A SAM-INSIGHTS RENDSZER ÉS AZ IPR-INSIGHTS SZOLGÁLTATÁSAI A SZOFTVERESZKÖZ-GAZDÁLKODÁSI ÉRETTSÉG KÜLÖNBÖZŐ SZINTJEIN

A SAM-INSIGHTS RENDSZER ÉS AZ IPR-INSIGHTS SZOLGÁLTATÁSAI A SZOFTVERESZKÖZ-GAZDÁLKODÁSI ÉRETTSÉG KÜLÖNBÖZŐ SZINTJEIN TEL. FAX WEB E-MAIL + 36 1 999 0420 +36 1 999 7965 www.ipr.hu info@ipr.hu

TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés... 4 1 Az Ad hoc szint... 5 1.1 Helyzetértékelés... 5 1.2 Lehetőségek és veszélyek... 5 1.3 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights?... 5 2 A Kezdetleges szint... 6 2.1 Helyzetértékelés... 6 2.2 Lehetőségek és veszélyek... 6 2.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights?... 6 2.3.1 Adatgyűjtés... 6 2.3.2 Naprakész tudásbázis... 7 2.3.3 Licenckezelés... 7 2.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights?... 8 2.4.1 Oktatás... 8 2.4.2 Gyártóspecifikus auditok... 8 3 A Követő szint... 9 3.1 Helyzetértékelés... 9 3.2 Lehetőségek és veszélyek... 9 3.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights?... 9 3.3.1 Az infrastruktúra változásainak kezelése... 9 3.3.2 Licencraktár... 10 3.3.3 Verziókezelés... 10 3.3.4 Szerződések megújítása... 10 3.3.5 Szoftverleltár... 11 3.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights?... 11 3.4.1 Stratégiaalkotás... 11 3.4.2 Folyamatszabályozás... 11 3.4.3 Kiemelt támogatás... 12 3.4.4 Tanácsadói órakeret... 12 4 A Gazdálkodó szint... 13 4.1 Helyzetértékelés... 13 4.2 Lehetőségek és veszélyek... 13 4.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights?... 13 4.3.1 Törzsadat-integráció... 13 4.3.2 Szoftverkatalógus... 13 4.3.3 BMail... 14 4.3.4 Metering... 14 4.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights?... 14 4.4.1 Számviteli tanácsadás... 14 2/17. oldal

4.4.2 Optimalizálás/költségcsökkentés... 15 4.4.3 Használtszoftver-tanácsadás... 15 5 A Hatékony szint... 16 5.1 Helyzetértékelés... 16 5.2 Lehetőségek és veszélyek... 16 5.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights?... 16 5.3.1 Szoftverigénylés (INAS modul)... 16 5.3.2 Integrációs adatszolgáltatás... 16 5.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights?... 16 5.4.1 ISO felkészítés... 16 3/17. oldal

BEVEZETÉS Az IPR-Insights immár több mint 10 éve szolgálja ki magas színvonalon szoftvereszköz-gazdálkodási szolgáltatásaival magyar és nemzetközi közép- és nagyvállalati ügyfeleit. Az elmúlt években ezen a területen összegyűjtött szakmai tapasztalatai összegzéseként 2012-ben az IPR-Insights megalkotta szoftvereszköz-gazdálkodási érettségi modelljét (ld. 1. ábra). A modell segítségével a vállalatok felmérhetik, hogy a SAM (Software Asset Management) területén milyen érettségi szinten állnak, valamint útmutatásokat, ötleteket kaphatnak SAM működésük továbbfejlesztéséhez. A jelen dokumentum célja az érettségi modell mentén bemutatni, hogy az egyes szinteken hogyan támogatja a vállalat SAM folyamatait az IPR-Insights saját fejlesztésű SAM-Insights rendszere és különböző tanácsadási szolgáltatásai. 1. Ad hoc 2. Kezdetleges 3. Követő 4. Gazdálkodó 5. Hatékony Fő fókusz Tipikus eszköz Naprakész adatok, hatékony folyamatok Önkiszolgáló szoftverigénylő Szükséges mértékű szoftverhasználat Metering, szoftverkatalógus Alkalmankénti vizsgálatok Excel táblázatok Megfelelés gyártói auditoknak Felderítő / gyártói eszközök Néhány kiemelt gyártó szoftvereinek követése; Beszerzés a használat alapján Szoftver jogtisztaság Szoftvergazdálkodási rendszer Szoftvergazdálkodási szabályozás; Szoftvertelepítések felmérése, illegális telepítések megszüntetése; Beszerzés a használat és a szabad licencek alapján Szoftvergazdálkodási stratégia; Szoftverhasználat mérése, nem használt szoftverek visszavétele; Szoftverportfolió egységesítése; Igénylések követése; Nem jóváhagyott szoftverhasználat megszüntetése Szoftvergazdálkodási rendszer integrációja; Szoftvergazdálkodási folyamatok egyszerűsítése, felgyorsítása; Szoftverhasználat költségének kimutatása; Szoftvergazdálkodási adatok felhasználása üzleti döntésekhez 1. ábra: A szoftvergazdálkodás érettségi szintjei 4/17. oldal

