A TUDOMÁNY HATÁROK NÉLKÜL ÖSZTÖNDÍJPROGRAM MAGYARORSZÁGI MEGVALÓSULÁSÁNAK MŰKÖDÉSI KÉZIKÖNYVE A kézikönyvet 2015. március 10-én jóváhagyta Dr. Dubéczi Zoltán, az MRK főtitkára.
Tartalomjegyzék 1. Bevezető 3 2. Kommunikáció 3 2.1. Belső kommunikáció 3 2.2. Külső kommunikáció 4 2.3. Sajtó 4 2.4. Honlap/Közösségi média 4 3. Regisztrációs folyamat 5 3.1. Regisztráció 5 3.2. Allokáció 6 3.3. Kapcsolatfelvétel 6 4. Orientáció 7 5. Oktatási szolgáltatás 7 6. Probléma- és konfliktuskezelés 7 6.1. Re-allokáció (Intézményváltás) 8 6.2. Panaszkezelés 8 6.3. Szankciók 9 7. Biztosítás ügyintézés 9 8. Hallgatói jogviszony igazolása 11 9. Tartózkodási engedély ügyintézése 11 10. Mentor rendszer 11 11. Szakmai gyakorlat 12 12. Beszámolás 13 13. A hazatéréshez kapcsolódó ügyintézés 13 13.1. Hazatérés a program végén, illetve annak befejezését megelőzően 13 13.2. Hosszabbítás 14 14. Alumni program 15 2
1. Bevezető A Tudomány Határok Nélkül program (a továbbiakban: program) a brazil állam által támogatott ösztöndíj lehetőség, amely a 2012 és 2015 közötti időszakban a természet- mérnöki- egészségés informatikatudományok területén tanuló 100.000 brazil hallgatónak teszi lehetővé, hogy alapszintű tanulmányai során egy évet külföldi egyetemen töltsön (PhD tanulmányok esetén pedig a teljes képzés idejét). A program szereplői a brazil állam, a CAPES (Brazilian Federal Agency for Support and Evaluation of Graduate Education) a program szervezéséért és lebonyolításáért felelős állami ügynökség, a brazil küldő intézmények, a brazil hallgatók, a magyar fogadóintézmények (a továbbiakban: intézmény), és a program központi magyarországi koordinációjáért felelős Magyar Rektori Konferencia Titkárság (MRK). A program hivatalos e-mailcíme: info@csfhungary.hu A program hivatalos magyar honlapja: http://csfhungary.hu/ A program hivatalos brazil honlapja: http://www.cienciasemfronteiras.gov.br/web/csf/ A program Facebook oldala: https://www.facebook.com/ciencia.sem.fronteiras.hungria A kézikönyv a program folyamatos, ideális működéséhez szükséges folyamatokat szabályozza, valamint meghatározza az MRK és az intézmények kötelezettségeit. 2. Kommunikáció A tanulmányokat és a programot érintő kérdések tekintetében a hallgató és az intézmény, illetve a hallgató és az MRK közötti kommunikáció minden esetben írásos formában (e-mail), angolul történik annak érdekében, hogy az visszakövethető legyen, és vitás kérdésekben rendelkezésre álljon. Minden, a hallgatók által e-mailben küldött kérdésre vagy panaszra írásban kell reagálni 3 napon belül. A tanszüneti napokon a koordinátorok egymást váltva email-es ügyeletet tartanak és elérhetőek a hallgatók számára. Javaslat: Minden, a hallgatók által e-mailben megküldött kérdésre vagy panaszra írásban kell reagálni 3 napon belül. Amennyiben az intézmény hivatalos szünetet tart, abban az esetben is biztosítani kell, hogy a koordinátorok egymást váltva email-es ügyeletet tartsanak, és a hallgató leveleire legfeljebb 5 napon belül választ adjanak. Amennyiben a hallgató által felvetett kérdés vagy probléma belső egyeztetést igényel, és ezért a 3 napos határidő nem tartható, a hallgatót a határidőn belül tájékoztatni kell erről. 2.1. Belső kommunikáció Nagyon fontos az intézményen belüli pontos és gyors kommunikáció, valamint az egységes információátadás a programmal kapcsolatban. Javasolt egy belső brazil levelezőlista 3
létrehozása, hogy minden, a brazil hallgatókkal foglalkozó munkatárs azonnal és írásos formában értesüljön a programot érintő aktualitásokról. Nem fordulhat elő pl. olyan, hogy egy hallgató megjelenik a szakmai gyakorlaton, ahol senki nem tud az érkezéséről, vagy a központi, az MRK által szervezett programokról a tanszéki koordinátorok nem tudnak, illetve nem megfelelő tájékoztatást adnak a diákoknak. A program rövid és hosszú távú sikere érdekében a hallgatókkal foglalkozó minden munkatárs (az adminisztratív munkatársakat és az oktatókat is beleértve) elhivatottsága szükséges. Az MRK titkárságának munkatársai folyamatosan rendelkezésre állnak bármilyen kérdéssel kapcsolatosan, pontosítás és egyeztetés céljából is, valamint azért, hogy a visszajelzések és a tapasztalatok alapján folyamatosan fejlesszék és javítsák a központi rendszert és a munkájukat. 