PRECÍZ Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez 3. EXCEL adatkapcsolat (mod. 2009.07.)
Ügyviteli nyilvántartások és EXCEL formátumú adatszolgáltatás A korszerű ügyviteli rendszereknek a jogszabályi előírásoknak megfelelő működésen felül, a cégvezetés és tulajdonosok adatszolgáltatási igényeit is ki kell elégíteni. A programcsomagokba beépítésre kerülnek az általános alaplekérdezések, melyek formája és tartalma nem mindig felel az igényeknek, s így a kötött formátumú jelentéseket csak manuális úton a listák alapján lehet kitölteni. EXCEL formátumú jelentések A Windows környezetben a legelterjedtebb jelentéskészítő eszköz az EXCEL táblázatkezelő. Az EXCEL rendelkezik minden olyan formai és tartalmi tulajdonsággal, amelyek segítségével vonzó megjelenésű kimutatások, táblázatok, diagramok készíthetők. A táblázatkezelő több munkalapjának használatával, az egy időszakról szóló jelentés táblázatai, diagramjai egy EXCEL file ba foglalhatók, így a jelentés könnyen kezelhető és továbbítható. A cellákba definiálható függvényekkel könnyen elvégezhetők a kiegészítő számítások, összegzések. A diagram és munkalapformázó lehetőséget ad a lehető legszemléletesebb megjelenítésre. A Diagram Varázsló egy helyre koncentrálja a diagramok létrehozását módosítását és formázását, így a táblázatba foglalt adatokhoz a legszemléletesebb diagram választható. Az EXCEL táblázatok közvetlenül kapcsolhatók a WORD dokumentumokhoz így jegyzőkönyvek szöveges jelentések készítésre is kiválóan alkalmasak az MS Office csomag említett elemei. Az EXCEL táblázatok gyors és pontos kitöltése érdekében lehetőséget kell teremteni a számviteli, pénzügyi rendszerekben már egyszer rögzítésre került forgalmi adatainak gépi átöltésére. PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer EXCEL kapcsolata A PRECÍZ Integrált ügyviteli programcsomagnak fejlesztő eszköze a Microsoft által Visual Studio részeként forgalmazott Visual FoxPro 6.0. A fejlesztő eszköz segítségével maximálisan kihasználhatók a 32 bites Windows környezet által biztosított lehetőségeket. Az ActiveX komponensek és DDE adatkapcsolat használatának lehetősége révén a Windows alapú eszközökkel és alkalmazásokkal való (Office és BackOffice család tagjaival) szoros integráció biztosítja a komplex megoldások fejlesztésének lehetőségét. A PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszerben az EXCEL táblázatkezelővel közvetett és közvetlen kapcsolat került kiépítésre. Közvetett kapcsolat: Minden nyomtatás eredménye kérhető EXCEL formátumban. Közvetlen kapcsolat: Magyar és idegen nyelvű számlarend elemeihez, Mérleg eredmény kimutatás soraihoz előre definiálhatók korlátlan számú EXCEL adatkapcsolat. A forgalmi adatok lekérdezéskor, nyomatásakor a szűrő feltételeknek megfelelően automatikusan kerülnek kitöltésre az előre definiált EXCEL táblák elemei (cellái). 2
Közvetett EXCEL kapcsolat Abban az esetben, ha tételes listával megegyező tartalmú Excel állományra van szükség. Például teljes főkönyvi kivonat, levelezéshez partner törzs stb. Programcsomagban nyomtatáskor meghatározható az eredmény iránya és formája. Az Excel állományba listázási irány választásakor Excel formátumban átadásra kerül a nyomtatáshoz összeállított adatállomány. A nyomatási adatok kigyűjtése után meg kell adni az Excel állomány helyét és nevét. A szótár nyomógombbal változtatható az eredmény könyvtár. Az így létrehozott fejléces Excel állomány további átalakításáról: diagramokról, öszszegzésekről stb. a felhasználónak kell gondoskodnia. 3
Közvetlen EXCEL kapcsolat Az előre kialakított Excel táblázatokba közvetlen adatátvitel. A közvetlen Excel kapcsolat kiépítésének lépései: 1. A jelentésekhez szükséges Excel táblák definiálása és elkészítése. 2. Excel táblákban a számviteli forgalmi adatokból feltöltésre kerülő cellák megjelölése. 3. Meghatározni az átvételhez megjelölt cellák adatait, hogy melyik főkönyvi számhoz, melyik idegen számlarendhez és melyik mérleg, eredmény kimutatás sorhoz kapcsolható. 4. Kapcsolatok rögzítése a PRECÍZ rendszerben. Az Excel táblák definiálása Első hivatkozáskor definiálni kell a kiinduló Excel tábla teljes nevét elérési útvonallal. Adatbeviteli mezők: Kód Megnevezés Egyéb adat Szöveg Excel táblahivatkozás azonosítója Excel tábla táblahivatkozás megnevezése Excel tábla teljes neve (útvonallal) A második szótárgombbal kiválasztható a korábban rögzített Excel tábla Excel táblához kapcsolódó magyarázat (opcionális) 4
