FOKI Verziószám: 2.0 (efoki) Lezárás dátuma: 2019.04.08. FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS Készítette: ItJump Kft. Székhely: 9700 Szombathely, Puskás Tivadar u. 5. Budapesti iroda: 1082 Budapest, Corvin köz 4. 4/6. Telefon: (1) 299-2100 Email: info@itjump.hu
TARTALOM TARTALOM...2 1 A FOKI RENDSZER CÉLJA...2 2 BEJELENTKEZÉS A RENDSZERBE...3 3 ÁLTALÁNOS KEZELÉSI LEÍRÁS...3 3.1 KEZELŐFELÜLET ÁLTALÁNOS BEMUTATÁSA...3 3.2 ÁLTALÁNOS KEZELÉSI ÉS MŰKÖDÉSI ELVEK...9 3.2.1 FELADATOK KEZELÉSE... 10 3.2.2 FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE... 12 3.2.3 DOKUMENTUMOK KEZELÉSE... 13 3.2.4 NAPLÓZÁSOK... 14 4 IRATKEZELÉS... 15 4.1 IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK... 15 4.2 ÉRKEZETŐ KÖNYVEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE... 16 4.3 ÉRKEZTETÉSEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE... 19 4.4 IKTATÓKÖNYVEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE... 21 4.5 IKTATÁSOK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE... 24 4.6 SZIGNÁLÁS... 31 4.6.1 SZIGNÁLÁS EGYEDILEG (IRATONKÉNT)... 31 4.6.2 SZIGNÁLÁS CSOPORTOS MŰVELETTEL... 33 4.7 IKTATÁSI ÉRTESÍTŐK KÜLDÉSE... 34 4.8 IRAT ENGDÉLYEZÉSEK... 37 4.8.1 JÓVÁHAGYÁS... 37 4.8.2 KIADMÁNYOZÁS... 37 4.9 POSTÁZÁS... 37 4.10 KÉZBESÍTÉSI NYUGTA (TÉRTIVEVÉNY) INFORMÁCIÓK KEZELÉSE... 39 4.11 IRATTÁRI MŰVELETEK... 41 4.11.1 IRATTÁRBA VÉTEL... 41 4.11.2 KÖLCSÖNZÉS... 43 4.11.3 SELEJTEZÉS... 44 4.11.4 LEVÉLTÁRBA ADÁS... 46 5 RENDSZERADMINISZTRÁCIÓ MODUL... 47 5.1 FELHASZNÁLÓK... 47 5.2 FELHASZNÁLÓI CSOPORTOK... 51 5.3 E-KAPU BEÁLLÍTÁSOK... 54 5.4 EGYEDI MEZŐK... 54 5.5 NAPLÓZÁSOK... 55 5.5.1 ADATSZINTŰ NAPLÓ... 56 5.5.2 HOZZÁFÉRÉS SZINTŰ NAPLÓ... 56 1 A FOKI RENDSZER CÉLJA A FOKI rendszer egy komplex iratkezelési és ügyviteli szoftver. Meggyőződésünk, hogy egy rendszer nem attól hatékony, mert bonyolult. Minden folyamatot abból a szempontból közelítettünk meg, hogy hogyan lehet egyszerűen, áttekinthetően megjeleníteni a keletkező információkat, iratokat. A rendszer támogatja a papír alapú és az elektronikus ügyiratok, iratok kezelését egyaránt.
2 BEJELENTKEZÉS A RENDSZERBE A rendszer indításához a felhasználónak a https://rendszer.efoki.hu webcímet kell beírni a web böngészőjébe. A FOKI rendszer használatához az Internet Explorer 8-as vagy magasabb verziószámú böngészőjét javasoljuk, de rendeltetésszerűen használható valamennyi jelenleg elterjedt böngészőben (pl. Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari). A szoftver minden böngészőben gyakorlatilag azonos módon működik. Minimális eltérések lehetnek az egyes képernyők megjelenésében, ezeket a böngészők közötti kompatibilitási eltérések okozzák. Természetesen ezek az eltérések nem az adatmezők láthatósága vagy működése vonatkozásában jelentkeznek. Bejelentkezés képernyő A rendszerbe kizárólag a helyes felhasználói név és jelszó megadását követően lehetséges bejelentkezni. Lehetséges a használni kívánt nyelv kiválasztása, alapértelmezett a magyar nyelv. 3 ÁLTALÁNOS KEZELÉSI LEÍRÁS 3.1 KEZELŐFELÜLET ÁLTALÁNOS BEMUTATÁSA A szoftver kezelőfelülete úgy lett kialakítva, hogy gyors és hatékony tájékozódást, ill. műveletvégzést tegyen lehetővé. Általános tulajdonságok: A képernyők reszponzív kialakításúak: optimális megjelenést biztosítanak - könnyű olvashatóság, egyszerű navigáció a lehető legkevesebb átméretezéssel és görgetéssel - a legkülönfélébb eszközökön, az asztali számítógép monitorjától egészen a mobiltelefonokig, A képernyők a használt böngésző által biztosított mértékben nagyíthatóak ill. kicsinyíthetőek. A program a következő ablaktípusokkal dolgozik:
főképernyő, beviteli képernyők, lekérdező képernyők, nyomtatott dokumentum előnézeti képernyők. Főképernyő A rendszer főképernyője lehetővé teszi a felhasználó számára a jogosultságának megfelelő folyamatok indítását, továbbá aktív munkaasztala, naptár felülete révén gyors információt biztosít a nem elvégzett, határidős feladatairól. Főképernyő A főképernyő részei: bal oldalon lévő Modulok és folyamatok rész: lehetővé egy folyamat indítását, ehhez a az elindítani kívánt folyamat nevére szükséges kattintani, legfelső panel: Cégkapu szolgáltatás gépi kapcsolattal történő elérésével kapcsolatos aktuális információ (kikapcsolt állapot jelzése), Stílus kiválasztása, Nyelv kiválasztása, Értesítések, Teendők, Üzenetek, Bejelentkezett felhasználóval kapcsolat műveletek: Profil: Fotó, személyes adatok, iroda, elérhetőségi és cím adatok megadása,
felső panel: Beállításaim: Kedvenc folyamatok, Iktatás során történő automatikus vonalkód nyomtatás beállítása, Jelszó megváltoztatása, Kijelentkezés, Kedvenc folyamatok: itt lehetséges azoknak a folyamatoknak a gyors elérése, amelyeket a felhasználó előzetes beállított a Beállításaim menüpont alatt kedvenc folyamatként, Bejelentkezés információk: információt kap a felhasználó arról, hogy felhasználói profiljába korábban milyen sikeres ill. sikertelen bejelentkezések történtek (dátum, IP cím, böngésző, eredmény), Naptár: naptár felület indítása, Ügyfélszolgálat: a rendszer üzemeltetőjének ügyfélszolgálatának elérhetőségi információi. A főképernyő alsó részén találhatóak a licence információk: Licence szám, Cég neve, Aktuális verziószám. Főképernyőn lévő objektumok láthatóságának változtatása: A fenti képernyőképen bekarikázott linkek használatával lehetséges két főképernyő objektum megjelenítése ill. elrejtése: Modulok és folyamatok, Mai és holnapi teendők, További funkciók, csoportos műveletek. Ez egy fontos része a programnak: bizonyos lekérdezések esetében más-más csoportos művelet értelmezett. Pl. Postázás során:
A bal felső sarokban lévő szimbólum különösen praktikus abban az esetben, amikor a lekérdezés találati halmazában egyszerre sok oszlop jelenik meg. Ilyenkor a bal oldalon lévő modulok és folyamatok panel elrejthető. Beviteli képernyők A beviteli képernyők a rendszerben egységesen épülnek fel. A különböző típusú beviteli mezők (szövegdobozok, listadobozok, dátum-választók) kezelését követően a képernyő felső részén lévő funkcionális nyomógombsor használatával lehetséges az elvégezni kívánt művelet (pl. mentés, mentés és bezárás vagy bezárás) indítása. Amennyiben egy képernyő tartalmaz Mentés nyomógombot, mindenképp kezeljük, ha menteni szeretnénk a rögzített adatokat. Lekérdező képernyők A lekérdező képernyők a rendszerben szintén egységesen épülnek fel. A lekérdező képernyők használata során a használni kívánt szűrőfeltételek (pl. iktatószám) megadását követően megjelenik a találati halmaz. A találati halmazon különböző műveletek értelmezette, tipikusan: Megtekintés, Módosítás, Stornózás. A szoftver kialakítása során kifejezett célunk volt nagyon rugalmas lekérdező képernyő kialakítása, hol a felhasználó önállóan tudja megadni: a lekérdező képernyőn használható szűrőfeltételek elemeit, a találati halmazok esetében megjelenő oszlopok nevét és sorrendjét. A Feltételek fülön amennyiben bekapcsoljuk a Szűrőfeltételek szerkesztése kapcsolót, abban az esetben a szűréskor használható mezők megadhatóak. Ennek során Szűrőfeltételek listadobozból kiválasztható egy újabb szűrőfeltétel, majd kezelni kell a listadoboz jobb oldalán található nyomógombot. A használni nem kívánt szűrőfeltétel a mellette található nyomógombbal törölhető.
Lekérdező képernyő Feltételek fül Lekérdező képernyő Feltételek fül - Szűrőfeltételek szerkesztése A Nézet fülön lehetséges a megjeleníteni kívánt oszlopok megadása. Ennek során az adott oszlop nevét a bal oldalról a jobb oldalra szükséges áthúzni.
Lekérdező képernyő Nézet fül A Mentett lekérdezések fülön lehetséges a használni kívánt korábban mentett lekérdezés kiválasztása. Lekérdező képernyő Mentett lekérdezések fül Amennyiben egy újonnan kialakított lekérdezést (szűrőfeltétek nézet) menteni kívánunk, ehhez a Lekérdezés mentése nyomógombot szükséges használni. Ennek során lehetséges az alábbi adatok megadása: Név: menteni kívánt lekérdezés neve. Később ezzel fogunk tudni hivatkozni rá, Alapértelmezett: beállítása esetén a létrejövő lekérdezés automatikusan alapértelmezetté válik a létrehozó felhasználó számára ill. publikus jelleg esetén minden olyan felhasználó számára, aki még saját magának nem hozott létre alapértelmezett lekérdezést, Publikus: beállítása esetén a létrejövő lekérdezés minden felhasználó számára elérhető és használható lesz. Amennyiben nem kerül beállításra, akkor csak a létrehozó felhasználó fogja tudni használni. Lekérdezés mentése képernyő
Nyomtatott dokumentum előnézeti képernyők A nyomtatható riportok esetében lehetőség van PDF, Word ill. Excel formátumok között választani. Találati halmaz nyomtatási képernyő 3.2 ÁLTALÁNOS KEZELÉSI ÉS MŰKÖDÉSI ELVEK A program általános kezelése megfelel a felhasználók által megszokott Windows-os környezetben jellemző kezelési irányelveknek. A beviteli képernyőkön fehér háttérrel jelennek meg azok a beviteli mezők, amelyek esetében lehetséges az adatok közvetlen módosítása és a beírt adatok esetében nem történik kapcsolódó törzsadat-szintű ellenőrzés: A beviteli képernyőkön kék háttérrel jelennek meg azok a beviteli mezők, amelyek esetében már a szöveg begépelése alatt történik lekérdezés az adatbázisból így megkönnyítve a felhasználó munkáját azáltal, hogy egy listában megjelenítve a találatokat a program lehetővé teszi, hogy azonnal kiválassza amit szeretne, és ne kelljen begépelni az egész szöveget: A beviteli képernyőkön szürke háttérszínnel jelennek meg azok az adatok, amelyek esetében nem lehetséges a közvetlen módosítás, ezek a mezők automatikusan kitöltött információkat tartalmaznak: A fenti adatmezők bal oldalán található egy i betű. A rendszer egészére igaz, hogy az adatmezők bal oldalán egy kattintható információs nyomógomb található, amelyet kezelve egy mező szintű súgó, egy tájékoztató szöveg jelenik meg az adott mező tartalmáról:
A rendszerben a feladatok, feljegyzések és dokumentumok egységes szemlélettel kerülnek kezelésre. Ez azt jelenti, hogy minden folyamat esetében a folyamat specifikus adatok (pl. érkeztetés adatok, irat adatok, ügyirat adatok) mellett 3 további fül megjelenik a beviteli képernyőn: Feladatok: a folyamathoz kapcsolódó tetszőleges számú feladat rögzíthető, Feljegyzések: a folyamathoz kapcsolódó tetszőleges számú feljegyzés rögzíthető, Dokumentumok: a folyamathoz kapcsolódó tetszőleges számú elektronikus dokumentum csatolható. 3.2.1 FELADATOK KEZELÉSE A rendszerben két különböző típusú feladat hozható létre: Új teendő: óra-perc időponttal nem rendelkező feladat. Pl. a holnapi napon el kell készítenem egy szerződés tervezetet. Ez tipikusan egy teendő, amennyiben a feladatot csak naphoz kötöm, de az adott napon belül bármikor elvégezhetem, Új esemény: konkrét óra-perc kezdő és végdátummal rendelkező feladat. Pl. egy holnapi megbeszélés tipikusan egy ilyen típusú feladat. A rendszerben a feladatok nyilvántartása során nemzetközileg is elterjedt és elfogadott CalDAV szabvány által biztosított elemeket használjuk. Így biztosított az, hogy egy CalDAV szabványt ismerő kliens program használatával (pl. ios Naptár, Android Naptár, MS Outlook Naptár) problémamentesen lehetséges a FoKi naptárunkat szinkronizálni mindkét irányba egyaránt.