1 AZ AD HOC SZINT 1.1 Helyzetértékelés Ad hoc szintű szoftvergazdálkodás esetén foglalkozást általában kizárólag külső események (pl. gyártói akciók) hatására foglalkozik a vállalat a szoftvereszközökkel. Egy-egy ilyen külső esemény arra kényszeríti a vállalatot, hogy rövid idő alatt felülvizsgálja szoftverhasználatát, illetve annak egy-egy szeletét. Mivel támogató eszközöket nem használnak, ezért ennek a szintnek az emblematikus eszköze ez Excel táblázat, amelybe az üggyel ad hoc módon megbízottak megpróbálnak releváns adatokat összegyűjteni a szoftverhasználatról, általában kevés sikerrel. Esetenként felmerül a táblázatok folyamatos frissítésének igénye is, de az IT környezet gyors változása miatt ez hamar képtelenségnek bizonyul, és így az érintettek gyorsan fel is hagynak vele. Az esetleges szoftverbeszerzések végül decentralizáltan, egységes kontroll nélkül zajlanak le. Szabályozások nincsenek, így a feladat- és felelősségi körök is tisztázatlanok. 1.2 Lehetőségek és veszélyek A fent leírt helyzetben a vállalat szinte egyáltalán nem rendelkezik használható információkkal a szoftvergazdálkodási döntésekhez. Ezért könnyen előfordulhat, hogy egyes beszerzéseket teljesen szükségtelenül hajtanak végre, míg másokat azért nem, mert nem is tudnak az igényről. Habár a decentralizált beszerzési gyakorlat önmagában még nem feltétlenül okoz problémákat, addig ugyanez a szereplők közti koordináció és egységes kontroll hiányában viszont már azt eredményezheti, hogy az egyes beszerzési árszintek magasabbak lesznek, mint amit a vállalat központosított vagy megfelelően koordinált beszerzésekkel elérhetne. Mindemellett ez a gyakorlat a szükségtelen beszerzések valószínűségét is növeli. Végül, de nem utolsó sorban, amennyiben a vállalatnál egy ilyen helyzetben kezdeményez szoftvergyártó vagy hatóság auditot, akkor annak alullicencelés esetén súlyos következményei lehetnek, a gyorsan és előnytelen feltételekkel végrehajtott beszerzésektől egészen a hosszadalmas jogi eljárásokig. Gyakori tévhit például, hogy a vállalatok azzal vigasztalják magukat, hogy egy adott gyártónak úgymond eleget fizetnek, csak nem biztos, hogy pontosan azért, amit használnak. Ezért cserébe azt remélik, hogy az audit elkerüli őket, vagy ha mégis elindul a felülvizsgálat, akkor az előbb említettek alapján gyorsan le is zárul. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy a szoftvergyártók egyre szélesebb körben és központilag indítják el felülvizsgálataikat, egy hivatalosan megkezdett audit során pedig az abban résztvevőknek már csak szűk mozgásterük marad. A szellemi tulajdonnal történő visszaélés pedig kiváló alapot szolgáltat a gyártóknak az addig elért kedvezményszintek visszavágására. 1.3 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights? A fentiek alapján könnyen belátható, hogy a vállalat ebben a helyzetben proaktív hozzáállással sok kellemetlenségtől óvhatja meg magát. Szükség esetén az IPR-Insights ingyenes konzultációs segítséget tud nyújtani a vállalat egyedi kockázatainak azonosításához és a vállalat számára rendelkezésre álló lehetőségek megismeréséhez. 5/17. oldal

2 A KEZDETLEGES SZINT 2.1 Helyzetértékelés A Kezdetleges szintű szoftvergazdálkodásnak általában az a mozgatórugója, hogy egyes gyártók, esetleg azon belül is egyes szoftverek használata vagy költsége elér egy bizonyos kritikus szintet. Emiatt jobb esetben a vezetés saját igényeként, rosszabb esetben külső, pl. gyártói nyomásra megfogalmazódik, hogy az érintett szoftverekkel történő gazdálkodás nem maradhat meg az Ad hoc szinten. Ehhez azonban a döntéshozóknak információkra van szükségük, ezért az IT számára előírják, hogy rövid határidővel adjon pontos adatokat arról, hogy az érintett gyártó(k), illetve azok egyes kiemelt szoftverei tekintetében hogyan néz ki a használatban lévő termékek és a meglévő licencek összevetése. Az igényeket támasztók azonban természetszerűleg nincsenek tisztában a feladat komplexitásával, illetve erőforrás szükségletével, és ezen a szinten esetleg még az IT sem. Ezért az IT sokszor a szükséges erőforrások (eszközök, szakértelem, stb.) hiányában vág bele, vagy kénytelen belevágni a felmérésbe, ami gyakran kudarccal végződik, de még sikeresen lezárt projekt esetében is többnyire szervezeti sokkot okoz. Ez utóbbi kiheverése és a felülvizsgálat lezárása után általában elhatározás születik, hogy a jövőben a specializált felülvizsgálatot legalább évente megismétlik, és a beszerzéseknél figyelembe veszik annak eredményét. 2.2 Lehetőségek és veszélyek Számos vállalat példája mutatja, hogy a fentiek veszélyes tévhitek. Egy 200-300 számítógépnél többel rendelkező vállalatnál már egy-egy kiemelt gyártó szoftvereinek vizsgálata is hónapokra köthet le fontos IT erőforrásokat, sokszor ezután is mindenféle kézzel fogható eredmény nélkül. A tapasztalatok alapján már ezen a szinten is erősen javasolt a felmérésre egy olyan eszközt használni, amely gyorsan és hatékonyan tudja felmérni a szoftverhasználatot, méghozzá arról olyan adatokat eredményezve, amelyek kifejezetten szoftvereszköz-gazdálkodási döntések alapjául szolgálhatnak. Sajnos ez a különbség sokszor nem triviális, ezért a vállalat csak a felmérési folyamat végén, sok munkaórát a projektbe ölve jön rá, hogy a más fókusszal (üzemeltetési, biztonsági stb.) gyűjtött adatok alapján jó szoftver beszerzési döntéseket hozni nem lehet. Ahogyan az ITIL SAM ajánlása fogalmaz gyakran előfordul, hogy alábecsülik az időt és az erőfeszítést, amely ahhoz szükséges, hogy a részletes adatgyűjtésekből használható telepítési információkat hozzanak létre. 1 Mindemellett az ilyen pillanatfelvétel jellegű felmérő projektek sikerében szintén fontos tényező, hogy a felmérő eszköz azonosítási adatbázisa naprakész és folyamatosan karbantartott legyen. 2.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights? 2.3.1 Adatgyűjtés Az adatgyűjtés célja, hogy a munkaállomásokról és szerverekről a szükséges adatokat a megfelelő struktúrában összegyűjtsük. A SAM-Insights a munkaállomások és szerverek adatait a saját ügynökprogramja segítségével gyűjti össze. Az ügynök célja, hogy a vizsgált számítógépeken lefutva felmérje a telepített szoftvertermékeket és hardverelemeket. A dolgozók munkavégzésének zavartalansága érdekében az ügynök futtatható háttéralkalmazásként, de támogatja a kezelői felülettel, interaktív módban történő használatot is, amelynek során a munkaállomás kezelőjétől olyan adatok is begyűjthetők, amelyeket egyébként elektronikusan nem lehet kiolvasni (pl. telephelyadatok, leltári szám). A szkennelés paraméterezhető (pl. időzítés, mit szkenneljen, hogyan gyűjtsön adatot, hová dolgozzon). Az ügynök kifejlesztésekor az egyik legfőbb szempont az volt, hogy futása a lehető legkevésbé terhelje a számítógép erőforrásait, és ne okozzon észrevehető lassulást. A SAMScan adatgyűjtő ügynök egy futtatható fájlból áll, ami meghívható logon scriptből, vagy GPO startup scriptből is, de távolról, parancssorból is futtatható. A szkenner főként fájl és registry 1 Colin Rudd: ITIL V3 Guide to Software Asset Management, 10. o. 6/17. oldal

