Az Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatósága SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Az Intézmény vezetője: Jóváhagyom: Balogh Árpád főigazgató Oktatási és Kulturális Minisztérium mint az Alapító képviselője átruházott jogkörében eljárva Arató Gergely oktatásért felelős államtitkár Budapest, 2008. augusztus 15.
Tartalomjegyzék I. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI... 42 1. Az OKM Támogatáskezelő jogállása... 42 2. Az OKM Támogatáskezelő alapadatai... 42 II. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ TEVÉKENYSÉGE... 52 3. Az OKM Támogatáskezelő alaptevékenysége... 52 4. Az OKM Támogatáskezelő vállalkozási tevékenysége... 62 5. A feladatmutatók és teljesítménymutatók megnevezése és köre... 72 III. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI... 72 6. A főigazgató... 72 7. A gazdasági főigazgató-helyettes... 82 8. Igazgató... 102 9. Irodavezető... 112 10. Osztályvezető... 112 11.. Csoportvezető... 122 12. Beosztott munkatársak... 122 13. Az OKM Támogatáskezelő munkaszervezetére vonatkozó általános rendelkezések... 132 IV. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ SZERVEZETE... 132 14. Az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységei... 132 15. A FŐIGAZGATÓ KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁSA ALÁ TARTOZÓ SZERVEZETI EGYSÉGEK... 142 16. Főigazgatóság... 142 17. Belső Ellenőrzés... 152 18. GAZDASÁGI IGAZGATÓSÁG... 162 19. Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda... 172 20. Pénzügyi Osztály... 192 21. Számviteli Osztály... 202 22. Pályázatok Finanszírozási Önálló Osztálya... 202 23. HAZAI FINANSZÍROZÁSÚ PÁLYÁZATOK IGAZGATÓSÁGA... 202 24. Pályázatkezelési Önálló Osztály... 212 25. Értékelési és Monitoring Önálló Osztály... 212 26. EURÓPAI UNIÓS TÁRSFINANSZÍROZÁSÚ PÁLYÁZATOK IGAZGATÓSÁGA222 27. I. számú Pályázati Önálló Osztály... 232 28. II. számú Pályázati Önálló Osztály... 232 29. Elszámoltatási és Ügyfélkapcsolati Iroda... 242 V. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ MŰKÖDÉSE... 252 30. A Vezetői Értekezlet... 252 31. Az OKM Támogatáskezelő elemi költségvetése... 252 32. Munkaterv készítése... 262 33. A munkavégzés általános szabályai... 262 34. A szervezeti egységek együttműködése... 262 35. Az OKM Támogatáskezelő képviselete... 272 36. Hivatalos kapcsolattartás rendje... 272 37. A Közalkalmazotti Tanáccsal való kapcsolattartás szabályai... 282-2-
38. Belső szabályzatok, utasítások, a kiadmányozás rendje... 282 39. Ellenőrzési jog gyakorlása... 292 40. A helyettesítés rendje... 302 41. A munkáltatói jogok gyakorlása... 312 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 322 1. SZÁMÚ MELLÉKLET AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE... 322 2. SZÁMÚ MELLÉKLET AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ ALAPTEVÉKENYSÉG SZERINTI MŰKÖDÉSÉRE VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK JEGYZÉKE... 342 3. SZÁMÚ MELLÉKLET AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ SZABÁLYZATAINAK JEGYZÉKE... 372 4. SZÁMÚ MELLÉKLET A FEUVE SZABÁLYZAT... 372-3-
Az Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatóságának - továbbiakban OKM Támogatáskezelő vagy intézmény - Alapító Okirata IV. fejezet 5. pontjában foglaltak alapján az OKM Támogatáskezelő Szervezeti és Működési Szabályzata a hatályos jogszabályok rendelkezései alapján a következő: I. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI 1. Az OKM Támogatáskezelő jogállása Az OKM Támogatáskezelő kincstári körbe tartozó, teljes jogkörrel rendelkező önállóan gazdálkodó központi költségvetési szerv, amelynek költségvetését az oktatási és kulturális miniszter (a továbbiakban: miniszter) hagyja jóvá. Az OKM Támogatáskezelő alapítója a miniszter, irányítója és felügyeletei szerve az Oktatási és Kulturális Minisztérium (a továbbiakban: OKM). Az OKM Támogatáskezelő jogi személy. 2. Az OKM Támogatáskezelő alapadatai Hivatalos megnevezése: Oktatási és Kulturális Minisztérium Támogatáskezelő Igazgatósága angol nyelven: Supportmanagement Directorate of Ministry of Education and Culture Rövidített elnevezése: OKM Támogatáskezelő Eredeti alapító okirat kelte: 2001. május 18. Hatályos alapító okirat kelte, száma: 2008. május 15., 7712/2008. Székhelye: 1055 Budapest, Bihari János utca 5. Telephelye: 1075 Budapest, Madách Imre u. 13-14. Postacíme: 1055 Budapest, Bihari János utca 5. Adószáma: 15329963-2-41 Általános forgalmi adó alanyiságának ténye: ÁFA köteles TB szám: 10708510 Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma: 10032000 00285128 00000000 Központi telefonszáma: 301-3200 Központi faxszáma: 301-3220 E-mail címe: info@okmt.hu Internet: www.okmt.hu KSH szám: 15329963-7514-312-01 Azonosító és PIR-törzsszáma: 329969000-4-
II. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ TEVÉKENYSÉGE 3. Az OKM Támogatáskezelő alaptevékenysége (1) a) Az oktatási és kulturális miniszter (a továbbiakban: miniszter) által megjelölt költségvetési fejezeti kezelésű előirányzatok, programok és egyéb nemzetközi és közösségi pénzforrások pályázati és más úton történő felhasználásának előkészítésével, lebonyolításával és ellenőrzésével kapcsolatos feladatok ellátása, különösen közoktatási és integrációs, informatikai, felsőoktatási pályázatok lebonyolításával kapcsolatos tevékenységekkel összefüggésben. E tevékenysége körében a Hazai Finanszírozású Pályázatok Igazgatósága, mint részjogkörű költségvetési egység, közreműködik a miniszter által megjelölt hazai pénzforrások felhasználásában, továbbá külön rendelkezés szerint a PHARE programmal összefüggő pénzeszközök felhasználásában a megvalósuló programokkal összefüggő monitoring és értékelési feladatok elvégzésében, valamint külön utasítás szerint ellátja az egyes