ADATBÁZIS ZIS-KEZELÉS Alapfogalmak
Meghatároz rozások: Adatbázis: egy adott alkalmazáshoz tartozó adatok összessége, melyet úgynevezett adatmodellel képezünk le. A szerkezet tartalmazza az adatok típusán túl azok kapcsolatait, és az adatokon végrehajtható műveleteket. Logikai adatmodellre kell visszavezetni. Adatmodellek típusai: 1. Hierarchikus modell: az adatokat faszerkezetben ábrázolja. Gyökér adatból kiindulva elérhető az összes adat. 2. Hálós modell: a hierarchikus szerkezet továbbfejlesztett változata. 3. Relációs modell: az adatokat egymással kapcsolatban álló táblák rendszerében ábrázolja. A legelterjedtebb modellfajta. Adatbázis-kezelő programok: dbase, FoxPro, Access, Oracle, stb... 4. Objektum orientált modell: a legújabb fejlesztések ilyen szinten történnek. A relációs adatmodell alapfogalmai: Sor = rekord /annyi sort tartalmaz a tábla, ahány pl. cikk van a raktárban / Oszlop = mező /annyi oszlopot tartalmaz, ahány tulajdonságot, jellemzőt akarunk tárolni róla / A relációs adatmodell fő alkotóelemei tehát az egyes egyedeket tulajdonságokkal leíró táblák, és a táblák közötti kapcsolatok. - egyedtípus /a tábla / - egyed-előfordulások /táblák sorai/: egyed-előfordulást egy táblán belül azonos tulajdonságok írnak le (pl. cikkazonosító, megnevezés, mennyiség,...) A tábla adatainak egyértelmű azonosítására szolgál a (elsődleges) kulcs. Az egymással tartalmilag összefüggő táblák közötti logikai kapcsolatot egy, mindkét táblában előforduló tulajdonság valósítja meg, melyet kapcsolómezőnek hívunk.
Adatbázis tervezése: 1. A cél meghatározása: Meg kell fogalmazni, milyen információkhoz akarunk jutni az adatbázis adataiból. Beszélni kell mindazokkal, akik használni fogják az adatbázist. Gyűjtsük össze azokat az űrlapokat és jelentéseket, amelyeket jelenleg használnak. Mindezen információk segítnek adatbázisunk megtervezésében. 2. Az adatbázis tábláinak definiálása: Ez a tervezés egyik legnehezebb és legkritikusabb része, hiszen az adatbázis adataiból nyerni kívánt nyomtatott listák, valamint a kérdéseinkre választ adó kitöltött űrlapok nem feltétlenül határozzák meg az adatok forrásául szolgáló táblák szerkezetét. 3. Az adattábla mezőinek meghatározása: Az adattáblát a benne lévő mezők alkotják. A mezők a tábla által meghatározott egyed (pl. megrendelés, szállító, számla, raktárkészlet stb.) jellemző adatait, tulajdonságait tárolják. A tábla minden sora azonos jellemzőket tárol. Néhány szempont a mezők definiálásához: a) Minden tulajdonság közvetlenül a tábla által meghatározott egyedre vonatkozzon, b) Ne tároljunk számított adatokat, c) Minden szükséges információt tartalmazzon a tábla, d) Tároljuk az információkat a lehető legkisebb részekre bontva.
Adatbázis tervezése: 4. Elsődleges kulcs definiálása: A relációs adatbázis-kezelő rendszerek fő erőssége, hogy gyorsan lehet a tárolt információt visszakeresni, illetve a több különböző táblában tárolt információkat egyesíteni. Tervezéskor gondoskodnunk kell arról, hogy minden táblának legyen elsődleges kulcsa. Lehetőségünk van azonban arra is, hogy ne definiáljunk elsődleges kulcsot. 5. Táblák közötti kapcsolatok meghatározása: Tervezéskor kell eldöntenünk, hogy mely táblák adatait akarjuk később úgy együtt látni, mintha egyetlen táblánk lenne. Mely táblák tartalmaznak egymással összefüggő adatokat. A kapcsolat mindig két táblát köt össze, és a sok kettős kapcsolatból kialakul ki egy kapcsolatrendszer. A kapcsolat létrehozásához mindkét táblának tartalmaznia kell egy azonos adatokkal feltöltött mezőt. Kapcsolattípusok: egy az egyhez kapcsolat egy a többhöz kapcsolat több a többhöz kapcsolat 6. A terv finomítása: A tervezés eddigi lépései még függetlenek attól, melyik relációs adatbázis-kezelő programot fogjuk használni. Az elvi tervezés befejezése után kezdjük el az adatbázis fizikai létrehozását. Ezzel azonban a tervezés nem fejeződött be. Munka közben sok olyan dolgot veszünk észre, ami az adatbázis apró módosításával kényelmesebb, szebb vagy biztonságosabb kezelést eredményezne.
