BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTARTÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Béke tér 1. BIZONYLATI SZABÁLYZAT HATÁLYBA LÉPÉSE: 2015.01.01. KÉSZÍTETTE: JÓVÁHAGYTA: Fülöpné Nagy Andrea gazdálkodási osztályvezető Sebeszta Attila igazgató
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RÉSZ... 3 1.1. BIZONYLATI SZABÁLYZAT CÉLJA... 3 1.2. A SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉÉRT FELELŐS SZEMÉLYEK... 3 II. BIZONYLATI ELV, BIZONYLATI FEGYELEM... 4 III. BIZONYLAT FOGALMA, ALAKI ÉS TARTALMI KELLÉKEI, CSOPORTOSÍTÁSA... 5 3.1. SZÁMVITELI BIZONYLAT FOGALMA... 5 3.2. A BIZONYLAT ALAKI ÉS TARTALMI KELLÉKEI... 5 3.3. BIZONYLATOK CSOPORTOSÍTÁSA... 6 3.3.1. Keletkezésük helye szerint lehetnek:... 7 3.3.2. Kezelésük, nyilvántartás módja szerint:... 7 3.3.3. Gazdálkodási szakterületük szerint lehetnek:... 7 3.3.4. Könyvviteli nyilvántartásban (feldolgozásban) betöltött szerepük szerint lehetnek:... 7 3.3.5 Előfordulásuk, előállításuk szerint... 8 IV. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK... 8 V. A BIZONYLATOK KIÁLLÍTÁSA, HELYESBÍTÉSE ÉS FELDOLGOZÁSA... 10 5.1. A BIZONYLATOK KIÁLLÍTÁSA ÉS HELYESBÍTÉSE... 10 5.2. A BIZONYLATOK FELDOLGOZÁSA ÉS ELLENŐRZÉSE... 11 5.2.1. A bizonylatok csoportosítása... 11 5.2.2. A bizonylatok ellenőrzése a feldolgozás során... 11 5.2.3. A bizonylatok feldolgozásának feladatai... 12 5.2.4. A bizonylatok alaki elrendezése... 12 5.2.5. A bizonylatok számszaki ellenőrzése... 12 5.2.6. A bizonylatok tartalmi ellenőrzése... 12 VI. A BIZONYLATOK ÚTJA... 13 6.1. Beérkező bizonylatok, okmányok... 13 6.2. Az átutalásos számlák utalványozásának előkészítése... 13 6.3. Kimenő bizonylatok, okmányok... 13 6.4. A bizonylatok átadása a könyvelésre... 13 VII. BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE... 13 7.1. Bizonylatok tárolása... 13 7.2.A bizonylatok megőrzése... 13 7.3 Bizonylatokra vonatkozó jogszabályi előírások... 14 VIII. A BIZONYLATOK SZÁLLÍTÁSA... 14 IX. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 14 BIZONYLATI ALBUM... 16 2
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.) 161. (2) bek. d. pontja, valamint az államháztartás számviteléről szóló 4/2013 (I. 13.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) 52. -a értelmében a bizonylati rendet jelen szabályzatban rögzítjük. Bizonylatként az ellátási körünkbe tartozó intézményekkel együtt alkalmazunk kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatványokat, valamint a létrehozott számítógépes rendszerek adatfeldolgozása során kialakított bizonylatokat. Mindkettővel szemben alapvető követelmény, hogy a bizonylatok megfeleljenek az általános alaki és tartalmi előírásoknak és biztosítsák az áttekinthetőség, valamint az egyértelmű adattartalom követelményét. A bizonylatok kialakításánál a következő szempontokat kell figyelembe venni: a bizonylatot ott, annál a szervezeti egységnél kell kialakítani, ahol a gazdasági esemény megtörtént, a bizonylatot minden szükséges adat kerüljön feltüntetésre, a bizonylat adatainak megnevezése biztosítsa az egyértelmű kitöltését, a bizonylat kitöltéséért felelős személy aláírása szerepeljen a bizonylaton, a bizonylat tartalmazzon eligazítást a bizonylatáramlás útjára, a bizonylat a felhasználók szerinti szükséges példányszámban kerüljön kiállításra. 1.1. Bizonylati szabályzat célja A bizonylati rend szabályozásának célja, hogy biztosítsa az IMFK és intézményei szervezeténél a számviteli elszámoláshoz kapcsolódó bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének, továbbításának, kezelésének és megőrzésének rendjét. A szabályzat a következő feladatok ellátásához tartalmaz kötelező előírásokat: az egyes gazdasági eseményekhez milyen bizonylatot kell használni, (bizonylati elv, bizonylati fegyelem) kinek kell a bizonylatot kiállítani, az abban szereplő adatokat kinek kell ellenőrizni, (a bizonylat fogalma, a bizonylatok csoportosítása) a bizonylatot kiállító és az ellenőrzést végző felelőssége, (a bizonylatok kiállítása, javítása, helyesbítése) hány példányban kell a bizonylatot kiállítani, mi az egyes példányok szerepe az adatfeldolgozásba, (a bizonylatok feldolgozásának rendje,) miként kell kezelni a rontott bizonylati példányokat, illetve a tévesen kiállított bizonylat esetén milyen eljárást kell követni. hogyan kell a bizonylatot továbbítani, miként kell az átvételt igazolni, kinek és milyen módon kell a bizonylati példányokat megőrizni, mikor lehet azokat selejtezni, (a bizonylatok tárolása, szállítása, őrzése) a szigorú számadás alá vont bizonylatokkal kapcsolatos szabályok. 