AZ ORSZÁGGYŰLÉSI KÖNYVTÁR 2/2012. SZ. SZABÁLYZATA A MUZEÁLIS GYŰJTEMÉNY KEZELÉSÉRŐL Budapest 2012. január 25. 1
I. FEJEZET AZ ORSZÁGGYŰLÉSI KÖNYVTÁR MUZEÁLIS DOKUMENTUMAINAK KÖRE 1. A hatályban lévő 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet A muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról 1.. 2. bekezdése alapján az Országgyűlési Könyvtárban muzeális dokumentumnak minősítjük: az 1701 előtt megjelent könyvtári dokumentumokat, az 1851 előtt Magyarországon megjelent könyvtári dokumentumokat, az 1851 előtt külföldön megjelent hungarikumokat, továbbá az olyan dokumentumokat, amelyek jogszabály vagy a könyvtár gyűjtőköri szabályzata szerint végleges megőrzési (archiválási) kötelezettséggel találhatók a könyvtár gyűjteményében. A 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet 3. bekezdése alapján muzeális dokumentum lehet az a könyvtári dokumentum is, amely tartalmi vagy alaki szempontból jelentős történeti értékű, olyan kézirat, illetve kéziratos hagyaték, személyi irattár, gyűjtemény vagy egyéb dokumentum, amelynek írója (alkotója) a társadalmi, politikai, gazdasági, kulturális vagy tudományos életben jelentős szerepet töltött be, előállítása körülményeire, technikájára (kiállítása, írásanyaga, írásformája, illusztrációi, könyvdíszei, kötése stb.), illetve tulajdonosára tekintettel tudományos értékű, megjelenése helyétől, időpontjától függetlenül különlegességnek vagy ritkaságnak számít, muzeális dokumentum lehet az a könyvtárban őrzött hang-, kép-, film- és video dokumentum, továbbá elektronikus dokumentum is, amely a rendelet (3) bekezdésében felsoroltak közül valamelyik feltételnek megfelel. 2. A könyvtári dokumentum muzeálissá minősítését a MÉD-őrök, és a feldolgozó munkatárs együttesen döntik el. A MÉD-őrökhöz a könyvtár bármely munkatársa indokolással ellátva benyújthat muzeálissá minősítési javaslatot. 2
II. FEJEZET A MUZEÁLIS DOKUMENTUMOK FELDOLGOZÁSA, NYILVÁNTARTÁSA ÉS ÁLLOMÁNYBA VÉTELE 1. A könyvtár a muzeális dokumentumok feldolgozását, nyilvántartását és állományba vételét a 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet 2. -a alapján végzi. 2. A könyvtárban az arra kijelölt munkatárs a muzeális könyvtári dokumentumokról külön nyilvántartást vezet a Hunpak adatbázisban. 3. A nyilvántartás tartalmazza - az egyedi nyilvántartású dokumentumokra vonatkozó adatokon felül - az egyes példányokra vonatkozó részletes leírást, valamint a dokumentum muzeális jellemzőit. 4. A folyamatos feldolgozási munka során a dokumentumok nyomon követhetősége érdekében a muzeális raktári mozgásról külön jegyzőkönyvet kell vezetni, melyben minden egyes dokumentum leltári száma mellett szerepelnie kell az átadási és visszavételi dátumnak, valamint a feldolgozó munkatárs és a MÉD-őr aláírásának is mind az átadáskor, mind az átvételkor. E jegyzőkönyveket a feldolgozó munkatárs vezeti és őrzi. 5. A más raktári részekből kiválogatott muzeális kötetek csak feldolgozás után kerülhetnek a muzeális raktárba. 6. A könyvtár a muzeális dokumentumok nyilvántartott adatait, illetve az ezekben bekövetkezett változásokat évente elküldi a Szegedi Egyetem MOKKA-R adatbázisába. 