Váltás Office 2007-re Mitől jobb az új Office? Sőt, inkább azt kérdeznénk, érdemes-e váltani egyáltalán? Vizsgáljuk meg ezt a kérdést alaposabban: kik és milyen okból tesznek fel ilyen kérdést? A jelenleg használt irodai szoftverek túlnyomó többsége a Microsoft boszorkánykonyhájából került elő. Használnak még sok helyen 2000-es, 2002-es (XP), illetve kevesebb helyen 2003-as változatú programcsomagokat. Ezeket pedig annyira elterjedten, hogy az egyetlen nagyobb konkurens (Corel WordPerfect Office) és a számos kisebb, fizetős és ingyenes megoldás egyaránt alapvető fontosságúnak tartja a dokumentumszintű kompatibilitást, vagyis hogy olvassák, esetleg írják is a Microsoft Office rendszerrel rögzíthető natív fájlformátumokat. Tehát a kik közé szinte minden számítógép-felhasználó nyugodt szívvel besorolható, de a vállalati informatikai vezetők, döntéshozók és kontrollerek is válaszút előtt állnak. Milyen okból? A Microsoft Office rendszer korábbi alkalmazói egészen jól elvoltak eddig a szinte tökéletességig csiszolgatott programcsomagjukkal. Olyannyira, hogy egyes vállalkozások már kezdtek mindent ezen csomag egy-egy alkalmazása köré építeni, noha azt senki sem tanácsolta, hogy Excelben számfejtsenek, levelezzenek A felhasználók a programcsomag csaknem két évtizedes története alatt megszokták, megkedvelték és ami legalább ilyen fontos, kiismerték mindennapos asztali szerszámaikat. Ezek a szerszámok, vagyis programjaink időközben egyre bonyolultabbak lettek, még akkor is, ha kikerült a táblázatkezelőből a repülés szimulátor A Word első változatában még csak 50 parancsot használhattunk, a 2003-as változatban viszont 270-et, miközben az eredeti két eszközsáv is 32-re szaporodott, a 2000-ben megjelent munkaablakok száma egyről 19-re gyarapodott. A 2003-tól elindult és mára több milliárd dollárba kerülő újabb továbbfejlesztés alapja egy vizsgálat volt, amelyben megállapították, hogy a felhasználók véleménye az, hogy az Office funkcióinak csak öt százalékát ismerik és használják, a többi 95 %-ot nem találják, vagy nem jönnek rá a kezelésére. Ezeket figyelembe véve alakították ki a teljesen új, intuitív felhasználói felületet, amelyen a legfontosabb parancsokat könnyen, a korábbiaknál mintegy 30 százalékkal gyorsabban adhatják ki a felhasználók, a ritkábban használt parancsok elérése is egyszerűbb lett. Tegyük hozzá, hogy ez inkább azoknak, akik nem ismerték behatóan az Office alkalmazásait. Az igazán gyakorlottaknak az első időkben éppen az új felhasználói felület különlegessége miatt keresgélniük kell a korábban megszokott parancsokat. Emellett az Office legfontosabb tartalom-előállító szoftverei (Word, Excel, PowerPoint) mind külön fájlformátummal jelentek meg. Ezekben és a többi programban (Outlook, Access, Publisher, InfoPath, OneNote) is olyan új szolgáltatások is megjelentek, amelyeket szívesen használnának sokfelé. Elérkeztünk tehát a cikk elején felvetett ok egyik magyarázatáig: a hatékonyság növelése, a kompatibilitás további biztosítása az új szolgáltatások fel- és kihasználása mellett. Aki a hatékonyságnövelést és az új szolgáltatások elérését fontosnak tartja, pontosabban, akinek ezek az új szolgáltatások megoldást jelentenek könnyen a váltás mellett dönthetnek. Azonban a kompatibilitás biztosítása is igen fontos, hiszen nem akarjuk kidobni korábbi, drága pénzeken fejlesztett és bevált Office alapú rendszereinket. Jó hír, hogy a 2007-es Office rendszer minden programja olvassa és írja - 1 -
