A Microsoft Access adatbáziskezelő rendszer

Átírás

1 A Microsoft Access adatbáziskezelő rendszer Klárné Barta Éva MS Access 2007 A Microsoft cég által kidolgozott SQL alapú relációs adatbáziskezelő rendszer a Microsoft Jet database engine. Az adatbázismotor segítségével kialakított adatbázisok egy-.accdb kiterjesztésű adatbázis-fájlban kerülnek tárolásra (A régebbi Office verzióknál az adatbázis-fájl kiterjesztése MDB volt.). Az adatbázis-fájl tartalmazza a metaadatokat, az adattáblákat, valamint tartalmazhat lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket és programmodulokat. A programokat Visual Basic nyelven lehet elkészíteni. Ezt az adatbázismotort használja az MS Access program, de a Microsoft más SQL szervereivel (pl. MSSQL szerver) is együtt tud működni. Más relációs adatbáziskezelő rendszerek által működtetett adatbázisok (pl. Oracle) is kezelhetők az Access program segítségével, ekkor az adatbázis tábláit csatolt táblaként célszerű használni. Ilyen esetben az Access tulajdonképpen egy felhasználói felület, a háttérben az adatbázist a saját adatbázismotorja (pl. Oracle) működteti. Táblákat csatolni csak megnyitott Access adatbázishoz lehet, a csatolt táblák is megjelennek az adatbázis táblái között, de más ikonjelöléssel. Az adatbáziskezelő rendszer lehetővé teszi, hogy több felhasználó közösen használja az adatbázisban tárolt adatokat egy kliens-szerver architektúrájú rendszerben. Office Fluent felhasználói felület Az Office 2007 újdonsága az Office Fluent felhasználói felület. A felület része az ablakok felső részén elhelyezkedő menüszalag, amely az eszközöket a feladatok szerint csoportosítva kínálja fel. A menüszalag lapokból áll, minden feladatcsoporthoz saját lap tartozik. Az egyes lapokon belül a feladatok szintén csoportokba foglalva jelennek meg. A csoportok neve a szalag alján látható. Az egérmutatót a menüszalag egy gombjára rámozgatva a buboréksúgóban megjelenik a gomb neve és rövid ismertetése és ha van, a hozzá tartozó gyorsbillentyű. A menülapok között billentyűcímkék segítségével is válthatunk. Nyomjuk le a bal oldali Alt billentyűt, ekkor megjelennek a lapok billentyűcímkéi. Üssük le a kívánt betűt, vagy számot, ekkor a megfelelő menülap jelenik meg, amelyen láthatjuk az egyes funkciók billentyűcímkéit. A funkció végrehajtásához üssük le a megfelelő betűt, vagy számot. A billentyűcímkék eltűntetéséhez nyomjuk meg újra az Alt billentyűt.

2 2 Microsoft Access - Ismertető A menüszalag felett látható a Gyorselérési eszköztár. Alapértelmezés szerint itt találjuk a mentés, visszavonás és az ismételt végrehajtás gombját. Az eszköztár testre szabható, ehhez kattintsunk az eszköztár melletti lefelé mutató kis nyílra. A legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy melyik gombok szerepeljenek a gyorsmenüben. dönthetünk arról, hogy a gyorsmenü a menüszalag alatt helyezkedjen le, vagy arról, hogy a menüszalag ikonállapotúra kicsinyítve jelenjen meg. A lap bal felső sarkában találjuk a Microsoft Office gombot. Itt találjuk az Office menüt, amely alapvetően a fájlműveltekhez kapcsolódó parancsokat (megnyitás, mentés, nyomtatás, stb.) tartalmazza. Az MS Jet adatbázis legfontosabb objektumai Táblák Az adatok táblázatokban kerülnek tárolásra, a táblázat oszlopai a mezők, sorai pedig a rekordok. Indexek A táblákhoz indexek definiálhatók, melyek szintén az adatbázis objektumai lesznek. Segítségükkel gyorsabban lehet elérni az adatokat, vagy rendezni azokat. Az index lehet olyan, amelyik csak különböző kulcsértékeket enged meg (unique index), vagy olyan, amelyik megengedi egy kulcsérték többszöri előfordulását. Az elsődleges kulcshoz készített indexnek unique indexnek kell lennie. Más mezőkhöz is lehet indexet definiálni, ezek tartalmazhatnak azonos kulcsértékeket. Az indexeket az adatbáziskezelő rendszer automatikusan karbantartja az adattáblák karbantartásával párhuzamosan. Kapcsolatok Az adatbázisban tárolhatók a táblák közötti kapcsolatok. A kapcsolat definiálásakor meg kell adni a kapcsolódó mezőket és az illesztés típusát. Általában az egyik tábla idegen kulcs mezője kapcsolódik egy másik tábla elsődleges kulcs mezőjéhez. A kapcsolatnál beállítható a hivatkozási integritás megőrzése is. Űrlapok MS adatbázis-objektumok, amelyek segítségével adatokat lehet bevinni, módosítani, vagy törölni az adattáblákban.