adatokat gyűjt Windows rendszereken, de bővítő moduljai segítségével képes WMI információkat és egyéb speciális szoftverinformációkat is kinyerni. Ennek segítségével sokkal pontosabb, megbízhatóbb információ nyerhető számos nehezen azonosítható alkalmazásról vagy virtualizációs rendszerek gazda-vendég gépkapcsolatairól. A szkennelés eredménye egy titkosított és tömörített XML fájl, amit a szkenner általában egy hálózati meghajtóra helyez el további feldolgozás céljára. 2.3.2 Naprakész tudásbázis Az ügynök által szolgáltatott adatokból (exe-k, com-ok, header információk stb.) a rendszer leválogatja a szoftvertelepítéseket leíró adatokat, majd elvégzi a telepítések azonosítását, vagyis a korábban már megismert alkalmazásokra vonatkozó információkat tartalmazó tudásbázis segítségével összekapcsolja az összegyűjtött leíró adatokat a kereskedelmi forgalomban kapható szoftvertermékekkel. A kapott információ pontossága és hasznossága nagymértékben függ attól, hogy a tudásbázisba hány és milyen forrásból, és milyen rendszerességgel kerülnek adatok, valamint attól, hogy a szolgáltató milyen rendszerességgel és milyen minőségben dolgozza fel azokat. A SAM-Insights felismertetési tudásbázisa 2005 óta épül és számos magyar, valamint nemzetközi nagyvállalat informatikai hálózatában gyűjt folyamatosan adatokat. A beérkező új ismeretleneket az IPR-Insights szakértői ismertetik fel, ezekkel a felismertetési tudásbázis kibővül, majd a szoftverhez kapcsolódó alap támogatási szolgáltatás keretében az IPR-Insights negyedévente frissíti az ügyfeleinél található tudásbázist. Így amennyiben egy új alkalmazás egy vállalatnál használatba kerül, akkor az ahhoz tartozó szabály hamarosan a többi vállalatnál is megjelenik, s így ott már nem igényel külön figyelmet. Jelenleg a SAM-Insights felismertetési adatbázisa több mint 3 millió állományt ismer, és folyamatosan bővül. Mindemellett minden olyan projektben, amelyben az IPR-Insights a SAM-Insights tudásbázisára támaszkodik, a szolgáltatás részét képezi azoknak a futtatható állományoknak a beazonosítása, amelyek esetleg nem találhatók meg a rendszer adatbázisában. 2.3.3 Licenckezelés Valószínűleg mindenki tapasztalta már, aki megpróbált licencdokumentumokat értelmezni, és a leírtak alapján megállapítani, hogy pontosan milyen termékeket és milyen feltételekkel használhat, hogy ez távolról sem egyszerű feladat. Ahány szoftvergyártó, annyiféle szabály, fogalomértelmezés és licencelési metrika létezik, és ezek igencsak gyorsan változnak is, melynek eredményeképpen az is előfordulhat, hogy az egy adott gyártó termékeire vonatkozó szabályok az eltérő beszerzési időpont miatt ugyanazon vállalaton belül is eltérnek. A helyzetet tovább bonyolítja, hogy egy adott szoftvertermék is általában több, különféle licenckonstrukcióban vásárolható, amelyek eltérő használati jogokat biztosíthatnak a felhasználó számára, sőt az is gyakran előfordul, hogy a ma megvásárolt licenc jogot biztosít egy későbbiekben megjelenő verzió használatára is. Így a megfelelő nyilvántartást tovább nehezíti a korábbi verziók használati jogának (downgrade), a frissítési alapoknak és a frissítéseknek (upgrade) a kezelése is. A SAM-Insights szoftvernyilvántartó rendszer funkcionalitását átfogó szoftver licencelési ismerettel és számos szoftvergazdálkodási felülvizsgálat során szerzett tapasztalattal rendelkező SAM tanácsadók specifikálták. Az így létrehozott eszköz és a mögötte lévő folyamatosan karbantartott tudásbázis egy olyan licencelési segédletet tartalmaz, és egy olyan struktúrát nyújt a licencek feldolgozáshoz, amely jelentősen megkönnyíti és felgyorsítja az érintettek munkáját, valamint lehetővé teszi a használat és a rendelkezésre álló jogosultságok hatékony összevetését. 7/17. oldal

2.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights? 2.4.1 Oktatás A szoftvereszköz-gazdálkodás mára komplex szakterületté vált. A területen dolgozó szakemberek számára elengedhetetlen a kapcsolódó informatikai, jogi és számviteli kérdéskörök, valamint a szoftvergyártók/fejlesztők licencelési stratégiáinak ismerete. A fentieket figyelembe véve az IPR-Insights szakértői egyedi vállalati igényekre szabott oktatások, képzések tartásával segítik a szakemberek tájékozódását az alábbi témakörökben: Szerzői jog és felelősségi kérdések Szoftvereszköz-gazdálkodás Gyártói szoftver konstrukciók Szoftverek a számvitelben A fentiek mellett az IPR-Insights 2009-ben elindította IPR-Insights LicencAkadémia tréningsorozatát, amelynek keretében a nagyobb nyilvánosság számára elérhető formában nyújt képzéseket az érdeklődő szakemberek számára. A kétnapos IPR-Insights LicencAkadémia tréning során a szoftvereszköz-gazdálkodás legfontosabb elméleti és gyakorlati kérdései kerülnek tárgyalásra, valamint a résztvevők áttekintést kapnak a leggyakrabban használt szoftverek licenceléséről is. A tréning résztvevőinek visszajelzései alapján 2013-tól pedig egynapos gyártó specifikus Haladó Licencelési tréningek is elérhetőek Microsoft, valamint Oracle témában. Ezeknek a haladó tréningeknek az anyaga a gyakorló szakemberek igényeit célozza, és mélyebb betekintést nyújt az adott gyártó licencelési gyakorlatába. 2.4.2 Gyártóspecifikus auditok Az IPR-Insights az elvégzett felülvizsgálatok során független tanácsadóként ugyanazt a módszert alkalmazza, melyet a gyártó maga is alkalmazna: felmérjük a szoftverhasználatot, majd összevetjük a megvásárolt licencekkel. A gyártóspecifikus felülvizsgálat során az IPR-Insights szigorú titoktartási megállapodás keretében hatékony eszközökkel és módszertannal felméri a telepített, illetve használatban lévő termékek mennyiségét, majd összehasonlítja azt a szándékolt használattal, valamint a megvásárolt licencekkel. Az ilyen belső, a vállalat által kezdeményezett felülvizsgálatok előnye, hogy a vállalat a saját maga által meghatározott tempóban végezheti el: ilyenkor nincs külső nyomás és kapkodás. Az IPR-Insights az eredmények és igények ismeretében javaslatot tesz az esetlegesen fellelt különbségek megszüntetésére (törlés, telepítés-módosítás, felhasználói hozzáférések megszüntetése, legvégső esetben beszerzés) és a költségcsökkentési lehetőségekre. Amennyiben ezután beszerzésre kerül a sor, a felülvizsgálat eredménye jó tárgyalási alapot biztosít, megelőzi az információhiányból származó parttalan vitákat, ezáltal javítja a vállalat és a gyártó üzleti kapcsolatát. Igény esetén az IPR-Insights szakemberei a gyártóval folytatott tárgyalások során is támogatják a vállalatot további szükséges információkkal annak érdekében, hogy a vállalat a számára lehetséges legjobb beszerzési kondíciókat érhesse el. 8/17. oldal

