JELENTÉS. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről. 0913 2009. június

JELENTÉS az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről 0913 2009. június

3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság 3.1. Szabályszerűségi Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V-3003-29/2009. Témaszám: 935 Vizsgálat-azonosító szám: V-0460 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Elek János általános főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Solymár Ágnes osztályvezető főtanácsos Az összefoglaló jelentést készítette: Robák Ferencné számvevő tanácsos Az ellenőrzést végezték: Robák Ferencné számvevő tanácsos Sas Imréné számvevő tanácsadó Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatóak.

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 7 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 9 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 15 1. A működés szabályozottsága és szabályossága 15 1.1. Az alapító okirat 15 1.2. A szervezeti és működési szabályzat 16 1.3. A kuratórium működése 17 2. A gazdálkodás, a könyvvezetés szabályozottsága és szabályossága 18 2.1. A gazdálkodás tervezése, szabályozása 18 2.2. A számviteli szabályzatok 19 2.3. A könyvvezetés rendszere 20 3. A beszámolási kötelezettség teljesítése 22 4. A közalapítvány bevételei és ráfordításai 25 4.1. A közalapítvány bevételeinek alakulása 25 4.2. A közalapítványnak juttatott támogatások 25 4.2.1. A központi költségvetési címzett támogatások 26 4.2.2. A központi költségvetésből kapott céltámogatások 26 4.2.3. Külföldről kapott támogatás 27 4.3. A ráfordítások alakulása 28 4.4. A kuratóriumi tagok tiszteletdíja és költségtérítése 30 5. A közalapítvány célszerinti tevékenysége 30 6. A közalapítvány ellenőrzési rendszere 32 MELLÉKLETEK 1. számú A közalapítvány bevételei és ráfordításai a 2006-2008. években 2. számú A kutatói létszám a 2006-2008. években 3. számú Az alapítványi célok megvalósulása érdekében végzett tevékenységek 1

RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Alapító Alkotmány ÁSZ ÁSZ törvény CEUCOM ET FB Közalapítvány KSH MeH MTI KüM Khtv. NKA OKM Ptk. számviteli rendelet Szja törvény SZMM SZMSZ Szt. Magyar Köztársaság Kormánya a Magyar Köztársaság Alkotmányáról szóló, többször módosított 1949. évi XX. törvény Állami Számvevőszék az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény Közép-európai Közösségi Virtuális Üzleti Klub Európa Tanács felügyelő bizottság Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány Központi Statisztikai Hivatal Miniszterelnöki Hivatal Magyar Távirati Iroda Külügyminisztérium a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény Nemzeti Kulturális Alapprogram Oktatási és Kulturális Minisztérium a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámoló-készítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény Szociális és Munkaügyi Minisztérium szervezeti és működési szabályzat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 3

ÉRTELMEZŐ SZÓTÁR Alapítvány bevételei Alapítvány költségei (kiadásai) Célszerinti tevékenység Induló vagyon Kiemelkedően közhasznú közalapítvány Közalapítvány Közfeladat Közhasznú egyszerűsített éves beszámoló Közhasznú tevékenység A vállalkozási tevékenység bevétele, az alapítványi célú tevékenység bevételei (minden olyan bevétel, amely nem a vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó befizetés, ideértve a céltámogatást is) [115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet 3. (1) bekezdésének a)-b) pontja]. A vállalkozási tevékenység közvetlen költségei, az alapítványi célú tevékenység közvetlen költségei, az alapítvány kezelő szervének költségei (kiadásai) és az egyéb közvetett költségek (kiadások) [115/1992. (VII. 23.) Korm. rendelet 3. (2) bekezdésének a); (b); c) pontja]. Minden olyan tevékenység, amely az alapító okiratban megjelölt célkitűzés elérését közvetlenül szolgálja [Khtv. 26. b) pontja]. A közalapítvány javára a célja megvalósításához az alapító okiratban meghatározott vagyon [Ptk. 74/A. (1) bekezdése, 74/B. (1) bekezdés c) pontja]. A közalapítvány rendelkezésére legalább olyan mértékű vagyont kell bocsátani, amely a működése megkezdéséhez feltétlenül szükséges [Ptk. 74/B. (4) bekezdése]. A közalapítványi vagyon pontos megjelölése nélkül a közalapítvány nem jöhet létre [BH2001. 303]. A kiemelkedően közhasznú közalapítványnak a közhasznú közalapítványokra előírt követelmények teljesítésén túl közhasznú tevékenysége során olyan közfeladatot kell ellátnia, amelyről törvény vagy törvény felhatalmazása alapján más jogszabály rendelkezése szerint, valamely állami szervnek vagy a helyi önkormányzatnak kell gondoskodnia, az alapító okirata szerinti tevékenységének és gazdálkodásának legfontosabb adatait a helyi vagy országos sajtó útján is nyilvánosságra hozza, továbbá a közhasznú tevékenységet maga látja el [Khtv. 5. és a BH2001. 451]. A közalapítvány olyan alapítvány, amelyet az Országgyűlés, a Kormány, valamint a helyi önkormányzat vagy kisebbségi önkormányzat képviselő-testülete közfeladat ellátásának folyamatos biztosítása céljából hoz létre [Ptk. 2006. VIII. 23-ig hatályos 74/G. (1) bekezdése]. Az állami vagy helyi önkormányzati, kisebbségi önkormányzati feladat, amelynek ellátásáról jogszabály alapján az államnak vagy az önkormányzatnak kell gondoskodnia [Ptk. 2006. VIII. 23-ig hatályos 74/G. (2) bekezdése]. A közhasznú nyilvántartásba vett közalapítványoknál mérlegből, közhasznú eredmény-kimutatásból és tájékoztató adatokból áll [224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet 6. (8) bekezdése, illetve 4. és 6. számú melléklete]. A társadalom és az egyén közös érdekeinek kielégítésére 5