2.2. Külső kommunikáció Az egységes kommunikáció érdekében minden érdeklődő (tehát a programba felvételt még nem nyert) brazil hallgatóval az MRK tartja a kapcsolatot a program hivatalos email címén keresztül (info@csfhungary.hu), ezért minden, az intézményi koordinátorhoz vagy az intézmény oktatóihoz beérkezett megkeresést az MRK-nak kell továbbítani. Abban az esetben, ha az MRK nem rendelkezik megfelelő ismeretekkel az adott megkeresés megválaszolásához, úgy természetesen az intézmény segítségét kéri a megfelelő információk megszerzésében. 2.3. Sajtó A brazil program promóciója és sajtója kiemelt jelentőségű nemcsak a brazil fél, de a magyar felsőoktatás szempontjából is. Minden olyan hírt vagy cikket, ami nem konkrét eseményről szól, hanem általános összefoglaló jelleggel számol be a programról és annak eredményeiről, közzététel előtt meg kell küldeni az MRK számára az adatok pontosságának ellenőrzése miatt. Amennyiben a brazil hallgatók tanulmányi versenyen, konferencián, projektmunkában vesznek részt, és ezeken eredményt érnek el, vagy az intézmény olyan rendezvényt szervez számukra, ami hírértékkel bír, az eseményt követő rövid határidőn belül írásban (lehetőség szerint képekkel illusztrálva) tájékoztatást kell nyújtani az MRK számára annak érdekében, hogy a híreket az MRK a brazil félhez eljuttathassa központilag is. Javasolható emellett, hogy az intézmény maga is rendszeresen jelentessen meg rövid híreket a weboldalán és a közösségi médiában. Minden Brazíliából érkező sajtómegkeresést válaszadás előtt egyeztetés céljából továbbítani szükséges az MRK számára az egységes kommunikáció érdekében. 2.4. Honlap/Közösségi média A program hivatalos weboldalát, valamint Facebook és Instagram profilját az MRK Titkársága interaktívan kezeli: frissíti a tartalmakat, híreket közöl és kommunikál az érdeklődőkkel. Minden intézménynek lehetősége van arra, hogy bármelyik platformon híreket, képeket vagy bejegyzést közöljön. A megjeleníteni kívánt tartalmakat az info@csfhungary.hu e-mail címre 4
kell megküldeni. Hasonló módon, ha a fent említett felületekkel kapcsolatban bármilyen módosítási javaslat merül fel, azt szintén a program e-mail címén keresztül jelezhetik a koordinátorok. 3. Regisztrációs folyamat 3.1. Regisztráció A brazil hallgatók magyarországi jelentkezése a www.csfhungary.hu weboldalon a brazil fél által a http://www.cienciasemfronteiras.gov.br weboldalon közölt és előre meghatározott regisztrációs időszakban zajlik. A hallgatók a személyes és tanulmányi adataik megadása mellett a regisztrációs felületen feltöltik a már elvégzett és a jelentkezés pillanatában teljesített kurzusaik listáját, valamint ezek rövid jellemzését. A felületen emellett lehetőségük van az intézményi preferenciáik megadására, amely sorrendet az allokálás során az MRK figyelembe vesz. A regisztrációhoz szükséges dokumentum elkészítésének megkönnyítése érdekében az MRK a hallgatók számára egy olyan mintát (templát) tesz elérhetővé a honlapon, amelyet a hallgató saját adataival tölt fel. A beérkező regisztrációk formai megfelelőségét az MRK 3 munkanapon belül ellenőrzi, és a hallgatóknak e-mailes visszajelzést küld a regisztráció sikerességéről vagy a hiánypótlás szükségességéről. A brazil fél a regisztrációs időszak hivatalos lezárultát követően küldi meg az MRK titkársága számára a programba felvételt nyert hallgatók listáját. A regisztrációból kinyerhető adatbázist az MRK ellenőrzi, vagyis törli a duplikációkat (oly módon, hogy a legutóbbi formailag megfelelő regisztrációt veszi figyelembe) és a brazil fél által megküldött listán nem szereplő hallgatók adatait. Az így kialakult lista külön lementésre kerül úgy, hogy az eredeti adatbázis is megmarad, így ha egy hallgatót később mégis jóváhagy a brazil fél, rendelkezésre áll a profilja. A brazil fél által elfogadott, de a magyar felületen nem regisztrált hallgatókkal az MRK titkársága felveszi a kapcsolatot, tájékoztatja őket a jelentkezésük sikerességéről és a magyarországi regisztráció menetéről. Ezt követően az MRK által véglegesített regisztrációs adatbázisban az MRK kijelöli a fogadóintézményt a hallgatók intézményi preferenciája, az adott tudományterület és az intézmények képzési kapacitása szerint. 5