3 3 Microsoft Access - Ismertető Jelentések MS adatbázis-objektumok, amelyek a felhasználó által definiált formában, formázottan és rendszererezetten jelenítik meg az adatbázisban tárolt adatokat. Lekérdezések Az adatok megtekintésére, módosítására, analizálására szolgálnak, egy, vagy több adattáblán alapulnak. Leggyakoribb a Választó- (Select) lekérdezés. Nem a lekérdezés eredménye, hanem a lekérdezés definíciója kerül tárolásra az adatbázisban. Mivel az Access az SQL lekérdező nyelvet használja, egy lekérdezés definíciója egy SQL parancs. Lapok Az adatelérési lap olyan speciális Web-lap, amely az Internetről, vagy intranetről származó MS Access, vagy MS SQL Server adatbázisban tárolt adatok megjelenítésére, illetve kezelésére szolgál. Makrók A makró egy, vagy több tevékenységből áll, például megnyit egy űrlapot, elindít egy listázást. Sokszor az űrlapon elhelyezett gombhoz rendelik hozzá. (pl. egy következő ablak megnyitása, ellenőrzés, lapozás) Modulok Egy modul Visual Basic utasításokból álló program, vagy eljárás, amely az adatbázisban tárolódik. Szolgálhat például ellenőrzések, számítások elvégzésére. Az Access kezelése Ha egy adatbázissal dolgozni szeretnénk, akkor először meg kell nyitni azt, vagy, ha még nem létezik, akkor létre kell hozni. Az Accessben egyszerre csak egy nyitott adatbázisunk lehet. A képernyő bal oldalán látható a nyitott adatbázishoz tartozó navigációs ablak. Az ablak fejlécéhez tartozó legördülő listából választhatjuk ki, hogy az objektumok milyen szempontok szerint jelenjenek meg a navigációs ablakban. Akár szűréseket is megadhatunk a lista elemeire. Ha az Ugrás kategóriára részben az Objektumtípust választjuk, akkor a Szűrés típus szerint részben választhatjuk ki azt az objektumcsoportot, amelyikkel dolgozni szeretnénk.

4 4 Microsoft Access - Ismertető Adatbázis megnyitása Egy adatbázis megnyitásához használjuk a Office gomb legördülő menüjéből a Megnyitás pontot. Új adatbázis létrehozása Az új adatbázis egy üres adatbázis-fájl. Új adatbázis létrehozásához válasszuk az Office gomb menüjében található Új pontot. A megjelenő ablakban, a középső ablakrészben kattintsunk az Üres adatbázisra, majd a jobboldalon adjuk meg az adatbázis nevét, és ha nem a felkínált mappába szeretnénk tenni, állítsuk be az adatbázis helyét is. Tábla létrehozása Táblát létrehozni az adatbázisablakban a Létrehozás menücsoport Tábla gombcsoportjának segítségével lehet. Ha a Tábla gombra kattintunk, akkor adatlapnézetben, ha a Táblatervező gombra kattintunk, akkor tervező nézetben hozhatjuk létre a táblát. Adatlap nézet Az adatlap nézet kiválasztása után egy üres táblázat jelenik meg a képernyőn, amelynek egyetlen cellája van. Az oszlop neve Azonosító, de ezt meg lehet változtatni. A cellarácson sorban be lehet írni az oszlopneveket, és fel lehet vinni a megfelelő adatokat. A mentéskor az üresen hagyott sorok és oszlopok törlődnek. A program a bevitt adatok alapján automatikusan határozza meg az oszlopok típusát és tulajdonságait, ezeket a tervező nézetben meg lehet változtatni. A tábla nevét a mentéskor megjelenő párbeszédablakban kell megadni. Tervező nézet A tervező nézetben a táblázat struktúráját kell definiálni, melyet táblázatos formában kell megadni. A táblázat első oszlopa a mezőneveket tartalmazza, a második a típust, a harmadik pedig a mezők leírását.

5 5 Microsoft Access - Ismertető Egy tábla felépítése tervezőnézetben A mezőnév legfeljebb 64 karakter hosszú lehet, betűket, számokat, ékezetes betűket és számos egyéb jelet is tartalmazhat. Nem lehet benne felkiáltójel, pont, szögletes zárójel. Az Accessben használható legfontosabb adattípusok a szöveg, szám, feljegyzés (ez a hosszúkarakteres típus), dátum/idő és a számláló (A számláló olyan mező, amely a rekordok automatikus sorszámozását biztosítja. A rekord beírásakor - növekvő számláló esetén - eggyel nagyobb értéket kap, mint a táblázatban, ebben az oszlopban szereplő eddigi legnagyobb érték, a későbbiekben nem módosítható.). Az adattípus pontosítását (pl. egy szám egész típusú, egyszeres, vagy dupla pontosságú) a mezőtulajdonságok között kell megadni. Képeket az OLE objektum típusú mezőkben lehet elhelyezni, méretük nem haladhatja meg az 1 Gbyte-ot. Új adattípus az Access ben a melléklet, melynek segítségével képeket, dokumentumokat, grafikonokat és egyéb fájlokat lehet csatolni az adatrekordhoz. A mező segítségével csatolt mellékletek meg is tekinthetők és beállítástól függően, akár módosíthatók is. Hatékonyabb adattárolást biztosít, mint az OLE objektum típusú adatmező. Új lehetőség, hogy a feljegyzés típusú mezőnél nyomon lehet követni a mező változásait, vagyis az előzményeket. Ehhez a mezőtulajdonságok között a Csak hozzáfűzést igenre kell állítani.