Közhasznúsági jelentés Nemzeti és etnikai kisebbség (kisebbség) Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartája Támogatás Törzsvagyon Vezető tisztségviselő a közalapítványoknál irányuló, a közhasznú közalapítvány alapító okiratában szereplő célszerinti tevékenység a törvényben meghatározott körben [Khtv. 26. c) pontja]. Tartalmazza a számviteli beszámolót; a költségvetési támogatás felhasználását; a vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatást; a célszerinti juttatások kimutatását; a központi költségvetési szervtől, az elkülönített állami pénzalaptól, a helyi önkormányzattól, a települési önkormányzatok társulásától és mindezek szerveitől kapott támogatás mértékét; a közhasznú szervezet vezető tisztségviselőinek nyújtott juttatások értékét, illetve összegét; a közhasznú tevékenységről szóló rövid tartalmi beszámolót [Khtv. 19. (3) bekezdése]. Minden olyan, a Magyar Köztársaság területén legalább egy évszázada honos népcsoport, amely az állam lakossága körében számszerű kisebbségben van, tagjai magyar állampolgárok és a lakosság többi részétől saját nyelve és kultúrája, hagyományai különböztetik meg, egyben olyan összetartozás-tudatról tesz bizonyságot, amely mindezek megőrzésére, történelmileg kialakult közösségeik érdekeinek kifejezésére és védelmére irányul. [A nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló 1993. évi LXXVII. törvény 1. (2) bekezdés] A Strasbourgban, 1992. november 5-én létrehozott Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának kihirdetéséről szóló 1999. évi XL. törvényben került Magyarországon elfogadásra. Pénzbeli és nem pénzbeli juttatás [Khtv. 26. j) pontja]. Az alapítói vagyon dologi-eszköz elemeit törzsvagyonként indokolt elkülöníteni, ami elidegenítési és terhelési tilalmat jelent. A törzsvagyonná nyilvánítás az alapító kizárólagos jogköre, erre az alapító okiratban a kuratórium részére nem adható felhatalmazás [1052/1997. (V. 21.) Korm. határozat 5. a) pontja]. A közalapítvány kuratóriumának és felügyelő bizottságának elnöke és tagja, a közalapítvánnyal munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló, az alapító okirat szerint egyszemélyi felelős vezető feladatot ellátó személy [Khtv. 26. m) pontja]. 6

JELENTÉS az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány gazdálkodásának ellenőrzéséről BEVEZETÉS A Magyar Köztársaság Kormánya az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítványt az 1125/2002. (VII. 17.) Korm. határozatával hozta létre a Magyar Köztársaság Alkotmányáról szóló, többször módosított 1949. évi XX. törvény (Alkotmány) 6-8. -aiban foglalt közfeladat ellátásában való közreműködés, valamint a Magyar Köztársaság nemzetközi jogi kötelezettségvállalási teljesítésének segítése érdekében. A Fővárosi Bíróság 11. Pk. 60839/2002/2. számú végzésével nyilvántartásba vette, egyben kiemelkedő közhasznú szervezetté minősítette. Az alapító okirat szerint a közalapítvány a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvényben (Khtv.) rögzített tudományos tevékenység, kutatás, a magyarországi nemzeti és etnikai kisebbségekkel, a határon túli magyarsággal kapcsolatos, az euroatlanti integráció elősegítése elnevezésű valamint a nevelés és oktatás, képességfejlesztés, ismeretterjesztés közhasznú tevékenységeket végzi. A közalapítvány célja a Magyar Köztársaság kisebbségpolitikájának tudományos megalapozása, a magyar kisebbségpolitika szakmai képviselete, a kisebbségek helyzetének, az emberi és állampolgári jogok érvényesülésének elemző és összehasonlító vizsgálata, a roma kisebbségre vonatkozó jogok és kisebbségi gyakorlat összehasonlító elemzése, az Európa Tanáccsal (ET), valamint más kisebbségvédelmi intézményekkel történő kapcsolattartás, azok joggyakorlatának feldolgozása. A közalapítvány a célok elérése érdekében kutatási projekteket, programokat kezdeményez és dolgoz ki, tudományos rendezvényeket, konferenciákat szervez, kutatásokat koordinál és szervez, kiadványokat jelentet meg, támogatja a magyar kutatók külföldi képzését, kutatási területén bekapcsolódik a hazai felsőoktatásba, szakértői hálózatot szervez és működtet. A közalapítvány induló vagyona 60 millió Ft volt, ebből az alapító 20 millió Ft törzsvagyont állapított meg. A közalapítvány feladatai ellátásához az induló vagyonon felül a 2006-2008. években 192 482 ezer Ft címzett központi költségvetési támogatásban, valamint 27 183 ezer Ft központi költségvetésből fejezeti céltámogatásban részesült. A közalapítvány működésének és gazdálkodásának ellenőrzésére az alapító háromtagú felügyelő bizottságot (FB) hozott létre, az éves beszámolók valódiságát és megbízhatóságát független könyvvizsgáló ellenőrizte. 7

