Felhasználói útmutató Az Én Vendégszobám Verzió 3.0 Készítette: Sagemcom Magyarország Kft., 2019. augusztus 30. Verzió: 3.00 1
Tartalom Tartalom... 2 Technikai ajánlások... 4 1. Felhasználók... 4 1.1. Az Én Vendégszobám Ügykezelő... 4 2. Bejelentkezés... 5 2.1. Belépés Ügyfélkapu azonosítóval... 5 3. Navigációk... 6 3.1. Szálláshely kiválaszthatósága... 6 3.2. Súgók a különböző felületeken... 6 3.3. Megjelenített értékek... 6 4. Naptár... 7 4.1. Funkciók... 7 4.2. Érkező státuszú foglalás... 9 4.3. Lakó státuszú foglalás... 10 4.4. Elutazott státuszú foglalás... 11 5. Foglalások áttekintése... 12 5.1. Keresés... 12 5.2. Nézet... 13 5.3. Új foglalás rögzítése... 13 5.3.1. Foglalási adatok fül... 14 5.3.2. Lakóegység adatok fül... 15 5.3.3. Vendég adatok fül... 16 5.4. Foglalás szerkesztése... 18 5.4.1. Műveletek Érkező státuszú foglalással... 19 5.4.2. Műveletek Lakó státuszú foglalással... 19 5.4.3. Műveletek Elutazott státuszú foglalással... 19 5.5. Egy foglalás Több lakóegység... 19 5.5.1. Foglalás menete... 19 5.5.2. Megjelenés a naptárban... 19 5.5.3. Vendégek kezelése... 20 5.5.4. Fogyasztási tételek kezelése és fizetése... 21 6. Riportok/Fogyasztási tételek... 22 6.1. Keresés... 22 6.2. Nézet... 23 2
6.3. Foglalás fogyasztása... 24 6.3.1. Terhelési tétel nézet... 24 6.3.2. Kategória nézet... 25 6.4. Műveletek... 26 6.4.1. Új tétel... 26 6.4.2. Fizetés... 26 6.4.3. Exportálás... 27 7. Napi zárás... 28 7.1. Nézet... 28 7.1.1. Szálláshely adatai... 29 7.1.2. Napi forgalom fizetési módonként... 29 7.1.3. Napi forgalom bevételi kategóiánként... 30 7.1.4. Vendégforgalmi adatok... 30 7.2. Napi zárás indítása... 31 7.2.1. Sikeres zárási folyamat... 31 7.2.2. Sikertelen zárási folyamat... 31 7.2.3. Napi zárás kóddal... 32 8. Riportok/IFA Kalkulátor... 34 8.1.1. Táblázat alatti összesítő számok... 35 8.1.2. Exportálás... 35 9. Beállítások... 35 9.1. Lakóegységek... 35 9.1.1. Nézet... 35 9.1.2. Új lakóegység létrehozása... 36 9.1.3. Lakóegység üzemen kívül helyezése... 37 9.1.4. Lakóegység törlése... 38 9.2. Termékek és szolgáltatások... 38 9.2.1. Keresés... 38 9.2.2. Nézet... 39 9.2.3. Új termék vagy szolgáltatás létrehozása... 40 9.3. Zárás kód beállítása... 40 9.3.1. Kód módosítása... 41 9.4. IFA beállítása... 41 9.4.1. Fix áras... 41 9.4.2. Százalékos... 42 3
Technikai ajánlások Az Én Vendégszobám alkalmazás által támogatott böngészők a Chrome, Firefox, Edge, Safari legfrissebb verziói. 1. Felhasználók NTAK Teljes jogkör Korlátozott jogkör NTAK Ügykezelő NTAK Szálláshelykezelő Az Én Vendégszobám Teljes jogkör Korlátozott jogkör NTAK Adatfelhasználó Az Én Vendégszobám Ügykezelő Az Én Vendégszobám Adatszolgáltató Az Én Vendégszobám Adatfelhasználó 1.1. Az Én Vendégszobám Ügykezelő NTAK Portálon végrehajtott szálláshely-szolgáltató és szálláshely-regisztrációt követően tud Ügyfélkapus azonosítóval bejelentkezni az Én Vendégszobám alkalmazásba. Abban az esetben lesz sikeres csak a belépés, ha az NTAK Portál szálláshelyregisztrációs űrlapon az Én Vendégszobám használata adatszolgáltatáshoz jelölőnégyzet lett bepipálva, és a rendszer által lementve. A portál minden funkcióját eléri és képes kezelni: Foglalások kezelése Fogyasztási tételek kezelése (számlák kifizetése) Napi zárás indítása és záráshoz tartozó jelszó kezelése Kimutatások lekérése Lakóegységek kezelése Termékek és szolgáltatások kezelése (létrehozás, szerkesztés, törlés) Szálláshely IFA beállítása A korlátozott szerepkörű felhasználók (Az Én Vendégszobám Adatszolgáltató és Az Én Vendégszobám Adatfelhasználó) e-mail címes és ügyfélkapus belépési lehetőséggel a későbbiek során lesznek elérhetőek a rendszerben. 4
2. Bejelentkezés Az Én Vendégszobám alkalmazásba jelenleg csak Ügyfélkapus azonosítással lehetséges a belépés (e-mail címes belépés még nem elérhető). 2.1. Belépés Ügyfélkapu azonosítóval Az Ügyfélkapus bejelentkezési módszer azok számára biztosított, akik rendelkeznek Ügyfélkapus regisztrációval. Ha a felhasználónév és jelszó beírása után az azonosítás sikeres volt, akkor Az Én Vendégszobám alkalmazás Naptár oldalára kerül a felhasználó. 5