6 6 Microsoft Access - Ismertető A mező leírását nem kötelező kitölteni, szerepe az, hogy a mező tartalmáról adjon tájékoztatást. A felhasználó számára az aktuális mező leírása az állapotsorban jelenik meg, például egy űrlap kitöltése esetén. Mezőtulajdonságok A tervező nézetben minden adatmezőhöz tartozik egy tulajdonságleíró tábla. Ez akkor jelenik meg a képernyő alsó részén, amikor a struktúratáblában az adott mező sorára pozícionálunk. A Mezőméret szöveges mezők esetén a mezőbe beírható karakterek maximális számát adja meg legfeljebb 255 karakter lehet, - számok esetén a szám típusát pontosíthatjuk a segítségével. Mind az egész, mind a valós számoknál választhatunk egyszeres, vagy dupla pontosságú tárolási módot: Mezőméret tartomány tizedes helyek száma tárolás Bájt byte Egész byte Hosszú egész -2,1*10 8 2,1* byte Egyszeres -3,4* ,4* byte Dupla -1,7* ,7* byte A Formátum az adatok megjelenítésére vonatkozik. Választhatunk kész formátumok közül, de definiálhatunk saját formátumot is. A Tizedes helyek tulajdonság csak a megjelenítésre és nem a tárolásra vonatkozik. Az adatbázisban a mező típusának megfelelő számú tizedes jegy kerül tárolásra, de a képernyőn, vagy a listában csak az itt megadott számú tizedes jegy fog megjelenni. Automatikus beállítást választva a megjelenő tizedes jegyek száma a formátumban definiált megjelenítési módnak fog megfelelni. A Beviteli maszk segítségével az adatok beírását segíthetjük. Például a telefonszám beírásához előre megadjuk a zárójelet és a kötőjeleket, és a bevitelkor csak a számokat kell begépelni a megfelelő helyekre. A beviteli maszkban szabályozhatjuk azt is, hogy hány számjegy beírása kötelező, vagy a beírható számjegyek maximális számát.

7 7 Microsoft Access - Ismertető A beviteli maszkban használható legfontosabb karakterek: 0 számjegy, kötelező 9 számjegy, nem kötelező L betű, kötelező? betű, nem kötelező! jobbról balra történő beírás < minden karakter kisbetű > minden karakter nagybetű \ a jel után következő karakter megjelenik a maszkban Példák: 0000 kötelezően 4 számjegyet kell beírni a mezőbe 9990 maximum négy számjegyet lehet beírni a mezőbe, de egyet kötelező \(000\) kötelezően 3 számot kell megadni, melyek zárójelben jelennek meg. Ha beviteli maszkot és formátumot is megadunk, akkor az adatok megjelenítésére a formátummegadást fogja használni a rendszer. A Cím mezőben azt adhatjuk meg, hogy az űrlapokon, jelentésekben, vagy a táblázat adatlap nézetében az adott mező milyen címkével jelenjen meg. Ha nem adunk meg címet, akkor a mezőnév fog megjelenni címkeként (pl a táblázat fejlécében). Alapértelmezett értéket akkor célszerű megadni, ha egy mezőbe néhány esettől eltekintve ugyanaz az előre ismert érték kerül. Például egy cégnél a fizetési mód általában átutalás. Új rekord felvitelekor a mezőbe automatikusan az alapértelmezett érték kerül, amelyet ezután módosítani lehet. Az egyes mezőkhöz megadhatunk érvényességi szabályokat is. Ezek logikai kifejezések, amelyek és, vagy vagy kapcsolatban állnak egymással. Például az évfolyam mezőbe csak 1 és 5 közötti szám kerülhet, akkor az ennek megfelelő érvényességi szabály: >0 and <6. Egy mezőbe nem vihetünk be olyan értéket, amely nem felel meg az érvényességi szabálynak. Ha ilyen értéket írunk be, akkor az érvényesítési szövegben megadott üzenet fog megjelenni a képernyőn. Ha nem adunk meg érvényességi szöveget, akkor a figyelmeztető üzenet az lesz, hogy az érték nem felel meg az érvényességi szabálynak.

8 8 Microsoft Access - Ismertető Ha egy mezőnél a Kötelező tulajdonságot igazra állítjuk, akkor ez a mező nem maradhat üresen egyetlen sorban sem. Ha nem engedélyezzük a nulla hosszúságot, akkor a mező értéke nem lehet üres string. (Csak szöveges mezőtípusnál van jelentősége.) Egy adatmező szerinti index definiálását az Indexelt tulajdonságnál adhatjuk meg. Az index megadásakor el kell döntenünk, hogy tartalmazhat-e azonos értéket, vagy sem. Az elsődleges kulcs mezőhöz tartozó index nem tartalmazhat azonos értékeket. Az értékek beállítása Az adattípus megadásánál, vagy a különböző tulajdonságértékek beállításánál lehetőségünk van arra, hogy listából válasszuk ki a megfelelő értéket. Ha az egérrel belekattintunk a cellába, vagy a kurzort odamozgatjuk, akkor a cella jobb oldalán megjelenik a legördülő lista gombja, melyre rákattintva a listaelemek közül kiválaszthatjuk a megfelelőt. Az elsődleges kulcs beállításához a kurzort annak a mezőnek a sorába kell vinni, amelyiket elsődleges kulcsnak akarunk definiálni, majd a Tervezés menücsoport Eszközök gombcsoportjában az Elsődleges kulcs gombra kell rákattintani. Ennek hatására a mező bal szélén megjelenik egy kulcs szimbólum, jelezve, hogy a mező elsődleges kulcs, valamint az indexelt tulajdonsághoz beíródik, hogy Igen, nem lehet azonos. Összetett kulcs esetén ki kell jelölni a kulcsot alkotó mezőket, ezután kell a kulcs gombra kattintani. Egy mező megjelenhet mint beviteli mező, vagy mint lista, vagy mint kombinált lista. Lista és kombinált lista esetén meg kell adni a mező lehetséges értékeit. Listamezőnél az értékek mindig látszanak, kombinált lista esetén egy legördülő listából lehet kiválasztani az értéket, és mindig csak a kiválasztott érték szerepel a mezőben. A mezők megjelenítését a Mezőtulajdonságok ablak Megjelenítés fülecskéjénél lehet beállítani, alapértelmezés szerint a mező beviteli mező lesz. Listamező definiálásáról a Keresőoszlop fejezetben lesz bővebben szó. Új mező beszúrása a struktúra táblába az Eszközök gombcsoportban található Sor beszúrása gomb segítségével történhet, egyébként új sort a meglevő sorok utáni üres sorokba lehet beírni. Mező törléséhez a Sorok törlése gombot kell használni. Az Eszközök gombcsoportban található az Érvényességi szabályok ellenőrzése gomb is, melynek segítségével ellenőrizhetjük, hogy amennyiben a táblában már vannak adatok, ezek megfelelnek-e az érvényességi szabályoknak, és egyéb megszorításoknak. A Tervezés menücsoportban található a Megjelenítés/Elrejtés gombcsoport is. A Tulajdonságlapra kattintva a jobboldalon megjelenik a tábla tulajdonságlapja. Az Indexek gomb segítségével pedig megnézhetjük a táblához létrehozott indexeket.

