A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL. Gyál, 2014. május 20.

A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. május 20.

A közigazgatási rendszer működése teljesítmény nézetben Társadalmi szükségletek Politikai / stratégiai célok Közpolitikai ciklus Operatív célok Irányítási ciklus Eredményesség Input Folyamat Output Eredmény (outcome) Hatás (impact) Gazdaságosság Hatékonyság Környezet Méltányosság

A Cél és Mutatószám Tervezés rendszere: A BALANCED SCORECARD INTÉZMÉNY KÜLDETÉSE, ALAPFELADATA Mi az intézmény rendeltetése, mire hozták létre? ÜGYFÉL ÉS BIZALMI NÉZŐPONT Hogyan felelhetünk meg az intézménnyel kapcsolatba kerülő érintettek elvárásainak? Milyen elvárásokat támasztanak az intézménnyel szemben? KÖLTSÉGVETÉSI NÉZŐPONT Melyek az intézmény forrásbiztosítójának a költségvetés-gazdálkodással kapcsolatos elvárásai? BELSŐ FOLYAMATOK NÉZŐPONTJA Mely folyamatokban kell kiválót nyújtanunk, hogy elégedetté tegyük ügyfeleinket és a forrásbiztosítókat? TANULÁS ÉS FEJLŐDÉS NÉZŐPONTJA Hogyan kell tanulnunk és fejlődnünk ahhoz, hogy elérjük jövőképünket és céljainkat?

A BSC alapú módszertan alkalmazása 1. A stratégia értelmezése. Milyen stratégiát kívánunk követni a jövőben? 2. A stratégiai célok meghatározása, konkretizálása. A négy nézőpont mentén a célok meghatározása, ezek összefüggéseinek megértése. 3. Elvárások meghatározása, mutatók kiválasztása. Milyen elvárásnak kell megfelelni a cél eléréséhez? Mivel tudom mérni a célok teljesülését? 4. A mutatóval szembeni elvárások megfogalmazása. Milyen változást várok el a mutató értékében? 5. Intézkedések megfogalmazása. Mit kell tennem a célok teljesüléséért, a kívánt változás eléréséért? 1. Stratégia értelmezése 2. Célok konkretizálása 3. Mutatók kiválasztása 4. Elvárások 5.Intézkedések, akciók Ügyfélbarát = partnerként kezeli az intézménnyel kapcsolatban állókat. Ügyfél nézőpont: Javítsuk az ügyfél elégedettség mértékét. Panaszok száma Ügyfél elégedettségi index A mutatók értéke egy éven belül 10%- kal javuljon. -elégedettség mérés fókuszálása -honlap adattartalmának fejlesztése, hírlevél szolgáltatás bevezetése -stb.

A PDCA ciklus, mint követendő elvárás Minden közfeladat ellátást a Magyary program elvárása szerint a PDCA általános minőségfejlesztési folyamat mentén szükséges működtetni.

Az adott közfeladat működtetési környezete Jogszabályok, előírások Beszállítók, közszolgáltatók Cél: Az adott közfeladat ellátás hatékonyságának javítása, eredményességének növelése Belső működési környezet, munkaszervezés, szabályozás, rendelkezésre álló infrastruktúra Lakosság, egyéb ügyfelek Önkormányzati intézmény rendszer

Közfeladat ellátás főbb problématerületei KÖZFELADATOK DÖNTÉS SZABÁ- LYOZÁS, VÉGRE- HAJTÁS Önkormányzati Intézmények Polgármester - Képviselő Testület Polgármesteri Hivatal Önkormányzati Társaságok önkormányzati közszolgáltatók 1. Tervezési, monitoring és kontrolling rendszer hiányosságai 2. Eredménytartalékok, költségnövelő tényezők 3. Szabályozottság, információáramlás Tartalékok a költséghatékonyság és működési szinergia terén

1. Probléma: Tervezési, monitoring és kontrolling rendszer hiányosságai önkormányzati tulajd. szolgáltatók Önkormányzati társaságok Önkormányzat Önkormányzati intézmények A közfeladat BSC szemléletű célkitűzéséhez és a szükséges pénzügyi források meghatározásához szükséges információk nem állnak teljes körűen rendelkezésre. A hatályban lévő szerződések egy része felülvizsgálatra szorul (pl. kötbér van-e kikötve) A szolgáltatási teljesítményről rendszeres méréseken alapuló adatszolgáltatási kötelezettség nem szerepel a szolgáltató partnerekkel kötött szerződéses feltételek között. A közszolgáltatásokkal szembeni teljesítmény elvárások teljesülésének ellenőrzése nem teljes körű. A közfeladatok ellátásának gazdaságossági, hatékonysági mutatói nincsenek teljes körűen BSC szemléletben megfogalmazva. A tervezés során nem mindig a költségmegtakarítási lehetőségek szempontjából kerültek áttekintésre az ellátási folyamatok. Következmény: A közszolgáltatások hatékonysági tartalékai

