táblák, vagy lekérdezések - mely mezői szerepeljenek a jelentésben. A mezők kiválasztására szolgáló ablakban először válasszuk ki a kívánt táblát, majd a táblanév alatti listából a szükséges mezőket. Ha a jelentés több táblán alapul, akkor ezután válaszuk ki a következő táblát. A

29 29 Microsoft Access - Ismertető táblanév alatt levő dobozban megjelennek a tábla mezői, ezek közül is válasszuk ki a megfelelőket, majd térjünk át a következő táblára. Ha minden szükséges mezőt kiválasztottunk, nyomjuk meg a Tovább gombot. A következő ablakban csoportosítási szinteket definiálhatunk. Ha továbblépünk, a rendezési szempontokat állíthatjuk be. A mezőneveket legördülő listából választhatjuk ki, a rendezés irányát pedig a listamező jobb oldalán található gomb megnyomásával változtathatjuk meg. A következő ablakban a jelentés elrendezéséről dönthetünk. Beállíthatjuk, hogy álló, vagy fekvő lapra kívánunk nyomtatni, valamint a mezők elrendezését. Ehhez minták nyújtanak segítséget. A következő ablakban a jelentés stílusát választhatjuk ki a rendelkezésre álló minták alapján. Végül a jelentés címét kell megadni. Ezután elkészüli a jelentés. Az így generált jelentésformátum a tervező nézetben módosítható. Csak a jelentés formátuma és a jelentés mögött létrejött lekérdezés kerül tárolásra, nem a konkrét jelentéstartalom, így amikor a jelentést megtekintjük, mindig az aktuális adattartalomnak megfelelő értékek szerepelnek rajta. A jelentésvarázsló segítségével készíthetünk összegfokozatos jelentést is. Ehhez a mezők között csoportszinteket kell kialakítani, és a tételsorban szereplő mezők között szerepelnie kell legalább egy szám típusú mezőnek. A mezők kiválasztásánál és a csoportosítás beállításainál ugyanúgy kell eljárnunk, mint amikor normál jelentést készítünk. Az összesítési beállításokhoz abból az ablakból jutunk, ahol a rendezési szempontokat adjuk meg. Ha van a mezők között szám típusú, és van legalább egy csoportosítási szint, akkor a rendezési mezők alatt látható egy Összesítési beállítások feliratú gomb. Ha a gombra rákattintunk, megjelenik egy ablak, ahol beállíthatjuk az összegzés paramétereit. Minden szám típusú mezőre beállítható összesítés, amely nem csak összeg lehet, hanem átlag, minimum, vagy maximum is. Egy mezőre több összesítés is beállítható. Rendelkezhetünk arról is, hogy a törzsadatokat is meg akarjuk-e jeleníteni a jelentésben, vagy csak az összegzett értékeket. Az OK gomb megnyomása után visszatérünk a rendezések beállításához, innen léphetünk tovább a jelentés elrendezésének kiválasztására. Jelentés létrehozása tervező nézetben Tervező nézetben is létrehozhatunk jelentést, ehhez a Létrehozás menücsoportban kattintsunk a Jelentéstervező gombra. Ha nem jelenik meg a Mezőlista, akkor a Tervezés menücsoportban kattintsunk az Eszközök gombcsoportban található Mezők felvétele gombra. A jobboldalon megjelenő mezőlistából áthúzhatjuk a mezőket a tervezési területre. A menüszalagon található tervezési eszközökkel különböző egyéb objektumokat is elhelyezhetünk a lapon. Az egyes objektumok formázásához kattintsunk az objektumra a jobb egérgombbal, majd a megjelenő listából válasszuk ki azt a tulajdonságot, amelyiket meg akarunk változtatni. Az áthelyezéshez az objektumot fogjuk meg az egérrel és húzzuk a megfelelő helyre. Új objektumok - például felirat - elhelyezéséhez az eszközöket tartalmazó ablakból válasszuk ki a kívánt objektumot, majd a lapon, a megfelelő helyen a

