1. A bélyegzőhasználat rendje

4/2017. (X. 30.) dékáni utasítás a bélyegzőhasználat és az iratkezelés egyes szabályairól a módosításáról szóló 2/1018. (IX. 5.) dékáni utasítással egybeszerkesztett szöveg 1 A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Szervezeti és Működési Rend 41. (1) bekezdésében, továbbá a Gépészmérnöki Kar Szervezeti és Működési Szabályzatának 62. (3) bekezdés b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, összhangban az Iratkezelési Szabályzatról szóló 6/2017. (V. 3.) számú Rektori és Kancellári Közös Utasítással, és a bélyegzőkkel kapcsolatos eljárásrendről szóló 9/2018. (VI. 13.) számú kancellári utasítással a következő utasítást adom ki: 1. A bélyegzőhasználat rendje 1. Jelen utasítás hatálya kiterjed a Gépészmérnöki Kar (a továbbiakban Kar) minden teljes- vagy részmunkaidőben foglalkozatott közalkalmazottjára, a Kar szervezeti egységeire és hallgatóira. 2. A jelen utasítás tárgyi hatálya a Kar, mint átfogó szervezeti egység, továbbá a Kar alá rendelt szervezeti egységek bélyegzőhasználatára és iratkezeléssel kapcsolatos egyes feladataira terjed ki. 3. Jelen utasítás tekintetében a) hivatalos kari bélyegző: Magyarország címerével ellátott körbélyegző; b) szervezetazonosító ovális bélyegző: az a) pont esetein kívül a hivatalos iratok kiadmányozása, a szervezeti egység kötelezettségvállalása, utalványozás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás során az erre feljogosított személy aláírása mellett, joghatás kiváltására alkalmas iraton használandó bélyegző; c) szervezetazonosító bélyegző: a szervezet azonosítására (ügyiratokon, kiadványokon, borítékokon stb.) szolgáló ún. hosszúbélyegző. A hosszúbélyegző alkalmazásának kizárólagos célja az iratot kiadmányozó szervezet azonosítása, joghatás kiváltására alkalmas iraton csak a b) pont szerinti bélyegzővel együttesen használható; d) a hosszúbélyegző lehet da) fejbélyegző, mely a használó megnevezését tartalmazza és kiegészülhet a használó emblémájával (logójával); db) címbélyegző, mely a használó megnevezését, székhelyét, postai címét, telefon és fax számát, honlapjának címét és központi e-mail címét tartalmazza; dc) pénzügyi bélyegző, mely a db) alpontban leírtakon túl tartalmazza az Egyetem Magyar Államkincstárnál vezetett számlájának pénzforgalmi jelzőszámát, továbbá az Egyetem adószámát; 1 Módosította a 2/2018. számú dékáni utasítás. Hatályos 2018. szeptember 10-től. 1

e) iratkezelési bélyegző: az ügyirat iktatása során használt iktatóbélyegző; f) 2 g) ügyviteli bélyegző: minden, az a) e) pontban meghatározott kategóriába nem tartozó bélyegző; h) a szervezeti egység teljes megnevezése alatt a szervezeti egység teljes, az Egyetem és a Kar megnevezését is magában foglaló, hármas tagozódású elnevezését kell érteni; i) 3 j) hivatalos irat: az állami, önkormányzati szervek, továbbá egyetemi, kari szervek és személyek, valamint a jogszabályban meghatározott egyéb szervek vagy személyek jogszabályban, egyetemi szabályzatban meghatározott eljárásában papír alapon, elektronikus adathordozón vagy elektronikus hírközlési hálózat igénybevételével feladott vagy ilyen módon kézbesített, iktatott küldemény, amelynek feladásához vagy kézbesítéséhez (illetve a kézbesítés megkísérléséhez), vagy azok időpontjához jogszabály vagy egyetemi szabályzat jogkövetkezményt fűz, illetve amely jogszabályban vagy egyetemi szabályzatban meghatározott határidő számításának alapjául szolgál, továbbá amit jogszabály vagy egyetemi szabályzat hivatalos iratnak minősít. 