3. Navigációk 3.1. Szálláshely kiválaszthatósága A felület jobb felső sarkában lehet kiválasztani melyik szálláshelyet szeretnénk kezelni. A mezőben a kiválasztott szálláshely és a hozzá tartozó szolgáltató jelenik meg. Ha csak egy szálláshely kezelésére vagyunk jogosultak, akkor a mező automatikusan kitöltődik és nem módosítható. A választás utáni felületen a kiválasztott szálláshelyhez kapcsolódó adatok jelennek meg. A szálláshelyeket bármikor lehet váltani, az adott felület automatikusan frissül. 3.2. Súgók a különböző felületeken A program a súgókat egy i betűvel jelzi. Rákattintással vagy a kurzor rávitelével lehet előhívni. 3.3. Megjelenített értékek A különböző menüpontokban lévő táblázatokban alapértelmezetten 10 sornyi érték jelenik meg. A táblázatok felett középen található egy léptető felület és egy lenyíló lista. Amennyiben a táblázat több értéket tartalmaz, beállítható azok megjelenítése. o Léptetés Ha 10 sornál több adatot tartalmaz a táblázat, akkor automatikusan megjelenik egy gombos felület. A számokra vagy a nyíl ikonra kattintva léptethető az oldal. 6
o Lenyíló értéklista Lenyíló listában módosítható az érték, abban az esetben, ha 10 sornyi adatnál többet szeretnénk megjeleníteni. Kiválasztható értékei: 10,20,30,50. 4. Naptár A Foglalások naptár-nézete menüpontban gyorsan elérhetők és átláthatóan szerepelnek a szálláshely foglalásai. Könnyen áttekinthető, hogy melyik napokon melyik lakóegység szabad, illetve foglalt, továbbá minden olyan információt tartalmaz, amely a szálláshely A mai nap (lezárandó nap) aláhúzott kék vonallal, a hétvégi napokat szürke színnel jelöli a program. Ha rákattintunk a Naptárnézet menüpontra, mindig az aktuális lezárandó nap-7 jelenik meg alapértelmezetten. Bal szélső oszlopban a Lakóegységek láthatók, velük egy sorban a hozzájuk tartozó foglalások. A foglalás elölnézetében a vendég neve és az ott töltött napok száma jelenik meg. 4.1. Funkciók o Napok görgetése A naptárnézet napjai jobbra és balra vízszintes irányban gördíthető. Rákattintva 1 nappal léptet. o Ugrás a mai napra A gomb megnyomása után a naptár alapértelmezett nézetre áll vissza, vagyis az aktuális nap (lezárandó nap) -7 jelenik meg. o Dátum szűrés A naptárnézet szűrő lehetőséget ad arra, hogy egy adott dátumot ki tudjunk választani. A Naptárnézet ekkor a választott naptól jelenik meg. o Lakóegységek A kurzorral egy lakóegységre kattintva egy felugró ablakban megjelennek az adott lakóegység fontos információi (lakóegység azonosító, lakóegység típus neve, férőhelyek száma és típusa, pótágyak száma és megjegyzés). Ennek paraméterezése a lakóegység beállításokban történik. 7
A lakóegységek a létrehozás sorrendjében helyezkednek el. o Keresés A lenyíló naptárnézetben kiválasztható egy kívánt dátum, ekkor a naptárnézet első értékoszlopaként a választott nap jelenik meg. 8
4.2. Érkező státuszú foglalás Zöld háttérrel jelenik meg a felületen. Jobb gombbal rákattintás után elérhető funkciók: o Foglalás adatai Rákattintás után a foglalás szerkesztési néztete jelenik meg o Érkeztetés A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a foglalás érkezési dátuma a mai nap. Rákattintva a felhasználó megérkezteti a foglalást. Érkezetés akkor lehetséges csak, ha nincs már lakó foglalás az adott lakóegységben. o Törlés A törlés funkcióval a felhasználó törli az adott foglalást. Végleges törlés előtt egy felugró megerősítő ablak jelenik meg. o Új fogyasztási tétel Ezt kiválasztva felugrik egy ablak, ahol az adott foglaláshoz és lakóegységhez új fogyasztási tétel vehető fel. o Számlákhoz A menüpontra kattintva a program átnavigál a lakóegységhez tartozó számlákhoz. o Áthelyezés Lakóegység-csere funkció, amellyel a foglalást át lehet helyezni, tehát egy másik lakóegységhez rendelhető. Csak olyan lakóegységhez helyezhető át, ahol az adott időtartamban nem szerepel másik foglalás. 9
4.3. Lakó státuszú foglalás Kék háttérrel jelenik meg a felületen. Jobb gombbal rákattintás után elérhető funkciók: o Foglalás adatai Rákattintás után a foglalás szerkesztési néztete jelenik meg o Utaztatás A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a foglalás utazási dátuma a mai nap. Rákattintva egy megerősítő ablak jelenik meg, ennek elfogadása után foglalás elutazott státuszúvá válik. Záródik a lakóegységhez tartozó lakóegység-számla funkció, nem terhelhető már semmilyen szolgáltatás/termék a számlára. Az utaztatás csak abban az esetben lehetséges, ha a foglaláshoz tartozó összes számla kifizetésre került. Ha van még a számlához tartozó fizetetlen tétel, akkor a rendszer hibaüzenettel figyelmeztet. o Téves érkeztetés