30 30 Microsoft Access - Ismertető bal egérgomb lenyomásával húzzuk ki az objektum körvonalát. Ha elengedjük az egérgombot, a kijelölt helyen megjelenik a kiválasztott objektum. Objektumok törlése Ha az adatbázisból el szeretnénk távolítani egy objektumot, például egy táblát, űrlapot, vagy jelentést, akkor a navigációs ablakban kattintsunk jobb egérgombbal az objektum nevére, és válasszuk a Törlés pontot. Az Access adatbáziskezelő rendszer használata többfelhasználós környezetben Ha az adatbázist olyan meghajtón helyeztük el, amelyhez több felhasználó hozzáférhet egyidejűleg, akkor megoszthatjuk az adatbázist a felhasználók között. Meg lehet osztani a teljes adatbázist, vagy csak a táblákat. Ez utóbbi esetben mindenki rendelkezhet saját objektumokkal is (pl. Űrlapok). Az Office gombhoz tartozó kisablak Az Access beállításai gombjára kattintva, a megjelenő kisablak bal oldalán válasszuk a Speciális pontot. A megjelenő ablakban a Speciális résznél lehet beállítani, hogy az adatbázissal kizárólagos, vagy osztott módon szeretnénk dolgozni. Megadhatjuk azt is, hogy milyen típusú zárolást alkalmazzon az adatbáziskezelő rendszer. A beállítás csak az adott adatbázisra fog vonatkozni. Amikor egy adatbázist megnyitunk, akkor is eldönthetjük, hogy normál módban, vagy csak olvasásra, vagy kizárólagos módban szeretnénk használni azt. Ezt a Megnyitás ablakban a Megnyitás gombhoz tartozó listából választhatjuk ki. Először jelöljük ki a párbeszéd ablakban azt az adatbázist, amelyiket meg akarunk nyitni, majd kattintsunk a Megnyitás gomb jobb oldalán látható kis nyílra. A legördülő listából válasszuk ki a megnyitás módját. Az adatbázisban tárolt adatokat jelszóval védhetjük az illetéktelen felhasználóktól, melyet. az Adatbáziseszközök menücsoport, Adatbáziseszközök gombcsoportja segítségével adhatunk meg. Jelszót csak kizárólagos használatú adatbázisokhoz lehet beállítani. Külső adatok átvétele és kapcsolat az Office más alkalmazásaival Az Access által kezelt adatbázisba átvehetünk táblákat más adatbázisokból. Ehhez a Külső adatok menücsoport Importálás gombcsoportját kell használnunk. Ha másik Access adatbázisból szeretnénk objektumokat átvenni, akkor nyomjuk meg az Access gombot, majd a megjelenő kisablakban válasszuk ki az adatbázist. Válasszuk azt, hogy az objektumokat importálni szeretnénk a jelenlegi adatbázisba. Egy újabb ablakban lehet kiválasztani azokat a táblákat, vagy egyéb objektumokat, amelyet át szeretnénk venni. Az importálás segítségével átvehetünk adatokat Excel munkalapon található táblákból is, ehhez az Importálás gombcsoportban az Excel gombot nyomjuk meg. Más típusú adatokat is átvehetünk külső forrásból, például dbase típusú adatbázisokból is vehetünk át

31 31 Microsoft Access - Ismertető táblákat. Ehhez az Importálás gombcsoportból válasszuk a külső adat típusának megfelelő gombot, vagy az Egyebek gomb legördülő listájából válasszuk ki a megfelelő pontot. A megnyitott adatbázishoz csatolhatunk is táblákat más adatbázisból. A csatolt táblák nem lesznek az adatbázis részei, de felhasználhatjuk a bennük található adatokat. Ha másik Access adatbázisból szeretnénk objektumokat átvenni, akkor az Importálás gombcsoportban nyomjuk meg az Access gombot, majd a megjelenő kisablakban válasszuk ki az adatbázist, de most az Adatforrás csatolása csatolt tábla létrehozásával pontot jelöljük be. Ha más típusú adatbázis tábláit szeretnénk csatolni, akkor az Importálás gombcsoportban az Egyebek gombot használjuk. Az adatbázis adatait átvihetjük például egy Word dokumentumba, vagy egy Excel munkalapra, de számos egyéb formában is exportálhatjuk. Nyissuk meg azt az objektumot, amelynek adatait át szeretnénk vinni, majd a Külső adatok menücsoport Exportálás gombcsoportjában válasszuk ki, hogy milyen formában szeretnénk exportálni az objektumot..