9 9 Microsoft Access - Ismertető A tábla mentése Ha új táblát hozunk létre, vagy egy meglevő tábla struktúráját módosítjuk, akkor a struktúrát el kell menteni. Ez a gyorsmenü Mentés gombja, vagy az Office gomb menüjének Mentés pontja segítségével történhet. A tábla a megnyitott adatbázisba kerül, csak a nevét kell megadni a megjelenő párbeszédablakban. Váltás a nézetek között A tervező nézet és az adatlap nézet között a Nézetek gombcsoport Nézet gombja segítségével lehet váltani, a gombon tervező nézetben az adatlap nézet ikonja látható, míg adatlap nézetben a tervező nézeté. Létező tábla megtekintése, módosítása A tábla tartalmának megtekintéséhez kattintsunk duplán a tábla nevére a navigációs ablakban. Ekkor adatlap nézetben megjelenik a tábla tartalma, amelyet módosíthatunk. A módosítások automatikusan bekerülnek a táblába, nincs szükség mentésre. A tábla szerkezetének megtekintéséhez a Tervezés gombcsoportban található Nézet gomb legördülő listájából válasszuk a Tervező nézet pontot. Ekkor a tábla struktúrája jelenik meg. Ezt is lehet módosítani, vagy akár lehet mezőt is törölni belőle, de a struktúramódosítást mindig el kell menteni! Adatok felvitele és visszakeresése adatlap nézetben A táblázat tartalmát az adatlap nézetben tudjuk megtekinteni. Itt módosíthatjuk a mezők tartalmát, a táblázat végére új sorokat vihetünk fel. Egy sor törléséhez a kurzort a sorra kell állítani, - mindegy, hogy a soron belül melyik mezőbe -, majd a Kezdőlap menücsoportban meg kell nyomni a Rekordok gombcsoport Törlés gombját. Az oszlopok közötti határolót az egérrel meg lehet fogni, és el lehet mozdítani. Ekkor csak a megjelenítés változik meg, a mező mérete nem! A táblázat rendezéséhez a kurzort abba az oszlopba kell vinni, amelyik szerint rendezni akarunk, majd a Rendezés és szűrés gombcsoportban meg kell nyomni a növekvő, vagy a csökkenő Rendezés gombot. A rendezés irányát az oszlopfejléchez tartozó legördülő menüből is ki lehet választani. A rendezés törléséhez nyomjuk meg a Rendezés és szűrés gombcsoportban található Minden rendezés törlése gombot. A Keresés gombot a Kezdőlap menücsoport Keresés gombcsoportjában találjuk. A gombot megnyomva egy párbeszédablak jelenik meg a képernyőn, itt kell megadni a keresendő

10 10 Microsoft Access - Ismertető karaktersorozatot. Beállítható a keresés helye, az egyezés kritériumai. A keresés történhet a kurzortól lefelé, vagy felfelé, vagy mindenütt. Az egyezésnél megadható, hogy a beírt karaktersorozat a mező bármely részén előfordulhat, vagy csak a mező elején, vagy a teljes mezőtartalommal meg kell egyeznie. Beállítható, hogy a keresésnél a kis- és nagybetűk egyezését is megköveteljük-e, formázott mező esetén megadható, hogy a tárolt, vagy a formázott értéket írtuk-e be a kereséshez, továbbá, hogy a keresés csak az aktuális oszlopban történjen. Szűrőfeltételek megadásával kiválaszthatjuk a táblából a számunkra érdekes sorokat. A szűrés történhet minta alapján, vagy űrlappal. Minta alapján történő szűréskor a mezők fejlécében található listagombra kattintva kiválaszthatjuk, hogy az adott oszlopban mely értékek jelenjenek meg. A listából választhatunk a mező típusának megfelelő szűrőfeltételek közül is (szövegszűrők, számszűrők, dátum szűrők). Ha ezt választjuk a listából, akkor egy újabb lista jelenik meg, amelyből ki kell választani a megfelelő elemet, majd egy kisablakban lehet megadni a szűrés feltételét, vagyis azt a szám, vagy szöveg, stb. értéket, ami alapján szűrni szeretnénk. A minta alapján történő szűrést végezhetünk úgy is, ha kijelöljük a mintát valamelyik mezőben ekkor csak a kijelölt rész a minta -, vagy csak vigyük a kurzort a mintául szolgáló mezőbe, - ekkor az egész mezőtartalom a minta -, majd nyomjuk meg az egérrel a Rendezés és szűrés gombcsoport Kijelölés gombját. A megjelenő lista segítségével lehet pontosítani a szűrés feltételét. A szűrés hatására csak azok a sorok fognak megjelenni a táblázatban, amelyek a mintának választott oszlopban a mintával megegyező értéket tartalmaznak. A szűrést megszüntetni a Rendezés és szűrés gombcsoport Szűrő be/ki gombjának megnyomásával lehet. Ha bonyolultabb szűrést szeretnénk megadni, akkor a Rendezés és szűrés gombcsoport Speciális gombjához tartozó menüből válasszuk a Szűrés űrlappal pontot. Ekkor megjelenik a képernyőn a táblázat fejléce és egy üres sora. Ebbe a sorba lehet beírni a feltételeket. Ezek lehetnek egyezőségi feltételek, ekkor a megfelelő mezőbe a kívánt értéket kell beírni, vagy a mezőhöz tartozó legördülő listából kiválasztani. Egyéb relációk esetén a mezőbe a feltételt relációként kell beírni, például >5. Több mezőre is megadhatunk szűrőfeltételt. Ha a feltételeket egy sorba írjuk, akkor azok és kapcsolatban lesznek egymással, vagyis egyidejű teljesülésüket követeljük meg. Ha a feltételeket vagy kapcsolatban állnak, akkor külön sorba kell írni őket. Új feltételsort az ablak alján található jobbszélső vagy fül megnyomásával kapunk. (Tulajdonképpen minden vagy kapcsolatban levő sor másik lapon van.) A szűrés eredményét a Szűrés be/ki gomb megnyomásával kapjuk meg.

