1 GALGAGYÖRK KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATAL PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ÉRVÉNYES: 2011. 06. 01-TŐL
2 PÉNKEZELÉSI SZABÁLYZAT A Polgármesteri Hivatal pénzkezelési szabályzatát a számvitelről szóló, módosított 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Sztv.), az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.), az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) korm. rendelet előírásai, valamint a számviteli politikában rögzített alapelvek alapján a következők szerint határozom meg: I. Általános rész 1. A pénzkezelési szabályzat célja és tartalma A pénzkezelési szabályzat célja, hogy meghatározásra kerüljenek azok a szabályok, amelyek a pénzforgalom és a pénzkezelés folyamán érvényesíteni kell, továbbá szabályozza a pénzmozgások, a pénz- és értékkezelés bizonylati rendjét, valamint a vezetendő nyilvántartások rendszerét. A szabályzat a következő jogszabályi előírások alapján került összeállításra: - 2000. évi C. törvény a számvitelről, - 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, - 2008. évi III. törvény az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól - 2008. évi IV. törvény az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól, a társadalombiztosítási és szociális ellátások megállapítása során, továbbá a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény módosításáról - 292/2009. (XII.19.) korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről - 249/2000. XII.24.) korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátossagairól, - 227/2006. (XI.20.) korm. rendelet a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről 1.1. A pénzkezelési szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a polgármesteri hivatalra, továbbá a településen működő szlovák, cigány és német kisebbségi önkormányzatokra, az önállóan működő Gárdonyi Géza Általános Iskolára és a Liget Óvodára. 1.2. A pénzkezelés során a kerekítés szabályai A forintban, készpénzzel bankjegy vagy érme átadásával történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni: - 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0-2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5-5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5-7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. Az ellátások esetében az összegeket a legközelebbi 0 és 5 forintra végződő összegre, felfelé kell kerekíteni. Hivatalunknál a kerekítési különbözetek összegét egyéb bevételként, illetve egyéb kiadásként kell elszámolni. A kerekítés összegét hetente egy alkalommal, zárás előtt kell kiadási, illetve bevételi bizonylaton elszámolni.
3 Tekintve, hogy a kerekítési különbözet nem minősül az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Törvény 259. 6. pontja szerinti ellenértéknek, az áfa alapját nem befolyásolja, így a kerekítési különbözetet a számlán, nyugtán szerepeltetni nem kötelező. A törvény az állami ellátásokra (pl. nyugdíj, szoc. segély) vonatkozóan speciális szabályt ír elő, miszerint ezeket függetlenül a fizetés módjától mindig a legközelebbi 0 és 5 forintra végződő összegre, felfelé kerekítve kell megfizetni. 2. A pénzkezelés során érvényesítendő alapelvek Törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására, a pénzforgalom lebonyolítása során a bankszámlán történő tranzakciókat kell előnyben részesíteni. A szabályzat a felsorolt jogszabályok, valamint az önkormányzat számviteli politikájának előírásait figyelembe véve a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat: - bankszámla nyitására, kezelésére, - az intézményeknél alkalmazható fizetési módokra, - készpénzkezelés szabályaira - házipénztár elhelyezésére, védelmére, - pénztári nyitva tartás rendjére - a pénzkezelés személyi feltételeire, - pénzszállítás szabályaira, - munkabér fizetésének rendjére, - pénz- és értékkezelés rendjére - értékpapírok kezelésére - a pénztár által használt bizonylatok nyilvántartásának rendjére. II. Bankszámla kezelés 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése Az Önkormányzat a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a költségvetési számlán ideértve az elszámolási számla alcímű számláit is köteles bonyolítani. Az Önkormányzat, a helyi kisebbségi önkormányzatok a 2. és 3. pontban leírt számlákat, alszámlákat egy hitelintézetnél nyithat, és csak egy költségvetési elszámolási számlával rendelkezhet. Az Önkormányzat Képviselő-testületének határozata alapján az Önkormányzat számlavezetői hitelintézete: OTP Bank Nyrt. Vác. A választott számlavezető hitelintézet a képviselő-testület döntése alapján a hónap első napjával változtatható meg. A döntésről a helyi kisebbségi önkormányzatot azonnal tájékoztatni kell. A döntésről az Önkormányzat a területi Államkincstárt legkésőbb a változás kitűzött időpontja előtt harminc nappal köteles írásban tájékoztatni, a döntés dokumentumainak, valamint a kincstári beszedési megbízások benyújtására szóló felhatalmazó levél a számlavezető ellenjegyzésével aláírt eredeti példányának csatolásával és a választott számlavezetővel kötött szerződésben megjelölt pénzforgalmi számlaszám egyidejű közlésével. A tájékoztatás határidőre történő elküldéséért a Lukácsné Kovács Ágnes a felelős.