4. Az egyes bélyegzőtípusok használatára jogosultak köre az alábbi: a) hivatalos kari bélyegző: az átfogó szervezeti egység vezetője (dékán) és helyettesei (dékánhelyettesek); b) szervezetazonosító ovális bélyegző: a szervezeti egység vezetője, vezetőhelyettese, c) szervezetazonosító bélyegző (hosszúbélyegző): a szervezeti egység teljes- vagy részmunkaidős alkalmazottja; d) iratkezelési és ügyviteli bélyegzők: a szervezeti egységek iratkezeléssel és ügyvitelszervezéssel megbízott munkatársai; e) 4 5. A hivatalos kari bélyegzőnek a) a kari Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, a jelen utasítás 6. szerinti bélyegzőt, b) a dékánhelyettes által használt 7. szerinti bélyegzőt, és c) a dékán, valamint a dékánhelyettes által idegen (angol) nyelvű iratok kiadmányozására használt angol nyelvű feliratozással ellátott, 8. szerinti bélyegzőt kell tekinteni. 2 3 4

6. Az elsődlegesen a dékán által használható hivatalos kari bélyegző egyszeres vonallal keretezett körbélyegző, közepén Magyarország államcímerével. Külső körfelirata: BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁ- NYI EGYETEM. Belső körfelirata: GÉPÉSZMÉRNÖKI KAR. A címer alatti felirat: DÉKÁN. 7. A dékánhelyettesi bélyegző egyszeres vonallal keretezett körbélyegző, közepén Magyarország államcímerével. Külső körfelirata: BUDAPESTI MŰ- SZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM. Belső körfelirata: GÉ- PÉSZMÉRNÖKI KAR. A címer körüli kisebb méretű betűvel szedett körfelirat: tudományos és nemzetközi dékánhelyettes vagy oktatási dékánhelyettes vagy gazdasági dékánhelyettes. 8. Az angol nyelvű kari bélyegző kettős vonallal keretezett körbélyegző, közepén Magyarország államcímerével. A címer alatt arab számmal a bélyegző sorszáma. Külső körfelirata: BUDAPEST UNIVERSITY OF TECH- NOLOGY AND ECONOMICS. Belső körfelirata: Faculty of Mechanical Engineering. 9. A szervezetazonosító ovális bélyegző egyszeres vonallal keretezett ovális (ellipszis alakú) bélyegző. Külső, ellipszisív melletti körbefutó felirata: BU- DAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM GÉPÉSZ- MÉRNÖKI KAR. A bélyegző közepén a szervezeti egység rövidítések nélküli neve, továbbá a bélyegző sorszáma áll. 10. A szervezetazonosító hosszúbélyegző első sora a BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM, második sora a GÉPÉSZMÉRNÖKI KAR, harmadik sora szükség esetén a negyedik is a szervezeti egység rövidítések nélküli nevét tartalmazza. További sorai a 3. d)db) és 3. d)dc) alpontja szerinti adatokat tartalmazzák. A fejbélyegző egyszeres vonalú téglalap alakú keretbe foglalható vagy a szöveg második és harmadik sora egyszeres vonallal elválasztható. 11. 5 A hivatalos kari bélyegző és a szervezetazonosító ovális bélyegző lenyomatának színe kizárólag kék lehet. 12. 6 13. 7 14. A bélyegzőkről a kar Dékáni Hivatalában sorszámozott összesített nyilvántartást kell vezetni a 2. mellékletnek megfelelően. A nyilvántartás felelőse a Dékáni Hivatal vezetője. Az azonos szövegű hivatalos kari, valamint szervezetazonosító ovális bélyegzőket a lenyomatukban is feltüntetett sorszámmal kell nyilvántartani. A szervezeti egység vezetője köteles a nyilvántartáshoz szükséges adatok megadására. 5 Módosította a 2/2018. számú dékáni utasítás. Hatálytalan 2018. szeptember 10-től. 6 7

