Műszaki Leírás Új Magyarország Fejlesztési Terv - Építsük fel a mi országunkat kulturális fesztivál I. A beszerzés tárgya Az Európai Unió által támogatott Új Magyarország Fejlesztési Terv pályázatainak elindulását népszerűsítő 1 napos kulturális fesztivál teljes körű megszervezése és lebonyolítása. II. Az Ajánlattevő feladata Az Ajánlatkérő megbízást kíván adni az Európai Unió által támogatott Új Magyarország Fejlesztési Terv (továbbiakban UMFT) pályázatainak elindulását népszerűsítő 1 napos kulturális fesztivál és tömegrendezvény teljes körű megszervezésére és lebonyolítására. A rendezvény helyszíne: Budapest, Andrássy út Oktogon és Hősök Tere közé eső szakasza (a két tér nem tartozik a helyszín területéhez) A rendezvény ideje: 2007. augusztus 19., az augusztus 17-20.-i budapesti rendezvényekhez kapcsolódóan. A rendezvény teljes lebonyolítására rendelkezésére álló összeg: bruttó 120.000.000,- Ft Ajánlattevő feladata a rendezvény teljes körű megszervezése és lebonyolítása, amelyhez Ajánlatkérő az alábbiak szerint összeállított ajánlatot vár el: a) Rendezvény koncepció elkészítése, legalább az alábbi programokkal: Kulturális, zenei programok és azok technikai hátterének biztosítása (színpad, hangosítás, világítás egyéb) EU nemzetek konyhája gasztronómiai fesztivál Egyéb javasolt programok, eszközök b) Hatósági engedélyek teljes körű beszerzése, megállapodás valamennyi közműszolgáltatóval a rendezvény zavartalan megszervezése érdekében, ill. a helyszíni helyreállítás biztosítására. Az ajánlatnak teljes körű listát kell tartalmaznia az összes felmerülő költséggel együtt. c) Részletes költségvetés az 1. sz. melléklet kitöltésével d) Technikai, műszaki megvalósítási terv III. A rendezvény koncepciója A rendezvény célja kettős: - egyrészt az ÚMFT, 2007. augusztus 21-től meghirdetendő pályázatairól és a pályázatok céljairól, az általuk nyújtotta lehetőségekről minél szélesebb tömegek értesüljenek a rendezvény által, - másrészt a kulturális fesztiválon felvonultatott programok színvonala és sokszínűsége tükrözze az Új Magyarország Fejlesztési Terv egész Magyarországot átalakító, a gazdasági és társadalmi élet minden területére kiterjedő, az életminőséget átfogóan javító jellegét. Látványkoncepció: HÍD Az Új Magyarország Fejlesztési Terv logója egy stilizált, Magyarországra és az Uniós kapcsolatra egyaránt utaló híd szimbólum. Ezen apropóból a rendezvény helyszínének szimbolikus bejáratánál, az Oktogon téren a rendezvényt egy kb. 10 m hosszú, közel 1,5 m magasságú
átjárható híd nyitja. A híd szimbólum hangsúlyát erősíti az Erzsébet híd két pillérének molinókkal történő feldíszítése. E két elem megvalósítása nem része jelen eljárásnak, a látványkoncepciót csupán tájékoztató jelleggel közöljük a rendezvény arculatának és egyéb installációinak kialakításához, melyhez Ajánlattevő az Ajánlatkérő által rendelkezésére bocsátott arculati kézikönyv szerint köteles eljárni. IV. Az Ajánlattevő feladatai részletesen A fesztivál délelőtt 11 00 -től este 20 00 -ig tart az alább részletezett programok megszervezésével és eszközök, szolgáltatások biztosításával. 1. Zenei programok 3 db nagyszínpadon (8x12m-es Tomcat-vázas tetőszerkezet) és 3 db kisszínpadon (6x10m-es, hasonló tetőszerkezet). A zenei programokban megjelenő művészi produkcióknak a saját területükön magas fokú szakmai kiválóságot, kreativitást, új értékek teremtésére mutató nyitottságot kell tükrözniük. Fontos, hogy a fellépők és a zenei választék a lehető legszélesebb társadalmi réteget kielégítse. Fontosnak tartjuk a kora délutáni órákig gyermekműsorok rendezését is, a későbbiekben pedig mind sztár fellépők, mind opera/operett, folklór, etno, jazz, nosztalgia, alternatív és egyéb stílusokban elismert, minőségi