3.2. Allokáció Az allokáció során az MRK az adatbázis releváns adatait egy Excel file formájában megküldi az intézményi koordinátoroknak, akik a táblázatból elérhető és a honlap védett területére navigáló link segítségével érik el a hallgatók portfólióját. Minden intézmény csak a számára kijelölt hallgatók portfólióját tekintheti meg, és ennek alapján az egyes karokkal egyeztetve dönt a hallgató fogadásának szándékáról, amit írásban, a megküldött táblázat kitöltésével, annak formai kereteit megtartva visszaigazol az MRK számára az adott felhívásban megadott határidőn belül. (A diákok nyomon követése, az elszámolás és a beszámolók elkészítése az allokációtól kezdve rögzített formátumú táblázatban, annak kibővítésével történik.) Amennyiben a hallgatót nem fogadja az elsőként megjelölt és hozzárendelt intézmény, úgy az MRK automatikusan a második/harmadik megjelölt intézménybe továbbítja portfólióját. Ha valamilyen oknál fogva egyik preferált intézmény sem fogadja a hallgatót, úgy a releváns intézmények és az MRK egyeztet az adott hallgató képzését illetően. Miután az MRK által meghatározott határidőre minden intézmény eljuttatja a fogadni kívánt hallgatók listáját, az MRK elkészíti a névre szóló fogadóleveleket, amely tartalmazza a pályázati felhívás számát, a hallgató teljes nevét, a fogadóintézményt, a hallgató magyarországi szakját és az ösztöndíjprogram időtartamát. Az MRK által kiállított központi fogadólevelek a www.csfhungary.hu weboldalról, egy védett felületről érhetőek el, amelyet a hallgatók, az intézmények és a brazíliai magyar nagykövetség munkatársai (utóbbiak a könnyített vízumügyintézés kapcsán) is az MRK titkársága által megküldött link segítségével érnek el. A sorszámozott fogadóleveleket az MRK titkársága által továbbított excel táblázat alapján tudják beazonosítani, amely tartalmazza a hallgatók nevét és a fogadólevelek sorszámát. 3.3. Kapcsolatfelvétel Az intézmény mindaddig nem lép kapcsolatba a hallgatókkal, amíg azok nem rendelkeznek az MRK-tól kapott központi fogadólevelükkel. A fogadólevelek kiállítását követően az intézmény e-mailben kapcsolatba lép a diákokkal, megküldi részükre az adott szakon angol nyelven elérhető kurzusok listáját és azok rövid leírását. Az intézmény köteles a hallgató részére a képzéséhez kapcsolódó angol nyelvű kurzusokat ajánlani, amelyből a hallgatónak minimum 20 kredit értékben kell szakmai (a szakjához kapcsolódó vagy szaknyelvi kurzus) tárgyat választania. Az e-mailes kommunikáció során a hallgató érkezését és a félév kezdetét megelőzően az intézményi koordinátor írásban egyezteti a hallgatóval a felvenni kívánt kurzusok listáját, amelynek véglegesítésére intézményen belül határidőt írhat ki. Az intézmények korábban MRKnak visszaigazolt fogadási szándéka akkor válik végleges döntéssé, ha a hallgatónak és az 6
intézménynek sikerül közösen kialakítani a mindkét fél számára elfogadható órarendet, amelyet írásban rögzítenek. A kommunikáció során a koordinátor tájékoztatja a hallgatót a kari koordinátor (amennyiben van ilyen) és a számára kijelölt mentor személyéről és elérhetőségéről, valamint megküldi számára az egyéb releváns dokumentumokat is (pl.: tanulmányi és vizsgaszabályzat kivonata, házirend, tanév rendje). A koordinátor tájékoztathatja a hallgatót az intézményben működő és a nemzetközi hallgatók kiszolgálásával foglalkozó szervezeti egységekről (pl.: életvezetési tanácsadó, AIESEC, stb.). 4. Orientáció A hallgatók Magyarországra érkezését követően központi orientáción vesznek részt: a fővárosban tanulók számára az orientációt az MRK (is), a nem budapesti hallgatók számára az intézményi koordinátor tartja. A tájékoztató során az alábbi témákat kell érinteni: a biztosítás tartalma és használata (bővebben: Biztosítás ügyintézés), a biztosítási szerződés megkötése; vízum/tartózkodási engedély ügyintézés; saját orientációs találkozó esetén intézmény-specifikus tartalom: az intézmény házirendje, követelményei, mentorrendszer, pszichológiai tanácsadás, egyéb, a brazil hallgatóknak szóló szervezeti egységek, programok; (Statement of Commitment aláíratása a 2015 szeptemberétől és az ezt követő felhívásokban érkezők számára) Az orientációs napról jelenléti ívet kell készíteni, az orientáción nem megjelenő hallgatók számára új időpontot kell biztosítani, vagy minden elhangzott információt írásban a rendelkezésükre kell bocsájtani. 5. Oktatási szolgáltatás Az intézmény az MRK és az intézmények között a mindenkori pályázati fordulókra vonatkozó szerződésben (Együttműködési megállapodás) foglaltaknak megfelelően biztosítja a hallgatók számára az akadémiai képzést, és szervezi meg a szakmai gyakorlatot. 6. Probléma- és konfliktuskezelés 7
