DERECSKE-LÉTAVÉRTESI KISTÉRSÉG TÖBBCÉLÚ KISTÉRSÉGI TÁRSULÁSA gazdasági szervezetének ÜGYRENDJE Készült: a többszörösen módosított 249/2000 (XII. 24.) Korm. rendelet előírásai alapján alapján.
Tartalom: 1. A gazdasági szervezet által ellátandó pénzügyi-gazdálkodási feladatok Költségvetés tervezésével összefüggő feladatok Előirányzat-felhasználás Saját hatáskörű előirányzat-módosítás Bevételek beszedése Finanszírozási teendők ellátása Munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatok Üzemeltetés, fenntartás, működtetés Beruházás Vagyonhasználat, hasznosítás Munkaerő-gazdálkodás Készpénzkezelés Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatás Költségvetés tervezésével összefüggő feladatok A költségvetési koncepció A többcélú kistérségi társulás éves költségvetésének összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként költségvetési koncepciót készít. A koncepció elkészítéséhez, összeállításához az érvényben lévő központi jogszabályok és a társulási döntések figyelembevételével át kell tekinteni: a társulás és a társuláshoz tartozó részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatait, kötelezettségeit, valamint a társulás bevételi forrásait. A költségvetési szervtől beszerzett, valamint a kistérségi irodában lévő információk alapján ki kell alakítani a társulás költségvetésének készítésének alapját képező költségvetési koncepciót. 2
A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni a pénzügyi bizottság véleményét. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza: az alap-előirányzatot, és az előirányzati többletet Az alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintre- hozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: - a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, - a tervévet megelőző évben a társulás által a társulási költségvetés általános - és céltartaléka terhére engedélyezett- nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét, - a feladat átadás- átvételből, illetve megszüntetésből, korszerűsítésből adódó előirányzat- változásokat, - bevételi előirányzat változást, - kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulást. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az, az előirányzat változás, amelyet - a társulás által egyszeri jellegűnek minősített a társulási költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, - egyszeri jelleggel engedélyezett a társulás az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintre- hozást kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzat kiadási, bevételi többlet tartalma Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet - egyszeri jellegű vagy - a következő év költségvetésébe beépülő. Az alap-előirányzati többlettel növelt összege a javasolt előirányzat, melyet a következők szerint kell levezetni: Előző évi eredeti előirányzat + Szerkezeti változások + - Bázis előirányzat + - Szintrehozás + - 3
Alap -előirányzat + Előirányzat többlet + Tárgyévi javasolt előirányzat + A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt azokat az áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kiadását. A költségvetési rendelettervezet összeállítása Az intézmények és a kistérségi iroda költségvetési javaslatai alapján a társulás költségvetési határozat-tervezetét a következő szerkezetben kell elkészíteni: a.) a társulás és a önállóan/részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként, a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcím csoportonkénti részletezettségben ; b.) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; - a személyi jellegű juttatások, - a munkaadót terhelő járulékokat / társadalombiztosítási járulék + munkaadói járulék, - dologi jellegű kiadásokat, - az ellátottak pénzbeli juttatásait, - speciális célú támogatásokat. c.) a felújítási előirányzatokat célonként; d.) a felhalmozási kiadások feladatonként; e.) a kistérségi iroda költségvetési feladatonként, valamint külön tételben - az általános és, - a céltartalék; f.) éves létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként ; g.) a több éves kihatással járó feladatok előirányzatait éves bontásban ; h.) a működési és felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve- együttesen egyensúlyban a határozat mellékletében be kell mutatni; i.) az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzat-felhasználási ütemtervet; j.) elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló projektek bevételei, kiadásai, valamint a társuláson kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások. 4