15. 8 Amennyiben ugyanazon feliratú hivatalos kari vagy szervezetazonosító ovális bélyegzőből több példány van használatban, a bélyegzőket sorszámmal 9 is el kell látni. Kör, vagy ovális bélyegző esetén a sorszámot a címer talpa, vagy a talp alatt lévő szöveg alá kell elhelyezni. A 3. a) és 3. b) pontban, valamint a 3. d)dc) alpontban megjelölt kari, ovális szervezeti és pénzügyi bélyegző szigorú számadású, amelyeket csak jogszabály vagy valamely egyetemi szabály által előírt bizonylat vagy dokumentumon, illetve kötelezettségvállalási dokumentumon lehet használni. 16. 10 17. 11 18. Az új bélyegzők beszerzéséről, valamint a megrongálódott, használatra alkalmatlanná vált, továbbá az elveszett vagy eltulajdonított bélyegzők pótlásáról az adott szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni. 19. A 3. a) c) pont szerinti bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a Dékáni Hivatal vezetőjének írásban haladéktalanul be kell jelenteni. A bejelentésért a szervezeti egység vezetője felel. 20. Bélyegző elvesztése vagy eltulajdonítása esetén ennek tényét a nyilvántartásban rögzíteni kell. A 3. a) c) pont szerinti típusba sorolt kiadott új bélyegző lenyomata nem lehet azonos az elvesztett bélyegző lenyomatával, ezért azon új sorszámot kell feltüntetni, továbbá a grafikai kép (betűtípus) is megváltoztatandó. 21. A megrongálódott, használatra alkalmatlanná vált, elveszett vagy eltulajdonított hivatalos vagy szervezetazonosító bélyegzőt pótolni kell, más típusú bélyegző pótolható. Amennyiben a pótlás során legyártott bélyegző elkészítését követően az elveszett vagy eltulajdonított bélyegző megkerül, azt érvényteleníteni kell, mely esetben egyszerre két azonos sorszámú bélyegzőt használatban tartani tilos. 22. A 3. a) c) pont szerinti típusba sorolt bélyegző elvesztése vagy eltulajdonítása esetén, ha a változások indokolttá teszik, a Dékáni Hivatal vezetője intézkedik az Egyetemen belüli szervezetek tájékoztatásáról, továbbá szükség esetén az Oktatási és Kulturális Közlönyben, valamint a napilapokban történő letiltásról, illetve a változás közzétételéről. 23. A 3. a) c) pont szerinti típusba sorolt bélyegző használója, illetve őrzője a jogszerű használatért felelősséggel tartozik, melyet a munkaköri leírásban 8 Módosította a 2/2018. számú dékáni utasítás. Hatálytalan 2018. szeptember 10-től. 9 Az azonos feliratú bélyegzők sorszáma a bélyegző megkülönböztetésére szolgál és nem azonos a nyilvántartás sorszámával. A bélyegzőt még a nyilvántartásba vétel előtt kell sorszámmal ellátni és a sorszámot a nyilvántartás megnevezésében és bélyegző lenyomatában kell feltüntetni. 10 11

is rögzíteni kell. Köteles gondoskodni arról, hogy illetéktelen személy a bélyegzőhöz ne férhessen hozzá, ennek érdekében a hivatali munkaidő végén a bélyegzőt illetéktelenektől elzárva kell tartani. 24. A kar és szervezeti egységei hivatalos működésével összefüggésben keletkezett iratokon a hivatalos kari bélyegző, illetve a szervezetazonosító ovális bélyegző csak aláírással együtt az aláíró minőségének feltüntetésével használható. Amennyiben az aláíró személye eltér az iraton előnyomtatott személyétől, úgy a h jelzést kell az előnyomtatott név után feltüntetni. 25. 12 26. 13 27. 14 28. 15 29. 16 30. 17 31. 18 32. Az egyetemtörténeti jelentőségű bélyegzők nem érvényteleníthetők, azokat a Dékáni Hivatalban kell zárt helyen őrizni, illetve az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései szerint az egyetemi levéltárnak átadni. 