6.1. Re-allokáció (Intézményváltás) A hallgató első körben intézményen belül írásban jelzi, ha problémája van az intézménnyel, a képzéssel vagy a kurzusokkal, és ezért intézményt váltana. Arra kell törekedni, hogy a hallgató problémája intézményi szinten megoldódjon (pl.: új kurzusok kiajánlása, oktatóváltás, stb.). Amennyiben ez nem lehetséges, akkor az intézmény belső egyeztetést követően úgy dönthet, hogy a hallgató elsősorban szakmai indokokon alapuló intézményváltási kérelmét jóváhagyja, amiről a koordinátor az MRK-t e-mailben értesíti, a hallgató számára pedig kiállítja az academic transcriptet, és az általa teljesített szakmai gyakorlat igazolását. Ebben az esetben a hallgató az intézménytől kapott dokumentummal az MRK-hoz fordul, és áthelyezését kérvényezi egy másik intézménybe. Az MRK ekkor megküldi a hallgató portfólióját (a regisztráció során megadott adatokat, a hallgató tanulmányi történetét és amennyiben rendelkezésre áll, az első fogadóintézményben végzett tárgyak listáját) a hallgató által preferált vagy a hallgató szakmai előmenetelének leginkább megfelelő intézménybe, ahol az intézményi koordinátor dönt a hallgató fogadásáról. A döntésről írásban tájékoztatja az MRK-t. Amennyiben a döntése pozitív, ugyanúgy jár el, mint az első allokációs folyamat során, vagyis egyezteti a hallgatóval az elérhető kurzusok listáját, amelyből a hallgató 20 kredit értékben vesz fel kurzusokat, amit írásban visszaigazol. Amennyiben a hallgató az első fogadóintézményben nem teljesítette a szakmai gyakorlatát, úgy a második fogadóintézmény szervez számára szakmai gyakorlatot. Mindaddig, amíg erről az intézmények és az MRK között megegyezés nem történik, a hallgató nem kerül át a másik intézménybe. A hallgató re-allokációját követően az MRK fogadólevelet állít ki a hallgató új intézménybe történő átvételéről, amelyet megküld a hallgatónak, a régi és az új fogadóintézménynek egyaránt. 6.2. Panaszkezelés Amennyiben a hallgató olyan, az akadémiai képzéshez vagy a szakmai gyakorlathoz kapcsolódó panasszal fordul az oktatójához vagy az intézményi koordinátorához, amely a saját hatáskörében nem oldható meg, úgy a hallgatónak írásban kell az intézményi koordinátorához fordulnia, aki a felsőbb vezetőkkel egyeztetve próbálja megoldani a problémát. Amennyiben a probléma intézményi szinten nem kezelhető, úgy a koordinátor tájékoztatni köteles az MRK-t az esettel kapcsolatos teljes dokumentáció megküldésével. Amennyiben az adott panasz intézményi kivizsgálást igényel, úgy a koordinátor köteles megvizsgálni és dokumentálni az eset részleteit és körülményeit, majd megküldeni az MRK számára. Az MRK az eset részleteinek ismeretében írásban (egyedi esetben szóban, de ekkor írásos feljegyzést készít a megbeszélésről) egyeztet a hallgatóval. Ha ily módon sem sikerül megoldani a problémát, akkor az MRK a brazil félhez fordul, és megküldi számára az esetről készült dokumentációt. 8
6.3. Szankciók Amennyiben a hallgató teljesítménye (a teljes tevékenység első negyedében) nem felel meg az intézmény által elvárt szintnek pl.: az óralátogatás gyakorisága vagy a szakmai gyakorlaton való részvétel minősége úgy az alábbiak szerint kell eljárni: 1) az oktató/szakmai gyakorlat vezető először szóban, majd ezt megerősítve vagy helyettesítve írásban egyeztet a hallgatóval, megpróbálja felfedni az elégtelen teljesítés okát, és felszólítja a hallgatót a követelmények teljesítésére, valamint ezzel egy időben tájékoztatja az intézményi koordinátort; 2) az intézményi koordinátor írásban tisztázza a hallgatóval a mulasztások okát, és felszólítja a hallgatót a kötelességei teljesítésére, emellett