BEVEZETÉS Az Állami Számvevőszék (ÁSZ) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló 2006. évi LXV. törvény 1. (2) bekezdés e) pontja alapján ellenőrzi a közalapítványok gazdálkodásának törvényességét és célszerűségét. Az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény (ÁSZ tv.) 2. (5) bekezdése alapján ellenőrzi a közalapítványoknál az állami költségvetésből nyújtott támogatás vagy az állam által meghatározott célra ingyenesen juttatott vagyon felhasználását. Az ÁSZ a közalapítvány gazdálkodásának szabályszerűségi ellenőrzését helyszíni ellenőrzés keretében első alkalommal végezte, az ellenőrzés a 2006-2008. évekre terjedt ki. Az ellenőrzés célja volt annak értékelése, hogy a közalapítvány a vagyonát, illetve a központi költségvetésből kapott támogatást szabályosan, és az alapító okiratában meghatározott céljai megvalósítása érdekében használta-e fel. Ennek keretében ellenőriztük, hogy a közalapítvány alapító okirata és belső szabályzatai megteremtették-e az induló vagyon törzsvagyon felüli része és hozadéka, valamint a központi költségvetési támogatás felhasználásának törvényes kereteit; a kuratórium biztosította-e a közalapítvány könyvvezetésének, éves beszámolóinak és gazdálkodásának törvényességét; a kuratórium a kapott induló vagyon törzsvagyon feletti részét és hozadékát, az állami és egyéb támogatásokat, valamint a közalapítvány saját bevételeit szabályosan, rendeltetésszerűen használta-e fel az alapító okiratban meghatározott céljainak megvalósítása érdekében. Az ellenőrzés során a közalapítvány működésének és gazdálkodásának szabályozottságát a vonatkozó jogszabályok, az alapító okirat, a szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ) előírásaival történt összehasonlítással értékeltük. A működés szabályosságát a kuratóriumi jegyzőkönyvek és a határozatok jegyzékének teljes körű ellenőrzésével elemeztük. Az éves beszámolók szabályosságát a beszámolókban kimutatott tételek, valamint a főkönyvi kivonatok és leltárak adatainak összevetésével értékeltük. A házipénztár vezetésének szabályosságát minta alapján, az ellenőrzött évekre egy-egy negyedév forgalmán keresztül ellenőriztük. A közalapítvány bevételeit, a támogatási szerződéseket teljes körűen ellenőriztük. A ráfordításokat tanúsítvány alapján elemeztük, a kuratóriumi tagok tiszteletdíját az alapító okirat, és a vonatkozó kuratóriumi határozatok egybevetésével, tételesen ellenőriztük. A célszerinti tevékenységet tanúsítványok alapján elemeztük. Az elkészült számítógépes felületeket teszteltük, az elkészült kiadványok meglétét a helyszínen ellenőriztük. 8

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A kuratórium az állami és egyéb támogatásokat, valamint a közalapítvány saját bevételeit szabályosan, rendeltetésszerűen használta fel az alapító okiratban meghatározott céljainak megvalósítása érdekében. A közalapítvány bevételeinek (238 913 ezer Ft) 92 %-a származott a központi költségvetésből, melyet egyrészt az éves költségvetési törvényekben címzetten, másrészt a költségvetés fejezeteitől, egyedi elbírálás alapján kapott. A közalapítvány a vonatkozó jogszabályi rendelkezésnek megfelelően, írásbeli szerződések alapján kapta a költségvetési támogatásokat, amelyek az alapító okiratbeli célok elérését szolgálták. A szerződések, egy kivétellel megfeleltek a vonatkozó törvényi előírásnak. A 2008. évi címzett költségvetési támogatásról készült szerződés nem írt elő elszámolási kötelezettséget, nem szabályozta az elszámolás módját, nem rendelkezett annak határidejéről. A közalapítvány a szerződésekben meghatározottaknak megfelelően eleget tett elszámolási kötelezettségeinek. (A 2008. évi költségvetési támogatás elszámolási kötelezettsége nem volt esedékes.) A támogatásokat célszerinti tevékenységeire, a támogatási szerződések előírásainak megfelelően használta fel. Külföldi támogatásban is részesült, az ET támogatta a Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának internetes megjelentetését, konferencia megszervezését a karta alkalmazásáról. A közalapítványnak könyvértékesítésből és szabad pénzeszközeinek hasznosításából származott bevétele. Az ellenőrzött években a közalapítvány összesen 233 973 ezer Ft ráfordítást számolt el, melynek mintegy 80-85%-át a célszerinti közvetlen, 20-15%-át a közvetett (működési) költségek alkották. A működési költségek mértéke indokolt volt, mivel azok 50%-át az alapító okirat által engedélyezett tiszteletdíjak és járulékai tették ki, továbbá a törvényes működés és gazdálkodás feltételeit biztosító (pl.: könyvvezetés és könyvvizsgálat díja, jogi képviselet) költségek voltak. A ráfordítások összetétele évenként 100% 80% 60% 40% 20% 0% 2006 2007 2008 évek Egyéb ráfordítások Anyagjellegű ráfordítások Személyi jellegű ráfordítások 9

