Pallas Athéné Domus Innovationis Alapítvány Pályázati szabályzata 1 1 Jóváhagyta a Pallas Athéné Domus Innovationis Alapítvány Kuratóriumának 40/2016. (04.22) számú határozata
A SZABÁLYZAT CÉLJA Az Alapítvány a Magyar Nemzeti Bank Társadalmi Felelősségvállalás Program keretében megfogalmazott közgondolkodási program szellemiségéhez igazodóan az Alapító Okiratában megfogalmazott célokhoz illeszkedő pályázatok szabályozott rend szerinti lebonyolítása, a pályázatokkal kapcsolatos kompetenciák egyértelmű meghatározása, valamint a pályázatok támogatásához szükséges forrás biztosítása, és a pályázatok nyilvántartásának áttekinthető és ellenőrizhető rendje érdekében az alábbi szabályzatot adja ki. A szabályzat célja a Pallas Athéné Domus Innovationis Alapítvány (a továbbiakban: Alapítvány) pályázatokkal kapcsolatos döntéshozatali tevékenységének teljes körű szabályozása, nyomon követhető eljárás renddel és feladat meghatározással. A szabályzat a pályázatok kiírásával kapcsolatos célokat és filozófiát, illetve a tevékenységekhez kapcsolódó döntési és eljárásrendet határozza meg, méghozzá oly módon, hogy azok az Alapító Okirattal és egyéb alapítványi dokumentumokkal összhangban legyenek. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A szabályzatban szereplő fogalmak értelmezése: Kuratórium: Az Alapítvány ügyvezető szerve a Kuratórium. A Kuratórium gondoskodik az Alapítvány céljainak megfelelő működéséről, biztosítja az alapítványi vagyon gondos kezelését. A Kuratórium tagjainak száma 5 fő, megbízatásuk határozatlan időre szól. A Kuratórium dönt a pályázatok kiírásáról, azok feltételeiről, a támogatások odaítéléséről, nyilvánosságra hozataláról. Bíráló Bizottság: A Bíráló Bizottság tagjai, a Kuratóriumnak az alapítóval érdekeltségi viszonyban nem álló, függetlennek tekintendő tagjai lehetnek, akik a pályázatokat tartalmilag és szakmailag ellenőrzik és részt vesznek a döntés előkészítésben. Pályázati koordinátor: Az Alapítványhoz beérkezett pályázatokkal kapcsolatos teljes körű ügyintézésért (előszűrés, kezelés, kapcsolattartás, szerződéskötés, iktatás, elszámolás, ellenőrzés, utókövetés) felelős munkavállaló. Pénzügyi ügyintéző: A pályázatok pénzügyi részének, így a beérkezett költségtervek és az elszámoláskor beadandó pénzügyi beszámolók ellenőrzésére kijelölt munkavállaló.
