KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Jóváhagyom: Dr. Trombitás Zoltán Főigazgató Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 1 / 14
Tartalomjegyzék I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. Általános rész 3. 2. Értelmező rendelkezések 3. II. KÖZBESZERZÉS FOLYAMATA 1. A közbeszerzési eljárások tervezése 4. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása 5. 3. Az éves statisztikai összegzés 8. 4. Beszerzés az országosan központosított közbeszerzés keretében 8. 4. A közbeszerzések felettes szervek által történő jóváhagyásának és felettes szervek tájékoztatásának rendje 9. 5. A BVOP hatáskörébe rendelt áruk és szolgáltatások közbeszerzése 10. III. A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS FELADATOK 1. A Gazdálkodó Egység vezetőjének feladata, hatásköre és felelőssége 11. 2. A közbeszerzésekért felelős munkatárs feladata, hatásköre és felelőssége 12. 3. A gazdasági igazgató feladata, hatásköre és felelőssége 13. 4. A főigazgató feladata, hatásköre és felelőssége 14. IV. EGYÉB RENDELKEZÉSEK 1. Belső ellenőrzés rendje 14. 2. Záró rendelkezés 14. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 2 / 14
I. rész Általános rész 1. Általános rendelkezések (1) A Pest Megyei Flór Ferenc Kórház (a továbbiakban: Kórház) a közbeszerzési eljárásainak lefolytatása során a hatályos jogszabályok rendelkezései-, azok időközbeni módosításai, valamint jelen szabályzat előírásai szerint köteles eljárni. (2) Jelen szabályzat célja, hogy meghatározza a Kórház közbeszerzési eljárásai tervezésének, előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az eljárásba bevont személyek illetőleg szervezetek felelősségi körét. (3) Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Kórház valamennyi szervezeti egységére és valamennyi közbeszerzésére. Jelen szabályzat alkalmazásában: 2. Értelmező rendelkezések Közbeszerzési eljárás: Egy adott beszerzés - amelynek a Kbt. előírásai szerint számított becsült értéke a Kbt. egybeszámítási szabályai alapján eléri a mindenkori közbeszerzési értékhatárt - megvalósítása érdekében a Kórház - mint ajánlatkérő által a Kbt. előírásai szerint lefolytatásra kerülő eljárás. A közbeszerzési eljárás a Kbt. 4.. 14. pontjában meghatározottak szerint indul és az eljárás eredményéről szóló hirdetmény közzétételével zárul. Kbt.: A 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről Kórház: A Pest Megyei Flór Ferenc Kórház GYEMSZI (Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség-és Szervezetfejlesztési Intézet): a Kórház alapító okiratában meghatározottak szerint a költségvetési szerv középirányító szerve Miniszterelnökség: a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendeletben a közbeszerzések indokoltságának vizsgálatával és a közbeszerzési eljárások valamint a rendelet hatálya alá tartozó szerződések ellenőrzésével és engedélyezésével összefüggő feladatokat ellátó szerv. BVOP (Büntetés - végrehajtás Országos Parancsnoksága): a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendeletben a Központi Ellátó Szerv feladatainak ellátására kijelölt szerv. Gazdálkodó Egységek: azok a Kórházi szervezeti egységek, amelyek működési körében a beszerzések megvalósításához a hatályos jogszabályok alapján közbeszerzési eljárás lefolytatása válik szükségessé. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 3 / 14
Gazdálkodó Egységek: Főigazgatóság, MAEGO, az Élelmezés, a Humánpolitika, a Gyógyszertár, az Informatika, Ápolási igazgatóság. Közbeszerzés szakmai dokumentáció: a közbeszerzés tárgyának/tárgyainak adott esetben részének/részeinek meghatározását, a közbeszerzés tárgyának mennyiségi és minőségi adatait és az ezekkel kapcsolatos követelményeket, az ajánlattevőkkel szemben támasztott követelményeket, a közbeszerzési műszaki leírást és specifikációt valamint az ehhez kapcsolódó követelményrendszert, a bírálati szempontokat, a szerződéses feltételeket, valamint a közbeszerzés tárgya szerint a közbeszerzési eljárás során figyelembe veendő valamennyi szakmai kritériumot tartalmazó írott anyag. Hirdetmény: ajánlati/részvételi felhívás, ajánlattételi felhívás, írásbeli konzultációra történő felhívás, tájékoztató az eljárás (adott esetben: a közbeszerzési eljárás adott szakasza) eredményéről. Közbeszerzésekért felelős munkatárs: A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatokat ellátó személy. II. rész A közbeszerzés folyamata 1. A közbeszerzési eljárások tervezése (1) A Kórház évente összesített Beszerzési és Közbeszerzési Tervet készít. A