Főkönyvi számlákhoz közvetlen Excel kapcsolatok előírása A főkönyvi számlák törzsadat karbantartásakor az egyes (1) gombbal érhető el az Excel kapcsolat definíció. Az úgynevezett áttekintő képernyőn kiválaszthatók az Excel kapcsolat előírásai. Tételsor: Egyenleg: Előjelváltás: Önelsz, Költséghely, Munkaszám: Excel tábla: Munkalap: Sor: Oszlop: Havonkénti tétel A főkönyvi számhoz rendelt Excel kapcsolat sorszáma. Tetszőleges, Tartozik, Követel az adatkitöltésnél nincs egyenleg vizsgálat vagy csak a meghatározott egyenleg esetén, kerül áttöltésre. A kiszámított érték előjelének átváltása. Az 1 4 számlaosztályoknál az érték számítás Tartozik/Követel, 5 9 Követel/Tartozik. Kiemelt analitikák előírása. A kiinduló előre definiált Excel tábla (kódtár adat). Az EXCEL tábla munkalapja. Munkalapon a cella sorszám Munkalapon a cella oszlop sorszáma Igen / Nem Áttöltéskor az oszlop sorszámot a kimutatás hónap számával növelje. (havi tábla kitöltés, mindig a kimutatás időszak dátum hónap adata kerül feltöltésre) 5
Adatfeltöltés kivonat alapján Kivonat listázásakor, lehet megadni a konkrét Excel feladást. Ezer Ft ban: Excel tábla: Forrás XLS tábla: Cél XLS tábla: Excel nyelv: Nyomtatás: Bezárás: Az átadott adatok ezer forintra kerekítve A számlarendhez megadott előre definiált Excel tábla A kiinduló Excel tábla teljes neve (elérési útvonallal) A forrás tábla átmásolásra kerül a céltáblába. Ha már létezik a cél tábla a program a felülírásra rákérdez. Lehet a kiinduló táblát használni céltáblának, de a javasolt kiinduló táblát változatlanul hagyni, és új táblát létrehozni vagy korábbit módosítani. Amennyiben a kiinduló táblánk nem tartalmaz forgalmi akkor az eredmény táblában könynyebb az adatok ellenőrzés és nem maradnak felesleges értékek. A használt Excel verziója magyar vagy angol Átöltés után első munkalap automatikus nyomtatása. Az áttöltés után az EXCEL programot zárja be vagy hagyja betöltve, így ablakváltással megtekinthető a feltöltött Excel tábla. Amennyiben az Excel tábla feltöltése többszöri lekérdezés eredmény, akkor sem kell, mert így a céltábla marad az Excel programba és folytatható a feltöltés (például havonkénti oszlop feltöltés) 6
Idegen számlarendhez közvetlen Excel kapcsolatok előírása Technikailag megegyezik a főkönyvi számláknál leírtakkal. Az idegen számlarend a külföldi tulajdonosok számára készülő adatszolgáltatás. A magyar szálarendhez kapcsolhatók az idegen számalrend számlái (egy idegen számlához több magyar főkönyvi szám rendelhető). Lényegében az idegen számlarend használatával kiegészítő adatszolgáltatáshoz egy új struktúrájú kivonat és számlalap (karton) készíthető. Adatfeltöltés idegen számlarend kivonat alapján Mérleg, eredmény kimutatás sorokhoz közvetlen Excel kapcsolatok előírása A tábla sor karbantartásakor a hármas gombbal érhető el az Excel kapcsolat definíció. Az Excel kapcsolat definíció megegyezik a főkönyvi számnál leírtakkal. 7
Excel adatfeltöltés mérleg eredmény kimutatás táblák alapján Mérlegek lekérdezésénél az Xls gombbal lehet mérleg eredmény kimutatás táblák adatait Excelbe átadni. Táblától Tábláig: Önelsz.től Önelsz.ig Időszak: Újra számolva: Ezer Ft ban: Excel tábla: Forrás XLS tábla: Cél XLS tábla: Excel nyelv: Nyomtatás: Bezárás: Mérleg eredmény kimutatás táblázat intervallum (egy vagy több mérleg tábla adata átadható) Önelszámoló egység intervallum Könyvelési időszak intervallum A mérleg és eredmény kimutatás táblák tartamát újra számolja vagy nem. Az átadott adatok ezer forintra kerekítve A számlarendhez megadott előre definiált Excel tábla A kiinduló Excel tábla teljes neve (elérési útvonallal) A forrás tábla átmásolásra kerül a céltáblába. Ha már létezik a cél tábla a program a felülírásra rákérdez. Lehet a kiinduló táblát használni céltáblának, de a javasolt kiinduló táblát változatlanul hagyni és új táblát létrehozni vagy korábbit módosítani. Amennyiben a kiinduló táblánk nem tartalmaz forgalmi adatokat, akkor az eredmény táblában könnyebb az adatok ellenőrzése. A használt Excel verziója magyar vagy angol Átöltés után első munkalap automatikus nyomtatása. Az áttöltés után az EXCEL programot zárja be vagy hagyja betöltve. Ha betöltve marad, akkor ablakváltással megtekinthető az elkészült feltöltött Excel tábla. Akkor sem kell bezárni, ha Excel tábla teljes feltöltése többszöri lekérdezés eredménye, mert így marad a céltábla az Excel programba és folytatható a feltöltés (például havonkénti oszlop feltöltés) 8