Előterjesztő: Szitka Péter polgármester Készítette: Lizák János pályázati koordinátor Tárgy: Javaslat a többször módosított 337/2011 (XII.22.) Ökt. határozat hatályon kívül helyezésére, valamint Kazincbarcika Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatának megalkotására Tisztelt Képviselő-testület! A Képviselő-testület 337/2011. (XII. 22.) számú Ökt. határozatával fogadta el Kazincbarcika Város Önkormányzatának Közbeszerzési Szabályzatát a közbeszerzésekről szóló jelenleg hatályos 2011. évi CVIII. törvény rendelkezéseinek megfelelően. A Szabályzat célja, hogy meghatározza a közbeszerzések előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzési felelősségi rendjének stb. helyi szabályozását. Mivel Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testülete összetételének, a Hivatal szervezeti felépítésének, az időközben bekövetkezett jogszabályi háttér változásának és a Szabályzat mindennapi alkalmazásából leszűrt tapasztalatoknak megfelelően a Szabályzat komoly, sokrétű módosításra szorul, így jobbnak láttuk az eddigi Szabályzat hatályon kívül helyezését és egy új Szabályzat megalkotását. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztés megvitatására, a többször módosított 337/2011 (XII.22.) önkormányzati határozat hatályon kívül helyezésére és az új Közbeszerzési Szabályzat megalkotására, melynek új szövegezése jelen határozati javaslat 1. számú mellékletét képezi. Kazincbarcika, 2014. november 21.
2 Határozati javaslat Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testületének /2014 (XI.) határozata a többször módosított 337/2011 (XII.22.) Ökt. határozat hatályon kívül helyezéséről, valamint Kazincbarcika Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatának megalkotásáról Kazincbarcika Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az előterjesztést megtárgyalta és az alábbi határozatot hozta: 1.) Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 337/2011. (XII.22.) Ökt. határozatot hatályon kívül helyezi. Felelős: Szitka Péter polgármester Határidő: 2014. november 21. 2.) Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Határozati javaslat mellékletét képező Közbeszerzési Szabályzatot elfogadja. Felelős: Szitka Péter polgármester Határidő: 2014. november 21 3.) Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 414/2010(IX.18) és 415/2010 (X.18) Ökt. határozatát hatályon kívül helyezi Felelős: Szitka Péter polgármester Határidő: 2014 november 21
3 a /2014 (XI.21.) Ökt. határozat melléklete Kazincbarcika Város Önkormányzatának Közbeszerzési Szabályzata A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) 22. (1) bekezdése kötelezővé teszi a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzése felelősségi rendjének, az eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körének és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjének helyi szabályozását. E kötelezettségének eleget téve Kazincbarcika Város Önkormányzatának Képviselőtestülete az alábbi Közbeszerzési Szabályzatot (továbbiakban: Szabályzat) alkotja : 1. A Szabályzat hatálya 1.1.) A Szabályzat hatálya kiterjed Kazincbarcika Város Önkormányzata és Kazincbarcika Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala - árubeszerzés - építési beruházás - építési koncesszió - szolgáltatás - szolgáltatási koncesszió megrendelésére, amelynek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri a közbeszerzési törvényben illetve a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott értékhatárokat. 1.2. ) A szabályzat hatálya kiterjed Kazincbarcika Város Önkormányzatának a helyben központosított közbeszerzésekről szóló 34/2008 (X. 30.) számú rendeletének hatálya alá tartozó beszerzésekre is. 2. A közbeszerzési igények tervezése