felhívja a hallgató figyelmét, hogy a nem teljesítés szankciókat vonhat maga után, amely az ösztöndíjprogramból való kizárást, visszahívást és az ösztöndíj teljes összegének visszafizetését jelentheti; 3) amennyiben a hallgatóval írásban egyeztetett határidőn belül nem változik pozitívan a hallgató teljesítménye, az intézményi koordinátor kapcsolatba lép az MRK-val, írásban tájékoztatja a kialakult helyzetről írásos, angol nyelvű dokumentumokkal alátámasztva a hallgató teljesítménye ellen emelt kifogásokat; 4) az MRK írásban tájékoztatja a hallgatót a nem teljesítés lehetséges következményeiről; 5) amennyiben a hallgató továbbra, az intézménnyel közösen meghatározott határidőn belül sem teljesít megfelelően, az intézmény által korábban megküldött dokumentumokat és a hallgatóról készült jelentést az MRK továbbítja a brazil félnek; 6) a brazil fél dönt a hallgatót érintő szankciókról, és a döntésről tájékoztatja az MRK-t; 7) az MRK a brazil fél döntéséről tájékoztatja az intézményt és a hallgatót; 8) az intézmény tájékoztatja a hallgatót a brazil fél döntéséről; 9) amennyiben a hallgatónak vissza kell térnie Brazíliába az ösztöndíj lejárta előtt, úgy az intézmény egy hivatalos dokumentumot állít ki, amelyben tájékoztatja a kialakult helyzetről, és eltanácsolja az intézménytől (ezzel egy időben megszünteti a hallgató jogviszonyát és nem nyújt számára a továbbiakban oktatási szolgáltatást). 7. Biztosítás ügyintézés A hallgatók biztosítását központilag, a Generali Biztosító Zrt. és az MRK között létrejött szerződés alapján az MRK titkársága koordinálja. A megállapodás alapján minden hallgatónak érvényes biztosítása van a Magyarországra érkezése napjától, azonban ahhoz, hogy ezt a biztosítást igénybe is tudják venni, a hallgatóknak személyesen meg kell hallgatniuk egy rövid tájékoztatót a biztosítás működéséről, majd aláírással hitelesíteniük kell a biztosítás igénybevételéről szóló szerződést, valamint át kell venniük a biztosítási kártyát. A hallgatók Magyarországra érkezését megelőzően az MRK írásban tájékoztat minden brazil hallgatót a biztosítás tartalmáról, valamint megküldi számukra a 60 oldalas biztosítási 9
tájékoztató elérhetőségének linkjét, amely megtalálható a program weboldalán. A tájékoztató itt érhető el: http://csfhungary.hu/wp-content/uploads/2013/08/insurance_package.pdf A fővárosban élő vagy a tanévkezdés időszakában Budapesten tartózkodó hallgatók biztosítási ügyintézését az MRK központilag szervezi egy egyetemi vagy főiskolai helyszínen (érkezésüket követő két hónapban heti egy alkalommal). A tájékoztató időpontjáról és helyszínéről a hallgatók és a koordinátorok e-mailben értesülnek. Az orientáció során a hallgatók megismerkednek a biztosítás tartalmával, annak használatával, finanszírozásával, az ellátás menetével (rendelési időben, ügyeleten, vészhelyzetben), valamint rövid tájékoztatást kapnak a magyar egészségügyi rendszerről. Az előadást követően a hallgatóknak lehetőségük van a biztosítással kapcsolatos kérdéseik felvetésére, majd kitöltik a biztosítási szerződést és az ahhoz tartozó biztosítási kártyát. A biztosítási kártya már ekkor a hallgatóhoz kerül, és innentől kezdve az azon lévő sorszám alapján történik a beazonosítása. A biztosítási szerződéseket az MRK munkatársai az aláírásukkal hitelesítik, majd az első és másodpéldányt elküldik a biztosítónak, a harmadpéldányt pedig visszajuttatják az intézményi koordinátornak, aki köteles a hallgatók rendelkezésére bocsájtani azokat. Az orientáción megjelent hallgatók számára az MRK titkársága follow-up e-mailt küld, amelyben ismételten megküldi a 60 oldalas biztosítási tájékoztató elérhetőségének linkjét, az orientáción vetített, a biztosítóval közösen elkészített PPT-t, valamint a rövid biztosítási tájékoztatót, ami két oldalban foglalja össze a legfontosabb tudnivalókat. A nem budapesti hallgatók számára az intézményi koordinátor ad tájékoztatást a biztosításról, az MRK által megküldött tájékoztató és a bemutató PPT alapján. Az intézményi koordinátor meggyőződik arról, hogy a hallgatók megértették a biztosítás tartalmát és annak használatát, majd aláíratja a biztosítási szerződést, kitölteti a biztosítási kártyát és két