32 32 Microsoft Access - Feladatok MS Access - Feladatok 1. Hozzon létre egy új adatbázist SZÁMÍTÓGÉPEK névvel, amelyik nyilvántartja a számítógépeket, azok tulajdonosát, és a bennük található legfontosabb hardverelemeket! 2. Hozza létre az adatbázisban a következő táblákat: TULAJDONOS tábla mezőnév típus hossz leírás mezőtulajdonságok Tkód szöveg 5 a tulajdonos kódja elsődleges kulcs Cégnév szöveg 20 a tulajdonos cég neve kötelező Cím szöveg 30 a cég címe Telefon szöveg 13 telefonszám beviteli maszkkal Alaptőke szám egész az alaptőke összege (ezer Ft) SZÁMÍTÓGÉP tábla mezőnév típus hossz leírás mezőtulajdonságok Szkód szöveg 4 a számítógép kódja elsődleges kulcs Márka szöveg 20 márkanév Gyártásiév szám egész gyártási év Tkód szöveg 5 tulajdonoskód keresőoszlop A gyártási év pontosan 4 jegy hosszúságú legyen! Az alkatrészeket 2000 után gyártották, adjon meg ehhez érvényességi szabályt, és írjon érvényesítési szöveget is! A Tkód mező címe legyen Tulajdonos.

33 33 Microsoft Access - Feladatok HWELEM tábla mezőnév típus hossz leírás mezőtulajdonságok Ekód szöveg 5 az alkatrész kódja elsődleges kulcs Típus szöveg 20 az alkatrész típusa keresőoszlop (lista) Kapacitás szám egész kapacitása (pl. Gbyte) Ár szám hosszú egész beszerzési ár Dátum dátum a vásárlás dátuma rövid dátum Szkód szöveg 4 annak a számítógép kódja, keresőoszlop amelyhez tartozik A típus lehet: alaplap, memória, processzor, merevlemez Az Szkód mező címe legyen Számítógép 3. A táblák közötti kapcsolatoknál állítsa be az integritási feltételek figyelését! Csak az illeszkedő sorok kerüljenek a kapcsolatba! 4. Vigyen fel 2-2 sort a SZÁMÍTÓGÉP és a TULAJDONOS. táblába, és hatot a HWELEM táblába! 5. Rendezze ár szerint csökkenő sorrendbe a HWELEM tábla sorait! 6. Keresse meg a HW ELEM táblában a merevlemez típusú alkatrészeket! 7. Szűrje ki a HWELEM táblából a én vásárolt alkatrészeket! 8. Szűrje ki a HWELEM táblából a Ft-nál drágább alkatrészeket! 9. Szűrje ki a HWELEM táblából azokat az alkatrészeket, amelyek kapacitása 100 Gbyte-nál kisebb, és után készültek! 10. Szűrje ki a HWELEM táblából a Ft-nál olcsóbb merevlemezeket és a Ft-nál olcsóbb memóriákat! 11. Készítsen oszlopos elrendezésű űrlapot a HWELEM táblához. Az űrlapon a tábla minden mezője szerepeljen! Az űrlap címe Alkatrészek legyen! 12. Készítsen űrlapot Nyilvántartás címmel, amelyen a tulajdonos cégneve, címe és telefonszáma szerepel, segédűrlapon pedig a cég számítógépeinek kódja, márkája és gyártási éve!

34 34 Microsoft Access - Feladatok 13. Készítsen lekérdezést S1 névvel, amely lekérdezi az 500 Gbyte-nál nagyobb kapacitású merevlemezek adatait. A lekérdezésben a lemez kódja, típusa, kapacitása, a számítógép kódja és a tulajdonos neve szerepeljen, kapacitás szerint csökkenő sorrendben! 14. Készítsen lekérdezést S2 névvel, amely lekérdezi tulajdonosonként és számítógépenként a számítógép-alkatrészek beszerzési árának összegét! A lekérdezésben a tulajdonos neve, a számítógép kódja és a beszerzési ár összege szerepeljen! 15. Készítsen paraméteres lekérdezést S3 névvel, amelyik lekérdezi a paraméter értékénél drágább alkatrészek adatait! A lekérdezésben az alkatrész kódja, típusa, ára és kapacitása szerepeljen! 16. Készítsen lekérdezést S4 névvel, amely lekérdezi az egyes merevlemezek kapacitás ár arányát! Az arány számított mezőként szerepeljen a lekérdezésben! 17. Készítsen törlő lekérdezést S5 névvel, amely a előtt vásárolt hardverelemeket törli a HWELEM táblából! 18. Készítsen frissítő lekérdezést S6 névvel, amely az alaplap típusú hardverelemek árát Ft-ra változtatja! 19. Készítsen jelentést, amely kiírja a számítógépek adatait! A jelentésben a tulajdonos cég neve, a számítógép kódja és márkája, az alkatrész kódja, típusa és kapacitása szerepeljen, tulajdonos és számítógépkód szerint csoportosítva, alkatrészkód szerint rendezve. A jelentés címe Alkatrészek legyen. 20. Készítsen jelentést, amely kiírja az alkatrészek átlagárát számítógépenként. A jelentésben a számítógép kódja és márkája, a hardware elem típusa, a vásárlás dátuma és ára szerepeljen, vásárlás dátuma szerint csökkenő sorrendben. A jelentés címe Alkatrészek átlagára legyen. b) Készítse el az előbbi jelentést úgy, hogy most csak az összesítés szerepeljen a listán! 21. Készítsen jelentést, amely alkatrész-típusonként kiírja az alkatrészek kapacitásának legkisebb, és legnagyobb értékét! A jelentésben a hardverelemek kódja, típusa és kapacitása szerepeljen, kapacitás szerint csökkenő sorrendben. A jelentésben a törzsrekordok is szerepeljenek. A jelentés címe: Alkatrészek kapacitása.

