Cégvezető, MIR vezető: rajtuk áll vagy bukik minden Mit mond az ISO 9001 es szabvány a vezetővel kapcsolatban? A szabvány 8 fejezetből áll, ebből a 8-ból egy fejezet teljes mértékben a vezetői feladatokról szól és ezen kívül még 2-3 fejezet részben, tehát egy kis erőltetéssel mondhatjuk, hogy kb. 50%-a a vezetőnek szól. (még ennél is több mivel az első 3 fejezet inkább bevezető jellegű) Ha elfogadjuk azt, hogy a szabványt hosszú évtízedek gyakorlati tapasztalata alapján dolgozták ki, akkor valószínű, hogy oka van annak, hogy ekkora hangsúlyt kapott a szabványon belül a vezetőség. Vajon miért? Egyszerűen azért mert ennyire fontos a vezető szerepe a rendszer bevezetésében és fejlesztésében. Magyarul: ha a vezető akarja (és tesz is ezért), akkor működő, hatékony menedzsment rendszere lesz, ha nem akkor csak egy fölösleges dokumentáció-halmaz fogja megkeseríteni az életét. Kísérletképpen meg lehet próbálni: kérdezzen meg minél több tanácsadót és auditort, hogy szerintük min áll vagy bukik egy menedzsment rendszer hatékonységa és mernék fogadni, hogy azt mondják, hogy a vezetőn. Még csak annyit ezzel kapcsolatban, hogy valószínű, hogy az egyik legnagyobb tévedésem tanácsadói tevékenységem során az volt, hogy ezt nem mondtam meg ennyire kategórikusan minden cégvezetőnek, akinél rendszert építettünk, vagy legalábbis nem a projekt kezdet-kezdetén. Ennek az lett a hátülütője, hogy a projekt bevezetése során fokozatosan jött rá a vezető, hogy neki komoly feladata van a rendszerbevezetésben és nem minnden esetben vette ezt jó néven. Talán, ha a legelején ezt leszögezzük... kevesebb projektünk lett volna, de aki megmarad azzal élvezet lett volna dolgozni. 1/6
Milyen a jó vezetői hozzáállás a MIR rendszerhez? - Hajlandó tanulni. Ő az első aki meg akarja érteni ezt a rendszert. Ő az első aki elmegy egy ilyen jellegű tanfolyamra, vagy legalább azokon a képzéseken résztvesz, amiket a tanácsadók tartanak - Példakép a beosztottai számára, ami a MIR rendszerre vonatkozó hozzáállását illeti. Ha a főnöknek fontos, akkor az alkalmazottaknak is fontos lesz. Olyan ez mint a gyereknevelés: hiába mondom a lányomnak, pakolja el a ruháit, ha én nem pakolom el. Nem vagyok hiteles. - Kritikus szemmel követi a menedzsment rendszer bevezetését. Érdekli, hogy éppen milyen stádiumban van. Maximálisan implikálódik. Inkább legyen szőrszálhasogató, kössön bele minden mondatba a dokumentációba (konstruktívan nyilván) mint, hogy ne érdekelje. - Be tudja vonni a munkatársait a projektbe. Eladja nekik ezt a projektet. Hagy némi szabadkezet mindenkinek a saját területén, annak ellenére, hogy ebben az esetben is nehéz megtalálni a középutat az utasítás és vezetés között Milyen a pocsék vezetői hozzáállás a MIR rendszerhez - Azt mondja a vezető, hogy "Szeretném, hogy jól működő rendszerem legyen, de nekem nincs időm ezzel foglalkozni, ti oldjátok meg fiuk (a tanácsadók)". Mi nem tudjuk megoldani. Nem tudunk rendszert építeni egy cégnél, csakis a vezető aktív segítségével. Olyan ez mintha a beteg elvárná, hogy az orvos meggyógyítsa, anélkül, hogy a felírt gyógyszert bevenné. - Azt mondja a vezető, hogy igenis látja, hogy szüksége van arra, hogy egy jól működő rendszer legyen cégénél, de ő unja ezeket a papírokat bújni, azt majd beszéljük meg a segédjével, vagy ne `adj Isten a titkárnővel. Ezek a projektek úgy szoktak kinézni, hogy azzal az egy szál titkárnővel fogjuk összehozni a rendszert, megírni a dokumentációt és egyedül csak ő is fogja ismerni kellőképpen. - Nem hajlandó végigülni az oktatásokat, azt mondja, hogy neki erre nincs ideje, de az alkalmazottait buzdítja, hogy vegyenek részt ezeken. Kilóg a lóláb. Lásd a gyerekneveléses példát fentebb. A felsorolt esetek megtörténtek velünk - azért tettem idézőjelbe - és meg is lett a következménye. 2/6
Mit mond az ISO 9001 es szabvány a MIR vezetővel kapcsolatban? Keveset. Az 5.5.2 szabványpont kimondja, hogy a szervezet vezetője ki kell nevezzen egy minőségmenedzsment megbízottat és három alpontban felsorolja, hogy milyen felelőséggel és hatáskörrel kell rendelkezzen. Ami lényeges, az, hogy ez az ember a vezetőségnek tagja kell legyen. Tehát jó, ha valamelyik vezető beosztású alkalmazott. Ez azért fontos, mert jó ha van szava a cégnél: adott esetben kellemetlen dolgokat is meg kell mondjon a beosztottaknak, sőt még a vezetőnek is. Milyen a jó MIR vezető Hajlandó tanulni Ahhoz, hogy bátran hozzá tudjon szólni a rendszer bevezetéséhez, fenntartáságoz és fejlesztéséhez, kell ismernie az alapfogalmakat: szabvány követelményeket, azok