munkatárs hitelesíti az aláírt szerződést, amelynek harmadpéldányát a hallgatónak adja át, első és másodpéldányát pedig visszajuttatja az MRK titkárságára. A biztosítási tájékoztatást követően a hallgatónak e- mailben is elküldi a rendelkezésre álló tájékoztató anyagokat, az MRK részére pedig eljuttatja az alábbi információkat: a biztosítást aláíró hallgató teljes neve, születési ideje, útlevél száma, a biztosítási kártya száma és a szerződés aláírásának dátuma. (Az adatok mielőbbi megküldése a biztosítási adatbázis frissítése miatt kiemelten fontos, hiszen a biztosító diszpécserei az adatbázisban elérhető adatok alapján azonosítják a hallgatót, aki az ellátásért jelentkezik.) A biztosított hallgató neve és adatai egy munkanapon belül bekerülnek a biztosítási táblázatba a titkárságon, majd a frissített teljes táblázat a biztosító számára megküldésre kerül. Az elveszett/ellopott biztosítási kártya pótlása az MRK titkárságán vagy az intézményi koordinátoroknál (kitöltetlen biztosítási szerződés az MRK-tól igényelhető, amelyet postán továbbítunk) új biztosítási szerződés kitöltésével történik. Ebben az esetben az elveszett kártya letiltásra kerül és az új kártya sorszáma felülírja a korábbit az adatbázisban. A hallgatóktól érkező vagy az intézmény által tapasztalt biztosítással vagy a betegellátással kapcsolatos panaszokat az MRK-nak kell továbbítani a konkrét eset részletes leírásával. Az MRK 10
minden panaszt továbbít a biztosítónak, a biztosítótól érkező visszajelzésről pedig tájékoztatja az intézményt. 8. Hallgatói jogviszony igazolása Az intézmény köteles gondoskodni arról, hogy a hallgatók részére legkésőbb a tanévkezdéstől biztosítsa a kétnyelvű (magyar és angol) hallgatói jogviszony-igazolást (magyar változat esetén annak angol nyelvű fordítását), amely a közlekedési és egyéb kedvezmények igénybevételére jogosít. A hallgatói jogviszony-igazolás ügyintézéséről, annak érvényességéről (rendszeres megújításáról) és a hallgatói kedvezményekre való jogosultságról való tájékoztatás az intézmények kötelezettsége. A hallgatói jogviszony-igazolás ideális esetben a hallgató hazautazásáig érvényes, ezért az intézményi koordinátor egyeztessen minden hallgatóval a hazatérés dátumával kapcsolatosan. Ezen egyeztetések után a hallgatók várható hazatérésének időpontját összegyűjtve küldje meg az MRK részére legkésőbb a szemeszter közepéig. 9. Tartózkodási engedély ügyintézése A legtöbb hazánkba érkező hallgató tartózkodási engedély átvételére jogosító vízummal érkezik Magyarországra. A hallgatók 30 napig tartózkodhatnak itt a vízummal, ennyi idejük van végleges szállást találni. A szállásigazolással, a szállást adó aláírásával hitelesített bérleti vagy egyéb szerződéssel, tulajdoni lappal, útlevéllel, kell elmenniük a Bevándorlási Hivatal helyi ügyfélszolgálatára, és kiváltani a tartózkodási engedélyt. A hallgatókat a szükséges dokumentumokról és az ügyintézés menetéről az MRK tájékoztatja, de az intézményi koordinátor is informálja a hallgatót, és támogatást nyújt az ügyintézéshez (ha szükséges, megszervezi, hogy mentor kísérje a hallgatókat a BÁH-ba). 10. Mentor rendszer Az intézménynek minden 15 hallgatóhoz legalább egy angolul beszélő mentort kell kijelölnie, aki segíti a hallgatót elsősorban a tanulmányi rendszer használatában, az egyetemi/kollégiumi életbe való beilleszkedésben, és lehetőség szerint részt vesz a brazil hallgatóknak szóló kulturális, szabadidős programok szervezésében és lebonyolításában. A mentorok kötelesek a brazil hallgatóknak magyarországi tartózkodásuk során folyamatosan információs segítséget nyújtani, és a magyarországi ügyintézés során kötelesek segíteni őket. A mentorok tevékenységét az intézményen belül egy tanulmányi ügyintéző/koordinátor 11