7. A muzeális dokumentumok fokozott megóvása érdekében a dokumentumokon csak a könyvtár tulajdonbélyegzője, körbélyegzője és a raktári jelzet kerül a könyvtárak állományba vételéről rendelkező szabvány előírása szerint. A dokumentumok test részén és kötéstábláján semmilyen más bélyegző, felirat, nyilvántartási szám és ceruzás bejegyzés nem alkalmazható. A bélyegzéseket fekete párnafestékkel kell elvégezni. A dokumentumokat a vonatkozó könyvtári rendelkezés alapján ún. állományvédő mágneses szállal is el kell látni. A 2005 után muzeális állományba vett dokumentumok vonalkóddal is rendelkeznek. 8. Az új szerzeményként beérkezett muzeális dokumentum állományba vételét és feldolgozását egy munkanapon belül el kell végezni. Ez alatt az idő alatt a dokumentumért a feldolgozásért felelős osztály vezetője tartozik felelősséggel. A dokumentum átadásáról és átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni. A feldolgozás után a dokumentumot haladéktalanul el kell helyezni a muzeális gyűjtemény raktárában. Az elhelyezés tényét a Muzeális naplóban (a továbbiakban: Napló) is rögzíteni kell. 3
III. FEJEZET A MUZEÁLIS DOKUMENTUMOK TÁROLÁSA 1. A könyvtár a muzeális gyűjteményt a törzsraktár területén elhelyezkedő ún. Muzeális raktárban raktározza, amely mozgásérzékelővel van ellátva. 2. A Muzeális-gyűjtemény raktározására szolgáló helyiségnek rendelkeznie kell mindazokkal a feltételekkel (hőmérséklet, páratartalom, világítás), amelyeket a vonatkozó szabványok a muzeális-dokumentumok tárolására előírnak. A raktár hőmérsékletét és páratartalmát Testo automata mérőeszköz méri, a mérési adatokat havonta kinyomtatják a MÉD-őrök. 3. A muzeális dokumentumok tárolására kijelölt helyen csak állományba vett, leltározott muzeális-állományt szabad elhelyezni. Fertőzött vagy akár fertőzés-gyanús (rovar, penész stb.) dokumentumot ugyanazon a tároló térben elhelyezni, akár ideiglenesen is, tilos. Fertőzés-gyanús dokumentum észlelését a könyvtár munkatársai kötelesek azonnal jelenteni a főigazgató-helyettesnek, aki intézkedik a fertőzés elhárítása érdekében. 4. Fokozott figyelmet kell fordítani a helyiség tűz-, víz és behatolás elleni védelmére. A tároló helyen a teljes áramtalanítást biztosítani kell. A helyiség bejáratánál oltókészüléket kell elhelyezni. 5. Amennyiben a gyűjtemény tárolásában e szabályozástól eltérő feltételeket tapasztalnak a gyűjtemény kezelésével megbízott MÉD-őrök, vagy a gyűjtemény épségét, biztonságát veszély fenyegeti, kötelesek azt azonnal a könyvtár főigazgató-helyettesének jelenteni, aki köteles haladéktalanul intézkedni. Ha a veszély elhárítása a könyvtár saját keretein belül nem megoldható, a főigazgató köteles haladéktalanul jelentést tenni a felügyeleti szervnek. IV. FEJEZET A MUZEÁLIS-GYŰJTEMÉNYHEZ VALÓ HOZZÁFÉRÉS, ÉS KEZELÉSI DOKUMENTUMAI 1. Az Országgyűlési Könyvtár muzeális dokumentumainak kezelésével a könyvtár főigazgatója két köztisztviselői munkakörben dolgozó munkatársat bíz meg (továbbiakban: MÉD-őrök). A MÉD-őrök megbízási idejük alatt a Muzeális-gyűjteményt kizárólagos őrizetükben tartják (felelősségük a muzeális állományért teljes és egyetemleges). A megbízás ténye a két MÉD-őr kinevezési okiratában és munkaköri leírásában is szerepel. A két MÉD-őr, jelen szabályzatban rögzített feladataik/kötelezettségeik ellátása során a könyvtár főigazgató-helyettesének közvetlen felügyelete alatt állnak. E 4