Teendő beviteli képernyő
Esemény beviteli képernyő 3.2.2 FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE A rendszerben egy-egy folyamat (pl. egy konkrét szerződés) kapcsán tetszőleges számú kapcsolódó feljegyzés hozható létre. Ezek a feljegyzések gyakorlatilag elektronikus post-it-tek, használatukat kifejezetten ezek helyett javasoljuk. A létrehozásuk során egy tetszőleges hosszúságú szöveg adható meg. A rendszer természetesen a feljegyzéshez tárolja a létrehozás időpontját ill. a létrehozó személyét. Feljegyzés beviteli képernyő
3.2.3 DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A rendszerben egy-egy folyamat (pl. egy konkrét szerződés) kapcsán tetszőleges számú kapcsolódó elektronikus dokumentum csatolható. Ezek tipikusan PDF dokumentumok, de lehetséges minden további elterjedt állomány (képek, hangfájlok, videók) csatolása is. A rendszer a csatolt dokumentumok esetében kétféle tárolást biztosít: FOKI felhő használata esetén az állományt titkosítja majd tárolja, saját felhő (Google Drive) használata esetén az állomány elérési útját tárolja. A rendszer képes a csatolt dokumentum esetében az elektronikus aláírás meglétének és érvényességének az ellenőrzésére. Csatolás beviteli képernyő Alapadatok fül Csatolás beviteli képernyő Aláírás adatok fül
3.2.4 NAPLÓZÁSOK Minden egyes folyamat ill. törzsadat esetében lehetséges az aktuálisan megtekintésre vagy módosításra megnyitott adat esetében megtekinteni a naplózott információkat a korábbi adatmódosításokkal kapcsolatban. Ehhez a beviteli képernyőn kezelni szükséges az alábbi képernyőképen piros körrel jelzett képernyő elemeket: Napló adatok lekérdező képernyő megnyitása A megjelenő képernyőn két fül található: Adat szintű: megjelenítésre kerül, hogy mely felhasználók és mikor milyen adatmódosításokat végeztek el, Hozzáférés szintű: megjelenítésre kerül, hogy mely felhasználók és mikor nyitották meg az érintett adatokat megtekintésre vagy módosításra. Napló adatok lekérdező képernyő Adat szintű napló fül
Napló adatok lekérdező képernyő Hozzáférés szintű napló fül 4 IRATKEZELÉS 4.1 IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK A rendszer minden szempontból megfelel a 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről rendelkezik. Ezeket az előírásokat úgy építettük be a szoftverbe, hogy eközben megmaradjon annak egyszerűsége, áttekinthetősége és könnyű használhatósága. Meggyőződésünk, hogy a közfeladatot nem ellátó, de precíz iratkezelésre törekvő szervezetek is jól fogják tudni használni azokat a funkciókat, amelyek első hallásra csak a macerát okozzák számukra: érkeztető könyvek, iktatókönyvek, iratpéldányok, szignálás, expediálás, stb. Az iratkezelési folyamat alapegysége az irat ill. az ügyirat. Hétköznapi megközelítésben: Irat: iktatásra kerülő beérkező vagy kimenő dokumentum. Megjelenési formája alapján természetesen az iratok majdnem olyan sokszínűek, mint amennyi, a pikkelyes hüllők (Squamata) rendjébe tartózó fajról említést tesz Brehm Alfréd Edmund, a méltán elismert német zoológus Az állatok világa című, 1863-ban megjelent könyvében. Az irat megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón, tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja, Ügyirat: azoknak az iratoknak az összessége, amelyek egy ügyben keletkeztek. A FoKi rendszer szakmai moduljai esetében természetesen az ügyirat egy előre definiált entitás: Ügyvédi modul -> ügyirat=ügyvédi ügy, Követeléskezelés modul -> ügyirat=követelés, Fizetésképtelenségi modul -> ügyirat=fizetésképtelenségi eljárás.
