TARTALOMJEGYZÉK I. AZ ORSZÁGOS IDEGENNYELVŰ KÖNYVTÁR ALAPÍTÁSA, JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI... 4 1. Az OIK alapítása, alapító okirata:... 4 2. Az OIK jogállása:... 4 3. Az OIK alapadatai:... 4 II. AZ OIK TEVÉKENYSÉGE... 5 1. Ellátandó alaptevékenységek:... 5 2. Az alaptevékenységek között kiemelt feladatai:... 6 3. A költségvetési szerv vállalkozási tevékenysége... 6 4. Az alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti megjelölése:... 6 5. Az alaptevékenységek forrásai állami támogatás, működési bevétel, pályázat, szponzoráció... 7 6. Az OIK alaptevékenységét meghatározó jogszabályok:... 7 7. Az OIK által végzett könyvtári tevékenység célja... 7 8. Az OIK épülete... 8 III. AZ OIK SZERVEZETE... 8 Az OIK szervezeti felépítése... 8 1.1. Főigazgatóság... 8 1.2. Gyűjteményi és nemzetiségi főosztály... 9 1.3. Szolgáltatási főosztály... 9 1.4. Zeneműtár... 10 1.5. Informatikai osztály... 11 1.6. Gazdasági osztály... 11 1.7. Belső ellenőrzés... 12 IV. AZ OIK VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI... 13 1. Magasabb vezetők... 13 1.1. Főigazgató... 13 1.2. Gazdasági igazgató... 15 1.3. Főigazgató-helyettes... 15 1.4. Főosztályvezetők... 16 2. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség... 16 3. Vezetők... 17 Az OIK-ban az egy szakterületet képviselő egységek élén osztályvezetők állnak.... 17 3.1. Osztályvezetők... 17 4. Beosztott munkatársak... 17 4.1. Kulturális menedzser... 17 4.2. Vezető szakterületi koordinátorok... 18 4.3. Könyvtári szakmai munkakörökben foglalkoztatott munkatársak... 18 4.4. Egyéb közalkalmazotti munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatársak... 18 V. AZ OIK MŰKÖDÉSI RENDJE... 18 1. A helyettesítés rendje... 18 2
2. Vezető/tanácsadó testületek, értekezletek... 19 2.1. Vezetői tanács... 19 2.2. Honlap bizottság... 19 2.3. Egyéb testületek... 19 2.4. Összmunkatársi értekezlet... 19 3. Az OIK elemi költségvetése... 19 3.1. Bevételek tervezése... 19 3.2. Kiadások tervezése... 20 3.3. Költségvetés összeállítása... 20 4. Az ügyintézés szabályai... 20 4.1. Munkaterv készítése... 20 4.2. A munkavégzés általános szabályai... 20 4.3. A szervezeti egységek együttműködésének szabályai... 21 4.4. A kiadmányozási jog gyakorlása... 21 5. Az OIK irányításának eszközei, szabályai... 22 5.1. Főigazgatói utasítás... 22 5.2. Főigazgató-helyettesi utasítás, gazdasági igazgatói utasítás, főosztályvezetői utasítás, osztályvezetői utasítás 23 6. Az OIK képviselete... 23 6.1. Az OIK képviseletének átruházása... 23 6.2. Az OIK képviselete a szervezeti egységek vezetői által... 23 6.3 Az OIK képviselete külső személy által... 23 6.4. Kapcsolattartás külső szervezetekkel... 23 7. Közalkalmazotti tanács... 25 8. Szakszervezet... 25 9. Az ügyfélfogadás rendje... 25 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 25 VII. MELLÉKLETEK... 25 1. sz. melléklet: Az OIK felépítésének szervezeti ábrája... 26 2. sz. melléklet: A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje... 27 3. számú melléklet: Az OIK belső szabályzatainak felsorolása... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3
I. AZ ORSZÁGOS IDEGENNYELVŰ KÖNYVTÁR ALAPÍTÁSA, JOGÁLLÁSA, ALAPADATAI 1. Az OIK alapítása, alapító okirata: Az Országos Idegennyelvű Könyvtár (továbbiakban OIK) közvetlen jogelődje az Állami Gorkij Könyvtár. Az alapításról szóló jogszabály: a könyvtárügyről szóló 1956. évi 5 sz. törvényerejű rendelet végrehajtásáról szóló 1018/1956. (III. 9.) számú MT határozat Az alapítás ideje: 1956. március 3. A hatályos alapító okirat kelte, száma: 2013. június 14., 29362/2013. A névváltoztatásról szóló jogszabály: 45 248/1990. számú MM határozat. 2. Az OIK jogállása: Az OIK kincstári körbe tartozó, teljes jogkörrel rendelkező, önállóan működő és gazdálkodó központi költségvetési szerv, amelynek költségvetését az emberi erőforrások minisztere (a továbbiakban: miniszter) állapítja meg, illetve hagyja jóvá. Az OIK alapítója a Minisztertanács, irányító szerve a Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: EMMI). Az OIK feletti irányítási jogköröket gyakorló személy az EMMI szervezeti és működési szabályzatáról szóló 4/2013. (I.31.) EMMI utasítás Melléklet 3. (4) bekezdés és a 4. függelék 4. pontja alapján a kultúráért felelős államtitkár. 3. Az OIK alapadatai: Hivatalos megnevezése: angol nyelven: német nyelven: francia nyelven: orosz nyelven: Országos Idegennyelvű Könyvtár National Library of Foreign Literature, Budapest Nationalbibliothek für Fremdsprachige Literatur, Budapest Bibliothēque Nationale des Littératures Étrangēres, Budapest Национальная Библиотека Иностранной Литературы, Будапешт Rövidített neve: OIK Székhelye: H-1056 Budapest, Molnár u. 11. Postacím: H-1462 Budapest, Pf.: 469 Központi telefonszáma: +36 (1) 318-3688 Központi faxszáma: +36 (1) 318-0147 E-mail címe: Internet címe: igazgatosag@oik.hu www.oik.hu 4
1. Ellátandó alaptevékenységek: II. AZ OIK TEVÉKENYSÉGE 1.1. a modern világirodalom, az irodalomtudomány a nyelvtudomány és a nyelvészet, valamint a kapcsolódó humán kultúrát, ill. tudományokat reprezentáló könyvtári dokumentumok főképp eredeti nyelvű gyűjtése, feltárása, szolgáltatása; 1.2. a népzene, a világzene és a dzsessz dokumentumainak minél teljesebb körű gyűjtése, a klasszikus és kortárs komolyzene reprezentáns dokumentumai, valamint a rájuk vonatkozó szakirodalom gyűjtése, feltárása és szolgáltatása; 1.3. a nemzetiségekkel foglalkozó dokumentumok gyűjtése, feltárása és szolgáltatása; 1.4. az idegen nyelvek tanulását minél hatékonyabb formában lehetővé tevő gyűjtemény kialakítása és szolgáltatása, valamint nyelvstúdió működtetése; 1.5. az alapfeladatokhoz kapcsolódó szakirodalmi dokumentációs adatbázisok építése és szolgáltatása; 1.6. a nemzetiségi gyűjteményt fenntartó könyvtárak koordinációs központjaként ezen könyvtárak dokumentumokkal való ellátása; 1.7. gyűjteményének folyamatos