1.2. A Szabályzat elkészítéséért felelős személyek A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, aktualizálásáért az IMFK igazgatója a felelős. 3
II. BIZONYLATI ELV, BIZONYLATI FEGYELEM A bizonylati elvre és bizonylati fegyelemre vonatkozóan a Szt. alaptételként rögzíti, hogy minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatot bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályokban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. (A bizonylat javítását szabályzatunkban meghatároztuk.) A bizonylat feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni az Áhszr. 51..-ában foglaltakat: a pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, pénzforgalmi számla, előirányzat-felhasználási keretszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell, az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait, illetve a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásból készített összesítő bizonylat (feladás) adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig kell a könyvekben rögzíteni. az egyéb gazdasági műveletek, események rögzítésének rendjét úgy kell kialakítani, hogy az intézmény eleget tudjon tenni a jogszabályokban előírt adatszolgáltatási kötelezettségeknek. Az intézménynek a könyvvezetésre vonatkozó részletes belső szabályai, az összesítő bizonylatokra vonatkozó tartalmi és formai követelményei a számlarendben kerülnek meghatározásra. A módosított teljesítés szemléletű kettős könyvviteli rendszere úgy került kialakításra, hogy az a könyvviteli mérleg, a pénzforgalmi jelentés, a pénzmaradvány-kimutatás, az előirányzatmaradványkimutatás, a vállalkozási maradvány-kimutatás alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. A költségvetési szervnek az elkülönített eredményszemléletű könyvvezetésre, a bizonylatolásra vonatkozó részletes belső szabályait úgy kell kialakítania, hogy az a mérleg alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetősége, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítva van. A feldolgozás során megfelelő hivatkozással biztosítjuk a visszakeresés lehetőségét is. 4
III. BIZONYLAT FOGALMA, ALAKI ÉS TARTALMI KELLÉKEI, CSOPORTOSÍTÁSA 3.1. Számviteli bizonylat fogalma Számviteli bizonylat minden olyan gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától amelyet a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. Bizonylatnak kell tekinteni minden olyan okmányt, (számlát, szerződést, megállapodást, kimutatást, bankkivonatot, jogszabályi rendelkezést, egyéb ilyennek minősíthető iratot) vagy bármely technikai módon készült adathordozót, amely a nyilvántartásban való rögzítés, vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adatait, hitelt érdemlően igazolja. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a digitális archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak figyelembe vételével elektronikus formában kell megőrizni oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Számlát elektronikus úton kibocsátani kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége és eredetiségének hitelessége biztosított. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelveken is feltüntethetők. A számviteli bizonylatot magyar nyelv helyett ha azt az adott gazdasági művelet, intézkedés jellemzői indokolják idegen nyelven is ki lehet állítani. Az idegen nyelven kiállított, illetve befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, melyek a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, - a könyvviteli nyilvántartásban történő rögzítést megelőzően magyarul is fel kell tüntetni. 3.2. A bizonylat alaki és tartalmi kellékei A könyvviteli elszámolásunkat közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők a Szt. 167. -a értelmében: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése, adószáma, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően ellenőr 5
aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka), a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi és minőségi és a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően értékbeni adatai, a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik, külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylat kiállító gazdálkodó nevét, címét, a könyvelés módjára az érintett könyvviteli számlákra való hivatkozás (kontírozás), a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása, továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága ha más módon nem biztosítható a költségvetési szerv képviseletére jogosult személy, vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy a költségvetési szerv azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus aláírásról törvény szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel a törvény előírásainak. A számlával, az egyszerűsített adattartalmú számlával, az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. IMFK esetében: Bér és Munkaügyi csoport elektronikus bizonylatai: Aláírásra jogosult az IMFK igazgatója, távolléte esetén a Gazdálkodási osztályvezető. Pénzügyi csoport elektronikus bizonylatai: Aláírásra jogosultak az IMFK igazgatója, az IMFK Gazdálkodási osztályvezetője, csoportvezetői, és az IMFK igazgatója által kijelölt dolgozók. Ha a könyvviteli nyilvántartás, mint számviteli bizonylati technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: a.) az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak szükség esetén a késedelem nélküli kiíratását, b.) az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. 3.3. Bizonylatok csoportosítása A bizonylatokat csoportosíthatjuk a keletkezési helyük és módja szerint, a gazdálkodási szakterület szerint, a könyvviteli nyilvántartásban betöltött szerepük (a feldolgozásban betöltött helyük) szerint. 6
3.3.1. Keletkezésük helye szerint lehetnek: Belső bizonylatok: mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása az IMFK vagy az ellátási körébe tartozó intézménynél történik. Külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, amelyek kiállítása nem IMFK és intézményei szervezeténél, hanem az adott gazdasági műveletet kezdeményező külső szervnél történik. 3.3.2. Kezelésük, nyilvántartás módja szerint: szigorú számadású bizonylatok szigorú számadás alá nem vont bizonylatok Szigorú számadás alá vont bizonylatok, amelyeknek darabszám szerinti megléte a nyilvántartások és elszámolások szempontjából elengedhetetlenül szükségesek. Szigorú számadás alá nem vont bizonylatok (azaz a könnyített kezelésű bizonylatok), amelyeknek a kezelése, felhasználása kötetlenebb formában lehetséges. 3.3.3. Gazdálkodási szakterületük szerint lehetnek: befektetett eszközök létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével, és azok nyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok, készletekkel, követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos bizonylatok pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok számlázási bizonylatok (beérkező, kimenő) személyi jellegű kifizetések, bérnyilvántartással kapcsolatos bizonylatok, leltározási bizonylatok, selejtezési bizonylatok. 3.3.4. Könyvviteli nyilvántartásban (feldolgozásban) betöltött szerepük szerint lehetnek: alapbizonylatok, amelyek lehetnek elsődleges bizonylatok (eredeti feljegyzések, azaz olyan okmányok, amelyeket az adott gazdasági művelet elrendelés illetve végrehajtása során eredeti okmányként állítanak ki, amelyet az elrendelő, lebonyolító hiteles aláírásával ellátott) és lehetnek másodlagos bizonylatok (olyan bizonylatok, amelyet az elsődleges bizonylatok alapján állítanak ki külön munkamenetben (kivéve a több példányban készülő bizonylatok másolati példányai), amelyeken biztosított a kiállítás alapjául szolgáló elsődleges bizonylat azonosításának lehetősége), összesítő vagy gyűjtő bizonylatok, amelyek több elsődleges vagy másodlagos bizonylat alapján kerülnek kiállításra és több gazdasági művelet összegszerű hatását összevontan tartalmazzák.