2. Probléma: Eredménytartalékok, költségnövelő tényezők önkormányzati tulajd. szolgáltatók Önkormányzati társaságok Önkormányzat Önkormányzati intézmények A bérbe adható épületekből, termekből nyerhető bevételek nem teljes körűen kiaknázottak (oktatás-nyelvtanfolyam, stb.). A Szerződött partnerek esetén a szerződésekben vállalt kötelezettségek ellátásának minősége nem mindig nőtt arányosan az árak növelésével. Az önkormányzat tulajdonában lévő, és a szerződéses partnerek által használt eszközök, épületek után felszámolt bérleti díjak felülvizsgálandók. Az óvodában és az iskolákban a saját bevétel aránya alacsony az összes költségekhez viszonyítva. Az önkormányzati intézményeknél a támogató, kiszolgáló feladatok átszervezéssel hatékonyabban működtethetők. Az iskolák esetében az üzemeltetési, karbantartási, és beszerzési költségek optimalizálásában vannak még lehetőségek. A vagyon használat és gazdálkodás felelősségének szétválasztása az oktatási intézményekben nehezíti a hatékony költséggazdálkodást A bevétel növeléséhez új nagyvállalkozók, befektetők bevonzásában vannak tartalékok Következmény: Kapacitás-optimum hiány és költségtartalékok

4. Probléma: Szabályozottság, információáramlás önkormányzati tulajd. szolgáltatók Önkormányzati társaságok Önkormányzat Önkormányzati intézmények Az önkormányzat által kötött szerződések, illetve annak módosításai nem térnek ki a közszolgáltatások minőségével kapcsolatos garancia vállalásra. Az PH SZMSZ nem tér ki a közfeladatok folyamatos fejlesztésére ( a folyamatos ellenőrzésen kívül) Potenciális befektetők és vállalkozók kevéssé ismerik a gyáli lehetőségeket. A település honlapjának struktúrája, tartalma fejlesztendő, különösen a közfeladatok ellátásának átláthatósága érdekében. Következmény: az ellenőrzés hatékonysági tartalékai

Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok I. Bevont Közszolgáltatók Az érintett közszolgáltatás besorolása Fejlesztési javaslatok Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) Magántőke bevonása Jelenlegi szolgáltatóval szerződés felülvizsgálata Új közszolgáltatók bevonása 1. településfejlesztés, településrendezés - K KF NV 2.1 köztemetők kialakítása és fenntartása Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K KF+MF (50/50) V - Igen (pl. kertészet) 2.2 a közvilágításról való gondoskodás LUX Invest 2000 Kft. MF KF NV Igen (folyamatban) 2. település-üzemeltetés 2.3 kéményseprő-ipari szolgáltatás biztosítása 2.4 a helyi közutak és tartozékainak kialakítása és fenntartása 2.5. közparkok és egyéb közterületek kialakítása és fenntartása A feladat eredeti címzettje látja el: Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata (Magyar Kémény Kft. ) M MF NV Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. (fenntartás) Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. 2.6. gépjárművek parkolásának biztosítása _ M KF NV K K KF +MF (90/10) NV Igen KF+MF (85/15) NV Igen (pl. kertészet) releváns releváns releváns 2.7. egyéb általános igazgatási feladatok ellátása - K KF+MF (99/1) NV 3. a közterületek, valamint az önkormányzat tulajdonában álló közintézmény elnevezése K KF NV

Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok II. Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése 4. egészségügyi ellátás, egészséges életmód Bevont Közszolgáltatók Az érintett közszolgáltatás besorolása Fejlesztési javaslatok 4.1. egészségügyi alapellátás 4.2. egészségügyi szakellátás Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) Városi Egészségügyi Központ + háziorvosok egyedi szerződéssel + fogorvosok + Európa Mentőszolgálat K KF V Városi Egészségügyi Központ (+ 4.3. egészséges életmód segítése Civil szervezetek K 5.1. köztisztaság Magántőke bevonása Jelenlegi szolgáltatóval szerződés felülvizsgálata Igen (szolgáltatás mérőszámai) Jáhn Ferenc Kórház) K KF V KF+MF (90/10) V Igen Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K KF NV Új közszolgáltatók bevonása Igen (pl. fitness termek, egyesületek) Igen (pl. kisebb takarítások) 5. környezet-egészségügy 6. óvodai ellátás 7. kulturális szolgáltatás 5.2 települési környezet tisztaságának biztosítása 5.3 rovar- és rágcsálóirtás 5.4. állategészségügy 7.1. a nyilvános könyvtári ellátás biztosítása 7.2. filmszínház, előadóművészeti szervezet támogatása 7.3. a kulturális örökség helyi védelme Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K KF NV Igen Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K KF NV KF+MF Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K (60/40) V KF+MF Óvodák (3db) + magánóvódák + családi napközik K+M (90/10) (80/20) V Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Önk Bizottság + Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek K K K KF+MF (97,5/2,5) V KF+MF (50/50) V KF+MF (85/15) V Igen (támogatási elvek átgondolásával) Igen (támogatási elvek átgondolásával) Igen (keretszerződés rendelkezésre állásra) Igen (internet szolgáltatók) 7.4. a helyi közművelődési tevékenység támogatása KF+MF Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár + civil szervezetek K+M (90/10) (90/10) V Igen (támogatási elvek átgondolásával)

Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok III. Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése 6. óvodai ellátás Bevont Közszolgáltatók Az érintett közszolgáltatás besorolása Fejlesztési javaslatok Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Óvodák (3db) + magánóvódák + családi napközik K+M (90/10) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) Magántőke bevonása Jelenlegi szolgáltatóval szerződés felülvizsgálata KF+MF (80/20) V Új közszolgáltatók bevonása 8. szociális, gyermekjóléti szolgáltatások és ellátások 8.1. Szociális ellátás 8.2. családsegítő szolgálat Önk +PH + "Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ + Idősök Napközi Otthona K KF V "Kertváros" Szociális és Családvédelmi Központ K KF NV Igen (szolgáltatás mérőszámai) Igen (szolgáltatás mérőszámai) 8.3. bölcsődei ellátás Bóbita Bölcsőde K KF V 9. lakás- és helyiség-gazdálkodás Önk + Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K MF V 10. hajléktalanság kezelése 10.1. hajléktalanná vált személyek ellátásának és rehabilitációjának biztosítása - K KF NV releváns releváns releváns 10.2. a hajléktalanná válás megelőzésének biztosítása - K KF NV releváns releváns releváns 11. helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás 11.1. helyi környezetvédelem - K KF NV 11.2. helyi természetvédelem - K KF NV 11.3. vízgazdálkodás Dél-Pest Megyei Víziközmű Szolgáltató Zrt. K KF V 11.4. vízkárelhárítás - K KF NV 12. honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás 12.1. honvédelem - K KF NV 12.2. polgári védelem - K KF NV 12.3. katasztrófavédelem - K KF NV 12.4. helyi közfoglalkoztatás - K KF V

Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok IV. Közfeladat megnevezése Tevékenységek Közszolgáltató megnevezése 13. helyi adóval, gazdaságszervezéssel és a turizmussal kapcsolatos feladatok Bevont Közszolgáltatók Az érintett közszolgáltatás besorolása Fejlesztési javaslatok Szolgáltatás előállítása (köz- (K)/ magán-termelés (M)) Szolgáltatás finanszírozás jellege (köz- (KF)/ magánfinanszírozás (MF)) A fogyasztói döntés jellege (választható (V)/ kötelező(nv)) Magántőke bevonása Jelenlegi szolgáltatóval szerződés felülvizsgálata 13.1 helyi adózás - - - - 13.2. helyi gazdaságszervezés - K KF V 13.3. helyi turizmussal kapcsolatos feladatok - K KF V Új közszolgáltatók bevonása 14. a kistermelők, őstermelők számára értékesítési lehetőségeinek biztosítása 15. sport, ifjúsági ügyek 15.1. sportügyek NAVAX Kft és Mező Húsgép Kft. M MF V Önk + Gyál Baráti Kör Sport Egyesület + más egyesületek K KF+MF (30/70) V Igen 15.2. ifjúsági ügyek - K KF V Igen (szolgáltatás mérőszámai) Igen (folyamatban) Igen (nincs ilyen egyelőre) Igen (egyesületek támogatásért cserébe) Igen (helyi szórakozóhelyek) 16. nemzetiségi ügyek 17. közreműködés a település közbiztonságának biztosításában 18. helyi közösségi közlekedés biztosítása Bolgár zetiségi Önk. K KF NV PH (közterület felügyelet és mezőőrség) + FEGY Polgárőr és Önkéntes Tűzoltó Egyesület (SZEM) + Rendőrség BKK Zrt. Gy.T.H. Gyál és Térsége Hulladékgazdálkodási Nonprofit Kft. K M KF +MF (50/50) NV KF+MF (15/85) V KF+MF 19. hulladék-gazdálkodás K (35/65) NV 20. távhőszolgáltatás - - - - releváns Igen (szolgáltatás mérőszámai) Igen (folyamatban) Igen (szelektív hulladékgyűjtés) releváns releváns 21. víziközmű-szolgáltatás Dél-Pest Megyei Víziközmű Szolgáltató Zrt. K MF NV 22. étkeztetés biztosítása az önkormányzat közigazgatási területén található nevelési - oktatási intézményekben Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. K KF+MF (70/30) V