fejlesztése, feltárása, megőrzése, gondozása, védelme és rendelkezésre bocsátása; 1.8. korszerű informatikai hálózat fenntartása, fejlesztése és működtetése; 1.9. digitális és virtuális könyvtári szolgáltatások kialakítása és működtetése; 1.10. állományvédelmi és szolgáltatási célból digitalizálás végzése; 1.11. tájékoztatás a könyvtár és a nyilvános könyvtári rendszer dokumentumairól és szolgáltatásairól; 1.12 más könyvtárak állományaihoz és szolgáltatásihoz való hozzáférés segítése; 1.13. az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer szolgáltató könyvtáraként részvétel a könyvtárak közötti dokumentum- és információcserében; 1.14. együttműködés a hazai és külföldi könyvtárakkal, valamint a nemzetközi könyvtári rendszerben való eligazodás segítése; 1.15. könyvtári minőségfejlesztés; 1.16. könyvtárhasználó-képzés keretében felnőttoktatás végzése, az élethosszig tartó tanulás támogatása; 1.17. kiadványok szerkesztése, kiadása; 1.18. a könyvtár gyűjteményét és szolgáltatásait megismertető és népszerűsítő, valamint egyéb kulturális rendezvények szervezése és befogadása; 1.19. reprográfiai, digitalizálási és kötészeti szolgáltatások végzése; 1.20. témafigyelés, irodalomkutatás és egyéb információs szolgáltatások végzése; 1.21. az egyenlő bánásmód megvalósulását célzó általános tevékenységek végzése és programok szervezése; 5
1.22. romák társadalmi integrációját elősegítő egyéb tevékenységek végzése és programok szervezése; 1.23. a miniszter által meghatározott további feladatok; 1.24. ingatlan bérbeadás. 2. Az alaptevékenységek között kiemelt feladatai: 2.1. A nemzetiségek információs központjaként az EMMI felügyelete alá tartozó közgyűjtemények számára a) szakirodalmi és tájékoztatási szolgáltatásokat végez, b) tanácsadó tevékenységet végez a nemzetiségi szervezetekkel és intézményekkel kapcsolatos tevékenységekben. A fenti alaptevékenységek magukba foglalják az azokat közvetlenül támogató szellemi és fizikai (technikai) jellegű tevékenységeket is. 3. A költségvetési szerv vállalkozási tevékenysége Az OIK vállalkozási tevékenységet nem folytat. 4. Az alaptevékenységek államháztartási szakfeladatrend szerinti megjelölése: szakfeladat száma szakfeladat megnevezése 180000 Nyomdai és egyéb sokszorosítási tevékenység 581100 Könyvkiadás 581400 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása 581900 Egyéb kiadói tevékenység 631000 Adatfeldolgozás, web-hoszting, világháló-portál szolgáltatás 639910 Sajtófigyelés 639990 M.n.s. egyéb információ szolgáltatás 722031 Nyelv- és irodalomtudományi alapkutatás 722032 Nyelv- és irodalomtudományi alkalmazott kutatás 855931 Iskolarendszeren kívüli nem szakmai oktatás 890112 Az egyenlő bánásmód megvalósulását célzó általános tevékenységek és programok 890116 A romák társadalmi integrációját elősegítő egyéb tevékenységek, programok 900400 Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 910110 Nemzeti könyvtári feladatok 910121 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 910122 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 910123 Könyvtári szolgáltatások 910301 Történelmi hely, építmény, egyéb látványosság működtetése 910302 Történelmi hely, építmény, egyéb látványosság megóvása Az intézmény államháztartási szakágazati besorolása: 910100 Könyvtári, levéltári tevékenység 6
5. Az alaptevékenységek forrásai állami támogatás, működési bevétel, pályázat, szponzoráció 6. Az OIK alaptevékenységét meghatározó jogszabályok: - a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban Kjt.) - a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról, a művészeti, a közművelődési és a közgyűjteményi területen foglalkoztatott közalkalmazottak jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezésére szóló 150/1992.(XI.20.) Kormányrendelet (a továbbiakban Vhr.) - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) sz. Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény; - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet - a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet; - a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban MT); - a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Kultv.); - a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény; - a kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvény (a továbbiakban: Kötv.); - a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról szóló 1/2000. (I.14.) NKÖM rendelet; - az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételeiről szóló 2/1993. (I.30) MKM rendelet; - a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról szóló 60/1998. (III. 27.) Kormányrendelet; - a könyvtári anyagok bejelentéséről szóló 7/1985. (IV. 26.) MM rendelet; - a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról szóló 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet; - a könyvtárhasználókat megillető egyes kedvezményekről szóló 6/2001. (I. 17.) Korm. rendelet; - az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerről szóló 73/2003. (V.28.) Korm. rendelet; - a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelet; - a könyvtári szakfelügyeletről szóló 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet. - a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény - a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ber.); 7. Az OIK által végzett könyvtári tevékenység célja A magyar és idegen nyelvű irodalomtudományi, nyelvészeti, zeneművészeti és zenetudományi, nemzetiségi szakirodalom, valamint a modern világirodalom eredeti nyelvű dokumentumainak gyűjtése, megőrzése és védelme; a dokumentumok feldolgozása és rendelkezésre bocsátása, korszerű szakirodalmi szolgáltatások üzemeltetése. 7