3 A KÖVETŐ SZINT 3.1 Helyzetértékelés Ezen a szinten tudatosabbá válik a szoftvergazdálkodás, fő fókuszában a törvényi megfelelés, az illegális használat jelentette kockázatok csökkentése áll. Általános igény a vállalatnál, hogy egyértelműek legyenek a szoftvergazdálkodással kapcsolatos feladat- és felelősségi körök, ezért szabályozásokat vezetnek be a területen. Az IT vezető irányítása alatt általában dolgozik egy operatív felelős is, akinek feladata a szoftvereszköz-gazdálkodási folyamat napi működtetése. Munkája támogatásához szüksége van egy olyan rendszerre, amely folyamatosan támogatja a használat felmérését és a rendelkezésre álló licencek nyilvántartását, valamint lehetővé teszi ezek rendszeres összevetését. Erre a célra ezen a szinten a vállalatok általában már valódi szoftvereszköz-gazdálkodási rendszert használnak. A rendszer által nyújtott összevetések alapján az IT igyekszik az illegális telepítéseket megszüntetni és beszerzésekkor figyelembe venni a rendelkezésre álló szabad licenceket. 3.2 Lehetőségek és veszélyek Egy szoftvereszköz-gazdálkodási folyamat hosszú távú működtetése tapasztalataink szerint nem is képzelhető el egy a folyamatot megfelelően támogató informatikai rendszer nélkül. Az IT infrastruktúra változásai (új telepítések/jogosultságok, felhasználók mozgása stb.) már egy párszáz számítógépet működtető vállalatnál is olyan mennyiségűek lehetnek, amelyeket kézi munkával vagy klasszikus eszköz-nyilvántartási rendszerekkel kvázi lehetetlen menedzselni. Ehhez adódik még, hogy maguknak a szoftvereszközöknek az életciklusa (az új beszerzéstől a frissítésen, szerződés megújításon keresztül egészen a selejtezésig) is jócskán ad feladatot a szoftverekkel gazdálkodóknak. Ezért a megfelelő szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer kiválasztásakor érdemes különös figyelmet fordítani arra, hogy az adott eszköz milyen hatékonysággal támogatja ezt a folyamatot. Mindemellett fontos kiemelni azt is, hogy hasonlóan más IT folyamatokhoz, a szoftvereszközgazdálkodási folyamat sem lesz sikeres önmagában egy új IT eszköz bevezetésétől. Az eszköz mellett természetesen szükség van még megfelelően képzett munkaerőre, pontosan definiált, működő folyamatokra és szabályzatokra, valamint megfelelő minőségű adatokra is. 3.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights? 3.3.1 Az infrastruktúra változásainak kezelése A Követő szintre igyekvő vállalatoknak a legnagyobb fejfájást általában az okozza, hogy a hardver infrastruktúrájukban a szoftvereszközöktől akár teljesen függetlenül bekövetkező, de szoftvergazdálkodási szempontból releváns változásokat lekövessék. A hardver infrastruktúra elemeinek életciklusa során bekövetkező változások ugyanis az új eszköz bekerülésétől az esetleges változásokon át (pl. processzorbővítés, felújítás) egészen az eszköz selejtezéséig a legtöbb esetben kihatással vannak a szoftvergazdálkodásra. Egy jó szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer bevezetésével a változások lekövetése azonban majdnem teljesen automatizálható. A SAM-Insights adatgyűjtő alkalmazásának segítségével a kliensek meghatározott időközönként új adatgyűjtést küldenek a központi szerverre, ahonnan azok a SAM-Insights adatbázisába kerülnek. Ezek az adatgyűjtések a kliens pillanatnyi hardver állapotát és a telepített szoftverek lenyomatait tartalmazzák. Új számítógép hálózaton történő megjelenésekor amennyiben az adatgyűjtő alkalmazás meghívása GPO vagy logon scriptből történik, illetve ha a számítógép telepítő csomagjának része az adatgyűjtő alkalmazás az adatgyűjtés az új számítógépen is automatikusan elindul (következésképpen a valós adatok fenntartása érdekében egy számítógép hálózatról történő eltávolításakor a számítógép bejegyzését a SAM-Insightsból is el kell távolítani). Az adatgyűjtések hardverre vonatkozó részének információtartalma az adatgyűjtő alkalmazás beállításától függ. Az alapbeállítás szerint csak a legalapvetőbb információk kerülnek legyűjtésre (processzorok száma, neve, sebessége, memória mérete, fizikai diszkek tulajdonságai, hálózati kártyák IP és MAC címe). A szkenner WMI moduljának alkalmazásával azonban elérhetővé válik a WMI-ból lekérdezhető összes információ. 9/17. oldal