11 11 Microsoft Access - Ismertető Szűrő megadása, amely azokat az 1000 Ft-nál drágább termékeket választja ki, amelyekből nincs raktáron. A táblák közötti kapcsolatok definiálása A táblák közötti kapcsolatokat bemutató ablakot az Adatbázis eszközök menücsoport Megjelenítés/elrejtés gombcsoportjában található Kapcsolatok gombjával lehet megnyitni. Ha még nem definiáltunk kapcsolatokat, akkor az ablak üres (ha olyan keresőoszlop szerepel valamelyik táblában, amely egy másik tábla értékeit tartalmazza, akkor az a kapcsolat megjelenik az ablakban) és megjelenik a Tábla hozzáadása ablak. Ebből válasszuk ki azokat a táblákat, amelyek között a kapcsolatok fennállnak. A Hozzáadás gomb segítségével vegyük fel a táblákat a Kapcsolatok ablakba. Két tábla közötti kapcsolat definiálásához keressük meg azokat a mezőket, amelyeken keresztül a kapcsolat létre fog jönni (elsődleges kulcs idegen kulcs). Az elsődleges kulcsot tartalmazó táblának az elsődleges kulcs szerint indexeltnek kell lennie. Fogjuk meg az egérrel az elsődleges kulcsot és húzzuk át a másik táblába az idegen kulcsra. Ekkor megjelenik a Kapcsolat definiálása ablak. Itt ellenőrizhetjük, hogy tényleg a megfelelő mezőkkel kötöttük-e össze a két táblát. Amennyiben nem, akkor a mező itt megváltoztatható. Ebben az ablakban lehet beállítani az integritási feltételek figyelését. Ha a Hivatkozási integritás megőrzése be van kapcsolva, akkor csak olyan idegen kulcs értéket adhatunk meg, amelyik elsődleges kulcsként szerepel a másik táblában. Ha a Kapcsolt mezők kaszkádolt törlését is kiválasztjuk, akkor egy elsődleges kulcs törlésekor (a hivatkozott tábla egy sorának törlésekor) a másik táblából automatikusan törlődik minden rá hivatkozó sor is. A Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése pedig azt jelenti, hogy ha egy elsődleges kulcsot megváltoztatunk, akkor a másik táblában automatikusan megváltozik minden rá mutató idegen kulcs értéke. Rendelkezhetünk az illesztés típusáról is, ehhez nyomjuk meg az Illesztés típusa gombot. A megjelenő ablakban kiválasztható, hogy a kapcsolatban részt vegyenek-e azok a sorok, amelyekhez nem illeszkedik sor a másik táblában. A beállítást az OK gombbal lehet jóváhagyni. Ennek megnyomásakor az ablak bezáródik. Ha minden beállítást megtettünk a kapcsolatra

12 12 Microsoft Access - Ismertető vonatkozóan, akkor a Létrehozás gomb megnyomására a kapcsolat létrejön. A kapcsolatot a Kapcsolatok ablakban a két táblát összekötő vonal jelképezi. Ha egyértelműen eldönthető a kapcsolat típusa, akkor a vonalon megjelenik ennek jelzése, például 1:N kapcsolat esetén az elsődleges kulcs oldalán az 1, az idegen kulcsnál pedig a jel. Csak akkor tekinti 1:N kapcsolatnak a rendszer az elsődleges kulcs idegen kulcs közötti kapcsolatot, ha az integritás megőrzése be van kapcsolva. Ha további táblákat szeretnénk felvenni a Kapcsolat ablakba, kattintsunk az ablakba a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla hozzáadása pontot, vagy a Kapcsolatok gombcsoportban nyomjuk meg a Tábla megjelenítése gombot. Egy tábla eltávolításához kattintsunk a táblára a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla eltávolítása pontot. Egy kapcsolat szerkesztése újra megnyitható, ha a kapcsolat vonalára a jobb egérgombbal rákattintunk, és kiválasztjuk a Kapcsolat szerkesztése pontot. Egy kapcsolat törölhető, ez szintén a kapcsolat vonalához tartozó jobb gombos menüből tehető meg. A kapcsolatok megadása, vagy módosítása után a kapcsolatokat el kell menteni. A kapcsolat szerkesztését, vagy törlését a Kapcsolat eszközök menücsoport Eszközök gombcsoportjában található gombokkal is meg lehet tenni. Itt találjuk a Kapcsolatjelentés gombot is, melynek segítségével a kapcsolatokról jelentés készíthető. A kapcsolatablaknak nincs neve, a mentéskor tehát semmit nem kell megadni. A kapcsolatablak bezárásához nyomjuk meg a Kapcsolatok gombcsoport Bezárás gombját. Egy adatbázis kapcsolat-ablaka