Javaslat a közfeladatok irányítására LAKOSSÁGI IGÉNYEK, ELVÁRÁSOK ÉS ELÉGEDETTSÉG EGYÉB KÖZFELADATOK Szerződéses kapcsolatok keretében ellátott közfeladat Önk. Által közvetlenül ellátott közfeladat Városi Egészségügyi Központ Bölcsőde és óvódák INTÉZMÉNYI SZAKFELADATOK Önkormányzati tulajdonú Intézmények Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Iskolák üzemeltetése ELLÁTÁSI FELADATOK Összevont karbantartás Összevont üzemeltetés Összevont gondnokság Összevont anyag és eszközgazdálkodás Összevont őrzés-védelem Összevont kertészet Összevont takarítás Összevont étkeztetés KONTROLLING FELADATOK Közfeladat ellátási elemzések Teljesítmény elvárások Teljesítménymérés és értékelés Probléma megoldás Kiemelt projektek menedzsmentje Pályázati elszámolás Pályázati fenntartás PROJEKTMENEDZSERI FELADATOK VAGYONKEZELÉSI FELADATOK Fejlesztések, beruházások Vagyongazdálkodás Vagyonhasznosítás

Szervezeti javaslat érintett funkciók INTÉZMÉNYEK Gyáli Városgazda Kft. Projektmenedzsment PH Szervezési és ügyfélszolgálati Iroda - Intézmény igazgatási csoport Szakfeladatok tervezése és ellenőrzése + Kontrolling funkció PH Városfejlesztési Iroda GYÁL Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Ügyelet - készenlét Ügyfélszolgálat (FRONT office) Integrált vagyonkezelés Műszaki csoport Karbantartás Anyag és eszközgazdálkodás Üzemeltetésgondnokság Kertészet, takarítás, Őrzés-védelem Élelmezés (BACK office)

Információ és adatáramlás Intézményi Költségvetési tervek, előirányzatok PH Szervezési és ügyfélszolgálati iroda Intézményigazgatási csoport Adatszolgáltatási igények, Ellátási normák Adatszolgáltatási igények, ellátási normák GYÁL Városüzemeltetési Nonprofit Kft. hasznosítási szerződések adatai INTÉZMÉNYEK Kijavított hibák, megoldott problémák, beszerzett eszközök, anyagok Ellátási problémák, meghibásodások, Közüzemi számlák, megrendelések Projekt lehetőségek, Átadott beruházások GYÁL Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Ellátási adatok, információk Gyál Városgazda Kft. PH Városfejlesztési Iroda Fejlesztési javaslatok Vagyonkezelési adatok Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók, fejlesztési javaslatok Int. Beruházási, fejlesztési tervek Intézményi alapadatok, fejlesztési igények Átadott beruházások, szerződések, vagyonkezelési adatok PH Szervezési és ügyfélszolgálati iroda Intézményigazgatási csoport Készítette: IPS Tanácsadó Kft.