Az adatgyűjtések szoftverekre vonatkozó része egyrészt a kötelezően gyűjtendő adatkörökből áll. Ennek keretében legyűjtésre kerül a telepített alkalmazások és a gépen található futtatható fájlok listája (beleértve a fájl nevét, méretét, elérési útját és a fejléc információkat), valamint a telepített termékek azonosítását segítő bejegyzések a rendszerleíró adatbázisból. Másrészt igény szerint az adatgyűjtés kibővíthető egyéb adatkörökkel is (pl. médiafájlokkal kapcsolatos információk) A fentiek segítségével az infrastruktúrában bekövetkezett változások automatikusan bekerülnek a SAM-Insights adatbázisába, így biztosítva azt, hogy a szoftvereszköz-gazdálkodási döntésekhez mindig aktuális információ álljon rendelkezésre. 3.3.2 Licencraktár Egy felelősen kialakított szoftvergazdálkodási folyamatnak magában kell foglalnia a licencdokumentáció egységes kezelését is. Banálisnak tűnhet, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy a szoftvergyártók és ügyfeleik között felmerülő jogviták nagy része a megfelelő dokumentáció hiányára vezethető vissza. Az értékesítési folyamatban a felek még manapság is rendre hajlamosak lebecsülni az írásos dokumentumok meglétének, illetve azok megfelelőségének jelentőségét, nem beszélve az évekkel ezelőtti beszerzésekről. Ez a mentalitás azonban a későbbiekben figyelembe véve, hogy egy adott szoftverbeszerzés a frissítésekkel, karbantartásokkal, migrációkkal stb. együtt akár évtizedeken átnyúló életciklussal is rendelkezhet, így a tárgyalások egykori szereplői már nem feltétlenül érhetők el a vállalat számára súlyos költségekkel járhat. Habár a licencgazdálkodás szempontjából egységes dokumentumtár (mind fizikai, mind elektronikus formában) nagyban megkönnyíti a szoftvergazdálkodással foglalkozók életét, a legtöbb vállalatnál ennek létrehozása történelmi, vagy stratégiai okok miatt sokszor nem lehetséges. Lehetséges és fontos azonban a szoftvereszköz-gazdálkodási rendszert úgy kialakítani, hogy annak segítségével az érintett dokumentumok (licencek, számlák, telepítő kulcsok stb.) a különböző rendszerekből gyorsan és egyértelműen előkereshetők legyenek. A SAM-Insights rendszer testre szabhatóan támogatja a speciálisan SAM célokra létrehozott fizikai és elektronikus licencraktárak menedzselését, valamint rugalmas együttműködésre képes általános célú vállalati dokumentumkezelő rendszerekkel is. 3.3.3 Verziókezelés A szoftverlicencek, mint eszközök számos olyan speciális tulajdonsággal rendelkeznek, amelyek különleges feladatok elé állítják a szoftvergazdálkodókat. Az egyik ilyen speciális tulajdonság, hogy egy adott konkrét szoftvertermék licence jogot biztosíthat számos korábbi vagy éppen később megjelenő szoftververzió használatára is. A SAM-Insights a tudásbázisába beépített, az IPR-Insights szakértői által karbantartott frissítési láncokkal, valamint a különböző jogosultságok (upgrade, downgrade, maintenance stb.) nyilvántartásával és az erre épülő belső logikával hatékonyan támogatja a frissítések nyilvántartását és a használható termékverziók optimális kiosztását. 3.3.4 Szerződések megújítása Az elmúlt években fontos trendek indultak el a szoftveriparban. Korábban az volt a jellemző, hogy a vállalatok egy adott időpontban beszerezték szoftvereiket, majd évekkel később foglalkoztak újra szoftverbeszerzési kérdésekkel (ennek a korszaknak az emblematikus ajánlata volt a frissítés/upgrade). Manapság azonban a szoftvergyártók ajánlatai egyre inkább a folyamatos szerződéses kapcsolatokat és az előre meghatározott időszaki díjfizetést célozzák (támogatási/maintenance szerződések, illetve az előfizetéses/subscription licencek, beleértve ebbe az egyre inkább terjedőben lévő felhő alapú szolgáltatási ajánlatokat is). Figyelembe véve a gyártók és a hozzájuk kapcsolódó licencszerződések átlagos számosságát, ezeknek a szerződéseknek a kezelése komoly terhet ró a szoftverekkel gazdálkodó szakemberekre. A SAM-Insights lehetővé teszi a szerződések, a bennük foglalt jogosultságok és a kapcsolódó számlák egy ponton történő adminisztrációját, valamint beépített figyelmeztetésekkel és 10/17. oldal

riportokkal segíti a szakembereket a megújítandó szerződésekkel kapcsolatos adminisztratív teendők ellátásában. 3.3.5 Szoftverleltár A szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer lelke vagy éppenséggel értelme maga a rendszer által létrejövő elektronikus szoftverleltár, amely használható formában tartalmazza a vállalat által használt szoftvereket összevetve a rendelkezésére álló licencjogosultságokkal. Egyszerűnek hangzik, a gyakorlatban azonban egyáltalán nem az, és rendszer és rendszer között képességekben jelentős különbségek lehetnek. A SAM-Insights által felépített szoftverleltár a rendszer Eszközgazdálkodási moduljának segítségével menedzselhető. Ennek keretében lehetséges a licencek és számlák adatainak rögzítése, az auditok és adatgyűjtések paramétereinek meghatározása, a számítógépek és a felhasználók adatainak kezelése, a szoftverhasználat és a rendelkezésre álló licencek automatikus összevetése és arról jelentések készítése, a szoftvermédiák tárolásának, raktározásának szervezése, valamint a felsorolt funkciókhoz tartozó adatkörökkel végzett más műveletek. A licencfeldolgozásnál lehetőség van virtuális felhasználások létrehozására, melyekkel az olyan egyébként egyre gyakrabban előforduló nem telepítés alapú licencelési mértékek is kezelhetővé válnak, mint a tranzakció alapú vagy felhasználó alapú licencelési mértékek (pl. Microsoft CAL-ok, Oracle Named User). A virtualizált környezetek szintén nagyban befolyásolják a licencelést, ezért a SAM-Insights automatikusan felismeri a gazda-vendég kapcsolatokat, hogy ezt az információt is figyelembe véve végezhesse el a licencigény kalkulációt. Az automatikus licenckiosztás amely összerendeli a licenceket a használatban lévő szoftverekkel futtatása után változatos célú beépített riportok segítik a szoftverekkel gazdálkodók munkáját. A riportok rugalmasan szűrhetők és exportálhatók. A beépített riportokon túl a gyűjtött adatkörök felhasználásával lehetőség van egyéni igény szerint felépített riportok létrehozására is. 3.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights? 3.4.1 Stratégiaalkotás Egy szoftvergazdálkodási rendszer bevezetése és a szoftvergazdálkodási folyamatok szabályozása előtt érdemes kialakítani és egyeztetni egy az egész vállalatra érvényes, hosszabb távú SAM stratégiát. Ebben rögzítésre kerülhetnek mindazon stratégiai célok, amelyeknek a megvalósítása figyelembe véve a vállalat működését és szoftver érintettségű folyamatait, a SAM terület kezeléséért felelős személyek feladatkörét javasolt a vállalat számára a jogszerű és gazdaságos szoftvergazdálkodás megvalósítása érdekében. Az IPR-Insights tanácsadói a SAM stratégiák készítésére ajánlásokat rögzítő ISO 19770-1 szoftvergazdálkodási szabványt, az ITIL Guide to Software Asset Management ajánlásait, valamint a jelen, széleskörű gyakorlati tapasztalatokon alapuló érettségi modellt is felhasználva egy a gyakorlatban is megvalósítható, nyomon követhető, a vállalat sajátosságait figyelembe vevő SAM stratégiát készítenek a vállalat számára, amelynek igény szerint a megvalósításában is tevékenyen részt vesznek. 3.4.2 Folyamatszabályozás A szoftvereszköz-gazdálkodás igen szerteágazó folyamatokat érinthet egy vállalat életében, ezért hasonlóan más menedzsment folyamatokhoz, a SAM folyamatok sem működhetnek jól megfelelő szabályozási háttér nélkül. A SAM folyamatok esetében azonban a szabályozásnak különösen kiemelt jelentősége van, hiszen elsősorban ez teszi lehetővé a vállalatvezetés számára, hogy csökkentse a véletlen tévedések, valamint a szándékos normasértések kockázatát, és megossza felelősségét a folyamat szereplőivel. 11/17. oldal

