A BAY ZOLTÁN ALKALMAZOTT KUTATÁSI KÖZHASZNÚ NONPROFIT KFT. BESZERZÉSI SZABÁLYZATA Hatályba lépés dátuma: 2013. 08.01 Kibocsátó: Felelős ság: Bay Zoltán Közhasznú Nonprofit Kft. Gazdasági Igazgatóság Skultéty Tamás
A szabályzat célja, hogy meghatározza és szabályozza a Bay Zoltán Alkalmazott Kutatási Közhasznú Nonprofit Kft (továbbiakban Társaság) beszerzéseinek és megrendeléseinek eljárási rendjét, folyamatait és felelőseit. A jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések esetében, a szolgáltatók kiválasztásának átlátható, dokumentált, diszkriminációmentes eljárásban kell történnie. Az ajánlattételre felkért ajánlattevők kiválasztása során figyelemmel kell lenni arra, hogy az ajánlattevőnek rendelkeznie kell a beszerzés tárgya szerinti tapasztalattal. Biztosítani kell a verseny tisztaságát és az esélyegyenlőséget. A szabályzat szempontjából beszerzésnek minősül minden, ami későbbi pénzkifizetéssel járó kötelezettséget von maga után, vagy valamilyen barter ügylet része. 1. Ajánlatkérések A beszerzés tárgyától függően a beszerzés jóváhagyásához 3 ajánlat előzetes bekérése szükséges, a beszerzés indoklása, illetve a fedezet megjelölése mellett. 50.000 1 Ft értékhatár alatt a 3 ajánlat bekérésének szükségességéről az intézet dönt. 2. Beszerzések előzetes engedélyeztetése Az 50.000 Ft-ot elérő beszerzéseknél minden esetben kötelező a beszerzések előzetes engedélyeztetése az ügykövető rendszeren keresztül. Ennek folyamatáról külön szabályzat rendelkezik. A beszerzések darabolása az értékhatáron belül maradáshoz minden további értékhatár esetében is - nem engedélyezett! Az engedélyezési folyamat kötelező eleme az intézeti kontroller, aki az üzleti tervnek való megfelelőséget ellenőrzi, pályázatok esetén pedig a pályázati kontroller jóváhagyása, akinek a felelőssége a pályázaton történő elszámolhatóság és nem a beszerzés szakmai szükségességének igazolása. Minden 100.000 Ft-ot meghaladó beszerzési igény esetén kötelező a folyamatba felvenni a központi beszerzési munkatársat is. 2.1 Értékhatártól függetlenül az jóváhagyása szükséges valamennyi lent felsorolt ügyben, már a beszerzés megindításához, hivatalos ajánlatkérésekhez, megkeresésekhez is (!): projekttel és üzemeltetéssel kapcsolatos alvállalkozói és tanácsadói, valamint szakértői szerződések megkötéséhez és teljesítésigazolásokhoz bútor, gépkocsi, informatikai és távközlési eszközök beszerzéséhez marketing és reklámszerződések megkötéséhez valamennyi közbeszerzési eljáráshoz (KEF-en keresztül történő lehíváshoz is) munkaszerződéssel, megbízási- és ösztöndíjas szerződésekkel, tanulmányi szerződésekkel, bérrel, jövedelemmel kapcsolatos ügyekben, illetve bármilyen 1 A megadott értékek mindenütt nettó értéket jelölnek, kivéve, ahol ez külön jelölve lett. 2
létszámnövekedéssel járó ügyekben (a Foglalkoztatási és juttatási szabályzatban foglaltaknak megfelelően) támogatásnyújtással, adományozással kapcsolatos ügyekben bírságok, büntetések, jogkövetkezmények ügyében. 2.2 Értékhatártól függetlenül az intézetk Budapesten az üzemeltetésért felelős munkatárs - a val a végső jóváhagyó az alábbi esetekben azzal, hogy a rendkívüli eseményekről az t azonnal tájékoztatni kell: Valamennyi közüzemi számla: víz, csatorna, gáz, áram, szemétszállítás, távfűtés Üzemeltetéssel, működéssel kapcsolatos rendszeres és eseti szolgáltatások és ehhez szükséges anyagok: őrzés-védés, takarítás, karbantartás, javítások, üzemorvos, munka- és tűzvédelem, üzemanyag, telefon, internet, tisztítószerek, reprezentációs anyagok (ásványvíz, kávé, tea, ) Biztosítási díjak (gépkocsi, ingatlan, felelősségbiztosítás) 2.3 További jóváhagyók előzetes engedélye is szükséges a lenti esetekben, akik a következők: Rendezvényszervezés: Külkapcsolati Informatikai eszközök és szoftverek beszerzése: IKTI Szellemi termékek, szabadalmi eljárások: Üzletfejlesztési Marketing eszközök és szolgáltatások: Üzletfejlesztési. 