8. Az OIK épülete Az OIK az alapító okiratában meghatározott feladatait a Magyar Állam tulajdonában lévő Budapest, V., Molnár u. 11. szám alatti épületben látja el. Az ingatlanra vonatkozó vagyonkezelői jogát és kötelezettségeit a mindenkor hatályos vagyonkezelési szerződés alapján gyakorolja. Az OIK szervezeti felépítése III. AZ OIK SZERVEZETE Szervezeti egység létszám Főigazgatóság 5 Gyűjteményi és nemzetiségi főosztály 18 Szolgáltatási főosztály 15 Zeneműtár 5 Informatikai osztály 4 Gazdasági osztály 10 Engedélyezett létszám összesen 57 Az OIK szervezeti felépítésének ábráját jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (a továbbiakban: SZMSZ) 1. sz. melléklete tartalmazza. 1.1. FŐIGAZGATÓSÁG Főigazgató A főigazgató az OIK folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az Alapító Okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. Főigazgató-helyettes A főigazgató-helyettes a főigazgató általános helyettese, feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. A főigazgató közvetlen irányítása és felügyelete alá tartozó szervezeti egységek: Titkárság A főigazgatóság működésének támogatását végzi, valamint az OIK ügyviteli, irattározási feladatait látja el. Kulturális menedzser A kulturális menedzser beosztott közalkalmazott, feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 8
Belső ellenőrzés Az OIK belső ellenőre tevékenységét a főigazgatónak közvetlenül alárendelve, a főigazgató által jóváhagyott éves ellenőrzési terv és megbízólevél alapján végzi. 1.2. GYŰJTEMÉNYI ÉS NEMZETISÉGI FŐOSZTÁLY A Gyűjteményi és nemzetiségi főosztály az OIK gyűjteményének (kivéve a zenei dokumentumokat) tervszerű és tudatos szervezését (beszerzés, feltárás, apasztás), a nemzeti és etnikai kisebbségi koordinációs és dokumentációs feladatait végzi. Munkáját az főosztályvezető irányítása alatt végzi. 1.2.1. A Gyűjteményi és nemzetiségi főosztály feladatai: a) piackutatás, tájékozódás a megjelent új és antikvár kiadványokról, fölöspéldány jegyzékekről; b) a Gyűjtőköri szabályzatnak megfelelően (a nyomtatott zeneművek, az audio- és audiovizuális zenei dokumentumok kivételével) dokumentumok beszerzése; c) a dokumentumok érkeztetése, leltári nyilvántartása és ezzel kapcsolatos felszerelése; d) az állomány tervszerű ellenőrzésének, apasztásának szervezése, folyamatos gyűjteménygondozás, ill. az állományelemzés végzése, koordinálása; e) szakreferensi információs szolgálat ellátása; f) a nemzetiségi könyvtárak munkájának segítése g) az államilag finanszírozott nemzetiségi dokumentum-ellátás megszervezése és lebonyolítása h) az OIK részére beszerzett dokumentumok formai és tartalmi feltárása, feldolgozása i) nemzetiségi és műfordítás adatbázisok építése, gondozása és népszerűsítése j) a retrospektív feldolgozás k) analitikus feltárás l) gyarapodási jegyzékek, szakreferensi ajánlatok összeállítása m) törlési jegyzékek összeállítása, törlés az állományból n) együttműködés a hazai és külföldi könyvtárakkal, nemzetközi cserekapcsolatok kialakítása, működtetése o) a romák társadalmi integrációját elősegítő egyéb tevékenységek végzése és programok szervezése p) az EMMI irányítása alá tartozó közgyűjtemények számára a nemzetiségi szakirodalommal kapcsolatos tájékoztatás nyújtása, valamint tanácsadás a nemzetiségi szervezetekkel és intézményekkel kapcsolatos tevékenységekben q) statisztikai adatszolgáltatás r) szakmai kapcsolatok építése s) programok szervezése a kulturális menedzserrel együttműködve t) tájékoztatási feladatok ellátása igény esetén u) digitalizálás állományvédelmi és megőrzési célból v) fejlesztések kidolgozása és kivitelezése a szakmai követelményekkel és az aktuális informatikai lehetőségekkel és használói igényekkel összhangban 1.3. SZOLGÁLTATÁSI FŐOSZTÁLY A Szolgáltatási főosztály az OIK olvasószolgálati, tájékoztatási és állománygondozási feladatait látja el. Munkáját a főosztályvezető irányítása alatt végzi. 9
1.3.1. A Szolgáltatási főosztály feladatai: a) beiratkoztatással kapcsolatos feladatok ellátása; b) kölcsönzési feladatok ellátása; c) a látogatók általános tájékoztatása az OIK-ról, annak használatáról; d) a könyvtárhasználók részére nyújtott térítéses szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok ellátása, pénzkezelés; e) internetes és reprográfiai szolgáltatások nyújtása; f) a "késedelmes" olvasók felszólítása; g) általános és szaktájékoztatási feladatok ellátása h) a helyben használat biztosítása i) adatbázisok kezelése és használatuk segítése j) a könyvkiválasztó övezet, az olvasótermi kézikönyvtár, a periodika állomány és a nyelvstúdió anyagának gondozása, ellenőrzése k) az audiovizuális és multimédiás eszközök használatának segítése, a használat közben adódó problémák jelzése az informatikai osztálynak; l) az Országos Dokumentum-ellátási Rendszer tagkönyvtáraként részvétel a könyvtárak közötti dokumentum- és információ cserében; m) más könyvtárak állományaihoz és szolgáltatásaihoz való hozzáférés segítése; n) a nemzetközi könyvtári rendszerben való eligazodás segítése; o) az OIK-ra vonatkozó dokumentumok gyűjtése; p) látogatócsoportok fogadása, könyvtárismertetés; q) az OIK anyagának népszerűsítése (évfordulós és egyéb aktuális kiállítások szervezésével); r) gyűjteményfejlesztésben való részvétel; s) a dokumentumok szerelése és jelzetelése; t) a dokumentumok raktározása; u) a raktárak rendjének fenntartása; v) az új dokumentumok átvétele, az irányításnak megfelelően a dokumentumok továbbítása (kivéve a zenei dokumentumok); w) gondoskodás az állomány védelméről; x) a dokumentumkérések teljesítése; y) a raktári nyilvántartások vezetése; z) statisztikai adatszolgáltatás. 1.4. ZENEMŰTÁR A Zeneműtár a zenei dokumentumok tekintetében gyűjteményfejlesztési, feldolgozási, olvasószolgálati, tájékoztató és állománygondozási feladatokat lát el. Munkáját az osztályvezető irányítása alatt végzi. 1.4.1. A Zeneműtár feladatai: a) piackutatás, tájékozódás a megjelent kiadványokról; b) a zeneműtár gyűjtőkörébe tartozó dokumentumok beszerzése; c) a zenei dokumentumok állományba vétele, felszerelése és jelzetelése; d) a Zeneműtár részére beszerzett dokumentumok formai és tartalmi feltárása, feldolgozása; e) retrospektív feldolgozás; f) analitikus feltárás; g) az állomány tervszerű ellenőrzésének, apasztásának szervezése és lebonyolítása, folyamatos gyűjteménygondozás, ill. a zeneműtári állomány elemzésének végzése, koordinálása; h) törlési jegyzékek összeállítása, törlés az állományból; i) gondoskodás az állomány védelméről; 10