A terület szabályozásakor a szűken vett szoftverhasználati és szoftvereszköz-gazdálkodási szabályzatok elkészítésén túlmenően ezeket a szabályozásokat megfelelően be is kell ágyazni a meglévő szabályzati környezetbe, illetve szükséges lehet egyes speciális, kapcsolódó területek szabályozása is. Az IPR-Insights tanácsadói az elmúlt években számos vállalatnál szereztek gyakorlati tapasztalatokat szoftvereszköz-gazdálkodási szabályozások kialakításában és a szabályzati környezetbe történő beágyazásában. E tapasztalatokat felhasználva az IPR-Insights tanácsadói szakértő segítséget tudnak nyújtani a vállalatnál meglévő folyamatok és szabályzatok felülvizsgálatában, illetve az új vagy módosított folyamatok és szabályzatok elkészítésében. 3.4.3 Kiemelt támogatás A szoftvergazdálkodási folyamat csak akkor lesz sikeres, ha rendelkezésre állnak a gazdálkodási döntésekhez szükséges friss és pontos szoftverhasználati és licencadatok. Ennek biztosítása azonban időigényes, folyamatos karbantartást és speciális szakértelmet igényel. Egyes vállalatoknál rendelkezésre állnak olyan szakemberek, akik a megfelelő képzésekkel, támogatással képessé válhatnak a SAM adminisztrációs folyamatainak menedzselésére, míg mások híján vannak az ilyen szakembereknek, vagy éppenséggel nem szeretnének, vagy nem tudnak ilyen kompetenciát építeni. Az IPR-Insights kiemelt támogatási szolgáltatása keretében az IPR-Insights szakemberei mintegy külső erőforrásként elvégzik a szoftvernyilvántartással kapcsolatos rendszeres teendőket (adatgyűjtések biztosítása, licencek feldolgozása, riportok ellenőrzése, készítése stb.), lehetővé téve ezzel, hogy a vállalat szoftvergazdálkodási folyamatának kulcs szereplői az adminisztráció helyett a gazdálkodási és folyamatmenedzsment teendőkre fókuszálhassanak. 3.4.4 Tanácsadói órakeret A szoftvereszköz-gazdálkodási folyamat működtetése során egy vállalatnál számos olyan kérdés, probléma felmerülhet, amelyet a vállalat saját hatáskörben nem tud megválaszolni, megoldani. A felmerülő kérdéskörök a licencjogi kérdésektől a számviteli problémákon át egészen egy konkrét szoftver virtualizációs környezetben történő licenceléséig igen széleskörűek lehetnek. Egyegy ilyen eset megoldását nagymértékben előremozdíthatja, ha a problémával találkozó szakember számára a szakértő segítség gyorsan és hatékonyan elérhető. Az IPR-Insights az ilyen előre nem tervezhető, ám ugyanakkor adott esetben gyors reagálást igénylő helyzetek megoldását támogatja. Ennek érdekében kínálunk olyan óraelszámolás alapú szabadon felhasználható tanácsadási szolgáltatást, mely gyors megoldást nyújt bármely szoftvereszközgazdálkodást érintő témában. 12/17. oldal

4 A GAZDÁLKODÓ SZINT 4.1 Helyzetértékelés Ezen a szinten a vállalat szoftvervagyona, illetve az éves IT költés olyan szintet ér el, hogy kiemelt fontosságot kap a szoftverekkel történő ésszerű gazdálkodás. A szoftvergazdálkodást a vállalaton belül már nem csak az IT belső ügyének tekintik, a témakör stratégiai szintre emelkedik, melynek folyományaként integrált szoftvereszköz-gazdálkodási stratégiát készítenek. Az operatív szinten előtérbe kerül a tényleges használat mérése, és a nem használt szoftverek visszavonása. Ha eddig egyéb szempontok (pl. üzemeltetési, biztonsági) miatt még nem történt volna meg, akkor ezen a szinten szükségszerűen egységesítik a használatban lévő szoftvereket. A szoftverigényléseket szabályozott módon kezelik, a nem jóváhagyott szoftverhasználatot pedig megszüntetik. 4.2 Lehetőségek és veszélyek Úgy is mondhatjuk, hogy ezen a szinten a vállalat és kialakított szoftvergazdálkodása elérik azt a szintet, hogy abból a vállalatnak konkrét gazdasági előnyei származnak. Hangsúlyozni kell azonban, hogy a korábbi szinteken definiált operatív folyamatok működtetése ezen a szinten sem hanyagolható el, mivel az veszélybe sodorhatja az ezen a szinten elvárt eredményeket. A megfelelő felsővezetői támogatás minden érettségi szinten fontos, ezen a szinten azonban külön hangsúlyos szerepet kap a SAM-re alapozott döntések tekintetében, melyekkel megsokszorozhatja, vagy pedig teljesen le is nullázhatja nem csak a remélt, de a korábban elért eredményeket is. Az operatív szinten működő folyamatok ezen a szinten egyre jelentősebb munkaterhelést jelentenek a folyamatok működtetőinek, ezért megfelelő informatikai támogatásuk elengedhetetlen. 4.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights? 4.3.1 Törzsadat-integráció A Követő szintről a Gazdálkodó szintre történő továbblépés számos olyan adat meglétét feltételezi a SAM-Insighstban, aminek általában nem a SAM-Insights az elsődleges forráshelye (hardver leltári adatok, szervezeti hierarchia, költséghely információk stb.). A SAM-Insights AD Connector modulja segítségével egyszerűen és gyorsan lehet egy vagy több MS Aktív Címtár (vagy más LDAP alapú nyilvántartó) releváns adatait SAM-Insights adatbázisokba átemelni. Így a címtárban meglévő adatok felhasználásával kézi adatbevitel nélkül is telephelyenkénti, osztályonkénti, vagy akár költséghelyenkénti bontásban láthatjuk a riportokban felhasználóinkat, gépeinket és a telepített szoftvereket. Gyakori azonban, hogy ezen adatok a címtárban aktuálisan nem érhetők el, a vállalat azokat egyéb nyilvántartórendszerekben kezeli (pl. standard listák, HR rendszer). Ilyen esetekben a SAM- Insights képes más rendszerekhez is kapcsolódni, illetve azokból adatokat átvenni. 4.3.2 Szoftverkatalógus A vállalat szoftverparkjának egységesítése üzemeltetési, biztonsági valamint szoftvergazdálkodási szempontból is egyaránt jelentős előnyökkel jár, így a legtöbb vállalat előbb vagy utóbb elindul a tudatos egységesítés irányába. A SAM-Insights Szoftverkatalógus modulja a SAM-Insights szoftvertörzsén alapulva lehetővé teszi, hogy az egyes szoftververziókhoz az adott vállalat egyedi igényeire szabott minősítést lehessen rendelni. A minősítés célja, hogy a szoftverek használatában segítse érvényre juttatni az üzemeltetési és biztonsági szempontokat, valamint az egységes verzióhasználat révén segítse a minél homogénebb szoftverpark kialakítását. A minősítési rendszer az egyedi vállalati igények szerint rugalmasan testre szabható, a kategóriaértékekhez olyan leírás is fűzhető, ami alapján a kategorizálás egységes elvek szerint történhet. A katalógus a SAM-Insightsban elérhető adatokon túl további, pl. üzemeltetési szempontból érdekes jellemzőket is tárolhat. 13/17. oldal