TARTALOM I. PÁLYÁZATI TÁMOGATÁSOK 1. Pályázati kiírások 2. Előszűrési fázis 3. Döntés előkészítés 4. Döntés 5. A pályázók értesítése 6. Szerződéskötés 7. Támogatási szerződés módosítása 8. Ellenőrzés és Elszámolás 9. Iktatás II. AZ ALAPÍTVÁNY ALAPÍTÓ OKIRATÁBAN MEGFOGALMAZOTT CÉLOKKAL ÖSSZEFÜGGŐ EGYÉB TÁMOGATÁS 1. Egyedi támogatás kezdeményezése 2. Előszűrési fázis 3. Döntés előkészítés 4. Döntés 5. A pályázók értesítése 6. Szerződéskötés 7. Támogatási szerződés módosítása 8. Ellenőrzés és Elszámolás 9. Iktatás III. DÖNTÉSI HATÁSKÖRÖK ÉS FELELŐSSÉGEK IV. JELENTÉSI RENDSZER V. HATÁLYBALÉPÉS
I. PÁLYÁZATI TÁMOGATÁSOK 1. PÁLYÁZATI KIÍRÁSÁSOK Az Alapítvány Alapító Okiratának VI.3.13. i pontja értelmében a pályázatok kiírásáról, azok feltételeiről kizárólag a Kuratórium jogosult dönteni. A kiírandó pályázatok szakmai előkészítését a pályázati koordinátor végzi. A pályázati útmutatót és a segéddokumentumokat a Kuratórium az alapítóval érdekeltségi viszonyban nem álló, függetlennek tekintendő tagok észrevételei és javaslatai alapján a pályázati koordinátor és a pénzügyi ügyintéző állítja össze. 2. ELŐSZŰRÉSI FÁZIS A jelentkezők a pályázati kiírásokat az Alapítvány honlapján érhetik el. Itt találhatóak a pályázáshoz szükséges jelentkezési űrlapok és segéddokumentumok, melyek kitöltése kötelező a pályázatok szabályos benyújtásához. A pályázati útmutatókban leírt módon kell megírni és megküldeni elektronikusan a palyazat@padibudapest.hu e-mail címre, ahol a tárgymezőben a pályázati kiírás nevét kell feltűntetni. A beérkezett pályázatok előszűrését a pályázati koordinátor, hiányában a titkárságvezető végzi. Az előszűrési fázisban az vizsgálható, hogy a pályázat megfelel-e a kiírásban és a segéddokumentumokban közzétett formai és tartalmi követelményeknek. Amennyiben a pályázat hiányos, avagy más okból formailag vagy tartalmilag nem felel meg a kiírásban közzétett követelményeknek, úgy az előszűrésben közreműködő munkatárs, a hiányokra történő felhívással, visszaküldi azt hiánypótlásra. Hiányos pályázat a Kuratórium elé elbírálásra nem vihető. 3. DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS A döntések előkészítését a Bíráló Bizottság végzi. A döntés előkészítésben résztvevő személyek begyűjtik az összes szükséges információt, dokumentumot, valamint a pályázattal kapcsolatos javaslatukat és a határozathoz tartozó előterjesztésük tervezetét. 4. DÖNTÉS Az alapító okirat VI.3.13. i pontja értelmében a támogatások odaítéléséről kizárólag a Kuratórium jogosult dönteni. A döntéssel kapcsolatos előterjesztésnek, a kapcsolódó szabályzatokba foglaltakon túl, az alábbiakat kell tartalmaznia: A Pályázati kiírás megnevezése; Előterjesztő neve
A döntés előkészítésben részt vevő személy előterjesztéshez kapcsolódó javaslata Pályázati anyag és a költségterv Az Alapítvány Kuratóriuma minden pályázatról külön köteles határozni. A Kuratórium a pályázatokról még akkor is külön-külön dönt, ha a témaazonosságra való tekintettel az előterjesztés bizonyos részei együttesen kerülnek megtárgyalásra. A Kuratórium a beérkezett pályázatokról elektronikusan is jogosult dönteni. A Kuratórium tagjai döntéseiket nem kötelesek indokolni. 5. A PÁLYÁZÓK ÉRTESÍTÉSE A pályázók kiértesítésére a Kuratóriumi határozatról készült jegyzőkönyv aláírását követően kerülhet sor e-mailben. A döntésről minden pályázót értesíteni kell, függetlenül attól, hogy a támogatását a Kuratórium elfogadta, vagy sem. Nemleges döntést a Kuratórium nem köteles indokolni, így indokolást a kiértesítő levél sem tartalmaz. A Kuratórium döntésével szemben jogorvoslatnak helye nincs, a Kuratóriumi döntésről készült jegyzőkönyvet a pályázó saját pályázata vonatkozásában jogosult megtekinteni. Amennyiben a Támogatott az értesítést követő 2 hónapon belül nem küldi meg Támogató részére a szerződéskötéshez szükséges dokumentumokat, úgy az adott Támogatási kérelmet a Támogató visszavontnak tekinti. 6. SZERZŐDÉSKÖTÉS A támogatási szerződések tervezetét a támogatást nyert pályázóknak, aláírás előtt, elektronikusan el kell küldeni, ellenőrzés, és a szerződéses rendelkezések megismerése céljából. Amennyiben a pályázónak kérdése van a szerződéssel kapcsolatban, úgy arra minden esetben válaszolni kell. Amennyiben a kérdés jogi, pénzügyi, vagy számviteli természetű, úgy a Pályázó az Alapítvány ügyvédjével, és pénzügyi ügyintézőjével közvetlenül is egyeztethet. Amennyiben lehetséges, úgy a szerződések aláírására személyesen, az Alapítvány irodájában kerül sor. Amennyiben a személyes részvétel méltányolható okból akadályba ütközik, úgy a szerződést először az Alapítvány Igazgatója írja alá 2 példányban, ami után a pályázati koordinátor postán küldi meg a Pályázó részére a támogatási szerződéseket. Ezután 1 példányt aláírva és minden oldalt szignálva kell visszaküldenie az Alapítvány levelezési címére. A Támogatási szerződés megkötésének napja az a nap, amikor azt utolsó aláíró is aláírta a támogatási szerződést.