j) a Zeneműtár olvasószolgálatának ellátása; k) kölcsönzési feladatok ellátása; l) a könyvtárhasználók nyomtatott, audio- és audiovizuális zenei dokumentumokkal való ellátása helyben használat céljából; m) általános és szaktájékoztatási feladatok ellátása; n) a zeneműtári olvasóterem kézikönyvtárának és folyóiratainak rendben tartása; o) az audiovizuális és multimédiás eszközök használatának segítése, a használat közben adódó problémák jelzése az informatikai osztálynak; p) a zeneműtári helyben használat felügyelete, segítése; q) a Zeneműtár anyagának népszerűsítése (évfordulós és egyéb aktuális kiállítások szervezésével); r) szakmai kapcsolatok építése különböző zenei gyűjteményekkel, intézményekkel; s) statisztikai adatszolgáltatás; t) zenei állomány adatbázisának építése, karbantartása, valamint digitalizálása. 1.5. INFORMATIKAI OSZTÁLY Az Informatikai osztály az OIK info-kommunikációs rendszereinek menedzselését látja el. Munkáját a főigazgató-helyettes irányítása alatt végzi, aki ellátja az osztályvezetői feladatokat. 1.5.1. Az Informatikai osztály feladatai: a) az OIK info-kommunikációs rendszereinek folyamatos üzemeltetése, fejlesztése, hibaelhárítás; b) bármely számítógéppel végzett munka informatikai támogatása, és az informatikához kapcsolódó egyéb technikai feladatok végzése, koordinálása; c) az informatikai tevékenységekkel összefüggő rendszerek bővítésének tervezése és a tervek végrehajtása, ill. a tervezésben a kapcsolódó osztályokkal való együttműködés; d) 12 órás ügyeleti szolgálatban az OIK számítógépes hálózatának, a hálózaton futó integrált könyvtári rendszer, valamint az OIK internetes lapjainak felügyelete; e) a szükséges ütemezett és rendkívüli hardver- és szoftverkarbantartások, adatfrissítések elvégzése, nagyobb hibák esetén kapcsolattartás a szervizekkel, szállítókkal, intézkedés a hibák kijavításáról; f) a számítógéppel végezhető feladatok koordinálása, javaslat tétel ezek megoldásaira; g) közreműködés az integrált könyvtári rendszer fejlesztésében, a rendszer szállítóival kapcsolatot tartva; h) az audiovizuális és multimédiás eszközök rendben tartása; i) közreműködés az OIK egyéb informatikával kapcsolatos technikai (pl. telekommunikációs) berendezéseinek üzemeltetésével, bővítésével, hibáival kapcsolatos feladatok elvégzésében; j) részvétel az OIK digitalizálási terveinek kidolgozásában, digitalizálási feladatok elvégzése; k) gondoskodik az OIK éves költségvetésében jóváhagyott informatikai eszközök és készletek beszerzéséről; l) statisztikai adatszolgáltatás. 1.6. GAZDASÁGI OSZTÁLY A Gazdasági osztály feladata az OIK költségvetésének tervezése, végrehajtása, a gazdasági események lebonyolítása és rögzítése, a gondnoksági feladatok ellátása. Munkáját a gazdasági igazgató irányítása alatt végzi. 1.6.1. A gazdasági osztály feladatai: 11
a) elkészíti az OIK éves költségvetését és az előírt költségvetési beszámoló jelentéseket, ill. ehhez kapcsolódóan vagyoni leltárt állít össze; b) végzi a rábízott tulajdon kezelését, a pénz- és eszközgazdálkodást; c) vezeti a pénzügyi és számviteli, valamint az egyéb gazdasági nyilvántartásokat; d) a központi illetményszámfejtő rendszerben végzi a bérszámfejtési és munkaügyi feladatokat, teljesíti a munkaügyi adatszolgáltatásokat; e) bonyolítja a számlapénzforgalmat, házipénztárt működtet; f) végrehajtja a külső és belső szervek részére történő rendszeres adatszolgáltatást; g) biztosítja a vezetői döntések előkészítéséhez szükséges eseti információkat; h) gondoskodik az üzemeltetés zavartalanságáról, a szükséges beruházási, felújítási és karbantartási feladatok lebonyolításáról; i) gondoskodik a felesleges vagyontárgyak feltárásáról, hasznosításáról és selejtezéséről; j) közreműködik az OIK munka-, tűz-, vagyon- és biztonságvédelmi feladatainak ellátásában; k) gondoskodik az OIK működtetésével kapcsolatos, nem szakmai készletek szükséges mennyiségének meghatározásáról, nyilvántartásáról és beszerzéséről; l) gondoskodik az OIK éves költségvetésében jóváhagyott szakmai készletek beszerzéséről az informatikai készleteken kívül m) ellátja a ruhatári teendőket; n) ellátja a postázási, kézbesítési feladatokat; o) szükség szerint részt vesz az olvasók informálásában és a rendezvények lebonyolításában; p) ellátja a takarítási feladatokat. 1.7. BELSŐ ELLENŐRZÉS Az OIK belső ellenőre tevékenységét a főigazgatónak közvetlenül alárendelve, a főigazgató által jóváhagyott éves ellenőrzési terv és megbízólevél alapján végzi. A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv minta alapján, a főigazgató által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed az OIK minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladata: - elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét; - elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát; - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében; - nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket. A bizonyosságot adó tevékenységet az alábbi ellenőrzési típusok szerint kell ellátni: - a szabályszerűségi ellenőrzés arra irányul, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai; - a pénzügyi ellenőrzés célja az adott szervezet, program vagy feladat pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások ellenőrzése; 12