3. Központosított beszerzések Bizonyos beszerzési eljárásokat függetlenül attól, hogy arra egyébként nem kötelező közbeszerzési eljárást lefolytatni központilag végez el a Társaság. Ezek: Közüzemi szerződések megkötése: áram, gáz, távfűtés, víz, csatorna, hulladékszállítás (valamennyi telephelyre vonatkozóan) Fenntartási, üzemeltetési szerződések: posta, irodaszer, telefon (vezetékes és mobil), internet, üzemanyag, üzemorvos, informatikai szolgáltatás, munka és tűzvédelem, biztosítások Egyes eszközbeszerzések: informatikai eszközök, szoftverek, szoftver licenszek, gépkocsi, bútor, telefonkészülék Bérleti szerződések: ingatlanok, gépek-berendezések, gépkocsik esetében Könyvvizsgálat, számviteli szolgáltatás, közbeszerzési tanácsadás, jogi tanácsadás, marketing eszközök és szolgáltatások, szabadalom-ügyvivés, központi képzések, tréningek szerződései Erzsébet utalvány, SZÉP kártya, egyéb utalványok szerződései és beszerzése / feltöltése Utazásszervezési szerződéskötés (az egyedi szállás és utazásfoglalások már a Külföldi kiküldetési szabályzatban foglaltak szerint történik) 3
4. Egyéb beszerzések A nem központosított beszerzési eljárásokat továbbra is az intézeti munkatársak (projektvezető, osztályvezető) vagy az illetékes üzemeltetési, illetve adminisztratív területen dolgozó kollégák intézik, amihez szükség szerint a központi beszerzési munkatárs is segítséget nyújt vagy közreműködik. Ilyenek: Ingatlan üzemeltetéssel kapcsolatos fenntartási, karbantartási munkák, felújítások (a nem közbeszerzési eljárások esetén), őrzés-védés, takarítás, eszközbeszerzések, védőeszközök, munkaruha Gépkocsik üzemeltetésével, karbantartásával, javításával kapcsolatos anyagok, szolgáltatások, műszaki vizsgáztatás Közbeszerzési értékhatár alatti gép és eszközkarbantartások, javítások Projektek szakmai teljesítéséhez szükséges alvállalkozók, megbízások, szakértői tanácsadói szolgáltatások, szakmai anyagok Hirdetések, konferenciákon - szakmai előadásokon részvétel, szakkönyvek, szaklapok, oktatások, tanfolyamok Utazási költségek, szállásdíjak (kivéve a KEF utazásszervezési szolgáltatásokat, azokat csak onnan lehet igénybe venni!) Szabadalmakkal szellemi termékekkel kapcsolatos fenntartási díjak Tagsági díjak. 5. Közbeszerzési eljárások A Társaság a közbeszerzési törvény (Kbt.) személyi hatálya alá tartozik, ebből következően mindazon beszerzésénél alkalmaznia kell a Kbt. előírásait, amelyek nem tartoznak a Kbt. által meghatározott kivételi körbe, és a becsült értékük meghaladja a közbeszerzési értékhatárt. A becsült érték meghatározása során érvényesülniük kell az egybeszámítási szempontoknak, azaz a Társaság minden szervezeti egységét együttesen, egyetlen ajánlatkérőként kell számításba venni. Az egyes jóváhagyásra felterjesztett beszerzési igényekről a központi beszerzési munkatárs mond előzetes véleményt a jóváhagyási folyamat részeként arról, hogy milyen eljárással (közbeszerzés alá tartózó vagy sem), közbeszerzés esetén milyen eljárástípussal kell a közbeszerzési eljárást lefolytatni. A közbeszerzési eljárások lefolytatása során a Kbt és kapcsolódó jogszabályok valamennyi előírását maradéktalanul be kell tartani! A közbeszerzési eljárás-köteles beszerzések ügyintézése a központi beszerzési munkatárs feladata. A beszerzési igény kezdeményezője a folyamatban, mint megrendelő vesz részt, illetve az Ő feladata a beszerzendő termék vagy szolgáltatás pontos definiálása és meghatározása (műszaki paraméterezése). A dokumentáció összeállítása és a szükséges engedélyek beszerzése, majd az eljárás lefolytatása és a szerződéskötés lebonyolítása a központi beszerzési munkatárs feladata és felelőssége a közbeszerzési szakértő közreműködésével. Kizárólag olyan eljárás indítható 4