Adatbázis objektumai: Az adatok tárolására szolgáló táblák, az adatbevitelt, módosítást, megjelenítést segítő űrlapok, az adatkeresést, a feltételek szerint kiválogatott adatok listázását szolgáló lekérdez rdezések, a kiválasztott adatok, összesítések megformált nyomtatását végző jelentések sek, az alkalmazás testre szabását, módosítását lehetővé tevő programozási eszközök, a makrók és a modulok. a web-en keresztül elérhető adatok megjelenítésére lapok.
Normalizás,, normálform lformák: Azt, hogy egy adatbázis táblája milyen jól vagy helytelenül van felépítve, azzal jellemezzük, hogy milyen normálformában van. 1. normálforma (1NF): Egy tábla 1. normálform lformában van, ha nincs két azonos nevű oszlopa (nincs két k azonos tulajdonság g benne), nincs két azonos sora (nincs két k t azonos rekord benne), minden cellában csak egy adat van, és minden rekordját egyedi azonosítóval (elsődleges kulcs) lehet elkülöníteni. Tehát a tábla formailag egyértelm rtelmű. Például: Az AUTÓNYILVÁNTARTÁS adatbázis AUTÓK táblájába nem vehető fel az előző tulajdonosok mező, mert ha több előző tulajdonos is volt, nem írhatjuk be őket vesszővel elválasztva.
2. normálforma (2NF): Egy tábla 2. normálform lformában van, ha már r 1. normálform lformában van, és minden tulajdonsága funkcionálisan függf az elsődleges kulcstól. Tehát a táblába ne kerüljenek bele az adott egyedhez nem tartozó adatok. Funkcionális függf ggőség: g: Ha az AUTÓNYILVÁNTARTÁS adatbázist vizsgáljuk, és az AUTÓK táblában tárolt gépkocsikat tekintjük, akkor a gépkocsik rendszáma (elsődleges kulcs) egyértelm rtelműenen meghatározza a gépkocsi egyéb b tulajdonságait is, mint például a színét, típusát vagy a motor hengerűrtartalmát. Ebben az esetben azt állíthatjuk, hogy a gépkocsi színe függ a rendszámától. Ezt a viszonyt funkcionális függőségnek nevezzük. Például: Az AUTÓNYILVÁNTARTÁS adatbázis AUTÓK táblájába nem vehető fel a tulajdonost igazoltató rendőr édesanyjának a neve, mert az nem függ funkcionálisan a gépkocsi rendszámától.
3. normálforma (3NF): Egy tábla 3. normálform lformában ban van, ha már r 2. normálform lformában ban van, tehát minden jellemző csak az elsődleges kulcstól l függf gg, más s a táblt blában ban szereplő tulajdonságt gtól már r nem. Például: Ha a RAKTÁRNYILVÁNTARTÁS adatbázis ÁRUK táblájában a szállító kódja helyett szerepelne a szállító neve és a szállító címe, akkor már nem lenne 3. normálformában, mert a szállító címe nemcsak az árukód elsődleges kulcstól, hanem a szállító neve oszloptól is függene. Értelemszerűen ez a nemkívánatos állapot úgy kerülhető el, hogy a szállító adatai külön táblába kerülnek (például a SZÁLLÍTÓK táblába).