- a rendszerellenőrzés keretében az egyes rendszerek kialakításának, illetve működésének átfogó vizsgálatát kell elvégezni; - a teljesítmény-ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy az adott szervezet által végzett tevékenységek, programok egy jól körülhatárolható területén a működés, illetve a forrásfelhasználás gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen valósul-e meg; - az informatikai ellenőrzés a költségvetési szervnél működő informatikai rendszerek megfelelőségére, megbízhatóságára, biztonságára, valamint a rendszerben tárolt adatok teljességére, megfelelőségére, szabályosságára és védelmére irányul. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen: - vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével; - pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás; - a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében; - tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén; - konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében; - javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően. Az OIK belső ellenőre ellátja a Ber. 22. (1) és (2) bekezdésében előírt belső ellenőrzési vezetői feladatokat is. 1. Magasabb vezetők A Kjt. 23. (2) bekezdése szerint : Magasabb vezetői munkakör - főigazgató - főigazgató-helyettes - gazdasági igazgató - főosztályvezető IV. AZ OIK VEZETŐI ÉS MUNKATÁRSAI 1.1. Főigazgató 1.1.1. A főigazgató jogállása: Az OIK élén a magasabb vezető jogállású főigazgató áll, akit - pályázat útján a miniszter a Kjt. alapján legfeljebb öt év határozott időre bíz meg, illetve vonja vissza megbízását, valamint gyakorolja felette az egyéb munkáltatói jogokat. A főigazgató az OIK folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az Alapító Okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. A főigazgató felelős: az Alapító Okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, vagy költségvetési keretben (az azok részét képező megvalósítási tervben, teljesítménytervben), 13
valamint feladat-ellátási megállapodásban foglaltaknak, illetve az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, a szerv besorolásának megfelelően a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomon követési (monitoring) rendszerműködtetéséért, a tervezési, a beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a számviteli rendért. A főigazgató az OIK működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (FEUVE) működtetni. A belső kontrollok kialakítása és működtetése során köteles figyelembe venni az államháztartásért felelős miniszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet, módszertani útmutatókat, az államháztartási külső ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. 1.1.2. A főigazgató feladat- és hatásköre: a) Gondoskodik az OIK éves költségvetésének és feladattervének, valamint költségvetési és feladat-beszámolójának elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és szükség szerint módosításáról; b) Az OIK költségvetési keretei között gondoskodik a működéséhez szükséges belső személyi és infrastrukturális feltételekről; c) Képviseli az OIK-ot harmadik személyekkel szemben; más személyek részére képviseleti jogot adhat azszmsz-ben meghatározottak szerint. A képviseleti jog eseti és állandó átruházásáról nyilvántartást köteles vezetni; d) A gazdasági igazgató ellenjegyzésével gyakorolja a kötelezettségvállalási és utalványozási jogot; e) Gondoskodik az OIK valamennyi belső szabályzatának elkészítéséről, megvitatásáról, elfogadásáról, végrehajtásáról, ellenőrzéséről és karbantartásáról; f) Felelős a számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítésért, a jóváhagyásáért és annak végrehajtásáért, továbbá a számlarend összeállításáért, folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért; g) Felelős az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért; h) Felelős a belső ellenőr funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelősségét másra nem ruházhatja át. i) Gondoskodik az iratkezeléssel kapcsolatos feltételek megteremtéséről, illetve a kockázatelemzési és a kockázatkezelési rendszer szabályozásáról; j) Feladat- és hatáskörében eljárva gyakorolja a kiadmányozási jogot; k) Közvetlen utasítási joggal rendelkezik az OIK valamennyi szervezeti egysége, vezetője és beosztott munkatársa irányában; l) A jelen SzMSz-ben meghatározott kivételekkel gyakorolja az OIK közalkalmazottai és megbízottai irányában a munkáltatói, illetve megbízói jogokat. E jogok gyakorlását átruházhatja. Az átruházott munkáltatói és megbízói jogokat indokolt esetben az érdekeltek egyidejű értesítése mellett magához vonhatja. m) Folyamatosan, illetőleg évente, teljes körű tájékoztatást nyújt és beszámol a miniszternek és a szakállamtitkárnak az OIK működéséről; 14
n) Gondoskodik az OIK-ot érintő jogszabályi és minisztériumi rendelkezéseknek az érdekeltekkel történő megismertetéséről; o) Gondoskodik az OIK érdemi ügyintézését végző közalkalmazottak folyamatos továbbképzéséről; p) A jelen SzMSz-ben rögzített hatásköröket az főigazgató a jogszabályok adta keretek között bármikor magához vonhatja; q) A főigazgató felelős az OIK-on belüli munkavédelmi, tűzvédelmi, polgári védelmi, katasztrófavédelmi előírások betartásáért, az OIK vagyonának megóvásáért; r) A miniszter, illetőleg a szakállamtitkár a főigazgatót és általa az OIK-ot az Alapító Okirattal összhangban további feladatokkal bízhatja meg; s) Ellátja továbbá azon feladatokat, amelyeket jogszabály a hatáskörébe utal. 1.2. Gazdasági igazgató 1.2.1. A gazdasági igazgató jogállása: A gazdasági igazgató magasabb vezető jogállású közalkalmazott, akit a miniszter a főigazgató javaslatára pályázat útján legfeljebb öt évig terjedő határozott időre bíz meg, valamint vonja vissza vezetői megbízását, gyakorolja felette a fegyelmi jogkört. A gazdasági igazgató felett az egyéb munkáltatói jogokat a főigazgató gyakorolja. A gazdasági igazgató a gazdálkodási feladatok tekintetében a főigazgató helyettese, feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. A gazdasági igazgató egyben a Gazdasági osztály vezetője is. 1.2.2. A gazdasági igazgató feladat- és hatásköre: a) irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet; b) elkészíti a gazdasági osztály ügyrendjét; c) a költségvetési szerv más szervezeti egységéhez beosztott, a gazdálkodási, könyvvezetési, adatszolgáltatási feladatok ellátásáért felelős alkalmazottaknak iránymutatást ad; d) a területét érintő gazdasági intézkedéseket hoz; e) felelős a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátásáért; a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével és vagyongazdálkodásával kapcsolatos körben a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatok ellátásáért; f) a költségvetés végrehajtása során gyakorolja a kötelezettségvállalások és utalványok ellenjegyzésének jogkörét; g) jóváhagyásra előkészíti a gazdálkodást érintő belső szabályzatokat; h) kétévente köteles a belső kontroll rendszerek témakörben a nemzetgazdasági miniszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. 