is a korábbi natív formátumokat. Azonban az írással, ha a korábbi fájlformátumot használjuk, elveszíthetjük az új szolgáltatások egy részét, hiszen a korábbi szoftverek nem ismerik fel a legújabb változatok fájlformátumban is megjelenő újdonságait. Ha e szolgáltatásokról lemondunk, bátran menthetünk a korábbi formátumokba is. Sőt a rendszer külön paranccsal, az Office gombból legördíthető menü Előkészítés/Kompatibilitás ellenőrzése parancsával támogatja a korábbi programváltozatok által nem ismert funkciók megkeresését. Így ellenőrizhetjük, mint veszítünk el a korábbi fájlformátum használatával. De mit nyerünk az új fájlformátumokkal? Először is, használhatjuk az összes új funkciót, dokumentumainkat elmenthetjük, és veszteség nélkül megnyithatjuk. Az XML (Extensible Markup Language) alapú, és nyílttá tett formátumok szabványos lehetőséget biztosítanak a rendszer továbbfejlesztésére, az alkalmazások kibővítésére, a dokumentumokban tárolt információk programozott kinyerésére. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx), illetve a makróbarát fájlformátumot az m betűs végződésből ismerhetjük fel (docm, xlsm). Ezzel a jobb tömörítéssel a fájlméret átlagosan 50-80%-kal csökkent. Az új fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. Nézzünk néhány fontos új szolgáltatást a legfontosabb programok esetében. A Word legfontosabb újdonságai A magyar nyelvű változathoz is megkapjuk a nagyobb (angol, francia, német spanyol) nyugat-európai nyelvek helyesírási szótárait sőt az ezen illetve, az arab nyelv közötti fordítás lehetőségét is. A fordítás eredményét megjeleníthetjük a Kutatás munkaablakban, vagy elemleírásként a fordított szó mellett. Fordítás elemleírásként és a Kutatás munkaablakban A Word beállításai párbeszédpanel Nyelvi ellenőrzés/automatikus javítási beállítások kategóriájában most már a matematikai automatikus formázást is beállíthatjuk, így egyszerűen rögzíthetővé válnak a legkülönfélébb matematikai kifejezések, függvények. Ezek szerkesztésére az egyenletszerkesztőt is teljesen megújították. Most már igazán nem szükséges pilótavizsgát tenni az összetett egyenletek szerkesztéséhez sem. - 2 -
Az egyenlet egyszerűen beilleszthető, de saját mintaként is elmenthetjük A gyorsabb parancskiadást a menük helyébe lépett szalagokon kívül a mini eszköztár is segíti. Ez az eszköz a szerkesztett, kijelölt szöveg felett jelenik meg a helyi menü jobb egérgombos kattintással végzett megjelenítésével egyszerre, így jóval kevesebb egérmozgás szükséges egy-egy parancs kiadásához, mint korábban. A mini eszköztár a helyi menüvel A dokumentum formázása is sokkal könnyebb lett, ráadásul a programmal együtt telepített igen tetszetős sablonokkal szemrevalóbb, megnyerőbb megjelenésű dokumentumokat is előállíthatunk mindössze néhány pillanat (kattintás) alatt. A formázás legnagyobb újítása a galéria. A formázás legtöbb parancsát a Kezdőlap szalagon találjuk. A stílusok között előre beállított formázási mintákat is találunk, amelyek alkalmazása előtt egyszerűen lemérhető a hatás az aktuális vagy kijelölt szövegrészen. Ugyanis elegendő a kurzort a stílusok galériája fölé mozgatni, a kurzor alatti minta azonnal megjelenik a szövegen (vagy az Excel esetében a táblázaton, cellán). Ha tetszik, amit látunk, elegendő egyetlen kattintás és máris alkalmaztuk a kiválasztott stílust. - 3 -
Formázás a stílusgaléria segítségével Újabb beszúrható objektumok is megjelentek. Az egyik ilyen a Beszúrás szalag Fedőlap eleme, amellyel tetszetős első oldallal egészíthetjük ki dokumentumunkat. Természetesen itt is, mint a stílusgaléria esetében, lehetőségünk van a saját beállításaink szerinti minta elmentésére. Legközelebb a saját minta is megjelenik a gyűjteményben, így egyszerűen szabványosíthatjuk dokumentumaink megjelenését. Az egységes megjelenés pedig nemcsak esztétikai kategória, hanem szabályozottan működő vállalatok esetében előírás is. A kezdő fedőlap-gyűjtemény - 4 -