13 13 Microsoft Access - Ismertető Példa: A Kategóriák és a Termékek tábla közötti kapcsolatot a Termékek táblában szereplő kategóriakód biztosítja. Ha a kapcsolatnál beállítottuk a hivatkozási integritás megőrzését, akkor egy terméknél kategóriakódként csak olyan kategóriakód adható meg, amelyik a Kategória táblában szerepel. A hivatkozási integritás megőrzéséhez kapcsolódhat a kaszkádolt törlés, vagy frissítés. A kaszkádolt törlés opció esetén, ha egy kategóriát törlünk a Kategória táblából, akkor minden ehhez a kategóriához tartozó termék is törlődik. Kaszkádolt frissítés esetén, ha egy kategória kódját megváltoztatjuk a Kategória táblában, akkor az ehhez a kategóriához tartozó minden terméknél automatikusan átírja a kategóriakódot az új értékre. Ha az integritási feltételek teljesülésének figyelését beállítottuk, de nem engedélyeztük a kaszkádolt törlést, illetve frissítést, akkor a hivatkozott táblából csak akkor törölhetünk egy sort, ha nem hivatkozik rá egyetlen sor sem a másik táblából. Példánkban egy kategória csak akkor törölhető, ha nem tartozik hozzá termék. A kategória kódja szintén csak ekkor módosítható. Amennyiben az illesztés típusánál azt választottuk, hogy csak az illeszkedő sorok kerüljenek a kapcsolatba akkor, ha lekérdezzük a kategóriák termékeit (kategórianév, terméknév, ), a lekérdezés eredményében nem fognak szerepelni azok a kategóriák, amelyekhez nem tartozik termék.. Ha úgy állítottuk be az illesztés típusát, hogy a Kategória tábla minden sora belekerüljön a kapcsolatba, akkor ezek a kategóriák is megjelennek a lekérdezés eredményében, termékadatok nélkül. Keresőoszlop A keresőoszlop olyan adatmező, amelynek értékét egy listából lehet kiválasztani. Az értékek lehetnek előre rögzítettek, például a hallgató neme vagy férfi, vagy nő lehet, de olyan listát is szerkeszthetünk, amely értékeit egy másik táblázatból veszi. Például a tantárgyak felvételénél a tantárgyak listáját a tantárgy táblázat elemei közül kell kiválasztani. Keresőoszlop hozzáadásához tervező nézetben kattintsunk az Eszközök gombcsoportban a Keresőoszlop gombra. Adatlap nézetben is definiálhatunk keresőoszlopot, ekkor az Adatlap menücsoport Mezők és oszlopok gombcsoportjában találjuk meg a Keresőoszlop gombot. Egy varázsló segítségével szerkeszthetjük meg a listaelemeket. Az első oldalon arról dönthetünk, hogy egy táblából vesszük a listaelemeket, vagy begépeljük azokat. Ha táblázatot választjuk, akkor a további oldalakon kell kiválasztani, hogy melyik tábla mely mezőinek értékei jelenjenek meg a lenyíló listában, és milyen rendezettségben. Ez után be lehet állítani a mező szélességét, majd meg kell adni a mező nevét.

14 14 Microsoft Access - Ismertető Ha magunk akarjuk beírni a listaelemeket, akkor a következő ablakban meg kell adnunk, hogy hány oszlopot szeretnénk megjeleníteni a listában, és be kell gépelni az oszlopokban szereplő értékeket. Végül meg kell adnunk a mező nevét. A lista beállításait a mező tulajdonságai Megjelenítés lapján tudjuk megnézni, illetve módosítani. Ha a lista elemei egy táblázatból származnak, akkor a Sorforrás típusa Tábla/lekérdezés lesz, és a Sorforrásnál láthatjuk azt a Select parancsot, amely a lista értékeit eredményezi. Ha a listaelemeket mi adjuk meg, akkor a Sorforrás típusa Lista lesz, a sorforrásnál pedig ott szerepelnek az általunk beírt értékek. Ha a lista több oszlopból áll, de valamelyik oszlopot nem szeretnénk megjeleníteni a listában, akkor annak az oszlopnak a szélességét 0-ra kell állítani. Például a nem jelölésére a mezőbe N, vagy F érték kerül, de a listánál a nő és férfi szöveget szeretnénk megjeleníteni, akkor a varázslóban 2 oszlopból álló listát definiálunk, de a mezőtulajdonságnál elrejtjük az első oszlopot úgy, hogy az Oszlopszélességnél az első értéket 0-ra állítjuk. Ha a mezőben csak a listaelemek szerepelhetnek, akkor a Csak listaelem tulajdonságot igenre kell állítani, ekkor csak a lenyíló lista elemei közül válogathatunk, nem írhatunk be értéket a mezőbe. Az Access 2007 egy új lehetőséget is biztosít a több-több típusú kapcsolat kezelésére. Egy táblázat keresőoszlopa lehet többértékű mező. Természetesen a valóságban nem lehet egy mezőbe több értéket beírni, ténylegesen segédtábla létrehozásával éri el az adatbáziskezelő, hogy a tábla egy sorához több érték is kapcsolódjon, ez a segédtábla azonban a felhasználó előtt rejtve marad. A tábla megjelenítésekor a keresőmezőben a sorhoz hozzárendelt minden érték megjelenik. A többértékűség engedélyezését a keresőoszlop mezőtulajdonságai között, a Megjelenítés oldalon lehet beállítani. Ezt az engedélyezést a varázslóban is beállíthatjuk. Lekérdezés Az Access adatbáziskezelő rendszerben a lekérdezések nemcsak arra szolgálnak, hogy az adatbázisban tárolt adatokból a számunkra szükségeseket kiválasszuk, hanem segítségükkel több rekordot érintő karbantartó műveleteket is elvégezhetünk. Ennek megfelelően a lekérdezéseket a következő típusokba sorolhatjuk: Választó lekérdezés Kereszttáblás lekérdezés Frissítő lekérdezés az adatbázis megadott adatainak megjelenítése, az SQL nyelv Select parancsával írható le az adatokat vízszintesen és függőlegesen csoportosítva végez összesítéseket a tábla adatainak módosítására szolgál, az SQL nyelv Update parancsával írható le