( az alapbizonylatok felhasználásával keletkezik.) Hiteles másolatok, olyan okmányok, amit az alapjául szolgáló bizonylat szövegével megegyezően állítottak ki és hitelesítő záradékkal láttak el. Hiteles kivonatok, olyan iratok, amelyek valamely okmány erre a célra kijelölt adatait tartalmazzák, s hitelesítési záradékkal látták el. A hitelesített másolat és a hitelesített kivonat csak abban az esetben használható bizonylatként, ha tartalmilag és alakilag megfelel a bizonylatokkal szemben támasztott követelményeknek. 7
3.3.5 Előfordulásuk, előállításuk szerint Elektronikus bizonylatok Papíralapú bizonylatok IV. SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK Az IMFK szervezeténél szigorú számadás alá kell vonni: a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ide értve a számlát, az egyszerűsített számlát és nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványban szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni. Ilyen nyomtatványok a készpénzfelvételi utalványok, a bevételi- és kiadási pénztárbizonylatok, a számlák, az étkezési utalványok, vagy minden olyan okmányt, nyomtatványt, amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. Ilyenek például a leltárfelvételi bizonylatok. Az IMFK pénztárában használt szigorú számadású nyomtatványokkal kapcsolatos feladatokat a pénztáros látja el. Az IMFK-nál és az ellátási körébe tartozó intézményeknél szigorú számadású nyomtatványok: Számla, Egyszerűsített adattartalmú számla, Nyugta, Kiadási, bevételi pénztárbizonylat, Pénztárjelentés Készpénzcsekk, Elszámolásra kiadott előleg nyilvántartása (pl. üzemanyag), Rovatkönyv, Étkezési utalvány, Postai bélyeg, Közlekedési jegy, Parkoló kártya, Számlatömb (térítési díjakra), Szállítólevél, Menetlevelek (személygépkocsi, tehergépkocsi, autóbusz), Leltárfelvételi bizonylatok Munkalap, vállalási lap, Állományba vételi bizonylat. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadású nyomtatványokat használatba vétel előtt meg kell vizsgálni, hogy a nyomtatványtömbökben az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapokon a sorszámok esetleges egyéb jelzések (pl. számlavezető hitelintézet jelzőszáma) helyesek-e. 8
Ezután a szigorú számadású nyomtatványokat bizonylattípusonként nyilvántartásba kell venni. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek, olyan nyilvántartást kell vezetni, mely biztosítja azok elszámoltatását. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: nyomtatvány megnevezése, a bizonlyat bevételezésének keltét, a beszerzési számla sorszámát, kiadás kelte, szállító nevét (habár ez a jogszabály szerint nem kötelező), igénylő, bizonylat száma, beérkezett nyomtatvány = sorszáma (tól, -ig) = mennyisége a kiadott nyomtatvány = sorszáma (tól, -ig) = mennyisége visszavételezett nyomtatvány = sorszáma (tól, -ig) = mennyisége átvétel igazolása készlet mennyisége, selejtezés kelte. A szigorú számadású nyomtatványok kezelésével megbízott csak akkor adhat ki nyomtatványt felhasználásra, ha az átvétel tényét a nyilvántartásban az átvevő személy kézjegyével elismeri. A szigorú számadású nyomtatványokat használók a felhasznált mennyiséggel kötelesek elszámolni. A nyomtatványt vissza kell szolgáltatni további őrzésre a szigorú számadású nyomtatványt kezelőnek. A visszavétel tényét a nyilvántartáson keresztül kell vezetni. A felülvizsgált, hiánytalannak minősített, nyilvántartásba vett szigorú számadású nyomtatványokat a használatba vételig zárt szekrényben úgy kell megőrizni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne tudjon hozzáférni. A használatból kivont szigorú számadású nyomtatványokat 5 évig kell megőrizni, utána be kell szállítani selejtezésre az IMFK Pénzügyi csoportjához a stornó példányok visszacsatolásával együtt. A szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezések megszegése anyagi és fegyelmi felelősségre vonással jár. Az IMFK működési helyein keletkezett szigorú számadású nyomtatványok megőrzéséről az IMFK központi irattára gondoskodik. 9
