A belső piaci információs rendszer Az IMI-rendszer beállítása: útmutató az első hatósági felhasználók számára HU
A Europe Direct szolgáltatás az Európai Unióval kapcsolatos kérdéseire segít Önnek választ találni. Ingyenesen hívható telefonszám*: 00 800 6 7 8 9 10 11 * Egyes mobiltelefon-szolgáltatók nem engednek hozzáférést a 00 800-as telefonszámokhoz, vagy kiszámlázzák ezeket a hívásokat. Bővebb tájékoztatást az Európai Unióról az interneten talál (http://europa.eu). Katalógusinformáció a kiadvány végén található. Luxembourg: Az Európai Unió Kiadóhivatala, 2009 ISBN 978-92-79-10420-6 doi:10.2780/23003 Európai Közösségek, 2009 A sokszorosítás a forrás megnevezésével engedélyezett. Printed in Belgium KLÓRMENTES FEHÉR PAPÍRRA NYOMTATVA
A belső piaci információs rendszer Az IMI-rendszer beállítása: útmutató az első hatósági felhasználók számára
Tartalomjegyzék Előszó 5 Bevezető: Mi az IMI, és hogyan működik? 6 Útmutató lépésről lépésre: hogyan állítsuk be az IMI-t a saját hatóságunk számára 8 Ellenőrző lista: az összes fontos lépés áttekintése 12 Kiegészítő információk a koordinátoroknak 18 Az IMI-fogalmak glosszáriuma 20 Gyakran ismételt kérdések 22 3
Előszó Kedves IMI-felhasználó! Nagy örömömre szolgál, hogy üdvözölhetem Önt a belső piaci információs rendszerben (IMI). Gratulálunk az IMI-rendszerben betöltendő új szerepköréhez! Az IMI nagy lehetőségeket rejt magában. Sokkal egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a különböző országok közigazgatási hatóságai közötti együttműködést. Így segítséget nyújt a közigazgatási hatóságoknak abban, hogy jobb szolgáltatásokat tudjanak biztosítani mindazoknak, akik ki akarják használni az európai egységes piac által kínált lehetőségeket. Ugyanakkor, ahogy más elektronikus rendszerek esetében is, az IMI csak akkor működik jól, ha megfelelően használják. Ahhoz, hogy az IMI-felhasználók megtalálják partnereiket más országokban, a hatóságoknak folyamatosan frissíteniük kell a rájuk vonatkozó információkat. Ahhoz pedig, hogy az információcsere gördülékenyen működjön, kellő számú felhasználónak kell regisztrálnia mindegyik hatóságnál, hogy az összes beérkező kérést késedelem nélkül feldolgozzák. Ezért Önre mint hatóságának első IMI-felhasználójára fontos szerep hárul! Biztosítania kell, hogy hatósága könnyen megtalálható legyen az IMI-ben, és szem előtt kell tartania, hogy a rendszer beállításai garantálják a gyors és hatékony információcserét. Ez az útmutató segíteni kíván Önnek. Először rövid bevezetést ad az IMI működéséről, majd lépésről lépésre kifejti, mit kell tennie annak érdekében, hogy beállítsa a rendszert saját hatósága számára. Az útmutatóban glosszáriumot is talál az IMI fontosabb fogalmairól, emellett pedig a gyakran ismételt kérdéseket és az azokra adott válaszokat is elolvashatja benne. Az útmutató közepén egy ellenőrző lista olvasható, amelynek segítségével megbizonyosodhat arról, hogy nem felejtett-e el valami fontosat. Eredményes ismerkedést kívánok Önnek az IMI-vel! Jörgen Holmquist belső piacért és szolgáltatásokért felelős főigazgató Európai Bizottság 5
Bevezető: Mi az IMI, és hogyan működik? Mi az IMI? Annak érdekében, hogy eleget tudjanak tenni az európai belső piaci jogszabályok kölcsönös segítségnyújtásra vonatkozó rendelkezéseinek, a közigazgatási hatóságoknak szerte az Európai Gazdasági Térségben (EGT) ( 1 ) információcserét kell folytatniuk a többi országban működő partnereikkel. A belső piaci információs rendszer (IMI) olyan elektronikus eszköz, amelyet azzal a céllal alakítottak ki, hogy segítse ezt az együttműködést. Az IMI egy számítógépes alkalmazásból áll, amely további szoftverek telepítése nélkül az interneten keresztül hozzáférhető. Az alkalmazást az Európai Bizottság a tagállamokkal szorosan együttműködve fejlesztette ki. 6 Hogyan működik az IMI? Az IMI segítséget nyújt egy másik ország partnerhatóságainak azonosításában: mindegyik hatóság, amelyik regisztrálva van az IMI-ben, megadja a rendszerben rövid megnevezését (nevének egy könnyen érthető változatát) és hatásköreinek rövid leírását. Mind a rövid megnevezést, mind pedig a leírást lefordítják az EU összes hivatalos nyelvére, és összekapcsolják egy többnyelvű keresővel. Az IMI a partnerhatóságokkal folytatott információcserét is megkönnyíti: az a hatóság, amelyiknek információra van szüksége egy másik ország hatóságától, a saját nyelvén információkérést hozhat létre előre lefordított kérdéscsoportok alapján, amelyek az IMI által támogatott jogalkotási területek mindegyikére vonatkozóan rendelkezésre állnak. A hatóság a rendszeren keresztül elküldi kérését partnerhatóságának. A megkeresett hatóság előtt a saját nyelvén jelenik meg a kérés; ezen a nyelven válaszolhat, válaszát pedig az IMI-n keresztül küldi meg a megkereső hatóságnak. A kérésfeldolgozás folyamata bármikor nyomon követhető az IMI-ben. Az IMI szereplői Az IMI fő szereplői a következők: Az EGT illetékes hatóságai, amelyek nemzeti, regionális vagy helyi szinten működnek és információcserét folytatnak. ( 1 ) Az EGT magában foglalja az összes uniós tagállamot, valamint Izlandot, Liechtensteint és Norvégiát.