feladatok koordinációját. Az Európai Uniós Társfinanszírozású Pályázatok Igazgatósága, mint részjogkörű költségvetési egység közreműködik a Strukturális Alapok, így különösen az Európai Szociális Alap, és az Európai Regionális Fejlesztési Alap programjaival kapcsolatos pénzeszközök, valamint közösségi pénzforrásokból megvalósuló programokkal összefüggő monitoring és értékelési feladatok, illetve a 2007-2013-ig terjedő programozási időszak tervezési feladatainak ellátásában és külön utasítás szerint végzi az egyes feladatok koordinációját. b) A miniszter feladatkörébe tartozó mindazon tevékenységekben történő közreműködés, amelyek megvalósítása nem igényli hatósági jogkör gyakorlását, és amelyek jellegüknél fogva összefüggenek az a) pontban meghatározott feladatokkal. (2) Az Intézmény alaptevékenységi köre a TEÁOR 08 szerinti megjelöléssel: 1723 Irodai papíráru gyártása 1813 Nyomdai előkészítő tevékenység 1820 Egyéb sokszorosítás 5812 Címtárak, levelezőjegyzékek kiadása 5814 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása 5819 Egyéb kiadói tevékenység 6201 Számítógépes programozás 6311 Adatfeldolgozás, web-hoszting szolgáltatás 6312 Világháló-portál szolgáltatás 6420 Vagyonkezelés (holding) 6619 Egyéb pénzügyi kiegészítő tevékenység 6920 Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység 7010 Üzletvezetés 7021 PR, kommunikáció 7022 Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás - 5-
7320 Piac-, közvélemény-kutatás 8411 Általános közigazgatás Az OKM Támogatáskezelő szakágazati besorolása: 841115 Igazgatási intézmények ellátó, kisegítő szolgáltatásai. Az OKM Támogatáskezelő alaptevékenységét meghatározó jogszabályok megjelölését a 2. számú melléklet tartalmazza. (3) Az alaptevékenységek forrásai: Az OKM által biztosított állami támogatás és egyéb saját bevétel. 4. Az OKM Támogatáskezelő vállalkozási tevékenysége (1) Az OKM Támogatáskezelő az Alapító Okirat III. 3. pontjában foglalt felhatalmazás alapján vállalkozási tevékenységet folytathat eszközeinek, szabad kapacitásainak hasznosítása érdekében, amely nem veszélyeztetheti az alaptevékenységét és ebből fakadó kötelezettségei teljesítését. A vállalkozási tevékenységből származó bevétel együttes összege nem haladhatja meg a költségvetés tervezett összkiadása egyharmadát. (2) Az OKM Támogatáskezelő vállalkozási tevékenysége keretében a) számítástechnikai eszközökre és konfigurációjára, valamint az ahhoz kapcsolódó szoftveralkalmazásra vonatkozó tanácsadó; szoftvertervezési és programozási feladatokkal kapcsolatos; b) üzleti ügynöki, közvetítői, vásárok, kiállítások és kongresszusok szervezési feladataival kapcsolatos; c) oktatói, titkári fordítói tevékenységet végezhet. (3) Az OKM Támogatáskezelő vállalkozási tevékenysége a TEÁOR szerinti megjelöléssel: 5829 Egyéb szoftverkiadás 6201 Számítógépes programozás 6202 Információ-technológiai szaktanácsadás 6209 Egyéb információ-technológiai szolgáltatás 6399 M.n.s. egyéb információs szolgáltatás 6910 Jogi tevékenység 7430 Fordítás, tolmácsolás 7490 M.n.s. egyéb szakmai, tudományos, műszaki tevékenység 8211 Összetett adminisztratív szolgáltatás 8219 Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás 8230 Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése 8291 Követelésbehajtás 8299 M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás - 6-
8559 M.n.s. egyéb oktatás (4) A vállalkozásból származó bevételeket és a vállalkozási tevékenységek kiadásait az alaptevékenységektől elkülönítetten kell megtervezni és elszámolni. 5. A feladatmutatók és teljesítménymutatók megnevezése és köre (1) Az OKM Támogatáskezelő alapvető szakfeladata: 751724 Igazgatási célú intézmények ellátó, kisegítő szolgáltatásai (2) Az OKM Támogatáskezelő feladatmutatója: 751724 Igazgatási célú intézmények ellátó, kisegítő szolgáltatásai szakfeladat III. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI Vezetők 6. A főigazgató (1) A főigazgató az OKM Támogatáskezelő folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az Alapító Okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. A főigazgatót aki magasabb vezetői beosztás ellátásával megbízott közalkalmazott az oktatási és kulturális miniszter bízza meg, és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. (2) A főigazgató megbízására pályázat alapján kerül sor. A főigazgató a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.) alapján magasabb vezető beosztással rendelkezik. A magasabb vezetői megbízás határozott időre, de legfeljebb öt évre szól. A magasabb vezetői megbízást az oktatási és kulturális miniszter jogosult visszavonni. (3) A főigazgató felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működéséért. (4) A főigazgató feladata és hatásköre a) az OKM Támogatáskezelő hazai és külföldi képviselete, b) a felügyeletet ellátó Oktatási és Kulturális Minisztérium illetékes vezetői, szervei részére előterjesztéseket, javaslatokat és jelentéseket készít, c) irányítja az OKM Támogatáskezelő tevékenységét, d) a gazdasági főigazgató-helyettessel együttműködve meghatározza az intézmény, ezen belül a részjogkörű költségvetési egységek költségvetési kereteit és létszámát, e) gyakorolja a munkáltatói jogokat az alapító okiratban, a hatályos jogszabályokban, illetve a jelen SzMSz-ben foglalt kivételekkel (gazdasági főigazgató-helyettes) - 7-