Közbeszerzési Tervben feltünteti az adott évben tervezett közbeszerzéseit. (2) A Gazdálkodó Egységek vezetőinek minden évben - eltérő utasítás hiányában - legkésőbb minden év október 31-ig kell megküldeniük a következő évre vonatkozó, a működési körükben felmerülő beszerzéseik tervét a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató a Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatását felülvizsgálja, a beszerzési tervet egyezteti és a tervezett költségvetési keretszámok függvényében jóváhagyásra felterjeszti a Főigazgatónak. (3) A gazdasági igazgató a jóváhagyott tervet továbbítja a közbeszerzésekért felelős munkatárs felé. A közbeszerzésekért felelős munkatárs a kapott adatokat áttekinti, a közbeszerzések lefolytatásának időbeni ütemezésére, az egyes eljárások rendjének meghatározására javaslatot tesz, elkészíti a Közbeszerzési Terv javaslatot, és azt a gazdasági igazgatónak megküldi. A gazdasági igazgató a Közbeszerzési Terv javaslatot felülvizsgálja, megfelelőség esetén jóváhagyásra felterjeszti a Főigazgatónak, aki egyetértése esetén hagyja jóvá. (4) A Közbeszerzési Tervnek tartalmaznia kell legalább az adott közbeszerzések tárgyát és az eljárás indításának tervezett időszakát (negyedév meghatározásával). A Közbeszerzési Terv tartalmazza az országosan és a helyben központosított közbeszerzés kereteiben beszerzésre kerülő árukat és szolgáltatásokat is. A jóváhagyott Közbeszerzési Terv elkészítésének határideje a Kbt.-ben meghatározott határidő. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 4 / 14
(5) A Közbeszerzési Terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az ajánlatkérő a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. (6) A Tervben nem szereplő, de az év folyamán szükségessé váló közbeszerzések esetében, az érintett Gazdálkodó Egység vezetőjének erre vonatkozóan igényt kell bejelentenie a gazdasági igazgatónak. Indokoltság esetén, a Főigazgató jóváhagyását követően a gazdasági igazgató utasítást ad a Gazdálkodó Egység vezetőjének a közbeszerzés szakmai dokumentációjának előkészítésére és összeállítására vonatkozóan, ezzel egy időben erről értesíti a közbeszerzésekért felelős munkatársat. A közbeszerzés szakmai dokumentációjának előkészítésére és összeállítására vonatkozó utasítás kiadása nem jelenti az adott közbeszerzési eljárás megindíthatóságát. (7) A Közbeszerzési Terv nyilvánosan - a Kórház honlapján - történő közzétételére irányuló intézkedés megtétele a közbeszerzésekért felelős munkatárs feladata. 2. A közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása (1) A Gazdálkodó Egység működési körében felmerülő közbeszerzéseknél az eljárás megindításának a gazdasági igazgatónál történő kezdeményezése, az eljárás szakmai előkészítése a Gazdálkodó Egység - mint kezdeményező szervezet - feladata. Munkájába az adott közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetőjét és az általa javasolt kórházi szakembert valamint a közbeszerzésekért felelős munkatársat bevonja. A Kórház közbeszerzési eljárásai közbeszerzés szakmai dokumentációjának előkészítését majd összeállítását követően az eljárás megindítását a közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetőjével egyeztetett és mind a Gazdálkodó Egység vezetője-, mind pedig az érintett szakterület vezetője által írásban jóváhagyott közbeszerzés szakmai dokumentáció egyidejű megküldésével a Gazdálkodó Egység vezetője kezdeményezi a gazdasági igazgatónál. A gazdasági igazgató a közbeszerzés szakmai dokumentáció Főigazgató általi jóváhagyását követően elrendeli az adott eljárás megindítását a közbeszerzésekért felelős munkatárs felé, ezzel egy időben a jóváhagyott közbeszerzés szakmai dokumentációt is megküldi a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. A közbeszerzések csak ezen utasítás megléte esetén indíthatóak. (2) A közbeszerzés szakmai dokumentációját a közbeszerzésekért felelős munkatárs közbeszerzés szakmai szempontok szerint áttekinti, véleményeltérése esetén észrevételeivel látja el és az észrevételeivel ellátott közbeszerzés szakmai dokumentációt megküldi a gazdasági igazgatónak. A Főigazgató dönt az észrevételek alapján a szükséges módosítások elvégzéséről és azok közbeszerzés szakmai dokumentációban történő átvezetéséről és a közbeszerzés szakmai dokumentáció módosítását elrendeli a Gazdálkodó Egység vezetőjének, vagy a közbeszerzés szakmai dokumentáció változatlan tartalommal történő figyelembe vételét rendeli el a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. Amennyiben a közbeszerzés szakmai dokumentáció módosításra került, a módosított és a közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetőjével egyeztetett közbeszerzés szakmai dokumentációt a Gazdálkodó Egység vezetője megküldi véleményezésre a gazdasági igazgatónak, aki a Főigazgató jóváhagyását követően küldi meg azt a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 5 / 14