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A ráfordítások összetétele tükrözte a közalapítványi célok elérése érdekében végzett kutatási tevékenységet. A személyi jellegű ráfordítások részesedése az összes ráfordításból 75%-ot tett ki, az alkalmazottak 90%-a tudományos kutató volt. Az alapító okirat alapján a kurátorok tiszteletdíjban részesülhettek. A kuratórium az FB tagok részére is tiszteletdíjat állapított meg, holott ez az alapító jogosítványa lett volna. Az FB tagok az ellenőrzött időszakban nem vettek fel tiszteletdíjat. A közalapítvány célszerinti tevékenységét saját szervezetén belül, munka-, megbízási, vállalkozási vagy ösztöndíj-szerződéssel alkalmazott kutatóival végezte. Rendszeresen alkalmazott határon túl élő kutatókat. A közalapítvány célszerinti tevékenysége két kivétellel lefedte az alapító okiratban előírt tevékenységeket (közvélemény-kutatást nem szervezett, a kutatói kapacitás bővítésére pályázatot nem írt ki). A közalapítvány által végzett kutatások az alapító okiratban meghatározott célok elérését szolgálták. Az alapító okiratnak megfelelően tevékenységével elsősorban az Országgyűlés és a kormányzati szervek igényeit szolgálta. Kutatásai eredményeinek megismertetése érdekében műhelytanulmányokat, köteteket adott ki, rendezvényeket, tudományos konferenciákat szervezett. Kiadványait interneten tette elérhetővé, tevékenységéről rendszeresen sajtótájékoztatót tartott. Kutatói részt vettek a hazai felsőoktatásban, posztgraduális képzésben, tanulmányi utakon. A határokon átnyúló régiók közösségei számára a közalapítvány kialakította a CEUCOM Középeurópai Közösségi Virtuális Üzleti Klub internetes portált. A közalapítvány, a más kisebbségvédelmi intézményekkel, szervezetekkel történő kapcsolattartás érdekében, külföldi támogatás bevonásával elkészítette az ET Regionális vagy Kisebbségi Nyelvek Európai Kartájának internetes felületét. A közalapítvány működésének törvényes kereteit az alapító okirat megteremtette, az abban foglaltak megfeleltek a jogszabályi előírásoknak. A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter az alapító okirat módosításait a törvényi előírástól eltérően egy eset kivételével nem hozta nyilvánosságra. Az alapító okirat és annak módosításai a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelően tartalmazták a közalapítvány nevét, céljait, székhelyét, a célra rendelt vagyonát, megjelölték a kezelő és ellenőrző szervét, a kezelő szerv működésére vonatkozó szabályokat, nem határozták meg azonban a vagyon felhasználásának módját. A közalapítvány képviseletének, bank- és értékpapírszámla feletti rendelkezésének alapító okiratbeli szabályozása megfelelt a törvényi előírásoknak, a gyakorlat az SZMSZ hiányossága ellenére megfelelt a szabályozásnak. Az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta a kuratórium feladat- és hatáskörét, a kuratóriumi tagok jogkörét és feladatait, valamint a bankszámla feletti rendelkezési jogot. Ugyanakkor a képviseleti jog szabályozása tekintetében nem volt összhangban az alapító okirattal, mivel nem követte a módosításokat. A kuratóriumi ülések száma minden évben megfelelt, a kuratóriumi határozatok közel fele viszont nem felelt meg az alapító okirat előírásának, mivel azokat a kurátorok nem az alapító okiratban előírt határozatképes üléseken hozták meg. Az ülésekről készült jegyzőkönyvek és jelenléti ívek az ülések 40%- a esetében nem azonos számú jelenlévőt rögzítettek. A kétharmados minősített többséghez kötött határozatok elfogadásának 60%-a nem felelt meg az alapító okirat rendelkezésének, mivel az előírt létszám nem volt jelen. A kuratórium 10