Az IMI-koordinátorok, akiknek az a szerepe, hogy eldöntsék, mely hatóságok legyenek regisztrálva az IMI-ben, továbbá hogy biztosítsák, hogy más országok kéréseire időben kielégítő válasz érkezzen. Az IMI-koordinátorok közé tartoznak a következők: országonként egy nemzeti IMI-koordinátor (NIMIC) (felsorolásuk megtalálható az IMI weboldalán: http://ec.europa.eu/internal_ market/imi-net/contact_hu.html); az adott ország mérlegelésétől függően egy adott jogterülettel vagy földrajzi régióval kapcsolatos feladatokra kijelölt, delegált IMIkoordinátorok (DIMIC); az úgynevezett delegált főkoordinátorok (SDIMIC), akik régiójuk valamennyi jogterületéért felelnek. Az IMI-rendszert az Európai Bizottság működteti és tartja karban, emellett a Bizottság felel a rendszerben elvégzendő fordításokért, és ő működteti a központi ügyfélszolgálatot (helpdesket) is. Mely területekre terjed ki az IMI? Az IMI-t rugalmas rendszerként tervezték meg, amely a belső piaci jogszabályok minden típusára alkalmazható. Jelenleg a szakmai képesítések elismeréséről szóló irányelv (2005/36/EK) és a szolgáltatási irányelv (2006/123/EK) esetében alkalmazzák a rendszert (ez utóbbi irányelv kölcsönös segítségnyújtásra kötelezi az EGT hatóságait a térség területén szabadon mozgó szolgáltatásnyújtók és a határokon átnyúló szolgáltatásnyújtás felügyelete terén). Az IMI weboldalán olvashat az IMI alkalmazási körének e jogterületeket érintő legújabb fejleményeiről, valamint azokról az új jogterületekről, amelyekkel a rendszer a jövőben ki fog egészülni. Hogyan érinti mindez az adatvédelmet? Az IMI-t használó hatóságoknak be kell tartaniuk az uniós és nemzeti adatvédelmi jogszabályokat. Az Európai Bizottságnak az IMI weboldalán elérhető ajánlása kifejezetten az IMI-re vonatkozó adatvédelmi iránymutatásokat fogalmaz meg. Fontos megemlíteni, hogy az IMI az adatvédelem szempontjából kedvező kialakítású, mert: nem hoz létre állandó adatbázist, illetve nem vesz nyilvántartásba személyes adatokat; az információcsere részét képező személyes adatokat legkésőbb hat hónappal az információcsere lezárását követően törlik; csak az információcserében közvetlenül érintett hatóságok férnek hozzá a személyes adatokhoz. 7
Útmutató lépésről lépésre: hogyan állítsuk be az IMI-t a saját hatóságunk számára Első lépések Az IMI a hatóságok decentralizált hálózata. Ez azt jelenti, hogy minden hatóság, amely az IMI-t használja, maga felelős a rendszerben róla szereplő összes információért. Egyben ő felel az IMI használata céljából kialakított saját beállításokért is. Amikor a hatóságát regisztrálták az IMI-ben, Önt első felhasználóként ezzel egyidejűleg szintén regisztrálták. Mivel a hatóságnál ez idáig Ön az egyetlen személy, aki hozzá tud férni az IMI-hez: bizonyosodjon meg arról, hogy más országok hatóságai, akiknek információra lehet szüksége az Ön hatóságától, könnyen meg tudják találni azt; határozza meg, hogy az Ön hatóságánál kinek mi a feladata az IMI-ben, hogy Ön és munkatársai gyorsan és hatékonyan vehessenek részt az információcserében. 8 Ezek a feladatok nehéznek tűnhetnek, de nem kell aggódnia! Az IMI-t úgy terveztük meg, hogy a lehető leginkább felhasználóbarát legyen. Ha gondosan követi az útmutatásokat, hatóságának profilját egyszerűen és rövid idő alatt létre tudja hozni az IMI-ben. Ez az útmutató gyakorlati áttekintést ad mindazokról a lépésekről, amelyeket meg kell tennie. E lépések részletes leírását az IMI felhasználói kézikönyvében találja meg, amely az IMI weboldalán a Fontos dokumentumok pontra kattintva érhető el: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net Az IMI weboldalán többféle képzési anyagot is talál, ezek közül különös figyelmet érdemelnek a különböző interaktív e-tanulási modulok, amelyek bevezetést adnak az IMI összes fontos funkciójáról. Az első lépésekhez segítséget jelenthet, ha három különböző megközelítésből átgondolja hatósága szerepét: Először gondolja át, hogy egy másik ország hatósága miként látná az Ön hatóságát. Ezután gondolja át ezt a szerepet saját országának hatóságai szemszögéből, mint amilyen például a hatósága munkáját felügyelő hatóság vagy egy Önökkel együttműködő hatóság.