Az általunk elképzelt iratkezelési modell iránytól függően az alábbi gyakorlati lépésekből tevődik össze: bejövő küldemények esetében: érkeztetés, gépi kapu kapcsolat, iktatás, vonalkódos iktatás esetén a beérkező papír alapú küldemények automatikus csatolása (Szkenner modul használatával), szignálás (opcionális, a rendszer képes automatikus szignálásra az iktatás során), iktatási értesítők küldése a felelős személyek részére, kimenő küldemények esetében: irat elkészítése iratminták használatával Word generálással. Ennek során automatikusan az irat iktatása is megtörténik, irat engedélyeztetése (jóváhagyás, kiadmányozás), vonalkódos iktatás esetén a kimenő papír alapú küldemények automatikus csatolása (Szkenner modul használatával), postázás, iktatási értesítők küldése a felelős személyek részére. egyéb iratkezelési műveletek: kézbesítési nyugta (tértivevény) információk kezelése, irattári műveletek: irattárba adás, esetleges kölcsönzés, selejtezés vagy levéltárba adás. 4.2 ÉRKEZETŐ KÖNYVEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Érkeztető könyvek menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az érkeztető könyvek létrehozása ill. kezelése, lezárása. További információk Amennyiben az érkeztetés folyamatot használni kívánja, abban az esetben legalább 1 érkeztető könyvet létre kell hozni. Ugyancsak érkeztető könyvet szükséges létrehoznia NISZ-BKSZ szolgáltatás részét képező Cégkapu szolgáltatást un. gépi kapcsolattal történő igénybevételéhez. A FOKI rendszer képes automatikusan csatlakozni a használó szervezet Cégkapujához. Az ide beérkező küldeményeket automatikusan letölti és érkezteti. Az érkeztetett küldeményeknek innen kezdeményezhető az iktatása, további feldolgozása. A gépi kapu használatához előzetesen megállapodást szükséges kötni a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel. Adatmezők a beviteli képernyőn:
Alapinformációk fül: Cég * Érkeztető könyv kategória * Év * Érkeztető könyv azonosítója * Érkeztető könyv megnevezése * Érkeztető könyv nyitásának dátuma * 2019-04-21 16:21:30 Érkeztető könyv lezárásának dátuma Státusz * Kezdő érkeztetési sorszám * Partner automatikus email értesítése a bejövő irányú érkeztetésről * Megjegyzés Felhasználók fül: Felhasználók Hozzáférési szint Érkeztető könyvek lekérdező képernyő
Érkeztető könyvek beviteli képernyő Alapinformációk fül Érkeztető könyvek beviteli képernyő Felhasználók fül Érkeztető könyvek beviteli képernyő Felhasználók fül Új felhasználó felvétele
4.3 ÉRKEZTETÉSEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Érkeztetések menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az érkeztetések manuális létrehozása, itt kérdezhetőek le az automatikusan létrejött érkeztetések. Itt lehetséges az érkeztetések további kezelése: tipikusan az iktatása. További információk Amennyiben az érkeztetés folyamatot használni kívánja, abban az esetben legalább 1 érkeztető könyvet létre kell hozni. Automatikus érkeztetésre a rendszer két módon képes: csatlakozik a használó szervezet Cégkapujához (un. gépi kapu kapcsolat) és az ide beérkező küldeményeket automatikusan letölti és érkezteti, egy vagy több előre meghatározott email címre (postafiókra) érkező valamennyi küldeményt érkeztet. Az előre meghatározott postafiók használatával történő automatikus érkeztetés esetén fontos tisztában lenni azzal, hogy a rendszer nem mérlegel: minden beérkező elektronikus levelet érkeztet, tehát az esetleges spam-ek, egyéb DM levelek is érkeztetésre kerülnek. Adatmezők a beviteli képernyőn: Alap adatok fül: Érkeztető könyv * Cég * Státusz * Küldő / feladó neve * Küldő / feladó címe * Küldő e-mail címe Beérkezés időpontja * Bontás időpontja * Küldemény bontója * Bontási megjegyzés Felelős Érkeztető * Érkeztetés időpontja * Érkeztető munkaállomás azonosítója * Beérkezés módja * Kézbesítés módja *
Kézbesítés prioritása Postai azonosító Kezelési utasítás Küldemény típusa Iktatást igényel * Küldemény elemeinek száma Küldemény elemek típusa Hivatkozási szám Sérült küldemény Téves címzés Téves érkeztetés Aláírás ellenőrzés eredménye Feladatok, Feljegyzések és Dokumentumok fül a rendszer által biztosított funkcionalitással Érkeztetések lekérdező képernyő
Érkeztetések beviteli képernyő Alap adatok fül 4.4 IKTATÓKÖNYVEK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatókönyvek menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az iktató könyvek létrehozása ill. kezelése, lezárása. További információk Amennyiben az iktatás folyamatot használni kívánja, abban az esetben legalább 1 iktatókönyvet létre kell hozni. Az iktatókönyvek létrehozásakor javasoljuk azt figyelembe venni, hogy az egyes iktatókönyvekhez meghatározható az, hogy módosítási és/vagy olvasási joggal mely felhasználók érjék azt el. Tehát amennyiben egyes ügyiratok esetében más-más felhasználók lesznek jogosultak az iratok kezelésére, abban az esetben ezeket célszerű már az iktatókönyvek logikai szintjén külön-külön iktatókönyvben kezelni. Adatmezők a beviteli képernyőn: Alapinformációk fül: Cég * Iktatókönyv kategória * Év * Iktatókönyv azonosítója * Iktatókönyv megnevezése * Iktatókönyv nyitásának dátuma * Iktatókönyv lezárásának dátuma Státusz * Kezdő iktatási sorszám * További információk Iktatószám képzés módja * Ügyirat adatok automatikus aktualizálása új irat felvétele során * Kizárólagos partner kategória Partnerenként csak egy ügyirat indítható * Partner automatikus email értesítése a bejövő irányú iktatásról * Iktatókönyv jelleg Megjegyzés Felhasználók fül: Felhasználók