35 35 Microsoft Access - Megoldások Megoldások 1. Az Office menü Új menüpontját kell kiválasztani, a középső ablakrészben pedig az Üres adatbázist. A jobb oldalon állítsuk be, hogy melyik könyvtárban kerüljön elhelyezésre az adatbázis-fájl, a fájl neve pedig legyen SZÁMÍTÓGÉPEK. 2. A Létrehozás menücsoport Tábla gombcsoportján a Táblatervező gombra kell kattintani. Az ablak felső táblázatában minden mezőhöz 1 sor tartozik, míg az ablak alsó részén található mezőtulajdonságok lap mindig a felső rész aktuális mezőjére vonatkozik. A mező nevét be kell gépelni, a típusát a megfelelő cellába kattintva megjelenő legördülő listából lehet kiválasztani. A szövegtípusú mező méretét a tulajdonságok között kell beállítani. A szám típusú mezőnél a tulajdonságok között kell beállítani, hogy egészszám, hosszú egész, egyszeres, vagy dupla pontosságú valós szám. Ha a mezőbe csak egész számok kerülhetnek, akkor a számok nagyságától függően az egész, vagy a hosszú egész típust célszerű választani. Ha a számban tizedes jegyek is előfordulhatnak, akkor az egyszeres, vagy a dupla pontosságot kell választani. Ha pontosan tudjuk a tizedes jegyek számát, akkor ezt is beállíthatjuk a tulajdonságok között. Ha a tizedes jegyek száma változó, akkor célszerű az automatikus beállítást választani. A dátum típusnál a Dátum/idő típust kell beállítani, a formátumnál érdemes kiválasztani, hogy milyen dátumformátummal szeretnénk dolgozni, esetünkben a rövid dátumot kell választani. Az elsődleges kulcs beállításához a kurzort a megfelelő mező leíró sorába kell mozgatni, majd a menü alatt látható Eszköztár gombsorból az Elsődleges kulcs gombot megnyomva, a mező neve előtt megjelenik egy kis kulcs ikonja, jelezve az elsődleges kulcsot. A mező tulajdonságai között automatikusan beállításra kerül, hogy indexelt és nem tartalmazhat azonos értékeket. Az érvényességi szabályokat, a kötelezően kitöltendő mezőt, a formátumot és a beviteli maszkot az adott mező tulajdonságlapján kell beállítani. A beírható szám jegyeinek számát a beviteli maszkkal tudjuk szabályozni, a gyártási évnél a pontosan 4 jegyhez a 0000 beviteli maszkot kell megadni, ezt írjuk be a mezőtulajdonságok között található beviteli maszk mezőbe. Az érvényességi szabályhoz írjuk be, hogy >2000, érvényesítési szöveg lehet például az, hogy Túl régi. A telefonszámnál a beviteli maszk mezőbe kattintva a mező végén megjelenik egy gomb. Erre rákattintva a kész formátumok közül válogathatunk, ezek között találhatunk telefonszám maszkot is (A beviteli maszk varázsló megjelenése előtt a táblát el kell menteni.)