A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a foglalás érkezési dátuma a mai nap. Téves érkeztetés érvénytelenítése az adott foglalásnál. A foglalás státusza újra Érkező lesz, a foglalás értelemszerűen nem törlődik. o Új fogyasztási tétel Ezt kiválasztva felugrik egy ablak, ahol az adott foglaláshoz és lakóegységhez új fogyasztási tétel vehető fel. o Számlákhoz A menüpontra kattintva a program átnavigál a lakóegységhez tartozó számlákhoz. o Áthelyezés Lakóegység-csere funkció, amellyel a foglalást át lehet helyezni, tehát egy másik lakóegységhez rendelhető. Csak olyan lakóegységhez helyezhető át, ahol az adott időtartamban nem szerepel másik foglalás. Ha a tartózkodás kezdete egy korábbi dátum, akkor az ott eltöltött éjszakákat a program megtartja, így csak a foglalás egy része helyeződik át. 10
4.4. Elutazott státuszú foglalás Szürke háttérrel jelenik meg a felületen. Jobb gombbal rákattintás után elérhető funkciók: o Foglalás adatai Rákattintás után a foglalás szerkesztési néztete jelenik meg o Téves utaztatás A menüpont csak akkor jelenik meg, ha a foglalás utazási dátuma a mai nap. Téves utaztatás érvénytelenítése az adott foglalásnál. A Lakóegység státusza újra Lakó lesz, a foglalás értelemszerűen nem törlődik. 11
5. Foglalások áttekintése A Naptárban, a Foglalások áttekintése gombra kattintva tudja a felhasználó felvinni, megtekinteni, keresni és módosítani a lakóegységhez tartozó foglalásokat és tulajdonságaikat, illetve a lakóegység vendégeit és adataikat. Alapértelmezett nézetben, csak az Érkező és a Lakó, az Elutazott státuszú foglalások nem jelennek meg. Az elutazott státuszú foglalásokra úgy lehet rákeresni, ha beállítjuk a Lakóegység státusz mezőben az Elutazott értéket. 5.1. Keresés Keresési mezők: o Vendég vezetékneve: foglaláshoz tartozó vendég nevek között keres o Vendég keresztneve: foglaláshoz tartozó vendég nevek között keres o Állampolgárság o Lakóegység státusz (legördülő menüből választható ki: érkező, lakó, elutazott) o Szoba neve o Érkezés dátuma (tól-ig) o Távozás dátuma (tól-ig) Gombok o Keresés Keresés gomb megnyomására az egyező paraméterekkel rendelkező foglalásokat egymás alatti sorokban listázza a rendszer. o Keresés törlése 12
A kitöltött űrlap mezőiből kitörlődnek az adatok, újra alapértelmezett nézet jelenik meg. 5.2. Nézet A foglalások egy táblázatban jelennek meg. Alapértelmezett nézetben csak a Lakó és Érkező státuszú foglalások látszanak. Foglalási táblázat fejlécében található menüpontok: o Foglalási szám (automatikusan töltődik ki a foglalás rögzítésénél) o Foglalás Időpontja (automatikusan töltődik ki a foglalás rögzítésénél) o Vendég neve o Megrendelő neve o Érkezési dátum o Utazási dátum o Szoba neve o Állampolgárság o Lakóegység státusz o Műveletek Gombok o Törlés Az adott sorban lévő foglalást törli. Ha erre kattint a felhasználó, akkor felugrik megerősítést kérő ablak. Csak Érkező státuszú foglalás törölhető. o Szerkesztés Az adott sorban lévő foglalást nyitja meg szerkesztési nézetre. Az adatok egy felugró ablakban jelennek meg. Itt lehet a foglalási adatokat megtekinteni, illetve módosítani. o Új foglalás Egy felugró ablakban tudunk új foglalást rögzíteni. A kitöltendő űrlap három részből áll: Foglalási adatok, Lakóegység adatok és Vendég adatok. 5.3. Új foglalás rögzítése Új foglalás rögzítésekor illetve meglévő foglalás módosításakor a beviteli adatokat egy három fülből álló űrlapon kell kitölteni. A kötelező mezők piros körvonallal jelennek meg. Gombok o Mentés A mentés ikonra kattintva elmentődnek a foglalás adatai (minden kötelező adat megadása után). 13
o Mégsem A mégsem gombra kattintva mentés nélkül visszajutunk a Foglalások oldalra. 5.3.1. Foglalási adatok fül Beviteli mezők: Mezőnév Kötelező Leírás Megrendelő e-mail címe Nem Foglalási szám Igen Automatikusan töltődik ki, nem szerkeszthető Megrendelő neve Igen Foglalást megrendelő személy/gazdasági társaság (lehet utazási iroda is) Foglalás időpontja Igen A foglalás rögzítésének dátuma, automatikusan töltődik ki Foglalás csatornája Igen Legördülő menüből választható ki Éjszakák száma Igen Automatikusan töltődik ki, nem szerkeszthető Vendégek száma Nem Foglaláskor megadott vendégek száma Megjegyzés Nem 14
