Regisztrációval kapcsolatos felhasználói teendők a Hitelbiztosítéki Nyilvántartás Rendszerben (HBNYR) v3.1 Az alkalmazás a https://hbny.mokk.hu címről érhető el. A felhasználók által a rendszer használatához szükséges technikai eszközök, és feltételek leírására vonatkozó Tájékoztató a HBNY rendszer használatának technikai feltételeiről megjelölésű dokumentum a http://www.mokk.hu/index.php?menuid=133 alatt található meg. A szükséges beállítások elvégzését követően a hitelbiztosítéki nyilvántartásban (továbbiakban HBNYR) felhasználóként történő nyilvántartásba vétel az alábbi módokon kezdeményezhető: 1.) A HBNYR nyilvános felületén elektronikus aláírás nélkül (csak és kizárólag betekintési jog*) 2.) A HBNYR nyilvános felületén elektronikus aláírással (teljes jogosultság) 3.) A közjegyzőnél elektronikus aláírás nélkül (csak és kizárólag betekintési jog*) (*Ilyen esetben hitelbiztosítéki nyilatkozat tételéhez elektronikus aláírással rendelkező regisztrált képviselő közreműködése szükséges. További nyilatkozat előterjesztési lehetőségeket tartalmaz a Hbnytv 8. és 9.. Bővebb információ a HBNY felhasználói szabályzatban található.) A közjegyző előtt megtett azonossági nyilatkozattal véglegesített regisztrációs adatokban bekövetkezett változások, módosítások felhasználó által történő módosításának kezdeményezését támogató funkció kialakítása folyamatban van. A minősített elektronikus aláírás használata nélkül regisztrált személy regisztrációjához utóbb - hitelbiztosítéki nyilatkozatok tételéhez felhasználni kívánt - aláírói tanúsítvány rendelhető. (A részletes leírást lásd az 5. fejezetben) Felhívjuk a figyelmet azonban arra, hogy ilyen esetben sem mellőzhető az azonossági nyilatkozat ismételt megtétele. (Hbnytv 7. (2)) A közjegyző előtt megtett azonossági nyilatkozattal véglegesített regisztrációs adatokban bekövetkezett változások, módosítások közjegyző előtt átvezethetőek, ilyen esetben sem mellőzhető az azonossági nyilatkozat ismételt megtétele. (Hbnytv 4. (7)) 1
1. Regisztráció megkezdése Regisztrációs felület betöltése a Bejelentkezés panel bal felső sarkában található Regisztráció linken keresztül érhető el: 2. A regisztráció első lépése a HBNYR felhasználói fiók létrehozása. Szíveskedjen pontosan megadni azt az email címet, amelyre a regisztráció folytatásával kapcsolatos értesítést (amely tartalmazza a regisztrációs linket), valamint - a regisztráció közjegyző általi érvényesítését követően - a hitelbiztosítéki, a hozzájáruló és fenntartó nyilatkozatról szóló értesítéseket a HBNYR továbbítani tudja. (Az regisztrációs folyamat egésze történhet közjegyző előtt is, de ebben az esetben csak és kizárólag az elektronikus aláírás nélküli regisztráció lehetséges.) Az email cím megadásával kapcsolatosan az alábbi követelményeket kell betartani: - az email címnek létezőnek és a regisztrációs kérelmet előterjesztő természetes személy által hozzáférhetőnek kell lennie. - Adat elírás, vagy egyéb beviteli hiba esetén az elő regisztrációs űrlap ismételt kitöltése (és az aktiváló linket tartalmazó email rendszer általi újra küldése) az azonossági nyilatkozat közjegyző előtt történő megtételéig lehetséges. 2
- A regisztrációs e-mail cím sikeres rögzítését követően a rendszer a megadott e-mail címre aktiváló linket küld, melyre kattintva az alábbi képernyőkép jelenik meg. Tovább gombra kattintás esetén az adatok törlődnek, ebben az esetben az adatlap kitöltését és tárolását meg kell ismételni. A fenti műveletek elvégzésére kizárólag az azonossági nyilatkozat közjegyző előtt történő megtétele előtt van lehetőség. 3