36 36 Microsoft Access - Megoldások Ha azt szeretnénk, hogy az alkalmazásokban valamelyik mező neve helyett más elnevezés jelenjen meg, akkor a mező tulajdonságainál a cím sorba írjuk be a mező elnevezését. (A SZÁMÍTÓGÉP táblában a Tkód mezőnél Tulajdonos, a HWELEM táblában az Szkód mezőnél: Számítógép) Keresőoszlop hozzáadása A SZÁMÍTÓGÉP tábla Tkód mezőjét keresőoszlopként kell felvenni a mezők közé, ehhez kattintsunk az Eszközök gombcsoportban a Keresőoszlop gombra. A varázslóban válasszuk azt, hogy táblázatból szeretnénk venni a lista elemeit. A következő oldalon válasszuk ki, hogy a TULAJDONOS tábla Cégnév mezője szerepeljen az oszlopban. A rendezésnél válasszuk a cégnév szerint növekvő sorrendet. A következő lapon állítsuk be az oszlop szélességét, majd a következő lapon adjuk meg a mező nevét (Tkód). A mezőtulajdonságoknál állítsuk igenre a Csak listaelem tulajdonságot. A HWELEM tábla Típus mezőjének megadásához kattintsunk az Eszközök gombcsoportban a Keresőoszlop gombra. A varázslóban válasszuk azt, hogy Begépelem a szükséges értékeket. A következő oldalon adjuk meg, hogy 1 oszlopot szeretnénk megjeleníteni és gépeljük be a lista elemeit, majd lépjünk tovább. Adjuk meg a mező nevét (Típus). Létrejött a keresőoszlop, a mezőtulajdonságok között a mező méretét állítsuk 20-ra. A HWELEM tábla Szkód mezőjének megadásához kattintsunk az Eszközök gombcsoportban a Keresőoszlop gombra. A varázslóban válasszuk azt, hogy táblázatból szeretnénk venni a lista elemeit. A következő oldalon válasszuk ki, hogy a SZÁMÍTÓGÉP tábla Szkód mezője szerepeljen az oszlopban. A rendezésnél válasszuk a kód szerint növekvő sorrendet. A következő lapon állítsuk be az oszlop szélességét, majd a következő lapon adjuk meg a mező nevét (Szkód). A mezőtulajdonságoknál állítsuk igenre a Csak listaelem tulajdonságot. Ha egy tábla definíciója elkészült, akkor azt el kell menteni. Ezt az Office menü mentés menüpontja segítségével, vagy a gyorselérési eszköztárban található mentés gomb segítségével tehetjük meg. A mentéskor megjelenő párbeszédpanelen kell beírni a tábla nevét. 3. A kapcsolatok ablakát az Adatbázis eszközök menücsoport Megjelenítés/elrejtés gombcsoportjában található Kapcsolatok gombjával lehet megnyitni. Mivel keresőoszlopokat definiáltunk a kapcsolódó táblákban, már létrejöttek a kapcsolatok a táblák között. Ha valamelyik tábla nem jelenik meg az ablakban, akkor kattintsunk az ablakba a jobb egérgombbal, és a megjelenő kisablakból adjuk hozzá a táblát.

37 37 Microsoft Access - Megoldások A kapcsolat vonalára jobb gombbal kattintva nyissuk meg az egyik kapcsolatot szerkesztésre, majd állítsuk be az illesztés típusát. Válasszuk az 1-es típust, ekkor csak az illeszkedő sorok kerülnek a kapcsolatba. Az OK gombra rákattintva ez az ablak becsukódik. A Kapcsolatok ablakban állítsuk be az integritási feltételek ellenőrzését is, majd az OK gombra rákattintva a kapcsolat szerkesztése befejeződik Hasonló módon állítsuk be a másik kapcsolatnál is az illeszkedés típusát és a hivatkozási integritás megőrzését. 4. A navigációs ablakban válasszuk ki azt a táblát, amelybe sorokat szeretnénk felvinni, majd dupla kattintással nyissuk meg. Töltsük ki az első sort, majd a lefelé nyíl hatására megjelenő újabb sort. Ha befejeztük a tábla feltöltését, a táblához tartozó ablakot zárjuk. Figyelem! A hivatkozási integritás megőrzése miatt nem mindegy, hogy melyik táblával kezdjük az adatok felvitelét! A TULAJDONOS táblába kell először adatokat felvinni, mert ez a tábla nem hivatkozik másik táblára. Ezután következik a SZÁMÍTÓGÉP tábla, amely a TULAJDONOS táblára hivatkozik. Csak olyan tulajdonos kódot adhatunk meg itt, amelyik már szerepel a TULAJDONOS táblában. Végül a HWELEM tábla adatai következnek, mert ez a tábla a SZÁMÍTÓGÉP táblára hivatkozik. Csak olyan számítógép kódot adhatunk meg, amelyik már szerepel a SZÁMÍTÓGÉP táblában. 5. Nyissuk meg a HWELEM táblát! Álljunk a kurzorral az Ár oszlopba, majd nyomjuk meg a Kezdőlap menücsoport Rendezés és szűrés gombcsoportban a csökkenő rendezés gombját! 6. Nyissuk meg a HWELEM táblát! Nyomjuk meg a Kezdőlap menücsoport Keresés gombcsoportjában található Keresés gombot! A megjelenő kisablak beállításai: Mit keres Miben Egyezés Keresés merevlemez HWELEM :tábla Teljes mező Mind A keresés végrehajtásához nyomjuk meg a Következő gombot! A további előfordulások kereséséhez nyomjuk meg újra a gombot!