5.3.2. Lakóegység adatok fül Beviteli mezők: Mezőnév Kötelező Leírás Érkezési és utazási dátum Lakóegység típus Szoba neve Lakóegység státusz Lakóegység ár/éjszaka Fizetett előleg Előleg fizetési módja Előleg fizetési ideje Megjegyzés Igen Igen Igen Igen Nem Nem Nem Nem Nem A szálláshelyen tervezett eltöltendő idő érkezési és utazási dátuma. Lenyíló naptárban lehet kijelölni az idősávot Legördülő menüből kiválasztható A megadott lakóegységtípusú, szabad szobák közül lehet választani Alapértelmezett értéke: Érkező Lakóegység felvételénél megadott összeg jelenik meg alapértelmezetten. Értéke szabadon módosítható A fizetett előleg értéke (ha volt). Ha kitöltjük ezt a mezőt, a program automatikusan kérni fogja a fizetés módját és idejét. Ezek később nem módosíthatók. Legördülő menüből kiválasztható Lenyíló naptárból kiválasztható 15
Gombok o Lakóegység hozzáadása Ezzel lehet felvenni az adott foglaláshoz további lakóegységeket. A gombra kattintás után az előző lakóegység sorai lemásolódnak a bevitt értékekkel, kivéve a lakóegység azonosítója. Az új sor értékei módosíthatók. o Törlés A tévesen felvett szobát a törlés gombbal lehet törölni az adott foglalásból. Csak az érkező státuszú foglalással rendelkező lakóegységek törölhetők. Minden törlést egy megerősítő ablak jóváhagyásával lehet véglegesíteni. Ha a szobához tartozó foglalás már érkeztetve lett (vagyis már nincs érkező státuszban), akkor a törlés nem lehetséges: a gomb nem jelenik meg. Minden foglaláshoz kell tartoznia lakóegységnek, így ha csak egy lakóegység lett rögzítve hozzá, az nem törölhető. 5.3.3. Vendég adatok fül Beviteli mezők: Mezőnév Kötelező Leírás Vendég vezetékneve Vendég keresztneve Igen Igen A Vendég vezetékneve A Vendég keresztneve 16
Telefonszám Nem Irányítószám Igen 4 számjegyből álló irányítószám Szül. idő Igen Lenyíló naptárból kiválasztható Ország Igen Legördülő listából kiválasztható Email Nem Szül. hely Igen A születési hely megadása Lakcím Nem Vendég neme Igen Legördülő listából kiválasztható Állampolgársá g Lakóegység IFA-t fizet Nem Nem Nem Legördülő listából kiválasztható Lakóegység adatok fülön lefoglalt szobákból lehet kiválasztani. Ha csak egy szoba tartozik a foglaláshoz, akkor a mező automatikusan kitöltődik Alapértelmezett értéke: Ifa-t fizet. IFA mentesség oka kiválasztható Gombok o Vendég hozzáadása: Ezzel a gombbal lehet felvenni az adott foglaláshoz vendégeket. A gombra kattintás után az előző vendég soraiból a mezők értékei lemásolódnak a személyes adatok kivételével. Az új sor értékei módosíthatóak. Foglalást lehet felvenni vendég adatok nélkül, de csak akkor lehet érkeztetni, ha legalább egy vendég adatai felvételre kerültek. o Vendég Törlése: A tévesen felvett vendéget a törlés ikonnal lehet törölni az adott foglalásból. Minden törlésnél figyelemeztető üzenet jelenik meg. o Vendég utaztatása: Ha már lakó vendéget utaztat a felhasználó (lakóegység státusza = Lakó) és IFA sorai is keletkeztek, akkor a vendég utaztatásra kerül, és kiszürkül a sora. 17
5.4. Foglalás szerkesztése A szerkesztési nézet három helyről nyitható meg: o Foglalások menüpontból az adott foglalás melletti szerkesztés gombra kattintással. o Naptárnézetben, ha jobb gombbal az adott foglalásra kattintunk és a megnyíló menüből a foglalás adatai opciót választjuk. o Naptárnézetben, ha duplán a foglalásra kattintunk. A már rögzített foglalások tartalmaznak új mezőket: Fül Mező Leírás Foglalási adatok Érkezési és utazási dátum Lakóegység adatok fülön megadott tartózkodási időtartam jelenik meg. A mező nem módosítható. Lakóegység adatok Éjszakák száma Foglalási szám Számla adatok gomb A program a megadott tartózkodási időtartamból kiszámolja az éjszakák számát. Ha az időtartamot módosítjuk, a mező értéke is változik. Automatikusan töltődik ki, nem szerkeszthető A gomb az adott lakóegység aktuális számlájára navigál. 18
5.4.1. Műveletek Érkező státuszú foglalással Foglalás szabadon törölhető és a foglalás időpontján, foglalási számon kívül minden szerkeszthető benne. Az érkezési dátumot az aktuális mai dátumnál ( Utolsó lezárandó nap dátumánál ) korábbi időpontra nem lehet állítani. 5.4.2. Műveletek Lakó státuszú foglalással A foglalást nem lehet törölni. Foglalás időpontja, foglalási szám és érkezési dátum nem szerkeszthető. Illetve, ha volt fizetett előleg, akkor az ehhez tartozó mezők sem (Fizetett előleg, Előleg fizetés módja, Előleg fizetés ideje). 5.4.3. Műveletek Elutazott státuszú foglalással A foglalással nem végezhetőek műveletek. 5.5. Egy foglalás Több lakóegység 5.5.1. Foglalás menete A rendszer engedi egyszerre több lakóegység lefoglalását, amennyiben azok szabadok az adott idősávban. Lakóegység adatok fülön a Lakóegység hozzáadás gombbal bővíthető a foglalandó lista. Ha új lakóegységet adunk a foglaláshoz, az örökölni fogja az előző lakóegység adatait (a lakóegység azonosító kivételével). Az adatok módosíthatóak. 5.5.2. Megjelenés a naptárban A naptárnézetben az összetartozó foglalásoknál ugyanaz a név fog megjelenni. Ez a Foglalási adatok fülön megadott Vendég név. 19