4 A helyi kisebbségi önkormányzatok a képviselő-testület döntésének megfelelően pénzforgalmának bonyolítására a helyi önkormányzat számlavezető pénzintézeténél önálló alszámlát nyit és alkalmaz. A számla feletti rendelkezési jogosultakat a szabályzat 1-4-mellékletei tartalmazzák. A helyi kisebbségi önkormányzatok önálló pénztárakat működtetnek. A pénztár a Polgármesteri Hivatal pénztárhelyiségében helyezkedik el, és azt a hivatal pénztárosa kezeli. A készpénzben történő kiadások teljesítésére a pénztári órák figyelembe vételével kerülhet sor. 2. A költségvetési elszámolási számlákhoz kapcsolódó számlák. Az önkormányzat költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódóan a következő alcímű számlákat nyitja meg: Költségvetési elszámolási 11742094-15441836 Közműfejlesztésit lebonyolító 11742094-15441836-00930000 Vegyes elkülönített elszámolások 11742094-15441836-02130000 Magánszemélyek kommunális adó 11742094-15441836-02820000 Vállalkozók kommunális adó 11742094-15441836-02990000 Eljárási illeték 11742094-15441836-03470000 Iparűzési adó 11742094-15441836-03540000 Bírság 11742094-15441836-03610000 Késedelmi pótlék 11742094-15441836-03780000 Cigány Kisebbségi Önkormányzat 11742094-15441836-04260000 Német Nemzetiségi Önkormányzat 11742094-15441836-04330000 Szlovák Kisebbségi Önkormányzat 11742094-15441836- 05670000 Idegen bevételek 11742094-15441836-04400000 Állami hozzájárulások 11742094-15441836-05120000 Viziközmű beruházás elszámolási 11742094-15441836-08110000 Termőföld bérbeadás 11742094-15441836-08660000 Egyéb bevételek 11742094-15441836-08800000 Gépjárműadó 11742094-15441836-08970000 Szemétdíj 11742094-15441836-10010000 Saját munkabér 11769006-00155973 Külső munkabér 11769006-00155997 A számlák nyitására, vezetésére vonatkozó bankszámla szerződés(ek) aláírására a polgármester jogosult, kivéve a kisebbségi önkormányzati számlákat, melyek nyitásával, vezetésével kapcsolatos szerződések aláírására a kisebbségi elnök jogosult. 3. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom A 2. pontban meghatározott számlák tekintetében csak a költségvetési elszámolási számlához és a kisebbségi önkormányzatok számláihoz tartozik készpénzforgalom. 4. Az elektronikus úton történő átutalás szabályai A Polgármesteri Hivatal az OTP által telepített Electra elektronikus számítógépes rendszeren keresztül bonyolítja az átutalásokat. Az átutalások rögzítésére Lukácsné Kovács Ágnes és Fristáczki Jánosné jogosultak. A rögzített adatok átutalására a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés szabályzatában utalványozási jogkörrel felhatalmazott, és ellenjegyzési jogkörrel felhatalmazott személyek engedélye után kerülhet sor.