4 2.1. Az ajánlatkérő adott évre tervezett közbeszerzéseiről az Előkészítő Munkacsoport az adott költségvetési év március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az elfogadott éves költségvetési rendeletben meghatározott előirányzat alapján. 2.2. A közbeszerzési tervet a Képviselő- testület hagyja jóvá. A Képviselő testület által jóváhagyott közbeszerzési terv az önkormányzat honlapján közzétételre kerül. A közbeszerzési terv a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig a honlapon elérhető. A honlapon történő közzétételért felelős: a Városüzemeltetési és Fejlesztési Osztály Vezetője A honlapon történő megjelentetésért felelős:a Hatósági és Jogi Osztály informatikusa, aki a közbeszerzési referens által a Szabályzat 4.1.2 n.) pontja szerint átadott adatok, információk és hirdetmények alapján gondoskodik a Kbt. 31. (1) bekezdése alapján az ott megjelölt adatok, információk és hirdetmények - közbeszerzési eljárásonként csoportosított - honlapon történő megjelentetéséről. 2.3. A tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésekre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merül fel. 2.4. A 2.3 pontban meghatározott esetekben a tervet módosítani kell, indokolva annak szükségességét. 2.5. A közbeszerzési terv módosítását a Képviselő-testület hagyja jóvá (abban az esetben is, ha a tervben előre nem látható közbeszerzés miatt történt változtatásokat kell átvezetni). 2.6. A közbeszerzési terv módosításának jóváhagyását követően a módosítást a honlapon is át kell vezetni. 3. A közbeszerzési eljárásban résztvevők köre 3.1. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal által kiírt közbeszerzéseket az Előkészítő Munkacsoport bonyolítja. 3.2. Az Előkészítő Munkacsoport tagjai:
5 a.) a Városüzemeltetési és Fejlesztési Osztály közbeszerzési referensi végzettségű munkatársa, aki egyben az Előkészítő Munkacsoport vezetője b.) a Gazdálkodási Osztály vezetője által kijelölt 1 fő pénzügyi ügyintéző munkatársa c.) az adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egység (osztályának) köztisztviselője, és az adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett külső szervezeti egység (Barcika Szolg Kft.), közbeszerzésekkel foglalkozó munkavállalója d.) 1 fő a Hatósági és Jogi Osztály jogi munkatársa e.) 1 fő jegyzőkönyvvezető 3.3. Az adott közbeszerzési eljárásban kötelezően résztvevő személyek köre és létszáma: a.) Az Előkészítő Munkacsoport vezetője b.) az adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egység (osztályának) köztisztviselője c.) 1 fő a Városüzemeltetési és Fejlesztési Osztálynak az adott beszerzésért felelős munkatársa d.) 1 fő pénzügyi ügyintéző. e.) f.) jegyzőkönyvvezető a beszerzés tárgyával érintett küldő szervezeti egység (Barcika Szolg Kft) közbeszerzésekkel foglalkozó munkavállalója 3.4. Az Előkészítő Munkacsoport üléseit az Előkészítő Munkacsoport vezetője hívja össze, az ülés előtt lehetőség szerint legalább három nappal írásban (email útján ), sürgős esetben telefon útján. 3.5. A 4.3. pontban meghatározott feladatokat a háromtagú Bíráló Bizottság végzi. 3.5.1.1 A Bíráló Bizottság tagjai: a.) b.) c.) Karikás Lajosné, aki egyben a Bíráló Bizottság elnöke Fekete Zsolt Dr. Kovács János 3.5.1.2 A Bíráló Bizottságban tanácskozási joggal résztvevők: a.) az Alpolgármester b.) a Városi Önkormányzat Ügyrendi, Jogi és Közbiztonsági Bizottságának Elnöke, c.) a Városi Önkormányzat Gazdasági, Pénzügyi és Városfejlesztési Bizottságának Elnöke, d.) a Városi Önkormányzat Társadalompolitikai Bizottságának Elnöke
6 d.) közbeszerzési eljárásonként a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező külső szakértő eseti megbízás alapján 3.5.2 A Bizottság munkájában az összeférhetetlenségi szabályok betartásával tanácskozási joggal meghívandó a Jegyző, az Aljegyző, a Polgármesteri Hivatal Gazdálkodási Osztályának Vezetője, ügyintézője, a közbeszerzési ügyintéző, a Polgármesteri Hivatal adott közbeszerzéssel érintett belső szervezeti egységének ügyintézője, illetve esetlegesen egyéb külső szakértő vehet részt. 