V. A BIZONYLATOK KIÁLLÍTÁSA, HELYESBÍTÉSE ÉS FELDOLGOZÁSA 5.1. A bizonylatok kiállítása és helyesbítése A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. Intézményünk számviteli bizonylatai: 1. Belső számviteli bizonylatok A költségvetési gazdálkodásunkban számviteli bizonylatnak különösen az alábbi okmányok minősülnek: beérkező és kimenő számlák, pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, pénztárjelentés, rovatkönyvek, nyugták, átvételi elismervények, bérjegyzékek, összesítők, bérfeladások, különböző kézi és gépi könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok, szervezeti egységek közötti anyag-, eszközmozgatási bizonylatok, leltározás és a selejtezés dokumentumai, szigorú elszámolású nyomtatványok, minden olyan okmány, szerződés, megállapodás, amely számviteli kérdésekben változást idéz elő. 2. Külső számviteli bizonylatok Külső számviteli bizonylatok azok a számviteli kihatású okmányok, amelyeket nem az intézménynél állítottak ki, de az intézményi gazdasági eseményről készültek. Külső bizonylatok különösen: hitelintézeti számlák kivonatai és azok mellékletei, terhelési és jóváírási értesítések, szállítólevelek, átvételi elismervények, számlák, nyugták stb. A működési helyekről és az IMFK kezelésébe tartozó költségvetési szervektől beérkező bizonylatok az IMFK- hoz kerülnek további feldolgozásra. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon kell szerepeltetni úgy, hogy a kötelező megőrzési határidőig olvasható (olvasható alakra hozhatók), továbbá az esetlegessé váló utólagos változások, javítások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. A bizonylaton javítani csak szabályszerűen lehet. Az IMFK és a kezelésbe tartozó költségvetési intézmények gazdasági eseményihez kapcsolódó bizonylatok nyilvántartását az Áhsz. 14. számú melléklete tartalmazza. 10
A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni: a bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon, a helyesbített adatokat minden esetben az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni, a hibás bejegyzés javítását a bizonylat minden példányán el kell végezni, a helyesbített bizonylaton fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját és a helyesbítő személy aláírását, pénztári bizonylatokat javítani nem szabad a rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani, a rontott, stornírozott bizonylat minden példányát meg kell őrizni, a külső szervtől beérkező bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell, az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell és fel kell szólítani az észlelt hibás bejegyzés módosítására, a külső szervtől beérkezett bizonylatot csak kiállítója javíthatja. Közvetlenül az IMFK-hoz megküldött, beérkezett bizonylatok helyesbítetésért, azok megfelelő kiállítatásáért az IMFK kijelölt dolgozói, illetve közvetetten az intézmény által beküldött bizonylatok helyesbítéséért, és azok megfelelő kiállítatásáért az intézmény kijelölt munkatársai a felelősek. A bizonylatok helyesbítése A hibásan, más szerv részére megküldött bizonylatot az intézményünk köteles helyesbíteni. A helyesbítés történhet az eredeti - hibás - bizonylat érvénytelenítésével és új bizonylat kiállításával, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával. A helyesbítő bizonylatnak tartalmaznia kell: az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat, a módosításnak megfelelő új tételeket. 5.2. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése 5.2.1. A bizonylatok csoportosítása A bizonylatokat feldolgozásuk és ellenőrzésük előtt csoportosítani kell. A bizonylatok csoportosítása a következő: pénztárbizonylatok, banki bizonylatok beérkező számlák kimenő számlák vegyes bizonylatok munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatok. A csoportosítás az előbbieken túl időrendi sorrendben történik. 5.2.2. A bizonylatok ellenőrzése a feldolgozás során A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell: az aláírók jogosultságát és az aláírási mintákon vagy banki aláírást bejelentő kartonokon szereplő aláírással történő egyezőségét, a bizonylatok alaki, tartalmi és számszaki helyességét, 11