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK tagjai, eltérően az alapító okirat rendelkezésétől, kuratóriumi ülés összehívása nélkül, írásos szavazással is hoztak határozatot, amelyek nem tekinthetők érvényesnek. A közalapítvány a működése során törzsvagyonát az alapító okirat előírásának megfelelően megőrizte. A közalapítvány az alapító okirat előírásától eltérően nem készített gazdálkodási tervet, éves költségvetést, amelynek hiánya miatt a szabályos működés minden pénzügyi döntéséhez a kuratóriumi ülés összehívására, a kuratórium határozatára lett volna szükség. A működéshez szükséges rezsi (pl.: posta-, telefon-, internet-, irodaszer) költségekről a kuratórium, mint testület nem döntött, azok kifizetését az utalványozási jogkörrel rendelkező kuratóriumi elnök engedélyezte. A kuratórium minden év elején elfogadta a kutatási tervet, mely kutatók szerint határozta meg a kutatási feladatokat. A közalapítvány elkészítette a számviteli törvényben előírt, a könyvvezetés és az éves beszámolók elkészítésének rendjét meghatározó számviteli politikát, és ahhoz kapcsolódó szabályzatokat. Elfogadásukról azonban a kuratórium mint a közalapítvány vagyonának kezelője határozatot nem hozott, ezért azokat szabályzat-tervezetnek tekintjük. A szabályzat-tervezetek alapján folytatott tevékenység tükrében biztosítottak voltak a központi költségvetési támogatás felhasználásának törvényes keretei, a pénzkezelési szabályzat kivételével megfeleltek a törvényi előírásoknak. A pénzkezelési szabályzatban a számviteli törvény előírásától eltérően nem rendelkeztek a banki átutalások rendjéről, a napi készpénz záró állományának maximális mértékéről, valamint a közalapítvány működéséhez felvett előlegek elszámolási rendjéről. Az ellenőrzött időszakban elszámolásra felvett előlegekkel teljes körűen elszámoltak, az ellenőrzés jogosulatlan kifizetést nem állapított meg. A szabályzat-tervezetekben nem vették figyelembe teljes mértékben a közalapítvány működésének és gazdálkodásának sajátosságait. A számviteli politikában nem határozták meg az alapítványi célú közvetlen, és a közvetett költségek körét, elkülönítésének módját, így a könyvvezetésben a szakmai tevékenységgel kapcsolatos kiadások nem váltak el a közalapítvány működési költségeitől. A leltározási és selejtezési szabályzat nem rögzítette az éves beszámolókban kimutatott saját előállítású könyvek leltározásának előírásait. A számlarend, számlatükör, illetve a könyvvezetés között nem volt összhang az alkalmazásra kijelölt számlák tekintetében. A számviteli politikában a kis értékű eszközök értékmegjelölését nem módosították a számviteli törvény módosításával, illetve annak gyakorlati alkalmazásával összhangban. A szabályzat-tervezetek hiányosságai a könyvvezetés szabályosságát lényegesen nem befolyásolták. A törvényi előírástól eltérően a befektetési szabályzat elkészítéséről a kuratórium nem gondoskodott. A könyvvezetést a törvényi előírásnak megfelelően, a kettős könyvvitel rendszerében végezték, a gazdasági események alapbizonylatainak idősorrendben történt, számítógépes feldolgozásával. A számviteli rendszer alkalmas volt a támogatások és azok terhére elszámolt ráfordítások jogcím szerinti, és a támogatók által előírtaknak megfelelő elszámolására. A számviteli rendszerből az ellenőrzéshez szükséges adatokat biztosították. A kuratórium által el nem fogadott belső szabályzatokban előírt egyedi nyilvántartásokat vezették, azoknak a főkönyvi adatokkal való egyeztetését elvégezték. A pénzforgalmi tételekhez a közalapítvány nevére kiállított alapbizonylatok, az egyéb tételekhez könyvelési 11

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK feladások kapcsolódtak. A számviteli politika előírásának megfelelően a könyvviteli zárlattal kapcsolatos feladatokat elvégezték. A készpénzes és banki átutalással teljesített kifizetések utalványozása az utólagos elszámolásra kiadott előlegek kivételével megtörtént. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegekkel való elszámolás határidejét sem a pénzkezelési szabályzatban, sem a kiadási pénztárbizonylatokon nem határozták meg, továbbá a szabályozástól eltérően, az ellenőrzött három évben hat alkalommal fizettek ki a korábban felvett előleg elszámolása nélkül újabb előleget, az elszámolás az előlegek öszszevonásával, együttes értékben megtörtént. A könyvvezetés megfelelő alapot teremtett az éves beszámolók alátámasztásához. A közalapítvány a törvényi előírásnak megfelelően elkészítette a közhasznú egyszerűsített éves beszámolókat és az éves közhasznúsági jelentéseket. A beszámolókat főkönyvi kivonattal és analitikus nyilvántartásokkal, a mérlegtételeket a törvény rendelkezésének megfelelő leltárral támasztották alá. Az éves beszámolók adatai az év végi főkönyvi kivonatok adataiból levezethetőek voltak, a kapcsolódó főkönyvi számlák adataival megegyeztek. Az éves mérlegekben az induló tőke összegét az alapító okirattól eltérően 60 000 ezer Ft helyett a törzsvagyonként meghatározott 20 000 ezer Ft összegben mutatták ki, ennek ellenére az éves beszámolókat a könyvvizsgáló hitelesítő záradékkal látta el. Az eltérés az induló tőke és tőkeváltozás mérlegsorokat érintette, a saját tőke összege és a mérleg-főösszeg a valós értéket mutatták. A kuratórium a 2006. és 2007. évekről készített egyszerűsített éves beszámolókat és közhasznú jelentéseket a vonatkozó jogszabályban előírt határidőt meghaladóan, és nem az alapító okirat szerinti kétharmados szótöbbséggel fogadta el. A közalapítvány a közhasznúsági jelentéseket a törvényi előírással összhangban saját honlapján közzétette, az éves beszámolóit, illetve gazdálkodásának legfontosabb adatait az alapító okirat és a számviteli politika rendelkezésétől eltérően, országos sajtóban nem jelentette meg. A kuratórium a törvényi és az alapító okirat rendelkezésének megfelelően, a közalapítvány működéséről az éves beszámolók és közhasznúsági jelentések megküldésével beszámolt az alapítónak. Az alapító a kuratórium működésének és gazdálkodásának ellenőrzésére háromfős FB-t nevezett ki, meghatározta működésének szabályait. Az FB tagok az ellenőrzött években tanácskozási joggal részt vettek a kuratórium ülésein, szakmai kérdésekben elmondták véleményüket. Az FB az alapító okirat előírásától eltérően 2006-ban nem, csak 2007-ben készített éves jelentést a közalapítvány működéséről. Ebben a kuratórium szabályszerű működését állapította meg, és nem kifogásolta a kuratóriumi ülések határozatképességére, a határozatok érvényességére vonatkozó, az alapító okiratban rögzített rendelkezésektől eltérő gyakorlatot. A pénzügyi, számviteli, munkaügyi feladatok ellátásával megbízott szervezettel megkötött szerződésben meghatározták a szervezet felelősségét a gazdasági események szabályszerű nyilvántartására. Az éves beszámolókat könyvvizsgáló ellenőrizte. A belső ellenőrzési rendszer a folyamatba épített és a vezetői ellenőrzés útján megfelelően érvényesült. A célszerinti tevékenység figyelemmel kísérése, segítése és ellenőrzése a kuratórium elnöke által összehívott és vezetett rendszeres műhelyvitákon valósult meg. 12