1.3. Főigazgató-helyettes 1.3.1. A főigazgató-helyettes jogállása: A főigazgató helyettes magasabb vezető jogállású közalkalmazott, akit a Kjt. alapján, pályázat útján, legfeljebb öt évig terjedő határozott időre a miniszter egyetértésével a főigazgató bíz meg, illetve vonja vissza vezetői megbízását, valamint gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A főigazgató-helyettes a főigazgató általános helyettese, feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 15
1.3.2. A főigazgató-helyettes feladat- és hatásköre: a) gyakorolja a vezetési feladatokat és jogosultságokat a főigazgató távollétében; b) koordinálja a több szervezeti egységet érintő tevékenységeket; c) döntésre előkészíti az OIK szakmai dokumentumait d) koordinálja az egyenlő bánásmód megvalósulását célzó általános tevékenységek végzését és programok szervezését; e) előkészíti és koordinálja az OIK által benyújtható pályázatokat, értékeli és ellenőrzi azok végrehajtását; f) a főigazgató megbízása alapján ellátja a biztonságvédelemmel kapcsolatos feladatokat; 1.4. Főosztályvezetők Az OIK-ban a több szakterületet összefogó egységek élén főosztályvezetők állnak. 1.4.1 A főosztályvezetők jogállása A főosztályvezetőket a megbízás időpontjában hatályos jogszabályok alapján magasabb vezetői beosztással az OIK főigazgatója legfeljebb 5 év határozott időre bízza meg, illetve vonja vissza a megbízást, valamint gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. A főosztályvezetők jogállása a Vhr. 3. számú mellékletének 3.1.3 pontja alapján országos intézmény, országos szakkönyvtár és közművelődési intézmény, országos múzeum főosztályvezetőjével azonos. 1.4.2. A főosztályvezetők általános feladat- és hatásköre a) Utasítási és ellenőrzési jogkörüket, valamint feladataikat a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látják el. b) A jogszabályokban és az SZMSZ-ben leírtak szerint szervezik és irányítják a főigazgató által a hatáskörükbe utalt szervezeti egység működését; illetve ellátják a személyes hatáskörükbe tartozó feladatokat. c) Teljes körűen felelnek az irányításuk alá tartozó terület (a továbbiakban: szakterület) tevékenységének eredményességéért, szabályszerűségéért és szakszerűségéért. Jogosultak, illetve kötelesek megtenni minden, ennek érvényesítéséhez szükséges intézkedést. d) Képviselik az OIK-ot a szakterületüket érintő szakmai kérdésekben. e) Képviselik főosztályukat a vezetői értekezleten. f) Részt vesznek az OIK rövid és hosszú távú (stratégiai) terveinek, belső szabályzatainak kidolgozásában és végrehajtásában. g) Elkészítik szakterületük éves munkatervét, beszámolóit. h) Betartatják a munka-, tűz-, egészség- és információvédelemmel kapcsolatos előírásokat, biztosítják a munkarend és munkafegyelem feltételeit. i) Elvégzik a FEUVE rendszer által meghatározott ellenőrzési feladatokat. j) Kezelik és közzéteszik szakterületük statisztikai adatait, és felelnek az adatok hitelességéért. k) Felelősek az OIK külső és belső honlapján a felelősségi körükbe tartozó oldalak naprakészségéért. 2. Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettség Az OIK alkalmazásában állók közül az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény alapján kétévente vagyonnyilatkozat tételre kötelezett a költségvetési pénzeszközzel történő gazdálkodás során javaslattételi, döntési vagy ellenőrzési jogosultságából adódóan a főigazgató, a főigazgató-helyettes, a gazdasági igazgató, a főosztályvezetők és a belső ellenőr. 16
3. Vezetők Az OIK-ban az egy szakterületet képviselő egységek élén osztályvezetők állnak. 3.1. Osztályvezetők 3.1.1. Az osztályvezetők jogállása: Az osztályvezetőket a megbízás időpontjában hatályos jogszabályok alapján vezetői beosztással az OIK főigazgatója legfeljebb 5 év határozott időre bízza meg, illetve vonja vissza a megbízást, valamint gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat 3.1.2. Az osztályvezetők általános feladat- és hatásköre: a) Utasítási és ellenőrzési jogkörüket, valamint feladataikat a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látják el. b) A jogszabályokban és az SZMSZ-ben leírtak szerint szervezik és irányítják a főigazgató által a hatáskörükbe utalt szervezeti egység működését; illetve ellátják a személyes hatáskörükbe tartozó feladatokat. c) Teljes körűen felelnek az irányításuk alá tartozó szakterület tevékenységének eredményességéért, szabályszerűségéért és szakszerűségéért. Jogosultak, illetve kötelesek megtenni minden, ennek érvényesítéséhez szükséges intézkedést. d) Képviselik az OIK-ot a területüket érintő szakmai kérdésekben. e) Képviselik osztályukat a vezetői értekezleten. f) Részt vesznek az OIK rövid és hosszú távú (stratégiai) terveinek, belső szabályzatainak kidolgozásában és végrehajtásában. g) Elkészítik szakterületük éves munkatervét, beszámolóit. h) Betartatják a munka-, tűz-, egészség- és információvédelemmel kapcsolatos előírásokat, biztosítják a munkarend és munkafegyelem feltételeit. i) Elvégzik a FEUVE rendszer által meghatározott ellenőrzési feladatokat. j) Kezelik és közzéteszik szakterületük statisztikai adatait, és felelnek az adatok hitelességéért. k) Felelősek az OIK külső és belső honlapján a felelősségi körükbe tartozó oldalak naprakészségéért. 