A Támogatási összeg folyósítására kizárólag aláírt, és eredetiben rendelkezésre álló szerződés birtokában kerülhet sor. 7. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSA A Támogatott köteles haladéktalanul bejelenteni a Támogatónak, ha a korábban közölt adataiban változás következik be, vagy a támogatási szerződés egyéb feltételei megváltoznak. A Támogatott köteles a támogatási szerződés módosítását írásban, a kérelem tárgya és indoklás megjelölése mellett, a szükséges dokumentumokkal alátámasztva kezdeményezni. A Pályázati koordinátor gondoskodik a beérkezett módosítási kérelem tartalmi, formai ellenőrzéséről. A módosítási kérelem tárgyában a Kuratórium jogosult dönteni, a Támogató a Támogatottat e-mail útján értesíti. Ha a Támogatott részéről érkezett módosítás kérelem alapján a Támogató úgy ítéli meg, hogy a Támogatási szerződés módosítása indokolt, és a módosításra irányuló kérelmet - és a módosítást alátámasztó egyéb dokumentumokat - a Támogatott megfelelően nyújtotta be, a Támogató elkészíti a szerződésmódosítást, és azt megküldi a Támogatottnak. Amennyiben a Támogatottnak tisztázó kérdése van a szerződésmódosítással kapcsolatban, úgy arra minden esetben válaszolni kell. A Támogatási szerződés módosításának aláírására lehetőség szerint személyesen, a Támogató irodájában kerül sor. Amennyiben a felek részéről történő egyidejű aláírás méltányolható okból nem lehetséges, úgy a Támogató a szerződésmódosítás felek által megismert és jóváhagyott az Igazgató részéről már aláírt - változatát két példányban a Támogatott részére postai úton aláírásra elküldi. A Támogatott az Igazgató aláírását követően írja alá a szerződésmódosítást, majd visszaküldi a Támogató levelezési címére. 8. ELLENŐRZÉS ÉS ELSZÁMOLÁS A támogatási összeg felhasználásának ellenőrzését, valamint az ahhoz kapcsolódó szankciókat, tekintettel az eltérő metodikájú és struktúrájú támogatásokra, a támogatási szerződések és azok mellékletei egyedileg tartalmazzák. Az Alapítvány bármikor jogosult ellenőrizni a támogatás felhasználását, illetve jogosult ezzel kapcsolatosan bármikor információt kérni, valamint a pályázati cél költségvetését teljes egészében, előzetesen és utólagosan ellenőrizni. A Támogatott köteles az önerő és a támogatási összeg felhasználását 100%-ig bizonylatokkal alátámasztani a költségtervének megfelelően. Alátámasztó dokumentumok:
1. Az elszámolásra kerülő számlák és alátámasztó dokumentumok az Alapítvány kuratóriuma által jóváhagyott költségvetési táblázat alapján kerül ellenőrzésre. 2. Az elszámoláshoz szükséges bizonylatokat (számlák, banki kivonatok, kiadási pénztárbizonylatok, személyi jellegű költségek bizonylata, stb.) a támogatási szerződésben meghatározott elszámolási határidőig áll módunkban befogadni. A határidőn túl keletkezett bizonylatok elutasításra kerülnek. 3. Jogi személyek esetében a pályázat mellékleteként benyújtott áfa-nyilatkozat az alapja a benyújtott számlák megítélésének. Amennyiben a pályázó Áfa visszaigénylésre jogosult, a számlák nettó módon kerülnek elszámolásra. 