ellenőrzi, akinek elérhetőségét a hallgatók számára is meg kell adni. A mentorok intézmény által írásban rögzített kötelezettségeinek betartásáért és betartatásáért az intézmény vállal felelősséget. 11. Szakmai gyakorlat A gyakorlatorientált képzés során az intézmény köteles megszervezni a brazil hallgató 8 hetes szakmai gyakorlatát, amelyre elsősorban az akadémiai féléveket követően (keresztféléves képzés esetén azok között) július-augusztus hónapokban kerül sor, és amelynek elemei lehetnek többek között: üzemi gyakorlat; üzem-/intézménylátogatás; önálló munkát igénylő, a szakmai ismeretek alkalmazásával megoldható konkrét feladatok, amelyek elvégzéséhez az intézmény a brazil hallgatóval előre meghatározott számú konzultációs lehetőséget biztosít. A szakmai gyakorlat elemeinek kombinációja függ a hallgató tanulmányi előképzettségétől és előmenetelétől, valamint a magyar törvényi szabályozás nyújtotta lehetőségektől. Az intézmény köteles a brazil hallgatót tájékoztatni a szakmai gyakorlat időpontjáról legkésőbb annak megkezdését megelőző egy hónappal. Amennyiben a hallgató sorozatosan nem jelenik meg a számára előírt és a hallgató által visszaigazolt szakmai gyakorlaton, úgy a hallgatóval szemben az 5.3. Szankciók pontban leírtak szerint kell eljárni. Az intézmény igazolást állít ki a hallgatónak az elvégzett szakmai gyakorlatokról, amely tartalmazza a szakmai gyakorlat időtartamát (napokban) és annak rövid leírását. Egyedi esetekben lehetőség van a szakmai gyakorlat alternatív időpontban (tehát nem júliusaugusztusban) történő megvalósulására, ennek kapcsán külön egyeztetés szükséges az intézmény, a hallgató és az MRK között. Erre akkor kerülhet sor, ha pl. a hallgatónak a brazíliai tanév kezdete miatt a nyár folyamán kell visszatérnie Brazíliába. Ebben az esetben érdemes felhívni a hallgató figyelmét arra, hogy csak a Magyarországon töltött hónapokban jogosult a havi ösztöndíjára, ellenkező esetben a brazil fél hatásköre meghatározni a jogosultságot. A hallgató köteles jelenteni az intézmény felé, ha nem az intézmény által szervezett szakmai gyakorlaton vesz részt. Ebben az esetben a gyakorlatot biztosító vállalat állítja ki számára a gyakorlati igazolást. A koordinátor külső gyakorlati hely esetén is ellenőrzi, hogy a hallgató elvégezte-e a gyakorlatát. Abban az esetben, ha a hallgató abból adódóan nem tudja teljesíteni a szakmai gyakorlatát, mert korábban hazatér, úgy tudomásul veszi, hogy az intézmény nem feltétlenül tudja biztosítani számára a szakmai gyakorlat lehetőségét. 12
12. Beszámolás Az intézménynek minden szemeszter végén beszámolási kötelezettsége van. A beszámolónak tartalmaznia kell egy szöveges, képes összefoglalót, amely átfogó képet ad a hallgatóknak biztosított akadémiai és egyéb kulturális szolgáltatásokról, valamint a szakmai gyakorlatról, emellett az intézménynek meg kell küldenie a tudományos eredményt (publikáció, magyarbrazil kutatási tevékenység, TDK/OTDK helyezés, tudományos díj) elért hallgatók listáját. A beszámoló harmadik része a hallgatók tanulmányi teljesítéséről szóló összesítő, amit az allokáció során kialakított táblázati forma adott oszlopainak kitöltésével, az MRK által az adott felhívásban meghatározott határidőre kell elkészíteni. A beszámolóban a táblázathoz hozzáadott információként szerepel hogy a hallgató beiratkozott-e a képzésre; a hallgató szakjának megnevezése; a képzés jellege: regular/personalized (attól függően, hogy a brazil hallgató egy már létező szakba csatlakozott be vagy számára egyedi programot állított-e össze az intézmény); felvett kreditek száma/szemeszter (20-40); teljesített kreditek száma/szemeszter (20-40); tanulmányi átlag/szemeszter (egyszerű számtani átlag) (1-5); az óralátogatás értékelése (good/average/not satisfactory); tanulmányi teljesítmény (outstanding/good/average/below avarage/poor); a szakmai gyakorlat rövid leírása (szabadszöveges formában) egyéb megjegyzés amennyiben szükséges (pl.: a hallgató a szemeszter végén intézményt vált, stb). 13. A hazatéréshez kapcsolódó ügyintézés 13.1. Hazatérés a program végén, illetve annak befejezését megelőzően A hallgatónak az ösztöndíjprogram teljes ideje alatt szakmai tevékenységet kell végeznie, vagyis az intézmény kötelessége, hogy a szorgalmi és vizsgaidőszakon túl is foglalkoztassa a hallgatót szakmai gyakorlat vagy projektmunka formájában. Amennyiben a hallgató teljesítette a felvett kurzusait és a szakmai gyakorlatát, jelenti a hazatérése időpontját az intézményi koordinátorának és az MRK-nak. Az intézményi koordinátor ezután kiállítja számára az academic transcriptet amit kiegészít az egyes kurzusok 13