Hozzáférési szint Irat kategóriák fül: Irat kategória * Irattári tételszám * Megőrzési idő * Selejtezhetőség Levéltári átadás * Iktatókönyvek lekérdező képernyő Iktató könyvek beviteli képernyő Alapinformációk fül
Iktatókönyvek beviteli képernyő Felhasználók fül Iktatókönyvek beviteli képernyő Felhasználók fül Új felhasználó felvétele Iktatókönyvek beviteli képernyő Irat kategóriák fül
Iktatókönyvek beviteli képernyő Irat kategóriák fül Új irat kategória felvétele 4.5 IKTATÁSOK LÉTREHOZÁSA, KEZELÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatások menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az iktatások (ügyiratok és iratok) manuális létrehozása, itt kérdezhetőek le az automatikusan létrejött iktatások. További információk Amennyiben az iktatás folyamatot használni kívánja, abban az esetben legalább 1 iktató könyvet létre kell hozni. Automatikus iktatásra a rendszer egyetlen módon képes: egy vagy több előre meghatározott email címre (postafiókra) érkező valamennyi küldeményt iktat. Az előre meghatározott postafiók használatával történő automatikus iktatás esetén fontos tisztában lenni azzal, hogy a rendszer nem mérlegel: minden beérkező elektronikus levelet iktat, tehát az esetleges spam-ek, egyéb DM levelek is iktatásra kerülnek. Az iktatás során azonnal egy útválasztóhoz érkezik a felhasználó. El kell dönteni, hogy irat vagy ügyirat iktatása történik: irat iktatásakor: első lépésként meghatározásra kerül az ügyirat, majd iktatásra kerül az irat, ügyirat iktatásakor: létrejön az ügyirat ill. az irat egyaránt. A rendszer elősegíti azt, hogy az iktatás minél kevesebb időt vegyen igénybe. Ezért azt a megoldást választottuk, hogy az iktatás során új irat esetében és új ügyirat esetében egyaránt alaphelyzetben a felhasználó mindig az irat adatokat (Irat fül) tölti. Eközben a háttérben automatikusan kitöltésre kerülnek természetesen a kapcsolódó ügyirat adatai is. Amennyiben az ügyirat adatai megegyeznek az iktatásra kerülő irat adataival, abban az esetben gyakorlatilag át sem kell lépnünk az ügyiratok adatokhoz (ügyirat fül) az iktatás során. Amennyiben viszont eltérés van (pl. tipikusan akkor, amikor az ügyiratban érintett partner nem azonos az ügyindító irat beküldőjével), akkor át kell lépnünk az ügyirat
fülre és ott megadni az ügyirat specifikus adatokat (a példánk esetében az ügyiratban érintett partnert kiválasztani). Adatmezők a beviteli képernyőn: Alap adatok fül: Iktató * Iktató munkaállomás azonosítója * Iktatás időpontja * Ügyirat * Iktatókönyv * Cég * Irat iránya * Küldő / feladó neve * Küldő / feladó címe * Partner iktatószáma Feladó ügyintéző Beérkezés időpontja * Illetékes irodába érkezés dátuma Postára adás dátuma Küldemény típusa Kézbesítés módja * Beérkezés módja Kézbesítés prioritása Irat kategória * Irat tárgya * Felelős * Szignáló Státusz * Szignálás időpontja Szignáló utasítása Irat ügyintézési határideje Irat elintézési időpontja Postai azonosító Kezelési utasítások Kezelési feljegyzések Alapdokumentum oldalszáma
Irat mellékletei Mellékletek száma Mellékletek (adathordozó) fajtája Mellékletek (adathordozó) típusa Eredeti példány helye Megjegyzés Ügyirat adatok fül: Irattári tételszám * Iktatókönyv * Cég * Partner * Partner címe Ügyirat kategória * Ügyirat tárgya * Felelős * Szignáló Ügyirat státusza * Ügyirat eredménye Ügyirat ügyintézési határideje Határidőbe tétel időpontja Határidőbe tétel lejárata Határidőből kivétel időpontja Ügyintézés módja Ügyirat elintézési időpontja Ügyirat lezárási időpontja Tárgyszavak Megjegyzés Szerelt és kapcsolódó ügyiratok fül: Kapcsolódó ügyirat * Jelleg * Iratpéldányok fül: Küldő / feladó neve * Küldő / feladó címe * Beérkezés időpontja * Státusz *
Kézbesítés módja * Kézbesítés prioritása Kezelési utasítások Beérkezés módja * Postai azonosító Kézbesítési nyugta adatok Tértivevény, visszaigazolás visszaérkezett Első kézbesítés megkísérlése Második kézbesítés megkísérlése Kézbesítés/visszaküldés Kézbesítés Kézbesítés eredménye Engedélyezések (jóváhagyások, kiadmányozások) fül: Tevékenység Jóváhagyás Jóváhagyó Jóváhagyás eredménye Megjegyzés Létrehozva Létrehozó Jóváhagyva Jóváhagyó Feladatok, Feljegyzések és Dokumentumok fül a rendszer által biztosított funkcionalitással Az ügyirat ill. az irat fülön a jogszabályi előírások miatt számtalan adatmező használható. A közfeladatot nem ellátó szervezetek esetében a rendszer jogosultsági beállításaiban lehetséges annak beállítása, hogy a kötelező mezőkön kívül milyen mezők legyenek használhatóak az iktatás során. Ezzel az adatbevitelre kerülő adatok köre már előzetesen, a szoftver cég-specifikus paraméterezése során pontosan behatárolható.
Iktatások lekérdező képernyő Iktatások beviteli képernyő Irat adatok fül
Iktatások beviteli képernyő Ügyirat adatok fül Iktatások beviteli képernyő Szerelt és kapcsolódó ügyiratok fül
Iktatások beviteli képernyő Szerelt és kapcsolódó ügyiratok fül Új szerelt ügyirat felvétele Iktatások beviteli képernyő Iratpéldányok fül Iktatások beviteli képernyő Iratpéldányok fül Új iratpéldány felvétele
Iktatások beviteli képernyő Engedélyezések fül Iktatások beviteli képernyő Engedélyezések fül Új jóváhagyás felvétele 4.6 SZIGNÁLÁS 4.6.1 SZIGNÁLÁS EGYEDILEG (IRATONKÉNT) Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatások menüpont. Folyamat célja A szignálás során a szignálásra jogosult felhasználó az adott irat esetében kijelöli az ügyintézést végző személyt és meghatározza a feladatot, valamint az elintézési határidőt. További információk A rendszerben az iktatások közül szükséges megkeresni az érintett, szignálni kívánt iktatást. Ezt módosítani szükséges, majd lehetséges megadni az érintett adatokat.