4. Beosztott munkatársak Az OIK munkatársai a Kjt. alapján közalkalmazottaknak minősülnek. Az OIK közalkalmazotti munkaköreit a Kjt., a Vhr., valamint az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételekről szóló 2/1993. (I.30.) MKM rendelet határozzák meg. 4.1. Kulturális menedzser A kulturális menedzser beosztott közalkalmazott, feladatait a főigazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. A kulturális menedzsert a főigazgató határozatlan időre bízza meg, illetve vonja vissza megbízását, gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. 4.1.1. A kulturális menedzser feladatai: a) összeállítja a vezetői döntéseket segítő információkat; b) koordinálja az OIK marketing tevékenységét, média kapcsolatait, média megjelenését; c) részt vesz az OIK arculatának alakításában; 17
d) működteti a belső kommunikációs csatornákat; e) ellenőrzi és menedzseli az OIK honlapján megjelenő információkat, és a protokoll listát; f) szervezi és koordinálja a kulturális programokat (kiállítások, rendezvények); g) szervezi és koordinálja az OIK kiadványainak szerkesztését, kiadását. 4.2. Vezető szakterületi koordinátorok A vezető szakterületi koordinátorok magas szintű szakmai tudással rendelkező munkatársak, akik egységvezetőjük irányítása alatt végzik feladatukat, szakterületüket illetően javaslattételi, véleményezési és ellenőrzési jogkörrel. A vezető szakterületi koordinátorok beosztott közalkalmazottak, akiket a főosztályvezetők javaslatára, a vezetői tanács jóváhagyása után a főigazgató határozatlan időre bíz meg, illetve vonja vissza megbízásukat, gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. 4.3. Könyvtári szakmai munkakörökben foglalkoztatott munkatársak Az OIK szakmai munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatársai (főkönyvtáros, könyvtáros, informatikus könyvtáros, bibliográfus, feldolgozó, gyűjteményszervező könyvtáros, olvasószolgálati könyvtáros, tájékoztató, szaktájékoztató könyvtáros, zenei könyvtáros, könyvtári szakinformatikus, informatikus, segédkönyvtáros, könyvtáros asszisztens, raktáros) tevékenységüket a főosztályvezetők és az osztályvezetők irányításával végzik. Munkájukról rendszeresen szóban vagy írásban kötelesek vezetőjüknek beszámolni. 4.4. Egyéb közalkalmazotti munkakörben foglalkoztatott beosztott munkatársak A gazdasági, műszaki, igazgatási szakalkalmazottak, ügyviteli alkalmazottak elvégzik a munkakörükbe utalt, illetőleg vezetőik által rájuk bízott ügyeket. A műszaki, fenntartási, üzemeltetési alkalmazottak, szak- és segédmunkások, kisegítő alkalmazottak ellátják az OIK épületének üzemeltetésével, fenntartásával kapcsolatos feladatokat. 1. A helyettesítés rendje V. AZ OIK MŰKÖDÉSI RENDJE A főigazgató távollétében általános helyettese a főigazgató-helyettes. Kötelezettség-vállalás, utalványozás esetén a főigazgatót a főigazgató-helyettes megbízás alapján helyettesítheti, ami az ellenjegyzési jogkört nem érinti. A főigazgatót egyéb gazdálkodási feladatok tekintetében a gazdasági igazgató helyettesíti. A gazdasági igazgatót távollétében a főkönyvelő helyettesíti, gyakorolja az ellenjegyzési jogkört. A főosztályvezetőket és az osztályvezetőket távollétükben javaslatuk alapján a főigazgató által megbízott beosztott közalkalmazott helyettesíti. A vezető munkakörének meghatározott részét írásban saját felelősségének fennmaradásával helyettesére ruházhatja. A munkahelytől tartósan (egy hónapnál hosszabb ideig) távol lévő közalkalmazott munkakörének ellátására a munkáltató írásban helyettest bízhat meg, a közvetlen felettes véleményének kikérésével. Tartós helyettesítés esetén a munka átvétele és átadása jegyzőkönyvileg történik. A munkahelyétől egy hónapnál rövidebb ideig szabadságon lévő közalkalmazott helyettesítését a közalkalmazott közvetlen felettese által meghatározott személy látja el. 18
2. Vezető/tanácsadó testületek, értekezletek 2.1. Vezetői tanács 2.1.1. A főigazgató elnökletével, kétheti rendszerességgel működő döntés előkészítő, javaslattevő ill. végrehajtó operatív szerv. A tanács állásfoglalásai a főigazgató személyes jogkörét és felelősségét nem érintik. 2.1.2. A Vezetői tanács tagjai: főigazgató, főigazgató-helyettes, gazdasági igazgató, főosztályvezetők, osztályvezetők, kulturális menedzser, a szakszervezet, ill. a közalkalmazotti tanács képviselője, esetenként felkért szakértők. 2.1.3. A Vezetői tanács feladatkörét és működési rendjét a főigazgató határozza meg. A vezetői értekezlet ülései és előterjesztései nem nyilvánosak. 2.2. Honlap bizottság 2.2.1. A Honlap bizottság az Informatikai osztály vezetője által elnökölt, a főigazgató által felkért munkatársakból álló operatív szerv. 2.2.2. A Honlap bizottság feladatai: az OIK honlapjának tartalmi és formai felügyelete; a honlap és az ahhoz kapcsolódó egyéb elektronikus megjelenések fejlesztési stratégiájának kidolgozása, meghatározása; a honlapra kerülő dokumentumok engedélyezése. 2.3. Egyéb testületek 2.3.1. A főigazgató a felsorolt tanácsadó testületeken kívül, szükség szerint más állandó vagy ideiglenes jellegű célbizottságokat is szervezhet. 2.4. Összmunkatársi értekezlet Célja az OIK évi munkájának és következő évi munkatervének megvitatása, a Stratégiai Terv és egyéb nagyobb jelentőségű tervek megbeszélése, a munkatársak tájékoztatása. Az összmunkatársi értekezletet a főigazgató készíti elő és hívja össze évente legalább két alkalommal. A főigazgató beszámol a legfontosabb kérdésekről és minden dolgozónak a hozzászólási lehetőség biztosított. Az értekezleten elhangzottakat jegyzőkönyvbe kell foglalni. 3. Az OIK elemi költségvetése Az OIK költségvetésének tervezéséért a főigazgató és a gazdasági igazgató egyetemlegesen felelős. 3.1. Bevételek tervezése A költségvetés elkészítésekor meg kell tervezni mindazon bevételeket, amelyek forrástól függetlenül az OIK feladataival kapcsolatosak, jogszabályon, szerződésen, megállapodáson alapulnak, tapasztalatok alapján rendszeresen vagy eseti jelleggel előfordulnak vagy egyébként várhatóak. 19