33. A 3. a) c) pont szerinti típusba sorolt bélyegzőket évente egyszer kell leltározni 19. Amennyiben a bélyegző használatára jogosult személyében vagy jogviszonyában változás áll be, vagy nyugdíjba vonul, vagy más ok miatt megválik az Egyetemtől, a bélyegzőket minden esetben soron kívül leltározni kell, vagy nevesíteni a munkakör, illetve feladatkör átadás-átvételről szóló jegyzőkönyvben. A leltárban a nyilvántartás adatainak megfelelően soron kívül számba kell venni egyenként a bélyegzőket és a változás adatainak átvezetésével a nyilvántartást naprakésszé kell tenni. 20. 2. Az iratkezelésre vonatkozó különös szabályok 34. A szervezeti egységekhez érkező hivatalos iratot az ügyiratkezelő vesz át. Távollétében a szervezeti egység vezetője által kijelölt dolgozó helyettesíti. A dolgozó az átvett küldeményért minden szempontból felelős. 12 13 14 15 16 17 18 19 Célszerűen a kisértékű eszközleltárral együtt, és a kétévenkénti központi leltárt megelőzően vagy tanév, illetve gazdasági év végén, de meghatározhatja utasítás az időpontját is. 20 Pl. a hosszúbélyegzők esetében, ahol nem kötelező a sorszámozás, de leltározni egyenként kell.

35. A hivatalos iratot, az átvételt követően haladéktalanul fel kell bontani, és az Iratkezelési Szabályzat szerint be kell iktatni. 36. A dékán, a dékánhelyettesek vagy a szervezeti egység vezetője által szignált ügyiratokat haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez. A szervezeti egység titkárságán az ügyiratot amennyiben a szükséges eszközök rendelkezésre állnak elektronikus formában kell tárolni. 37. Valamennyi beérkező és kimenő hivatalos iratot az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint iktatni kell annak figyelembe vételével, hogy egy sorszámra csak egy dokumentum iktatható 21. 38. A szervezeti egység irattárából történő iratkivétel során az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni. 39. A szervezeti egységekből kiküldött valamennyi hivatalos iratot kézbesítőkönyvvel kell kézbesíteni. 40. A hallgatók tanulmányi munkájának teljesítésekor és ezek értékelése során keletkező iratanyagot a következők szerint kell kezelni: a) a félévközi számonkérések teljesítése során keletkező iratok (zárthelyi, házi feladat, beszámoló stb.) az értékelés után a hallgatónak visszaadhatók vagy a tárgy oktatójának kell gondoskodnia azok őrzéséről; b) a félévközi teljesítményértékelések értékelése során keletkező iratokat (eredmény összesítő, illetve nyilvántartó iratok) az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint a szervezeti egység irattárában kell őrizni (a megőrzési idő legalább 3 év); c) a vizsgaidőszakban keletkező, a teljesítményértékelések teljesítéséhez kapcsolódó iratokat (pl. vizsgadolgozatok) értékelésük után a tárgy oktatójának kell őriznie; d) a vizsgaidőszakban keletkező, a teljesítményértékelések értékeléséhez kapcsolódó iratokat (pl. vizsga- és szigorlati jegyzőkönyvek) az Iratkezelési Szabályzat előírásai szerint a szervezeti egység irattárában kell őrizni; e) a szakmai gyakorlat szervezésével és értékelésével kapcsolatos iratok szabályzat eltérő rendelkezésének hiányában a hallgatói beszámolók kivételével nem selejtezhetők; f) az a) és c) alpontban nevesített iratokat amennyiben azokat nem adták vissza értékelés után a hallgatónak a következő szorgalmi időszak kezdetétől számított egy hónap múlva lehet selejtezni. A selejtezés során úgy kell eljárni, hogy a selejtezett iratból ne lehessen azonosítani az irat készítőjét. 41. Minden egyéb, itt nem említett kérdésben a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. ren- 21 Az iratkezelésre vonatkozó szervezetszabályozó eszköz figyelembevételével kell alkalmazni mind az alszámozást, mind a kapcsolatos irat megjelölését.