f) írásban, előzetesen tájékoztatja az NFÜ-t amennyiben nagyobb létszámot érintő átcsoportosításokat, vagy az Európai Uniós Társfinanszírozású Pályázatok Igazgatóságán belül szervezeti átalakításokat tervez, ezáltal az IH vezetőjének véleményezési jogot biztosít. g) a költségvetési előirányzatok feletti rendelkezés esetében kötelezettségvállalási jogkörével jogszabályokban rögzítetteknek megfelelően él, h) megköti az Oktatási és Kulturális Minisztérium és az OKM Támogatáskezelő közötti, valamint az OKM Támogatáskezelő és harmadik személyek közötti - az OKM Támogatáskezelő tevékenységével és működtetésével összefüggő szerződéseket. (5) A főigazgató továbbá a) tartja a kapcsolatot az OKM illetékes szakállamtitkáraival, miniszteri biztosaival, szükség szerint az OKM illetékes más szakmai vezetőivel, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökséggel és az Irányító Hatóságokkal; b) képviseli az OKM Támogatáskezelőt az NFÜ (illetve Irányító Hatóságok) által szervezet Monitoring Bizottsági üléseken, c) biztosítja a szervezet működési feltételeit, felelős annak gazdálkodásáért; d) meghatározza a szervezet működését meghatározó irányelveket, gondoskodik az SzMSz elkészítéséről és jóváhagyásra a miniszter elé terjeszti az SzMSz-t, valamint annak módosításait, kiadja a szervezet egyéb szabályzatait. Módszertani útmutatók révén egységes szervezeti eljárásrendet és folyamatszabályozást alakít ki; e) a vezetői ellenőrzés során tapasztalt szabálytalanságok esetén intézkedéseket foganatosít; f) biztosítja a párhuzamosságok kiszűrését; g) felelős a belső ellenőrzés rendszeréért és működtetéséért; h) felelős a belső ellenőrzés funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségének biztosításáért; i) jóváhagyja a függetlenített belső ellenőr által kidolgozott belső ellenőrzési kézikönyvet; j) javaslatot tesz a függetlenített belső ellenőr kinevezésére, felmentésére, valamint áthelyezésére; k) meghatározza a katasztrófa-, a tűz-, a polgári és a munkavédelmi tevékenység szervezeti és végrehajtási rendjét, irányítja és ellenőrzi a felkészülési és a védekezési időszakra meghatározott feladatok végrehajtását és ellátja a katasztrófák elleni védekezés és a polgári védelem ágazati feladatairól szóló 37/2001. (X. 12.) OM rendeletben maghatározott egyéb feladatait; l) a szervezet gazdálkodásának folyamatára és sajátosságaira tekintettel kialakítja, működteti és fejleszti a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét; m) elkészítteti a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát; n) a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végez, és kockázatkezelési rendszert működtet; o) ellátja továbbá azon feladatokat, amelyeket jogszabály a hatáskörébe utal. 7. A gazdasági főigazgató-helyettes - 8-
(1) A gazdasági főigazgató-helyettes a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében az OKM Támogatáskezelő főigazgatójának helyettese, feladatait a költségvetési szerv vezetőjének közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. Az OKM Támogatáskezelő gazdasági-ügyviteli tevékenységének és gazdálkodásának irányítását a főigazgató a gazdasági főigazgató-helyettessel együttműködve látja el. A gazdasági főigazgató-helyettes részére pályázat alapján a főigazgató javaslatára miniszter adja a magasabb vezetői megbízást határozatlan időre, illetve vonja azt vissza. Felette a további munkáltatói jogokat a főigazgató gyakorolja. (2) A gazdasági főigazgató-helyettes feladatai és hatásköre: a) megszervezi, közvetlenül irányítja, szabályozza, koordinálja és ellenőrzi a pénzügyi, számviteli, bér,- munkaügyi-, üzemeltetési és informatikai, feladatokkal rendelkező egységek munkáját, biztosítja az intézmény működéséhez szükséges tárgyi feltételeket; b) meghatározza azon előirányzatokat, melyek felett a részjogkörű költségvetési egységek rendelkeznek, c) jóváhagyja a részjogkörű költségvetési egységek elemi költségvetését, d) ellenőrzi és jóváhagyja a részjogkörű költségvetési egységek előirányzat módosításait. e) kezdeményezi a részjogkörű költségvetési egység alszámlájának megnyitását, az alszámlák fölött ellenőrzést gyakorol, f) a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi azt; g) gazdasági intézkedéseket hoz; h) elkészíti a Gazdasági Igazgatóság ügyrendjét, amely részletesen tartalmazza e szervezet és szervezeti egységei és a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személy(ek) által, továbbá a hozzá rendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek tekintetében ellátandó feladatait, a vezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörét. i) felelős a tervezéssel, előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerőgazdálkodással, a készpénzkezeléssel, könyvvezetéssel és a beszámolási, valamint a FEUVE-i kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és a saját szervezetére kiterjedő feladatok ellátásáért; j) ellátja a közbeszerzések lebonyolításának irányítását az előírt jogszabályok szerint; k) gyakorolja az átadott munkáltatói jogkört; l) végrehajtja a költségvetési tervezés, költségvetési gazdálkodás, a bérgazdálkodás, a gazdasági ügyvitel vonatkozásában megszabott feladatokat. Ennek érdekében elkészíti a költségvetési tervezés és gazdálkodás egészének folyamatát meghatározó belső szabályzatokat, amelyek meghatározzák a pénzügyi tervek típusait, a tervezés módszereit és az információ áramlását, különös tekintettel a kötelezettségvállalási körbe tartozó kiadási keretek megtervezésének szabályaira (az erre vonatkozó szabályzatokat a főigazgató hagyja jóvá); m) irányítja a beszámolási kötelezettségek teljesítését, az ezzel összefüggő feladatok ellátását. Ennek érdekében szabályozza az év végi és évközi beszámoló rendszert, meghatározza a beszámolás folyamatát, a folyamatban - 9-