Foglalások oldalon egy sorban fog megjelenni. A lakóegység azonosító oszlopban lesznek felsorolva a foglaláshoz tartozó lakóegységek. 5.5.3. Vendégek kezelése Több vendég hozzáadására a Vendég adatok fülön van lehetőség. Az újonnan hozzáadott vendég örökölni fogja az első vendég adatait (a személyes adatok kivételével). 20
Érkeztetni csak akkor tudjuk a foglalást, ha vendég adatok fülön minden lefoglalt lakóegységhez tartozik legalább egy vendég. Ha ez nem valósult meg, akkor az érkeztetés nem lehetséges: a program egy hibaüzenettel fog figyelmeztetni. 5.5.4. Fogyasztási tételek kezelése és fizetése A fogyasztási tételeket foglalásonként kezeli a rendszer. Ha egy foglaláshoz több lakóegység is tartozik, a fogyasztási tételeiket egy nézetben tudjuk ellenőrizni. A fizetés lakóegységenként történik. 21
6. Riportok/Fogyasztási tételek 6.1. Keresés Keresési mezők: o Szoba neve (legördülő menüből választható ki) o Vendég vezetékneve o Vendég keresztneve o Foglalás státusza (legördülő menüből választható ki: érkező, lakó, elutazott) o Érkezés dátuma (-tól) o Érkezés dátuma (-ig) o Távozás dátuma (-tól) o Távozás dátuma (-ig) o Fizetés módja (legördülő menüből választható ki) Gombok o Keresés A keresésre kattintva a szobák számla adatainak találati listáját egymás alatt jeleníti meg. o Keresés törlése A keresés törlése gombra kattintva törlődnek a beállított szűrőfeltételek. 22
6.2. Nézet A felületen a foglalások fogyasztási adatai tekinthetők meg. Nem alkalmas számlák kiállítására, de lehetővé teszi, hogy foglalásonként összesítve megjelenjenek a vendégéjszakák adatai, illetve a lakóegységekhez elszámolt további termékek és szolgáltatások listája. Alapértelmezetten a Lakó státuszú foglalások jelennek meg. Fogyasztási tételek táblázat fejlécében található menüpontok: Gombok o Foglalási szám o Szoba neve o Vendég neve o Érkezési dátum o Távozási dátum o Fizetett összeg o Fizetendő összeg o Fizetés módja o Műveletek o Részletek Az ikonra kattintva megjelennek az adott foglalás terhelési tételei. 23
6.3. Foglalás fogyasztása 6.3.1. Terhelési tétel nézet Részletek gomb megnyomása után automatikusan a tételek terhelési nézete jelenik meg. A képernyőn két táblázat látható: A foglalás adatai és a foglaláshoz tartozó terhelési tételek. A lezárt napokhoz tartozó tételek nem törölhetők. A táblázat fejlécében található menüpontok: o Foglalási szám o Vendég neve (Megrendelő neve) o Érkezési dátum o Utazási dátum o Lakóegység azonosító o Fizetés módja 24
A táblázat fejlécében található menüpontok: o Terhelési dátum o Lakóegység azonosító o Terhelési tétel neve o Kategória o Áfakulcs o Egységár o Mennyiség o Érték o Műveletek 6.3.2. Kategória nézet Kategória nézetben ugyanazok a terhelési tételek jelennek meg, csak kategóriánkként csoportosítva. A lezárt napokhoz tartozó tételek nem törölhetők. 25
6.4. Műveletek 6.4.1. Új tétel Az új tétel gombra kattintva megjelenik egy űrlap. Új tételt tudunk rögzíteni a számlához. A kötelezően kitöltendő adatokat piros körvonallal jelöli a rendszer. Beviteli mezők: Mezőnév Kötelező Leírás Terhelési tétel Igen Előre rögzített tételekből lehet választani Kategória Igen Automatikusan töltődik ki Egységár Igen Automatikusan töltődik ki, de értéke módosítható Áfa Igen Automatikusan töltődik ki Mennyiség Igen Terhelt tétel mennyisége Érték Lakóegység Igen Igen Az egységár és mennyiség szorzata, a rendszer automatikusan számolja ki. Ha a másik két mezőt módosítjuk, akkor az értéke is változik Terhelendő lakóegység. Ha a foglaláshoz csak egy lakóegység tartozik, akkor automatikusan azzal töltődik ki 6.4.2. Fizetés A Fizetés gombra kattintva a Számlatételek egyenlítése felületre navigál a rendszer. Mivel a fizetés nem a tételekre vonatkozik, hanem a teljes összegre, ezért a fizetések tetszőleges részösszegekre bonthatók. Így a foglalás terhelési tételeit kiegyenlíteni akár részletekben is lehet. A foglaláshoz tartozó kifizetések egy táblázatban jelennek meg. A táblázat felett látható a teljes számla, illetve a még fennmaradó összeg. Ha a foglaláshoz több lakóegység tartozik, több táblázatra bontva kerülnek megjelenítésre a tételek. 26
