35/2016. E L Ő T E R J E S Z T É S Pétfürdő Nagyközség Önkormányzati Képviselő-testületének 2016. január 28-ai ülésére Tárgy: Csekknyomtató program és gép beszerzése Előterjesztő: Jánosiné Izsó Ildikó jegyző
Tisztelt Képviselő-testület! Január elején megkeresett bennünket a székesfehérvári Alba Kontakt Irodatechnika ügyvezetője azzal, hogy Konica Minolta multifunkciós hálózati nyomtatókat ajánlana megvétel vagy bérleti díj fizetése melletti üzemeltetési szerződésre. Ugyanekkor ajánlotta a Konica Minolta változóadat-nyomtatási megoldását a helyi adó csekkek teljes megszemélyesítéssel történő helyben nyomtatására. Ez utóbbi felkeltette az érdeklődésünket, ezért a Konica Minolta képviselője tartott részünkre egy tájékoztatót a rendszer működéséről, valamint adós kolléganőink megtekinthették a Balatonfűzfőn jelenleg is működő rendszert. Ez a program eredetileg tömeges számlák nyomtatására, vállalati környezetre készült, melyet továbbfejlesztettek önkormányzati alkalmazásra. Sajnos, mint kiderült, az Önkadóban készült határozatokat nem, csak a külön, Word-ben készített határozatokat tudja kezelni. A Planet Press Watch BW programmal működő rendszerre végül a Konica Minolta Veszprém megyei partnere, az Infornax tett ajánlatot, melyet mellékelek. Közben megkeresett bennünket a Delfin Rendszerház Kft. is, akik viszont a kifejezetten önkormányzati felhasználásra készült a szoftver forgalmazójának elmondása szerint már az új ASP rendszerrel is kompatibilis IPS változóadat nyomtatási szoftvert ajánlották, Ricoh multifunkciós hálózati nyomtató üzemeltetésével. Esetükben adós kolléganőink az idő rövidsége miatt nem utaztak el a referencia helyszínen megtekinteni a rendszer működését, viszont telefonon beszéltek egy olyan budapesti adócsoport vezetőjével és ügyintézőjével, akik korábban a Planet Press Watch BW programot alkalmazták és arról tértek át az IPS programra, így mindkét rendszerrel szereztek tapasztalatokat. Az elmondottak alapján kolléganőim egyértelműen az IPS programot találják megfelelőbbnek, annál is inkább, mivel ez a program az az Önkadóban eddig is alkalmazott, saját határozatminták alapján elkészített határozatokat is tudja kezelni. A Delfin Rendszerház Kft. ajánlatát is mellékelem. Tisztelt Képviselő-testület! A jelenlegi több éves gyakorlat az, hogy február végén, március elején kiküldésre kerülnek mind az első, mind a második félévi csekkek. Ezek a nyomdában készült, az önkormányzati számlaszámot tartalmazó csekkek ezen túlmenően majdnem teljesen üresek, adós kolléganőink kézzel csak az adós azonosítószámát tüntetik fel rajtuk. A teljes további kitöltés az adózóra hárul, így nagyobb a tévesztés és rontás lehetősége, illetve kirívó esetként már az is előfordult, hogy a feladó adatai a feladott csekken üresen maradtak.