3.5.3. A 3.5.1.2 pont b.), c.), d.) pontjában meghatározott személyekkel szembeni összeférhetetlenség fennállása vagy akadályoztatásuk esetén a bizottság elnöke által megbízott bizottsági tag vesz részt a Bíráló Bizottságban. 3.5.4. A Bíráló Bizottság üléseit az ülést megelőzően legalább 3 munkanappal írásban (e-mail útján), sürgős esetben telefonon az Elnök hívja össze és vezeti. A Bíráló Bizottság határozatképes, ha tagjainak több, mint a fele az ülésen jelen van. A Bíráló Bizottság minden tagjának egy szavazata van, határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza, szavazat egyenlőség esetén az elnök szavazata dönt. A Bíráló Bizottság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni. A Bíráló Bizottság adminisztrációs feladatainak ellátásáról az Előkészítő Munkacsoport gondoskodik. A közbeszerzési eljárás megindítása 3.6. Az uniós értékhatárt el nem érő és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárás esetén az eljárás megindításáról a Polgármester dönt. 3.7. Amennyiben a közbeszerzés tárgya építési koncesszió vagy szolgáltatási koncesszió, annak esetén a nemzeti értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó közbeszerzési eljárás megindításáról is a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Képviselő-testület dönt. 3.8 Az uniós közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzési eljárás megindításáról a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Képviselő-testület dönt. 3.9. A 3.6. pont szerint indított nemzeti közbeszerzési eljárás eredményességéről (a legkedvezőbb ajánlat elfogadásáról) vagy eredménytelenségéről a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Polgármester dönt.
7 3.10. A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárások eredményéről vagy eredménytelenségéről a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Képviselő-testület dönt. 3.11. Amennyiben a közbeszerzési eljárást megindító ajánlati felhívást a Közbeszerzési Hatóság Hirdetményellenőrzési Főosztálya és/vagy a Miniszterelnöki Hivatal Közbeszerzési Felügyeleti Főosztálya hiánypótlásra küldi vissza a hiánypótlásról a közbeszerzési eljárásban részt vevő szakértők (előkészítő munkacsoport, közbeszerzési tanácsadó igénybevétele esetén a közbeszerzési tanácsadó) és a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Polgármester dönt. 3.12 A Kbt. 94. (2) bekezdés c) és d), a Kbt. 94. (3) bekezdés a) és b) pontjai szerinti hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megindításáról, eredményéről vagy eredménytelenségéről értékhatártól függetlenül a Bíráló Bizottság javaslata alapján a Polgármester dönt. 4. Az eljárásban résztvevő szervezetek, illetve személyek feladatai és hatáskörei 4.1. Az Előkészítő Munkacsoport: 4.1.1. Az Előkészítő Munkacsoport Vezetőjének általános feladatai:: a.) Szervezi és irányítja az Előkészítő Munkacsoport munkáját. b.) Összehívja és vezeti az Előkészítő Munkacsoport üléseit. c.) Szakmailag ellenőrzi az ajánlati felhívások tervezetét. d.) Felügyeli a közbeszerzési terv elkészítését, év közbeni esetleges módosítását és aktualizálását. e.) Ellenőrzi a hirdetmények megjelentetését és a műszaki dokumentáció rendelkezésre állását. f.) Szükség esetén jogi szempontból véleményezteti az ajánlattevők tájékoztatáskérésének megválaszolását. g.) Részt vesz az ajánlatok bontási eljárásában. h.) Megvizsgálja és szignálja az ajánlatokat érvényesség, alkalmasság és kizárás szempontjából. i.) Közreműködik a benyújtott ajánlatok értékelésében és a döntést megalapozó összegzés elkészítésében. j.) Ellenőrzi az eredményhirdetési eljárás dokumentálását. k.) Figyelemmel kíséri a Kbt. szerinti tájékoztatók megjelentetését. l.) Írásban hívja fel a Polgármesteri Hivatal Osztályait és az önkormányzati Intézményeket, hogy január 31-ig, illetve azt követően folyamatosan írásban