feladatuk/kötelezettségeik ellátása során a könyvtár főigazgató-helyettesének tartoznak beszámolási, jelentéstételi kötelezettséggel. Munkájukról, és a muzeális gyűjteménnyel kapcsolatos történésekről kötelesek évenként egyszer február 20-ig a főigazgatóhelyettesnek írásban beszámolni. A MÉD-őrök megbízása 3 évre szól. A megbízás lejárta egybeesik a 3 évenként esedékes állományellenőrzés befejezésével. A MÉD-őrök megbízása meghosszabbítható. 2. A muzeális raktárban elhelyezett muzeális gyűjteményt két különböző zárral (és az egy-egy zárhoz tartozó külön-külön kulccsal) felszerelt bejáratát a MÉD-őrök közösen nyitják és közösen zárják. A záraknak MABISZ-minősítéssel kell rendelkezniük. A nyitásokról és zárásokról - a forgalmazástól független - jegyzőkönyvet kell vezetni. A MÉD-őrök bármelyikének távolléte esetén a muzeális raktárt kinyitni, illetve abból forgalmazni nem lehet. 3. A muzeális raktár bejáratát nyitó 2 zár kulcsainak 5-5 példánya a MÉD-őrök kizárólagos kezelésébe (birtokába) kerül. A kulcsok esetleges átadás-átvételét a titkárságon használt Kulcsnyilvántartó naplóban rögzíteni kell. 4. A gyűjtemény elhelyezésére szolgáló zárt területen harmadik személy kizárólag a két MÉD-őr együttes felügyelete mellett tartózkodhat. Harmadik személy bent létéről és annak okáról a jegyzőkönyv bejegyzése tanúskodik. 5. A muzeális-állomány kezelési dokumentumai: Muzeális-kérőlap, Jegyzőkönyv, Napló. 5.1. Muzeális kérőlap (1. számú melléklet) 5.2. Jegyzőkönyv A gyűjtemény elhelyezésére szolgáló zárt területre történő belépésről vezetett jegyzőkönyvet a MÉD-őrök őrzik és vezetik. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza: - a gyűjteményt tartalmazó helyiség nyitásának/zárásának időpontja, a nyitást/zárást végző MÉD-őrők, a helyiségbe belépő egyéb személyek megjelölésével és aláírásával, - az aktuális időponthoz kapcsolódó nyitás okának pontos megjelölése, - amennyiben a nyitás oka dokumentum-szolgáltatás, illetve szolgáltatást követő visszahelyezés, kötelező a muzeális kérőlap(ok) sorszámának feltüntetése, valamint a fel kell tüntetni a napló adott eseményhez kapcsolódó tételszámát/számait. 5.3. Napló A muzeális-állományból történő dokumentum-forgalmazásról Naplót kell vezetni. A naplót a MÉD-őrök vezetik és őrzik. Forgalmazás esetén a napló követi a forgalmazott dokumentum mozgását. 5
A napló és a jegyzőkönyv vezetését a főigazgató-helyettes félévente, a főigazgató évente ellenőrzi. A Naplónak az alábbi adatokat kell tartalmaznia: 1. A dokumentum leltári száma. 2. A dokumentum szerzője, címe. 3. A raktárból történő kivitel ideje: kötelező a dátumbélyegző használata (év, hó, nap) és a pontos idő (óra, perc) feltüntetése. 4. MÉD-őr aláírása átadáskor: a MÉD-őr aláírásával igazolja, hogy átadta a könyvet a Deáktermi ügyeletesének. 5. A könyvet átvevő könyvtáros olvasható aláírása: a könyvet a MÉD-őrtől átvevő Deák-termi ügyeletes könyvtáros olvasható aláírása. Az átvételt igazoló aláírással az átadás időpontjától kezdődően megszűnik a MÉD-őr dokumentum feletti kizárólagos őrizete. Ettől az időponttól kezdődően a dokumentumért való teljes felelősség beleértve az anyagi kártérítési felelősséget is az átvevő munkatársat terheli. 6. Az átvétel időpontja: kötelező a dátumbélyegző használata (év, hó, nap) és a pontos idő (óra, perc) feltüntetése. 