A költségvetési határozatnak mindezt a társulásra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmazni kell. A társulási tanács a kiemelt előirányzatok körét ennél részletesebben is meghatározhatja. A költségvetési határozat előterjesztésekor a társulási tanács részére tájékoztatásul be kell mutatni a társulás összes bevételét, kiadását, finanszírozását pénzeszközeinek változását szöveges indokolással együtt. A társulási tanács által elfogadott és költségvetési határozatba foglalt, a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról - a határozat megküldésével - tájékoztatni kell az intézményeket. Elemi költségvetés összeállítása A tervezés második szakaszában a társulás költségvetési határozatában elfogadott kiemelt előirányzatok és szabályok szerint el kell készíteni a kistérségi iroda elemi költségvetését. Az államháztartás információs rendszere számára továbbítandó, részletes költségvetési előirányzatokat tartalmazó költségvetést a Pénzügyminisztérium által I.) Többcélú kistérségi társulási költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúra űrlapjainak kitöltésével kell elkészíteni. 1.1. Előirányzat-felhasználás Az előirányzat felhasználás körében a szerv feladatai közé tartozik: - (a MÁK garnitúrának és a költésvetési rendeletnek megfelelő) számlaszám mélységű eredeti előirányzatok meghatározása, - az eredeti előirányzatok alapján az előirányzat-felhasználási ütemterv és a likviditási terv elkészítése, - az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése: - az 100 ezer forint alatti, előzetes írásbeli kötelezettségvállaláshoz nem kötött kifizetésekről, valamint, - az írásbeli kötelezettségvállalásokról, - az előirányzat-felhasználás során a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés jogkörének külön belső szabályzat szerinti bonyolítása, - szükség szerint az előirányzat-felhasználási ütemterv, valamint a likviditási terv módosítása. 1.2. Saját hatáskörű előirányzat-módosítás A szerv a saját hatáskörű előirányzat-módosítási feladatok körében köteles ellátni az alábbi részfeladatokat: 5
- a saját hatáskörű előirányzat módosítás érdekében (ha szükséges) előirányzatmódosítási javaslat kidolgozása, - költségvetési rendelet módosítás megfogalmazása, ehhez szükséges előterjesztés készítése, - az előirányzat módosítással kapcsolatos dokumentumok elkülönített gyűjtése. 1.3. Üzemeltetés, fenntartás, működtetés A szerv az üzemeltetési, fenntartási, működtetési feladatai között az alábbi kiemelt feladatokat látja el: - tervezi az üzemeltetési, fenntartási, működtetési kiadásokat, - javaslatot tesz ezen kiadások ésszerűsítésére, energia és költségtakarékos működtetésre törekszik, - az üzemeltetés, fenntartás, működtetés területén kötelezettséget vállal, - az épületek, gépek járművek karbantartása érdekében éves karbantartási tervet készít, - több éves felújítási javaslatot készít, megjelölve a saját erőből, illetve a más egyéb módon megoldható felújításokat. 1.4. Beruházás A szerv a beruházásokkal kapcsolatos feladatai során ellátja a következő teendőket: - kidolgozza a hosszú, közép, és rövid távú fejlesztési elképzeléseit, - adott beruházásokkal kapcsolatban beruházási számításokat végez, ellenőrizve a beruházás hatékonyságát, gazdaságosságát, a beruházással elérhető eredményeket, - adott beruházással kapcsolatban alternatívákat dolgoz ki, - beszerzi a beruházásokkal kapcsolatos előzetes ajánlatokat, költségvetéseket, - a beruházás megkezdése előtti eljárást, illetve a közbeszerzési törvény szerint jár el, - a beruházást tervezi az adott évi költségvetésben gondoskodik arról, hogy a beruházás a költségvetési határozatban megjelenjen, - a beruházással kapcsolatos kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, - gondoskodik a beruházás lebonyolításáról, - a pénzügyi teljesítés előtt gondoskodik arról, hogy a beruházás teljesítését megfelelő szakember a szerv részéről igazolja (teljesítés igazolás), - az elkészült beruházást üzembe helyezi (üzembe-helyezési okmányt állítson ki), - az elkészült beruházást a kettős könyvvitel rendszerében nyilvántartja (főkönyvi számlán, és analitikus nyilvántartásban is). 6
1.5. Vagyonhasználat, hasznosítás A vagyont az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatásban be kell mutatni. A vagyonkimutatásban : a./ tételesen - értékben és mennyiségben - szerepeltetni kell l. ) a társulás tulajdonában és 2.) a kistérségi iroda, valamint 3.) az intézmények kezelésében lévő, értékben nyilvántartott immateriális javakat, tárgyi eszközöket, és befektetett pénzügyi eszközöket, b./ összevont értékben szerepeltetni kell a társulási vagyon részéét képező és - a kistérségi iroda, illetve - az intézmények kezelésében lévő készletek, valamint követelések, pénzügyi elszámolások értékét. A kistérségi irodában értékben nyilvántartott vagyontárgyakban bekövetkezett bárminemű változásról a vagyonkezelési, nyilvántartási feladatokat ellátó dolgozót értesíteni kell. A szerv feladata e tárgykörben, hogy: - A társulás vagyonát nyilvántartsa: - a főkönyvi könyvelésben, illetve annak részletezéseképpen az analitikus nyilvántartásban teljes körűen szerepeltesse mennyiségben és értékben, - a vagyonhasználat során a vagyonrendelet által előírt eljárási rendet betartsa, - a vagyonhasznosítás során a vagyonrendelet által rögzített eljárás feladatait kell végrehajtani. 1.6. Munkaerő-gazdálkodás A kistérségi iroda és Magyar Államkincstár Hajdú - Bihar Megyei Területi Igazgatósága közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - munkakapcsolatot a jelentős- felelős tart. A felelős továbbítja a Magyar Államkincstár Hajdú - Bihar Megyei Területi Igazgatóságához mindazokat a rendelkezéseke, jelentéseket, okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Magyar Államkincstár Megyei Területi Igazgatóságához minden esetben be kell jelenteni 7