4. Minden dokumentumot hiteles másolatban kell leadni, a hitelesítés módja a következő: a fénymásolatot a hivatalos képviselő vagy a Pályázó személy aláírásával kell ellátni, illetve feltüntetni a következő szöveget: a. A másolat az eredetivel mindenben megegyező. b. A PADI Alapítvány felé elszámolva a.. számú kuratóriumi határozat alapján 5. A számviteli bizonylatokról (számla, bérkarton, egyéb) a költségterv alapján egy elszámolási összesítő táblázatot kell készíteni, mely tartalmazza a költségszámla sorszámát, a kiállító nevét, a pályázathoz benyújtott költségtervben megadott költségsorok nevét, illetve, hogy mekkora összeget kívánnak az önerő illetve a támogatás terhére elszámolni. A költségek utólagos átcsoportosítására nincs lehetőség, az Alapítvány a Kuratórium által jóváhagyott költségtervet veszi alapul az elszámolás ellenőrzésekor, így a költségterv és az elszámolási összesítő közötti különbözetet vissza kell utalni az Alapítvány javára. A Támogatottnak a projekt időszakában, de legkésőbb az elszámolási határidő előtt 2 hónapig van lehetősége egy alkalommal költségvetés módosítási kérelemmel élni. Ez a kérelem csak azon Támogatottak esetében lehetséges, akik csak kisebb változtatásokat szeretnének kérni a Kuratórium által jóváhagyott költségtervhez képest. Kérelem benyújtásának módja: 1. Hivatalos levelet kell írni a palyazat@padibudapest.hu e-mail címre, amiben megindokolja a költségvetés módosításának szükségességét és csatolja hozzá a módosított költségtervet. 2. Ezután a kérelem elbírálásra kerül az Alapítvány Kuratóriuma által, aminek eredményéről tájékoztatjuk a Támogatottat.
Egyéb, az elszámoláskor benyújtandó dokumentumok: Részletes szakmai beszámoló a rendezvényről, az utazásról, a képzésről, illetve az esetlegesen elkészült disszeminációs kiadványokból, könyvekből, folyóiratokból, tanulmányokból, stb. egy példány megküldése a pályázati koordinátor részére. Elszámolás benyújtásának rendje: A Támogatottnak a támogatási szerződésben meghatározott határidőig kell az elszámolást benyújtania, előzetesen elektronikusan a palyazat@padibudapest.hu email címre, ahol a tárgymezőbe az alábbi hivatkozást kell feltűntetni: PADI elszámolás, Támogatott neve, a támogatási szerződésben szereplő határozatszám Jóváhagyást követően, papír alapon is el kell juttatni a 1013 Budapest, Döbrentei utca 2. szám alatti épületébe, postai vagy személyes úton. 9. IKTATÁS A Bizonylati és Iratkezelési szabályzat a pozitív elbírálásban részesülő Pályázók esetében az iratok kezelésének biztonságos módját, rendszerezését, nyilvántartását, irattárazását szabályozza. Az Alapítvány Kuratóriuma által megszavazott pályázatok kapcsán keletkezett támogatási szerződéseket, a döntés előkészítésben részt vevő Bíráló bizottsági tagok javaslatait, az előterjesztéseket, a jóváhagyott pályázatokat a költségtervvel kiegészülve, valamint a már ellenőrzött költségelszámolásokat ugyanazon az iktatószámon kell iktatni, az Alapítvány által használt dokumentumkezelő rendszerbe.
