Tudnivalók az elsőáldozási előzetes jelentkezésről plébániák számára (2020. szeptember 13.) Az 52. Nemzetközi Eucharisztikus Kongresszus nyitó szentmiséjén a Puskás Ferenc Stadionban kerül sor arra a közös elsőáldozásra, amelyre előzetes jelentkezést hirdetett meg a NEK Titkárság. Fontos, hogy a jelentkezés meghirdetett első határideje nem jelenti a jelentkezés lezárását, folyamatosan várjuk az elsőáldozásra jelentkezők előzetes adatait. A NEK Titkárság honlapján elérhető elsőáldozási GYIK számos kérdést és választ tartalmaz, ami segítséget ad a jelentkezéshez szükséges döntés meghozatalához https://www.iec2020.hu/hu/hirek-sajto/elojelentkezes-az-elsoaldozasra-2019- majus-20. Ebben a tájékoztatóban a jelentkezés menetét és technikai tudnivalóit foglaljuk össze. A tájékoztató végén egyszerű infografika is segíti a folyamat áttekintését. A jelentkezéseket a területileg illetékes plébánia gyűjti és tölti fel az on-line előjelentkezési oldalra. Az elsőáldozásra az illetékes plébánosoknál kell jelentkezni, és náluk kell leadni a keresztleveleket is. A felkészítést a szokott módon a plébánosok végzik a hitoktatók segítségével. Tehát a megyéspüspökök egyetértésével a NEK nyitó szentmiséjén az ismert és megszokott elsőáldozási adminisztrációs rend lesz érvényben. Az ünnepség szervezése érdekében csak kevés adatot kérünk továbbítani a regisztrációs rendszeren keresztül. A plébániai kapcsolattartó feladatai A plébániai kapcsolattartó (plébános, hitoktató, megbízott munkatárs) az e- mailben megküldött vagy a regisztrációs rendszerből letöltött excel sablon táblázatban gyűjti a jelentkezők alapvető adatait. Az elsőáldozás plébániai
adminisztrációja jóval több adatot igényel, azokat a szokott módon fogják bekérni a plébániák az elsőáldozóktól ill. szüleiktől. Az elsőáldozókról a NEK Titkárság által kért adatok Az excel sablon táblában a jelentkezőkről az alábbi adatokat kérjük összegyűjteni: Az elsőáldozó neve (vezetéknév, keresztnév) neme (fiú, lány) születési dátum (év, hónap, nap) plébánia neve iskola neve (ha erre szükség van) Kérjük, hogy a példaként a táblázatban szereplő Példa Péter adatait töröljék ki, de adataihoz hasonlóan töltsék ki a táblázatot. A születési dátumot 1990-01-01 formátumban írják be. Saját számítógépükön a file más néven is elmenthető. Fontos, hogy a plébánia nevét a létrehozandó plébániai fiókban leírtakkal betű szerint egyezően írják be a táblázatba! Elektronikus felhasználói fiók A plébániai kapcsolattartónak egy, a plébánia és a saját adatait összefoglaló elektronikus fiókot kell létrehoznia, amelyet egy e-mailben megküldött linkre kattintva tud aktiválni. A fiókba csak azután lehet az elsőáldozók adatait feltölteni, ha az egyházmegyei asszisztenseink azt jóváhagyják. (így kiszűrhetőek lesznek a többes plébániai adatközlések). A plébániai kapcsolattartótól kért adatok: egyházmegye plébánia neve település kapcsolattartó - neve (vezetéknév, keresztnév) - mobil telefonszáma
- e-mail címe - funkciója: plébános, hitoktató megjegyzés, pl. iskola neve A jóváhagyott fiókban a kitöltött excel táblázatot fel lehet tölteni a rendszerbe. A rendszerben minden egyes elsőáldozó adata egyénileg fog megjelenni. A plébániai kapcsolattartó a fiókjába visszalépve a későbbiek folyamán egy újabb, a regisztrációs felületről letölthető excel sablon táblázatba gyűjtve fel tud vinni a rendszerbe később jelentkező elsőáldozókat, de egy-egy jelentkező esetén egyéni jelentkezésként is fel tud vinni neveket vagy a fiókjába már bekerült jelentkezők adatait módosítani, törölni is tudja. A fiókba feltöltött összefoglaló adatokat le is tudják tölteni egy táblázatban. Az egyházmegyei asszisztensek feladatai Az egyházmegyei