produkciót nyújtó fellépők felsorakoztatását. A javasolt fellépőkre vonatkozó végső listát az Ajánlatkérő hagyja jóvá. 2. EU nemzetek konyhája gasztronómiai fesztivál 8 darab faházas ételárusító standokkal. A gasztronómiai fesztivál a nagy népszerűségnek örvendő hazai csemegék (pl. kemencés lángos, kürtőskalács, királyi lakomák stb.) és az uniós tagállamok nemzetei konyháinak, italainak népszerűsítésével is hozzájárul a tömegrendezvény sikerességéhez. A gasztronómiai fesztivál lebonyolításánál a fenti koncepció megvalósítása mellett kiemelt hangsúlyt kell fektetni az élelmiszer-biztonsági előírások maradéktalan betartására és a minőségi, színvonalas kiszolgálásra maximált árak mellett! Az ételválaszték és azok árainak meghatározásakor Ajánlatkérő jóváhagyása szükséges! Az összes technikai háttér biztosítása és hatósági engedélyek beszerzése Ajánlattevő feladata. 3. Kihelyezett UMFT ügyfélszolgálat biztosítása 1 db zárt tetős, nyitott bejáratú, kb. 70-80 m 2 alapterületű információs pavilonban. A pavilonban szükséges szélessávú internethozzáférés, négy darab számítógép vagy laptop biztosítása. A pavilon belső kialakítása modern, ügyfélszolgálat hangulatú legyen, 3db, részben leválasztott kisebb helyiséggel. Mivel a nyitott bejárat miatt a légkondicionálás nem megoldható, fontos, hogy a pavilon megfelelő szellőzése is biztosított legyen. A pavilonban a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Call Centerének munkatársai állnak majd az érdeklődők rendelkezésére. 4. Ajánlattevőnek gondoskodnia kell az Erzsébet híd oldalsó szerkezeti elemeinek feldíszítéséről úgy, hogy az a híd statikai szerkezetét ne veszélyeztesse és a forgalom áthaladását se korlátozza. Az így felhelyezett logózott molinóknak/zászlóknak az augusztus 20-i rendezvény ideje alatt is kint kell maradniuk, csak ezt követően történhet a lebontás. A díszítés kihelyezéséről és bontásáról az augusztus 20-i állami ünnepélyben közreműködő szervezetekkel egyeztetve és együttműködve kell Ajánlattevőnek gondoskodnia, de mindenek előtt garantálnia kell a híd és az emberek biztonságát, figyelembe véve az összes hatósági és biztonsági előírást. 5. Ajánlattevő feladata a rendezvény arculatához illeszkedően 10 db nagyméretű, kültéri molinó elkészítése (grafikai tervezése és gyártása) a megrendelővel egyeztetett
tartalommal. A molinókat az Oktogon és a Hősök tere közötti szakaszon, lehetőség szerint a villanyoszlopok közé kifeszítve arányos elosztásban kell elhelyezni. 6. Ajánlattevő feladata egy a rendezvény arculatához illeszkedő, free card formátumú programfüzet elkészítése 20.000. példányban. A füzet mellékleteként, kérünk behúzni egy 2007-2013-ig szóló naptárt. A programfüzet tartalmát, a megrendelővel való előzetes egyeztetés után kell kialakítani. 7. Ajánlattevő feladata pályázati kisokos információs kiadvány tervezése és kivitelezése 1.200.000 példányban. A tartalmat Ajánlatkérő Ajánlattevő rendelkezésére bocsátja. A kiadványra vonatkozó árkalkulációt kérjük az alábbi paraméterekkel számolni: Méret: A5, 12+4 oldal; Papír és nyomás: borító - 200gr matt műnyomó, egy helyen formalakkozva, 4+0C, belívek - 115gr matt műnyomó, 4+4C nyomás. 8. Ajánlattevő feladata továbbá egy, az ÚMFT operatív programjait (OP) röviden leíró, az előzőhöz hasonló paraméterekkel rendelkező OP kiadvány tervezése és kivitelezése 50.000 példányban. A kiadványra vonatkozó árkalkulációt kérjük az alábbi paraméterekkel számolni: Méret: LA4, leporelló, 12 oldal; Papír: 120gr matt műnyomó egy helyen formalakkozva, 4+4C nyomás; 9. Ajánlattevő feladata ezeken kívül egy 8 cm átmérőjű, korongon és kartonpapír csomagoláson a megfelelő arculattal megnyomott mini disc elkészítése 20.000 példányban, részben Ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott szakmai tartalommal, részben pedig Ajánlattevő által javasolt (és Ajánlatkérő által jóváhagyott) és megvásárolt zenei tartalomnak kell szerepelnie. 