3.2. Kiadások tervezése 3.2.1. Működési kiadások Az OIK működtetéséhez szükséges kiadások tervezéséért a gazdasági igazgató felelős. A tervezés során figyelembe kell venni a jogszabály alapján kötelező, szerződésen, megállapodáson alapuló, illetve a rendszeresen vagy eseti jelleggel előforduló működési kiadásokat. 3.2.2. Szakmai kiadások A szakmai feladatellátás kiadásainak irányelveit az irányító szerv által jóváhagyott éves munkaterv és az irányító szerv által közzétett kötelező kiadások figyelembe vételével a főigazgató ismerteti az egyes szakmai területet felügyelő vezetőkkel, akik összeállítják költségvetési javaslataikat. A beérkezett javaslatok alapján a szakmai feladatellátás kiadásait a főigazgató véglegesíti. 3.3. Költségvetés összeállítása A főigazgató által jóváhagyott bevételeket, valamint szakmai és működtetési kiadásokat tartalmazó költségvetés jogszabály szerinti összeállításáért a gazdasági igazgató felelős. 4. Az ügyintézés szabályai 4.1. Munkaterv készítése 4.1.1. A főigazgató a feladatok tervszerű végrehajtása érdekében munkatervet állít össze, amelyet jóváhagyás céljából felterjeszt a szakállamtitkár részére. A munkaterv tervezetét a Vezetői Tanács megvitatja. A munkaterv-tervezet elfogadásáról a főigazgató dönt. Az elfogadott munkaterv egy példányát a Közalkalmazotti Tanács tájékoztatásul megkapja. 4.1.2. A munkaterv tartalmazza az elvégzendő feladatot, a feladat elvégzésének határidejét és a végrehajtásért felelősök körét. Ha valamely feladat végrehajtásáért a munkaterv több felelőst (közreműködőt, részfelelőst) jelöl meg, a végrehajtásért átfogóan az első helyen szereplő vezető a felelős. 4.1.3. A munkatervben az előterjesztés elkészítéséért első helyen felelős vezető szervezi az előterjesztés kidolgozását, gondoskodik a határidő betartásáról, hasznosítja és összefoglalja az érdekeltek értékeléseit, javaslatait, észrevételeit, elvégzi a tervezet koordinálását. A közreműködők kötelesek a felelőssel együttműködni és a feladat végrehajtását elősegíteni, ennek keretében a felelős részfeladatokat és határidőket állapíthat meg. 4.1.4. Ha a munkatervben szereplő feladat teljesítése az előírt határidőre nem lehetséges, a felelős a főigazgatót a megjelölt határidő lejárta előtt köteles tájékoztatni. A munkaterv végrehajtását a főigazgató figyelemmel kíséri és arról rendszeresen tájékoztatást kérhet. 4.2. A munkavégzés általános szabályai 4.2.1. Az egyes szervezeti egységek, illetőleg a vezetők és beosztott/megbízott munkatársak a feladataikat az ügyrendekben és munkaköri leírásokban foglaltaknak megfelelően végzik. Az ügyrendek és munkaköri leírások előkészítése a szervezeti egység vezetőjének a feladata. Az 20
ügyrendben a hatályos jogszabályokkal, az Alapító Okirattal, valamint a jelen SzMSz-szel összhangban meg kell határozni: a szervezeti egység feladatait, a feladatok ellátásáért felelős személyeket; a szervezeti egység létszámát, illetőleg annak megoszlását a belső tagozódás szerint; a szervezeti egységen belüli munkamegosztás módját; a más szervezeti egységekkel, illetőleg külső szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés szabályait. 4.2.2. Az intézményi feladatok körében az ügyeket érdemben a vonatkozó jogszabályok és a felettes vezető útmutatásai szerint, az előírt határidőre kell elintézni. Az előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell általában irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. A fenti határidők nem vonatkoznak a sürgős (S) iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb három munkanapon belül kell elintézni. 4.2.3. A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőre történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen. 4.2.4. Ha az intézkedés előzményei magából az ügyiratból nem állapíthatók meg, azokról írásbeli összefoglalót kell készíteni és azt az ügyirathoz kell csatolni. Az ügy érdemi elintézésével összefüggő közvetlen munkakapcsolat keretében létrejött megállapodásokat, ha azokról jegyzőkönyv vagy feljegyzés nem készült, ugyanígy kell rögzíteni. 4.2.5. Amennyiben az intézkedés olyan vezetői utasítás alapján készült, amellyel az ügyintéző vagy az ügyirat láttamozója nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével az ügyiraton fel lehet tüntetni. Ha kétséges, hogy valamely ügy elintézése melyik egység feladatkörébe tartozik, a főigazgató jelöli ki az ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet. 4.3. A szervezeti egységek együttműködésének szabályai A főosztályok és az osztályok egymással mellérendeltségi kapcsolatban állnak. A szervezeti egységek feladataik teljesítése során szükség szerint egymást tájékoztatva és segítve, intézkedéseiket összehangolva járnak el. Olyan ügyekben, amelyekben rendszeres együttműködésre van szükség, annak tartalmát, módját, illetőleg a feladatok elhatárolását az érdekelt szervezeti egységek vezetői közösen határozzák meg. A belső kommunikáció és annak fejlesztése fontos szerepet játszik az összehangolt külső kommunikáció kialakításában. Az OIK szakmai osztályai negyedéves beszámolót, valamint éves teljesítményalapú beszámolót készítenek, melyben értékelik az osztály teljesítményét. A Vezetői Tanács döntéseit az osztályvezetők kötelesek a dolgozókkal munkaértekezleteken ismertetni. Az OIK dolgozói egyéni, illetve munkaviszonyukhoz kapcsolódó, feladataikat érintő kérdésekben a szolgálati út betartásával fordulhatnak az OIK illetékes vezetőjéhez. 4.4. A kiadmányozási jog gyakorlása Az intézkedés-tervezetek az arra jogosult vezető aláírásával (kiadmányozásával) válnak intézményi intézkedésekké. A kiadmányozás magában foglalja az érdemi döntést megelőző intézkedés kiadásának, illetőleg az érdemi döntés meghozatalának és az ügyirat irattárba helyezésének jogát. 21