5 A rendszer használatához biztosított jelszót a feladat ellátásában résztvevőkön kívül más nem ismerheti, azt lezárt borítékban, a páncélszekrényben kell tárolni. Amennyiben az eljárásra jogosultak személyében változás következik be, a jegyzőnek gondoskodni kell az új jelszó kéréséről. Bankszámlaforgalom lebonyolítási rendje III. Bankszámlakezelés A bankszámlán elhelyezett pénzeszközök felett a banknál bejelentett aláírásra jogosultak rendelkezhetnek, a bejelentésben meghatározott módon. A banknál bejelentett aláírásra jogosult személyek nevét és aláírását a szabályzat 1-4 melléklete tartalmazza. Az aláírások akkor érvényesek, ha az aláírás mellett feltüntetésre kerül az intézmény neve és bélyegzőlenyomata is. A hitelintézet az önkormányzatot, mint számlatulajdonost a bankszámlán történő terhelésről, illetőleg jóváírásról, a vele kötött megállapodás alapján írásban, bankszámlakivonattal (vagy elektronikusan) értesíti. IV. Alkalmazható fizetési módok Amennyiben törvény vagy kormányrendelet a pénztartozás megfizetésének módját kötelezően nem írja elő, az ügyfelekkel az alábbi fizetési módokban lehet megállapodni: - átutalás (Electra rendszeren vagy átutalási megbízással ) - egyszerű, csoportos - beszedési megbízás - azonnali, csoportos, váltóbeszedési, határidős - készpénz helyettesítő fizetési eszköz (csekk) - készpénzfizetés Ha a fizetés módjában nincs megállapodás, a fizetést egyszerű átutalással kell teljesíteni. V. Készpénzkezelés szabályai 1. Házipénztár funkciója, kialakítása, védelmi rendszere 1.1. A házipénztár funkciója A házipénztárban kell kezelni: - az önkormányzat működéséhez szükséges készpénzt - az értékpapírokat (részvény, kötvény) - szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat - egyéb értékeket (pl. étkezési utalvány, postai bélyeg) 1.2. A házipénztár védelme A védelmi rendszer a házipénztár esetében kiterjed: - a fizikai védelemre, - az adatok védelmére, - a személy védelmére, - a pénzforgalom szabályszerűségére
6 A pénztárhelyiségben pénzfelvételkor vagy pénzbefizetésekor csak az ott dolgozók és a pénzt átadó/átvevő tartózkodhat. 1.3. A készpénz és egyéb értékek biztonságos kezelésének, tárolásának követelményei A házipénztárt a Polgármesteri Hivatal pénzügyi osztályának az irodájában jelöltem ki. A pénztárhelyiség ajtaja zárható, az ablakon rács van. Munkaidőn kívül az Polgármesteri Hivatal riasztórendszere élesítésre kerül. A készpénz és a pénztárban kezelt értékek tárolása páncélszekrényben történik. A pénztáros ki és befizetéseket csak a pénztári órák alatt és zárt ajtó mögött teljesítheti. 1.4. A pénztár nyitvatartási rendje A pénztár szerdánként 8-16 óra között tart nyitva. 1.5. A kulcsok kezelése és nyilvántartása A pénztárhelyiség kulcsát, valamint az értékek megőrzését, védelmét biztosító páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsának eredeti példányát a pénztáros kezeli. A kulcsok másolatát (tartalék kulcsokat) lezárt borítékban, biztonsági zárral ellátott szekrényben, fiókban kell őrizni. A tartalékkulcsok kezeléséért, őrzéséért a jegyző a felelős. A kulcsokat kezelő személyekről, a másolatok őrzéséről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetéséért a pénztáros a felelős. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: - a kulcs átvevőjének a nevét, - az átvétel idejét, - az átvétel okát (pl. munkakör betöltés, helyettesítés, stb.) - az átvevő aláírását. 2. A pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának követelményei 2.1. Személyi feltételek Pénz és értékekkezeléssel csak büntetlen előéletű, erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkező dolgozó bízható meg. Pénz- és értékkezelésre, annak ellenőrzésére a következő dolgozók jogosultak: - pénztáros, - pénztárost helyettesítő. Két vagy több személy egy időpontban közösen, a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. 2.2. A pénztáros feladata, felelőssége A pénztárost teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében. A pénztárosnak a munkakör átvételekor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni, melyet a szabályzat 5. melléklete tartalmaz. A pénztáros feladatai: - a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával, - köteles gondoskodni a napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni és megfelelő címletenkénti rendelkezésre állásáról, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenőrzéséről, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosításáról,