15 15 Microsoft Access - Ismertető Törlő lekérdezés Hozzáfűző lekérdezés Táblakészítő lekérdezés törli a megadott feltételnek megfelelő sorokat, az SQL nyelv Delete parancsával írható le segítségével egy táblához egy másik táblából fűzhetünk hozzá sorokat segítségével egy, vagy több tábla adataiból egy új táblát készíthetünk. Egy lekérdezés alapulhat egy, vagy több táblán, de készíthetünk lekérdezések adataiból is egy újabb lekérdezést. Egy választó lekérdezés eredménye egy nézettábla, ami a legtöbb esetben ugyanúgy használható, mint egy valódi táblázat, azonban nincsenek adatai, az adatokat az alapjául szolgáló táblákból veszi a lekérdezés végrehajtásakor. Lekérdezés definiálásához a Létrehozás menücsoport Egyebek gombcsoportjában a Lekérdezéstervező elemet kell választani. Választó lekérdezés létrehozása tervező nézetben A lekérdezéstervező ablak két részből áll. A felső részben a lekérdezéshez felhasznált táblákat kell elhelyezni, az alsó részben pedig egy üres tábla látható, melyben az eredménytáblát kell definiálni. A képernyőn megjelenik a Tábla megjelenítése ablak, amely tartalmazza az adatbázisban található táblák és lekérdezések nevét. Innen kell kiválasztani a lekérdezéshez szükséges táblákat, vagy lekérdezéseket, és a Hozzáadás gombbal az ablak felső részén elhelyezni őket. Ezután a kis ablakot be lehet zárni. Amennyiben rájövünk, hogy a lekérdezéshez további táblákra is szükségünk van, akkor az ablak felső részébe a jobb egérgombbal belekattintva a megjelenő menüből válasszuk ki a Tábla megjelenítése menüpontot, vagy kattintsunk a Tervezés menücsoport Lekérdezés beállítása gombcsoportjában a Tábla megjelenítése gombra. Ha feleslegesen választottunk ki egy táblát, kattintsuk a táblára a jobb egérgombbal, és válasszuk a Tábla eltávolítását.

16 16 Microsoft Access - Ismertető Lekérdezés - tervező nézet Az eredmény táblában először a mezőket definiáljuk. A legegyszerűbb módja a mezők kiválasztásának, hogy az ablak felső részében a táblában a megfelelő mező nevét megfogjuk az egérrel és áthúzzuk az eredménytábla megfelelő oszlopába, (vagy kétszer rákattintva az első üres oszlopba kerül). A mezőnév alatt automatikusan megjelenik a tábla neve. A mezőnevet kiválaszthatjuk az eredménytábla Mező sorában is, a megfelelő oszlopban a cellába kattintva egy legördülő listában láthatjuk az ablak felső részén levő összes tábla minden mezőjét. A megfelelő mezőnév ebből is kiválasztható. Több tábla esetén célszerűbb először a táblát kiválasztani a második sorban, így a mezőnévnél legördülő listában már csak ennek a táblának a mezői fognak megjelenni. A mezőnevet be is gépelhetjük a megfelelő oszlop első sorába. Ugyanaz a mező többször is szerepelhet az eredménytáblában. A lekérdezésben szerepelhetnek számított mezők is. Ekkor a mezőnévhez azt a kifejezést kell beírni, amelyikkel a mező kiszámítása megtörténik. Ha a kifejezésben szereplő mezőnév több szóból áll, akkor szögletes zárójelbe kell tenni. A számított mezőnek is lehet nevet adni, ezt a kifejezés elé kell írni, majd egy kettőspontot kell tenni.

17 17 Microsoft Access - Ismertető Példa számított mezőre Ha egy mezőt törölni szeretnénk az eredménytáblából, akkor jelöljük ki a megfelelő oszlopot és a billentyűzeten a Delete gomb megnyomására az oszlop törlődni fog. A tervező tábla harmadik sora a rendezések beállítására szolgál. Amelyik oszlop szerint rendezni szeretnénk az eredménytáblát, abban az oszlopban a rendezés sorba belekattintva a megjelenő listából kiválasztható a rendezés iránya. Több rendezési szempont is megadható, ekkor az adatbáziskezelő rendszer balról jobbra fogja végrehajtani a rendezéseket. Vagyis a legbaloldalibb rendezendő oszlop az elsődleges rendezési szempont, a következő a második szempont, és így tovább. Egy lekérdezés tervező nézetben A negyedik sorban a megjelenítést lehet beállítani, vagyis azt, hogy az oszlop megjelenjen-e az eredménytáblában. Alapértelmezés szerint minden oszlop megjelenítendő. Előfordulhat, hogy egy