Adatműveletek: új j adat bevitele (Beszúrás Új rekord, mentése: Shift+Enter) adatmódos dosítás (tegyük aktuálissá a rekordot és kattintsunk bele a hibás mezőbe vagy a Tab billentyűvel lépkedve menjünk a javítandó adatra) adattörl rlés (a törlendő rekord kijelölése után Delete gombbal vagy a Törlés ikon lenyomásával lehetséges) rendezés (a rendezni kívánt oszlopba állunk és az eszköztár rendezések ikonjainak egyikére kattintunk annak megfelelően, hogy növekvő vagy csökkenő sorrendet szeretnénk) szűrés s kijelöléssel (álljunk egy olyan mezőtartalomra, amellyel azonosakat akarunk kiválasztani, majd Szűrés kijelöléssel gombra kattintunk) szűrés s kizárással (Szűrés kizárással utasítást kell választanunk) szűrés s mintával (a helyi menüben a szűrendő szövegdobozba írjuk a keresendő értéket vagy helyettesítő karaktereket /pl:? *! # stb.../ is tartalmazó értékmintákat) keresés (Szerkesztés Keresés)
Adattípusok: a mezőben tárolt adatok tartalma határozza meg a mezőtípust. Adatbevitel szempontjából biztonságossá tehető az adatbázis tartalma és szerkezete, ha a mező adattípusát körültekintően választjuk meg. Szöveg veg (Text( Text): a leggyakrabban használt adattípus, ezért alapértelmezésben ezt kínálja fel az adatbázis-kezelő. Betűt, számot, írásjelet, bármilyen nyomtatható karaktert tartalmazhat. Maximális hossza: 255 bájt. Feljegyzés s (Memo( Memo): a szöveg típusú mezőbe legfeljebb 255 karakter hosszúságú szöveget írhatunk, míg a feljegyzéstípus 255 karakternél hosszabb. Maximális hossza: 64 kilobájt /2 15 db karaktert tudunk tárolni/. Szám m (Number( Number): ezeket akkor használjuk, ha az adatokkal számolni is akarunk. - Bájt (byte): pozitív egész számok tárolására használjuk. A mező hossza 1 bájt. - Egész (Integer): pozitív és negatív egész számok tárolására használhatjuk. A mező hossza 2 bájt. - Hosszú egész (Long( integer): szintén pozitív és negatív egész számok tárolására használjuk. A mező hossza 4 bájt. A tizedes jegyek maximális száma 7. - Dupla (Duble( Duble): nagy értékű vagy nagy pontosságú pozitív és negatív egész és törtszámok tárolására használhatjuk. A mező hossza 8 bájt. A tizedes jegyek maximális száma 15.
Adattípusok: Pénznem nznem (Currency( Currency): pénzértékek és egyéb számadatok tárolására használhatjuk, ahol a szám pozitív és negatív egész és törtérték lehet. A mező hossza 8 bájt. Maximum 15 egész és 4 tizedesjegy. Számláló:: (AutoNumber( AutoNumber): a tábla rekordjainak egyedi azonosítására szolgál. Ez egy folyamatos sorszám vagy egy véletlen számgenerátorral előállított szám, amelyet az Access automatikusan hozzárendel az új rekordokhoz. A mező hossza 4 bájt. A tárolt szám hosszú egész típusú. Dátum/idő (Date/Time): dátumokat és időpontokat ezzel a típussal tárolhatunk. A dátum formáját a Windows területi beállítása határozza meg. Igen/nem (Yes( Yes/No): Logikai változó: logikai értékeket lehet tárolni az adattípussal. A mező csak igen/nem, igaz/hamis értéket tartalmaz. Akkor használjuk, ha az egyedről olyan tulajdonságot kell megjegyeznünk, mely azonos egy eldöntendő kérdéssel, vagyis a válasz igen vagy nem. /Kizárásos alapú döntés/ OLE objektum (OLE Object): a mező egy Windows-objektum címét vagy magát az objektumot tárolja, így megjelenhet a képernyőn kép, grafikon, szövegdokumentum is. /Objektum beágyazási lehetőség/ Hiperhivatkozás (Hiperlink): HTML formátumú dokumentumok adattáblába illesztésére szolgál. Keresésvarázsló (Lookup Wizard): olyan mezőt hoz létre, amelyben egy másik táblából választott mezőértéket jelenít meg az adott tábla mezőértéke helyett.