A közfeladat ellátási infrastruktúra Jellemzés: Az infrastrukturális elemek a 2013. évi önkormányzati feladatok átalakulásával a vonatkozó jogszabályi előírások szerint átadásra kerültek az üzemeltető szervezetek/ társaságok részére. Az önkormányzati intézmények eszközállománya szinte teljes egészében az önkormányzat tulajdonában van, mintegy 9 %-a a Polgármesteri Hivatal tulajdona, a lízingelt eszközök száma elenyésző. A nagy értékű, közfeladat ellátás szempontjából fontos eszközök két-harmadának könyvszerinti értéke=0, amelyek legnagyobb része bútor, számítástechnikai eszköz, egyéb tárgyi eszköz, illetve gépjármű. Következtetések: Annak ellenére, hogy az eszközök legnagyobb része gyakorlatilag 0 könyvszerinti értékű, az önkormányzat állagmegóvó tevékenységének köszönhetően jó állapotban van, funkcionálisan többnyire teljes értékűen használható és nem veszélyezteti a közfeladatok ellátását. Új eszközök beszerzése esetén javasoljuk a lízing konstrukció szélesebb körű alkalmazását.

A közfeladat ellátás javasolt folyamata 1. Gazdasági program kidolgozása, adott közfeladat célok meghatározása 2. Elvárt Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása adott évre 3. A költségvetés tervezése adott közfeladatra 4. Szerződés kötés, elvárások rögzítése 5. Erőforrás biztosítás, szervezés 6. Megvalósítási ütemterv, erőforrás allokáció 7. Közfeladat ellátás 8. Közfeladat ellátás finanszírozása 14. Új célok kijelölése gazdasági programhoz illeszkedően 9. A közfeladat ellátás alapadatainak rendszeres gyűjtése 13. Fejlesztések, beavatkozások megvalósítása 10. Az alapadatokból Kulcs Teljesítmény Mutatók képzése és kiértékelése 12. Akciók megtervezése a hatékonyság növelésére 11. Az eltérések elemzése, okok feltárása

A közfeladat ellátás eredménytermékei 4. Szerződések 1. Gazdasági program vízió, jövőkép 2. Tervezett Kulcs Teljesítmény Mutatók 14. Új közfeladat ellátási célok 13. Dokumentált beavatkozási akció megvalósulás 3. Költségvetés előirányzat 5. Infrastruktúra, finanszírozási forrás, eszközpark, létszám 6. Munkaprogram, projekttervek 7. Megvalósult közszolgáltatások 9. Statisztikák, kimutatások 10. Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók 8. Teljesítés igazolás, kifizetés 12. Fejlesztési akciótervek 11. Eltérés okok

A közfeladat ellátás felelősségi viszonyai I. INPUTOK OUTPUTOK Folyamatban résztvevők és felelősségeik (D- dönt, F- végrehajtásért felelős, E- együttműködik, I- inputot ad, O- outputot kap) 1. 2. 3. 4. Tevékenység végzéshez szükséges információk Zárszámadási jelentés, politikai programok Gazdasági program vízió, jövőkép, zárszámadási jelentés Tervezett Kulcs Teljesítmény Mutatók; Előző évi költségvetés és felhasználás közfeladatonkénti bontásban jóváhagyott közfeladatonkénti előirányzat; éves közfeladatokra lebontott KPI követelmények 5. Megkötött szerződések 6. Ssz. szükséges legfontosabb eszközök Vezetői Információs Rendszer Tervezési és gazdálkodási rendszer (POLISZ) Tervezési és gazdálkodási rendszer (POLISZ) közfeladat ellátáshoz rendelkezésre álló infra-struktúra közfeladat Infrastruktúra, finanszírozási ellátáshoz forrás, eszközpark, létszám; rendelkezésre álló megkötött szerződések infra-struktúra Tevékenység, feladat Gazdasági program kidolgozása, adott közfeladat célok meghatározása Elvárt Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása adott évre A költségvetés tervezése adott közfeladatra Szerződés kötés, elvárások rögzítése Erőforrás biztosítás, szervezés Megvalósítási ütemterv, erőforrás allokáció Tevékenység főbb leszállítandói Gazdasági program vízió, jövőkép Tervezett Kulcs Teljesítmény Mutatók Egyéb outputok KT Jóváhagyott éves költségvetés közfeladatokra (közfeladatonkénti lebontott KPI előirányzatok) követelmények, tervek Polgármester Főépítész Közbeszerzési szakértő Jogász Főjegyző Szerv. És Ügyf.szolg. Irodavezető (Aljegyző) Szerv. és Ügyf.szolg. Iroda - Intézményigazg. Cs. Pénzügyi és Adó Iroda Közfeladat Illetékes ellátás Gyál Önk. Tul. szempontjáb Városgazda Kft. Intézmény ól illetékes v. Társaság Irodavezető D F E E E O I E O D D E F E D F E E E O E I/O I/O Szerződött vállalkozó (v. alvállalkozó) Megkötött szerződések D D E E D E E F F D D Infrastruktúra, finanszírozási forrás, eszközpark, létszám munkaprogram, projekttervek Szabályozások (SZMSZ, szabályzatok, utasítások), lebontott KPI-ok E E F F F E E F F F Finanszírozó nem önk. költségvetési szerv (pl. OEP) 7. közfeladat munkaprogram, ellátáshoz projekttervek, lebontott KPIok, szabályozások rendelkezésre álló infra-struktúra Közfeladat ellátás Megvalósult közszolgáltatások, és kapcsolódó alapadatok Munkalapok, naplók, átadásátvételi dokumentáció E E E F F O