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: az alapítói jogokat gyakorló, Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszternek: 1. Gondoskodjon minden esetben az egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat megjelentetéséről a Magyar Közlönyben az alapító okirat módosítása esetén. 2. Határozza meg a közalapítvány alapító okiratában a vagyon felhasználásának módját. 3. Határozza meg minden esetben az elszámolás feltételeit és módját a közalapítványnak nyújtott támogatásokról készült szerződésekben a Khtv. 14. (2) bekezdésének megfelelően. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány kuratóriumának 1. Tartsa be az alapító okirat előírásait a kuratóriumi ülések határozatképességére, a határozatok elfogadásának szabályszerűségére vonatkozóan. 2. Készítsen minden évben költségvetést az alapító okirat előírásának megfelelően. 3. Gondoskodjon a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény 17. rendelkezésének megfelelően a befektetési szabályzat elkészítéséről. 4. Helyezze hatályon kívül az FB tagok tiszteletdíjáról szóló kuratóriumi határozatot. 5. Gondoskodjon az alapítvány belső szabályzatainak elfogadásáról az alábbi módosítások figyelembe vételével: a) szabályozza a képviseleti jogot az SZMSZ-ben az alapító okirat változásainak megfelelően; b) határozza meg a számviteli politikában az alapítvány sajátosságaira figyelemmel az alapítványi tevékenység közvetlen költségeibe, illetve a működési költségekbe tartozó költségek körét és a költségek elkülönítésének módját; c) korrigálja a számviteli politikában és ahhoz kapcsolódó szabályzatokban a használatbavételkor egy összegben értékcsökkenésként elszámolható immateriális javak és tárgyi eszközök értékhatárát a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 80. (2) bekezdés rendelkezésének megfelelően; d) egészítse ki a pénzkezelési szabályzatot a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. (8) bekezdésének megfelelően a banki átutalások rendjével, a napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározásával, továbbá a közalapítvány működéséhez felvett ellátmányra vonatkozó pénzkezelési, elszámolási és felelősségi szabályokkal; 13

I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK e) határozza meg a leltározási és selejtezési szabályzatban a saját előállítású könyvek leltározásának szabályait; f) teremtsen összhangot a számlarend, a számlatükör és a könyvvezetés között az alkalmazott számlák tekintetében. 6. Intézkedjen, hogy helyesbítsék az induló tőke összegét az alapító okiratnak megfelelően, az induló tőke és a tőkeváltozás között. 7. Gondoskodjon az éves beszámolók, valamint a gazdálkodás legfontosabb adatainak közzétételéről az alapító okirat rendelkezésének megfelelően. az Európai Összehasonlító Kisebbségkutatások Közalapítvány felügyelő bizottságának: Készítsen minden évben jelentést az alapítónak a közalapítvány működésének és gazdálkodásának ellenőrzéséről az alapító okirat előírásának megfelelően. 14

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A MŰKÖDÉS SZABÁLYOZOTTSÁGA ÉS SZABÁLYOSSÁGA 1.1. Az alapító okirat Az alapító okirat a Ptk. 74/B. (1) bekezdésével összhangban megjelölte a közalapítvány nevét, célját, székhelyét, a céljára rendelt vagyont, de nem rögzítette a vagyon felhasználásának módját, vagyis azt, hogy a közalapítványi célok megvalósítása érdekében a kuratórium pályázat útján, vagy saját szervezeti keretei között használja fel a vagyont (erről az SZMSZ sem rendelkezett). Az alapító okirat a Ptk. 74/C. (1) bekezdésének megfelelően megjelölte a közalapítvány kezelő szervét, a nyolctagú kuratóriumot. A Khtv. 7. (2) bekezdésével összhangban meghatározta a kuratórium üléseinek gyakoriságára, öszszehívásának rendjére, nyilvánosságára, határozatképességére és a határozathozatal módjára, a közalapítvány éves beszámolóinak jóváhagyására, a Khtv. 7. (3) bekezdésének megfelelően a határozatok nyilvántartására, a beszámolók közlésére, nyilvánosságára vonatkozó szabályokat. A Khtv. 7. (2) bekezdés c) pontjának megfelelően az alapító az alapító okiratban kijelölte a kuratórium ellenőrző szervét (háromtagú FB), annak működésére és a Khtv. 8. (2) bekezdése szerint a tagok kinevezésére vonatkozó szabályokat. A Kormány a közalapítvány megalapításáról szóló 1125/2002. (VII. 17.) Korm. határozatban a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert hatalmazta fel, hogy az alapítói jogokat az alapító okirat módosítása kivételével gyakorolja, kísérje figyelemmel a közalapítvány működését, értékelje rendszeres éves beszámolóját. Az alapító az ellenőrzött időszakban a közalapítvány alapító okiratát háromszor módosította. A módosításokkal változott a kuratórium összetétele, a képviseleti jog gyakorlásának és a bankszámla feletti rendelkezés szabályozása. A módosításokat elrendelő kormányhatározatok a Ptk. 74/G. (6) bekezdésének 1, illetve az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és egyes kapcsolódó törvények módosításáról szóló 2006. évi LXV. törvény 1. (2) bekezdés f) 2 pontjának megfelelően elrendelték a bírósági nyilvántartásba vételt követően a módosított, egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratok Magyar Közlönyben történő közzétételét. Felelősként a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert jelölték meg. 1 Hatályos 2006. augusztus 23-ig 2 Hatályos 2006. augusztus 24-től 15

