Tartalom 1 Cél, alkalmazási terület, kizárások... 2 2 Szolgáltatások... 3 2.1 Tréning... 3 2.2 Szupervízió... 3 2.3 Tanácsadás, konzultáció... 4 2.4 Szakmai műhely... 4 2.5 Esetkonferencia... 4 2.6 Coaching... 5 3 A szabályozásba bevont szervezetek és személyek... 5 4 szolgáltatási folyamata... 6 4.1 Igény beérkezése... 6 4.2 Igény mérlegelése... 6 4.3 Szakértő megkeresése... 6 4.4 Egyeztetés... 7 4.5 Szolgáltatás lebonyolítása... 8 4.6 Ellenőrzés, értékelés... 9 5 Mellékletek... 10 5.1 Szervezeti ábra... 10 1 Cél, alkalmazási terület, kizárások A Hálózati eljárásrend egy folyamatszabályozási dokumentum, mely a Béthel Alapítvány és konzorciumi partnerei által üzemeltetett szolgáltatásainak igénybevételéhez és nyújtásához szükséges folyamatlépéseket és követelményeket tartalmazza. Az eljárásrend részét képezi a TAMOP -5.4.4-09/2/B pályázati dokumentációnak ( Szociális képzések fejlesztése, szakemberek képzése, továbbképzése és készségfejlesztése valamint a helyi fejlesztési kapacitások megerősítése - regionális szakmai támogató szolgáltatási rendszerek kialakítása, amely elősegíti a segítők személyiségfejlesztését, kompetenciáik erősítését, szakmai tudástáruk fejlesztését, kiégésük megelőzését ). Az eljárásrend célja, hogy a szolgáltatások előkészítése és lebonyolítása átlátható, gördülékeny és hatékony módon történjen, egyértelmű iránymutatásokat, alkalmazható információkat és döntéstámogatást adjon a szolgáltatást igénybevevő intézmények, a szolgáltatást nyújtó szakemberek és a szolgáltatásokat közvetítő projekt-munkatársaknak. Oldal: 2 / 10
Az eljárásrend nem szabályozza a szolgáltatásokkal kapcsolatos pénzügyi tevékenységeket, csupán meghivatkozza azokat a kötelezően használt feljegyzéseket, melyek alapját képezik az elszámolásoknak. A Hálózati eljárásrend nyomtatott és elektronikus formában is kiadásra került. A nyomtatott változat egy tájékoztató jellegű összefoglaló kiadvány, mely az aktuálisan érvényes szabályozástól kisebb mértékben eltérhet. A teljes és napra készen aktualizált, érvényes változat a www.daszt.hu/eljarasrend oldalon érhető el. 2 Szolgáltatások 2.1 Tréning 2.2 Szupervízió Oldal: 3 / 10
2.3 Tanácsadás, konzultáció 2.4 Szakmai műhely 2.5 Esetkonferencia Oldal: 4 / 10
2.6 Coaching 3 A szabályozásba bevont szervezetek és személyek Az eljárásrend az alábbi személyek / szervezetek tevékenységét szabályozza: Igénylő intézmény: Koordinátor: Diszpécserközpontos koordinátor: Szakértő: Projektmenedzsment: A dél-alföldi régióban működő, valamely szolgáltatás iránt érdeklődő bölcsőde, szociális, gyermekjóléti, gyermekvédelmi intézmény A konzorciumi partnerek által foglalkoztatott ügyintéző vagy annak segítője. Mindhárom ellátási területen külön koordinátor dolgozik. A Béthel Alapítvány által foglalkoztatott, központi, átfogó feladatokkal megbízott ügyintéző Egy vagy több szolgáltatási területen magasan képzett, kompetens és valamely szolgáltatás elvégzésével megbízott szakember Projektmenedzserből, szakmai vezetőből és pénzügyi vezetőből álló vezetőség Oldal: 5 / 10
4 szolgáltatási folyamata A szolgáltatások előkészítésétől az értékelésig tartó folyamat hat jól elkülöníthető tevékenységként definiálható: Igény beérkezése Igény mérlegelése Szakértő megkeresése Egyeztetés Szolgáltatás lebonyolítása Ellenőrzés, értékelés 4.1 Igény beérkezése 1. A koordinátorok különféle fórumokon tájékoztatják az ellátási területükhöz tartozó intézményeket a szolgáltatásokról. 2. A jelentkező intézmények az igényeket Igénybejelentő lapon rögzítik. A nyomtatott űrlapo(ka)t eljuttatják a koordinátornak. A honlapon kitöltött Igénybejelentő lapot a rendszer automatikusan elküldi. 