meg, amelyet tartalmaz a Társaság elfogadott közbeszerzési terv, illetve rendelkezik az NFM szükséges jóváhagyásával. Ha az adott eszköz / szolgáltatás csak egy helyről szerezhető be, ennek lehetőség szerinti ellenőrzése és dokumentálása szintén az Ő feladata. Ebben az esetben nyilatkozatot kell beszerezni a szállítótól a kizárólagosságáról, valamint nyilatkoztatni kell a Társaságon belüli megrendelőt, hogy kizárólag ez az eszköz / szolgáltatás szolgálja csak az elvárt célt. A közbeszerzési eljárások teljes dokumentációját - a közzétételük előtt - az által ismételten jóvá kell hagyatni, a tényleges eljárás csak az Ő engedélyével indítható meg. Az eljárások során törekedni kell a Társaság számára legelőnyösebb feltételek, ár-érték elérésére és ezzel együtt a tipikus termékek egységesítésére, a rendszeresen előforduló, ismétlődő igények kielégítésére pedig minél nagyobb számban keretszerződéseket kell kötni. A közbeszerzési eljárások teljes dokumentációjának lefűzve, dossziéban, illetve az ügykövetőben is eljárásonként (ügyenként) teljes körűen meg kell lennie, melynek megléte a központi beszerzési munkatárs feladata és felelőssége. A megkötött (keret)szerződések lejárati idejének vagy a keretösszegek kimerülésének figyelemmel kísérése a központi beszerzési munkatárs feladata, a lejáratok előtt kellő időben kezdeményeznie kell új eljárás kiírását vagy a szerződések meghosszabbítását. A közbeszerzési eljárásokban a bíráló bizottságnak legalább 3 tagból kell állnia: a központi beszerzési munkatárs, az eljárást kezdeményező osztály/intézet képviselője és a vagy általa kijelölt harmadik tagból. A közbeszerzési eljárások nyilvánosságára vonatkozó rendelkezéseket a mindenkor hatályos Kbt. rendelkezései szerint kell teljesíteni. A Kbt. szerinti nyilvánosság biztosítása a feladata és felelőssége. 6. Jóváhagyási folyamat és a végső jóváhagyók A fenti pontokban leírt feltételeknek megfelelően a végső jóváhagyók az alábbiak az egyes esetekben: 6.1 1. típusú jóváhagyási folyamat ( zöld út ): Projektvezető osztályvezető Pályázati v. intézeti kontroller Igazgató Érvényes 50.000 Ft értékhatárig a következő típusú beszerzések esetén: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: Üzemanyag Irodaszer Fenntartási- és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munka- és védőruha, védőeszközök Közüzemi számlák, hulladékszállítás Szolgáltatás beszerzés (őrzés-védés, takarítás, karbantartás) Szállítás, raktározás 5
Egészségügyi szolgáltatás, munka- és tűzvédelem Eszközbeszerzések (kivéve az említett kivételek) Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel Belföldi és külföldi utazás, szállás, kiküldetés Reprezentáció b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: Eszközbeszerzések, beruházások (kivéve az említett kivételek) Szakmai anyagbeszerzés Belföldi és külföldi utazás, szállás, kiküldetés Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (az üzletfejlesztési jóváhagyása is szükséges) 6.2 2. típusú jóváhagyási folyamat ( sárga út ): Projektvezető Osztályvezető Pályázati v. intézeti kontroller Igazgató IKTI (informatika) ÜF (szellemi termék, marketing) KKI (rendezvényszervezés) Központi beszerzési munkatárs (100.000 Ft felett) Gazdasági Érvényes 50.000-300.000 Ft között a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: Eszközbeszerzések (kivéve az említett kivételek) Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel Belföldi és külföldi, szállás, kiküldetés Reprezentáció Rendezvényszervezés b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: Eszközbeszerzések, beruházások (kivéve az említett kivételek) Belföldi és külföldi, szállás, kiküldetés Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (Üzletfejlesztési is minden esetben) 6