II. AZ ALAPÍTVÁNY ALAPÍTÓ OKIRATÁBAN MEGFOGALMAZOTT CÉLOKKAL ÖSSZEFÜGGŐ EGYÉB TÁMOGATÁS 1. EGYEDI TÁMOGATÁSOK KEZDEMÉNYEZÉSE Az Alapítvány az Alapító Okiratában megfogalmazott célokkal összefüggő olyan egyéb támogatásokat is nyújthat, amelyek szakmai megalapozottságuk és témájuk szempontjából illeszkednek az Alapítvány által meghatározott célokhoz, azonban nem illenek bele egyik pályázati kiírásba sem. Ezekről minden esetben a Kuratórium jogosult dönteni. 2. ELŐSZŰRÉSI FÁZIS A beérkezett pályázatok előszűrését a pályázati koordinátor végzi. Az előszűrési fázisban az vizsgálható, hogy a pályázat megfelel-e az Alapítvány Alapító Okiratában megfogalmazott céloknak. Amennyiben a pályázatnak formai és tartalmi szempontból megfelelő, úgy a pályázat döntés előkészítés céljából továbbításra kerül a Bíráló Bizottságnak. 3. DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS A döntések előkészítését a Bíráló Bizottság végzi. 4. DÖNTÉS Az alapító okirat VI.3.13. i pontja értelmében a támogatások odaítéléséről kizárólag a Kuratórium jogosult dönteni. A döntéssel kapcsolatos előterjesztésnek, a kapcsolódó szabályzatokba foglaltakon túl, az alábbiakat kell tartalmaznia: Előterjesztő neve A döntés előkészítésben részt vevő személy előterjesztéshez kapcsolódó javaslata és, hogy az Alapító Okirat mely pontjának, melyik bekezdésében megfogalmazott céljával vagy céljaival vág egybe és segíti azok megvalósítását; Pályázati anyag és a költségterv
Az Alapítvány Kuratóriuma minden pályázatról külön köteles határozni. A Kuratórium a pályázatokról még akkor is külön-külön dönt, ha a témaazonosságra való tekintettel az előterjesztés bizonyos részei együttesen kerülnek megtárgyalásra. A Kuratórium a beérkezett pályázatokról elektronikusan is jogosult dönteni. A Kuratórium tagjai döntéseiket nem kötelesek indokolni. 5. A PÁLYÁZÓK ÉRTESÍTÉSE A pályázók kiértesítésére a Kuratóriumi határozatról készült jegyzőkönyv aláírását követően kerülhet sor. A döntésről minden pályázót értesíteni kell, függetlenül attól, hogy a támogatását a Kuratórium elfogadta, vagy sem. Nemleges döntést a Kuratórium nem köteles indokolni, így indokolást a kiértesítő levél sem tartalmaz. A Kuratórium döntésével szemben jogorvoslatnak helye nincs, a Kuratóriumi döntésről készült jegyzőkönyvet a pályázó nem jogosult megtekinteni. 6. SZERZŐDÉSKÖTÉS A támogatási szerződések tervezetét a támogatást nyert pályázóknak, aláírás előtt el kell küldeni, ellenőrzés, és a szerződéses rendelkezések megismerése céljából. Amennyiben a pályázónak kérdése van a szerződéssel kapcsolatban, úgy arra minden esetben válaszolni kell. Amennyiben a kérdés jogi, pénzügyi, vagy számviteli természetű, úgy a Pályázó az Alapítvány ügyvédjével, és pénzügyi ügyintézőjével közvetlenül is egyeztethet. Amennyiben lehetséges, úgy a szerződések aláírására személyesen, az Alapítvány irodájában kerül sor. Amennyiben a személyes részvétel méltányolható okból akadályba ütközik, úgy a szerződést először az Alapítvány Igazgatója írja alá 2 példányban, ami után a pályázati koordinátor postán küldi meg a Pályázó részére a támogatási szerződéseket. Ezután 1 példányt aláírva és minden oldalt szignálva kell visszaküldenie az Alapítvány levelezési címére. A Támogatási szerződés megkötésének napja az a nap, amikor azt utolsó aláíró is aláírta a támogatási szerződést. A Támogatási összeg folyósítására kizárólag aláírt, és eredetiben rendelkezésre álló szerződés birtokában kerülhet sor. 7. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSA A Támogatott köteles haladéktalanul bejelenteni a Támogatónak, ha a korábban közölt adataiban változás következik be, vagy a támogatási szerződés egyéb feltételei megváltoznak.