3. A koordinátorok továbbküldik a diszpécserközpontosnak az Igénybejelentő lapokat. 4. A diszpécserközpontos koordinátor a Hálózati adatbázisba rögzíti az igényt. E-mailben visszajelzést küld az igénylőnek. 4.2 Igény mérlegelése 1. A diszpécserközpontos koordinátor minden egyes igényről véleményezést kér a területért felelős koordinátortól. Lehetőség szerint a szakértő személyéről is egyeztetnek. A döntésnél figyelembe veszi a keretfeltételeket (pl. felhasználható óraszámok) és alapelveket (pl. arra való törekvést, hogy a lehető legtöbb intézmény vegye igénybe a szolgáltatásokat). Szükség esetén konzultál a projektmenedzsment tagjaival. 2. A diszpécserközpontos koordinátor a Hálózati adatbázisba rögzíti az döntést. A támogatott szolgáltatási igényt azonosítóval látja el. E-mailben visszajelzést küld az igénylőnek és a koordinátornak. 4.3 Szakértő megkeresése 0. (ELŐKÉSZÍTŐ, NEM CIKLIKUSAN ISMÉTLŐDŐ TEVÉKENYSÉG) A projektmenedzsment a koordinátorok bevonásával összeállítja a szakértők listáját. a. Eljuttatják a szakértőkhöz a Felhívás szakértői munkák végzésére c. tájékoztatót, valamint a regisztrációhoz szükséges formanyomtatványokat (Árajánlati nyilatkozat, Szakember adatlap, Önéletrajz). Oldal: 6 / 10
b. A szakértők visszaküldik a kitöltött dokumentumokat. c. A projektmenedzsment jóváhagyása alapján a diszpécserközpontos koordinátor regisztrálja a szakértőket a Regionális Szakértői Adatbázisba. d. A szakmai vezető felkészítő alkalmat tart a szakértőknek. e. A projektmenedzser vagy a szakmai vezető átadja a szakértőknek a szakértői csomagot (kötelező arculati elem(ek), jelenléti ívek, elégedettségi kérdőívek, szakértői beszámoló formanyomtatvány). f. A projektmenedzser előkészíti a szakértői keretszerződéseket és elküldi a koordinátoroknak. g. A koordinátorok megkötik a keretszerződéseket a szakértőkkel. 1. (FOLYAMATOSAN ISMÉTLŐDŐ TEVÉKENYSÉGEK) Támogatott igény esetén, és ha ez indokolt, akkor a diszpécserközpontos konzultál a koordinátorral a szakértő személyét illetően. 2. A diszpécserközpontos koordinátor az igényelt szolgáltatás adatait e-mailben eljuttatja a szakértőnek ( Szolgáltatási igény ismertetése űrlap). 3. Telefonon és / vagy e-mailben egyeztetik a. a szolgáltatáshoz szükséges esetleges eszközigényeket, és b. rögzítik a szolgáltatás időpontját (időpontjait). 4. Az egyeztetett adatokat a diszpécserközpontos beírja a hálózati adatbázisba. Tájékoztatja az adatokról a koordinátort. 5. A diszpécserközpontos a hálózati adatbázisban átállítja a szolgáltatás státuszát ELŐKÉSZÍ- TÉS -ről FOLYAMATBAN -ra. 4.4 Egyeztetés 1. A koordinátor előkészíti az eseti megbízási szerződést és elküldi a szakértőnek. 2. A szakértő, ha a szakmai előkészületek ezt igénylik, a szolgáltatás megkezdése előtt felkeresi az igénylő intézményt. 3. A szakértő egyezteti az intézménnyel a szolgáltatás időpontját (időpontjait), helyszínét, eszközigényeit és egyéb adatokat, amennyiben ezeket korábban még nem véglegesítették a koordinátorral / diszpécserközpontossal. A szakértő szolgáltatás véglegesített adatairól írásban értesíti a koordinátort. 4. Ha a szolgáltatás az igénylőn kívül más intézményeket is érint (pl. tréning, szakmai műhely), és a beérkezett igénybejelentő lapokon jelzett alacsony létszámok alapján szükséges további résztvevőket bevonni a szolgáltatásba, akkor koordinátor által felkért intézmény toboroz résztvevőket (pl. meghívót és jelentkezési lapot küld). Oldal: 7 / 10