részt vevők körét, feladatait, az együttműködés formáit és bizonylatait, a beszámolók típusait és megjelenési formáját; n) iránymutatást ad a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához és ellenőrzi azt; o) kialakítja a számviteli politikát és ellenőrzi annak gyakorlati megvalósulását; p) kialakítja és ellenőrzi a bizonylati rendet és fegyelmet; q) biztosítja az intézmény teljes gazdálkodását átfogó közgazdasági ellenőrző, értékelő, döntés-előkészítő feladatok végrehajtását; r) ellenőrzési tevékenysége az irányítása alá tartozó területek vezetői ellenőrzésére terjed ki, nem érinti a függetlenített belső ellenőrzés rendszerét. s) ellátja továbbá azon feladatokat, amelyeket jogszabály a hatáskörébe utal. 8. Igazgató (1) Az igazgató a főigazgatótól kapott utasítások, a jogszabályok és az OKM Támogatáskezelő belső szabályzataiban foglaltak figyelembevételével önálló felelőséggel irányítja, szervezi és ellenőrzi a vezetése alatt álló Igazgatóság tevékenységét. Az igazgatói megbízás vezetői megbízás, mellyel a főigazgató bízza meg. (2) Az igazgató feladatai a) adaptálja a szervezet célkitűzéseit az irányítása alatt álló szervezeti egységek tevékenységére, b) koordinálja és szervezi a szervezeti egységek munkáját, az irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetői tekintetében engedélyezi a szabadságot, gondoskodik a helyettesítés megfelelő biztosításáról, c) gondoskodik a területére vonatkozó jelentések, összegző jelentések megfelelő pontosságú és időben történő elkészítéséről, d) gondosodik a részjogkörű költségvetési egység elemi költségvetésének elkészítéséről, a terv-tény adatok évközi alakulásának vizsgálatáról, e) gondoskodik az igazgatóságához rendelt előirányzatok szabályszerű és takarékos felhasználásáról, f) felelős a részjogkörű költségvetési egységek részére rendelkezésére bocsátott működési, felhalmozási célú előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybe vett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. g) azokon a területeken, ahol ennek szükségessége fennáll, biztosítja a munkavégzés során az úgynevezett négy szem elvének érvényesülését, tehát bizonyos munkafolyamatok kettős kontrollját, e) a munkavégzés feltételeinek megszervezése, a szervezeti egységen belüli és az egységek közötti munkavégzés összehangolása, f) meghatározza az irányítása, illetve iránymutatása alá rendelt szervezeti egységek feladatait, az egyes munkaköri leírásokban foglaltak, valamint az egyes szervezeti egységek sajátosságainak figyelembevételével, g) az irányítása, illetve iránymutatása alatt álló szervezeti egységek munkatervének meghatározása, a munkavégzéshez szükséges tájékoztatás, adatok és információk átadása, h) adatszolgáltatással közreműködik az OKM Támogatáskezelő éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában. - 10-
9. Irodavezető (1) Az irodavezető - az iroda tevékenységétől függően - a főigazgatótól, illetve a gazdasági főigazgató-helyettestől, igazgatótól kapott utasítások, a jogszabályok és az OKM Támogatáskezelő belső szabályzataiban foglaltak figyelembevételével önálló felelősséggel - irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló iroda tevékenységét. Az irodavezetői megbízás vezetői megbízás, mellyel a főigazgató bízza meg. (2) Az irodavezető feladatai a) adaptálja a szervezet célkitűzéseit az irányítása alatt álló szervezeti egységek tevékenységére, b) koordinálja és szervezi az irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkáját, az irányítása alá tartozó szervezeti egységek dolgozói tekintetében engedélyezi a szabadságot, gondoskodik a helyettesítés megfelelő biztosításáról, c) gondoskodik a területére vonatkozó jelentések, összegző jelentések megfelelő pontosságú és időben történő elkészítéséről, d) azokon a területeken, ahol ennek szükségessége fennáll, biztosítja a munkavégzés során az úgynevezett négy szem elvének érvényesülését, tehát bizonyos munkafolyamatok kettős kontrollját, e) a munkavégzés feltételeinek megszervezése, a szervezeti egységen belüli és az egységek közötti munkavégzés összehangolása, f) adatszolgáltatással közreműködik az OKM Támogatáskezelő éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában, g) meghatározza az irányítása, illetve iránymutatása alá rendelt szervezeti egységek, illetve beosztottak feladatait, az egyes munkaköri leírásokban foglaltak, valamint az egyes szervezeti egységek sajátosságainak figyelembevételével, h) az irányítása, illetve iránymutatása alatt álló szervezeti egység munkatervének meghatározása, a munkavégzéshez szükséges tájékoztatás, adatok és információk átadása. 10. Osztályvezető (1) Az osztályvezető az általa vezetett osztálynak az OKM Támogatáskezelő szervezetében elfoglalt helye szerint - az igazgatóságot vezető igazgatótól illetve az irodavezetőtől kapott utasítások, továbbá az irodavezetőtől kapott iránymutatások, valamint a jogszabályok és az igazgatóság belső szabályzataiban foglaltak figyelembevételével önálló felelősséggel irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló osztály vagy önálló osztály tevékenységét. Az osztályvezetői megbízás vezetői megbízás, mellyel a főigazgató bízza meg. (2) Az osztályvezető a) meghatározza az ügyintézők feladatait, és felülvizsgálja az általuk készített tervezeteket, aláírja azokat, b) ellenőrzi a feladatok teljesítési határidejének betartását, c) véleményezi az osztály ügykörét érintő, a más szervezeti egységek, illetve szervek által készített anyagokat, javaslatokat, - 11-