7 - a pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, - a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk, utalványfüzetek) őrzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása - a hivatali titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvető fontosságú információk megőrzése - a vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartása. 2.3. Pénztáros helyettesének feladata, felelőssége A pénztárost távolléte esetén elsősorban Lukácsné Kovács Ágnes pénzügyi ügyintéző helyettesíti. A pénztáros helyettese feladatait a munkaköri leírásban foglaltak szerint köteles maradéktalanul ellátni, a pénztáros helyettesítésekor feladatai a pénztáros munkaköri feladataival azonosak. A pénztáros helyettesét teljes anyagi felelősség terheli az általa kezelt pénz, értékpapír és egyéb értéktárgy tekintetében, amikor a pénztárat kezeli. A pénztáros helyettesének felelősségi nyilatkozatot kell tenni, melyet a szabályzat 6. melléklete tartalmazza. 3. A bankszámla és a házipénztár közötti forgalom szabályai és azok lebonyolítási és bizonylati rendje 3.1. A házipénztár pénzellátása A házipénztár pénzsszükségelete a pénztárba befolyt készpénzbevételből, valamint a bankszámláról felvett készpénz felvétele útján biztosítható. A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőzően, 3 nappal korábban tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. 3.2. Készpénzfelvétel bankszámláról és befizetés bankszámlára A bankszámláról történő készpénzfelvétel bankautomatából, bankkártyával történik. Bankszámlára készpénz a számlavezető hitelintézet pénztárainál és egyes, befizetési funkciót ellátó bankjegykiadó automatánál fizethető be. 3.3. A házipénztár készpénz kerete A pénztárban pénztár zárlatkor 500.000 Ft összegnél több nem lehet. A házipénztári pénzkészlet keretet meghaladó részt az Önkormányzat költségvetési számlájára be kell fizetni. 3.4. A pénzszállítás szabályai A pénz szállításának megszervezése, és a házipénztárba bevételezése a pénztáros feladata. A pénztáros a pénzfelvételt követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítania. 3.5. A pénz valódiságának ellenőrzése A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket, érméket) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak így teljesíthet. A bankjegyek és pénzérmék valódiságának és forgalomképességének megállapítását a következő előírások megtartásával kell végezni: - valódinak és forgalomképesnek minősül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalkor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel - bankjegy esetében forgalomképesnek tekintendő az a valódi bankjegy, amely a mechanikai hibáktól mentes - pénzérme esetében nem tekintendő forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentősen megfogyott, nehezen felismerhető, vagy valamilyen módon meghamísított forgalmi pénzérme
8 - nem fogadható el hiányos, sérült, szakadt bankjegy, kivéve, ha teljes értékben beváltható (befizethető) A pénztáros hamis vagy annak látszó bankjegyeket, érméket nem fogadhat el. 4. Pénztárzárlat, munkaköri átadások rendje, a pénztár átadása a pénztáros távollétében A pénztáros helyettesítésekor pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárban lévő készpénzről, értékekről, értékpapírokról, szigorú számadású nyomtatványokról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni az 5. számú melléklet szerint. Amennyiben a pénztáros betegség vagy más ok miatt munkahelyétől távol marad, köteles a nála lévő kulcsot munkakezdésre lezárt és a ragasztásnál aláírt borítékban a pénztárhelyetteshez eljuttatni. A pénztáros távollétében a pénztár felnyitására a helyettese jogosult. 5. Pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása, alapbizonylatok kezelése A készpénzforgalom lebonyolításához minden esetben pénztárbizonylatot kel kiállítani. A pénztári nyilvántartás céljára kizárólag a KulcsSoft rendszer keretein belül működő pénztár modul által számítógéppel előállított bizonylatot kell alkalmazni. A bevételi és kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell az alapbizonylatokat. Alapbizonylat: a számla, készpénzjegyzék, bérjegyzék, útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány. A rontott pénztárbizonylatot stornózni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A rontott bizonylatot is be kel fűzni a pénztári bizonylatok közé. 6. Pénztári bevételek bizonylatolása A házipénztári befizetésekről a vonatkozó alapbizonylatokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (pl. postautalvány). A pénz átvételét a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A bevételi pénztárbizonylatot két példányban kell kiállítani: - Első példány - a könyvelés bizonylata, ehhez kell csatolni a pénztári alapbizonylatokat - Második példány a befizetést teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni 7. A pénztári kifizetések bizonylatolása Minden házipénztári kifizetésről az alapbizonylatokkal egyezően - kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bizonylatot a bevételi pénztárbizonylattal azonos módon kell kiállítani. A pénztáros csak az utalványozásra jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. A pénztárosnak meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni.
9 Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon a napon veszi fel járandóságát. A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával a pénztári alapokmányon történik. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak alá kell írnia. A bizonylatot kiállító, utalványozó, ellenjegyző és könyvelő szintén köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A kiadási pénztárbizonylatot egy példányban kell kiállítani, ami a könyvelés bizonylata, ehhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat. 8. Előleg, ellátmány kifizetésének rendje Előleg, ellátmány szabályszerű utalványozás alapján, maximum 30 napos elszámolási kötelezettséggel a pénztárból felvehető. Az elszámolásra kiadott előlegekről a pénztáros nyilvántartást vezet. Készpénzt a pénztáros elszámolásra csak a következő célokra adhat ki: - beszerzésre - reprezentációra - ellátmányra. Újabb készpénz előleget utólagos elszámolásra csak akkor lehet igényelni és kiadni, ha az igénylő korábbi elszámolási kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. Kivételt képezhet az az eset, ha kisebb vásárlásra felvett előleg valamely oknál fogva aznap nem kerülhet felhasználásra, de ugyanakkor más célú, promt jellegű beszerzésre van szükség. Az utólagos elszámolásra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának elmulasztása esetén az előleget felvett dolgozót írásban fel kell szólítani. Amennyiben a felszólítás ellenére sem számol el az előleggel a dolgozó, akkor az eseményt jelenteni kell a jegyzőnek. Abban az esetben, ha a tett intézkedésének nincs eredménye, akkor a felvett készpénz összegétől függően kártérítési, illetve bűnügyi eljárást kell kezdeményezni. 9. A munkabér kifizetésének szabályai A Önkormányzatnál dolgozó köztisztviselők, közalkalmazottak és munkavállalók illetményfizetése saját bankszámlájukra történő utalással történik. Közhasznú, közcélú, megbízási szerződéssel dolgozó munkavállalók bérének kifizetése a házipénztáron keresztül történik. 10. A házipénztáron kívüli pénzkezelés szabályai, az elszámolás rendje Önkormányzatunknál nincs házipénztáron kívüli pénzkezelés. 11. Pénztári jelentés, pénztár zárás A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. A pénztárjelentés számítógéppel a KulcsSoft-os programmal készül.