Végül tekintse át hatóságát belülről, például hogy miként vannak megosztva a felelősségi körök, és miként szervezik meg a munkafolyamatokat. Az alábbi lépésenkénti útmutatót mindhárom megközelítést szem előtt tartva állítottuk össze. Induljunk el abból a pontból, amelyik legtávolabb van az Ön hatóságától, azaz közelítsünk egy másik ország hatóságának szemszögéből. A saját hatóság egy másik országból nézve Próbálja beleképzelni magát egy olyan IMI-felhasználó helyzetébe, aki egy, az Önéhez hasonló hatóságnál dolgozik, de egy másik országban. Nem beszéli az Ön nyelvét, és semmit sem tud a közigazgatás felépítéséről az Ön országában. Mégis képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja az Ön hatóságát az IMI-ben. Az IMI-ben regisztrált hatóságokra vonatkozó összes fontos információt lefordítják az EU valamennyi hivatalos nyelvére, amelyekre aztán egy többnyelvű keresőfunkció segítségével rá lehet keresni. Azt azonban Önnek kell biztosítania, hogy a hatóságáról megadott információk az Ön anyanyelvén helyesek és mindig aktuálisak legyenek. 1. lépés: A saját hatóságra vonatkozó általános információk összeállítása A saját hatóságára vonatkozó információk közül néhány már a hatóság regisztrációjakor bekerült az IMI-be. Az első lépése legyen az, hogy ellenőrzi ezeket az információkat, és szükség esetén kijavítja vagy frissíti azokat. A rövid megnevezés Az IMI lehetővé teszi, hogy minden hatóság válasszon magának egy saját rövid megnevezést, nevének azt a változatát, amelyből egyértelműen kitűnik, mivel foglalkozik a hatóság. Ezt a nem hivatalos megnevezést az EU valamennyi nyelvére lefordítják. A megnevezést röviden és világosan kell megfogalmaznia, hogy mások is azonosítani tudják a hatóságát a rendszerben. Miért van szükség a hivatalos megnevezés mellett egy rövid megnevezésre is? Mit gondol, mi a feladata az ír Honourable Society of Kings Inns (Királyi Kollégium Tiszteletreméltó Társasága) hatóságnak? A hivatalos megnevezés alapján sok minden lehet. Valójában az ügyvédi szakma gyakorlásának engedélyezéséért felel. Egy nem hivatalos megnevezés, például az ügyvédi szakma gyakorlását engedélyező szakmai testület, sokkal világosabb képet ad a hatóság tevékenységéről. 9
Ha lényegesen módosítja hatóságának nem hivatalos megnevezését, ne felejtse el jelezni a rendszerben, hogy új fordításra van szükség (tegyen pipát a megfelelő jelölőnégyzetbe). Ha csak helyesírási vagy elírási hibákat javít ki, akkor nincs szükség új fordításra. A hatóság rövid bemutatása Önmagában a nem hivatalos megnevezés természetesen nem ad teljes képet arról, hogy mit is csinál az Ön hatósága. Ezért lehetőség van arra, hogy egy rövid ismertetést adjon hatóságáról, amit szintén lefordítanak az EU összes nyelvére. Itt megadhatja például, hogy hatósága helyi, regionális vagy nemzeti szinten tevékenykedik-e, hogy melyek az alapvető tevékenységi területei, és milyen feladatokat lát el ezeken a területeken. A rövid ismertető megfogalmazása közben próbálja elképzelni, hogy Önnek milyen információkra lenne szüksége a hatóságáról, ha egy másik ország IMI-felhasználója lenne. A rövid ismertetőben nem kell kitérnie hatóságának összes feladatára, csak azokra, amelyek az Ön IMI-ben elvégzendő feladatai szempontjából fontosak! 10 Nyelvek Az IMI-ben lebonyolított bizonyos információcserékhez elegendő az előre lefordított kérdéseket és az azokra adott válaszokat megnézni, amelyek minden jogterületre vonatkozóan megvannak az IMI-ben. Néha azonban más országok IMI-felhasználói kérdéseket vagy megjegyzéseket fűzhetnek ezekhez. Az is lehet, hogy telefonon vagy e-mailben kapcsolatba kívánnak lépni Önnel. Ezért fontos megadnia, hogy milyen nyelven értenek az Ön hatóságánál. Ne riassza vissza a nyelvtudásra vonatkozó adat! Nem kell folyékonyan beszélnie a kiválasztott nyelvet. A többi felhasználónak csupán arra az információra van szüksége, hogy Ön rendelkezik-e munkaszintű nyelvismerettel. Kapcsolattartási adatok Szerkesztheti és kiegészítheti a hatóságához rendelt kapcsolattartási adatokat. Például ha akarja, a hatósága weboldalára mutató linket is elhelyezhet.