- közjegyző által érvényesített regisztrációval rendelkező személy illetve szervezet email címe nem adható meg ismételten, egyszer szerepelhet a nyilvántartásban (a duplikálás elkerülése érdekében erről a rendszer üzenetet küld) - képviselőként (is) eljárni kívánó természetes személy kérelemben feltüntetett e-mailcíme és a képviselt szervezet személy email címe nem egyezhet meg (egyezőség esetén erről a rendszer hibaüzenetet küld). Az email cím megadását követően az OK gombra kattintással a megadott e-mail címre a rendszer néhány percen belül automatikusan levelet küld: A levél az alábbi információt tartalmazza: Tisztelt Felhasználó! Az Ön e-mail címével a Magyar Országos Közjegyzői Kamara által üzemeltetett hitelbiztosítéki nyilvántartásban regisztrációt kezdeményeztek. (Ha a regisztrációt nem ön kezdeményezte, akkor ezt az email-t tekintse tárgytalannak.) Regisztrációját 24 órán belül az alábbi linkre kattintva aktiválhatja és a regisztrációt a személyes adatok megadásával folytathatja. H.b.ny regisztráció aktiválása Ha az ön által használt e-mail kliensből a fenti link nem használható, akkor az alábbi címet a böngésző címsorába másolva folytathatja a regisztrációt. https://hbny.mokk.hu/activation... Ez a rendszer által generált, automatikus értesítő levél, kérjük, ne válaszoljon rá. Üdvözlettel: MOKK - Hbny. rendszer A levélben kapott utasításnak megfelelően járjon el, azaz, kattintson a levélben található linkre, ezzel visszaigazolást nyer az email cím létezése a rendszer felé. 4
3. A regisztrációs kérelem kitöltése. A regisztrációval kapcsolatos általános követelmények: - Egy természetes személyhez vagy szervezethez egyidejűleg kizárólag egy érvényes regisztráció tartozhat. Új regisztráció kezdeményezése esetén a rendszer ellenőrzi, hogy a bevitt adatok szerepelnek-e a rendszerben, ha már szerepelnek, akkor a rendszer nem engedélyezi az ismételt rögzítést. (Természetes személy esetén vizsgált adatkör: születési név, születési idő, anyja neve hármas egyezősége esetén, szervezet esetén: már jóváhagyott cégjegyzékszám vagy adószám egyike esetén is figyelmeztet a rendszer.) - Egy természetes személy érvényes regisztrációjához több szerepkör is tartozhat. (kialakítása folyamatban) - A hitelbiztosítéki nyilatkozattételhez használt megfelelő szerepkör és a hozzá tartozó aláíráshoz használt helyes tanúsítvány kiválasztása a felhasználó felelőssége és feladata. (a több aláíró tanúsítványból történő választás lehetősége később lesz elérhető) (kialakítása folyamatban) A személyes adatok megadásával kapcsolatosan az alábbi követelményeket kell betartani: - A sárgával jelzett mezők tartalma a felhasználó által a kérelem rögzítéséig módosítható. A Hbnytv. 4. (2) értelmében a kérelmezőnek a következő személyes adatait kell megadnia: családi és utónév, születési családi és utónév, anyja születési neve, születési hely és idő, lakcím, továbbá el kell fogadnia a felhasználói szabályzatot. - A személyes adatokat a fél fényképpel ellátott arcképes igazolványában (pl.: személyigazolvány, útlevél) és más hivatalos iratában (pl.: lakcímkártya) feltüntetettek szerint pontosan kell megadni (ezek az adatok a közjegyző előtti azonossági nyilatkozat megtétele során ellenőrzésre kerülnek) 5
- Ha a bemutatott okirat érvényességével, illetve a nyilvántartási adatokkal való egyezőségével kapcsolatban kétség merül fel, a közjegyző a Hbnytv 4. (5) bekezdése alapján a közreműködést megtagadja. A regisztrációval kapcsolatos további fontos tudnivalók: - Aki a rendszerben elektronikus aláírás nélkül regisztrál az a regisztrációt követően csak és kizárólag betekintési joggal fog rendelkezni, nem tud elektronikus aláírás (vagy elektronikus aláírással rendelkező képviselő közreműködése) nélkül hitelbiztosítéki nyilatkozatot tenni. (Az e-aláírás a közjegyző előtti azonossági nyilatkozat megtételének alkalmával már nem pótolható). - A félnek a közjegyző előtt azonossági nyilatkozatot kell tennie attól függetlenül, hogy e- aláírás nélkül (betekintési jog), vagy e-aláírással (teljes jogosultság) regisztrál. A félnek a regisztráció kezdeményezésének módjától függetlenül minden esetben nyilatkoznia kell a regisztrációs (felhasználói) szabályzat elfogadásáról. Amennyiben nem kíván állandó képviseletre vonatkozó adatokat megadni a regisztrációs kérelemben a kitöltés befejezéséhez a következő lépéseket kell megtennie: (Az állandó képviseletről a 4. fejezetben olvashat.) - Ha rendelkezik minősített elektronikus aláírás készítéséhez szükséges érvényes tanúsítvánnyal, akkor a regisztrációs adatokat írja alá az Aláírás gomb megnyomásával, majd fáradjon el bármelyik közjegyzői irodába a regisztrációs adatok hitelesítése érdekében. - Ha nem rendelkezik elektronikus aláírás létrehozására alkalmas aláíró kártyával, akkor az adatok megadása és tárolása OK- jóváhagyás aláírás nélkül után fáradjon el bármelyik közjegyzői irodába a regisztrációs adatok hitelesítése érdekében. A fentiek mellett - elektronikus regisztrációs űrlap előzetes kitöltése és aláírás nélkül - közjegyző előtt is kezdeményezhető regisztráció. A rögzített regisztrációs űrlap érvényesítésére 15 munkanap áll rendelkezésre. Közjegyző előtti megerősítéskor, adatjavítás keretén belül olyan e-mail cím is megadható, amely egyéb, még érvényesítésre váró regisztrációs űrlaphoz kapcsolódik. Amennyiben a kitöltött űrlapba tévedésből pontatlan adatok kerültek, a regisztráció közjegyző előtti megerősítésekor ezek javítása elvégezhető. A kérelem benyújtásának sikerességét a rendszer az alábbiak szerint igazolja vissza: 6
A kérelmezőnek regisztrációs kérelem rögzítésétől számítva 15 munkanap áll rendelkezésére a regisztráció érvényesítésére (azonossági nyilatkozat közjegyző előtti megtétele). Amennyiben a fenti határidő alatt nem kerül sor a regisztráció érvényesítésére, akkor a regisztráció folyamatát meg kell ismételni. A azonossági nyilatkozat letöltése linkre kattintva a nyilatkozat letölthető és kinyomtatható. A közjegyző kereső linkre kattintva a MOKK honlapjának http://mokk.hu - közjegyző keresőjében lehet kiválasztani a regisztráló tartózkodási helyéhez legközelebb eső közjegyzői iroda elérhetőségeit időpont egyeztetés céljából: 7
4. Állandó képviselet adatainak megadása a regisztrációs kérelemben Ha a kérelmező a HBNYR -ben történő nyilatkozattételek során állandó képviselőként kíván eljárni a regisztrációs űrlap kitöltésekor az állandó képviselet adatait kell megadnia. A Hbnytv 5. (1) és (2) bekezdése szerint, ha a regisztrációját kérő egy meghatározott személy vagy szervezet nevében, annak állandó képviselőjeként kíván eljárni, képviseleti jogosultságát a regisztráció során (azaz az azonossági nyilatkozat megtétele során a közjegyző előtt) közokirattal vagy teljes bizonyító erejű magánokirattal kell igazolnia. Állandó képviselő lehet a törvényes képviselő, a szervezeti képviselő, valamint az ilyen képviseletre meghatalmazott személy. Meghatalmazotti képviselet esetén a meghatalmazásban utalni kell arra, hogy azt a meghatalmazó állandó és általános (előre egyedileg meg nem határozott ügyekre kiterjedő) jelleggel, visszavonásig adja. Az állandó képviselő a képviseleti jog ellenőrzése során - ha az a meghatalmazásból nem tűnik ki a szükséges adatokat közokirattal vagy teljes bizonyító erejű magánokirattal köteles igazolni, melyeket a közjegyző a HBNYR -ben rögzít. Az állandó képviseletre vonatkozó adatok a képernyő alsó részén található +állandó képviselet gombra kattintva megnyíló ablak mezői segítségével rögzíthetőek. Az állandó képviselet rögzítése során első lépésben ki lehet választani, hogy a képviselt természetes személy vagy szervezet (megfelelő "fül" kiválasztása). A következő lépésben természetes személy esetén legalább a születési dátum és anyja neve mezők, szervezet esetén pedig