A másik, ám az Excel, valamint a PowerPoint programban is elérhető új objektum a SmartArt ábra, amelyet szintén a Beszúrás szalagon találunk. A kiválasztott diagram egyszerűen átalakítható később is egy másik mintává. Eközben az eredeti szövegdoboz-tartalmak megőrződnek, azokat tehát nem kell ismételten begépelnünk. Természetesen elérhetjük a 2003-as programcsomaggal bevezetett csoportos dokumentumkezelési, védelmi eljárásokat is. A SmartArt ábrákkal a legkülönfélébb diagramok is előállíthatók Az Excel legfontosabb újdonságai Az Excel munkafüzetekben is alkalmazhatjuk a galéria szerinti formázást, azonban itt a Wordnél jóval több, és igen hasznos újdonság jelent meg. Ezen újdonságok egy része korábbi hiányosságok kiküszöbölését is jelentik. Például jelentősen megnövelték a munkalapok maximális méretét a korábbi 65536 sor és 256 oszlop méretről 1048576 sorra és 16384 oszlopra! Ezzel már komolyabb adatbázisokat is kezelhetünk. A program funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon, valamint formázási lehetőség. Emellett megjelent egy új nézet is. A Lap elrendezése nézetben a munkalapot nyomtatott oldalanként látjuk, margójával fejlécével és láblécével egyetemben. A fej- és lábléc beillesztése is roppant egyszerű, csak az objektumok helyét jelző szövegre kell kattintanunk. - 5 -
A lap elrendezése nézet Több új diagramtípus is megjelent Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, - 6 -
amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt. Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Feltételes formázás gombmenüből elérhető Szabályok kezelése paranccsal megjelenített párbeszédpanelen be- és kikapcsolhatók a többi paranccsal is beállítható szabályok, így azok egyetlen jelölőnégyzet átállításával érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Leállítás, ha igaz jelölőnégyzetet. Ugyanitt szinté egyszerű beállításokkal megváltoztathatjuk a szabály érvényesítési területét. A Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választhatunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatformák és kimutatás-táblázatok is átalakíthatók Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban - 7 -
ez utóbbi paranccsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella helyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, betűszín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdonságok alapján is. Például így kiszűrhetjük a teljes adattartomány első kvantilisébe, tizedébe eső, vagy az első, illetve utolsó meghatározott darabszámú adatokat is. Maguk a listák is megváltoztak, most táblázatnak nevezzük ezeket és önálló nevet kaphatnak, amellyel hivatkozhatunk rájuk. Egy munkalapon több táblázatot is elhelyezhetünk, amelyek beillesztésekor azonnal bekapcsoljuk a szűrőt, valamint alkalmazzuk az alapértelmezett táblázatstílust, amelyet aztán egyszerűen, galériából választva cserélhetünk másikra. A munkafüzetek közös kezelése és védelme a 2003-as változattal azonos. A többi Office családtag bemutatására ebben a cikkben nincs módunk ezért külön ismertetőkben tértünk ki rájuk. Akinek a 2003-as változatnál régebbi programcsomagja van, az könnyebben szánja rá magát a váltásra, hiszen a 2007-es változat minden korábbi funkcionális bővítést magába foglal. Ez azt is jelenti, hogy minél régebbi programról váltunk, annál több hasznos újdonsághoz jutunk, amelyek elérése most viszont sokkal könynyebb. A programcsomag az erőforrásokkal szemben nem sokkal igényesebb, mint elődje. Egészen tűrhetően elmegy egy 512 MB memóriával rendelkező, 2 GHz-es Pentium gépen, amelynél manapság már sokkal erősebbek szinte a legolcsóbb ma kapható gépek is. - 8 -
A címben feltett kérdésre ezek miatt egyszerűbb a válasz, mint korábban, érdemes váltani, hiszen most egy alapjaiban átdolgozott új, jobban használható szerszámot kap az infomunkás. Az ergonomikus szempontok alapján újratervezett eszköz ugyanakkor több funkcióval is gazdagodott. Dr. Pétery Kristóf Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó www.akonyv.hu - 9 -