Ha a hatóságának székhelye vagy telefonszáma megváltozik, ne felejtse el frissíteni ezeket az adatokat az IMI-ben! E-mail cím A rendszer mindig e-mailben figyelmezteti Önt, ha használnia kell az IMI-t. Annak érdekében, hogy egyetlen fontos információ se vesszen el, a hatósága e-mail címének érvényesnek kell lennie, és az odaérkező leveleket rendszeresen figyelni kell. 2. lépés: A saját hatóság hatásköreinek meghatározása Ha egy másik ország hatósága a partnerhatóságát keresi az Ön országában, akkor nem csak általános kapcsolattartási adatokra van szüksége, hanem a partnerhatóság hatásköreinek leírására is. E célból az IMI két részletes kulcsszólistát tartalmaz, amelyeket európai szinten állítottak össze annak biztosítása érdekében, hogy azok minden országra érvényesek legyenek. E listák tartalmazzák: a gazdasági tevékenység területeit; a szakpolitikai területeket. E listák használatakor meg kell próbálnia a lehető legrészletesebben leírni hatósága hatásköreit. 3. lépés: A saját hatóság felelősségi köreinek meghatározása az egyes jogterületeken Az IMI számos különböző jogterületen használható. Ha az Ön hatósága két területen is tevékenykedik, akkor mindkettő vonatkozásában hozzáférhet az IMI-hez. Éppen ezért a gazdasági tevékenység területei és a szakpolitikai terület mellett azt is részletesebben ismertetnie kell, hogy hatóságának milyen felelősségi körei vannak az egyes területeken. Az IMI mindegyik jogterületre vonatkozóan egy kulcsszólistát bocsát rendelkezésre, hogy segítséget nyújtson ebben a feladatban. A hatósága regisztrálásakor néhány kulcsszót már kiválasztottak, Önnek azonban ellenőriznie kell ezek helyességét, és szükség esetén további kulcsszavakat kell kiválasztania. 11
Ellenőrző lista: az összes A saját hatóság egy másik országból nézve Hatóságok a saját országukban 1. lépés: A saját hatóságra vonatkozó általános információk összeállítása 4. lépés: Más hatóságok összekapcsolása a saját hatósággal A nem hivatalos megnevezés Rövid ismertetés 5. lépés: A saját hatóság és a kéréskezelő koordinátorok közötti kapcsolat létrehozása Nyelvek Kapcsolattartási adatok E-mail cím 2. lépés: A saját hatóság hatásköreinek meghatározása A gazdasági tevékenység területei 12 Szakpolitikai területek 3. lépés: A saját hatóság felelősségi köreinek meghatározása az egyes jogterületeken
fontos lépés áttekintése A saját hatóság belülről nézve Csak a koordinátorokra vonatkozó lépések 6. lépés: Mely osztályokon kell majd használni az IMI-t? 13. lépés: Döntés az adatkezelői szerepkörről 7. lépés: A további regisztrálandó felhasználók számának meghatározása 14. lépés: Ön részt kíván venni a véleményezési eljárásban? 8. lépés: Döntés a kérésallokációs eljárás alkalmazásáról 15. lépés: Annak eldöntése, hogy az Ön által koordinált hatóságoknak szüksége van-e az Ön engedélyére 9. lépés: Az egyes felhasználók szerepköreinek meghatározása 10. lépés: A felhasználók regisztrálása 11. lépés: A felhasználónevek közlése a felhasználókkal 13 12. lépés: Az új felhasználók ösztönzése arra, hogy jelentkezzenek be az IMI-be
Hogyan válasszuk ki a kulcsszavakat Ha nem talál tökéletes egyezést az előre meghatározott kulcsszólistában, válassza a lehető legközelebbi értelmű kulcsszót vagy kulcsszó-kombinációt. Ha úgy ítéli meg, hogy egy fontos kulcsszó hiányzik, lépjen kapcsolatba koordinátorával, hogy adott esetben a lista frissíthető legyen. Hatóságok az Ön országában Mindezen információk alapján egy másik ország hatóságának nem okozhat nehézséget, hogy megtalálja és felvegye a kapcsolatot az Ön hatóságával. Azonban ennél többre is lehetőség van az IMI-ben. Az országában lehetnek más hatóságok is, amelyek az Önéhez hasonló feladatokat látnak el. Együttműködhet velük, elláthatja a felügyeletüket, vagy azok felügyelhetik az Ön hatóságát. A következő lépésekhez nemzeti összefüggésében gondolja át hatósága szerepét: Mi különbözteti meg az ugyanazon a területen működő más hatóságoktól? Milyen munkakapcsolatai vannak ezekkel a hatóságokkal? Hova fordul problémák esetén? 14 4. lépés: Más hatóságok összekapcsolása a saját hatósággal Tételezzük fel, hogy az Ön hatósága egy regionális orvosi kamara. Ebben az esetben előfordulhat, hogy az országos orvosi kamara áttekintést akar kapni az Ön hatósága által feldolgozott kérésekről, hogy nyomon kövesse, mennyire használják az IMI-t nemzeti szinten. Az ilyen és hasonló esetekben lehetőség van más hatóságok és a saját hatóság összekapcsolására. Az összekapcsolt hatóságok magas szintű áttekintést kapnak az Ön által az IMI-ben folytatott információcseréről. Adatvédelmi okokból azonban nem láthatják majd a kérésben szereplő személyes adatokat. 5. lépés: A saját hatóság és a kéréskezelő koordinátorok közötti kapcsolat létrehozása Az IMI-koordinátorok feladata biztosítani, hogy az IMI-rendszert megfelelően állítsák be országukban vagy régiójukban, és az információcsere zökkenőmentesen folyjon az IMI-n keresztül. A koordinátorok maguk döntik el, mennyire kívánnak aktívak lenni a rendszerben. Néhányan a közigazgatási koordinációra korlátozzák szerepüket, míg mások dönthetnek úgy, hogy részt vesznek egyes információcserékben. Felléphetnek döntőbíróként, ha probléma merül fel az általuk koordinált hatóság és egy másik ország hatósága között, illetve azokban az országokban, amelyek a központi ellenőrzés fenntartását választották, ők dönthetik el, hogy engedélyezik-e a kérést és/vagy az általuk koordinált hatóságok válaszát. Ebben a tartalomhoz kapcsolódó szerepkörben, amely mindegyik jogterületnél egyedi, a koordinátorok kéréskezelő koordinátorként tevékenykednek. Minden jogterülethez legalább egy kéréskezelő koordinátort jelöljön ki. Ha úgy véli, hogy további koordinátorokat kell bevonni hatósága információcseréjébe, akkor össze kell kapcsolnia e koordinátorokat a saját hatóságával.