A közfeladat ellátás felelősségi viszonyai II. INPUTOK OUTPUTOK Folyamatban résztvevők és felelősségeik (D- dönt, F- végrehajtásért felelős, E- együttműködik, I- inputot ad, O- outputot kap) Ssz. Tevékenység végzéshez szükséges információk szükséges legfontosabb eszközök Tevékenység, feladat Tevékenység főbb leszállítandói Egyéb outputok KT Polgármester Főépítész Közbeszerzési szakértő Jogász Főjegyző Szerv. És Ügyf.szolg. Irodavezető (Aljegyző) Szerv. és Ügyf.szolg. Iroda - Intézményigazg. Cs. Pénzügyi és Adó Iroda Közfeladat Illetékes ellátás Gyál Önk. Tul. szempontjáb Városgazda Kft. Intézmény ól illetékes v. Társaság Irodavezető Szerződött vállalkozó (v. alvállalkozó) Finanszírozó nem önk. költségvetési szerv (pl. OEP) 8. 9. Munkalapok, naplók, átadás-tervezésátvételi dokumentáció; gazdálkodási és megkötött szerződések rendszer (POLISZ) Megvalósult közszolgáltatásokhoz kapcsolódó alapadatok 10. Statisztikák, kimutatások 11. Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók 12. Eltérés okok 13. 14. Jóváhagyott fejlesztési akciótervek Dokumentált beavatkozási akció megvalósulás kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók Vezetői Információs Rendszer Vezetői Információs Rendszer Vezetői Információs Rendszer közfeladat ellátáshoz rendelkezésre álló infra-struktúra Vezetői Információs Közfeladat ellátás finanszírozása Teljesítés igazolás, kifizetés A közfeladat ellátás Statisztikák, alapadatainak rendszeres kimutatások gyűjtése Az alapadatokból Kulcs Teljesítmény Mutatók képzése és kiértékelése Az eltérések elemzése, okok feltárása Akciók megtervezése a hatékonyság növelésére Fejlesztések, beavatkozások megvalósítása Új célok kijelölése gazdasági programhoz illeszkedően Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók átutalt, lekönyvelt számlák Alapadatokkal feltöltött Vezetői Információs rendszer E F F O O F F E E I I I I Eltérés okok O O F E E E E E Jóváhagyott fejlesztési D F E E E E E O O kiértékelt Kulcs Teljesítmény Dokumentált Mutatók, beavatkozási akció kitöltött megvalósulás probléma elemzési lap Új közfeladat ellátási célok Felülvizsgált/ kiegészített szerződések F O O F E E E E E D F E E E E E E

Egy közfeladat leggyakoribb Kulcs Teljesítmény Mutatói Belső folyamatok nézőpontja Rendelkezésre álló eszközök, infrastruktúra kihasználtságának növekedése Átfutási idő javulása Nyilvántartások pontosságának és naprakészségének javulása Költségvetési nézőpont Bevétel/ráfordítások arányának növekedése Költségfelhasználás/ költségvetési előirányzat arányának csökkenése Köz/magánfinanszírozás arányának csökkenése Cél: Az adott közfeladat ellátás hatékonyságának javítása, eredményességének növelése Egyedi elbírálást igénylő esetek arányának csökkenése Működési problémák számának csökkenése Tanulás, fejlődés nézőpont Ügyfél, bizalmi nézőpont Szolgáltatást igénybevevők elégedettségének növekedése Panaszok számának csökkenése Választási eredmények javulása