18 18 Microsoft Access - Ismertető oszlop értékeire csak a rendezésnél, vagy a leválogatási feltételben van szükség, megtekinteni azonban nem akarjuk. Ekkor célszerű az oszlopnál a megjelenítést kikapcsolni. Például, ha csak a budapesti székhelyű cégek adataira vagyunk kíváncsiak, akkor felesleges minden sorban megjeleníteni a székhely nevét, viszont a leválogatási feltétel megadásához szükség van a székhely oszlopra. A leválogatási feltételt az ötödik sortól kezdődően definiálhatjuk. A feltételek megadása megegyezik az űrlappal történő szűrésnél leírtakkal. Megadhatunk egyezőségi feltételeket, ekkor csak az értéket kell beírni a feltétel sor megfelelő oszlopába, de beírhatjuk az érték elé az egyenlőségjelet is. Hatására azok a sorok kerülnek az eredménytáblába, amelyek abban az oszlopban a megadott értéket tartalmazzák. Egyéb relációk megadásánál a relációjelet kell beírni, majd tőle jobbra az értéket. Például <100. Az egy sorba írt feltételek egymással és kapcsolatban vannak, vagyis egyidejű teljesülésüket követeljük meg. Az egymással vagy kapcsolatban levő feltételeket külön sorba kell írni. Lekérdezés és kapcsolatban levő feltételekkel és rendezéssel Megjegyzés: A feltételek megfogalmazásánál alkalmazhatjuk az SQL nyelv feltételeit is (kivéve az IN opciót, a Like operátor helyettesítő karakterként alapértelmezés szerint a * és a? karaktereket használja). Például between 5 and 10, vagy >=5 and <=10. Megadhatunk feltételként egy SELECT utasítást is. Például az átlagosnál drágább termékek kiválasztásához az ár oszlop feltétel sorába a következőt kell írni: > (Select avg(ar) from termek) A feltétel megadásakor a szöveges értéket automatikusan idézőjelek közé teszi a program, a dátumok előtt és után # jelenik meg. Ha mezőnév szerepel a feltételben, akkor azt szögletes zárójelbe kell tenni. A tervező nézetben azt is szabályozhatjuk, hogy az adatlap nézetben az eredménytábla minden sora megjelenjen-e. A Tervezés menücsoport Lekérdezések beállítása gombcsoportjában található a

19 19 Microsoft Access - Ismertető Visszatérés mező. Ez egy legördülő lista, amelynek alapértelmezés szerinti értéke Összes. A listából kiválaszthatjuk, hogy az eredménytábla első hány sora, illetve a sorok hány százaléka jelenjen meg a képernyőn. Ha nincs a listában a kívánt érték, az be is írható a mezőbe. Például, ha csak az első tíz legdrágább terméket kívánjuk megtekinteni, akkor rendezzük a termékeket ár szerint csökkenő sorrendbe, és a Visszatérés mezőt állítsuk tízre. A lekérdezésekben összesítéseket is megadhatunk az SQL nyelv oszlopfüggvényei segítségével. A leggyakrabban használt oszlopfüggvények: AVG COUNT MAX MIN SUM átlag számosság (kiválasztott sorok száma) maximum minimum összeg Az összesítés vonatkozhat a teljes táblára, vagy csak bizonyos feltételeknek megfelelő sorokra. Az összesítéshez csoportosíthatjuk is a tábla sorait, ekkor minden csoportra külön történik az összesített érték kiszámítása. A Tervezés menücsoport Megjelenítés/elrejtés gombcsoportjában nyomjuk meg az Összesítés gombot, amelyen egy jel látható. Ekkor a tervezőtáblában harmadik sorként egy új sor jelenik meg Összesítés névvel. Ebben a sorban kell beállítani, hogy melyik oszlopra, vagy oszlopokra történjen a csoportosítás, és itt kell kiválasztani, hogy a csoportokra milyen összesítő függvényt akarunk alkalmazni. A csoportosító oszlopokhoz a Group By opció kerül (ez az alapértelmezés), azoknál az oszlopoknál pedig, amelyikek értékét összesíteni akarjuk, az Összesítés sorban a legördülő listából ki kell választani a megfelelő oszlopfüggvény nevét. Például, ha a termékek kategóriánkénti átlagárát szeretnénk lekérdezni, akkor a tervezőtáblába csak a kategórianév és az ár mezőket vegyük fel. Nyomjuk meg a gombot, majd a megjelenő sorban a kategórianévnél a Group By opciót állítsuk be, az ár oszlopban pedig a legördülő listából válasszuk ki az Avg függvényt.

20 20 Microsoft Access - Ismertető Az átlagár lekérdezése kategóriánként Összesítés esetén is megadhatunk rendezést és feltételeket. Ezek az összesítés eredményére vonatkoznak! Ha az összesítendő sorokra szeretnénk feltételt megadni, akkor az összesítés sorban, ebben az oszlopban a Where opciót válasszuk ki és töltsük ki a feltétel sort is. A Where feltételt tartalmazó oszlopban általában nem jeleníthető meg érték, ezért a Megjelenítés sorban nem szerepel pipa. Például, azt szeretnénk megszámolni, hogy hány 100 Ft-nál drágább termékünk van. Ekkor az ár oszlopban, az összesítés sorban a Where (ahol) opciót kell kiválasztani, a feltétel sorba pedig be kell írni, hogy >100. A terméknév oszlopban, az összesítés sorban a Count függvénynek kell szerepelnie. A 100 Ft-nál drágább termékek számának lekérdezése A lekérdezés futtatásához nyomjuk meg a Tervezés menücsoport Eredmények gombcsoportjában található Futtatás gombot (piros felkiáltójel van rajta), vagy váltsunk át adatlap nézetre. Ekkor a tényleges eredménytábla jelenik meg a képernyőn. Lehetőségünk van arra, hogy a lekérdezést elmentsük az adatbázisba. A mentés során a lekérdezés definíciója (SQL parancs) kerül tárolásra, nem pedig az eredménytábla! A lekérdezést bármikor újra végrehajthatjuk, ha az alaptáblákban módosítás történt, akkor a lekérdezés eredménye is ennek megfelelően változik. A mentés során a lekérdezésnek nevet kell adni. Egy lekérdezést bármikor megnyithatunk, és tervező nézetben és módosíthatjuk azt. Ehhez válasszuk ki a navigációs ablakban