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter, a 2006. évi módosítás kivételével, nem gondoskodott az előírt határidőben az alapító által az időszakban elrendelt alapító okirat módosításai után a módosított, egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat Magyar Közlönyben való megjelentetéséről. Az 1106/2007. (XII. 27.) Korm. határozattal módosított alapító okiratot nem hozták nyilvánosságra. Az 1029/2006. (III. 28.) Korm. határozatnak megfelelően módosított alapító okiratot nyilvánosságra hozták a Magyar Közlöny 2006. évi 34. számában. Az 1076/2008. (XII. 5.) Korm. határozat alapján módosított alapító okiratot a Hivatalos Értesítő 2009/6. számában megjelentették. Az 1017/2009. (II. 19.) Korm. határozat értelmében az alapító módosította az alapító okiratot a kuratórium egyik tagjának 2008. december végén bekövetkezett halála miatt. A Miniszterelnöki Hivatal (MeH) felelősének tájékoztatása szerint a közzétételt a helyszíni ellenőrzés idején kezdeményezték. A közalapítvány képviseletének illetve a bankszámla feletti rendelkezés szabályozása tekintetében az alapító okirat összhangban volt a Ptk. 74/C. (4) bekezdésével. Az alapító okirat szerint a közalapítvány önálló, általános képviseletére a kuratórium elnöke jogosult. E képviseleti jogát akadályoztatása esetén a közalapítvány megnevezett kuratóriumi tagja, 2007. december 27-től ügyvezető alelnöke gyakorolja. A közalapítvány bankszámlája fölött a kuratórium elnöke és a megnevezett kuratóriumi tag, később ügyvezető alelnök rendelkezik. A 2008. december 4-i keltezésű alapító okirat a bankszámla feletti rendelkezést úgy szabályozta, hogy a kuratóriumi elnök és az ügyvezető alelnök mellett megnevezett egy kuratóriumi tagot. A bankszámla felett a három személy közül bármely kettő rendelkezhetett. A közalapítvány képviseletének, a bankszámla feletti rendelkezés gyakorlata a vizsgált időszakban megfelelt a szabályozásnak. Az ellenőrzött dokumentumokon minden esetben a kuratórium elnöke vagy a kijelölt kuratóriumi tag (később ügyvezető alelnöki címmel) aláírása szerepelt. A banki aláírásra bejelentettek köre megfelelt az alapító okirat előírásainak. 1.2. A szervezeti és működési szabályzat A kuratórium az alapító okirat előírásának megfelelően a közalapítvány SZMSZ-ét a 2002. október 7-i határozatképes ülésén, hét kuratóriumi tag jelenlétében, egyhangú szavazással fogadta el. Az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta a kuratórium feladat- és hatáskörét, a kuratórium elnökének és tagjainak jogkörét és feladatait. Az SZMSZ nem követte az alapító okirat módosításait, mivel nem tartalmazta a célok elérése érdekében végzett valamennyi feladatot, továbbá nem felelt meg a közalapítvány képviseletének szabályozása tekintetében sem, mert a kuratórium ügyvezető alelnökét nem, csak a kuratóriumi elnököt jelölte meg a közalapítvány képviseletére jogosult személynek. 16