A Szoftverkatalógus egységes vállalati környezettel történő későbbi integrációja révén a kategorizálás felhasználható a szoftverigénylésben is, lehetővé téve, hogy csak megfelelő minősítésű szoftvereket lehessen igényelni, illetve a szoftver bizonyos jellemzőitől függően az igénylési folyamat különböző ágakat járhat be. 4.3.3 BMail A SAM-Insights BMail modulja a vállalatnál valamilyen okból nem kívánatos (tiltott, nem jóváhagyott stb.) szoftverhasználat megszüntetésének folyamatát támogatja. A modul a SAM- Insights adatbázisát és adatgyűjtéseit veszi alapul. A Szoftverkatalógus, vagy egy hasonló funkciót betöltő lista alapján kiszűri a SAM-Insights által tárolt telepítések közül a nem kívánatosakat, illetve a szűrés eredményét több adatgyűjtésen keresztül is megőrzi, hogy összevethesse azokat a bejövő új adatokkal. A tárolt adatok segítségével a rendszer figyeli az adatgyűjtések közti különbségeket, és a nem kívánatos és időben el nem távolított szoftverek alapján különböző, rugalmasan kialakítható figyelmeztetési fázisokat definiál. A különböző figyelmeztetési fázisokban a felhasználók és akár a feletteseik is a vállalat igényei szerint testre szabott figyelmeztető levelet kaphatnak a gépeiken talált tiltott szoftverekről. 4.3.4 Metering A szoftverhasználat mérése (software metering) a korszerű szoftvergazdálkodás egyik fontos folyamata. Elsődleges célja a nem használt (tehát nem, vagy igen ritkán futtatott) szoftverek kimutatása, hiszen az ilyen szoftverek a szükséges körültekintéssel az adott gépekről eltávolíthatók és olyan gépekre telepíthetők, amelyek esetében az adott szoftver használatára nagyobb igény mutatkozik. A művelet tulajdonképpen az egyes felhasználók gépein futtatott szoftverek használati gyakoriságának ellenőrzését és kimutatását jelenti a SAM-Insights metering modulja segítségével. A metering adatgyűjtés körébe bevont számítógépeken a háttérben, a munkát nem zavarva, egy speciális adatgyűjtő szolgáltatás fut. A szolgáltatás figyeli a gyűjtés körébe tartozó programok indítását illetve lezárását, és az adatgyűjtést a számítógépen tárolja. Az adatgyűjtések a későbbiekben a SAM-Insights rendszerbe betölthetők és széles körűen elemezhetők. A metering adatgyűjtések üzleti döntésekben történő felhasználása természetesen csak akkor használható megbízhatóan, ha megfelelő nagyságú a mintavételezési ablak (vagyis az adott számítógépen a szolgáltatás elindítása óta eltelt idő). 4.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights? 4.4.1 Számviteli tanácsadás A szoftvereszközök törvényi szabályzóknak megfelelő számviteli kezeléséhez egyszerre két szakterületen kell biztosan mozognia az ezzel foglalkozóknak, mivel a vonatkozó számviteli szabályok ismeretén túl elengedhetetlen a megfelelő informatikai tudás megléte is. Ez a fajta szaktudás-kombináció azonban ritka, illetve ha meg is van, folyamatos fejlesztést igényel. Mindezek mellett a terület önmagában számviteli szempontból is speciális szakértelmet igényel, különös tekintettel azokra az esetekre, ahol a vállalat, multinacionális cégcsoport részeként egy nemzetközi szerződés alatt vásárol, vagy országon belül több telephely között kell elosztania vásárolt licenceit. A különféle cégátalakulások, kiválások, összeolvadások, megszűnések, és jogutódlások esetében is jellemző, hogy a szoftvereszközök megfelelő kezelése gyakran háttérbe szorul, így észrevétlenül sodródhat a vállalkozás ingoványos talajra. Az informatika és a számvitel egymáshoz történő közelítése, valamint a fenti kockázatok elkerülése végett az IPR-Insights tanácsadói szakértő segítséget tudnak nyújtani többek között a szoftvereszközök kezelésére vonatkozó számviteli ajánlások kidolgozásában, szoftvereszközök számviteli felülvizsgálatában, illetve testre szabott számviteli workshopok kidolgozásában és megtartásában. 14/17. oldal