Mezőtulajdons tulajdonságok: Mezőhossz beállítása szöveg- és számtípusnál. A hosszt mindig úgy kell beállítani, hogy a várható leghosszabb adat számára is elegendő legyen. Szövegtípus esetén a bájtszámot kell beírni, szám típusnál az altípus (pl. bájt, egész, stb. ) kiválasztásával kell a hosszt definiálni. Kötelező adatbevitel előírása, hogy új rekord felvitelekor ne maradhasson üresen fontos adatot tartalmazó mező. Formai előírások az adatmegjelenítésre vonatkozólag, melyek a bevitt adatok azonos formájú tárolását szolgálják. Adatbeviteli szabályok ellenőrzik a bevitt adatokat, kiküszöbölve ezzel az adatrögzítési hibákat. Alapértelmezett érték beállítása. Új rekord hozzáadásakor a mező nem üres, hanem tartalmazza azt az értéket, amely várhatóan a leggyakrabban kerül a mezőbe. Gyorsabb lesz az adatbevitel. Cím beírása a mezőnévnél beszédesebb oszlopfejléc megadását teszi lehetővé. Index: mezőtulajdonságként állíthatjuk be azt is, hogy egy mezőhöz kívánjuk-e index készítését.
Index, indexelés: A keresés az adatbázis-kezelés egyik legfontosabb művelete. Ezt a műveletet gyorsítja, ha az adattábla a keresett adatot tartalmazó mező szerint sorba rendezett. A rendezettség elérésének kétféle módja van: a tábla sorainak tényleges, fizikai átrendezése, indexelés A fizikai rendezés a teljes adattáblát árintő művelet. Hátránya, hogy lassú, sok helyet igényel a háttértáron, és nem követi az adattábla módosítását. Az indexelés az adattáblát változatlanul hagyja, csak a rendezési kulcsot másolja át sorba rendezve külön indextáblába, megjegyezve, hogy a kulcs az adattábla melyik rekordjához tartozik. Előnye: sokkal kisebb a háttértároló-igény, egy táblához több különböző mező szerinti index is készíthető, az adatok változását az adatbázis-kezelők az indexekben is végrehajtják.
Lekérdez rdezések: Az adatbázis-kezelő programok igazi ereje abban rejlik, hogy képesek vagyunk tárolt adatainkból kiválogatni az éppen szükséges adatokat. A lekérdezésekkel kérdéseket fogalmazhatunk meg az adattáblákban tárolt adatokra. Fajtái: Választó: az adattábla adatainak megtekintésére szolgál, de nem változtatja meg azokat. Akciós: módosítja az adattábla tartalmát. Fajtái: táblakészítő lekérdez rdezés: új adattáblát hoz létre frissítő lekérdez rdezés: adatmódosítást hajt végre a rekordok egy csoportján vagy az összes rekordon hozzáfűző lekérdez rdezés: egy másik adattáblából átvett adatokkal bővíti az adattáblát törlő lekérdez rdezés: rekordokat töröl az adott adattáblából Amikor egy új lekérdezést hozunk létre, az automatikusan választó lekérdezés lesz, mindaddig amíg ezt meg nem változtatjuk. A változtatást a Lekérdezés menüben tehetjük meg.
Űrlapok: rlapok: Az operátorok munkáját megkönnyíthetjük azzal, hogy az adatbázisunk tábláihoz az adatok bevitelét megkönnyítő űrlapokat készítünk. Az űrlapok az adatbevitel során jól elrendezve, áttekinthető módon jelenítik meg a már rögzített adatainkat és az éppen rögzíteni kívánt adatainkat is. Itt az adatbevitelen túl egyszerűen mozoghatunk az adataink között, új adatokat vehetünk fel, meglévőt módosíthatunk, törölhetünk. Vezérlőgombok beillesztésével további kényelmes lehetőségeket van módunk kihasználni (pl. nyomtatás, kilépés, stb ). Az űrlapok alapját célszerű űrlap varázslóval készíteni, majd a varázsló által elkészített különböző típusú űrlapokat manuálisan egyénileg alakíthatjuk ki.
Jelentések: A képernyő- és nyomtatási képek formáját legegyszerűbb módon a jelentések elkészítésével tehetjük áttekinthetővé, nyomtathatóvá. Általában a lekérdezések szolgálnak a jelentések alapjául. A jelentések alapját is célszerű a jelentés varázslóval készíteni, majd a varázsló által elkészített különböző formájú jelentéseket manuálisan egyénileg alakíthatjuk ki.
Készítette: dr. Nyári Tibor