delet, valamint az egyetemi Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni, továbbá a jelen utasítás rendelkezésit ezen jogszabállyal és egyetemi szabályzattal összhangban kell értelmezni. 3. Szigorú számadású nyomtatványok kezelésére vonatkozó különös szabályok 42. A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványokra a Pénzügyi és Pénzkezelési Szabályzatról szóló Kancellári Utasítás (a továbbiakban: PKSZ) rendelkezéseit kell alkalmazni. 43. Szigorú számadás alá tartozik különösen a) a PKSZ 28. (1) bekezdésében nevesített bizonylat, b) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó, jogszabály vagy egyetemi szervezetszabályozó eszköz által nevesített bizonylatot, c) egyedi nyomdai sorszámmal ellátott tanügyi dokumentum (leckekönyv, oklevél, oklevéligazolás, jogviszony igazolás, vizsgalap, kreditigazolás, teljesítési lap, oklevélmelléklet, záróvizsga vagy abszolutórium igazolás, vizsgajegyzőkönyv, szigorlati jegyzőkönyv) 22. 44. A szigorú számadású nyomtatványokat használatba vétel előtt a PKSZ rendelkezéseinek megfelelően a szervezeti egységvezetővel igazoltatni kell és tételesen meg kell vizsgálni, ellenőrizni kell, hogy a) a nyomtatványtömbökben, nyomtatványkötegekben, illetve csomagokban a nyomtatványok teljes számban megvannak-e, és b) a nyomtatványokon lévő sorszámok és egyéb azonosító jelzések helyesek-e. 45. A szigorú számadású nyomtatványokat nyomtatványtípusonként nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartásnak a) biztosítania kell az elszámoltathatóságot, és b) tartalmaznia kell a nyomtatvány készletét, felhasználását (mennyiség) és felhasználóját (szervezeti egység és személy). 46. A szigorú számadású nyomtatvány felhasználója köteles az általa használt nyomtatványokkal elszámolni. 47. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a) a beszerzés módját, körülményeit, b) a beszerzett nyomtatványok azonosító adatait (megnevezés, raktári jelzet, cikkszám, nyomdai sorszámát, sorszámtartományát stb.), c) a beszerzés időpontját, d) a felhasználás kezdő időpontját, e) a felhasználás befejező időpontját, 22 azzal, hogy a számviteli szabályokon túl a tanügyi dokumentumok kezelésére elsősorban az ágazati jogszabályok pl.: a 87/2015. (IV. 9.) Korm. rendelet (mint Nftv. vhr.) előírásai az irányadóak.