- 2 - Az új rendszer alkalmazásával a csekkek mindkét programmal valamennyi adat kitöltésével, teljes megszemélyesítéssel, a kedvezőbb postai feldolgozási díjat jelentő TC-51-es kóddal kerülnek nyomtatásra A határozatok, egyenlegértesítők hagyományos sima fénymásolópapírra, a csekkek alul 1 csekkes bianko csekklapra kerülnek nyomtatásra. Itt a két program közti lényeges különbség, hogy az IPS esetében két csekkes lap is használható, azaz esetünkben 1 lapra mindkét félévi csekk kinyomtatható (telefonos érdeklődésre azt a választ kaptuk a csekklap forgalmazójától, hogy az 1 csekkes és 2 csekkes lap ára azonos). Az IPS program mellett szól az is, hogy Ricoh nyomtatóra készült. A Korábbi években voltak már nálunk üzemeltetésre Konica Minolta gépek is, azonban a tapasztalataink alapján cseréltük le őket a jelenleg is használt Ricoh gépekre. Mindenki tapasztalata az volt, hogy a Ricoh gépek menüje érthetőbb, logikusabb és a meghibásodásuk is ritkább. Továbbá a kedvezményes áron ajánlott Konica Minolta gépek csak 2 papíradagoló fiókosak, így ezen az áron az A3-as nyomtatás nem megoldott. A további 2 papíradagoló fiók igénylése további, most nem kalkulált költséget jelentene. A Ricoh gép viszont eleve 4 fiókos, mint a jelenleg használtak. A csekkek helyben történő nyomtatásával a biankó csekklapokra mindig a szükséges számú csekk kerül kinyomtatásra, míg a jelenleg használt csekkek esetében számlánként előre kell megrendelni nagyobb mennyiséget. A magánszemélyek kommunális adójának befizetéséhez már csak kb. 1000 db csekkel rendelkezünk, ezért kérjük a Tisztelt Képviselő-testület sürgős döntését a csekknyomtatáshoz szükséges program és fénymásoló beszerzésére vonatkozóan. Az ideális megoldás az lenne, ha a teljes rendszer a borítékolóval együtt beszerzésre kerülne, azonban az évi kb. 8000 db-os adós küldemény és a borítékoló évi néhány napos tömeges használata ezt nem teszi kifizetődővé. Az adós ügyintézők irodájában elhelyezendő hálózati multifunkciós nyomtató helyét már egyébként is kialakítottuk, új beszerzés nélkül a jelenlegi, üzemeltetési szerződésben nálunk lévőkből kerülne oda egy. Az önkormányzati adóhatóság év eleji munkáját viszont nagymértékben megkönnyítené az új gép és szoftver beszerzése, gazdaságosabbá tenné a csekkek felhasználását, és nem utolsó sorban, mint a Polgármesteri Hivatal egyetlen, jelentős bevételt eredményező feladatkörét ellátó ügyintézők, a kolléganők is megérdemelnék a munkájuk könnyebbé és színvonalasabbá tételét eredményező beruházást. Az új rendszer bevezetése az előre teljesen kitöltött csekkekkel a magánszemély adózók számára is könnyebbséget jelentene.
- 3 - Kérjük a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a sürgető I. félévi adóbefizetési határidőre tekintettel a beszerzésről még a 2016. évi költségvetés tárgyalása előtt hozza meg döntését, ugyanis az átfutási idő minimum 3 hét (a csekkek próbanyomatotát indulás előtt a postával jóvá kell hagyatni). Későbbi döntés esetén az ez évi csekkek kiküldéséhez még a hagyományos módon kell a csekkeket megrendelnünk, és a szoftver már csak a jövő évben lenne hasznosítható. A határozati javaslat a Delfin Rendszerház Kft. ajánlatának elfogadását tartalmazza vételi, illetve bérleti változatban. Pétfürdő, 2016. január 26. Jánosiné Izsó Ildikó jegyző
Pétfürdő Nagyközség Képviselő-testülete 8105. Pétfürdő, Berhidai út 6. Határozati javaslat Pétfürdő Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete 2016. január 28-ai rendkívüli ülésén meghozta a./2016.(i.28.) számú képviselő-testületi h a t á r o z a t ot: Pétfürdő Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete úgy határozott, hogy az önkormányzati adóhatóság által kibocsátandó adóbefizetési csekkek helyben történő nyomtatásának feltételeit 2016. évtől megteremti. A. változat: Ennek érdekében a Pétfürdői Polgármesteri Hivatal 2016. évi költségvetésében - 1 db Ricoh MP3054SP A3 (másoló/nyomtató/szkenner), valamint - 1 db IPS változóadat nyomtatási szoftver (valamint annak további két éves support és upgrade díja és testreszabása) megvásárlásának fedezetéül a Pétfürdői Polgármesteri Hivatal beruházási előirányzatai között bruttó 3.708 ezer Ft-ot biztosít. Felhatalmazza a jegyzőt, hogy az eszközt és szoftvert a költségvetési rendelet kihirdetése előtt megrendelje. B. változat: Ennek érdekében hozzájárul ahhoz, hogy a jegyző 1 db Ricoh MP3054SP A3 (másoló/nyomtató/szkenner), valamint az IPS változóadat nyomtatási szoftver használatára 36 hónapos futamidejű bérleti szerződést kössön. A 109.871,-Ft + ÁFA/hó összegű bérleti díj fedezetét a Pétfürdői Polgármesteri Hivatal működési költségvetésében biztosítja. Mindkét változatnál: Felkéri a polgármestert, hogy e döntésre a 2016. évi költségvetési javaslat előterjesztésekor legyen figyelemmel. Határidő: a megrendelésre/szerződéskötésre: 2016. február 1. Felelős: Jánosiné Izsó Ildikó jegyző Pétfürdő, 2016. január 28. Horváth Éva polgármester Jánosiné Izsó Ildikó jegyző