(3) A közbeszerzésekért felelős munkatárs a végső soron jóváhagyott közbeszerzés szakmai dokumentáció alapján, konzultáció során javaslatot tesz a Főigazgatónak az alkalmazandó eljárásrend és az eljárás típusa vonatkozásában. Az alkalmazandó eljárásrend és eljárás típus jóváhagyását követően a közbeszerzésekért felelős munkatárs a közbeszerzés szakmai dokumentáció kiegészítését kérheti. A szükséges kiegészítéseket a Gazdálkodó Egység vezetője teszi meg és hagyatja jóvá a Főigazgatóval. (4) A közbeszerzésekért felelős munkatárs ezt követően a véglegesen jóváhagyott közbeszerzés szakmai dokumentáció alapján összeállítja a közbeszerzés lefolytatásához szükséges hirdetmény és - amennyiben szükséges - a dokumentáció tervezetét, és véleményezésre megküldi azt a Gazdálkodó Egység vezetőjének, aki egyetértése esetén a hirdetményt és dokumentációt egyetértő nyilatkozatával együtt véleményezésre a gazdasági igazgatónak továbbítja. A Főigazgató által véglegesen jóváhagyott hirdetményt és dokumentációt a gazdasági igazgató megküldi a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. A hirdetményt a Főigazgató és a gazdasági igazgató az egyetértése esetén külön ellenjegyzésével látja el. (5) A közbeszerzésekért felelős munkatárs a végső soron jóváhagyott hirdetmény és dokumentáció alapján intézkedik a hirdetmény továbbítása, ezzel egyidejűleg a dokumentáció ajánlattevők számára történő rendelkezésre állása vonatkozásában. A jóváhagyott hirdetmény kísérőlevéllel történő továbbítása és a dokumentációnak az ajánlattevők számára megfelelő időben történő rendelkezésre bocsátása a közbeszerzésekért felelős munkatárs feladata. (6) A közbeszerzési eljárás során az ajánlattevők által kért kiegészítő tájékoztatás megadásának szükségessége esetén a közbeszerzésekért felelős munkatárs a közbeszerzés szakmai tárgyú kérdésekre adandó választ összeállítja, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet vagy egyéb szakértelmet igénylő kérdéseket továbbítja a Gazdálkodó Egység vezetőjének, egyben végső határidőt állapít meg a kérdések megválaszolása tekintetében. A Gazdálkodó Egység vezetője a kérdésekre vonatkozó választ haladéktalanul egyezteti a közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetőjével, majd az általa-, és a közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetője által is jóváhagyólag aláírt válaszokat haladéktalanul megküldi a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. A közbeszerzésekért felelős munkatárs közbeszerzés szakmai szempontok szerint áttekinti a kiegészítő tájékoztatás tartalmát, véleményeltérése esetén észrevételeivel látja el és az észrevételeivel ellátott anyagot és megküldi a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató véleményezését követően a Főigazgató dönt az észrevételek alapján a szükséges módosítások elvégzéséről és azok átvezetéséről és a kiegészítő tájékoztatás módosítását rendeli el, vagy a kiegészítő tájékoztatás az ajánlattevők számára változatlan tartalommal történő továbbítását rendeli el a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. Amennyiben a döntés alapján a kiegészítő tájékoztatás a Gazdálkodó Egység vezetője által megadottakhoz képest módosításra kell, hogy kerüljön, a módosított és a közbeszerzésben még érintett kórházi szakterület vezetőjével egyeztetett és aláírt anyagot a Gazdálkodó Egység vezetője elkészíti és megküldi a gazdasági igazgatónak, aki a Főigazgató jóváhagyását követően küldi meg azt a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. A kiegészítő tájékoztatás megadása vonatkozásában a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. (7) Amennyiben a közbeszerzési eljárás tárgya azt szükségessé teszi helyszíni bejárást és/vagy konzultációt kell szervezni az ajánlattevőknek. Erre vonatkozóan a gazdálkodó Egység vezetője intézkedik oly módon, hogy a közbeszerzés szakmai dokumentációban megjelöli a helyszíni bejárás és/vagy konzultáció szükségességét. A helyszíni bejáráson és/vagy konzultáción kizárólag a közbeszerzési eljárás tárgyához kapcsolódó szakmai kérdések vonatkozásában adható válasz, a Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 6 / 14