asszisztenseink (elérhetőségük az https://www.iec2020.hu/hu/egyhazmegyei-asszisztensek oldalon megtalálható) az illetékességükbe tartozó plébániák és az elsőáldozók jelentkezési adatait látják, szükség esetén új adatok felvitelét és a módosításokat ők is el tudják végezni. Amennyiben a helyi körülmények indokolják plébániai fiókot is létre tudnak hozni, de ebben az esetben ők tudják a jelentkezők adatait feltölteni, ill. kezelni. Nekik a NEK Titkárság hoz létre elektronikus fiókot. Első belépés előtt az elfelejtett jelszó funkcióval tudják a jelszavukat beállítani és a fiókot aktiválni. Feladatuk, hogy az on-line felület megnyitása után az illetékességükbe tartozó plébániák (esetleg iskolák) kapcsolattartóinak fiókját jóvá kell hagyniuk. Megjegyzés: A katolikus iskolák a területileg illetékes plébániákon keresztül tudnak regisztrálni; csak abban az esetben adunk külön feltöltési jogot az iskolának, ha ez
előzetesen egyeztetésre került az illetékes plébánossal és ő ezt kifejezetten kéri az egyházmegyei kapcsolattartón keresztül a Titkárságtól. A NEK Titkárság feladatai A Titkárság illetékes munkatársa felügyeli a rendszert, tartja a kapcsolatot a rendszer programozóival, válaszol az egyházmegyei munkatársak kérdéseire, segítséget nyújt a jelentkezési folyamatban. Kérdés esetén kérjük, hogy az egyházmegyei asszisztenseinkhez forduljanak, vagy az elsoaldozas@iec2020.hu e-mail címre írjanak levelet. Budapest, 2019. május 20. Szeretettel: Dr. Fábry Kornél főtitkár
A regisztrációs rendszer használatával kapcsolatos technikai tudnivalók Az alábbi tájékoztatóval segíteni szeretnénk Önnek, hogy plébániája jelentkezéseit könnyen tudja kezelni és áttekinteni. 1. Az internetes regisztrációs rendszer A regisztrációs rendszer közvetlenül a https://elsoaldozas.iec2020.hu oldalon vagy a NEK honlapjáról érhető el. 2. Első belépés a rendszerbe Első lépésként a plébániai kapcsolattartónak egy, a plébániája és a saját adatait tartalmazó elektronikus fiókot kell létrehoznia, amelyet egy e-mailben megküldött linkre kattintva tud aktiválni. A fiókba csak azután lehet az elsőáldozók adatait feltölteni, ha az egyházmegyei asszisztenseink azt jóváhagyják. (így kiszűrhetőek lesznek a többes plébániai adatközlések). A nyitó oldalon tudja megadni a plébánia és a kapcsolattartó adatait, bejelölni a nyilatkozatait, és beküldeni azokat (lásd a következő ábrát). Ezután e-mailt kap, amelyben egy aktiváló linkre kell kattintania. Ezzel létrejön a plébánia elektronikus fiókja. 5
A plébánia regisztrálását követően, aktiválásra felszólító e-mailt fog kapni postafiókjába. Lásd a következő képernyőt. 6
Miután az egyházmegyei asszisztens jóváhagyta a plébánia fiókját, a plébániai kapcsolattartó arról tájékoztató e-mailt fog kapni. Lásd a következő képernyő képet. 7
Ezután a https://elsoaldozas.iec2020.hu oldalon jobboldalt felül kattintson a Belépés menüpontra. Itt e-mail címével és a fiók létrehozásakor megadott jelszavával tud belépni. Az elfelejtett jelszó linkre kattintva kérhet magának új jelszót, amelyet e-mailben fog megkapni. Az e-mailben található linkre kattintva beállíthatja új jelszavát. 8
3. A jelentkezések feltöltése és kezelése A belépés után a következő képernyőt látja a plébánia adataival (a Székesfehérvári Egyházmegye és a Tárnok Plébánia csak példaként szerepel). Ez az állapot egy olyan jóváhagyott plébániát mutat, ahova még nem töltöttek fel elsőáldozásra jelentkezőt 9
