Hogyan készítsünk jó prezentációkat? Bemutatók tartásakor célunk a hallgatóság informálása, meggyızése, oktatása, hogy látványosan, az érdeklıdést felkeltve mutassunk be egy témát. Mondandónk vázlatát és a megértéshez szükséges képeket, táblázatokat, egyéb segédanyagokat célszerő valamilyen módon a hallgatósággal megosztani. A PowerPoint program ebben nyújt nagy segítséget, de csak akkor, ha helyesen élünk a felkínált lehetıségekkel. Prezentációt készíteni nem nehéz! Jó bemutatót készíteni viszont már nehezebb, több látszólag apró, de nagyon lényeges dologra kell odafigyelni! A továbbiakban éppen ezért a prezentáció készítés legfontosabb elemeit vesszük sorra. Szövegek a dián A program segítségével készített bemutató gyakorlatilag (digitális) diakockák sorozata. Tartalma leggyakrabban a mondandó felsorolásszerő vázlata, melynek elemei a bemutató céljához igazodva egymás után jelennek meg a képernyın. A megjelenítés többnyire látványos animáció formájában, esetleg hanghatások kíséretében történik. Az elıadás színesítésére, megértéséhez ábrák, képek és egyéb elemek helyezhetık el. A bemutatók készítésekor természetesen a szövegek beírása a legalapvetıbb igény, a megjelenítendı szöveget minden esetben úgynevezett szövegdobozba írjuk be. A szövegdoboz jellemzıinek megváltoztatása (pl. a színe, kerete) a Szövegdoboz formázása ablakban történik. Ez elıhívható a szövegdoboz kijelölése után a Formátum eszköztárból, a szövegdobozra állva a jobb egérgomb kattintása után megjelenı menübıl, illetve a szövegdoboz mozgatására alkalmas helyre gyorsan kettıt kattintva. A diákon elhelyezett szöveg mérete, színe, típusa nagyon fontos! Ezek beállítása hasonlóan történik, mint azt a Word szövegszerkesztı programban megszoktuk. A hasonlóság ellenére a különbség mégis óriási! Míg a nyomtatott dokumentumoknál általában az úgynevezett talpas betőket alkalmazzuk (pl. Times New Roman, Garamond), addig a bemutatók készítéséhez a talp nélküli (pl. Arial) betőtípus alkalmazása ajánlott. Kifejezetten a képernyıs megjelenítéshez készültek a Georgia, Verdana és Tahoma betőtípusok. Azonban ideális betőtípussal sem szabad sok szöveget írni egy diára, a tapasztalatok szerint csak a terület 20-25 %-át célszerő a szöveg elhelyezésére felhasználni. A betőnagyság függ a vetítés körülményeitıl, de a címhez általában legalább 40-es, egyéb szöveghez legalább 20- as betőméretet célszerő alkalmazni. A sortávolság megválasztására is fokozottan ügyeljünk,
bemutatónk akkor lesz áttekinthetı, jól olvasható, ha egy diára maximum 8-10 sor kerül. Ne nagyon váltogassuk a betők stílusát és/vagy méretét sem, nem kell, hogy minden cím, felsorolás más és más legyen, inkább legyen ez egységes. Ha ugyanis ezeket a jellemzıket gyakran váltogatjuk, akkor a túlzott változatosság egyrészt fárasztóvá, zavaróvá válik, másrészt elveszítjük azt a lehetıséget, hogy a méret vagy a stílus módosításával az igazán fontos elemeket kiemeljünk. Kiemelést egyébként is csak módjával, egységesen, a környezethez illeszkedıen alkalmazzunk, a túlzásba vitt használat lerontja a hatást. Az eltérı betőnagyság vagy stílus mellett a kiemelés talán leghatékonyabb eszköze a megfelelı szín megválasztása. Ezen belül a dia legmeghatározóbb eleme a háttér és a szöveg színe. Bár - mint minden más - ez is tetszésünk szerint változtatható, ne felejtsük el, hogy a választott színeknek jól kell látszania, éppen ezért fontos, hogy a háttér színei ne tegyék semlegesség a betők színét, mert akkor nem, vagy csak nehezen olvasható a szöveg. Legyen kontraszt a betők színe és a háttér színe között, legcélszerőbb ezért sötét hátteret és világos betőket használni. (Azaz éppen ellentétesen, mint az írásvetítı fóliákon, ahol a világos (átlátszó) háttér és fekete betők használata indokolt.) Néhány szín egymás melletti alkalmazását célszerő elkerülni. Erısen fárasztja a szemet például a szürke-sárga párosítás (különösen a világos árnyalatok esetén), de hasonló