f) a felhasználásra kivételező nevét, aláírását, a kivét dátumát, g) a felhasználtan, rontottan visszavett nyomtatvány adatai, a visszavivő adataival együtt. 48. Szigorú számadású tanügyi nyomtatványt kizárólag a Dékáni Hivatal kezelhet. 49. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásáért a szervezeti egység vezetője felel. A szervezeti egység vezetője a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével kapcsolatos feladatok ellátására bizonylati felelőst bízhat meg. 50. A felülvizsgált, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vételig elzárt helyen úgy kell őrizni, hogy ahhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. 4. A kiadmányozás rendje 51. Jelen utasítás tekintetében a kiadmányozási jog az ügyben történő érdemi döntésre ad felhatalmazást. A hatáskör eredeti címzettjét illeti meg a felhatalmazás joga, amit a jogszabályokban, az egyetemi és kari szervezetszabályozó eszközökben megjelölt, magasabb vezetői és vezetői megbízással rendelkező személyek gyakorolnak. A dékán a Kar egyszemélyi felelős vezetője, ellátja a Kar képviseletét, teljes körű kiadmányozási jogkör illeti meg. A dékán kiadmányozási jogát helyetteseire vagy a Kar szervezeti egységeinek vezetőjére jelen utasításban az 52. megjelöltek szerint (kiadmányozásra felhatalmazás dokumentumban) ruházza át. 52. A külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a dékán, vagy az általa kiadmányozásra feljogosított személy írhat alá. Felhatalmazni csak írásban lehet, határozott időre vagy visszavonásig, illetve meghatározott ügykörökre. Az így kapott kiadmányozási jogot a kiadmányozó aláírása és bélyegző használata szerint gyakorolja. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Akkor hiteles a kiadmány, ha azt a kiadmányozó saját kezűleg aláírta, vagy a kiadmányozó neve mellett az s.k. jelzés szerepel és emellett a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá ha a kiadmányozó vagy felhatalmazott személy aláírása mellett a hivatalos bélyegzőlenyomat is szerepel. 53. A kiadmányozás módja: a) az eredeti kiadmányozói hatáskör gyakorlója az iratot saját előnyomtatott neve fölött elhelyezett aláírásával látja el; b) az átruházott hatáskörben eljáró kiadmányozónak neve, beosztása és saját kezű aláírása mellett fel kell tüntetnie, hogy kinek a nevében és megbízásából történt a kiadmányozás;

c) nem minősül a kiadmányozási jog átruházásának, ha az irat a kiadmány hiteléül vagy [döntéshozó neve] (hatáskör gyakorlója) nevében és megbízásából kifejezés feltüntetésével kerül kiadásra. Ebben az esetben a kiadmányozónak nem kell az iratot saját kezű aláírással ellátni, azt a bélyegzőlenyomat és az ügyintéző aláírása hitelesíti. 54. Az ügyintézők és a vezetők kötelesek ellenjegyezni, illetve szignálni (kézjegyükkel ellátni) a felettes vezetőik által kiadmányozásra kerülő iratokat: a) ellenjegyzésnek minősül a kötelezettségvállalást tartalmazó iratok pénzügyi és jogi megvizsgálását követő aláírása; továbbá b) szakmai felelősségvállalásnak minősül a szignálás. 5. Záró rendelkezések 55. Jelen utasítás 2017. október 31. napján lép hatályba. 56. Hatályát veszti a) a bélyegzőhasználat és az iratkezelés egyes szabályairól szóló 2/2013. (IV. 2.) sz. dékáni utasítás, b) a bélyegzőhasználat és az iratkezelés egyes szabályairól szóló 2/2013. (IV. 2.) sz. dékáni utasítás módosításáról szóló 2/2014. (IV. 22.) sz. dékáni utasítás. 57. 23 58. A jelen utasításban foglaltaknak nem megfelelő adattartalmú bélyegzőket a szervezeti egységek az utasítás hatálybalépést követő hatvan napon belül kötelesek érvényteleníteni és az utasításnak megfelelő adattartalmúra cserélni. 59. A szigorú számadású nyomtatványokról a jelen utasítás hatálybalépését követő harminc napon belül az utasításnak megfelelő nyilvántartást kell felvenni. 60. Jelent utasítást a Dékáni Hivatal gondozza, végrehajtásáért a Dékáni Hivatal vezetője felel. 61. A jelen utasításban meghatározott bélyegzőfajták lenyomatmintái adatvédelmi okokból nem nyilvánosak, azok a Dékáni Hivatalban megtekinthetők. Budapest, 2017. október 30. Dr. Czigány Tibor s.k. dékán 23

1. 24 melléklet a 4/2017. sz. dékáni utasításhoz. 2. 25 melléklet a 4/2017. sz. dékáni utasításhoz. 24 25