e) azokon a területeken, ahol ennek szükségessége fennáll, biztosítja a munkavégzés során az úgynevezett négy szem elvének érvényesülését, tehát bizonyos munkafolyamatok kettős kontrollját, d) javaslatot tesz az irányítása alatt álló szervezeti egység felépítésére és feladatának meghatározására. e) kialakítja a feladatok végrehajtására legalkalmasabb munkamegosztást, szabályozza az osztály működését, f) a feltárt működési hiányosságok ismeretében hatékonyabb munkamódszert dolgoz ki, g) feladataihoz kapcsolódóan gondoskodik a szerződések előkészítéséről és eredményes teljesítéséről, h) értékeli a beosztottak munkáját, a munkavégzés folyamatos ellenőrzése, beszámoltatás a kiadott feladatokról, az elvégzett munka szakmai értékelése, i) adatszolgáltatással közreműködik az OKM Támogatáskezelő éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában. 11.. Csoportvezető (1) A csoport munkáját amennyiben jogszabály rendelkezéséből ez következik csoportvezető irányítja. A csoportvezetői megbízás vezetői megbízás, mellyel a főigazgató bízza meg. (2) A csoportvezető: a) meghatározza az ügyintézők feladatait, és felülvizsgálja az általuk készített tervezeteket, aláírja azokat, b) ellenőrzi a feladatok teljesítési határidejének betartását, c) véleményezi a csoport ügykörét érintő, a más szervezeti egységek, illetve szervek által készített anyagokat, javaslatokat, d) kialakítja a feladatok végrehajtására legalkalmasabb munkamegosztást, e) feladataihoz kapcsolódóan gondoskodik a szerződések előkészítéséről és eredményes teljesítéséről, f) értékeli a beosztottak munkáját, a munkavégzés folyamatos ellenőrzése, beszámoltatás a kiadott feladatokról, az elvégzett munka szakmai értékelése, g) adatszolgáltatással közreműködik az OKM Támogatáskezelő éves költségvetésének tervezésében, továbbá a jóváhagyott költségvetés végrehajtásában és a zárszámadás összeállításában. Beosztott munkatársak 12. Beosztott munkatársak (1) A beosztott munkatársak feladatai a) az OKM Támogatáskezelő tevékenységére, szervezetére vonatkozó jogszabályok, e szabályzat és a belső szabályozások előírásait ismerni és szakszerűen maradéktalanul betartani, b) a számukra kijelölt feladatot a megkövetelt szakmai színvonalon, az elvárható legnagyobb gondossággal ellátni, c) a munkaköri leírás szerint a munkakörükbe utalt, vagy a vezetőitől kapott egyéb feladatokat önállóan, pontosan, szakszerűen és határidőre elvégezni, - 12-
d) a helyettesítés rendjének megfelelően, vagy vezetője utasítása alapján más munkatársat helyettesíteni, munkájában segíteni, e) feladataikhoz kapcsolódóan gondoskodni a szerződések előkészítéséről és eredményes teljesítéséről, f) pártatlan, elfogulatlan ügyintézést végezni. (2) A beosztott munkatársakat kisegítő vagy kiegészítő vagy érdemi ügyintéző típusú munkakörben kell foglalkoztatni. (3) Az érdemi ügyintéző típusú munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatárs előkészíti az OKM Támogatáskezelő feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre, illetve felhatalmazás esetén a döntést kiadmányozza. A kiegészítő típusú munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatárs az OKM Támogatáskezelő alaptevékenységének gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatokat látja el. A kisegítő típusú munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatárs az OKM Támogatáskezelő működése során felmerülő azon feladatokat látja el, amelyeknek elvégzése nem a vezetői megbízással rendelkező, nem az érdemi ügyintéző típusú munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatárs, továbbá nem a kiegészítő típusú munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatárs feladatkörébe tartozik. (4) A beosztott munkatársak foglalkoztatása tekintetében kizárólag a 30/2000. (X.11.) OM rendelet 2. számú mellékletében meghatározott munkakörök létesíthetők. 13. Az OKM Támogatáskezelő munkaszervezetére vonatkozó általános rendelkezések (1) Az OKM Támogatáskezelő vezető és beosztott munkatársai közalkalmazottak. A kisegítő típusú munkakörök betöltéséhez a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvényben (a továbbiakban: Kjt.) meghatározott A. és B. fizetési osztályánál, a kiegészítő típusú munkakörök betöltéséhez a Kjt. C. és D. fizetési osztályánál, az érdemi ügyintéző típusú munkakörök betöltéséhez a Kjt. E., F., G., H., I., J. fizetési osztályánál megjelölt iskolai végzettséggel kell rendelkezni. Vezetői vagy magasabb vezetői kinevezés feltétele a Kjt. E., F., G., H., I., J. fizetési osztályánál megjelölt iskolai végzettség. (2) Az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges az (1) bekezdésben foglaltakat meghaladóan szükséges képesítési és egyéb többletkövetelményeket a főigazgató határozza meg a szervezeti egység (igazgatóság, iroda, osztály) vezetőjével történt egyeztetést követően. (3) Az OKM Támogatáskezelő munkaszervezetében közreműködő egyes személyek felelősségi és döntési jogkörét az egyes szervezeti egységekre vonatkozó részletes szabályok jelen fejezet rendelkezésétől eltérően is megállapíthatják. IV. AZ OKM TÁMOGATÁSKEZELŐ SZERVEZETE 14. Az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységei (1) Az OKM Támogatáskezelő szervezeti felépítését e Szervezeti és Működési Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. (2) Az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységei: Igazgatóság Iroda - 13-
Osztály (Önálló osztály) Csoport Belső ellenőrzés A Hazai Finanszírozású Pályázatok Igazgatósága és az Európai Uniós Társfinanszírozású Pályázatok Igazgatósága részjogkörű költségvetési egységek. Új szervezeti egységet a főigazgató a Vezetői Értekezlet véleményének meghallgatását követően hozhat létre. Új igazgatóság, iroda és osztály (önálló osztály) létrejöttéhez jelen szabályzat módosítása szükséges. (3) Az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységei feladataikat a reájuk irányadó jogszabályi előírások, az Alapító Okirat, a Szervezeti és Működési Szabályzat, az OKM Támogatáskezelő ügyrendje, valamint az egyéb belső szabályozók rendelkezései szerint látják el. Az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységei az e Szervezeti és Működési Szabályzat jóváhagyásától számított 60 napon belül elkészítik ügyrendjüket, melyben meg kell határozni a munkafolyamat menetét, utalva egyúttal az adott tevékenységekre vonatkozó jogszabályi és egyéb előírásokra is. Az ügyrendek elkészítéséről a szervezeti egységek