7. Olvasó neve, aláírása: a beiratkozott olvasó, vagy az olvasó könyvtári munkatárs aláírása a könyv átvételekor. 8. Olvasó aláírása visszaadáskor: a beíratkozott olvasó, vagy az olvasó könyvtári munkatárs aláírása a könyv visszaadásakor. 9. A dokumentum visszavételének időpontja: kötelező a dátumbélyegző használata (év, hó, nap) és a pontos idő (óra, perc) feltüntetése. 10. A visszaadó könyvtáros aláírása: a könyvet a MÉD-őrnek visszaadó Deák-termi ügyeletes könyvtáros olvasható aláírása. 11. Visszavevő MÉD-őr aláírása: a könyvet a Deák-termi ügyeletes könyvtárostól átvevő MÉD-őr aláírása. A dokumentumot a munkatárstól visszavételező MÉD-őr átvételt igazoló aláírásával a visszavétel időpontjától kezdődően megszűnik a könyvet átvevő munkatársnak az afölötti kizárólagos őrizete. Ettől az időponttól kezdődően a dokumentumért való felelősség visszakerül az átvevő MÉD-őr(ök)höz. 12. Raktárba visszahelyezés időpontja: kötelező a dátumbélyegző használata (év, hó, nap) és a pontos idő (óra, perc) feltüntetése. 13. A MÉD-őr lezáró aláírása: a raktárba visszahelyezés igazolása a MÉD-őr aláírásával. A MÉD-őrök egyedi elbírálása alapján fel kell még tüntetni a dokumentum darabszámát, mellékleteinek számát. A lapokból álló, nem bekötött dokumentum esetén kötelező feltüntetni 6
a lapok számát. Amennyiben észlelik, hogy a dokumentum sérült, a lapok lazák, annak tényét és darabszámát is kötelező rögzíteni. V. FEJEZET A MUZEÁLIS GYŰJTEMÉNY HASZNÁLATA, A DOKUMENTUMOK SZOLGÁLTATÁSA 1. Muzeális dokumentumot tároló helyéről kihozni csak az erre a célra rendszeresített megkülönböztető kérőlap benyújtásával lehet. A muzeális köteteket előzetesen, a használat előtt egy nappal kell igényelni az 1. számú mellékletben található kérőlapon. A kérőlapot le lehet adni személyesen, vagy elküldeni elektronikusan az mpgy@ogyk.hu email címre. 2. Muzeális dokumentumot csak beiratkozott olvasó vagy az Országgyűlés Hivatalának munkatársa számára lehet szolgáltatni. A muzeális dokumentumok nem kölcsönözhetők. Kivételes esetben sor kerülhet muzeális értékű dokumentum más könyvtár, más intézmény számára történő kölcsönadására. A felmerülő költségek a kölcsönzőt terhelik. A kölcsönadáshoz a MÉD-őrök véleményének meghallgatása és a fejezet gazdasági főigazgatójának jóváhagyását követően írásos főigazgatói engedély szükséges. Szállítása csak a könyvtár egyik munkatársának kísérete és felügyelete mellett lehetséges. A felügyelő munkatárs felel a dokumentum épségéért. Tartós például kiállításra történő kölcsönzés esetén a kölcsönző írásos felelősségnyilatkozata szükséges, melynek tartalmaznia kell a kölcsönzés célját és időtartamát, a kiállítás módját, a dokumentum megállapítható forgalmi értékét. 3. Muzeális értékű dokumentum semmiféle fénymásoló eljárással vagy vakuval működő fényképezőgéppel nem többszörözhető. A muzeális dokumentumok szkennelésére csak a MÉD-őrök jóváhagyásával kerülhet sor, mely során a dokumentumot semmilyen károsodás nem érheti. Fokozott figyelmet kell fordítani e tekintetben a kézi festésű dokumentumokra és a tintával írt vagy széljegyzetelt kéziratokra, melyek fény hatására erősen fakulnak. 