A szervezet esetében az iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy lehetséges-e egyes irat kategóriák esetében automatikus szignálás. Az automatikus szignálás során a rendszer mind a felelős személyt, mind az elintézési határidőt automatikusan meghatározza. A szignálás során célszerű mentett lekérdezést használni. Ebben előre beállíthatóak azok a szűrőfeltételek, amelyek alapján a szignáló könnyen és egyértelműen megtalálja a szignálásra váró iktatásokat. Lehetséges pl. létrehozni egy önálló, technikai felhasználót Szignálásra vár néven, az iktatás során nyitott státuszban ehhez a technikai felhasználóhoz kerülnek hozzárendelésre az iratok. Ez jól szűrhető, innen kerülnek a tényleges ügyintézőre a szignálás során az iratok. Szignálásban érintett adatmezők: Szignáló Szignálás időpontja Felelős * Irat ügyintézési határideje Szignáló utasítása Iktatások lekérdező képernyő
Iktatások beviteli képernyő Szignálásban érintett adatmezők 4.6.2 SZIGNÁLÁS CSOPORTOS MŰVELETTEL Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatások menüpont. Folyamat célja A szignálás során a szignálásra jogosult felhasználó az adott irat esetében kijelöli az ügyintézést végző személyt és meghatározza a feladatot, valamint az elintézési határidőt. További információk A rendszerben az iktatások közül szükséges megkeresni az érintett, szignálni kívánt iktatásokat. Ezeket a lekérdező képernyő találati halmazának listájában a lista elején lévő kapcsolók bekapcsolásával szükséges bejelölni. Iktatások lekérdező képernyő Iktatások kijelölése A kijelölést követően kezelni szükséges a jobb felső sarokban lévő További funkciók nyomógombot:
Iktatások lekérdező képernyő További funkciók A további funkciók képernyőn az Irat adatok módosítása nyomógombot szükséges kezelni. Ekkor megjelenik az alábbi képernyő: Iktatások lekérdező képernyő További funkciók Csoportos szignálás A csoportos szignálás során a Felelős személyt ill. a További felelősöket lehetséges megadni. A kiválasztást követően kezelni szükséges az OK nyomógombot. Ekkor megtörténik a kjelölt iktatások (iratok) esetében a szignálásban érintett adatmezők aktualizálása: Szignáló Szignálás időpontja Felelős * Irat ügyintézési határideje Szignáló utasítása 4.7 IKTATÁSI ÉRTESÍTŐK KÜLDÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatási értesítők küldése menüpont. Folyamat célja A napi posta, azaz az aznapi beérkezett küldemények feldolgozását (iktatását és szignálását) követően
lehetséges értesíteni az iratok ill. az ügyiratok felelős személyeit email-ben. Az elektronikus levél tartalmazza a beérkező küldemény fontosabb adatait, kattintható link formájában tartalmazza az iktatás részletes adatok képernyőt ill. az irat valamennyi csatolása is közvetlenül megnyitható belőle linkek használatával. További információk Az iktatási értesítőből az iktatások csak abban az esetben nyithatók meg, amennyiben az érintett munkaállomáson a megnyitás előtt vagy során a felhasználó bejelentkezik a rendszerbe. Az iktatási értesítő egy remek eszköz arra, hogy a papír alapú küldemények helyett a szervezetben már csak a dokumentumok elektronikus példánya mozogjon. Különösen hasznos abban az esetben, amennyiben a felelős személy az iktatást végző irodától földrajzilag távol dolgozik, hiszen az iktatási értesítő használatával azonnal megkezdheti az ügyintézést. Iktatási értesítő küldése lekérdező képernyő
Iktatási értesítő küldése lekérdező képernyő Címzettek módosítása Iktatási értesítő küldése lekérdező képernyő Megjegyzés hozzáfűzése az értesítőhöz
Iktatási értesítő küldése lekérdező képernyő Email tartalmának megtekintése 4.8 IRAT ENGDÉLYEZÉSEK 4.8.1 JÓVÁHAGYÁS????? 4.8.2 KIADMÁNYOZÁS????? 4.9 POSTÁZÁS Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Postázás menüpont. Folyamat célja A kimenő postai küldemények előkészítése postázásra, küldemények adatainak ellenőrzése, esetleges módosítása. A szükséges nyomtatási kimenetek (postajegyzék, tértivevények, borítékok) előállítása. További információk A postázás folyamat során csoportos művelettel támogatja a rendszer a postajegyzéken szereplő adatok gyors és egyszerű aktualizálását (pl. küldemény súlya, boríték méret, könyvelt küldemény jellege). Lehetséges elektronikus postajegyzék előállítása is. A Magyar Posta egyre inkább támogatja azt, hogy a küldemények gyorsabb feldolgozása érdekében ne papír alapú postajegyzékkel történjen a küldemények postai feladása.
Postázás lekérdező képernyő A rendszerben a Postázás lekérdező képernyőn az iktatások közül szükséges megkeresni az érintett, postázási szempontból módosítani kívánt iktatásokat. Ezeket a lekérdező képernyő találati halmazának listájában a lista elején lévő kapcsolók bekapcsolásával szükséges bejelölni. Postázás lekérdező képernyő Küldemények kijelölése A kijelölést követően kezelni szükséges a jobb felső sarokban lévő További funkciók nyomógombot:
Postázás lekérdező képernyő További adatok funkció Postázás lekérdező képernyő Küldeményhez kapcsolódó műveletek 4.10 KÉZBESÍTÉSI NYUGTA (TÉRTIVEVÉNY) INFORMÁCIÓK KEZELÉSE Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Iktatás menüpont. Folyamat célja A kimenő postai küldemények esetében a kézbesítési nyugta információk rögzítése. További információk A funkció az iktatás lekérdező képernyőről érhető el. Első lépésként szükséges megkeresni az érintett kimenő iktatást, majd a találati halmaz esetében a következő funkciógombot szükséges használni:
Vonalkódos iktatás használata esetén javasoljuk, hogy a tértivevény is rendelkezzen vonalkóddal (ez nyomtatható a rendszerből). Ebben az esetben a visszaérkező tértivevények feldolgozását nagyon meggyorsítja egy kézi vonalkód olvasó, amellyel beolvasható a keresett iktatószám. Adatmezők a beviteli képernyőn: Tértivevény, visszaigazolás visszaérkezett Első kézbesítés megkísérlése Második kézbesítés megkísérlése Kézbesítés/visszaküldés Kézbesítés Kézbesítés eredménye (vevény státusz) Iktatás lekérdező képernyő
Kézbesítési nyugta adatok beviteli képernyő 4.11 IRATTÁRI MŰVELETEK 4.11.1 IRATTÁRBA VÉTEL Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Irattári műveletek menüpont. Folyamat célja A lezárt ügyiratok irattárba vétele. További információk A művelet elvégzéséhez legalább egy irattárat létre kell hozni a rendszerben. A művelet elvégezhető egyedileg ill. csoportosan egyaránt: egyedi művelet kezdeményezhető a találati halmaz jobb oldalán lévő alábbi funkciógombbal:, csoportos művelet esetében szükséges kijelölni a találati halmaz bal oldalán lévő kapcsolókkal az irattárba adni kívánt ügyiratokat, majd kezelni a jobb felső sarokban lévő További műveletek funkciógombot: Az irattárba vétel során automatikusan kinyomtatásra kerül az iratjegyzék az irattárba átadásra kerülő ügyiratokról.