Alapesetben a koordinátorok nem látják az Ön kérésének részleteit. Ez adatvédelmi okokból van így. Azonban ha a koordinátor úgy dönt, hogy aktív szerepet játszik az Ön által folytatott információcserében, engedélyezheti számára, hogy betekintsen kérésének részleteibe. A koordinátor azonban még az ilyen teljes körű betekintés esetén sem látja az információcserében szereplő személyes adatokat. Ha különböző jogterületeken dolgozik, előfordulhat, hogy mindegyiknél más-más koordinátora lesz. A saját hatóság belülről Immár tisztázta hatósága szerepét mind más országok hatóságai, mind pedig saját országának hatóságai szempontjából. Végül belülről kell áttekintenie a hatóságát. Melyik osztályon fogják használni az IMI-t? Hány IMI-kérésre számít? Munkatársai közül hányan fognak Önnel együtt dolgozni az IMI-ben? Hogyan tudja a leghatékonyabban megszervezni a belső munkafolyamatokat? 6. lépés: Állapítsa meg, hogy melyik osztályokon kell majd használni az IMI-t Ha Ön egy nagy hatóságnál dolgozik, nem feltétlenül nyilvánvaló, hogy melyik egység vagy osztály fog dolgozni az IMI-vel. Ekkor először azt kell megvizsgálnia, hogy hatósága melyik, az IMI által támogatott jogterületen tevékenykedik. Az IMI weboldalán aktuális információk találhatók ezekről a jogterületekről és a kapcsolódó uniós jogszabályokról. Ezt követően azt kell ellenőriznie, hogy hatóságának melyik egysége vagy osztálya foglalkozik az e jogszabályban felvetett kérdésekkel. E feladat megoldásában segítségére lehet azoknak az egységesen kialakított kérdéscsoportoknak az áttekintése, amelyeket minden egyes jogterület tekintetében bevezettek az IMI-be. E kérdéscsoportok teljes listája az IMI weboldalán a Fontos dokumentumok pontra kattintva érhető el. 7. lépés: A további regisztrálandó felhasználók számának meghatározása Mivel a hatóságánál Ön az első IMI-felhasználó, Ön felelős annak eldöntéséért, hány további felhasználót kell még regisztrálni a hatóságánál. A felhasználók száma természetesen hatósága méretét és igényeit tükrözi. Ha kis hatóságról van szó, amely csak néhány kérést dolgoz fel az IMI-ben, elég lehet egy vagy két további felhasználót regisztrálni. Ugyanakkor egy nagy hatóságnak több, különböző szerepkörökkel rendelkező felhasználóra lehet szüksége ahhoz, hogy hatékonyan irányítsa az információcserét. 15
Gondoljon a helyettesítésre! Még ha egy kis hatóságnál is dolgozik, mindenképpen regisztrálnia kell legalább egy további felhasználót, hogy szabadság vagy megbetegedés esetén biztosítsa a helyettesítést. 8. lépés: Döntse el, hogy a hatósága akar-e kérésallokációs eljárást alkalmazni Az IMI alapbeállításában a hatóságnak küldött új kérés beérkezéséről automatikus e-mailt küldenek a hatóság általános e-mail címére és a kéréseket kezelő összes felhasználónak. Ez gyakorlati szempontból nem feltétlenül célravezető akkor, ha nagyon sok felhasználó van, ha várhatóan sok információkérést fognak feldolgozni, illetve ha a hatóság különböző egységei dolgoznak az IMI-vel. Ilyenkor hasznos lehet az úgynevezett kérésallokációs eljárás bevezetése. Ez azt jelenti, hogy egy allokátori felhasználói szerepkörrel felruházott személyhez érkezik be az összes kérés, aki például a kérés tárgyától vagy a munkatehertől függően elosztja azokat a munkatársai között. Ez segítségére lehet annak biztosításában, hogy a felelősségi körök világosan körülhatároltak legyenek, a kéréseket pedig gyorsan feldolgozzák. 16 9. lépés: Az egyes felhasználók szerepköreinek meghatározása Ön a hatóság első felhasználójaként automatikusan megkap minden felhasználói jogosultságot az IMI-hez. Ez azzal jár, hogy az IMI-ben mindent el tud végezni saját maga. De természetesen nem kell mindent egyedül csinálnia. Az Ön döntése, hogy mely feladatokat ruház át más személyekre. Több további kéréskezelőt is regisztrálhat. Például helyi adatkezelői szerepkört adhat a hatóság IT-részlegének egy felhasználója számára. E szerepkör feladatai közé tartozik a hatóság adatainak frissítése, a további felhasználók regisztrálása és a munkatársaknak nyújtott segítség technikai problémák, például a jelszavak elvesztése esetén. Alapfelhasználói jogosultságokat adhat például a főnökének, aki ezáltal annak ellenére, hogy nem vesz részt magukban az információcserékben, nyomon tudja követni azokat. Ne feledje, hogy ha az allokációs eljárás bevezetése mellett dönt, ki kell neveznie egy allokátort!