38 38 Microsoft Access - Megoldások 7. Nyissuk meg a HWELEM táblát! A Dátum oszlop fejlécében kattintsunk a listagombra. A legördülő listából válasszuk a dátumot! 8. Nyissuk meg a HWELEM táblát! Az Ár oszlop fejlécében kattintsunk a listagombra. A legördülő listából válasszuk a Számszűrők pontot! A listából válasszuk a Nagyobb, mint pontot, majd a kisablakba írjuk be az értéket. 9. Nyissuk meg a HWELEM táblát! A Kapacitás oszlop fejlécéhez tartozó listából válasszuk a Számszűrők pontot! A listából válasszuk a Kisebb, mint pontot, majd a kisablakba írjunk be 100- at. A Dátum oszlophoz tartozó listából válasszuk a Dátumszűrők pontot, majd az Utána elemet. A megjelenő kisablakba írjuk be a dátumot. Vagy: Nyomjuk meg a Kezdőlap menücsoportban található Rendezés és szűrés gombcsoport Speciális gombjához tartozó menüben a Szűrés űrlappal gombot! A megjelenő ablakban töröljük ki a sorból az esetleges értékeket! Mivel a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, egy sorba kell írni őket. A Kapacitás oszlopban írjuk be a cellába, hogy <100, a Dátum oszlopban pedig írjuk be a cellába, hogy > ! Nyomjuk meg Szűrés be/ki gombot! 10. Nyissuk meg a HWELEM táblát! Nyomjuk meg a Kezdőlap menücsoportban található Rendezés és szűrés gombcsoport Speciális gombjához tartozó menüben a Szűrés űrlappal gombot! A megjelenő ablakban töröljük ki a sorból az esetleges értékeket! A két feltétel vagy kapcsolatban áll egymással, ezért külön sorba kell írni őket. A Típus oszlopban írjuk be a cellába, hogy merevlemez, vagy válasszuk ki a cellához tartozó listából ezt az értéket. Az Ár oszlopba írjuk be, hogy < Majd kattintsunk az ablak bal alsó sarkában látható vagy fülecskére! A megjelenő újabb sorban, a Típus oszlopban található cellába írjuk be, vagy válasszuk ki, hogy memória, az Ár oszlopba pedig írjuk be, hogy <10000! Nyomjuk meg a Szűrés be/ki gombot! 11. A navigációs ablakban álljunk a HWELEM táblán., majd kattintsunk a Létrehozás menücsoport Űrlapok gombcsoportjában található Űrlap gombra. A kész űrlap az elrendezés nézetben tovább alakítható. A címet az Űrlap-elrendezési eszközök menücsoportban található Vezérlők gombcsoport Cím gombjának segítségével írhatjuk át.