vezetői gondoskodnak, az ügyrendeket a főigazgató hagyja jóvá. 15. A főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek a) Főigazgatóság b) Belső Ellenőrzés 16. Főigazgatóság (1) A Főigazgatóság a főigazgató közvetlen irányítása alatt álló önálló szervezeti egység. A Főigazgatóságot maga a főigazgató irányítja. A főigazgatóságon belül az egyes szakfeladatok ellátására csoportok jönnek létre. (2) A Főigazgatóság feladata: a) A főigazgató döntéseinek előkészítése és végrehajtásának felügyelete b) Az OKM Támogatáskezelő irányításával kapcsolatosan felmerülő adminisztratív teendők ellátása. c) Kontrolling-rendszer kialakítása - összhangban a szervezeti célokkal, döntéshozatallal és hatáskörökkel. d) Gondoskodik az alaptevékenységhez kapcsolódó folyamatok, a szervezeti stratégia átláthatóságáról. e) Meghatározott szakterületi, fizikai forráshelyekről és módszerekkel információkat gyűjt össze, készít elő, foglal össze, hogy ezek alapján az Igazgatóság vezetése megfelelő döntéseket hozhat, (3) A Főigazgatóság kontrolling tevékenysége során többek között vizsgálja és értékeli: a) Igazgatóság alaptevékenységébe tartozó hazai és EU által finanszírozott támogatási konstrukciók működtetését, azok előrehaladottsági fokát, a kitűzött célok elérését. - 14-
b) Az alaptevékenységbe tartozó feladatok ellátásának minőségét, az arra kijelölt minőségi mutatók alapján. c) Belső folyamatokhoz, folyamatrészekhez kapcsolódó átfutási időket, a jogszabályban előírt határidők betartását. d) Alaptevékenység és intézményi folyamatok összefüggéseit, különös tekintettel az ÚMFT keretében meghirdetett támogatási konstrukcióknál, e) a feladat-finanszírozással kapcsolatos adatszolgáltatásokat. 17. Belső Ellenőrzés (1) A belső ellenőrzést Belső Ellenőr látja el, aki közvetlenül a főigazgató irányítása alá tartozik. A Belső Ellenőrt a főigazgató nevezi ki, menti fel. Feladatait a hazai valamint az uniós jogi előírásoknak valamint az intézmény által bonyolított Uniós támogatási konstrukciókra vonatkozó intézményi szintű szabályozásnak (NFT I. és Integrált Működési Kézikönyvek, eljárásrendek) megfelelően látja el. (2) Fő feladata: A hatályos szabályozás szerint az OKM Támogatáskezelő hosszú távú céljaival összhangban a tárgyévet követő évre vonatkozóan éves ellenőrzési munkaterv és az ellenőrzések tapasztalatairól éves értékelő beszámoló készítése, a tervezett ellenőrzések végrehajtása, javaslatok, ajánlások készítése. (3) A belső ellenőrzések során többek között vizsgálja és értékeli: a) az alaptevékenység ellátását és annak módját; b) a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; c) a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását; d) az előirányzatok és a rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználását; e) a kötelezettségvállalások megalapozottságát, azok előirányzattal való összhangját, nyilvántartását; f) az intézményi működés szabályozottságát, a bizonylati rend és okmányfegyelem helyzetét, a vagyon védelmét; g) pénzügyi beszámolók valódiságát; h) a Kincstárnak megküldött bizonylatok, pénzügyi jelentések adatait, valamint a kapcsolódó intézményi belső bizonylatok, nyilvántartások szabályszerűségét, összhangját; i) közbeszerzési előírások betartását, eszköz és készletgazdálkodás helyzetét, szabályosságát; j) a vezetői és munkafolyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak való megfelelését; k) az intézmény tevékenységével összefüggő jogszabályok és előírások betartását; l) számviteli előírások betartását, m) az informatikai rendszert, valamint n) mindazon területek gyakorlatát, amelyek tekintetében jogszabály az ellenőrzési kötelezettséget hatáskörébe utalja. (4) Feladata: a) az éves ellenőrzési tervet minden év november 15-ig az OKM ellenőrzési egység vezetőjének megküldeni; - 15-
b) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni az OKM Támogatáskezelő főigazgatója számára az OKM Támogatáskezelő működése eredményességének növelése, valamint a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; c) ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében; d) nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. e) közreműködni az éves ellenőrzési jelentés összeállításában és elősegíteni, hogy a költségvetési szerv vezetője megküldje azt a tárgyévet követő év február 28- ig a felügyeleti szervnek. (5) Feladatkörébe tartozik továbbá: a) külön jogszabályok szerint a NFÜ Irányító Hatóság döntésének megfelelően részvétel a közösségi és a kapcsolódó hazai támogatások rendeltetésszerű felhasználásával összefüggő valamint egyéb ellenőrzésekben; b) közösségi pályázatok lebonyolításával kapcsolatos előírások gyakorlatban történő megvalósításának vizsgálata; c) a főigazgató által terven felül meghatározott eseti ellenőrzési feladatok teljesítése; d) azon feladatok ellátása, amelyeket jogszabály a hatáskörébe utal. A belső ellenőrzési feladatok szerződéses jogviszony alapján külső megbízással is elláthatók. 18. Gazdasági Igazgatóság (1) A Gazdasági Igazgatóság közvetlenül a gazdasági főigazgató-helyettes irányítása alatt végzi munkáját. Belső szervezete irodára, osztályokra illetve csoportokra tagozódik. A gazdasági főigazgató-helyettes helyettesítését az irányítása alá tartozó irodavezető, osztályvezetők a gazdasági főigazgató-helyettes külön rendelkezésében meghatározottak szerint látják el. (2) A Gazdasági Igazgatóság feladata: a) végrehajtja a költségvetési tervezés, költségvetési gazdálkodás, a bérgazdálkodás, a gazdasági ügyvitel, a bizonylati rend vonatkozásában megszabott feladatokat. Ennek érdekében kialakítja a költségvetési tervezés rendszerét, szabályozza a tervezés folyamatát, az egyes szakaszok feladatait, a pénzügyi tervek típusait, és a tervezés módszereit; b) intézkedik a pénzügyi kötelezettségek teljesítésére, a követelések behajtására; c) irányítja a beszámolási kötelezettségek teljesítését, az ezzel összefüggő feladatok ellátását. Ennek érdekében szabályozza az év végi és évközi beszámoló rendszert. Meghatározza a beszámolás folyamatát, a folyamatban résztvevők körét, feladatait, az együttműködés formáit és bizonylatait, a beszámolók típusait és megjelenési formáit; d) iránymutatást ad az alárendelt egységek pénzügyi számviteli munkájához, segíti és ellenőrzi a végrehajtást; e) biztosítja az intézmény működéséhez szükséges tárgyi feltételeket, - 16-