közbeszerzés szakmai tárgyú kérdéseket a jegyzőkönyvben rögzíteni kell és azok kiegészítő tájékoztatás keretein belül kerülnek megválaszolásra. A közbeszerzésekért felelős munkatárs vezeti a helyszíni bejárást és/vagy konzultációt és a közbeszerzési eljárás tárgyához kapcsolódó szakmai kérdések vonatkozásában a válaszokat vagy a helyszíni bejárás és/vagy konzultáció során adja meg, vagy a jegyzőkönyvben rögzíti a kérdéseket és azok kiegészítő tájékoztatás keretein belül kerülnek megválaszolásra. A bejárásról a jegyzőkönyv elkészítése és - amennyiben a helyszíni bejárás és/vagy konzultáció során a válaszok megadásra kerülnek - a válaszok a Kbt. előírásainak és a Gazdálkodó Egység vezetőjének szakmai állásfoglalása figyelembe vételével történő megadása a közbeszerzésekért felelős munkatárs feladata. Amennyiben a helyszíni bejárás és/vagy konzultáció során feltett kérdésekre a szakmai válaszok a kiegészítő tájékoztatás keretein belül kerülnek megadásra, a (6) bekezdés rendelkezéseit kell alkalmazni. (8) Amennyiben a folyamatban lévő közbeszerzési eljárás során a hirdetmény és/vagy a dokumentáció módosítása vagy visszavonása válik szükségessé, azt a gazdasági igazgatónál kezdeményezheti a közbeszerzésekért felelős munkatárs, vagy az érintett Gazdálkodó Egység vezetője a módosítás tartalmának meghatározásával vagy a visszavonás indokának megküldésével. A szükségessé vált módosítás tartalmát vagy a visszavonás indoklását a Főigazgató jóváhagyó aláírásával továbbítja a közbeszerzésekért felelős munkatársnak, aki közbeszerzés szakmai szempontok szerint áttekinti azt, véleményeltérése esetén észrevételeivel látja el és az észrevételeivel ellátott anyagot visszaküldi. A Főigazgató dönt az észrevételek alapján a módosítások változatlan tartalommal történő elvégzéséről, azok tartalmának megváltoztatásáról vagy a hirdetmény visszavonásáról (adott esetben az eljárás folyamatban tartásáról) és döntésének megfelelően rendelkezik a közbeszerzésekért felelős munkatárs felé. A közbeszerzésekért felelős munkatárs hirdetmény és/vagy a dokumentáció módosítása vagy visszavonása vonatkozásában a Főigazgató rendelkezése értelmében intézkedik. A szükséges hirdetményeket továbbítja a címzettnek, továbbá adott esetben gondoskodik a módosított dokumentációnak az ajánlattevők számára megfelelő időben történő rendelkezésre bocsátásáról és/vagy rendelkezésre állásáról is. (9) A benyújtásra kerülő ajánlatokat a Gazdasági Igazgatóság, írásban veszi át az ajánlattevőktől és őrzi meg azokat a Kórház hivatalos helységében, eredeti állapotukban a bontási eljárás kezdetéig. (10) A bontási eljárás a Kbt. előírásai szerint történő lefolytatására, az előírt dokumentumok, jegyzőkönyvek elkészítésére és a Kbt. előírásainak megfelelően az ajánlattevők részére történő átadására/továbbítására a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. (11) A közbeszerzési eljárások során a beérkezett ajánlatok elbírálására, az eljárás eredményére vonatkozóan a döntéshozó felé történő javaslattételre legalább 3 tagú Bíráló Bizottságot kell létrehozni. Tagjait a főigazgató jelöli ki. A Bizottság tagjait úgy kell kijelölni, hogy a közbeszerzés tárgya szerinti jogi, szakmai, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel rendelkezzenek. A Bíráló Bizottságban biztosítani kell annak/azoknak a Gazdálkodó Egységnek/Egységeknek a képviseletét, akinek/akiknek a működési körében a közbeszerzés felmerült. A Bíráló Bizottság tagjainak a Kbt. által előírt, az összeférhetetlenség fenn nem állása követelményei vonatkozásában meg kell felelniük. Az összeférhetetlenséget kizáró nyilatkozatokat írásban kell megtenniük a Bíráló Bizottság tagjainak. A Bíráló Bizottság üléséről jegyzőkönyvet kell felvenni. Az összeférhetetlenséget kizáró nyilatkozatok és a Bíráló Bizottsági jegyzőkönyv elkészítésére a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 7 / 14