4.4.2 Optimalizálás/költségcsökkentés A szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer és folyamat bevezetésének és működtetésének eredményeként a projekt intenzitásától és a vállalat elszántságától függően akár már 1 év alatt is elérhető, hogy teljes körűen áttekinthetővé váljanak a használatban lévő szoftverek és a meglévő licencek, valamint megfelelő mennyiségű adat álljon rendelkezésre a tényleges használatról a metering adatgyűjtésekből, illetve az illetékes szakemberektől. A projekt során szintén rengeteg információ összegyűlik a vállalat céljairól és igényeiről is. Az optimalizálás célja, hogy az IPR-Insights tanácsadói a fenti adatok és információk felhasználásával olyan javaslatokat dolgozzanak ki (esetlegesen a meglévő infrastruktúra kisebbnagyobb átalakítását is beleértve), amelyek az adott infrastruktúra szolgáltatásainak változatlanul hagyása vagy akár növelése mellett is alacsonyabb szoftverköltségeket eredményeznek. 4.4.3 Használtszoftver-tanácsadás 2012-ben az Európai Bíróság döntést hozott egy használt szoftverek értékesítésével kapcsolatos ügyben. Habár maga az ügyben hozott konkrét döntés az európai jogrendben természetesen nincs közvetlen kihatással más ügyekre, azonban az eljárás során a bíróság értelmezte is az Európai Unió szerzői jogi irányelvében szereplő jogkimerülés elvét, amely értelmezés viszont innentől az Európai Unió minden tagállamában követendő. A döntés hatására felélénkült a használt szoftverek piaca. Használt szoftverek értékesítésénél vagy vásárlásánál azonban továbbra is érdemes körültekintően eljárni. Egyrészt a bírósági döntés is hagyott még maga után számos nyitott kérdést, másrészt az évekkel vagy akár évtizedekkel ezelőtt forgalomba hozott szoftverek licencdokumentációival kapcsolatban is számtalan kérdés merülhet fel. Az IPR-Insights, mint független, más szoftvergyártók licenceinek értékesítésével nem foglalkozó tanácsadó partner, a szoftverpiacon az elmúlt években összegyűjtött tapasztalatait, információit felhasználva a használt szoftver tanácsadás szolgáltatás keretében mind értékesítési, mind vételi szándék esetén segíteni tud az ügylet jogszerű lebonyolításában és a felmerülő kérdések megválaszolásában. 15/17. oldal

5 A HATÉKONY SZINT 5.1 Helyzetértékelés Ezen a szinten a vállalati informatika közműként funkcionál, ezért a folyamatok hatékonysága kulcstényezővé válik. A hatékonyság növelése érdekében a folyamatokat a szoftvergazdálkodási rendszer más rendszerekkel történő integrációja révén egyszerűsítik, felgyorsítják. Az igénylési folyamat és a beszerzés teljesen integráltan működik. Kimutatják a szoftverhasználat költségét és a szoftvergazdálkodási adatokat az üzleti döntéseknél felhasználják. 5.2 Lehetőségek és veszélyek A folyamatok automatizálásával és az egyéb rendszerekkel történő integrációkkal a hatékonyság valóban látványosan növelhető. Egy szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer például számos olyan adat elsődleges rögzítési pontja lehet, amelyre más rendszerekben is szükség van; így a folyamatok megfelelő tervezésével és a rendszerek közti integrációk létrehozásával az adminisztrációs teher jelentősen csökkenthető. A hatékonyság oltárán azonban továbbra sem áldozhatók fel az operatív alapfolyamatok működtetői. Hiszen a szoftvergazdálkodási rendszer által más gazdálkodási rendszerek irányába átadott adatok és az abból kinyert információk csak pont annyira lesznek használhatók és pontosak, amennyire az eredeti adatok megfelelnek ezeknek a kritériumoknak. 5.3 Mit tud nyújtani ezen a szinten a SAM-Insights? 5.3.1 Szoftverigénylés (INAS modul) Az INAS (I Need Another Software) a SAM-Insights szoftverigénylési folyamatot támogató modulja. Segítségével a felhasználók a helyi intraneten keresztül adhatják le szoftverigényeiket, amely ezután végighalad egy rugalmasan kialakítható, előre definiált jóváhagyási folyamaton, amely magában foglalhatja például az igénylő felettesét, a biztonsági vezetőt és a szoftvergazdálkodásért felelős személyt is. Az igény elfogadását követően a SAM-Insights rendszerben az igényelt licenc dedikálásra kerül a felhasználó számára, így az érintett licencet az automatikus licenckiosztás biztosan az adott felhasználó számára fogja kiosztani. A modul összekapcsolható automatizált telepítő rendszerekkel is (pl. SCCM, SpecOps), ilyen módon az igénylés az igény felmerülésétől a telepítés megtörténtéig teljesen automatizáltan működhet. 5.3.2 Integrációs adatszolgáltatás A SAM-Insights rendszer rugalmasan integrálható más IT, vagy gazdálkodási rendszerekkel (pl. ERP rendszer, HelpDesk), és ezáltal az érintett rendszerek számára a SAM-Insights olyan adatokat, információkat tud átadni, amelyek a SAM folyamatokhoz kapcsolódó egyéb IT és gazdálkodási folyamatokban (pl. beszerzés, selejtezés, kiadáskezelés, incidenskezelés) is hatékonyan felhasználhatók. 5.4 Milyen szolgáltatásokkal segít ezen a szinten az IPR-Insights? 5.4.1 ISO felkészítés Az IPR-Insights minden esetben a kapcsolódó nemzetközi szabványokat és ajánlásokat elsősorban az ISO 19770-1 szoftvergazdálkodási szabványt és az ITIL Guide to Software Asset Management ajánlásait szem előtt tartva végzi munkáját. Így amennyiben egy vállalat számára kiemelten fontos, hogy SAM folyamata megfeleljen a fenti nemzetközi szabványoknak és ajánlásoknak, akkor az IPR-Insights ebben is képes a vállalat segítségére lenni. Általánosságban elmondható, hogy azon az úton, amelyen egy vállalat ISO minősítést kíván szerezni egy adott tevékenységre, az első lépések sorrendben a jelenlegi állapot felmérése, a felkészülés a bevezetésre és maga a szabvány bevezetése a vállalatnál. Ezután következik a megvalósított rendszer működésének felmérése és a tanúsítás. A függetlenséget megkövetelő nemzetközi normáknak megfelelően a felkészítő-tanácsadó és a minősítő partner nem lehet 16/17. oldal

ugyanaz. Mivel az IPR-Insights a vállalatok felkészítésével és tanácsadással foglalkozik, ezért tanúsítást nem végez, hiszen ez összeférhetetlenséget eredményezne. A folyamat minősítését tehát az IPR-Insightstól független partnerrel lehetséges elvégeztetni. 2. Kezdetleges 3. Követő 4. Gazdálkodó 5. Hatékony IPR-Insights szolgáltatások SAM-Insights funkciók Oktatás Gyártóspecifikus auditok Beszerzési tanácsadás Adatgyűjtés Naprakész tudásbázis Licenckezelés Stratégiaalkotás Folyamatszabályozás Emelt szintű támogatás Tanácsadói órakeret Infrastruktúra változások kezelése Licencraktár Verziókezelés Szerződések megújítása Szoftverleltár Számviteli tanácsadás Optimalizálás / költségcsökkentés Használtszoftvertanácsadás Törzsadat-integráció Szoftverkatalógus BMail Metering ISO felkészítés INAS Integrációs adatszolgáltatás 2. ábra: A SAM-Insights rendszer és az IPR-Insights szolgáltatásai 17/17. oldal