Kötelező érvényű szabályzat sablonok Pénzkezelési szabályzat Tartalomjegyzék: 1. A készpénzben történő pénzforgalom lebonyolítási rendje 1.1. A leggyakrabban előforduló pénztári pénzmozgások 2. Bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolítási rendje 3. Bélyegek és illetékbélyegek kezelése 4. Közteherjegyek kezelése 5. Étkezési utalványok kezelése 6. Pénzszállítás
Társaságunk pénzkezelési szabályzata a 2000 évi C. törvény 14 alapján készült. Szabályzatunk a számviteli politika szerves részét képezi. A pénzkezelés rendjéért a vállalkozás vezetője felel. A felelősség kiterjed a jogszabályi előírások megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rend kialakítására, valamint a betartás rendszeres ellenőrzésére. Részletesen szabályozza: o a készpénzes és bankszámlaforgalom lebonyolításának rendjét, o a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeit, o tisztázza a felelősség kérdését, o a házipénztár és a bankszámlák közötti forgalom mikéntjét, o a pénzmozgások rendjét, o a napi készpénz záró állományának maximális értékét, o készpénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatokat, o a nyilvántartásra vonatkozó szabályokat, o a bankszámlaforgalom rendjét, o a posta és illetékbélyegek forgalmának rendjét, o a közteherjegyek nyilvántartását, o az étkezési utalványok kezelését, o a pénzszállítás szabályait. 1. A készpénzben történő pénzforgalom lebonyolítási rendje A rendszeres készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja. A házipénztár működésének helye a társaság mindenkori székhelye, illetve ha a tényleges tevékenység a telephelyen folyik, akkor a cég telephelye. A házipénztár kezelését kapcsolt munkakörben a feladat ellátásával megbízott dolgozó végzi. A munkatársnak erkölcsi bizonyítvánnyal kell rendelkeznie. A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni a pénzintézettől felvett, illetve a készpénzben fizetett számlák összegét. A pénztárban idegen pénzt, értékpapírt tartani csak az ügyvezető engedélyével lehet. A pénztáros csak valódi forgalomban 2
lévő pénzeket bankjegy, érme fogadhat el a befizetőktől, illetve kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. A házipénztárban a napi záró pénzkészlet összege maximum 500.000,- azaz ötszázezer forint lehet. Az esetleges számlakifizetésekre és bérfizetésekre tartalékolható összeg esetenként 2 millió Ft. Amennyiben a pénztári készpénz meghaladja az előirt összeget, úgy azt a bankszámlára be kell fizetni. A pénztárban lévő készpénzt tűzbiztos zárható kazettában kell őrizni. 1.1. A leggyakrabban előforduló pénztári pénzmozgások 1. Bevételek o készpénzfelvétel o bevételi számlák kiegyenlítése o beszerzési előleg visszafizetése o bérleti díjból levont SZJA bevételezése. o tagi kölcsön befizetése 2. Kiadások o befizetés bankba o munkabér kifizetés o anyag és árubeszerzés o szolgáltatási számlák kiegyenlítése o beszerzési előleg kiadása o kiküldetési költségek kifizetése o postaköltség o tagi kölcsön visszafizetés o szakkönyv, szaklapvásárlás és előfizetés o bérleti díj kifizetés o útiköltség térítés 3
Felsorolásunk korántsem teljes, egyéb tételek is tartozhatnak a házipénztár tételei közzé. A kiadások és a bevételek elszámolása, könyvelése a szabályszerűen kiállított számlák és pénztárbizonylatok alapján történik. A bevételi számlák kiegyenlítéséről, a készpénz felvételről, a tagi kölcsönről a beszerzési és utazási előleg visszafizetéséről a B.318-102 számú 3 példányos bevételi bizonylatot kell kiállítani, amelynek eredeti példánya a könyvelésé, a nyugta példánya a befizetőé és a harmadik tőpéldány a tömbben marad. A kiadási számlák kifizetése, a bankba történő befizetések, a tagi kölcsön visszafizetése, a beszerzési és utazási előleg kifizetése a B. 318-103 számú 2 példányos bizonylaton kerül rögzítésre. Az eredeti példány a könyvelésé, a tőpéldány a tömbben marad. A bevételeket és kiadásokat a havi pénztárjelentésben kell rögzíteni, amely hónap végén a havi záró pénzkészletet is mutatja. A pénztárbizonylatok, mivel pénz átvételére jogosítanak, szigorú számadású nyomtatványnak minősülnek. Az 5 millió Ft-ot meghaladó, egy szerződésből adódó készpénzbefizetést az APEH felé jelenteni kell. A bankból történő készpénzfelvétel készpénzfelvételi utalvánnyal történik, amelyet a bank bocsát a társaság rendelkezésére. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatványnak minősül. Amennyiben az elszámolással megbízott munkatárs tisztázatlan jellegű tranzakciót észlel pl. fiktív számla, olyan bevétel vagy kiadás, amely mögött teljesítés nincs azonnal konzultációt kell folytatnia az ügyvezetővel, illetve a könyvelővel. Kifizetések és bevételek csak szabályszerűen kiállított számlák és bizonylatok alapján eszközölhetők. 2. Bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolítási rendje Társaságunk elszámolási betétszámláját a.. Bank kezeli. Szabályzatunk elkészítésénél a számlavezető pénzintézet követelményeinek is meg kellett felelni. 4
Bankszámlán rendszeresen az alábbi tranzakciókat bonyolítjuk: 1. Bevételek: o számláink vevő általi kiegyenlítése o befizetés pénztárból o kamatjóváírás o tagi kölcsön befizetése o visszaigényelhető ÁFA visszautalása o esetleges hitelfelvétel o átvezetések o egyéb banki befizetések 2. Kiadások: o beszerzési és szolgáltatási számlák kiegyenlítése o munkabér átutalás o adók és járulékok átutalása o illetékek fizetése o hitel és hitelkamat utalása o bankköltség rendezése o készpénz felvétel bankból o átvezetések Ebben az esetben sem teljes a felsorolás, alkalmanként egyéb tételek is jelentkezhetnek betétszámlánkon. Az elszámolási betétszámlával kapcsolatos forgalom bonyolítása az ügyvezető feladata, kötelessége és felelőssége. Bankkártyával is csak az ügyvezető rendelkezik. Az átutalásokat elektronikusan bonyolítjuk, a hozzáféréshez kapcsolódó jelszót 6 hónaponként változtatni kell. Az interneten keresztül történő forgalom bonyolítására az arra kijelölt személynek is jogot biztosítunk. Jelenleg ezzel a joggal a kisebbségi tulajdonos, valamint indokolt esetben a könyvelő is élhet. 5
A dolgozó munkabérének átutalását bankszámlára is kérheti. A számlavezető pénzintézet a napi forgalomról bankkivonatot küld, a bankszámlakivonat a könyvelés alapbizonylatát képezi. A bankszámla könyvelése folyamatosan történik. A könyvelésben levő elszámolási betétszámla egyenlegének mindig meg kell egyeznie az aktuális bankkivonat egyenlegével. 3. Bélyegek és illetékbélyegek kezelése Társaságunk sem postabélyeg-, sem illetékbélyeg-készlettel nem rendelkezik, ezért szabályzatunk ezzel nem foglalkozik. 4. Közteherjegyek kezelése A közteherjegyek kezelése az illetékbélyegekkel esik egy kategóriába. Közteherjegyet a postán lehet beszerezni. A közteherjegyről nyilvántartást kell vezetni. Szigorú számadású nyomtatvány, amellyel el kell számolni. Az alkalmi munkavállalók nyilvántartását is a közteherjegyekkel kell őrizni. 5. Étkezési utalványok kezelése A társaság alkalmazottait azonos elbírálással melegétkeztetési-utalvány vagy étkezési utalvány illeti meg az adótörvényben meghatározott összegben. Az utalványok előre, havonta kerülnek kiosztásra. A dolgozók aláírásukkal igazolják az étkezési jegyek átvételét. Amennyiben az utalványok beszerzése hosszabb távra történik, őrzésük helye a házipénztár. 6. Pénzszállítás Az 500.000,- azaz ötszázezer forintot nem meghaladó készpénz szállításához mindig 1 személy szükséges. 500.001-2.000.000 Ft-ig 2 fő szükséges, 2.000.001 Fttól a pénzszállítás 2 fő jelenlétével, gépkocsival történik. Jelen szabályzatunk 2005. január 1-től van érvényben. 6