A Támogatott köteles a támogatási szerződés módosítását írásban, a kérelem tárgya és indoklás megjelölése mellett, a szükséges dokumentumokkal alátámasztva kezdeményezni. A Pályázati koordinátor gondoskodik a beérkezett módosítási kérelem tartalmi, formai ellenőrzéséről. A módosítási kérelem tárgyában a Kuratórium jogosult dönteni. A hozott döntésről a Támogató a Támogatottat írásban értesíti. Ha a Támogatott részéről érkezett módosítás kérelem alapján a Támogató úgy ítéli meg, hogy a Támogatási szerződés módosítása indokolt, és a módosításra irányuló kérelmet - és a módosítást alátámasztó egyéb dokumentumokat - a Támogatott megfelelően nyújtotta be, a Támogató elkészíti a szerződésmódosítást, és azt megküldi a Támogatottnak. Amennyiben a Támogatottnak tisztázó kérdése van a szerződésmódosítással kapcsolatban, úgy arra minden esetben válaszolni kell. A Támogatási szerződés módosításának aláírására lehetőség szerint személyesen, a Támogató irodájában kerül sor. Amennyiben a felek részéről történő egyidejű aláírás méltányolható okból nem lehetséges, úgy a Támogató a szerződésmódosítás felek által megismert és jóváhagyott az Igazgató részéről már aláírt - változatát két példányban a Támogatott részére postai úton aláírásra elküldi. A Támogatott az Igazgató aláírását követően írja alá a szerződésmódosítást, majd visszaküldi a Támogató levelezési címére. 8. ELLENŐRZÉS ÉS ELSZÁMOLÁS A támogatási összeg felhasználásának ellenőrzését, valamint az ahhoz kapcsolódó szankciókat, tekintettel az eltérő metodikájú és struktúrájú támogatásokra, a támogatási szerződések és azok mellékletei egyedileg tartalmazzák. Az Alapítvány bármikor jogosult ellenőrizni a támogatás felhasználását, illetve jogosult ezzel kapcsolatosan bármikor információt kérni, valamint a pályázati cél költségvetését teljes egészében, előzetesen és utólagosan ellenőrizni. A Támogatott köteles az önerő és a támogatási összeg felhasználását 100%-ig bizonylatokkal alátámasztani a költségtervének megfelelően. Alátámasztó dokumentumok: 1. Az elszámolásra kerülő számlák és alátámasztó dokumentumok az Alapítvány kuratóriuma által jóváhagyott költségvetési táblázat alapján kerül ellenőrzésre. 2. Az elszámoláshoz szükséges bizonylatokat (számlák, banki kivonatok, kiadási pénztárbizonylatok, személyi jellegű költségek bizonylata, stb.) a támogatási
szerződésben meghatározott elszámolási határidőig áll módunkban befogadni. A határidőn túl keletkezett bizonylatok elutasításra kerülnek. 3. Jogi személyek esetében a pályázat mellékleteként benyújtott áfa-nyilatkozat az alapja a benyújtott számlák megítélésének. Amennyiben a pályázó Áfa visszaigénylésre jogosult, a számlák nettó módon kerülnek elszámolásra. 