4. A szkennelés csak a könyvtár területén végezhető, az egyik MÉD-őr felügyelete mellett. A másolás felügyeletét ellátó, vagy a másolást végző munkatárs felelős a dokumentum épségéért. A muzeális dokumentumot a MÉD-őr még ugyanazon a napon köteles visszajuttatni zárt tároló helyre (trezorba, vagy a Muzeális raktárba). 5. A muzeális szobában elhelyezett dokumentumok kizárólag a Deák-teremben olvashatók annak nyitva tartási ideje alatt. Ez az előírás a kutatói igényekre is érvényes. A dokumentum átvételét a Deák-terem ügyeletes munkatársa köteles a naplóban aláírásával igazolni. A munkatárs a használat alatt felelős a dokumentum épségéért és köteles azt még 7
ugyanazon a napon a trezorba elzárni, vagy a helyére visszajuttatni. E feltételek betartásáért a szolgálatban lévő tájékoztató könyvtáros a felelős. A dokumentum használatba vételekor fel kell hívni az olvasó figyelmét a dokumentum muzeális jellegére. Az olvasói használat során a dokumentum épségéért a szolgálatban lévő munkatársat terheli a felelősség, aki a dokumentum visszavételekor köteles ellenőrizni annak épségét és hiánytalanságát. 6. A Muzeális gyűjtemény megóvásáért a MÉD-őrök a felelősek, akik kötelesek megtartani és megtartatni e szabályzat előírásait. 7. Kivételes esetben, az általános szabályoktól eltérő használatra a főigazgató adhat engedélyt, aminek tartalmaznia kell a szabályozástól eltérő használat indokát, időtartamát és időpontját, és az eljárásban érintett személyek megnevezését. A munka megkezdése előtt az írásos engedélyt a MÉD-őröknek kell megkapniuk. A kivételes esetben alkalmazott eljárásbeli eltérés nem érintheti a Muzeális-gyűjteményhez való hozzáférés szabályait. 8. Könyvtári kiállítás alkalmával a muzeális dokumentum csak lezárt tárlóban helyezhető el. A kiállított dokumentum épségéért a kiállító munkatárs felelős. 9. Csoportok látogatásakor muzeális értékű dokumentumot nem mutat be a könyvtár. Kivételes esetben főigazgatói engedéllyel, e szabályzatnak megfelelő óvóintézkedések és kijelölt felügyelő mellett bemutathatók a gyűjtemény egyes darabjai. A felügyelőnek azonban biztosítania kell azt, hogy a látogatók ne vehessék kézbe a dokumentumokat. Amennyiben a kézbevétel szükségesnek mutatkozik, azt kizárólag csak az erre a célra rendszeresített kesztyűben lehetséges. 10. Kiállítás, csoportoknak történő bemutatás céljára a továbbiakban az eredeti dokumentum ún. nemes másolattal, vagy digitalizált formában történő kiváltására kell törekedni. VI. FEJEZET A MUZEÁLIS GYŰJTEMÉNY ÁLLOMÁNYVÉDELME, RESTAURÁLÁSA 1. A gyűjtemény dokumentumainak restaurálására a MÉD-őrök, és a muzeális állományt feldolgozó munkatárs tesz javaslatot, amit a főigazgató hagy jóvá. A jóváhagyott javaslat tényét a HUNPAK-adatbázisban rögzíteni kell. 2. A muzeális dokumentumok állományvédelmét, restaurálását csak szakképzett restaurátor végezheti. A dokumentumok restaurálásra való átadása és visszavétele jegyzőkönyv alapján történik, mely tartalmazza a dokumentumok leltári jelzetét, címét, darabszámát. A restaurátor munkalapon írja le az elvégzett munkafolyamatokat, felhasznált anyagokat, vegyszereket és 8