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK A 2005. áprilisi módosítással került az alapító okiratba, hogy a közalapítvány céljai megvalósítása érdekében részt vesz a hazai és külföldi kisebbségekhez tartozók itthon és külföldön történő képzésében és továbbképzésében. A 2005. áprilisi alapító okirat módosítása szerint a közalapítvány önálló, általános képviseletére a kuratórium elnöke jogosult. E képviseleti jogát akadályoztatása esetén, írásbeli meghatalmazással az egyik kuratórium tag gyakorolja. A 2007. évi alapító okirat-módosítás azonban kibővítette a képviseleti jog szabályozását, amikor úgy rendelkezett, hogy az elnök képviseleti jogát akadályoztatása esetén a kuratórium ügyvezető alelnöke gyakorolja. A bankszámla feletti rendelkezési jogot az SZMSZ az alapító okirattal összhangban szabályozta. 1.3. A kuratórium működése Az alapító okirat, mint a közalapítvány kezelőjét és általános döntéshozó szervét nevezte meg a nyolctagú kuratóriumot. Az alapító a kuratórium tagjait öt éves időtartamra kérte fel a magyar tudomány és közélet személyiségei közül, elnökét a tagok közül nevezte ki. A kuratórium az ellenőrzött időszak minden évében eleget tett az alapító okirat kuratóriumi ülések gyakoriságára vonatkozó előírásának. Az alapító okirat 7.6.1. pontja szerint a kuratórium üléseit szükség szerint, de évente legalább kétszer tartja. A kuratórium az ellenőrzött időszakban összesen tízszer ülésezett, 2006-ban és 2007-ben három-három, 2008-ban négy alkalommal. A kuratórium ülésein 2006-2008. években összesen 94 határozatot hozott, minden esetben egyhangú támogató szavazattal. A jegyzőkönyvek és a jelenléti ívek tanúsága szerint a megtartott tíz ülés közül hat nem volt határozatképes, mivel a határozatképességhez szükséges öt kurátor nem volt jelen. A távollévő kurátorok írásban küldték meg az előzetesen megküldött határozati javaslatra vonatkozó jóváhagyásukat. Ez a gyakorlat nem felelt meg az alapító okirat előírásának, mivel az alapító az ülések határozatképességét a kuratóriumi tagok jelenlétéhez kötötte. A kuratórium a határozatok 49%-át határozatképtelen üléseken hozta. A nem határozatképes üléseken a kutatási terveket, megbízási és ösztöndíj-szerződések megkötését, továbbá javadalmazási kérdéseket és az iroda felújításának tervét tárgyalta. Az alapító okirat szerint a kuratórium akkor határozatképes, ha az ülésen tagjainak több mint fele jelen van. A határozatképességhez tehát öt kuratóriumi tag jelenlétére volt szükség. Az alapító okirat nem szól a írásbeli szavazás lehetőségéről, így a jelen nem lévő kuratóriumi tagok sem az ülés határozatképességét, sem a határozatok elfogadásához szükséges szavazatarányt nem biztosíthatták írásos szavazatukkal. A kuratóriumi ülésekről készített jegyzőkönyvek és a jelenléti ívek szerint a jegyzőkönyvben jelenlévőként feltüntetett és a jelenléti ívet aláíró tagok száma 17

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 2007-ben és 2008-ban két-két esetben (a megtartott ülések 40%-ánál) eltért egymástól. A kuratórium tagjainak kétharmados minősített többségéhez kötött határozatainak 60%-a (három határozat) nem felelt meg az alapító okirat rendelkezésének, mivel az előírt létszám nem volt jelen. A kuratórium tagjainak kétharmados minősített többsége kellett az éves gazdálkodási terv és a költségvetés elfogadásához, az éves beszámoló jóváhagyásához, továbbá a közhasznúsági jelentés elfogadásához. Három esetben, öt kuratóriumi határozat elfogadásához kellett volna a kuratóriumi tagok kétharmadának (6 fő) jelenléte. Egy ülésen, két határozat meghozatalánál a jelenléti ív szerint megvolt a szükséges létszám, két ülésen három határozatnál nem volt meg. A kuratórium, az alapító okirat előírásától eltérően, ülés megtartása nélkül is hozott határozatokat. Ezekben az esetekben a kuratórium elnöke írásban kérte a tagok hozzájárulását a javaslatok megvalósításához, akik írásban adták beleegyezésüket. Az alapító okirat 7.6.1. pontja a határozatképességet a kuratóriumi ülésen való jelenléthez kötötte, vagyis nem engedélyezte a határozathozatal írásban történő módját, tehát a kuratóriumi ülésen kívül hozott, vagyont érintő döntések az alapító okirat szerint nem érvényesek. Például: 2006-ban ösztöndíj, megbízási szerződés, jutalom megítélését hagyta jóvá a kuratóriumi tagok többsége. 2007-ben két pályázattal nyert támogatás felhasználásáról és tiszteletdíj megállapításáról is így döntött a kuratórium. A közalapítvány részben tett eleget az alapító okirat 7.6.4. pontjában és a Khtv. 7. (3) bekezdés a) pontjában foglalt előírásoknak, mivel a kuratórium az üléseken hozott döntéseiről olyan nyilvántartást vezetett, amelyből a döntések tartalma, időpontja és hatálya, illetve a döntést támogatók és ellenzők számaránya (ha lehetséges, személye) megállapítható volt, de az üléseken kívül, írásban kért hozzájárulással hozott határozatokat nem minden esetben vezették be a határozatok jegyzékébe. 2. A GAZDÁLKODÁS, A KÖNYVVEZETÉS SZABÁLYOZOTTSÁGA ÉS SZA- BÁLYOSSÁGA 2.1. A gazdálkodás tervezése, szabályozása A közalapítvány gazdálkodásának, könyvvezetésének és éves beszámolói elkészítésének belső szabályozási rendszere a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) és a Khtv. által kötelezően előírt szabályozáson alapult. A kuratórium az alapító okirat rendelkezésétől eltérően, nem készített gazdálkodási tervet, éves költségvetést. Ennek hiánya miatt a szabályos működés minden pénzügyi döntéséhez a kuratóriumi ülés összehívására, a kuratórium határozatára lett volna szükség. A közalapítvány működéséhez szükséges azon költségekről, melyekhez szerződéskötés nem kapcsolódott (pl. nyomdaköltség, posta, telefon, internet, iroda- 18