f) ellátja mindazokat a gazdasági feladatokat, amelyeket az oktatási és kulturális miniszter az intézmény felelősségi körébe utal. (3) A gazdasági főigazgató-helyettes irányítása alá tartozó szervezeti egységek: a) Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda - Pénzügyi Osztály - Számviteli Osztály b) Pályázatok Finanszírozási Önálló Osztálya 19. Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda (1) Az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda a gazdasági főigazgató-helyettes közvetlen irányítása alá tartozó önálló iroda, fő feladata: ellátja a hatályos jogszabályok szerint az OKM Támogatáskezelő gazdálkodásával és üzemeltetésével összefüggő feladatokat. Élén irodavezető áll. (2) Az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda feladatai: a) szervezi, irányítja, koordinálja és ellenőrzi az OKM Támogatáskezelő, a részjogkörű költségvetési egységek pénzügyi, számviteli, üzemeltetési és költségvetés tervezési, gazdálkodási, bérgazdálkodási feladatainak ellátását; b) az iroda munkájának megszervezése, irányítása és ellenőrzése; c) a hatáskörébe utalt ellenőrzési és utalványozási jogkör gyakorlása; d) irányítja az Intézmény egészére vonatkozó, valamint a részjogkörű költségvetési egységek Pénzügyi, Üzemeltetési, és Számviteli tevékenységét; e) biztosítja az okmány- és pénzügyi fegyelem, költségvetési beszámoló valódisága teljessége iránti követelmények betartását; f) szervezi a gazdálkodással kapcsolatos bizonylati rendszerek előírásának működését; g) kidolgozza és hasznosítja a tevékenységek gazdasági értékelése során felhasználható irányelveket, elvárásokat és ez alapján végzi az eszközök, a források és a teljesítmények elemzését; h) szervezi és szabályozza az OKM Támogatáskezelő vagyonának leltározását, kiadja az ahhoz szükséges operatív intézkedéseket; i) működést biztosító gazdasági területen helyettesíti a Gazdasági Főigazgató helyettest távollétében. (3) Az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda bér- és munkaügyi feladatai: a) ellátja az OKM Támogatáskezelő működésével kapcsolatos személyügyi feladatokat, ennek során elkészíti a kinevezési okmányokat, valamint azok módosításait, továbbá a munkaügyi döntésekkel kapcsolatos egyéb dokumentumok tervezeteit ; b) javaslatokat tesz a foglalkoztatással kapcsolatos személyügyi elvek kialakítására, az egységes humánpolitikai elvek érvényesítésére, a személyügyi tevékenység fejlesztésére; c) koordinálja az OKM Támogatáskezelő alkalmazásába kerülő személyek kiválasztását és azok beilleszkedését; - 17-
d) gondoskodik az egyes szervezeti egységek vezetői által elkészített munkaköri leírások egységes formátumban történő megjelenítéséről, figyelemmel kíséri a munkaköri leírások elkészültét, illetve aktualitását; e) az igazgatókkal és a főigazgató közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek vezetőivel együttműködve előkészíti az intézmény egységes képzési tervét, és ennek alapján javaslatot tesz az egyéni képzési tervekre; f) továbbképzéseket és fejlesztő tréningeket tervez és szervez; g) kidolgozza az értékelési rendszert és szervezi a munkatársak minősítését; h) részt vesz az egyéni karriertervek kidolgozásában, koordinálja azokat a szervezeti célokkal, illetve nyomon követi megvalósulásukat; i) gondoskodik a személyügyi nyilvántartások folyamatos vezetéséről; j) az illetmény- (továbbiakban bér) és a társadalombiztosítási ügyek intézése; k) a béralap, a túlóradíjak, a bérpótlékok, a munkadíjak, az óradíjak elszámolása, levonások átutalása, jövedelemadózásra kötelezettek nyilvántartása; l) a bérelőírásoknak megfelelő létszám- és béralap-gazdálkodással, béralapfelhasználással összefüggő feladatok ellátása; m) a Társadalom Biztosítással kapcsolatos ügyintézés és a társadalom biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos teendők ellátása; n) az APEH, stb. felé nyújtandó évközi és éves bevallások elkészítése, határidőre történő beküldése; o) a bérfeladás és az adatszolgáltatás a Gazdasági Igazgatóság részére; p) a nyugdíjba menő dolgozók anyagának előkészítése és összesítése; q) a beszámoló jelentésekhez a bérgazdálkodással kapcsolatos évközi és év végi számszaki jelentés, valamint szöveges elemzések készítése; (4) Az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda informatikai és üzemeltetési feladatai: a) üzemelteti az OKM Támogatáskezelő informatikai és kommunikációs rendszerét, üzemzavar esetén gondoskodik annak elhárításáról; b) ellátja az intézmény rendszergazdai feladatait; b) felügyeli a programrendszerek működését, az alkalmazás során felmerült programhibákat, kezelői hibákat felderíti, az arra vonatkozó bejelentéseket fogadja, a hibákat kijavítja, intézkedik azok elhárításáról; c) részt vesz az éves és középtávú fejlesztési tervjavaslat összeállításában; d) kapcsolatot tart a feladatkörét érintő külső szervekkel, személyekkel, belső szervezeti egységekkel; e) felelős a jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások által a hatáskörébe utalt jogkörök gyakorlásáért, és feladatok ellátásáért; f) ellátja mindazon, az informatikával kapcsolatos feladatokat, amit a főigazgató feladatkörébe rendel; g) informatikai feladatainak ellátása során szorosan együttműködik az OKM Támogatáskezelő szervezeti egységeivel; h) az informatikai fejlesztésekben és beszerzésekben véleményezési joga van. i) működéssel kapcsolatos éves költségvetés, éves beszerzési terv készítése; j) beruházás, felújítás, beszerzés, nagyjavítás, karbantartás éves terveinek elkészítése, a jóváhagyott tervek végrehajtásának megszervezése; k) garanciális és szavatossági igények érvényesítése; l) szervezi és ellenőrzi az üzemeltetés zavartalanságát; m) felel a rendelkezésre bocsátott anyag, fogyó, és tárgyi eszköz rendeltetésszerű igénybevételéért és a társadalmi tulajdon védelméért. - 18-