10. lépés: A felhasználók regisztrálása Miután eldöntötte, hogy hány felhasználót kíván regisztrálni, és hogyan szervezi meg együttműködésüket, regisztrálhatja őket az IMI-ben. Ez egy nagyon egyszerű lépés. Megadja a rendszerben a kapcsolattartási adataikat, az előnyben részesített munkanyelvüket és e-mail címüket. Tartsa szem előtt, hogy minden felhasználónak eltérő és egyedi e-mail címmel kell rendelkeznie, hiszen ezekre érkeznek a rendszer által generált automatikus e-mailek! Ezt követően meghatározhatja a felhasználók szerepköreit mindegyik jogterületet illetően. Például az a munkatárs, aki kéréskezelői szerepkörrel rendelkezik a szakmai képesítések jogterületén, kaphat csak a szolgáltatások területére vonatkozó alapfelhasználói szerepkört. 11. lépés: A felhasználónevek közlése a felhasználókkal Amikor új felhasználót regisztrál az IMI-ben, a rendszer automatikusan létrehoz egy felhasználónevet és egy ideiglenes jelszót az adott személynek. Az ideiglenes jelszót a rendszer e-mailben elküldi a felhasználónak. Biztonsági megfontolásokból azonban a felhasználónevet nem küldik el e-mailben. A rendszeren kívül kell kapcsolatba lépnie a munkatársával, és személyesen, telefonon, faxon vagy postai úton kell közölnie vele a felhasználónevet. Megváltoztatható-e az automatikusan létrehozott felhasználónév? Igen, ha a munkatársa a rendszer által automatikusan létrehozottól eltérő felhasználónevet szeretne, a felhasználói adatai között megváltoztathatja a felhasználónevet. 12. lépés: Bátorítsa az új felhasználókat, hogy jelentkezzenek be az IMI-be Az IMI csak akkor működhet jól, ha a regisztrált felhasználók megismerkednek vele, és aktív részesei a rendszernek. Ezért fontos, hogy hatóságánál minden új felhasználót ösztönözzön az IMI-be való bejelentkezésre és a rendszer megismerésére. Amikor az új felhasználó bejelentkezik a rendszerbe, megválaszthatja saját jelszavát és 12 karakterű biztonsági kódját. A rendszer minden bejelentkezéskor kérni fogja e biztonsági kód három, véletlenszerűen kiválasztott karakterét. 17
Elveszett jelszó és felhasználónév Ha egy munkatárs elfelejti IMI-felhasználónevét, Ön utánanézhet a felhasználónévnek a rendszerben, és újra megadhatja azt a munkatársnak. Ha a munkatárs a jelszavát felejtette el, akkor Önnek kell új jelszót ell létrehoznia, kivéve ha a helyi adatkezelő szerepkört valaki másra ruházta. Kérjük, tájékoztassa a felhasználókat a hatóságánál arról, hogy ha elfelejtik a jelszavukat, akkor a helyi adatkezelővel kell kapcsolatba lépniük és új jelszót kérniük. Amikor a helyi adatkezelő új jelszót hoz létre az elfelejtett helyett, a felhasználó egy automatikus e-mailt kap, amely tartalmazza az új ideiglenes jelszót. Ekkor a felhasználó újra elkezdheti a bejelentkezési folyamatot. Ha Ön az egyetlen helyi adatkezelő a hatóságnál, és elfelejtette a jelszavát, lépjen kapcsolatba az IMI-koordinátor adatkezelőjével, aki regisztrálta a hatóságot, vagy aki érvényesítette regisztrációját. Kiegészítő információk a koordinátoroknak 18 Ha Ön egy olyan hatóság első felhasználója, amely IMI-koordinátor, akkor néhány lépést még meg kell tennie, mielőtt elkezdené a munkát az IMI-ben: 13. lépés: Döntse el, kié legyen az adatkezelői szerepkör Alapértelmezett esetben egy IMI-koordinátor első felhasználója más szerepkört kap, mégpedig az adatkezelői szerepkört. Míg a helyi adatkezelő az Ön saját hatósága adatainak kezeléséért felel az IMI-ben, addig az adatkezelő az Ön által koordinált hatóságok adatait kezeli. Ő hitelesítheti az új illetékes hatóságokat, hozzáférést adhat nekik új jogterületekhez, szerkesztheti a hivatalos megnevezésüket, és módosíthatja a helyi adatkezelőik jelszavát. Ezért ha az Ön koordinátori feladatai között szerepel az új hatóságok regisztrálása, vagy az, hogy hozzáférést ad nekik új jogterületekhez, előfordulhat, hogy ezt a szerepkört egy vagy akár több munkatársra kívánja ruházni.