8 nyújtsák be javaslataikat az érdekkörükben felmerülő és az Önkormányzat által lefolytatandó közbeszerzési eljárásokra. 4.1.2 Az Előkészítő Munkacsoport Vezetőjének egyedi feladatai: a.) Gondoskodik az elfogadott éves költségvetési rendeletben meghatározott előirányzat alapján a közbeszerzési terv elkészítéséről és az azzal kapcsolatos Kbt-ben meghatározott feladatok ellátásáról. b.) Részt vesz az előkészítésben a konkrét közbeszerzésekre az ajánlati felhívások tervezetét. c.) Gondoskodik a hirdetmény megjelentetéséről, biztosítja az ajánlattevők számára a műszaki dokumentációt. d.) Gondoskodik igény szerint a helyszíni bejárás, konzultáció lefolytatásáról, dokumentálásáról. e.) Gondoskodik az ajánlattevők tájékoztatáskérésének megválaszolásáról, dokumentálásáról. f.) Lefolytatja a borítékbontási eljárást, dokumentálja és azt az ajánlattevők számára a Kbt szerinti határidőig megküldi. g.) Megvizsgáltatja az ajánlatokat érvényesség, alkalmasság, kizárás szempontjából és határidőn belül értesíti erről az ajánlattevőket. h.) A Polgármesteri Hivatal adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egységének, az Előkészítő Munkacsoport Vezetőjének írásbeli javaslata alapján elkészíti a benyújtott ajánlatok értékelését és a döntést megalapozó összegzést előterjeszti a Bíráló Bizottság részére. i.) Előkészítteti az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót és gondoskodik annak Kbt. által előírt határidőben történő megküldéséről az ajánlattevő részére. j.) Gondoskodik az eredményhirdetési eljárás dokumentálásáról. k.) Megjelenteti az eljárás eredményéről szóló Kbt szerinti hirdetményt. l.) Szerződésmódosítás esetén gondoskodik a Kbt-nek megfelelő tájékoztató megjelentetéséről. m.) A pénzügyi ügyintéző írásbeli tájékoztatása alapján gondoskodik a szerződés teljesítéséről szóló tájékoztató megjelentetéséről a honlapon. n.) Biztosítja a Kabinet informatikusa részére a honlapon történő közzétételhez szükséges adatokat, információkat és hirdetményeket. 4.1.3. A pénzügyi ügyintéző a.) Részt vesz az Előkészítő Munkacsoport ülésén. b.) Pénzügyi szempontból véleményezi az ajánlati felhívás tervezetét.
9 c.) Pénzügyi szempontból véleményezi a közbeszerzési eljárásban kötendő szerződés tervezetét. d.) A szerződés teljesítéséről, módosításáról és részteljesítéséről szóló tájékoztató feladásához szükséges információt biztosítja az Előkészítő Munkacsoport részére. e.) A szerződés pénzügyi teljesítését követően, az átutalási bizonylat, kivonat másolatát köteles 3 napon belül megküldeni az Előkészítő Munkacsoport vezetőjének. 4.1.4. A Hatósági és Jogi Osztály jogi szakreferens munkatársa a) Részt vesz az Előkészítő Munkacsoport ülésén. b) Jogi szempontból véleményezi az ajánlati felhívás tervezetét és az ajánlattételi dokumentációt, különösen a közbeszerzési eljárásban kötendő szerződések tervezetét c) Közreműködik a közbeszerzési terv elkészítésében az év közbeni esetleges módosításában, aktualizálásában. d) Részt vesz az ajánlatok bontási eljárásában. Közreműködik a benyújtott ajánlatok értékelésében és a döntést megalapozó összegzés elkészítésében. 4.1.5. Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatásánál külső közbeszerzési tanácsadó kerül megbízásra, úgy az Előkészítő Munkacsoport 4.1. és a Polgármesteri Hivatal adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egységének (osztályának) 4.2. pontban megfogalmazott feladatait a Lebonyolító látja el. 4.2 A Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egysége, osztálya: 4.2.1. Az Előkészítő Munkacsoport írásbeli felhívása alapján minden év január 31- ig kezdeményezi adott feladat közbeszerzési tervbe építését. 4.2.2. Meghatározza a beszerzés tárgyát, mennyiségét, értékét, egyéb fontosabb paramétereit, valamint a teljesítés időpontját. 4.2.3. Közreműködik szükség szerint az ajánlati felhívás összeállításában. 4.2.4. Összeállítja az ajánlattevők számára kötelezően készítendő dokumentációt, és azt az ajánlati felhívás megjelenéséig a szükséges mennyiségben az Előkészítő Munkacsoport számára biztosítja. 4.2.5. Részt vesz a helyszíni bejáráson és/vagy a konzultáción.