értelmezését, saját dokumentációjuk felépítését, még ha nem is részletekbe menően Azt is megkockáztatnám, hogy nem elég, ha csak az ISO 9001- es szabvány ismeri, hanem még egy pár kapcsolódót is: ISO 9000, ISO 9004, ISO 19011. A szabványismeret nem azt jelenti, hogy úgy tudja mint a verset, hanem legalább annyira, hogy elboldoguljon a követelmények megtalálásával és ezeket a követelményeket értelmezni is tudja. Ez azért fontos, mert amikor már nincs ott a tanácsadó és menet közben fejleszteni kell a rendszert és a kollegái jönnek javaslatokkal, hogy hogyan lehetne javítani tevékenységükön szabályozásaikon, akkor el kell tudja dönteni, hogy a szabvány megengedi - e azokat a módosításokat vagy nem. Tehát még egyszer egy jó MIR vezető hajlandó tanulni ezen a téren, mert az esetek 90%- ban nem kell kitalálni a spanyol viaszt, nem kell csodálatos újításokkal előrukkolni. Mindezeket valaki már kitalálta, kikísérletezte és le is írta valahova. Egyszerűen csak meg kell találni. Erre jók a szabványok. 3/6
Jól le tudja osztani a munkát Nyílván a rendszer bevezetésére, fenntartására és fejlesztésére vonatkozóan. Az, hogy ő a MIR vezető, nem azt jelenti, hogy minden "ISO-s" dokumentumot ő rendez, hanem az ezekre vonatkozó munkát leosztja a folyamattulajdonosoknak és megköveteli tőlük, hogy elvégezzék. Ha így csinálja, két okból is jobb lesz neki és a cégnek: kevesebb lesz a munkája és többet tud a rendszer fejlesztésével foglalkozni, nem pedig a napi rutinnal tölti az időt egészséges szemlélet alakul ki a cégen belül a MIR rendszerről: nem csak a MIR vezető feladata "az ISO", hanem mindenkinek igenis megvan belőle a része, sőt egy-egy résznek, folyamatnak megvan a tulajdonosa, felelőse Kezdeményező, nem követő Nagyon sok, a témához kapcsolódó publikáció van például az interneten. Ezelőtt 10 évvel már sok volt, - amikor én kutakodtam MIR vezetőként - nem hogy most. Ezekből rengeteget lehet tanulni, meg lehet tudni, hogy mások, akiknek már években, sőt évtízedekben lehet mérni a tapasztalatukat, hogyan csinálják. A bevált módszereket be lehet vezetni a cégnél, nem kell éveken keresztül kísérletezni. Ezekkel a javaslatokkal neki kell előrukkolni, kezdeményezőnek lenni. Jó esetben a példa ragadós és a többi folyamattulajdonosnak is lesz bátorsága javaslatokkal jönni. Milyen a pocsék MIR vezető - Aki számára az ISO csak a dokumentumok kezeléséből áll A rendszer bevezetése alatt csak arra koncentrál, hogy a megszületett dokumentációt nyílvántartsa, szétossza és kövesse az érvényben lévő változatokat. Ez is kell, ne értsenek félre, de ezt a munkát tényleg eltudja végezni egy ügyes titkárnő is. - Aki nem meri megmondani a kellemetlen dolgokat is munkatársainak és a vezetőnek 4/6
Legtöbb ember számára nehéz kellemetlen dolgokat közölni, de ilyen munkakörben ezt nem lehet megúszni. Sok esetben fel kell hívni a figyelmet arra, ha valami nem úgy működik, ahogy leszabályozták. Vagy azért, mert valaki nem akarja alkalmazni a szabályokat, vagy mert rosszak a szabályok, de mindenképp meg kell mondani (időnként még le is kell írni). Ebben az is benne van, hogy időnként a vezetőnek kell megmondani, hogy nem végzi el a dolgát. Legfennebb kompenzálni lehet azzal, ha az ember diplomatikusan csomagolja be mondandóját. - Aki a külső a felülvizsgálati auditok előtt 1-2 hónappal kezd foglalkozni a MIR rendszerrel. Gőzerővel kezdi gyártani a feljegyzéseket és visszamenőleg készít el egy-egy dokumentumot, feljegyzést, amit a kollegák is tudnak, látnak. Így lőttek a MIR vezetői autoritásának. Hogy fognak az ilyen MIR vezetőre nézni, a kollegák, amikor szóvá teszi, hogy ilyen-olyan szabályozást nem tartanak be. Megint kilóg a lóláb... Összegezve: Nem tudom, hogy sikerült-e kellőképpen kihangsúlyozni, hogy mennyire fontos egy menedzsment rendszer kiépítésében, fejlesztésében a vezető és megbízottjának szerepe, de nagyon remélem. Valóban rajtuk áll, vagy bukik egy ilyen rendszer. Nem azt mondom, hogy nem lesz tanusítványuk, ha nem ilyen a hozzáállásuk, hanem azt, hogy nem lesz működő rendszerük. Ez két külön tál tészta... Mindebből, ha csak annyit sikerült elérnem, hogy: - megértette, hogy elsősorban a vezetőn múlik az, hogy cégének rendszere lesz vagy dokumentációja - ha ez megvan, akkor pedig a MIR vezető jó kiválasztása a prioritás. Ez az ember fogja ugyanis megtéríteni a befektetett energiát. akkor megérte mindkettőnknek időt szánnunk egymásra. 5/6
Tisztelettel, Ferencz Zoltán, minőségmenedzsment tanácsadó www.sysman.ro mob: 0752-197182 tel/fax: 0266/218235 E-mail: office@sysman.ro 6/6