A helyi adatkezelővel ellentétben az adatkezelő szerepköre egy adott jogterületre irányul. Ha Ön úgy dönt, hogy átadja ezt a szerepkört, ne felejtse el minden olyan jogterületre vonatkozóan megtenni ezt, ahol a hatósága tevékenykedik. 14. lépés: Döntse el, hogy részt kíván-e venni a véleményezési eljárásban Ha az Ön által koordinált hatóság és egy másik ország hatósága nem tud megegyezésre jutni a nyújtandó információkról, az IMI lehetőséget ad arra, hogy bevonja Önt és a másik fél IMI-koordinátorát az ügybe. Ekkor a koordinátorok döntőbírói szerepkört kapnak. Az IMI alapbeállítása szerint a koordinátorok részt vesznek ebben a véleményezési eljárásban. Ezt szintén egyedileg kell beállítani minden egyes jogterület tekintetében. Ha saját maga szeretne foglalkozni a véleményezéssel, nem kell semmit sem módosítania a rendszerben. Ha a hatóságán belül valaki másra kívánja ruházni ezt a szerepkört, kinevezhet egy engedélyező-véleményezőt. Ha egyáltalán nem akar részt venni a véleményezési eljárásban, például amikor koordinátori szerepköre a technikai szempontokra korlátozódik, a nem opcióra kell változtatnia a beállítást. 15. lépés: Döntse el, hogy az Ön által koordinált hatóságoknak szükségük van-e az Ön engedélyére Néhány tagállam úgy döntött, hogy fenntartja a központi ellenőrzést az országa illetékes hatóságainak részvételével folyó információcsere felett. E célból az IMI lehetővé teszi, hogy a koordinátorok eldöntsék, engedélyezni kívánják-e a kéréseket és/vagy a válaszokat, mielőtt elküldik azokat egy másik országnak. Ebben az esetben az alapbeállítás a nem. 19
Az IMI-fogalmak glosszáriuma 20 Alapfelhasználó: Mindegyik IMI-felhasználó legalább alapfelhasználó. Az alapfelhasználó az IMI-adatbázis felhasználásával rákereshet az illetékes hatóságokra, és általános áttekintést kap hatósága valamennyi (beérkező és kimenő) kéréséről, valamint a kapcsolt hatóságok kéréseiről. Engedélyezési eljárás: Az IMI-koordinátorok megválaszthatják, hogy engedélyezni kívánják-e az új kéréseket vagy az általuk koordinált illetékes hatóságoktól érkező válaszokat, mielőtt továbbítják azokat egy másik tagállamnak. Ez azt jelenti, hogy amikor egy illetékes hatóság új kérést küld, akkor a kérést engedélyezés céljából először az IMI-koordinátor kapja meg. Ha a koordinátor engedélyezi a kérést, akkor továbbítják azt a megkeresett hatóságnak. Helyi adatkezelő: A helyi adatkezelő az alapfelhasználónál ismertetetteken túl a következő intézkedéseket teheti meg: az IMI-ben a saját hatóságáról tárolt adatok frissítése; további felhasználók regisztrálása saját hatóságánál; a saját hatóságánál regisztrált felhasználók felhasználói jogosultságainak módosítása; a saját hatóságánál regisztrált felhasználók jelszavának törlése. Illetékes hatóság: Az illetékes hatóságok az IMI fő szereplői, akik információkat cserélnek a rendszeren keresztül. Ezek a hatóságok lehetnek állami szervek vagy olyan magánintézmények, amelyeket a tagállamok hatáskörökkel ruháztak fel a belső piacra vonatkozó jogszabályok alkalmazásához kapcsolódó bizonyos feladatok ellátására. E hatóságok nemzeti, regionális és helyi szinten működhetnek. IMI-koordinátorok: Az IMI-hatóságok felelnek az IMI-t használni kívánó illetékes hatóságok beazonosításáért, valamint annak biztosításáért, hogy az IMI zökkenőmentesen működjön országukban vagy régiójukban. Emellett az IMI-koordinátorok dönthetnek arról, hogy részt kívánnak-e venni az általuk koordinált hatóságok és egy másik ország hatóságai közötti egyes információcserékben ( engedélyezési eljárás, véleményezési eljárás).
Kapcsolt hatóság: Lehetőség van arra, hogy összekapcsolja ugyanazon tagállam egyéb hatóságait a saját hatóságaival. A kapcsolt hatóságok magas szintű áttekintést kapnak az Ön hatóságának információcseréjéről. Csak a helyi adatkezelő tud összekapcsolni más hatóságokat az Önével. Kérésallokációs eljárás: A sok IMI-felhasználóval rendelkező nagyobb hatóságok dönthetnek úgy, hogy a kérésallokációs eljárást alkalmazva a beérkező kéréseket tárgyuktól és más kritériumoktól függően egy vagy több kéréskezelőhöz rendelik. Ahhoz, hogy a kéréseket a hatóságon belül felhasználókhoz rendeljék vagy módosítsák a korábbi hozzárendeléseket, allokátori jogosultság szükséges. Kéréskezelő: Az alapfelhasználó felhasználói jogosultságain túl a kéréskezelő információkéréseket küldhet és fogadhat hatósága nevében. Megkeresett hatóság: A megkeresett hatósággal a megkereső hatóság veszi fel a kapcsolatot; az előbbi hatóság felelős azért, hogy választ adjon a kérésre. Megkereső hatóság: A megkereső hatóság az a hatóság, amelynek információra van szüksége, és információcserét kezdeményez. Véleményezési eljárás: Ha egy megkereső hatóság nem elégedett a másik tagállamtól kapott válasszal, további információt kérhet. Viszont ha a megkeresett hatóság ragaszkodik ahhoz, hogy nem tudja megadni ezt az információt, a megkereső hatóság döntőbíróként bevonhatja az eljárásba mind saját IMI-koordinátorát, mind pedig a megkeresett hatóság IMI-koordinátorát. Ez az eljárás a véleményezés. Az IMI-koordinátorok maguk döntenek arról, hogy részt kívánnak-e venni a véleményezésben. 21