Baloldalon alul két zöld gomb található. Az Egyéni jelentkezés leadása gombra kattintva egyesével adhatók meg az elsőáldozásra jelentkezők. Az adatok kitöltése után a Jelentkezés gombra kattintva kerül be a rendszerbe az elsőáldozó adata. Ha valamilyen kötelező adat (*-gal jelölt mezők) kimarad, akkor piros hibajelzés jelenik meg az adott mező körül. Kérjük ezeket pótolni. A sikeres jelentkezésről a képernyőn rövid visszaigazolás jelenik meg, ill. láthatóvá válik a felvitt elsőáldozó minden adata. A Csoportos jelentkezés leadása gombra kattintva a következő oldal jelenik meg: 10
A felső sorban található Elsőáldozók csoportos jelentkezési sablon letöltése gombra kattintva a már korábban megismert üres excel tábla sablont tudjuk letölteni. A Tallózás gombra kattintva kiválaszthatjuk számítógépünkön a már kitöltött sablont, és a Taglista fájl beolvasása gombra kattintva a képernyőn listázódnak az excel táblában szereplő nevek. Fontos, hogy a plébánia nevét a létrehozandó plébániai fiókban leírtakkal betű szerint egyezően írják be a táblázatba! A listázás után mindenképpen kattintson a Jelentkezések leadása gombra, mert csak így kerülnek be a rendszerbe a jelentkezők adatai. Sikeres feltöltésről a képernyőn üzenet jelenik meg. 11
Ezután szerkeszthetővé válnak az elsőáldozók adatai, ill. törölhető is egy-egy név. Ha nem fér el a képernyőre az összes adat, akkor a Továbbiak lekérdezése gombra kattintva láthatóvá válik a többi név is. Minden elsőáldozó egy EA-XXXX formátumú azonosítót kap a későbbi könnyebb azonosíthatóság érdekében. 12
4. Újabb adatok felvitele Amennyiben később még újabb jelentkezőket szeretne feltölteni, akkor fiókjába belépve a fenti folyamatot megismételve tud egyéni vagy csoportos jelentkezéseket leadni. A rendszer ellenőrzi az adatokat, és nem engedi meg ugyanannak a személynek kétszeri rögzítését. A plébániai fiókba belépve baloldalon alul látható még egy fehér gomb: Teljes lista exportálása. Erre kattintva a felvitt adatokat excel táblázatban (csv formátum) tudja letölteni saját gépére. Ha szeretné a listát szerkeszteni, akkor e táblázat segítségével tudja az adatokat elmenteni. Az alábbi képernyőn látható a letöltött, szerkeszthető adattábla. 5. Jogosultságok A rendszer működtetésében különböző jogosultsági szintek vannak. A plébániai kapcsolattartó a következő jogokkal rendelkezik: létre tudja hozni a saját plébániája elektronikus fiókját, látja a plébániájához tartozó jelentkezéseket, fel tud vinni új jelentkezést, szerkesztheti a jelentkezők adatait, akár törölhet is neveket listázni tudja különböző szempontok szerint a jelentkezetteket, a jelentkezők adataiból csv (excel) formátumú táblázatot tud létrehozni, mely az összes adatot tartalmazza. a plébániát nem tudja törölni (arra csak a NEK Titkárságnak van joga) Az egyházmegyei asszisztensek jogosultságai: jóváhagyhatja vagy elutasíthatja (pl. többszörös jelentkezés esetén) a létrehozott plébániai fiókokat, az adott egyházmegyéhez tartozó valamennyi plébánia összes jelentkezését látja, listázni tudja a jelentkezőket, valamennyi plébániai kapcsolattartói jogosultsággal rendelkezik, vagyis szükség esetén létre is hozhat plébániai fiókot, az egyes plébániákhoz tartozó jelentkező adatait szerkesztheti; ez utóbbira csak akkor van szükség, ha azt kifejezetten kéri egy plébánia. 13
6. A NEK Titkárság regisztrációval kapcsolatos feladatai és elérhetőségek A Titkárság illetékes munkatársa felügyeli a rendszert, tartja a kapcsolatot a rendszer programozóival, válaszol az egyházmegyei munkatársak kérdéseire, segítséget nyújt a jelentkezési folyamatban. Kérdés esetén kérjük, hogy elsősorban az egyházmegyei asszisztenseinkhez forduljanak (https://www.iec2020.hu/hu/egyhazmegyei-asszisztensek), vagy az elsoaldozas@iec2020.hu e-mail címre írjanak levelet. Titkársági munkatársunk technikai jellegű kérdésekben munkaidőben telefonon is elérhető a 06/20/262-69-89-es telefonszámon. Budapest, 2019. május 20. 14
15