10 4.2.6. Részt vesz az ajánlattevők tájékoztatás kérésének szakmai megválaszolásában. 4.2.7. A beérkezett ajánlatokat szakmailag véleményezi, értékeli, segítséget nyújt a Bíráló Bizottság részére készülő döntést megalapozó javaslat elkészítéséhez. 4.2.8. Szerződéskötés után feladata a teljesítés ajánlatnak illetve a szerződésnek megfelelő figyelemmel kísérése, és ennek alapján a szükséges jelentési kötelezettségek teljesítése az Előkészítő Munkacsoport részére. 4.3. A Bíráló Bizottság 4.3.1. Az Előkészítő Munkacsoport javaslata alapján meghatározza az ajánlati felhívás szempontjait, értékelési tényezőit. (pl: értékelési módszer, a bírálati részszempont, súlyszámok, adható pontok stb.) 4.3.2 A 3.6. pont szerint indított nemzeti közbeszerzési eljárás esetén véleményezi az Előkészítő Munkacsoport által készített ajánlati felhívást, és javaslatot tesz a Polgármester felé az ajánlati felhívás tervezetének elfogadására. 4.3.3. A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén véleményezi az Előkészítő Munkacsoport által készített ajánlati felhívást, és javaslatot tesz a Képviselő-testület felé az ajánlati felhívás tervezetének elfogadására. 4.3.4. Az Előkészítő Munkacsoport által elkészített összegzés alapján értékeli az ajánlatokat és javaslatot tesz a Polgármester ill. a Képviselő-testület felé az eljárás eredményességére (a legkedvezőbb ajánlat elfogadására), vagy az eljárás eredménytelenségére. Eredményesség esetén javaslatot tesz a szerződés megkötésére. 4.3.5. A 3.12. szerint indított közbeszerzési eljárás esetén véleményezi az ajánlattételi felhívást és javaslatot tesz a Polgármester felé az ajánlattételi felhívás tervezetének elfogadására, valamint az eljárás eredményére vagy eredménytelenségére. Eredményesség esetén javaslatot tesz a szerződés megkötésére. 4.4. Kazincbarcika Város Polgármestere 4.4.1. A 3.6 pont szerint indított nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzési eljárás esetén a Bíráló Bizottság véleményének ismeretében dönt az eljárás megindításáról, melyről tájékoztatja a Képviselő-testületet. 4.4.2.A 3.6 pont szerint indított nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzési eljárás esetén a Bíráló Bizottság véleményének ismeretében dönt az eljárás eredményességéről (a legkedvezőbb ajánlat elfogadásáról) vagy eredménytelenségéről, melyről tájékoztatja a Képviselő-testületet 4.4.3. A 3.12 pont szerint indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén a Bíráló Bizottság véleményének ismeretében dönt az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről, melyről tájékoztatja a Képviselő-testületet.