Rendezvényszervezés Érvényes (50.000 Ft felett) értékhatártól függetlenül a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: Üzemanyag Irodaszer Fenntartási- és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munka- és védőruha, védőeszközök Közüzemi számlák, hulladékszállítás Szolgáltatás beszerzés (őrzés-védés, takarítás, karbantartás) Távközlési és internet szolgáltatási számlák (IKTI is minden esetben) Szállítás, raktározás Egészségügyi szolgáltatás, munka- és tűzvédelem b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: Szakmai anyagbeszerzés 6.3 3. típusú jóváhagyási folyamat ( piros út ): Projektvezető Osztályvezető Pályázati v. intézeti kontroller Igazgató IKTI (informatika) ÜF (szellemi termék, marketing) Központi beszerzési munkatárs Gazdasági Ügyvezető Érvényes 300.000 Ft felett a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: Eszközbeszerzések Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel 7
Belföldi és külföldi, szállás, kiküldetés Reprezentáció Rendezvényszervezés b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: Eszközbeszerzések, beruházások Belföldi és külföldi, szállás, kiküldetés Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek (Üzletfejlesztési is minden esetben) Rendezvényszervezés Értékhatártól függetlenül a következő típusú beszerzéseknél: a) Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos beszerzések: Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések Távközlési és internet szolgáltatási szerződések Informatikai eszközök és szolgáltatások Bútor, gépkocsi beszerzés Közbeszerzési ügyek Tagsági díjak Marketing és reklám Adományok, támogatások b) Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések: Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések Közbeszerzési ügyek A jóváhagyási folyamatokat az ügykövető rendszerben kell megvalósítani, ennek részletei az ügykövető rendszerrel kapcsolatos útmutatóban (szabályzatban) kerülnek rögzítésre. A szabályzat 2013. augusztus 1-étől hatályos, ezzel egyidejűleg minden a témában korábban kiadott szabályzat hatályát veszti. Budapest, 2013. július 30. Skultéty Tamás 8
1. sz. melléklet Megnevezés 50.000 Ft alatt Értékhatárok szerinti végső jóváhagyók 50.000-300.000 Ft 300.000 Ft felett Üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos ügyek Üzemanyag Irodaszer Fenntartási és karbantartási anyagok, tisztítószerek, munkaés védőruha, védőeszközök Közüzemi számlák, hulladékszállítás Szolgáltatás beszerzés (őrzés-védés, takarítás, karbantartás) Informatikai eszközök és szolgáltatások Távközlési és internet szolgáltatási szerződések Távközlési és internet szolgáltatási számlák Tanácsadói, szakértői szerződések (jogi, könyvvizsgáló, könyvelő, közbeszerzési, stb) Szállítás, raktározás Egészségügyi szolgáltatás, munka- és tűzvédelem Tagsági díjak Eszközbeszerzések (kivéve a kivételek) Bútor, gépkocsi IKTI + 9
beszerzés Gépek, berendezések, gépkocsik bérlése Oktatás, továbbképzés, konferencia-, kiállítás és rendezvény részvétel, Külföldi utazás, szállás, kiküldetés Reprezentáció Reklám, marketing Közbeszerzési ügyek Adományok, Támogatások Projektekkel kapcsolatos szakmai beszerzések Eszközbeszerzések, beruházások (kivéve az említett kivételek) Szakmai anyagbeszerzés Alvállalkozói, tanácsadói, szakértői szerződések Külföldi utazás, szállás, kiküldetés Szellemi termékekkel kapcsolatos ügyek üzletfejlesztési + Közbeszerzési ügyek 10