(12) A közbeszerzési eljárásra vonatkozó döntéseket (érvényesség/érvénytelenség, alkalmasság/alkalmatlanság, kizárás, eredményesség/eredménytelenség, nyertes ajánlattevő) a Bíráló Bizottság javaslata alapján a döntéshozó aki lehet a Főigazgató vagy a Főigazgató által felkért testület- hozza meg. A döntéshozatalról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv elkészítésére a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. (13) Az eljárás eredményének/eredménytelenségének kihirdetésére a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. Az eredményhirdetés a Kbt. előírásai szerint történő lefolytatására, az előírt dokumentumok, jegyzőkönyvek elkészítésére és a Kbt. előírásainak megfelelően az ajánlattevők részére történő átadására/továbbítására a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. A szükséges hirdetmények összeállítását követően a hirdetményt véleményezésre a gazdasági igazgatónak a közbeszerzésekért felelős munkatárs megküldi. A gazdasági igazgató véleményezését és a Főigazgató jóváhagyását követően a hirdetmény feladására a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. (14) Az eredményes közbeszerzési eljárás lezárásaként megkötésre kerülő szerződés aláírása a Kórház Kötelezettségvállalási Szabályzata szerint történik. A szerződéstervezet a nyertes ajánlat adatai alapján a közbeszerzésekért felelős munkatárs kitölti. A szerződés aláírása vonatkozásában a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik. (15) A közbeszerzési eljárás előkészítése során keletkezett iratanyagot a Gazdasági Igazgatóság hivatalos helységében köteles rendszerezetten tárolni és megőrizni. (16) A közbeszerzési eljárás során keletkezett iratanyagot a közbeszerzésekért felelős munkatárs munkahelyén - a Kórház hivatalos helységében - köteles rendszerezetten tárolni és megőrizni. 3. Az éves statisztikai összegzés (1) Az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatokat a Gazdálkodó Egységek vezetői kötelesek a tárgyévet követő év március 30-ig a közbeszerzésekért felelős munkatársnak megküldeni. (2) A Gazdálkodó Egységek adatszolgáltatásának összesítésére a közbeszerzésekért felelős munkatárs intézkedik, az éves beszerzésekről készült statisztikai összegzés tervezetet összeállítja és jóváhagyó aláírásra a gazdasági igazgatónak megküldi. A gazdasági igazgató jóváhagyását követően a közbeszerzésekért felelős munkatárs a statisztikai összegzés a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldése vonatkozásában a Kbt. előírása szerinti határidőig intézkedik. 4. Beszerzés az országosan központosított közbeszerzés keretében (1) Az országosan központosított közbeszerzés hatálya alá tartoznak a Kbt.-ben, valamint központosított közbeszerzésekre vonatkozó hatályos kormányrendeletben meghatározottak szerinti ajánlatkérők, valamint kiemelt termékek és szolgáltatások. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 8 / 14
(2) Az adott termék, szolgáltatás beszerzésért felelős Gazdálkodó Egység vezetője az országosan a központosított közbeszerzés hatálya alá rendelt árukat, szolgáltatásokat kizárólag a központosított közbeszerzés keretei között kiválasztott szállítóktól és a kormányrendelet valamint Kbt. idevonatkozó előírásainak betartásával szerezheti be. (3) Az országosan központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó termék, vagy szolgáltatás megrendelése esetén, az adott termék, szolgáltatás beszerzésért felelős Gazdálkodó Egységnek a hatályos kormányrendelet előírásai szerint kell eljárni. A kormányrendeletben foglaltak szerint történő beszerzések szakszerű és a rendeletnek megfelelő bonyolításért, a rendeletben foglalt adatszolgáltatások megküldéséért, az adminisztrációs feladatok ellátásáért az adott Gazdálkodó Egység vezetője a felelős. (4) Az országosan központosított közbeszerzés keretein belül történő beszerzések esetében a közbeszerzés szakmai tanácsadás vonatkozásában a támogatást a Gazdálkodó Egység kezdeményezésére a közbeszerzésekért felelős munkatárs biztosítja. Az országosan központosított közbeszerzés keretein belül történő beszerzések megvalósítása során keletkezett iratanyagot a Gazdálkodó Egység vezetője a munkahelyén - a Kórház hivatalos helységében - köteles rendszerezetten tárolni és megőrizni. 5. A közbeszerzések felettes szervek által történő jóváhagyásának és a felettes szervek tájékoztatásának rendje (1) Az éves közbeszerzési tervet a GYEMSZI felé jóváhagyásra meg kell küldeni. (2) A GYEMSZI tájékoztatása szükséges a tárgyhót megelőző hó 15-ig a következő hónapban tervezett közbeszerzések indításáról. (3) Közbeszerzési eljárás megindítása kizárólag a GYEMSZI jóváhagyását követően történhet. (4) A Kórház éves közbeszerzési tervét a GYEMSZI jóváhagyását követően nyilvántartásba vétel és tájékoztatás céljából a Miniszterelnökségnek meg kell küldeni. (5) A közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendeletben előírt előterjesztést kell benyújtani a GYEMSZI felé, aki a szakmai jóváhagyását követően továbbítja a Miniszterelnökség felé. (6) A Miniszterelnökséget vezető miniszter meghatározhatja azokat a feltételeket és/vagy megjelölheti azokat a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén az eljárás megindításához hozzájárul. Ebben az esetben a nemzeti fejlesztési miniszter által meghatározottakat a közbeszerzési eljárást megindító felhívásban és a dokumentációban érvényesíteni kell. (7) A közbeszerzési eljárás kizárólag a Miniszterelnökséget vezető miniszter hozzájárulásával és a Miniszterelnökséget vezető miniszter által jóváhagyott (adott esetben: módosított/kiegészített) tartalommal indítható meg. (8) A közbeszerzési eljárás megindítása és lefolytatása során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet, a Közbeszerzések ellenőrzése szakaszában (3..