Az Irattári műveletek folyamat használatának jogosultságát kizárólag az irattáros részére javasoljuk beállítani. A rendszerben a műveletet minden esetben az irattáros kezdeményezheti, tehát az irattárba vétel egy un. magamhoz típusú, irányú művelet. Adatmezők a beviteli képernyőn: Művelet dátuma * Művelet * Irattár neve * Végrehajtó * Irattári műveletek lekérdező képernyő Irattári műveletek lekérdező képernyő További adatok funkció
Irattári műveletek beviteli képernyő 4.11.2 KÖLCSÖNZÉS Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Irattári műveletek menüpont. Folyamat célja Az irattárban lévő ügyirat kikölcsönzése ügyintéző részére. További információk A kölcsönzés természetesen csak irattárban lévő ügyiratok esetében kezdeményezhető. A művelet elvégezhető egyedileg ill. csoportosan egyaránt: egyedi művelet kezdeményezhető a találati halmaz jobb oldalán lévő alábbi funkciógombbal:, csoportos művelet esetében szükséges kijelölni a találati halmaz bal oldalán lévő kapcsolókkal az irattárba adni kívánt ügyiratokat, majd kezelni a jobb felső sarokban lévő További műveletek funkciógombot: A kölcsönzés során automatikusan kinyomtatásra kerül az iratjegyzék a kikölcsönzésre kerülő ügyiratokról. Adatmezők a beviteli képernyőn: Művelet dátuma * Művelet * Irattár neve * Végrehajtó * Kölcsönzést engedélyező Kölcsönzési határidő
Irattári műveletek lekérdező képernyő Irattári műveletek lekérdező képernyő További adatok funkció Kölcsönzés beviteli képernyő 4.11.3 SELEJTEZÉS Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Ügyiratok felülvizsgálata menüpont.
Folyamat célja A lejárt megőrzési idejű ügyiratok selejtezése. További információk A megjelenő lekérdező képernyőn első lépésként kezelni szükséges a Selejtezhető ügyiratok nyomógombot, majd a megjelenő szűrőképernyőn szükséges megadni a vonatkozási dátumot, ez alaphelyzetben az aktuális dátum. A rendszer ehhez képest mutatja meg a selejtezhető ügyiratokat. A selejtezés természetesen csak irattárban lévő ügyiratok esetében kezdeményezhető. A művelet elvégezhető egyedileg ill. csoportosan egyaránt: egyedi művelet kezdeményezhető a találati halmaz jobb oldalán lévő alábbi funkciógombbal:, csoportos művelet esetében szükséges kijelölni a találati halmaz bal oldalán lévő kapcsolókkal a selejtezni kívánt ügyiratokat, majd kezelni a jobb felső sarokban lévő További műveletek funkciógombot: A selejtezés során automatikusan elkészítésre kerül a selejtezési jegyzék, amely egy szabványos XML állományban tartalmazza valamennyi selejtezésre kerülő ügyirat adatait és csatolásait. Ügyiratok felülvizsgálata lekérdező képernyő
Ügyiratok felülvizsgálata lekérdező képernyő További adatok funkció 4.11.4 LEVÉLTÁRBA ADÁS Folyamat indítása Általános adminisztráció - Iratkezelési folyamatok Ügyiratok felülvizsgálata menüpont. Folyamat célja A lejárt megőrzési idejű ügyiratok levéltárba adásának adminisztrációja. További információk A megjelenő lekérdező képernyőn első lépésként kezelni szükséges a Levéltárba kerülő ügyiratok nyomógombot, majd a megjelenő szűrőképernyőn szükséges megadni a vonatkozási dátumot, ez alaphelyzetben az aktuális dátum. A rendszer ehhez képest mutatja meg a levéltárba adandó ügyiratokat. Az átadás természetesen csak irattárban lévő ügyiratok esetében kezdeményezhető. A művelet elvégezhető egyedileg ill. csoportosan egyaránt: egyedi művelet kezdeményezhető a találati halmaz jobb oldalán lévő alábbi funkciógombbal:, csoportos művelet esetében szükséges kijelölni a találati halmaz bal oldalán lévő kapcsolókkal a selejtezni kívánt ügyiratokat, majd kezelni a jobb felső sarokban lévő További műveletek funkciógombot: A levéltárba adás során automatikusan elkészítésre kerül az átadási jegyzék, amely egy szabványos XML állományban tartalmazza valamennyi átadásra kerülő ügyirat adatait és csatolásait. Ügyiratok felülvizsgálata lekérdező képernyő
Ügyiratok felülvizsgálata lekérdező képernyő További adatok funkció 5 RENDSZERADMINISZTRÁCIÓ MODUL 5.1 FELHASZNÁLÓK Folyamat indítása Rendszeradminisztráció - Felhasználók menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges a rendszer használatára jogosult felhasználók létrehozása ill. kezelése, törlése. A létrehozott felhasználók hozzárendelése céghez és felhasználói csoporthoz, gyakorlatilag a cégszintű ill. folyamatszintű jogosultságok beállítása. További információk A felhasználó a létrehozását (mentését) követően azonnal egy automatikus értesítő email-t kap a rendszertől. Ebben benne vannak az alábbi adatok: rendszer használatához szükséges link, felhasználói név. Ennek esetében a létrehozáskor megadott felhasználói név mögé a rendszer automatikusan mögé rakja az egyértelmű azonosítás érdekében az efoki vállalat nevét. Pl. amennyiben a showroom vállalatba létrehozzuk a demo.lajos felhasználót, akkor a mentés során a tényleges felhasználói név automatikusan az alábbi lesz: demo.lajos@ showroom, egy felhasználói jelszó, amelyet a felhasználó létrehozója sem ismer, ezt a rendszer véletlenszerűen generálja. A felhasználók létrehozása javasoljuk, hogy előzze meg a felhasználói csoportok létrehozása, hiszen így lesz lehetséges a felhasználót csoporthoz rendelni. A felhasználói név a rendszerben tetszőleges név lehet. Javasoljuk, hogy az egyértelmű használat érdekében szóközt és nagybetűs karaktert ne tartalmazzon ill. amennyiben a szervezetnél az email címek létrehozása kapcsán már léteznek névkonvenciók, akkor javasoljuk ezek használatát a felhasználói nevek létrehozása során is. Adatmezők a beviteli képernyőn: Alapadatok fül:
Felhasználói név * Monogram Előtag Vezetéknév * Utónév * További utónevek Email cím * e-kapu használat Ügyfélkapus felhasználóinév Ügyfélkapus email cím Iroda Státusz További személyes adatok fül: Vezetékes telefonszám Mobiltelefonszám Faxszám Vezetéknév Utónév További utónevek Születés helye (ország) Születés helye (város) Születés ideje Anyja neve vezetéknév Anyja neve utónév Anyja neve további utónevek Lakcím adatok fül: Ország Irányítószám Település Közterület Közterület jellege Házszám Épület Lépcsőház Emelet
Ajtó Cégek fül: Elérhető cégek Hozzárendelt cégek Csoportok fül: Elérhető csoportok Hozzárendelt csoportok Felhasználók lekérdező képernyő Felhasználók beviteli képernyő Alapadatok fül
Felhasználók beviteli képernyő További személyes adatok fül Felhasználók beviteli képernyő Lakcím adatok fül Felhasználók beviteli képernyő Cégek fül
Felhasználók beviteli képernyő Csoportok fül 5.2 FELHASZNÁLÓI CSOPORTOK Folyamat indítása Rendszeradminisztráció Felhasználói csoportok menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges a felhasználói csoportok létrehozása, kezelése ill. a létrehozott csoport folyamat szintű jogosultságainak a részletes beállítása. További információk A felhasználói csoportok létrehozása javasoljuk, hogy előzze meg a felhasználók létrehozását, hiszen így lesz lehetséges a felhasználót csoporthoz rendelni. A rendszerben létrehozható felhasználói csoport hozzárendelés nélkül is felhasználó. Ennek akkor lehet gyakorlati jelentősége, amikor pl. felelősként használni kívánunk olyan kollégát a szervezetben, akinek a rendszerbe történő bejelentkezést nem kívánjuk engedélyezni. Adatmezők a beviteli képernyőn: Alapadatok fül: Név * Felettes csoport Elérhető szerepek Hozzárendelt szerepek Tagok fül:
Elérhető felhasználók Hozzárendelt felhasználók Engedélyek fül: Valamennyi folyamat esetében beállíthatóak az alábbi folyamat elérési szintek: Listázás Megtekintés Új felvétel Módosítás Törlés Valamennyi folyamat esetében beállíthatóak az alábbi adat elérési szintek: Tiltott Csak saját Saját csoport Saját csoport és az alattam lévő csoportok Minden Felhasználói csoportok lekérdező képernyő
Felhasználói csoportok beviteli képernyő Alapadatok fül Felhasználói csoportok beviteli képernyő Tagok fül
Felhasználói csoportok beviteli képernyő Engedélyek fül 5.3 E-KAPU BEÁLLÍTÁSOK Folyamat indítása Rendszeradminisztráció - e-kapu beállítások menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges beállítani azt, hogy milyen napokon történjen meg a gépi kapun érkező küldemények automatikus érkeztetése. További információk A rendszer óránként lép be az érintett Cégkapura és ott ellenőrzi és érkezteti a beérkező küldeményeket A rendszer a Cégkapu felületén sohasem törli ki a küldeményeket, csak azok olvasottságát állítja be. Lehetséges egyszerre több Cégkapu elérés beállítása is. Felhívjuk figyelmét, hogy a NISZ Zrt.-vel megállapodást szükséges kötnie a Cégkapu szolgáltatás gépi kapcsolattal történő igénybevételéhez. Adatmezők a beviteli képernyőn: Automatikus érkeztetés az alábbi napokon e-kapu beállítások beviteli képernyő 5.4 EGYEDI MEZŐK Folyamat indítása Rendszeradminisztráció Egyedi mezők menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges a rendszerben használható valamennyi folyamat vonatkozásában egyedi mezőket létrehozni ill. kezelni. További információk Az egyedi mezők természetesen pontosan úgy viselkednek, mint a rendszerben már létező adatmezők: azokat beállításuktól függően lehetséges használni lekérdezések során szűrőfeltételként ill. lekérdezések nézet oszlopaként.
Amennyiben a létrehozásra kerülő egyedi mezőt kötelező mezőként állítjuk be, akkor automatikusan minden felhasználói csoport eléri és használhatja. Ellenkező esetben a létrehozását követően kizárólag akkor válik láthatóvá, amennyiben az érintett felhasználói csoport számára a használatát engedélyezzük. Adatmezők a beviteli képernyőn: Folyamat * Magyar * Kötelező * Szűrhető * Listázható * Csoport Típus * Egyedi mezők lekérdező képernyő Egyedi mezők beviteli képernyő 5.5 NAPLÓZÁSOK
5.5.1 ADATSZINTŰ NAPLÓ Folyamat indítása Rendszeradminisztráció Adat szintű napló menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az adat szintű változtatások lekérdezése a teljes rendszer vonatkozásában. További információk Az adat szintű napló esetében egy-egy konkrét adatmező (pl. a természetesen személy partner anyja vezeték neve) korábbi módosításait mutatja meg a rendszer. Adat szintű napló lekérdező képernyő 5.5.2 HOZZÁFÉRÉS SZINTŰ NAPLÓ Folyamat indítása Rendszeradminisztráció Hozzáférés szintű napló menüpont. Folyamat célja Itt lehetséges az egyes adatok (folyamat elemek) esetében történt hozzáférések (tipikusan módosítások, megtekintések) lekérdezése a teljes rendszer vonatkozásában. További információk A hozzáférés szintű napló esetében egy-egy konkrét folyamat-elemhez (pl. Demó Lajos természetesen személy partner adatai) történő hozzáféréseket mutatja meg a rendszer. Hozzáférés szintű napló lekérdező képernyő