Az Új részfizetés gombra kattintva lehet új részfizetési sort rögzíteni. Beviteli mezők: Mezőnév Kötelező Leírás Fizetés módja Igen Legördülő menüből kiválasztható Fizetett összeg Igen Fizetés dátuma Igen Lenyíló naptárból választható ki Megjegyzés 200 karakter hosszú megjegyzés írható be 6.4.3. Exportálás A terhelési tétel nézet és kategória nézet táblázata kimenthető fájlba. A nézetek alján találhatóak meg az exportáláshoz szükséges gombok. A tételek PDF, XLS és XLSX formátumban exportálhatók. A fájl neve a szálláshely nevéből, foglaló nevéből, foglalás érkezési és utazási dátumából fog generálódni. A böngésző beállításától függően a mentés helyének megadása szükséges az exportálás előtt. 27
7. Napi zárás 7.1. Nézet A felületen a napi zárást lehet elindítani. A folyamat manuálisan történik, minden napot a szálláshely felhasználójának kell lezárnia. A gombra kattintva egy megerősítő ablak jelenik meg, ennek elfogadása után tekinthető az adott nap lezártnak. Ha az adott napra megtörtént a zárás és az adatok beküldésre kerültek, később már nem lehet rajtuk módosítani. További műveletek nem rögzíthetők a lezárt napokhoz. Az oldal tartalmaz még egy napi kimutatás szekciót, amiben a zárás utáni összesítő látható. A felületen a napi zárást lehet elindítani. A folyamat manuálisan történik, minden napot a szálláshely felhasználójának kell lezárnia. A gombra kattintva egy megerősítő ablak jelenik meg, ennek elfogadása után tekinthető az adott nap lezártnak. Ha az adott napra megtörtént a zárás és az adatok beküldésre kerültek, később már nem lehet rajtuk módosítani. További műveletek nem rögzíthetők a lezárt napokhoz. Amennyiben az utolsó nap is lezárásra került, azt a Zárás menüpont alatt egy Jelenleg nincs lezárandó napja. kiírással jelzi a rendszer. 28
7.1.1. Szálláshely adatai A táblázat a szálláshely adatait és annak az adott napi összesítőjét tartalmazza. o Adatszolgáltatás időpontja: Az a nap, amire a zárás le fog futni. Értékének meg kell egyeznie a jobb felső sarokban található "lezárandó nap" dátumával, illetve meg kell egyeznie a "Zárás- Napi összesítő" címben található dátummal is. o Szálláshely szolgáltató neve: Szálláshelyet üzemeltető Szálláshely szolgáltató neve o Adatszolgáltatás napján beszedett idegen forgalmi adó: Hatályos IFA összege * IFA köteles vendégek száma o Kiadható férőhelyek (pótágy nélkül): Üzemen kívüli lakóegységek nélkül lakóegységek férőhelye pótágyak nélkül. (Beállítások/Lakóegységek menüpontban lévő [lakóegységek férőhelye (pótágy nélkül)]-[üzemen kívüli lakóegységek férőhely száma (pótágy nélkül)]) o Kiadott férőhelyek: Szálláshelyen lévő vendégek száma, akik becsekkoltak (kivéve a zárás napján utazó, de még Lakó vendégek száma) o Kiadható lakóegységek: Nem üzemen kívüli lakóegységek száma ([össz.lakóegység szám]-[üzemen kívüli lakóegységek száma]) o Kiadott lakóegységek: Zárás napján lakó státuszú lakóegységek száma (kivéve a zárás napján utazók, akik még lakók) 7.1.2. Napi forgalom fizetési módonként A táblázat az adott napi bevételek módját és azok értékének összesítését tartalmazza 29
7.1.3. Napi forgalom bevételi kategóiánként A táblázat az adott napi bevételek kategóriáját és azok értékének összesítését tartalmazza. 7.1.4. Vendégforgalmi adatok A táblázatban csak a Lakó vendégek (Lakó státuszú lakóegységek vendégei) adatai jelennek meg. Megjelenő vendég adatok: Neve, Neme Nemzetisége Életkora 30
7.2. Napi zárás indítása 7.2.1. Sikeres zárási folyamat Zárás gombra kattintás után egy megerősítő ablak jelenik meg. Ha a mégse gombra kattintunk, akkor az előzőleg megjelenített napi zárás felületre navigál a rendszer. Ha a zárás megerősítését választjuk, a rendszer ellenőrzi, hogy a napi záráshoz szükséges feltételek adottak-e és - ha nincs megakasztó tétel akkor a rendszer Sikeres zárás üzenetet jeleníti meg. Ha az adott napra megtörtént a sikeres zárás és az adatok beküldésre kerültek, később már nem lehet rajtuk módosítani. További műveletek nem rögzíthetők a lezárt napokhoz. 7.2.2. Sikertelen zárási folyamat Napi zárást csak abban az esetben lehet indítani, ha az adott napra nincs érkező vagy utazó státuszú foglalás. Amennyiben van zárást megakasztó tétel, a rendszer egy hibaüzenettel figyelmeztet. Ennek korrigálása után indítható újra a folyamat. Lehetséges hibaüzenetek: 1. Nem lett minden esedékes foglalás érkeztetve az adott zárási napon 31