rövid leírásával és a szakmai gyakorlati igazolást (amennyiben ezt a hallgató külsős gyakorlati helytől még nem kapta meg). A dokumentumokat elektronikus és nyomtatott formában bocsájtja a hallgató rendelkezésére. Abban az esetben, ha a hallgató a brazíliai tanulmányi rendjére hivatkozva az ösztöndíjprogram hivatalos vége előtt kíván visszatérni Brazíliába, tájékoztatnia kell a CAPES-t és a magyarországi intézményi koordinátorát a visszatérés indokáról, amit a küldő intézménye igazolásával bizonyít. A fogadó intézmény jóváhagyhatja a kérelmet, amennyiben a hallgató a visszatérésig várhatóan teljesíti a kurzusaihoz tartozó követelményeket és a szakmai gyakorlatát; ebben az esetben az intézményi koordinátor kiállítja ezekről a megfelelő igazolásokat. Az intézményi koordinátor minden esetben jelezze a hallgatónak, hogy a nem Magyarországon töltött hónapok után kifizetett havi ösztöndíj összegét a brazil államnak vissza kell fizetnie. Amennyiben a hallgató az MRK-nak e-mailben elküldi az intézménytől kapott academic transcriptjét és a szakmai gyakorlati igazolását, az MRK két munkanapon belül kiállítja számára a korábbi hazatérést jóváhagyó nyilatkozatot, amelyet a brazil félnek eljuttatva visszatérhet Brazíliába. Abban az esetben, ha a hallgató még nem rendelkezik az academic transcripttel és a szakmai gyakorlati igazolással, de az intézmény kiállít számára egy igazolást arról, hogy a kötelezettségeit várhatóan teljesíteni tudja a hazatéréséig, úgy az MRK kiállítja számára a korábbi hazatérést jóváhagyó nyilatkozatot. Amennyiben a tervezett visszatéréséig a hallgató nem tudja teljesíteni az eredetileg nyárra ütemezett szakmai gyakorlatát, úgy az intézmény saját hatáskörében úgy dönthet, hogy engedélyezi a hallgató számára a gyakorlat szorgalmi időszakban történő teljesítését. A koordinátor írásban tájékoztatja az MRK-t, a hallgatót pedig tájékoztatja, hogy az eredetileg a program részét képező, de nem Magyarországon töltött időszakra ösztöndíj nem illeti meg. Amennyiben a visszatéréséig a hallgató nem tudja teljesíteni a szakmai gyakorlatát, de a visszatérését az intézmény ennek ellenére elfogadja, úgy a hallgató kérésére az MRK igazolást állít ki arról, hogy mind az intézmény, mind az MRK jóváhagyja a hazatérést, azonban az igazolásban szerepel, hogy a hallgató nem teljesített szakmai gyakorlatot a program során. 13.2. Hosszabbítás Lehetőség van arra, hogy a hallgató meghosszabbítsa az ösztöndíjprogram időtartamát, azonban ennek költségeit (beleértve a tandíjat, a biztosítást és a havi ösztöndíjat) a brazil fél nem finanszírozza. A hosszabbítás egyedi elbírálását a brazil fél végzi, annak időtartamát a hallgató kérelme alapján határozza meg. A hosszabbítás időtartama alatt a hallgató jellemzően szakmai gyakorlaton vagy egyetemi kutatásban vesz részt. Amennyiben a hallgató intézményi projektben vesz részt a hosszabbítás során, úgy az intézménynek ki kell állítania számára egy fogadólevelet, amely tartalmazza, hogy a hallgató 14
milyen időtartamban milyen tevékenységet végez. Ha a hallgató az intézménytől függetlenül szakmai gyakorlatot teljesít, úgy az intézménynek a hazatéréshez kapcsolódó szokásos ügyintézésen kívül további teendője nincs. Az MRK-nak minden esetben ki kell állítania egy igazolást arról, hogy a hallgató ösztöndíjprogramja véget ért, ezért az együttműködés a hallgató és az MRK között megszűnik. Az MRK emellett igény esetén meghosszabbíthatja a hallgató biztosítását, melynek költségei a hallgatót terhelik. 14. Alumni program Az Alumni program működtetésével lehetőséget biztosítunk a programban végzett hallgatók számára az egymással és a magyar intézményekkel való kapcsolattartásra. A programba az ösztöndíj program végén a honlap Alumni regisztrációs felületén keresztül iratkozhatnak fel hallgatók. A feliratkozott hallgatók negyedévente hírlevelet kapnak az MRK-tól, amelyben elsősorban a magyarországi ösztöndíj lehetőségekről, a mester és doktori képzésekről, a kutatási lehetőségekről, a magyar felsőoktatást/tudományos életet érintő legfontosabb hírekről és a brazil-magyar tudományos együttműködésekről tájékozódhatnak. A hírlevél az intézmények által preferált tartalmak számára is megjelenési lehetőséget nyújt. 15