10. Ajánlattevő feladata a rendezvény teljes ideje alatt min. 10 fő, intelligens, jól ápolt és jó kommunikációs készséggel rendelkező hostess biztosítása. A hostess-ek ruhája és táskája illeszkedjen a rendezvény arculatába. A programok időtartama alatt a hostess-ek megfelelő hátizsákkal/egyedileg kivitelezett táskával járják a rendezvény területét programfüzetet és az Ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott szóró ajándékokat osztogatva. 11. Ajánlattevő feladata az esemény nevének kitalálása és az eseményt népszerűsítő PR tevékenység ellátása, amellyel a legalább 50.000-es látogatottság biztosított. A látogatottság mérésére javaslatot kér Ajánlatkérő. 12. Ajánlattevő feladata a rendezvény ideje alatt, a lebonyolításban részt vevő hostess-ek, technikai és ügyfélszolgálati személyzet catering ellátásának biztosítása. 13. Ajánlattevőnek be kell szereznie a közterület-foglalás kivételével, melyet Ajánlattevő már beszerzett minden, a rendezvény zavartalan és biztonságos lebonyolításához szükséges engedélyt. Ajánlattevőnek továbbá együtt kell működnie a programok, ill. a helyszín okán érintett valamennyi hatósággal, hivatalos szervvel, intézményekkel és szervezetekkel, melynek költségeit Ajánlattevőnek tételes árajánlatban kell feltüntetnie. A rendezvény lezárását követően Ajánlattevő köteles a helyszín eredeti állapotát visszaállítani. Az érintett szervezetek, intézmények és hatóságok a teljesség igénye nélkül, példaként említve:
Érintett kerületek önkormányzatai Főkert Zrt. Fővárosi Közterület-fenntartó Vállalat Magyar Honvédség BKV Zrt. Elmű Polgári védelmi szervezetek Országos Meteorológiai Szolgálat Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség Tűzoltóság Budapesti Rendőrfőkapitányság Mentőszolgálat V. Háttér Az Európai Unió által társfinanszírozott programokra - Magyarország esetében az Új Magyarország Fejlesztési Tervre (ÚMFT) - vonatkozóan tájékoztatási kötelezettség terheli a tagállamokat, azon belül elsősorban a programok lebonyolítását végző fő szervezeteket, így a Nemzeti Fejlesztési Ügynökséget (NFÜ) is. A tájékoztatási kötelezettséget a tagállam által kidolgozott és az EU Bizottság által jóváhagyott kommunikációs stratégia mentén kell megvalósítani. A kötelezettség teljesítéséhez az NFÜ 3 db közbeszerzési eljárást indított (médiavásárlás, PR tevékenységek, kreatív tevékenységek), az eljárások előreláthatólag 2007. augusztus és szeptember között zárulnak. Az Európai Bizottság június elején, informális úton jelezte, hogy az NFÜ által benyújtott nemzeti kommunikációs stratégia példaértékű, de hivatalos elfogadásának érdekében kiegészítést kért. A kérésben megfogalmazták, hogy meg kell neveznie az NFÜ-nek egy nagyszabású nyitó eseményt, ami az ÚMFT elindulását szimbolizálja. Az eseményt az NFÜ a közbeszerzési eljárások lezárultával tervezte megvalósítani, de a június végén kapott, szintén brüsszeli információk alapján az ÚMFT operatív programjainak elfogadása már július végéig megtörténik, így a stratégiához kért nagyszabású nyitó eseményt ehhez az elfogadáshoz közeli időpontban célszerű megszervezni. Ez az időpont az augusztus 17-20-i budapesti rendezvényekhez kapcsolódóan 2007. augusztus 19-én lenne a legmegfelelőbb, tekintettel arra, hogy ezekben a napokban több százezer látogatót vonzanak majd az állami és egyéb események, rendezvények. Amennyiben ebben az időpontban nem lehet megszervezni az eseményt, a későbbiekben csak nagyságrendekkel magasabb költséggel lehet - az augusztus 20-i ünnepségekhez hasonló látogatottságú eseményt szervezni.