4. Minden dokumentumot hiteles másolatban kell leadni, a hitelesítés módja a következő: a fénymásolatot a hivatalos képviselő vagy a Pályázó személy aláírásával kell ellátni, illetve feltüntetni a következő szöveget: c. A másolat az eredetivel mindenben megegyező. d. A PADI Alapítvány felé elszámolva a.. számú kuratóriumi határozat alapján 5. A számviteli bizonylatokról (számla, bérkarton, egyéb) a költségterv alapján egy elszámolási összesítő táblázatot kell készíteni mely tartalmazza a költségszámla sorszámát, a kiállító nevét, a pályázathoz benyújtott költségtervben megadott költségsorok nevét, illetve, hogy mekkora összeget kívánnak az önerő illetve a támogatás terhére elszámolni. A költségek utólagos átcsoportosítására nincs lehetőség, az Alapítvány a Kuratórium által jóváhagyott költségtervet veszi alapul az elszámolás ellenőrzésekor, így a költségterv és az elszámolási összesítő közötti különbözetet vissza kell utalni az Alapítvány javára. A Támogatottnak a projekt időszakában, de legkésőbb az elszámolási határidő előtt 2 hónapig van lehetősége egy alkalommal költségvetés módosítási kérelemmel élni. Ez a kérelem csak azon Támogatottak esetében lehetséges, akik csak kisebb változtatásokat szeretnének kérni a Kuratórium által jóváhagyott költségtervhez képest. Egyéb, az elszámoláskor benyújtandó dokumentumok: Részletes szakmai beszámoló a rendezvényről, az utazásról, a képzésről, illetve az esetlegesen elkészült disszeminációs kiadványokból, könyvekből, folyóiratokból, tanulmányokból, stb. egy példány megküldése a pályázati koordinátor részére. Elszámolás benyújtásának rendje: A Támogatottnak a támogatási szerződésben meghatározott határidőig kell az elszámolást benyújtania, előzetesen elektronikusan a palyazat@padibudapest.hu email címre, ahol a tárgymezőbe az alábbi hivatkozást kell feltűntetni: PADI elszámolás, Támogatott neve, a támogatási szerződésben szereplő határozatszám
Jóváhagyást követően, papír alapon is el kell juttatni a 1013 Budapest, Döbrentei utca 2. szám alatti épületébe, postai vagy személyes úton. 9. IKTATÁS A Bizonylati és Iratkezelési szabályzat a pozitív elbírálásban részesülő Pályázók esetében az iratok kezelésének biztonságos módját, rendszerezését, nyilvántartását, irattárazását szabályozza. Az Alapítvány Kuratóriuma által megszavazott pályázatok kapcsán keletkezett támogatási szerződéseket, a döntés előkészítésben részt vevő Bíráló bizottsági tagok javaslatait, az előterjesztéseket, a jóváhagyott pályázatokat a költségtervvel kiegészülve, valamint a már ellenőrzött költségelszámolásokat ugyanazon az iktatószámon kell iktatni, az Alapítvány által használt dokumentumkezelő rendszerbe.
III. DÖNTÉSI HATÁSKÖRÖK ÉS FELELŐSSÉGEK Kuratórium A pályázati szabályzatot a Kuratórium fogadja el, indokolt esetben felülvizsgálja. A felülvizsgálat célja annak biztosítása, hogy biztosítani tudja az Alapítvány céljainak megvalósulását. Igazgató Az Igazgató a Kuratórium döntése szerint gondoskodik a döntések végrehajtásáról, a támogatási szerződések megkötéséről, a támogatás felhasználásának ellenőrzéséről. IV. JELENTÉSI RENDSZER Az igazgató az alábbiak szerint beszámol Kuratórium és a Felügyelő bizottság részére: Minden év február 28-ig tájékoztatást ad az előző évben kifizetett támogatási összegekről és javaslatot tesz a pályázati kiírásokkal, avagy a szerződésekkel kapcsolatos változtatásokra, figyelembe véve a tapasztalatait. V. HATÁLYBALÉPÉS Jelen Szabályzat az elfogadásának napján lép hatályba. Dr. Nagy Róza a Kuratórium elnöke