vizsgálati eredményeket. A munkalapokat a muzeális raktárban kell őrizni. A restaurálás tényét és évét a HUNPAK-adatbázisban rögzíteni kell. 3. A restaurálás alatt a dokumentum állapotáért, a restaurálás szakszerű elvégzéséért a munkát végző restaurátor a felelős. VII. FEJEZET A MUZEÁLIS GYŰJTEMÉNY ÁLLOMÁNYELLENŐRZÉSE 1. A 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet rendelkezik a muzeális dokumentumok leltári számbavételéről. A vonatkozó rendelet (5) -a alapján az Országgyűlési Könyvtárban jelenleg (10.000 muzeális kötet alatti mennyiségnél) 3 évenként kell elvégezni a leltárt. Amennyiben a feldolgozott muzeális dokumentumok száma meghaladja a 10.001 kötetet, 5 évenként kell leltározni. A leltározásnak a könyvtár teljes muzeális állományára ki kell terjednie. 2. Muzeális dokumentumot az állomány-nyilvántartásból akkor lehet törölni, ha (idézett rendelet 6. (1) bekezdése: a) közgyűjteménybe kerül, vagy b) megsemmisült. Az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben a törléshez a könyvtár fenntartójának egyetértése szükséges. Az erre vonatkozó nyilatkozat megadása előtt a fenntartó a kár értéke és a felelősség megállapítása céljából vizsgálatot folytat, amelynek eredményéről és a megtett intézkedésekről jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyvet csatolni kell a muzeális dokumentumok nyilvántartásához. 3. A Muzeális-gyűjtemény állományellenőrzését csak névre szóló, írásos főigazgatói engedéllyel rendelkező személyek végezhetik. 4. Az ellenőrzés a Hunpak adatbázisból kiíratott lista alapján történik. Az új kiírású listát össze kell vetni az előző teljes állományellenőrzés alkalmával az állományellenőrzési jegyzőkönyvhöz csatolt listával. Ezt követően kerül sor a kiíratott gépi listának a dokumentumokkal történő egyeztetésére. 5. Az ellenőrzésnek különös figyelmet kell fordítania a kolligátumokra, a példányok hiányaira, a mellékletekre, a dokumentumok állapotára. Amennyiben ezek nem egyeznek a regisztrált adatokkal, az ellenőrzést végzők kötelesek írásban jelenteni az állományellenőrzésért felelős munkatársnak. 6. A muzeális dokumentumon az állományellenőrzés tényét igazoló bélyegző nem helyezhető el. 9
7. Az állományellenőrzéskor tapasztalt változásokat a dokumentumok terjedelmét és állapotát illetően az állományellenőrzést vezető jegyzőkönyvbe foglalja és rögzíti a katalógusadatbázisba. 8. A MÉD-őrök személyében történt változás alkalmával, vagy ha a gyűjtemény bármely ok miatt kikerül a személyes őrizetük/ellenőrzésük alól, el kell rendelni a Muzeális-gyűjtemény soron kívüli állományellenőrzését. VIII. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. Jelen szabályzat a kihirdetés napján lép életbe. 2. Ezzel egyidejűleg a könyvtár 1/2004. szabályzata A muzeális értékű dokumentumok (MÉD) különgyűjteményének kezeléséről és az 1/2006 A muzeális dokumentumok használati szabályzata hatályát veszti. Ambrus János főigazgató 10
1. SZÁMÚ MELLÉKLET KÉRŐLAP A MUZEÁLIS DOKUMENTUMOK KÉRÉSÉHEZ ŐRJEGY Raktári jelzet:... Olvasó neve:... Olvasójegy száma:... A kérés dátuma: KÉRŐLAP MUZEÁLIS DOKUMENTUMOK KÉRÉSÉHEZ A kérés dátuma:... Olvasó neve:... Telefon száma:... Email cím: Olvasójegy száma:... Kutatási téma:...... Raktári jelzet:... A könyv szerzője:... Címe:...... Átadó MÉD-őr:... Átvevő könyvtáros:... A kiadás dátuma:... MÉD-őr engedélye:... A könyv állapota átadáskor:...... A használati feltételeket megismertem és tudomásul veszem:... (olvasó aláírása) A könyv állapota átvételkor:...... Átadó könyvtáros:... Átvevő MÉD-őr:... A visszavétel dátuma:... 11