VI. Az ajánlatok elbírálása: Ajánlatkérő az ajánlatokat az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja alapján bírálja el. Elbírálási részszempontok és a kapcsolódó súlyszámok: Részszempont: Súlyszám: Ajánlati ár - részszempont 30 A zenei programok ajánlati ára - alszempont 5 Az EU nemzetek konyhája gasztronómiai fesztivál ajánlati ára - alszempont 5 Az Erzsébet híd oldalsó szerkezeti elemei feldíszítésének ajánlati ára - alszempont 5 Nyomdai munkák és mini disc ajánlati ára - alszempont 5 PR tevékenység és hostess-ek biztosításának ajánlati ára - alszempont 5 Hatósági engedélyek, közmű és egyéb szolgáltatási díjak - alszempont 5 A rendezvény szakmai terve - részszempont 70 A zenei programok sokszínűsége - alszempont 15 Az EU nemzetek konyhája gasztronómiai fesztivál sokszínűsége - alszempont 15 Nyomdai munkák és mini disc kivitelezési és grafikai tervének illeszkedése az arculati előírásokhoz - alszempont 10 Mennyire teljes a PR tevékenységek összeállítása - alszempont 15 Hatósági engedélyek beszerzésének, közmű és egyéb szolgáltatási megállapodások teljessége - alszempont 15 Az ajánlatok értékelése során adható pontszám részszempontonként: 1-10. A rész- és alszempontokra adott ajánlati elemek azonos módszer szerint kerülnek értékelésre úgy, hogy a részszempont tekintetében legkedvezőbb ajánlati tartalmi elem a maximális, a többi ajánlat pedig arányosan kevesebb pontszámot kap. Ajánlatkérő a pontszámokat - törtek esetén - két tizedesjegyre kerekíti. Ajánlattevő az ajánlati felhívás IV.2.1. pontjában meghatározott valamennyi rész- és alszempontra köteles ajánlatot tenni, ellenkező esetben az ajánlata érvénytelennek minősül. VII. A tárgyalás menete: Ajánlatkérő 2007/07/19-én 10.00 órától az ajánlattételi felhívás IV.3.7. pontja szerinti helyen tartott első tárgyalási napon az ajánlatok beérkezésének sorrendjében, a kötelezettségvállalásra jogosultság ellenőrzését követően, adott esetben több fordulóban, külön-külön tárgyal az ajánlattevőkkel. Ajánlatkérő bármelyik forduló végét követően jogosult a tárgyalásokat lezárni. Ajánlatkérő a tárgyalási fordulók végén tájékoztatja az ajánlattevőket az addig elért eredményekről, az ajánlatok aktuális tartalmi elemeiről. Az egyes tárgyalási fordulókban csak az az ajánlattevő jogosult módosítani az ajánlatát, amely az előző fordulóban módosította az ajánlatát. A tárgyalás(ok) helyszíne: az ajánlati felhívás IV.3.7. pontja szerinti helyen