A jelentő- felelősnek - az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár Hajdú-Bihar Megyei Területi Igazgatósága által kialakított szabályok szerint kell eljárnia, - az adatközlés változásjelentés során a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmazni. A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő- felelős vezeti. 1.7. Készpénzkezelés A szervnél a készpénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, a szerv házipénztár és pénzkezelési szabályzatában meghatározattak szerint kell ellátni. 1.8. Könyvvezetés és beszámolási kötelezettség, adatszolgáltatás A szervre vonatkozóan a könyvvezetési feladatok között el kell látni: - a kettős könyvelést: - az előirányzat számlák, valamint - a teljesítés számlák vonatkozásában; - az analitikus könyvelést. A könyvvezetési és beszámolási kötelezettséget a szerv a Számviteli szabályzataiban rögzített részletes szabályok szerint köteles teljesíteni. Az adatszolgáltatással kapcsolatos részletes szabályokat a szerv vonatkozásában is az SZMSZ, illetve annak mellékletei határozzák meg. 1.9. Könyvvezetés, beszámolási kötelezettség és adatszolgáltatás A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvény és az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/ 2000 ( XII. 24.) számú Korm. rendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményről, mely a társulás eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba, csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek. 8
Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni - a készpénz kezeléséhez, - jogszabály előírásai alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat / ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is./, valamint, - minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. A kistérségi irodában szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni - a készpénzcsekket, - kiadási és bevételi pénztárbizonylatot, - pénztárjelentést, - sorszámozott űrlapokat, - anyag be és kivételezési jegyeket, - menetleveleket, - étkezési utalványokat, - számlákat, egyszerűsített számlákat, Az e körbe tartozó nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a beszerzett és felhasznált mennyiség sorszáma, a készletváltozások időpontja megállapítható. A felhasználó köteles a nyomtatványokkal elszámolni / beleértve a rontott példányokat is /. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend, valamint és bizonylati album szabályozza. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok Adatszolgáltatás a tartozás állomány alakulásáról A társulás, az önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek elismert tartozásállományukról- nemleges adat esetén is- havonta a tárgyhónapot követő 10-ig a költségvetési rendeletben meghatározottak szerint adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Időközi költségvetési jelentés A társulás a költségvetési gazdálkodásának alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból összeállított mérlegjelentést kell készítenie a Korm. rendelet szerint. Az évközi mérlegjelentést az első és harmadik negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követő hónap 25-ig a második és a negyedik negyedévre vonatkozóan a féléves, illetve az éves beszámoló benyújtásának határidejével megegyezően kell a Magyar Államkincstár Hajdú-Bihar Megyei Területi Igazgatóságához benyújtani. 9
Költségvetés összeállításával kapcsolatos feladatok A kistérségi iroda az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló Kormány rendelet előírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága által meghatározott határidőre kell elkészíteni, a Pénzügyminisztériumnak a költségvetési beszámoló elkészítésére vonatkozó tájékoztató figyelembevételével. A beszámolót a kistérségi iroda gazdasági ügyintézője állítja össze, füzet űrlapjainak kitöltésével. A féléves beszámoló tartalma A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat tartalmazó mérleg, valamint pénzmaradvány-kimutatás és eredmény kimutatás annak nem része. A féléves költségvetési beszámoló - pénzforgalmi jelentést és - az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt bevételeket, a pénzfogalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó készlet / pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, / állományából kiindulva a pénzforgalom változást, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni. A féléves beszámolót a naptári év első félévéről június 30-i fordulónappal kell elkészíteni. Az éves beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok Az éves költségvetési beszámoló részei: - könyvviteli mérleg, - pénzforgalmi jelentés, - pénzmaradvány- kimutatás, - eredmény -kimutatás, - kiegészítő mellékletek. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból az év végi, december 31-i fordulónappal kell összeállítani. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következő feladatokat kell elvégezni: - leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, - az előirányzatok egyeztetése, - az év végi zárlati munkák elkészítése - a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. 10
Az év végi zárlati munkák keretében elvégzendő feladatok: -a bankszámlák egyenlegének egyeztetése a december havi utolsó bankszámlakivonat adataival, -a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetése a főkönyvi pénztár számla adataival - a decemberben kifizetett bérek elszámolása a feladás napján, - a bevételek és kiadások könyvelése december 31-ig szakfeladatonként, -a leltárral megállapított készletek, követelése / adósok, vevők, egyéb követelések / és kötelezettségek / szállítók, hitelezők/ - állomány változásának elszámolása a tőke változással szemben, - a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetése az állományi számlákra a tőke- változással egyidejűleg történő elszámolással, - az értékcsökkenések elszámolása, - felhalmozási célú átutalások és bevételek átvezetése a Költségvetési bevételek és kiadások számlára, - a Költségvetési bevételek és kiadások átvezetése a Költségvetési tartalék számlákra Az előzőekben leírtakon túl a beszámoló részét képezi továbbá a normatív állami hozzájárulásokkal való elszámolás. A normatív állami hozzájárulással való elszámolás érdekében a tényleges mutatószámokról az intézményeknek írásban az intézményvezető által aláírt adatot kell szolgáltatni. Az intézmények által szolgáltatott adatokat ellenőrizni kell. A tényleges mutatószámokra vonatkozó adatszolgáltatás határidejét úgy kell kialakítani, hogy annak ellenőrzése a beszámoló elkészítéséig megtörténjen. Zárszámadás A zárszámadási rendelet tervezet elkészítéséért a jegyző felelős. A zárszámadást az összehasonlíthatóság érdekében a költségvetési határozattal azonos szerkezetben kell összeállítani. A zárszámadáskor a társulási tanács részére tájékoztatásul be kell mutatni a társulás összes bevételét, kiadását, finanszírozását és pénzeszközeinek változását, szöveges indokolással együtt és a mérleget. A társulás zárszámadásának összeállításával kapcsolatban az intézményeknek adatszolgáltatási kötelezettségük van. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások A kistérségi irodánál a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: - a számlarend, - számviteli politika, 11
- eszközök és források értékelési szabályzata, - leltárkészítési és leltározási szabályzat, - a bizonylati rend és bizonylati album, - felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. A szabályzatokat a jogszabályi valamint a kistérségi iroda feladataiban bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kell. Bevételek beszedése A bevételeket a szabályzatokban rögzítetteknek megfelelően kell beszedni. Finanszírozás rendje A személyi juttatásokat nettó módon, a működéshez szükséges összeget a likviditási tervnek megfelelően kell biztosítani. Munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatok Átfogja a gazdálkodó szervezet tevékenységének egészét. Eredményessége jelentősen befolyásolja a szervezettséget, minőséget, tevékenységet, hatékonyságot. Folyamatai: - a költségvetési előirányzatok felhasználásának és módosításának folyamatos ellenőrzése, - a számviteli rend és bizonylati fegyelem vizsgálata, - a pénztár és pénzkezelés szabályosságának vizsgálata, - létszám és bérgazdálkodás, eszközgazdálkodás, a karbantartási, felújítási munkák a vagyonvédelem folyamatos figyelemmel kísérése, - a konkrét munkafolyamatokba épülő tevékenységet, ellenőrzési pontokat a munkaköri leírásokban kell megjeleníteni. Munkaköri leírások - amelyek tartalmazzák a gazdálkodással összefüggő feladatokat, hatásköröket, az egyes folyamatok lebonyolításának rendjét, - a kötelezettségvállalással, érvényesítéssel, utalványozással, ellenjegyzéssel, szakmai igazolással kapcsolatos feladatokat. Közbeszerzésekre vonatkozó előírások Figyelemmel kell kísérni a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény előírásait. A szabályzat hatálya Ezen szabályzat 2006. január 2-án lép hatályba, s egyidejűleg hatályát veszti a korábbi szabályozás. A szabályzat hatálya kiterjed a társulásra és az önálló/részben önálló költségvetési intézményeire is. 12