39 39 Microsoft Access - Megoldások 12. A navigációs ablakban álljunk a TULAJDONOS táblán., majd kattintsunk a Létrehozás menücsoport Űrlapok gombcsoportjában található Űrlap gombra. Elékészül az űrlap, amely tartalmazza a TULAJDONOS tábla minden mezőjét, és segédűrlapként szerepel rajta a SZÁMÍTÓGÉPEK tábla is. Elrendezés nézetben töröljük a TULAJDONOS tábla felesleges celláit, és írjuk át az űrlap címét! Ha a segédűrlapon felesleges oszlopok vannak, rejtsük el azokat. Ehhez kattintsunk az oszlopra a jobb egérgombbal, és a menüből válasszuk az Oszlop elrejtése pontot. 13. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a HWELEM és a TULAJDONOS táblát. A lekérdezés eredményét a lap alsó részén látható táblázatban kell definiálni. Az első oszlop legyen a merevlemez kódja. A HWELEM táblában fogjuk meg az egérrel az Ekód mezőt és húzzuk az első oszlopba. (Az oszlop első sorára rákattintva a megjelenő listából is kiválaszthatjuk az Ekód mezőt.) Hasonlóan húzzuk a többi oszlopba a Típus, Kapacitás, Szkód mezőket, és a TULAJDONOS táblából a Cégnév mezőt. A Feltétel sorba, a kapacitás oszlopba írjuk be, hogy >500, ugyanebben az oszlopban, a Rendezés sorban pedig állítsuk be a legördülő lista segítségével, hogy csökkenő. A lekérdezést mentsük el S1 névvel. Ezt vagy az eszközsorban levő Mentés gombbal, vagy a Fájl menü Mentés menüpontjával tehetjük meg. A lekérdezést az Eredmények gombcsoportban található Futtatás gombbal lehet végrehajtani. 14. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a TULAJDONOS és a HWELEM táblát. Az eredménytábla első oszlopa a tulajdonos neve (Cégnév) legyen a TULAJDONOS táblából, a második oszlop a számítógép kódja (Szkód) a HWELEM táblából, a harmadik oszlop pedig a beszerzési ár (Ár), ugyanebből a táblából. Az összegző sor az Összesítés gomb lenyomására jelenik meg az eredménytábla definíciójában. Ez a gomb az Megjelenítés/elrejtés gombcsoportban található, jel van rajta. Az Összegzés sorban az Ár oszlopban a legördülő listából a SUM oszlopfüggvényt kell választani, a másik két oszlopban pedig maradjon a Group by (vagyis csoportosítva) beállítás. Mentsük el a lekérdezést, majd hajtsuk végre!

40 40 Microsoft Access - Megoldások 15. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a HWELEM táblát. Az eredménytábla oszlopai az Ekód, Típus, Ár és a Kapacitás legyenek. Legyen a paraméter neve Árszint. A Feltétel sorban az Ár oszlopba írjuk be a feltételt paraméter segítségével: >[Árszint] A lekérdezést mentsük el S3 névvel, majd hajtsuk végre! 16. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a HWELEM táblát. Az eredménytábla oszlopai az Ekód, Típus, Ár és Kapacitás legyenek. A következő oszlop tartalmazza a számított mezőt, a neve legyen ARÁNY. Az oszlop definiálásához az első sorba írjuk be Arány:Ár/Kapacitás Mentsük el a lekérdezést, és hajtsuk végre! 17. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a HWELEM táblát. A Lekérdezés típusa gombcsoportban válasszuk a Törlő lekérdezés típust. Az eredménytáblának egyetlen oszlopa lesz, a Dátum oszlop. A feltétel sorba írjuk be, hogy < Mentsük el a lekérdezést, majd a Futtatás gombbal hajtsuk végre! A megjelenő kisablakban láthatjuk, hogy hány sor fog törlődni a táblából. Az OK gombra kattintva megtörténik a törlés. 18. Válasszuk a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező-t!. A Tábla megjelenítése párbeszédpanel segítségével adjuk hozzá a lekérdezéshez a HWELEM táblát. A Lekérdezés típusa gombcsoportban válasszuk a Frissítő lekérdezés típust. Az eredménytáblának két oszlopa lesz, a Típus és az Ár. A Típus oszlopnál a feltétel sorba írjuk be, hogy merevlemez, az Ár oszlopban pedig a módosítás sorba írjuk be, hogy Mentsük el a lekérdezést, majd a Futtatás gombbal hajtsuk végre! A megjelenő kisablakban láthatjuk, hogy hány sor fog módosulni. Az OK gombra kattintva megtörténik a módosítás.