teljes körűségre vonatkozóan: minden bizonylat rendelkezésre áll-e az adatok feldolgozása teljeskörűen megtörtént-e a munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörtént-e. 5.2.3. A bizonylatok feldolgozásának feladatai A bizonylatok feldolgozása során a következő feladatokat kell elvégezni: ki kell jelölni a főkönyvi számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági esemény hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölést, gépi adatfeldolgozás során előírt kódolást), a számlakijelölőnek a kézjegyével el kell látni a bizonylatot, rögzíteni kell a könyvelés megtörténtének tényét, a könyvelés időpontját, egyeztetés tényét, biztosítani kell a bizonylat visszakereshetőségét. 5.2.4. A bizonylatok alaki elrendezése Az alaki elrendezés során a következő ellenőrzéseket kell végrehajtani: a gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylaton történt-e, a bizonylatokat sorszám szerint vették-e használatba a szigorú számadású nyomtatványok esetében, a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden szükséges adat szerepel-e a bizonylaton, a kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (az eseménytől függően az ellenőr), valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítás szabályszerű-e, a szükséges mellékleteket csatolták-e. A bizonylatok alaki elrendezése a feldolgozó szervezeti egység feladata. 5.2.5. A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki ellenőrzés során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és az értékadatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e a bizonylaton rögzítésre. A bizonylatok számszaki ellenőrzése a feldolgozó szervezeti egység feladata. 5.2.6. A bizonylatok tartalmi ellenőrzése A bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. A bizonylatok ellenőrzése során meg kell győződni arról, hogy a kedvezményezettet megilleti-e a kifizetendő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Szolgáltatás teljesítésénél a munka elvégzését igazolni kell. A tartalmi ellenőrzést az intézmény vezetője, gazdasági ügyintézője és az IMFK osztályai, csoportjai végzik. Intézmény hatáskörébe tartozik a gazdasági esemény szükségességnek, indokoltságának vizsgálata, jogszabályi előírások betartása. IMFK hatáskörébe tartozik a bizonylatokra vonatkozó jogszabályi előírások betartatása. Az alakilag, számszakilag és tartalmilag ellenőrzött és elfogadott bizonylatokat folyamatosan, időrendben rögzíteni kell a könyvelésben. 12
Általános követelmény, hogy a feldolgozás során ellenőrizni kell a munkafolyamatba épített belső ellenőrzés megtörténtét, vagyis azt, hogy a bizonylatokat a feldolgozás során az arra jogosult személyek (kiállító, ellenőrző, érvényesítő) megvizsgálták, és aláírásukkal ellátták. 6.1. Beérkező bizonylatok, okmányok VI. A BIZONYLATOK ÚTJA A posta átvétele, bontása, iktatása az IMFK titkárságának feladata, szignálás az igazgató, és az igazgató által kijelölt dolgozó feladata. 6.2. Az átutalásos számlák utalványozásának előkészítése Az ellenőrzött számlákat a fizetési határidő figyelembevételével a Pénzügyi csoport ügyintézői készítik utalványozásra. 6.3. Kimenő bizonylatok, okmányok A kimenő bizonylatok (megbízási szerződések) aláírása az igazgató, az illetékes osztály osztályvezetőinek, csoportvezetőinek, valamint az általuk kijelölt dolgozójának hatáskörébe tartozik. A kimenő bizonylatok iktatása, postázása az IMFK titkárságának a feladata. 