Táblázatkezelés alapjai 1. Számítógépek alkalmazása 1. 4B. előadás, 2003.október 27.

Táblázatkezelés alapjai 1. Számítógépek alkalmazása 1. 4B. előadás, 2003.október 27.

Miért/mikor használunk táblázatkezelőt? Ha adataink rendszeréhez táblázatos forma kívánkozik. Ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. Ha különböző változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Ha a megoldandó feladat nagyobb logikai szervezettséget kíván, mint egy szövegszerkesztőben írt szöveg, de nem olyan egyertelműen struktúrálható, mint egy adatbázis.

Mit várunk egy táblázatkezelőtől? Kényelmes (gyors) adatbevitelt. Rugalmasságot az adattáblák kezelésében. Táblázat- és grafikonformázási lehetőségeket. Integrációt (Office, Web, egyéb alkalmazások).

Az Excel munkafüzet munkafüzet-név képlet-sor (szerkesztőléc) név mező aktív cella munkalapok kijelölt oszlop, tartomány, sor lapváltó gombok

Az Excel jellemzői Megnyitott munkafüzetek száma: csak a rendszer erőforrásai korlátozzák. Munkafüzet-lapok száma csak a memória-méret korlátozza. Munkalap maximális mérete: 256 oszlop, 65 536 sor. Oszlopok és sorok mérete: 255 karakter, ill. 409 pont. Színek száma egy munkafüzetben: 56.

Cella-tartalom: statikus / dinamikus lehet statikus szöveg (max. 32 767 karakter, pl.: "Bevétel:"), konstans szám (max. 15 jegy: 1234, 1,23, 2002.10.21.), művelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (mindig "=", "+", vagy "-" jellel kell kezdődjön pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()). lehet dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ pl. más cella tartalmától, vagy az aktuális dátumtól.

Cella-tartalom: szám / szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet szám (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####"), logikai érték speciális érték, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####"), szöveg minden, ami nem ami nem minősül az előzők egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, ha az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul).

Cella-megjelenés: számformátum A cella megjelenési formátuma (Format Cells panel, Number lap): General: általános számformátum (kerekítve, hogy még elférjen) Number: (megadható pontosságú) kerekített szám-kijelzés Date / Time: dátum / idő számának egészrésze a napokat jelöli (1 = 1900.01.01.), a tizedesjel utáni része az időt (óra, perc, mp). Custom: egyéni formátum, pl. értékfüggő formázás, pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

Számformátumok használata A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást! Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (".", ill. ";") a Windows beállításai szerint! A megjelenés alapesetben előjel-függő, és négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"negatív szám";"nulla";"ez csak szöveg". Számjegy-kódok: a # hely(iérték)én csak akkor jelenik meg szám, ha az nem nulla, a 0 helyén mindig. A % százzal szorozva (0,01 + 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 + #,0# " eft" => 12,35 eft) jelenik meg Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Red], elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

Cella-formázás A cella formázása (Format Cells panel): Alignment: vízszintes/függőleges igazítás, elforgatás beállítása, illetve cellán belüli sortörés (sordobás: Alt + Enter), betűméretcsökkentés, és cellaegyesítés engedélyezése. Font: betűtípus, stílus, méret, szín adható meg, (+pl. felső/alsó index), vagy választható a "Normál" stílus. Border / Patterns: cella/tartomány szegélye, ill. háttérszíne és mintázata adható meg. Természetesen mód van stílusok, és sablon (template) használatára is.

Cellahivatkozás: A1, R1C1 stílus A műveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik, és hivatkozhat más cellákra. A cellahivatkozási stílus kétféle lehet (Tools Options panel, General lap) (Eszközök Beállítások panel, Általános lap): A1 stílus Az oszlopokat betű, a sorokat szám jelöli ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet egyetlen cellára (pl. C6), vagy tartományra; ez utóbbi lehet téglalap alakú terület (pl. C6:D7), oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:E), illetve sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8).

Cellahivatkozás: abszolút, relatív, vegyes típus Sok munka takarítható meg, ha több cellába azonos képlet vihető be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, vagy RC[-1]) másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, vagy R1C3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak csak az oszlopa, ill. sora kötött (pl. B$1, vagy R1C[-1]).

Cellahivatkozás: nevek használata A képlet "olvashatóbbá" tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket! Neveket a Insert Name > Define (Beszúrás Név > Név megadása) parancs panelén, ill. (a cellá(k)ra állva) a cellanév helyére írva adhatunk meg! Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA ), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába eső celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). Tartományra alkalmazható függvénynél (pl.szum) tartományt jelöl. Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

Képletek: műveletek, függvények A képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik. Más cellák tartalmával műveletek végezhetők, pl. =2*A1+B2^2-C3/2, vagy =A1&" és más!". Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1,B2:C3) (ez két argumentum!). A függvény neve után mindig szerepel zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetűsre változik. A függvények egymásba ágyazhatók (=FV1(FV2( ))). Függvények beírását segíti az Insert Function (Beszúrás Függvény) parancs panelje.

Függvények: beszúrása Függvény beszúrása panelből: A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjelenő panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a szükséges argumentumokat, paramétereket. Példa: =HA(MOST()>I1,"máris késő!","jó lesz sietni!")

Argumentumok Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények műveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytől függően lehet állandó (szám, szöveg, logikai érték), lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre most nem térünk ki), lehet egy másik függvény, pl. =HA(MAX(A1;A2)>1;IGAZ;HAMIS) lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK)

Gyakrabban használt függvények (példák) Dátum és idő, pl.: MOST() (NOW()), MA() (TODAY ()). Matematikai és trigonometriai, pl.: ABS( ), INT( ), ELŐJEL( ) (SGN( )), GYÖK( ) (SQRT( )), SIN( ), COS( ), TAN( ), PI(), RADIÁN( ) (RADIAN( )). Statisztikai, pl.: MIN( ), MAX( ), ÁTLAG( ) (AVERAGE( )). Mátrix, pl.: VKERES() (HLOOKUP( )), FKERES( ) (VLOOKUP( )). Szöveg, pl.: BAL( ) (LEFT( )), JOBB( ) (RIGHT( )), HOSSZ( ) (LENGTH( )), NAGYBETŰS() (UPPER( )), KISBETŰ( ) (LOWER( )). Logikai. pl.: HA( ) (IF( )), ÉS( ) (AND( )), VAGY( ) (OR( )), NEM(logikai) (NOT( )) IGAZ() (TRUE()), HAMIS() (FALSE()). Információ, pl.: CELLA( ) (CELL( )).

Copyright BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék munkaközössége (Peredy József, Szoboszlai Mihály, Kiss Zsolt, Strommer László, Ledneczki Pál, Batta Imre, Juhász Péter, Fejér Tamás, Kovács András, Kovács András Zsolt), 1998-2002.