11 4.4.4. A Képviselő-testület hatáskörébe tartozó közbeszerzési eljárások esetén a közbeszerzési eljárásban részt vevő szakértők (előkészítő munkacsoport, közbeszerzési tanácsadó igénybevétele esetén a közbeszerzési tanácsadó) javaslata alapján tájékoztatja az előzetes vitarendezési kérelemmel kapcsolatos álláspontjáról a vitarendezést kérelmezőt, illetve az eljárás valamennyi ismert ajánlattevőjét vagy részvételre jelentkezőjét is.jogorvoslati eljárás esetén képviseli az Önkormányzatot. 4.4.5. Amennyiben a közbeszerzési eljárás során- ideértve a Képviselő-testület által indított közbeszerzési eljárásokat is - hiánypótlásra kerül sor a közbeszerzési eljárásban részt vevő szakértők (előkészítő munkacsoport, közbeszerzési tanácsadó igénybevétele esetén a közbeszerzési tanácsadó) és a Bíráló Bizottság javaslata alapján dönt a hiánypótlásról. 4.5. Kazincbarcika Város Önkormányzat Képviselő-testülete 4.5.1. Jóváhagyja az éves közbeszerzési tervet és annak módosításait. 4.5.2. Amennyiben azt az egyedi közbeszerzés indokolja, dönthet, illetve a 3.7 és 3.8 pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén dönt hivatalos közbeszerzési tanácsadó felkérése mellett. 4.5.3. A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén jóváhagyja az ajánlati felhívást. 4.5.4. A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén a Bíráló Bizottság véleményének ismeretében- név szerinti szavazást követőenhatározattal dönt az eljárás eredményességéről (a legkedvezőbb ajánlat elfogadásáról) vagy eredménytelenségéről. Eredményes közbeszerzési eljárás esetén felhatalmazza a polgármestert a szerződés megkötésére. 4.5.5. A Polgármester által indítandó eljárás esetén - költségvetési rendeletben, vagy külön határozatban - dönt a pénzügyi fedezet biztosításáról. 5.Az eljárás sajátos helyi szabályai 5.1. Az ajánlatokat legalább két példányban kell kérni. A bekért ajánlatokból - 1 (eredeti) példányt az Előkészítő Munkacsoport
12-1 (másolat) példányt a Polgármesteri Hivatal adott projekttel és a beszerzés tárgyával érintett belső szervezeti egysége, osztálya kap és őriz meg. 5.2. Amennyiben az ajánlatot személyesen nyújtják be, az átvételről átvételi elismervényt kell adni. 5.3. Az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - az ajánlattevő nevét, címét, az adott közbeszerzés megnevezését, - a bontás helyét és idejét, - az ajánlati (részvételi) felhívás közzétételének helyét és időpontját, - a bontáson résztvevők nevét és beosztását, - a beérkezett ajánlatok számát, az ajánlatok beérkezésének sorrendjét, - az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban kért adatokatfelolvasólap szerint -, ajánlattevőnkénti bontásban. - a szerződés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét. 5.4. Az elfogadott ajánlatok alapján a szerződések megkötésére a Kbt., illetve az önkormányzati kötelezettségvállalásra vonatkozó polgármesteri és jegyzői együttes rendelkezésben foglaltak alapján kerül sor, lehetőleg az ajánlati felhívásban megjelölt tervezett időpontban. 5.5. Az Önkormányzat az éves költségvetésében biztosítja a fedezetet a közbeszerzéssel kapcsolatos kiadásokra. A közbeszerzési eljárás során kizárólag a Kbt. 124. (4) bekezdése szerinti szervezet köteles az ajánlatkérő által meghatározott feltételek szerint megfizetni az ajánlattételi dokumentáció díját (Kbt. 52. (2) bek.). 6. A közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje 6.1. Az Előkészítő Munkacsoport a Kbt. előírásainak megfelelően minden egyes közbeszerzési eljárást - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban köteles dokumentálni. 6.2. A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Polgármesteri Hivatal Ügyiratkezelési Szabályzata szerint történik. 6.3. A közbeszerzési ügyirat kötelező tartalma:
13 - Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat - Az Előkészítő Munkacsoport és a Bíráló Bizottság üléseiről készült jegyzőkönyv(ek). - A 3.6. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén a Polgármester írásbeli döntése az eljárás megindításáról - A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén a testületi határozat az eljárás megindításáról - Ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívás - Dokumentáció - Amennyiben hirdetmény feladása kötelező, a feladást igazoló nyomtatott dokumentum - Átvételi elismervény a műszaki dokumentáció átvételéről - Ajánlatok - Átvételi elismervény a dokumentáció átvételéről - Jegyzőkönyv az ajánlatok bontásáról - Bontási jegyzőkönyvet kiküldő kísérő levél - Az Előkészítő Munkacsoport tagjainak az eljárás során adott írásbeli szakmai véleménye - Amennyiben szükséges hiánypótlási felhívás - Jegyzőkönyv a hiánypótlásról - Jegyzőkönyv a konzultációról - Kiegészítő tájékoztatás, kérdésekre adott válaszok - Bíráló Bizottság írásbeli szakvéleménye - Jegyzőkönyv a Bíráló Bizottság döntéselőkészítő üléséről - Egyéni bírálati lapok - A 3.7. és 3.8. pont szerint indított közbeszerzési eljárás esetén testületi ülés jegyzőkönyv kivonata az ajánlatok elbírálásáról - Összegzés az eljárás eredményéről - Kísérő levél az összegzés megküldéséről - Tájékoztató az eljárás eredményéről
14 - Szerződés - Tájékoztató a szerződés teljesítéséről (módosításáról, részteljesítéséről) - Elektronikus formájú kísérőlevél a tájékoztatók megjelentetésének kéréséről 6.4. Az elektronikus úton kiküldött dokumentumokat, leveleket adathordozó formájában csatolni kell az ügyirathoz. 6.5. Az ajánlati dokumentumokat lehetőleg biztonsági zárral ellátott szekrényben, vagy helyiségben kell tárolni. 7. Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi köre 7.1. Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért az Előkészítő Munkacsoport Vezetője a felelős. 7.2. Az eljárások szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért az Előkészítő Munkacsoport Vezetője, a döntést előkészítő szakvéleményért a Bíráló Bizottság a felelős. 7.3. Az eljárás adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megőrzéséért az Előkészítő Munkacsoport Vezetője a felelős. 7.4. Az eljárás során hozott döntésekért - beleértve az eljárást lezáró döntést is a döntést hozó személy vagy szervezet (Polgármester illetve a Képviselőtestület) a felelős. 7.5. A Kbt. rendelkezéseinek mellőzésével lefolytatott eljárásokért a Jegyző, a Képviselő-testület, illetve a Polgármester a felelős. 7.6. Az ajánlati felhívás, a dokumentáció és az ajánlat eredményhirdetéskori tartalma szerinti szerződéskötésért a Polgármester a felelős. 7.7. Az eljárás alapján megkötött szerződés szabályszerű teljesítéséért a közbeszerzés tárgya szerint érintett szervezeti egység vezetője illetve ügyintézője a felelős. 7.8. Amennyiben külső közbeszerzési tanácsadó kerül megbízásra, úgy a 7.2. és a 7.6. pontban foglaltakért a közbeszerzési tanácsadó a felelős. 8. A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzése 8.1. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal közbeszerzési feladatai végrehajtásának belső ellenőrzését Kazincbarcika és Vonzáskörzete
15 Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás Belső Ellenőrzési Csoportja látja el. A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatok különösen az alábbiakra terjednek ki: a.) A Közbeszerzési Törvényben előírt szabályozási, Közbeszerzési Terv készítési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése b.) A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentáltság és a jelen Közbeszerzési Szabályzat betartásának ellenőrzése. 8.2. Az ellenőrzésről készült jelentést a Polgármesternek, a Jegyzőnek és az Előkészítő Munkacsoport Vezetőjének meg kell küldeni. 8.3. Az ellenőrzési feladatok végrehajtásáért a jegyző a felelős. 9. Megismerési Záradék Jelen Szabályzatot a Bíráló Bizottság minden tagjával, a Bíráló Bizottságba tanácskozási joggal delegált képviselőkkel, a Polgármesterrel, az Alpolgármesterrel, a Jegyzővel, az Aljegyzővel, a Polgármesteri Hivatal valamennyi Osztályvezetőjével és az Előkészítő Munkacsoport valamennyi tagjával meg kell ismertetni és a megismerését aláírásukkal igazoltatni kell. 10.Hatálybalépés Ezen Szabályzat 2014. november 22-én lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépését követően indult közbeszerzési eljárásokban kell alkalmazni. 11. Átmeneti rendelkezések Kazincbarcika Város Önkormányzatának 337/2011 (XII.22.) Ökt. határozatával elfogadott Közbeszerzési Szabályzata 2014. november 21-én hatályát veszti, rendelkezéseit azonban a 2014. november 21. napját megelőzően megkezdett közbeszerzési eljárásokra alkalmazni kell. Kazincbarcika, 2014. november 21.
16...... Szitka Péter Dr. Szuromi Krisztina polgármester jegyző