6.4. A bizonylatok átadása a könyvelésre A könyvelésre előkészített pénzforgalmi bizonylatokat, banki és pénztári napok szerint folyamatosan kell átadni a számvitelnek. Az egyéb gazdasági események bizonylatait haladéktalanul, de legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 7-ig. VII. BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetőek, gyorsan visszakereshetőek legyenek és tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. 7.1. Bizonylatok tárolása A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben kell tárolni. A bizonylatokat 2 évig az IMFK osztályai, csoportjai kézi irattárban tárolják, és ezután kerülnek a központi irattárba, melyről jegyzőkönyvet kell készíteni. 7.2.A bizonylatok megőrzése A bizonylatokat a Szt. 169. meghatározottak szerint kell megőrizni. A hatósági intézkedésre a megőrzés helyéről kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy az eredeti bizonylatról fénymásolatot kell készíteni és az eredeti bizonylat visszahelyezéséig bizonylatként kell megőrizni. A gazdálkodó a költségvetési évről készített beszámolót valamint az alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. 13
A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ide értve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a legalább 8 évig terjedő megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változást (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, a szervezet változás végrehajtásakor intézkedni kell a bizonylatok megőrzéséről. A bizonylat megőrzés legfőbb követelménye, hogy a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők legyenek. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a Szv. tv. 167 (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállításait, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a Szv. tv. 167 (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. 7.3 Bizonylatokra vonatkozó jogszabályi előírások A költségvetési szerveknél az Áhsz. 52. -a rendelkezik a bizonylatokkal kapcsolatos szabályokról. Ennek megfelelően a költségvetési szerveknek a költségvetési és pénzügyi számvitelben a bizonylati elvre és a bizonylati fegyelemre, a számviteli bizonylatokra, a szigorú számadási kötelezettségre és a bizonylatok megőrzésére egyaránt az Szt. 165. (1), (2) és (4) bekezdésében és a 166-169. -okban foglaltakat kell alkalmazniuk. Az Áhsz. ezekhez az előírásokhoz külön, a költségvetési szervekre vonatkozó sajátos szabályokat nem állapít meg. VIII. A BIZONYLATOK SZÁLLÍTÁSA A bizonylatok szállításánál követelmény, hogy azokba illetéktelen személyek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érje, és hiánytalanul eljussanak a rendeltetési helyre IX. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A bizonylatokon hamis adatok rögzítése és ebből eredően a számviteli nyilvántartásokban hamis adatok szerepeltetése a számviteli és bizonylati fegyelem megsértésének minősül. 14
A Bizonylati Szabályzatban foglalt előírások az IMFK és intézményeinek valamennyi érintett személyeire vonatkoznak. A szabályzat 2015. január 01. napján lép hatályba. Ezzel egyidejűleg a 2013. január 1-jén hatályba lépett szabályzat hatálytalan. 15
BIZONYLATI ALBUM A bizonylati album a bizonylati törzslapokból áll. Felépítése: 1. Befektetett eszközök bizonylatai 2. Készletek, követelések, kötelezettségek nyilvántartása és bizonylatai 3. Pénz és értékkezelési bizonylatolás 4. Személyi juttatások nyilvántartása, bizonylatolása 5. Élelmezési anyagok nyilvántartása, bizonylatolása 6. Beérkező és kimenő számlák 7. Megrendelés utalvány bizonylatai 8. Kiküldetés és menetlevelek bizonylatai 9. Bevételek nyilvántartása 10. Leltározás bizonylatolása 11. Selejtezési bizonylatolás 12. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása 13. Előirányzatok módosítások bizonylata 14. Kötelezettségvállalás nyilvántartása, bizonylatolása 15. Pályázatok, projektek nyilvántartása, bizonylatolása. A bizonylati album mellékletét képező irat mintatár az IMFK illetékes osztályain, csoportjain kerül megőrzésre, ahol az érdekelt felek megtekinthetik. A megfelelő bizonylatok alkalmazásáért az érintett egység vezetője felel. 16