-8..) előírtak figyelembevételével és betartásával kell eljárni. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 9 / 14
(9) A szerződések megkötése és módosítása során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet, a Szerződések ellenőrzése (9..-10..) valamint a Közbeszerzési szerződések teljesítése, módosítása szakaszában (11..-12..) előírtak figyelembevételével és betartásával kell eljárni. (10) Negyedévente statisztikai adatszolgáltatást kell teljesíteni az NFM felé a folyamatban lévő és az előzetes tájékoztatás óta befejezett közbeszerzési eljárásokról és a megkötött, a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet hatálya alá tartozó szerződésekről. (11) A közbeszerzések előkészítése, lefolytatása és a szerződések megkötése során a 46/2011. (III. 25.) Kormány Rendelet előírásainak betartásával és figyelembevételével kell eljárni. 6. A BVOP hatáskörébe rendelt áruk és szolgáltatások közbeszerzése (1) A 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet alkalmazásában közbeszerzési értékhatárt elérő értékű közbeszerzésen a költségvetési törvényben meghatározott uniós közbeszerzési értékhatárokat elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzéséket kell érteni. A BVOP hatáskörébe rendelt és az uniós értékhatárokat el nem érő értékű beszerzések nem tartoznak a jelen szabályzat hatálya alá. (2) Az uniós értékhatárokat elérő értékű a fogva tartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított áruk és szolgáltatások körébe tartozó tervezett igényekkel a Központi Ellátó Szervhez kell fordulni minden év január 20-ig. (3) Az igénybejelentés tervezetét a Gazdálkodó Egység minden év január 5-ig köteles megküldeni a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató jóváhagyását követően a Gazdálkodó Egység intézkedik az igénybejelentés a Központi Ellátó Szerv felé határidőben történő megküldése vonatkozásában. (4) Amennyiben a Központi Ellátó Szerv az igény kielégítését nem képes teljesíteni, illetve a Kórház - mint kedvezményezett - a Központi Ellátó Szerv ajánlatát a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet előírásainak betartása mellett elutasítja, ebben az esetben a Kórház a beszerzési igény kielégítésére vonatkozó közbeszerzési eljárást saját hatáskörben köteles lefolytatni. (5) A Gazdálkodó Egység a (4) pontban meghatározottak szerinti esetben a közbeszerzési eljárás megindítását a jelen szabályzatban a közbeszerzések kezdeményezésére vonatkozóan előírtak szerint köteles kezdeményezni a gazdasági igazgatónál. Ezt követően a jelen szabályzatban a közbeszerzések lefolytatása vonatkozásában előírtak szerint kell eljárni. (6) A BVOP hatáskörébe rendelt árukra és szolgáltatásokra vonatkozó közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a jelen szabályzat közbeszerzésekre vonatkozó rendelkezéseit és a 44/2011. (III. 23.) Kormány Rendelet előírásait együttesen kell alkalmazni. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 10 / 14
III. rész A közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok 1. A Gazdálkodó Egység vezetőjének feladata, hatásköre és felelőssége (1) Összeállítja és határidőben leadja az irányítása alá tartozó Gazdálkodó Egység éves beszerzési tervét. (2) Alkalmazza a Kbt. szerinti egybeszámítási szabályokat (3) A Kórház felettes szervek felé történő közbeszerzésekkel kapcsolatos tájékoztatásához és az adatszolgáltatáshoz valamint a közbeszerzések felettes szervek általi jóváhagyásához szükséges a működési területét érintő adatokat és dokumentumokat határidőben összeállítja. (4) Igénybejelentés tervezetet készít a BVOP hatáskörébe tartozó, uniós értékhatárokat elérő áruk és szolgáltatások beszerzése vonatkozásában és határidőben továbbítja azt a gazdasági igazgatónak. (5) A gazdasági igazgató jóváhagyását követően intézkedik az igénybejelentés a Központi Ellátó Szerv felé határidőben történő megküldése vonatkozásában. (6) Részt vesz a Központi Ellátó Szervvel