10 A pénztáros a pénztárzárlatot naponta köteles készíteni. Pénztárzárlatot kell készíteni ezen kívül, ha a pénztárost helyettesíteni kell, vagy beosztásából a pénztáros távozik. Pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárban kezelt pénzt, értéket, bizonylatokat és nyilvántartásokat a helyettesnek át kell adni. Az átvétel alkalmával az átvevőnek meg kell győződnie az elszámolások helyességéről. A pénztárzárás során: - meg kell állapítani címletenkénti részletezésben a pénztárban lévő készpénz-állományt, - meg kell állapítani továbbá a pénztárjelentés alapján a bevételek és kiadások napi végösszegét, az előző napi készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztár feljegyzései szerinti egyenleget - egyeztetni kell megállapított egyenleget és a tényleges készpénzállományt - az egyeztetés során megállapított eltérést még a megállapítás napján fel kell deríteni, ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a jelenlevő személyeknek alá kell írni. A többletet a pénztárba kell vételezni, a hiányt pedig a pénztáros befizetési kötelezettségeként kell előírni. 1. Pénz és értékcikkek tárolása VI. Pénz- és értékkezelés rendje A pénztárban elkülönítetten kell tárolni az alábbi értékeket: - belföldi fizetőeszközöket címletenként, - az értékeket, - a letéteket, az értékpapírokat, - a csekkeket, - a hitelleveleket, a szigorú számadású bizonylatokat. A házipénztárban idegen más szervezetek, saját alkalmazottak vagy más személyek pénzét nem lehet tartani. 2. Értékpapírok kezelése és nyilvántartása A pénztárban kell elhelyezni, őrizni és nyilvántartani az önkormányzat tulajdonát képező értékpapírokat. Az értékpapírok állományában bekövetkezett változást minden esetben dokumentálni kell. Az értékpapírokról fajtánként nyilvántartást kell vezetni (kelte, sorszáma, névértéke, stb. adatokkal). 3. A pénztár által használt bizonylatok nyilvántartása, kezelése A pénztárban használt bevételi, kiadási pénztárbizonylatok és a pénztárjelentés számítógépes KulcsSoft programmal előállított formanyomtatvány, mely zárt rendszerben készül, így biztosított a folyamatos sorszám, ezért külön nyilvántartást nem kell vezetni róla. A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján.
11 VII. Utólagos vezetői ellenőrzés A FEUVE keretében a házipénztáron keresztül lebonyolított készpénzforgalom szabályszerű végrehajtását, a szabályzatban nevesített felelősök meghatározott feladatainak elvégzését a jegyző szúrópróbaszerűen, évente 4 alakalommal ellenőrzi. Az ellenőrzést dokumentálni kell, arról jegyzőkönyvet kell felvenni. Amennyiben a jegyző szabálytalanságot állapít meg, abban az esetben kezdeményezi az érintett felelősségre vonását. VIII. A pénzkezelési szabályzat 2011. június 01-jével lép hatályba. Galgagyörk, 2011. június 01. Szabados Adrienn jegyző
12 MELLÉKLETEK 1. Banki aláírási karton Galgagyörk község Önkormányzat 2. Banki aláírási karton Szlovák Kisebbségi Önkormányzat 3. Banki aláírási karton Cigány Kisebbségi Önkormányzat 4. Banki aláírási karton Német Nemzetiségi Önkormányzat 5. Házipénztár átadás-átvétel jegyzőkönyvminta 6. Pénztáros felelősségi nyilatkozat
13 5. számú melléklet Házipénztár átadás átvétel jegyzőkönyv minta Készült 201 év hó.. nap alkalmával Galgagyörk község Önkormányzat pénztárhelyiségében. Tárgy: házipénztár átadás-átvétel Jelen vannak: pénztár átadó pénztár átvevő A pénztári teendőket 201..-től a korábbi pénztáros. (betegsége, munkaviszonyának megszűnése, szabadsága) miatt. látja el. Az előzőekben említett okok miatt a pénztárátadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra: Készpénz összege:.. Egyéb, a pénztárban tárolt értékek felsorolása:. Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskezatta kulcsa:. Db. k. m. f.. átadó átvevő
14 6. sz. melléklet Pénztáros felelősségi nyilatkozata Alulírott.. pénztáros tudomásul veszem, hogy a Polgármesteri Hivatal házipénztárában kezelt valamennyi eszköz és egyéb értékek kezeléséért a pénztáros helyettesítésének időtartama alatt teljes anyagi felelősség terhel. Galgagyörk,....