2. Nem lett minden esedékes foglalás utaztatva az adott zárási napon 7.2.3. Napi zárás kóddal A szálláshely ügykezelőjének van lehetősége egy napi záráshoz szükséges kód beállítására. A kód beállítására a beállítások menüpont, Zárás almenü alatt van lehetőség. A biztosági kódnak 4 számjegyből kell állnia. 32
Ha a kód beállításra kerül, akkor a rendszer ezt kérni fogja a zárás gomb megnyomása után. Csak a helyes kód megadásával zárható a nap. 33
8. Riportok/IFA Kalkulátor Az IFA Kalkuláció menüpontban egy általunk meghatározott időtartamra tudunk IFA bevallási adatokat kigyűjteni. Az adatok egy táblázatban kerülnek megjelenítésre. A lista végén láthatjuk az összesített belföldi és a külföldi vendégéjszaka és vendég számot, valamint a 18 év alatti vendégéjszaka számot. A táblázat fejlécében megjelenő menüpontok: o Vendég neve o IFA mentesség oka o Érkezés dátuma o Távozás dátuma o Éjszakák száma o Állampolgárság o IFA egységára o IFA összértéke Gombok: o Időszak Naptárnézetben kijelölhető a kívánt időszak o Adatgyűjtés Az adatgyűjtésre kattintva lefut a lekérdezés, és megjelennek a beállított értékeknek megfelelő IFA bevallási adatok. 34
8.1.1. Táblázat alatti összesítő számok o IFA összesen: Értéke az IFA összértéke oszlop szummája o Összes belf. vendégéj: Magyar állampolgárságú vendégek éjszakáinak összege a lekért időszakra vonatkozóan o Összes külf. vendégéj: Nem magyar állampolgárságú vendégek éjszakáinak összege a lekért időszakra vonatkozóan o Összes belf. vendég: Magyar állampolgárságú vendégek száma a lekért időszakra vonatkozóan o Összes külf. vendég: Nem magyar állampolgárságú vendégek száma a lekért időszakra vonatkozóan o 18 év alatti vendégéj: 18 év alatti vendégek éjszakáinak összege a lekért időszakra vonatkozóan 8.1.2. Exportálás A lekérdezett IFA adatsorok táblázata kimenthető fájlba. Az oldal alján találhatóak meg az exportáláshoz szükséges gombok. A tételek XLS és XLSX formátumba exportálhatok. A fájl neve a szálláshely nevéből, kijelölt időszak kezdeti és vég dátumából fog generálódni. A böngésző beállításától függően a mentés helyének megadása szükséges az exportálás előtt. 9. Beállítások 9.1. Lakóegységek Ha rákattintunk erre az almenüpontra, akkor a Lakóegységek felületre jutunk. Egy táblázatban megjelennek a kiválasztott szálláshely lakóegységei. Ezen a felületen lehet karbantartani, törölni, illetve új lakóegységet rögzíteni a szálláshelyhez a szabályoknak megfelelően. Szálláshelyenként maximum 8 darab lakóegység rögzíthető, de maximum annyit, amennyit az NTAK-ban a Szálláhely regisztrációjakor megadtunk az adott szálláshelynél. 9.1.1. Nézet A táblázat fejlécében megjelenő menüpontok: o Lakóegység azonosító o Lakóegység típus neve: legördülő sávból lehet kiválasztani. o Férőhely: Az egyfős és kétfős ágyak férőhelyének összege. 35
o Pótágyak száma o Maximum férőhely: a férőhelyek és pótágyak összege. o Megjegyzés: lakóegység egyéb felszereltségét/jellemzőjét lehet ide beírni, ez egy szabad szöveges mező (max. 100 karakter lehet) o Lakóegység alapár/éj: az adott lakógyeség ára. Ez az érték később, foglalás rögzítésénél módosítható. o Műveletek Gombok: o Törlés Megerősítő ablak elfogadása után lehet a rendszerben már szereplő lakóegységet törölni. Ha egy lakóegységhez tartozik Lakó vagy Érkező státuszú foglalás, akkor nem törölhető. o Szerkesztés A már meglévő lakóegység összes adatát lehet módosítani. 9.1.2. Új lakóegység létrehozása A már meglévő lakóegységek mellé lehet újakat létrehozni. Szálláshelyenként maximum 8 darab lakóegység rögzíthető. Egyfős és Kétfős ágyak száma mezők közül, legalább az egyiknek nullánál nagyobb értéket kell tartalmaznia ahhoz, hogy az új lakóegység menthető legyen. Megjelenő mezők: Mezőnév Kötelező Leírás 36