41 41 Microsoft Access - Megoldások 19. A Létrehozás menücsoport Jelentések gombcsoportjában válasszuk a Jelentés varázsló-t! A megjelenő ablakban a Táblák/Lekérdezések listából válasszuk ki a TULAJDONOS táblát. A mezők közül a cégnevet (Cégnév) tegyük át a jobb oldali kisablakba. Majd a Táblák/Lekérdezések listából a SZÁMÍTÓGÉP táblát válasszuk ki, a mezők közül a számítógép kódja (Szkód) és márkája, (Márka) kerüljenek a kiválasztott mezők közé. Ezután a Táblák/Lekérdezések listából a HWELEM táblát kiválasztva az alkatrész kódja (Ekód), típusa (Típus) és kapacitása (Kapacitás) mezőket tegyük a kiválasztott mezők közé. A Tovább gombot megnyomva megjelenő ablak elrendezése megfelelő, így a Tovább gombbal továbbléphetünk. A csoportosítási szint legyen a cég neve, és a számítógép kódja. Ez így szerepel a mintán, ezért a Tovább gombra kattinthatunk. A következő ablakban a rendezéseket adhatjuk meg. Az első rendezési szempont legyen az alkatrész kódja (Ekód), melyet a legördülő listából válasszunk ki. A rendezés iránya növekvő. A Tovább gombbal léphetünk a következő ablakba. Válasszuk ki az elrendezést és a Tovább gombbal lépjünk az újabb ablakba. Itt a stílust választhatjuk ki. A Tovább gomb megnyomása után megjelenő ablakban a jelentés nevét kell megadni, majd a Befejezés gombra kell kattintani. 20. A Létrehozás menücsoport Jelentések gombcsoportjában válasszuk a Jelentés varázsló-t! A megjelenő ablakban a SZÁMÍTÓGÉP táblát válasszuk ki a Táblák/Lekérdezések listából. A mezők közül a számítógép kódja (Szkód), és márkája (Márka) mezőket válasszuk, majd a Táblák/Lekérdezések listából válasszuk a HWELEM táblát, ebből pedig az elem típusát (Típus), a vásárlás dátumát (Dátum) és a beszerzési árat (Ár) válasszuk ki. A Tovább gombot megnyomva megjelenő ablak elrendezése megfelelő, így a Tovább gombbal továbbléphetünk. Újabb csoportosítási szintet nem adunk hozzá, így a Tovább gombbal léphetünk a következő ablakba. Itt az Összesítési beállítások gombot nyomjuk meg. Az ablakban az átlag (Átl) oszlopfüggvényt válasszuk ki, valamint a Törzs és összesítés rádiógombot. Az OK gombra rákattintva ez az ablak becsukódik. A Tovább gombbal léphetünk tovább, a következő ablakokban a jelentés elrendezését és stílusát választhatjuk ki, majd az utolsó ablakban adjuk meg a jelentés címét. A Befejezés gombra rákattintva elkészül a jelentés. b) Ugyanúgy járunk el, mint a feladat első részében, csak az Összesítési beállításoknál a jobb oldalon válasszuk azt, hogy Csak összesítés. 21. A Létrehozás menücsoport Jelentések gombcsoportjában válasszuk a Jelentés varázsló-t! A megjelenő ablakban válasszuk ki a Táblák/Lekérdezések listából a HWELEM táblát. A szükséges mezők az Ekód, Típus, Kapacitás, ezeket tegyük át a jobb oldali ablakba, majd lépjünk

42 42 Microsoft Access - Megoldások át a következő ablakra. Típus szerint szeretnénk csoportosítani az elemeket, ezért a bal oldali kisablakban válasszuk a Típust, és a jobbra mutató kis nyíl segítségével adjuk hozzá csoportszintként. A Tovább gombbal lépjünk a következő ablakba. Állítsuk be a rendezést, az első rendezési mezőnél a listából válasszuk a Kapacitást, és kattintsunk a mellette levő Növekvő gombra. Ekkor a gomb Csökkenőre változik. Kattintsunk az Összesítési beállítások gombra! A megjelenő kisablakban válasszuk ki a minimumot és a maximumot is. Az OK gombra rákattintva ez az ablak becsukódik. A Tovább gombbal léphetünk tovább, a következő ablakokban a jelentés elrendezését és stílusát választhatjuk ki, majd az utolsó ablakban adjuk meg a jelentés címét. A Befejezés gombra rákattintva elkészül a jelentés.

43 43 Microsoft Access - Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék A Microsoft Access adatbáziskezelő rendszer... 1 MS Access Office Fluent felhasználói felület... 1 Az MS Jet adatbázis legfontosabb objektumai... 2 Az Access kezelése... 3 Adatbázis megnyitása... 4 Új adatbázis létrehozása... 4 Tábla létrehozása... 4 Létező tábla megtekintése, módosítása... 9 A táblák közötti kapcsolatok definiálása Keresőoszlop Lekérdezés Űrlap Jelentés Objektumok törlése Az Access adatbáziskezelő rendszer használata többfelhasználós környezetben Külső adatok átvétele és kapcsolat az Office más alkalmazásaival MS Access - Feladatok Megoldások... 35