Kulcs Teljesítmény Mutatók Ügyfél nézőpont Ügyfél elégedettség az önkormányzati szolgáltatásokkal Meghatározás: Ügyfélelégedettségi felmérésben résztvett ügyfelek számából az elégedett ügyfelek száma egyes szolgáltatásonként Mértékegység: % Dimenziók: önkormányzati szolgáltatások (ügyfélszolgálat, önkormányzati intézmények, külső szolgáltatók stb.) Panaszok száma Meghatározás: Adott időszakban az ellátással kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma Mértékegység: db

Kulcs Teljesítmény Mutatók Költségvetési nézőpont Bevételtermelő képesség I. Meghatározás: Adott időszakban befolyt helyi adó nagysága Mértékegység: Ft /év Bevételtermelő képesség II. Meghatározás: Adott időszakban befolyt bevételek nagysága, önkormányzati szolgáltatásokhoz kapcsolódóan Mértékegység: Ft /év Bevételtermelő képesség III. Meghatározás: Saját bevétel/teljes működési költség Mértékegység: Ft/ év Dimenzió: önkormányzati szolgáltatások (ügyfélszolgálat, önkormányzati intézmények, külső szolgáltatók stb.)

Kulcs Teljesítmény Mutatók Költségvetési nézőpont Bevételtermelő képesség IV. vagyonkezelés Meghatározás: Havi bérbeadásból származó árbevétel/ ingatlan, helyiség, eszközök üzemeltetési költsége Mértékegység: Ft/ Ft Vagyonérték változás Meghatározás: Adott időszakban a kezelésben levő vagyon értékének csökkenése vagy növekedése a vagyonmérleg alapján Mértékegység:% Feladat ellátási költségarány Meghatározás: Adott időszakban a tényköltségek aránya a normatív költségekhez viszonyítva Mértékegység: Ft/Ft vagy % Dimenzió: feladattípusok (takarítás, üzemeltetés, karbantartás, őrzés-védelem stb.)

Kulcs Teljesítmény Mutatók Belső folyamatok nézőpont Szolgáltatás monitoring I. (külső szolgáltató partner) Meghatározás: Egyszerű, átlátható, jól szervezett belső működési folyamatok, eljárások fejlesztése során mérhetővé tett szolgáltatások száma (mérhetővé tett külső szolgáltatások száma / összes külső szolgáltatás száma) Mértékegység: % Szolgáltatás monitoring II. (önkormányzat által végzett szolgáltatás) Meghatározás: Egyszerű, átlátható, jól szervezett belső működési folyamatok, eljárások fejlesztése során mérhetővé tett szolgáltatások száma (mérhetővé tett belső szolgáltatások száma / összes belső szolgáltatás száma) Mértékegység: % Kommunikáció hatékonysága Meghatározás: Intézmény honlapjának látogatottsága az előző év hasonló időszakához képest Mértékegység: fő; % Szabályozottsági mutató: adott időszakban felülvizsgált és aktualizált szabályzatok száma Mértékegység: db

Kulcs Teljesítmény Mutatók Belső folyamatok nézőpont Ellátások reakcióideje Meghatározás: Bejelentésekhez kapcsolódó átlagos reagálási idő (óra/ bejelentés) Mértékegység: % Dimenzió: Ellátási szolgáltatások Bérbeadási hatékonyság Meghatározás: Havi bérbeadott /bérbeadható ingatlanok, helyiségek, eszközök aránya Mértékegység: db/db, illetve nm/nm Ellátásban dolgozó munkatársak kiterheltsége Meghatározás: Egy munkatársra jutó üzemeltetési/karbantartási tevékenység volumene Mértékegység: fm, db, m2/fő Ellátásban üzemeltetett tárgyi eszközök kihasználtsága Meghatározás: : A a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (vagy jellemző leíró paramétere), / B az eszközfajta teljes száma (vagy jellemző leíró paramétere) Mértékegység: % Dimenzió: Eszközfajta

Kulcs Teljesítmény Mutatók Tanulás fejlődési nézőpont Tanulás fejlődési mutató I. Meghatározás: Munkatársi elégedettség a továbbképzésekkel kapcsolatban Mértékegység: % Tanulás fejlődési mutató II. Meghatározás: Az adott szolgáltatáshoz kapcsolódó, elkészített, kidolgozott szakmai javaslatok száma az összes elfogadott és bevezetett javaslathoz viszonyítva Mértékegység: db/év Tanulás fejlődési mutató III. Meghatározás: Fejlesztési intézkedésekből származó ktg. megtakarítás Mértékegység: Ft/év