Gyakran ismételt kérdések Kaptam egy e-mailt az IMI-hez tartozó ideiglenes jelszóval, de nincs felhasználónevem. Hogyan tudok belépni az IMI-be? Amikor új felhasználóként regisztrál az IMI-ben, a rendszer automatikusan létrehoz egy felhasználónevet és egy ideiglenes jelszót Önnek. Az ideiglenes jelszót automatikus e-mailben küldi el Önnek a rendszer. A felhasználónevet az a személy közli Önnel, aki regisztrálta Önt. Biztonsági okokból erre az IMI-rendszeren kívül, például személyesen vagy telefonon kerül sor. Ha Ön első hatósági felhasználóként nem kapott felhasználónevet, lépjen kapcsolatba azzal az IMI-koordinátorral, aki regisztrálta az Ön hatóságát. 22 A rendszer nem ismeri fel a jelszavamat/biztonsági kódomat. Kivel vegyem fel a kapcsolatot? Ha Ön a hatósága egyetlen felhasználójaként elfelejtette a jelszavát vagy biztonsági kódját, lépjen kapcsolatba IMI-koordinátorának helyi adatkezelőjével. Ő fogja létrehozni az Ön új jelszavát. Ezután egy automatikus e-mailt fog kapni az új ideiglenes jelszóval. A bejelentkezéshez továbbra is ugyanazt a felhasználónevet használja. A rendszer majd az új biztonsági kód megadását és megerősítését kéri Öntől. Tartsa szem előtt, hogy a rendszer megkülönbözteti a kis- és nagybetűket. Ha egymás után öt alkalommal helytelenül adja meg a bejelentkezéshez szükséges adatokat, a rendszer letiltja a belépését. Ebben az esetben új jelszó létrehozásához kövesse a fenti lépéseket. A saját hatóságom különböző jogterületeken rendelkezik hatáskörökkel. Hogy tüntessem ezt fel az IMI-ben? Ha ugyanannál a hatóságnál különböző osztályok különböző jogterületekért felelnek, két technikai megoldás van a regisztrációra. Megkérheti koordinátorát, hogy különálló illetékes hatóságként regisztrálja az osztályokat az IMI-ben, ami a félreértések elkerülése érdekében kiterjed a hatósági osztály nevére is. Akkor is ajánlott ezt az utat követni, ha a két osztály két fizikailag különálló egység, saját kijelölt személyzettel.
A másik lehetőség, hogy megtartja a hatósága egyetlen illetékes hatóságként való regisztrálását, és biztosítja, hogy az a hatáskörébe tartozó összes jogterülethez hozzáférjen. Ebben az esetben érdemes kérésallokációs eljárást alkalmazni, hogy az új kéréseket a megfelelő osztályhoz rendeljék. Az egyik munkatársam, akit én regisztráltam az IMI-be, elfelejtette jelszavát/biztonsági kódját. Mit tegyek? Más felhasználók új jelszavának létrehozásához helyi adatkezelői jogosultsággal kell rendelkeznie. Ha ezeket a jogosultságokat más felhasználókra ruházta, akkor ezt a felhasználót kell megkérnie a munkatárs új jelszavának létrehozására. Ha Ön a helyi adatkezelő, akkor jelentkezzen be az IMI-be, és válassza ki az Adminisztráció, majd a Saját hatósághoz tartozó felhasználók kezelése menüpontot. A hatóság felhasználóinak listájában megtalálja az adott munkatársat, majd kattintson az Új jelszó létrehozása lehetőségre. Az új ideiglenes jelszót a rendszer automatikus e-mailben küldi el a felhasználónak. A felhasználó továbbra is ugyanazt a felhasználónevet használja, és új biztonsági kódot is választhat, amikor megint bejelentkezik az IMI-be. Honnan tudom, hogy új kérést küldtek a hatóságomnak? A hatóságához beérkező kérésre az IMI-rendszer által létrehozott automatikus e-mail figyelmezteti. A beérkező új kérésre figyelmeztető e-mailt a rendszer továbbítja minden, kéréskezelői jogosultsággal rendelkező felhasználónak és a hatóság regisztrált kapcsolattartási e-mail címére. Emellett a kéréskezelők az IMI-ben a feladatlistán is látják az új kéréseket. 23
Európai Bizottság A belső piaci információs rendszer Az IMI-rendszer beállítása: útmutató az első hatósági felhasználók számára Luxembourg: Az Európai Unió Kiadóhivatala 2009 23 oldal 14,8 21 cm ISBN 978-92-79-10420-6 doi:10.2780/23003
Hogyan lehet hozzájutni az EU kiadványaihoz? Térítés ellenében hozzáférhető kiadványok: az EU-könyvesbolt (EU Bookshop) útján (http://bookshop.europa.eu); könyvkereskedőjétől a könyv címe, kiadója és/vagy ISBN száma alapján; közvetlenül értékesítési ügynökeinktől. Elérhetőségeik megtalálhatóak a http://bookshop.europa.eu honlapon, vagy lekérdezhetőek a +352 2929-42758 faxszámra küldött üzeneten keresztül. Ingyenes kiadványok: az EU-könyvesbolt útján (http://bookshop.europa.eu); az Európai Bizottság képviseleteitől és küldöttségeitől. Elérhetőségeik megtalálhatóak a http://ec.europa.eu honlapon, vagy lekérdezhetőek a +352 2929-42758 faxszámra küldött üzeneten keresztül.
KM-81-08-481-HU-C Ha többet szeretne megtudni az IMI működéséről, látogasson el az IMI weboldalára. http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net Különösen a honlap következő oldalai lehetnek hasznosak: Fontos dokumentumok (itt találja a felhasználói kézikönyvet és az összes kapcsolódó jogi dokumentumot) Képzés (különböző képzési anyagok, köztük számos interaktív e-tanulási modul) Kapcsolatfelvétel (itt találja valamennyi nemzeti IMIkoordinátor felsorolását) Minden olyan IMI-vel kapcsolatos problémára, amelyet saját országának ügyfélszolgálata nem tud megoldani, az Európai Bizottság egy központi ügyfélszolgálatot hozott létre: Imi-helpdesk@ec.europa.eu Tel.: +32 22955470 ISBN 978-92-79-10420-6