5. A felkért intézmény összegyűjti a jelentkezési lapokat és értesíti a koordinátort a szolgáltatás várható létszámáról. Véglegesítik a szolgáltatás adatait. 6. Ha a létszám nem felel meg a követelményeknek, akkor a koordinátor és a diszpécserközpontos döntést hoz a további intézkedésekről. 4.5 Szolgáltatás lebonyolítása 1. A szakértő biztosítja a megfelelő számú jelenléti ívet, elégedettségi kérdőívet és a kötelező arculati elemeket, illetve szükség esetén a felnőttképzési szerződéseket. 2. A diszpécserközpontos szükség esetén gondoskodik a megfelelő oklevelek eljuttatásáról. 3. Ha a szolgáltatás elvégzése nem várt akadályba ütközik (pl. nem megfelelő helyszín, résztvevők száma nem megfelelő, stb.), akkor az igénylő intézmény és/vagy a szakértő azonnal tájékoztatja a koordinátort. A koordinátor szükség esetén a diszpécserközpontos, ill. a projektmenedzsment segítségével dönt az intézkedésekről. 4. Ha a szolgáltatás a terveknek és a követelményeknek megfelelően lefolytatható, akkor annak során a szolgáltatás típusától, időtartamától függetlenül a következő tevékenységeket kell elvégezni: a. arculati elemek kihelyezése, b. jelenléti ív(ek) pontos vezetése, c. elégedettségi kérdőívek kitöltése 5. A szolgáltatás típusától függően a szakértő digitális fényképe(ke)t készíttet, mely tartalmazza a résztvevőket, a szakértőt és a kötelező arculati elemeket. 6. A koordinátor szúrópróba-szerűen helyszíni ellenőrzéseket végez bizonyos szolgáltatások elvégzése során. Az ellenőrzésről egy ún. helyszíni feljegyzés készül (része az Összefoglaló jelentésnek). 7. A szolgáltatás (összes alkalom) lebonyolítása után az intézmény postai úton elküldi a koordinátornak az elégedettségi kérdőíveket. Tájékoztatja a koordinátort a szolgáltatás elvégzéséről. 8. A szakértő eljuttatja a következő iratokat a koordinátornak: jelenléti ívek, fényképek, beszámoló. 9. A koordinátor a szakértői beszámoló, az elégedettségi kérdőívek, az esetleges helyszíni feljegyzés és az egyéb csatornákon keresztül kapott információk alapján elkészíti az Összefoglalót és elküldi a diszpécserközpontosnak. 10. A diszpécserközpontos feldolgozza a kapott információkat és kiegészíti a hálózati adatbázis adatait (státusz: MEGVALÓSULT ). 11. A koordinátor vagy a projektmenedzser elküldi a szakértőnek a Teljesítésigazolást. Oldal: 8 / 10
4.6 Ellenőrzés, értékelés 1. A koordinátor negyedévenként koordinátori beszámolót készít és küld a diszpécserközpontosnak. 2. A diszpécserközpontos eltéréslapot indíthat a hibaokok feltárása és megszüntetése érdekében, ha a. a szolgáltatás nem valósul meg, b. az elégedettségi index alacsony, c. a helyszíni ellenőrzés tapasztalatai ezt indokolják, d. kötelező dokumentumok hiányoznak, vagy nem megfelelően vannak kitöltve, e. az igénylő intézmény, a szakértő, vagy a koordinátor írásban panaszt tesz. 3. Az eltéréslapot eljuttatja a projektmenedzsmentnek. A projektmenedzsment döntést hoz a szükséges intézkedésekről és erről tájékoztatja az érdekelt feleket. 4. A diszpécserközpontos negyedéves gyakorisággal összefoglaló jelentést készít a szolgáltatásokról. A negyedéves jelentés tartalmazza az esetleges eltéréseket és a meghozott intézkedéseket. A negyedéves jelentés felhasználja a koordinátori beszámolók adatai is. 5. A negyedéves jelentést a projektmenedzsment és a koordinátorok a konzorciumi ülésen vitatják meg. 6. A konzorciumi ülésen szükség esetén döntenek az Eljárásrend módosításáról. 7. A szolgáltatáshoz tartozó összes pénzügyi és adminisztratív tevékenység elvégzése után a diszpécserközpontos beállítja a hálózati adatbázisban a szolgáltatás státuszát: LEZÁRT. Oldal: 9 / 10
5 Mellékletek 5.1 Szervezeti ábra Oldal: 10 / 10