a szervezetet nyilvántartó és a nyilvántartási szám megadását követően a megadott adatok alapján a rendszer keresést végez. Abban az esetben, ha a keresés eredményes* (a képviselt személy vagy szervezet már rögzített, és azonossági nyilatkozatot tett felhasználó), akkor a rendszer megtalált személyt felkínálja (nem szerkeszthető módon) felvételre. (*Ha a keresés természetes személy esetén több találatot ad vissza a pontos név megadásával szűkíthető a keresés.) Amennyiben a keresés nem eredményes (a képviselt személy vagy szervezet a rendszerben még nem rögzített, közjegyző által jóváhagyott felhasználó), akkor a rendszer a szükséges adatokat bekéri. Az állandó képviseletre jogosultság rendszerbe bevitt adatainak megadása során az alábbi szempontokra kell figyelemmel lenni: 8
- Az adatbeviteli mezőbe kattintva az érintett adatok a kérelem rendszerben történő rögzítéséig szabadon módosíthatóak. - Általánosságban érvényesülő követelmény az, hogy a rendszerbe bevitt nyilvántartási szám csak betűt és számot tartalmazhat. Figyelem! A fentiektől eltérő szabályok vonatkoznak a cégjegyzékszám és az adószám megadására: - cégjegyzékszám megadására: Cg. 01-10-123456 => 0110123456 - adószám megadására: 24649472-2-41 => 24649472241 - A regisztrációs űrlap érintett képviseletre vonatkozó adatmezői a Képviselt személy felirat sorában jobb oldalon elhelyezett X gombbal törölhető a regisztráció érvényesítéséig. Az azonossági nyilatkozat megtételét követően a képviselet törlését csak közjegyző tudja elvégezni. Egyebekben a kérelem benyújtásának folyamata és a további teendők megegyeznek a 3. pontban írottakkal. 9
5. A minősített elektronikus aláírás használata nélkül regisztrált személy regisztrációjához utólagosan aláírói tanúsítvány rendelése Aláírás hozzárendeléséhez, az aláírás nélkül regisztrált felhasználó a felhasználónév (regisztrációs email cím) és jelszó páros megadásával aláírás nélkül jelentkezzen be a HBNY rendszerbe. A minősített elektronikus aláírás hozzárendelése az ügyfél menüben található Regisztrációs adatok módosítása menüponton keresztül érhető el. Az aláírás hozzárendelése funkció jelenleg csak a rendszerben aláírás nélkül regisztrált és közjegyző által jóváhagyott regisztrációjú természetes személyek számára érhető el. A regisztrációs adatok módosítása adatlapon az Aláírás gombra kattintva az aláírás a regisztrációhoz hozzárendelhető. Felhívjuk a figyelmet azonban arra, hogy ilyen esetben sem mellőzhető az azonossági nyilatkozat ismételt megtétele közjegyző előtt (Hbnytv 7. (2)), ennek megtörténtéig hitelbiztosítéki nyilatkozatot a felhasználó továbbra is csak elektronikus aláírással rendelkező regisztrált képviselőjének közreműködésével, valamint a törvényi feltételek fennállása esetén a Hbnytv 8. és 9. szerint tud előterjeszteni. 6. Azonossági nyilatkozat megtétele a közjegyző előtt Az azonossági nyilatkozat megtétele során a közjegyző ellenőrzi a kérelmező személyi és okmányadatait, majd az azonossági nyilatkozaton tanúsítja, hogy a kérelmező azonossági nyilatkozatot tett, az azonossági nyilatkozaton megadott adatai megegyeznek a regisztráció során megadott és a hitelbiztosítéki rendszerben tárolt adataival, a hitelbiztosítéki rendszerben pedig rögzíti az azonossági nyilatkozat megtételének tényét. 10