a helyzet a sötétkék vagy sötétzöld háttéren elhelyezett piros betők esetén is. (Utóbbi kombináció egyébként azért is rossz, mert gyakori a piros-zöld színtévesztés.) Általánosságban azt lehet elmondani, hogy az a legjobb, ha a diánk hátterének színe egyszerő, kontrasztos, és a feliratokban maximum még három szín jelenik meg, melyeket ráadásul következetesen használunk az egész bemutató során. Ha ezt az alapelvet nem tartjuk be, akkor nagyon könnyen prezentálhatunk papagájtarka bemutatót, és ne felejtsük el, hogy a nézıt nem csak információval, hanem színekkel is túlterhelhetjük! Áttőnés, animációk A megfelelı információk, ábrák, képek elhelyezésével, megszerkesztésével, gyakorlatilag már felhasználhatóvá tettük a diasorozatot. Van azonban egy olyan eszköz, melynek segítségével elıadásunk sokkal látványosabbá tehetı és ez az animáció, ami a szövegek, objektumok mozgatását, különbözı látványelemek felhasználását jelenti. Az animálás egyrészt hangulatosabbá, színesebbé teszi a bemutatót, másrészt egy újabb lehetıséget jelent a lényeges részek hangsúlyozására, de ügyelni kell arra, hogy a hallgatóság figyelmének felkeltését, ne pedig annak elterelését szolgálja.
Két dolgot is animálhatunk. Meghatározhatjuk például azt, hogy hogyan jelenjenek meg az egymást követı diák. Ezt nevezzük áttőnésnek. Jó néhány lehetıség közül választhatunk és akár minden egyes dia az elızıtıl eltérı módon jelenhet meg. Sok variációt csak akkor alkalmazzunk, ha egy-egy diára viszonylag hosszabb idıt szánunk. Ilyenkor az áttőnés a váltás rövid holtideje alatt akár frissítıen is hathat a nézıre. Az egymást gyorsan követı diák esetén viszont a diánként eltérı áttőnések alkalmazása már túlzó, itt is igaz a kevesebb, több elv. Válasszuk ki a bemutatónkhoz leginkább illı áttőnést és azt alkalmazzuk az összes diára! Az animálásra a másik még az elızınél is látványosabb megoldásokat biztosító lehetıség a diaelemek animációja. Legjobb, ha ezt is egységesen tervezzük meg az egész bemutatóra, azaz a hasonló funkciójú objektumok egyforma animációval jelenjenek meg. A Diavetítés eszköztár Animációs sémák parancsának segítségével egyetlen lépésben alkalmazhatunk elıre megtervezett animációs effektusokat egyetlen diára vagy az egész bemutatóra is. Elıfordulhat azonban, hogy a választott séma nem terjed ki minden diaelemre vagy bizonyos objektum esetén az a hatás nem szerencsés. Ekkor célszerő alkalmazni a Diavetítés eszköztár Egyéni animáció parancsát. Hamar felfedezhetjük, hogy a szöveg megjeleníthetı egyszerre, szavanként, sıt akár betőnként is, de különösen az utóbbi nagyon kifárasztja a nézıt. Mivel olvasásban a balról jobbra és a felülrıl lefelé irányt követjük, ezért ha az objektum valamilyen irányból érkezik, akkor az lehetıleg legyen jobbról vagy alulról. Ugyanakkor általában a mozgásirányokkal kapcsolatban az mondható, hogy a jellemzı mozgásiránnyal szemben történı mozgatás kiemelésként hat. Diavetítés Az elkészült bemutató vetítése közben az egér bal gombjának kattintása vagy (szinte) minden billentyőleütés a soron következı diát vagy animációs elemet jeleníti meg. Kivételt jelent pl. az ESC gomb, melynek hatására a vetítés azonnal befejezıdik. Eltérı hatásúak a Page Up gomb és a felfelé mutató nyíl billentyője, melyek az animációt vagy a diákat eggyel visszaléptetik. Célszerő ezt a két gombot megjegyezni, mert hiába a gondosan, jól elkészített bemutató, ha annak elıadása kapkodó, pontatlan, a véletlenül átugrott diák miatt követhetetlen. (Legtöbbször pendrive használatakor, illetve akkor fordul elı szándékolatlan ugrás, ha az elıadó idı szőkében kezd gyorsítani.) Vetítés közben segítségül hívhatjuk az egér jobb gombjának kattintására elıbukkanó parancsokat is. Ily módon is ugorhatunk elıre, hátra, a vetítés végére, sıt szükség szerint akár tetszıleges diára is. További lehetıség, hogy az adott dián található tartalomból tetszıleges színnel, választható módon kiemelhetünk elemeket.