folytatott tárgyalásokban és levelezésben. Munkájába a szakterület által érintetteket bevonhatja. (7) Az irányítása alá tartozó terület vonatkozásában felmerülő közbeszerzési eljárás közbeszerzés szakmai dokumentációját elkészíti, összeállítja és jóváhagyásáról intézkedik. (8) Az irányítása alá tartozó területen felmerülő közbeszerzés vonatkozásában az eljárás megindítását a megfelelő időben a gazdasági igazgatónál kezdeményezi. (9) Együttműködik a közbeszerzésekért felelős munkatárssal. (10) A kiegészítő tájékoztatás adás során felmerülő szakmai kérdésekre adandó válaszokat megszövegezi, az érintett szakmai belső szervezeti egységgel egyezteti és időben továbbítja azokat. (11) Részt vesz a Bíráló Bizottság munkájában és ott a végzettsége/képzettsége szerinti szakmai képviseletet a munkakörével összefüggésben biztosítja. (12) A közbeszerzésekért felelős munkatárs szervezésében részt vesz az irányítása alá tartozó terület vonatkozásában felmerülő közbeszerzési eljárás helyszíni bejárásán és/vagy konzultáción. (13) A szerződés teljesítése folyamán a szerződésszerű teljesítést nyomon követi, a teljesítéssel kapcsolatos dokumentációkat, nyilvántartásokat vezeti, a szerződés teljesítését dokumentálja. (14) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesüléséről a Kbt. szabályaival összhangban a szükséges értesítést és tájékoztatást a gazdasági igazgatónak és a közbeszerzésekért Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 11 / 14
felelős munkatársnak megküldi. Az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez adatot szolgáltat a közbeszerzésekért felelős munkatársnak. (15) Az irányítása alá tartozó területen lefolytatott közbeszerzési eljárás előkészítésével kapcsolatosan végzett munkát dokumentálja, a közbeszerzési eljárás előkészítésével kapcsolatosan és az országosan központosított közbeszerzések alapján megvalósuló beszerzések során keletkezett dokumentumokat, iratanyagot, levelezést megőrzi. A közbeszerzési eljárás előkészítése során, valamint az országosan központosított közbeszerzések alapján megvalósuló beszerzések során keletkezett levelezést, iratanyagot és dokumentumokat rendszerezi és azokat munkahelyén - a Kórház hivatalos helységében tárolja, és azok megőrzéséről gondoskodik. (16) Felelős: Az irányítása alá tartozó területen felmerülő közbeszerzési eljárás időben történő megindításának kezdeményezéséért, a közbeszerzési eljárás közbeszerzés szakmai dokumentációjának tartalmáért, a kiegészítő tájékoztatás és/vagy helyszíni bejárás és/vagy konzultáció során az ajánlattevőknek a közbeszerzés tárgyával összefüggésben átadott szakmai információkért, a szerződés a Kórház részéről történő szerződésszerű teljesítéséért, a szerződésben foglaltak teljesülésének nyomon követéséért és annak teljesítésigazolásáért, a havi teljesítmény elszámolási adatok validitásáért és a felettes szerveknek továbbítandó adatok és információk közbeszerzésekért felelős munkatárs felé határidőben történő továbbításáért, továbbá az irányítása alá tartozó területen lefolytatott közbeszerzési eljárás előkészítése, a BVOP hatáskörébe tartozó áruk és szolgáltatások beszerzése és az országosan központosított közbeszerzések alapján megvalósuló beszerzések során keletkezett dokumentumok, iratok rendszerezett megőrzéséért. 2. A közbeszerzésekért felelős munkatárs feladata, hatásköre és felelőssége (1) A jóváhagyott beszerzési terv alapján összeállítja az éves Közbeszerzési Terv javaslatot. (2) Koordinálja a felettes szervek közbeszerzésekkel kapcsolatos tájékoztatására-, valamint a közbeszerzések felettes szervek általi jóváhagyására vonatkozó folyamatot. (3) A Központi Ellátó Szervvel lefolytatásra kerülő tárgyalásokhoz és a szükséges levelezések elkészítéshez a Gazdálkodó Egység erre vonatkozó igénye esetén szakmai támogatást nyújt. (4) A közbeszerzési eljárások előkészítése során közbeszerzés szakmai tanácsot ad a közbeszerzés szakmai dokumentáció összeállítása vonatkozásában, az elkészült anyagot közbeszerzés szakmai szempontok szerint áttekinti, észrevételeivel látja el. (5) A közbeszerzési eljárás lefolytatása során közbeszerzés szakmai tanácsot ad. (6) A jóváhagyott közbeszerzés szakmai dokumentáció alapján összeállítja az eljárást megindító hirdetmény és - amennyiben az eljárás jellege szerint ez szükséges - a dokumentáció tervezetet. (7) Intézkedik a közbeszerzési eljárás során a jóváhagyott eljárást megindító hirdetmény továbbítására és - amennyiben készült - a dokumentáció megfelelő példányszámban történő rendelkezésre állására. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 12 / 14