Lakóegység azonosító Igen Szabadon megadható azonosító név Lakóegység típus neve Igen Legördülő menüből lehet kiválasztani Egyfős ágyak száma Kétfős ágyak száma Nem Nem Pótágyak száma Nem Ha az adott szoba nem pótágyazható, akkor értéke 0 Lakóegység alapár/éj Megjegyzés Igen Nem Szabadon megadható összeg, értéke foglalásnál módosítható Üzemen kívül helyezés Nem Lenyíló naptárból kiválasztható Gombok: o Mentés A rögzít gombra kattintva elmentődnek a felvett lakóegység értékei. o Mégsem A mégsem gombra kattintva nem mentődnek el a felvett lakóegység értékei, mentés nélkül visszajutunk a Lakóegységek oldalra. 9.1.3. Lakóegység üzemen kívül helyezése Ha egy lakóegységet egy bizonyos időszakban nem szeretnénk kiadni, akkor lehetőség van üzemen kívül helyezésre. Ezt az adott lakóegység sorában lévő szerkesztés gomb megnyomása után lehet beállítani: Üzemen kívül helyezés mezőben kijelölhető a kívánt időszak. Ha új foglalást szeretnénk rögzíteni erre az időszakra, akkor az üzemen kívül helyezett lakóegység nem fog megjelenni a legördülő listában. A naptárnézetben azok napok, amikor a lakóegység nem üzemel, szürke háttérrel jelennek meg. Az elmentett üzemen kívüli időszak bármikor módosítható és törölhető. 37
9.1.4. Lakóegység törlése A megszűnt lakóegységeket lehet törölni, amennyiben nincs lefoglalva. Ha egy lakóegységhez tartozik Lakó vagy Érkező státuszú foglalás, akkor nem törölhető. 9.2. Termékek és szolgáltatások Ezen a képernyőn lehet a lakóegységszámlára terhelhető termékeket és szolgáltatásokat létrehozni, és beárazni. A Termékek és szolgáltatások menüpont nem tartalmaz alapértelmezett értékeket, ezt minden szálláshely maga tölti ki. 9.2.1. Keresés Keresési mezők: o Név o Kategória (legördülő menüből választható ki) o Azonosító o Áfa (legördülő menüből választható ki) o Egységár 38
Gombok o Keresés Keresés gomb megnyomására az egyező paraméterekkel rendelkező termékeket egymás alatti sorokban listázza a rendszer. o Keresés törlése A kitöltött űrlap mezőiből kitörlődnek az adatok, újra alapértelmezett nézet jelenik meg. 9.2.2. Nézet A táblázat fejlécében megjelenő menüpontok: o Azonosító o Név o Kategória o Egységár o ÁFA o Műveletek Gombok: o Szerkesztés Az adott sorban lévő szolgáltatás adatait lehet módosítani. A termék azonosítóján kívül minden mező szerkeszthető. o Törlés Az adott sorban lévő szolgáltatást lehet törölni, ha nem lett még ilyen szolgáltatás szobaszámlára terhelve. 39
9.2.3. Új termék vagy szolgáltatás létrehozása Az Új termék vagy szolgáltatás létrehozása gombra kattintva megjelennek a szolgáltatás felvételéhez szükséges beviteli mezők. Mezőnév Kötelező Leírás Azonosító Igen A mezőbe 3 karakter hosszú azonosító adható meg. Név Igen Kategória Igen Legördülő menüből választható ki. Egységár Igen Áfa Igen Legördülő menüből választható ki. Gombok o Rögzít A szolgáltatás rögzítésre kerül. o Mégsem Mentés nélkül visszajutunk az Termékek és szolgáltatások oldalra. 9.3. Zárás kód beállítása Lehetőség van beállítani, hogy a napi zárás indításakor a felület egy biztonsági kódot kérjen a felhasználótól az zárás jóváhagyása előtt. A kód bármikor szabadon módosítható, törölhető vagy újra megadható. A kódnak 4 számjegyből kell állnia. Ezt a felületen található üres mezők mindegyikébe meg kell adnia a felhasználónak. A mentés gomb megnyomása után a kód rögzítésre kerül, a következő napi zárásnál a rendszer már kérni fogja. Ha a felhasználó nem a kritériumoknak megfelelő kódot ír be, a rendszer hibaüzenettel figyelmeztet és nem engedi lementeni. 40
A kódot a Szálláshely Ügykezelője vagy Adminisztrátora tudja beállítani, viszont záráskor minden felhasználótól kéri a rendszer. 9.3.1. Kód módosítása Az elmentett kód módosítható. Az előzőleg beírt kódot törölnie kell a felhasználónak, majd egy újat beírni a helyére. A mentés gomb megnyomása után az új kód rögzítésre kerül, a következő zárásnál a rendszer már csak ezt fogja elfogadni. 9.4. IFA beállítása A Szálláshelyeknek lehetőségük van saját maguk számára beállítani a IFÁt. A felületen százalékos és fix árú IFA beállítása lehetséges. Az IFA beállítás mentése gomb megnyomása után a program az új értéket fogja felterhelni a következő nap lezárásakor. Az IFA a Szállásdíjal egy időben, a napi záráskor terhelődik a foglalásokhoz. 9.4.1. Fix áras Akkor kell ezt az opciót választani, ha az adott szálláshely vendégéjszakák utáni fix összegben számolja az IFÁt. Az IFA beállítás mentése gomb megnyomása után a program menti az értéket, és a következő napi záráskor már ezt fogja terhelni. 41
9.4.2. Százalékos Akkor kell ezt az opciót választani, ha az adott szálláshelynél az IFA a szállásdíj százalékában kerül meghatározásra. 42