Kiszervezhető, beintegrálható tevékenységek Városfejlesztés Problémák: Azonos néven hasonló, sokszor párhuzamos tevékenységek és felelősségek is vannak telepítve a Gyál Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.-hez, illetve a Városfejlesztési Irodához (projektmenedzser vs. erőforrás gazdálkodás, műszaki előkészítés). A pályázati lehetőségek kiaknázásához a Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. két ügyvezetővel és gyakorlatilag elkülönült, gazdálkodási jogkörrel működik egy szervezeten belül. Jelenleg tevékenység nélküli a Gyáli Városgazda Kft., amely szintén a pályázati lehetőségek kihasználása érdekében jött létre profitorientált formában, szerepében megegyezően a nonprofit Kft. Városfejlesztési részlegével. Javaslatok: A városfejlesztési és vagyonkezelési funkciók összekapcsolásával integrált gazdálkodási felelősség megteremtése a Polgármesteri Hivatalon belül. A projektmenedzsment tevékenységek egy kézbe adásával koncentrált projekt megvalósítás a Gyáli Városgazda Kft.-ben A főépítészi feladatok szerződéses formában való ellátása az önálló, szupervízori funkciót erősíti A Gyáli Városüzemeltető Kft. Létrehozása, tiszta üzemeltetési profillal, integrált szakmai irányítás. Előnyök: Rövidebb döntési utak, egyértelmű felelősségek, tiszta szakmai profilok, ezáltal középtávon költség megtakarítás, profitorientáció és költségvetési megtakarítás a Városgazda Kft.-n keresztül. Kockázatok: A főépítész kiszervezésével annak szerepe alapvetően hatóságivá, formálissá válik.

Kiszervezhető, beintegrálható tevékenységek Intézményi karbantartók, technikai személyzet kihelyezése Problémák: Jelenleg az intézményeknél külön 1-2 fős személyzet látja el a karbantartási, kertgondozási, technikai és gondnoksági tevékenységeket, akik kapacitás kihasználtsága erősen változó. A tervszerű karbantartásokat, jelentősebb hibajavításokat a Gyáli városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft. látja el, amely hasonló, de magasabb szintű szakértelmet kíván az első ponthoz képest. Lehetőségek: Méretgazdaságosság kihasználása a technikai dolgozók egy helyre koncentrálásával és optimálisabb terhelésével (mozgósíthatók több intézményre is) Hibaelhárítás, -javítás bejelentő rendszeren keresztül, ügyeleti szolgálat Szolgáltatási színvonal fenntartása minőségi paraméterek teljesítéséhez kötött teljesítmény elszámolással (SLA típusú szerződések) Előnyök: Az intézményekben a szakmai munkára koncentrálás, a Nonprofit Kft.-ben pedig a szolgáltatások minőségi ellátása Kockázatok: A fizikai távolság miatt romlanak a szolgáltatás minőségi paraméterei, különösen a kiszolgálási, reagálási idő

Konkrét fejlesztési javaslatok Városfejlesztés beintegrálása Belső folyamatok nézőpontja Nyertes pályázatok száma >=3 Pályázatok elkészítésének átfutási ideje <=1 hónap Költségvetési nézőpont Városfejlesztés költségvetésének csökkenése 30%-kal 2015 végére a 2013-as tényadatokhoz viszonyítva Cél: Városfejlesztés hatékonyságának növelése 2015 év végére Ügyfél, bizalmi nézőpont Kivitelezési dokumentációkkal való elégedettség >=4,4 Projektmenedzsment hiánypótlásai számának 30 %-kal csökkentése 2015 végére Tanulás, fejlődés nézőpont

Konkrét fejlesztési javaslatok Karbantartási tevékenységek kihelyezése Belső folyamatok nézőpontja Sürgősségi hibaelhárítás átlagos megkezdésének ideje a bejelentéshez viszonyítva<=10 perc Meghibásodások számának csökkenése >= 20%- kal Költségvetési nézőpont Karbantartási költségek csökkentése 20%- kal a 2013-as költségvetéshez képest Cél: Karbantartási tevékenység hatékonyságának növelése 2015 év végére Hibaelhárítások átlagos idejének csökkenése >= 20%-kal Tanulás, fejlődés nézőpont Ügyfél, bizalmi nézőpont Karbantartási tevékenységgel való elégedettség >=4,2