(8) A közbeszerzési eljárás során az eljárás cselekményeinek lefolytatását, a kiegészítő tájékoztatás megadásának folyamatát koordinálja, továbbá intézkedik a közbeszerzési eljárás cselekményeinek írásban történő dokumentálására. (9) Amennyiben a Kbt. rendelkezései alapján szükséges, intézkedik a közbeszerzési eljárás során keletkezett bontási és eredményhirdetési jegyzőkönyv továbbítására, valamint az eljárás eredményéről és a szerződéskötésről szóló tájékoztató hirdetmény összeállítását követően annak továbbítására. (10) Részt vesz a Bíráló Bizottság munkájában és azt közbeszerzési szakértelemmel támogatja. (11) A közbeszerzési eljárás eredményének kihirdetésére intézkedik. (12) A jóváhagyott adatszolgáltatás alapján az éves statisztikai összegzést összeállítja, jóváhagyást követően megküldi a Közbeszerzési Hatóságnak. (13) Felelős: A közbeszerzési eljárás eljárási cselekményeinek a Kbt. előírásainak megfelelő lefolytatásáért, a közbeszerzési eljárás cselekményeinek írásban történő dokumentálásáért, a kiegészítő tájékoztatás és/vagy helyszíni bejárás és/vagy konzultáció során az ajánlattevőknek átadott közbeszerzés szakmai információkért. 3. A gazdasági igazgató feladata és hatásköre és felelőssége (1) Felülvizsgálja, és egyetértése esetén a Főigazgató részére jóváhagyásra továbbítja az éves közbeszerzési tervet és az éves statisztikai összegzést. (2) Jóváhagyja a Gazdálkodó Egység által a BVOP hatáskörébe rendelt és az uniós értékhatárokat elérő értékű beszerzések vonatkozásában készített igénybejelentés tervezetet. (3) Javaslatot tesz a Bíráló Bizottság tagi összetételére ha szükségesnek ítéli meg, külső szakértő bevonására vonatkozóan a Főigazgatónak (döntéshozónak). (4) A közbeszerzés indítását megelőzően, a beszerzés fedezete rendelkezésre állását ellenőrzi. (5) Javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás megindítására. (6) A közbeszerzési eljárás közbeszerzés szakmai dokumentációját a Gazdálkodó Egység vezetője aláírását és a közbeszerzésben még érintett Kórházi szakterület vezetője felülvizsgálatot igazoló aláírását követően véleményezi. (7) A közbeszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett hirdetményeket, iratokat és dokumentumokat - egyetértése esetén - aláírásával látja el. (8) A Bíráló Bizottság munkáját irányítja, valamint pénzügyi- gazdasági szakértelmével közreműködik a Bíráló Bizottság munkájában. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 13 / 14
(9) A Bíráló Bizottság eljárási döntésekre vonatkozó javaslatát a Döntéshozó elé terjeszti. (10) A közbeszerzési eljárás eredményhirdetését követően a megkötésre kerülő szerződést aláírja. (kivéve: ha lényeges, előre nem látható okból a Kórház a szerződés megkötésére nem lenne képes) (11) A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződések teljesítését ellenőrzi. (12) Felelős: A Kórházban felmerülő közbeszerzési eljárások elrendelésért, a Bíráló Bizottság javaslatának a főigazgató elé történő terjesztéséért, az eredményhirdetést követően a szerződés aláírásáért. 4. A Főigazgató feladata és hatásköre és felelőssége (1) A gazdasági igazgató javaslata alapján kijelöli a Bíráló Bizottság tagjait. (2) Amennyiben egy adott közbeszerzési eljárás vonatkozásában a jelen szabályzatban foglaltaktól eltérő feladat meghatározás és felelősségi rend kerül meghatározásra, azt a Főigazgató rendeli el. (3) A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzési eljárásokat lezáró döntést hozza meg a Bíráló Bizottság javaslata alapján. A Bíráló Bizottság javaslatával ellentétes értelmű döntését a döntéshozatalról felvett jegyzőkönyvben indokolni szükséges. (4) A közbeszerzési eljárás eredményhirdetést követően a megkötésre kerülő szerződést aláírja. (kivéve: ha lényeges, előre nem látható okból a Kórház a szerződés megkötésére nem lenne képes) (5) Felelős: a Bíráló Bizottság tagjainak kijelöléséért, a közbeszerzési eljárást lezáró döntésért és az eredményhirdetést követően a szerződés aláírásáért. IV. rész Egyéb rendelkezések 1. Belső ellenőrzés rendje (1) A közbeszerzési eljárások ellenőrzésére a Főigazgató a Belső Ellenőrzést felkérheti. 2. Záró rendelkezések Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépés után megkezdett beszerzésekre kell alkalmazni. Jelen szabályzat 2014. augusztus 1-jével lép hatályba, ezzel egyidejűleg az ezt megelőzően kiadott Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti. Kistarcsa, 2014. augusztus 1. Dátum: 2014.08.01. Oldalszám: 14 / 14