Beállíthatjuk az egérmutatót is, melynek segítségével a szükséges hátra, elıre ugrások szintén elvégezhetık. Ha valakit zavar elıadás közben a továbbításhoz szükséges kattintgatás vagy nagy rutinja miatt feleslegesnek érzi, az használhatja az idızítést, mely a Diavetítés menü Idızítéspróba parancsával érhetı el. Ezen szolgáltatás használatához egyszer le kell vetítenünk a bemutatót minden egyes animációt, diatovábbítást az általunk megfelelınek tartott idıpontban kattintással (billentyőleütéssel) indítva. A jóváhagyás után a gép ezen idıpontokat megjegyzi és az ezt követı vetítéseknél az adott ütemezés szerint játssza majd le a bemutatót. A bemutató nyomtatása Többekben felmerülhet a kérdés, egyáltalán miért kell kinyomtatni a diákat? A választ egyrészt az elıadó, másrészt a hallgatóság részérıl is érdemes megvizsgálni. Egy elıadónak azért célszerő kinyomtatni az elıadását, mert bármikor történhet valamilyen technikai probléma. A papír alapú változat ilyenkor vázlatként szolgál és emellett nem jelent problémát egy hosszabb felsorolás minden elemének felidézése, vagy egy számadat pontos értékének meghatározása sem. Amennyiben az elıadónak nincs még meg a kellı magabiztossága, akkor ezt a vázlatot saját jegyzetekkel is kiegészítheti, így könnyebben tudja kontrollálni a sorrendet, és az idıgazdálkodást is. A hallgatóság számára egy kiosztott handout segíti az elıadás nyomon követését. Megkönnyíti a jegyzetelést, hiszen csak a vázlatot kell kiegészíteni és segít majd a felidézésben is. Nyomtatás elıtt kiválaszthatjuk a nyomtatás színét: színes, szürkeárnyalatos, fekete-fehér, de a legtöbb lehetıséget a nyomtatás típusa szolgáltatja számunkra, ugyanis nyomtathatunk diakockákat, emlékeztetıt, jegyzetoldalt és vázlatnézetet. Diakocka nyomtatása esetén minden kiválasztott diát külön lapra nyomtatunk. Az emlékeztetı nyomtatásakor viszont megadhatjuk, hogy egy lapra 1, 2, 3, 4, 6 vagy 9 dia kerüljön. Jegyzetoldal nyomtatásakor is minden lapra 1 dia kerül, de a dia alatt olvasható lesz a diához beírt jegyzet szövege is. A vázlatnézet pedig csak a diák számát és a szövegeket tartalmazza, más objektumok nem kerülnek megjelenítésre. Amennyiben valamilyen szempontból különlegesebb módon akarjuk diáinkat nyomtatásban megjeleníteni, akkor célszerő a bemutatót a Word programba beágyazni (Fájl menü Küldés, azon belül pedig a Microsoft Word parancs), így ugyanis diáink kis képként tetszıleges módon megváltoztathatók, rendezhetık.
A prezentációk készítésének most csak a legfontosabb elemeit tekintettük át, a program még számtalan lehetıséget tartogat a felhasználók számára. Ugyanakkor bízunk abban, hogy akik megfogadják az itt leírt tanácsokat, kipróbálják a javasolt megoldásokat, azok látványosabb, követhetıbb, hatásosabb bemutatókat fognak tartani a jövıben. Sok sikert hozzá!