Az állandó képviselőként eljárni kívánó személynek képviseleti jogosultságát a regisztráció során (azaz az azonossági nyilatkozat megtétele során a közjegyző előtt) közokirattal vagy teljes bizonyító erejű magánokirattal kell igazolnia. Az azonossági nyilatkozat kitöltött nyomtatványa a HBNYR útján a felhasználói- és a közjegyzői felületről is elérhető. Az azonossági nyilatkozat megtételét (a regisztráció érvényesítését) követően a felhasználó felhasználónév (regisztrációs email cím) és jelszó páros megadásával - aláírás nélküli regisztráció esetén aláírás nélkül -, aláírással rögzített regisztráció esetén aláírással jelentkezhet be a rendszerbe. 7. Regisztrációs adatok módosítása A regisztrációs adatok módosítása az ügyfél menüből elérhető funkcióval kezdeményezhető. A módosítás az elektronikus aláírással vagy az aláírás nélküli bejelentkezést követően végezhető el. Azonossági nyilatkozat tétele nélkül elvégezhető a regisztráció során megadott e-mail cím (felhasználó név) és/vagy jelszó módosítása. A regisztráció során megadott további - a Hbnytv 4. (2)-ben nevesített - személyazonosító adatok módosítását közjegyző előtt lehet kezdeményezni, mely változtatások érvényesítéséhez ismételten azonossági nyilatkozat megtétele szükséges. E-mail cím módosításához a regisztrált felhasználó a felhasználónév (regisztrációs email cím) és jelszó páros megadásával jelentkezzen be a HBNY rendszerbe. Az e-mail cím módosítása az ügyfél menüben található Regisztrációs adatok módosítása menüponton keresztül érhető el. Az e-mail cím módosítása mellett, itt tudjuk a fiókhoz tartozó jelszót megváltoztatni. 11
Jelszó módosításánál a rendszerbe bejelentkezve a betöltött adatoknál a jelszóra vonatkozó kritériumoknak kell megfelelni. A közjegyző előtt megtett azonossági nyilatkozattal véglegesített regisztrációs adatokban - kivétel a fent említett e-mail cím és jelszó - bekövetkezett változások, módosítások felhasználó által történő módosításának kezdeményezését támogató funkció kialakítása folyamatban van. Közjegyző előtt a regisztrációs jelszó módosítására nincs lehetőség. 8. Elfelejtett jelszó Elfelejtett jelszó esetén a Regisztráció panelen található elfelejtett jelszó link használandó. 12
A jelszó helyreállítása: 1. A megadott e-mail címre (regisztrációs e-mail cím) a rendszer néhány percen belül levelet küld. 2. Ha az e-mail-ben kapott linkre kattint a HBNY rendszere automatikusan egy új jelszót generál az ön számára (a link csak egyszer használható). 3. A kapott ideiglenes jelszóval már beléphet a rendszerbe. Kérjük, hogy belépés után változtassa meg az automatikusan generált jelszót a Regisztrációs adatok módosítása menüpont alatt. 9. Regisztráció törlése Regisztráció törlésére közjegyzőnél van lehetőség. Annak a természetes személynek vagy szervezetnek a regisztrációja törölhető, akinek a nincs hitelbiztosítéki nyilatkozata, vagy valamennyi hitelbiztosítéki nyilatkozata törölt. Nem lehetséges a képviselőként (is) eljáró természetes személy regisztrációjának a törlése abban az esetben, amikor a törlés eredményeként a képviselt a rendszerben állandó képviselő nélkül maradna. Nem lehetséges a regisztráció törlése akkor sem, ha az adott személy regisztrációja függő (még jóvá nem hagyott/el nem utasított) hitelbiztosítéki nyilatkozattal érintett. 10. Elfelejtett felhasználónév A HBNY rendszerben a felhasználónév a kérelmező által ebből a célból megadott elektronikus levelezési címe. A felhasználónév a regisztrációs e-mail címmel azonos, amennyiben a regisztráció óta annak - ügyfél általi - módosítására nem került sor. Ez az azonossági nyilatkozatának III. pontjából (Regisztrációs kérelmet előterjesztő (felhasználó) elektronikus azonosító adatai) leellenőrizhető. Elektronikus aláírással regisztrált felhasználó esetén, a regisztrációkor használt elektronikus aláírással ellátott kérelmet kell küldeni a MOKK Technikai Információs Csoport hbnyinfo@mokk.hu elérhetőségére. A kérelemben szerepelnie kell a felhasználó telefonos elérhetőségének és e-mail címének, amelyre a technikai információs csoport az érintett azonosítóként használt adatot eljuttatja. Elektronikus aláírás nélkül regisztrált felhasználó keresse munkatársainkat a +36/1-231-4008-as telefonszámon. Budapest, 2015. szeptember 7. 13
MOKK Informatikai Iroda 14