20. Pénzügyi Osztály (1) A Gazdasági Igazgatóságon belül közvetlenül az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda vezetőjének irányítása alatt végzi munkáját, osztálynak minősülő szervezeti egység, élén osztályvezető áll. (2) Feladat- és felelősségi köre: Kiemelt feladatként ellátja az OKM Támogatáskezelő költségvetési gazdálkodásához kapcsolódó a) pénzügyi feladatokat; b) vezeti a nyilvántartásokat; c) döntések előkészítéséhez adatokat szolgáltat; d) számszaki beszámolókat, jelentéseket és bevallásokat készít; e) a bankszámlák feletti rendelkezési jogosultsággal kapcsolatos aláírás bejelentési feladatok elvégzése, a jogosultak nyilvántartása, a felhatalmazások okiratainak eredeti példányának őrzése; f) az OKM Támogatáskezelő szerződésállományának ellenőrzése pénzügyi tartalom szempontjából a számítógépes nyilvántartásba vétel előtt; g) a követelések beérkezésének figyelemmel kísérése, fizetési felszólítások kiküldése, elévült, behajthatatlan követelések - előzetes jóváhagyást követő - kivezetése a nyilvántartásból; h) a jóváhagyott elemi költségvetés kereteivel gazdálkodik, a sorok közötti átcsoportosításra döntési javaslatot dolgoz ki a gazdasági főigazgató-helyettes számára; i) közreműködik az intézmény, és a részjogkörű költségvetési egységek tevékenységi köréhez kapcsolódó fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetési tervezési feladatainak ellátásában, ennek során az előirányzat kezeléséért felelős minisztériumi szakterület megkeresésére a gazdasági főigazgató-helyettes útján adatot szolgáltat a tervezéshez. Elvégzi az előirányzatok átcsoportosításával, felhasználásával, a bevételek beszedésével kapcsolatos pénzügyi intézkedések előkészítését, valamint a kapcsolódó nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatokat, elvégzi a pályázatokkal kapcsolatos elszámolások ellenőrzését; j) az előirányzat kezeléséért felelős minisztériumi szakterület megkeresésére közreműködik a fejezeti kezelésű előirányzatok pénzügyi és számviteli szabályozására vonatkozó belső szabályzatok elkészítésében; k) az OKM Támogatáskezelő üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása, az OKM Támogatáskezelő működéséhez szükséges eszközök beszerzése, bevételezése, kiadása és nyilvántartása, ideértve a közbeszerzéssel kapcsolatos külön szabályzat szerint meghatározott azon feladatokat, amelyeket a szabályzat a közbeszerzési referens feladatkörébe utal (e feladatokat azonban az erre vonatkozó külön szabályzatban meghatározott feltételek szerint végzi, ideértve a sajátos fegyelmi viszonyokat is); n) mindazon - egyéb szervezeti egység feladatkörébe nem tartozó - feladatok ellátása, amelyek az OKM Támogatáskezelő zavartalan működésének biztosításával összefüggenek. - 19-
21. Számviteli Osztály (1) A Gazdasági Igazgatóságon belül közvetlenül az Alaptevékenységet Ellátó Gazdasági Iroda vezetőjének irányítása alatt végzi munkáját, osztálynak minősülő szervezeti egység, élén osztályvezető áll. Kiemelt feladatként ellátja az Intézmény, valamint a részjogkörű költségvetési egységek számviteli feladatait. (2) Feladat- és felelősségi köre: a) számviteli törvény és a kormányrendeletek által előírt könnyvezetési kötelezettségeknek megfelelően az OKM Támogatáskezelő számlarendjének számviteli feladatainak biztosítása. b) koordinálja és ellenőrzi az OKM Támogatáskezelő hasznosításának, selejtezésének számlarendjének megfelelő számviteli feladatok ellátását; c) a könyvvitel nyilvántartási rendjének kialakítása, megszervezése az ügyviteli feldolgozási rendszer folyamatos karbantartása, irányítása, ellenőrzése; d) az információ igényének megfelelően a számviteli rendszer fejlesztése, korszerűsítése útján megbízható információs szolgáltatatás a vezetői döntésekhez; e) a bizonylatok útjának megszervezése, a bizonylati fegyelem betartása és a bizonylatok megőrzése; f) a felügyeleti szerv, valamint az APEH, KSH és egyéb hivatok részére bevallások, jelentések, stb. elkészítése és azok határidőre történő megküldése; g) a MÁK-nál és az APEH-nál vezetett folyószámlák folyamatos figyelemmel kisérése és a szükséges intézkedések megtétele; h) negyedéves, féléves és éves beszámoló jelentések számszaki részének összeállítása, valamint a szöveges beszámolókhoz elemzések készítése; i) az évközi külső, belső adatszolgáltatások, illetve információ kérések megfelelő mélységű összeállítása; j) a Kincstári tranzakciós forgalom és a főkönyvi nyilvántartás közötti összhang biztosítása; k) a vagyonvédelmének biztosítása a leltározás előkészítése, kiértékelése, ellenőrzése és feldolgozása. l) feladatkörébe tartozik az alkalmazott gazdálkodási program üzemszerű biztosíttatása. 22. Pályázatkezelés Finanszírozásának Önálló Osztálya (1) A Pályázatok Finanszírozási Osztálya a gazdasági főigazgató-helyettes közvetlen irányítása alá tartozó önálló osztály. Élén osztályvezető áll. (2) Kiemelt feladataként ellátja a hazai és ÚMFT pályázatkezelésből befolyó lebonyolítási díjak - elkülönített informatikai program alapján - központi pénzügyi és számviteli nyilvántartását és kezelését. 23. Hazai Finanszírozású Pályázatok Igazgatósága - 20-