ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ ÜLÉS IDŐPONTJA: Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2015. december 15-i ülésére ELŐTERJESZTÉS TÁRGYA: Tájékoztató a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 tárgyú pályázatról és az elfogadott Intézkedési terv megvalósításáról ELŐTERJESZTŐ NEVE: Szlahó Csaba polgármester Előterjesztés készítéséért felelős: Halápiné Borbás Ágnes Előterjesztést véleményezi még: NÉV: Pénzügyi Bizottság VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: MEGHÍVOTTAK NEVE: A HATÁROZATRÓL ÉRTESÜLNEK: - Bugyi Ilona projekt menedzser - Igazgatási Osztály Előterjesztést ellenőrizte: Előterjesztést jóváhagyta: Mohainé Jakab Anikó jegyző 1
ELŐTERJESZTÉS Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2015. december 15-i ülésére Tárgy: Tájékoztató a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 tárgyú pályázatról és az elfogadott Intézkedési Terv megvalósulásáról Előterjesztő: Szlahó Csaba polgármester Tisztelt Képviselő-testület! Vecsés Város Önkormányzata 39 999 890 Ft támogatást nyert a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára című ÁROP- 3.A.2-2013-2013-0031 számú pályázat keretében. A projekt egy év alatt, 2013. november 08. és 2014. november 07. között valósult meg. A pályázat célja volt A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény és a járások kialakításáról, valamint az egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII: törvény rendelkezéseinek megfelelően az, hogy az önkormányzatokat érintő feladatváltozások következtében a polgármesteri hivatal és az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében szükségessé vált változások felmérésének, megtervezésének, megvalósításának és az eredmények visszacsatolásának támogatását szolgálja. A pályázat a kormány részéről elfogadott Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Programjában meghatározott beavatkozási területeken a működés, a költséghatékonyság növelését kívánta támogatni. A pályázat során elkészült tanulmányok alapján, a 13. fejlesztési elem keretében készült egy i terv, melyet a képviselő-testület a 236/2014. (XII.16.) határozatával fogadott el. Az Intézkedési terv rövid, közép és hosszú távra lebontva határoz meg feladatokat a hivatal számára, melynek megvalósult pontjairól a projekt fenntartás évei során, minden év végén tájékoztató készül, amiről a Képviselő-testületnek döntenie kell. A Miniszterelnökség Közigazgatási Programok Lebonyolítási Főosztálya 2015. 11. 09-én értesítette önkormányzatunkat, hogy az Új Széchenyi Terv Államreform Programban benyújtott ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 azonosítószámmal nyilvántartott projektjéhez kapcsolódó záró kifizetési igénylés és záró beszámoló jóváhagyásra került. 2
Az elmúlt 1 év során megvalósult ekről a mellékletként csatolt i tervben számolunk be. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a Tisztelt Képviselőtestület elé: Határozati javaslat 1.) Vecsés Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 számú, Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára című pályázatról szóló tájékoztatást tudomásul veszi és a határozat mellékletét képező, a projekt 2014. november 07-i zárása óta eltelt időszakra vonatkozó Intézkedési Terv megvalósulásáról szóló beszámolót elfogadja. 2.) A Képviselő-testület felkéri a polgármestert, hogy a döntésről tájékoztassa a szakmai vezetőt és a projektmenedzsert. Felelős: Szlahó Csaba polgármester Határidő: azonnal értesítésre: a döntést követő 8 napon belül Vecsés, 2015. december 4. Szlahó Csaba polgármester Melléklet: Intézkedési terv megvalósulása 3
ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított ek felülvizsgálata Időtáv (év) Megtett ek 1. Iratforgalom elektronizálása Hosszú (2020) Malek Zoltánné A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 2. Pályázati tevékenység fejlesztése, a Vecsés Városközpont-fejlesztő Projekt Nonprofit Kft. kijelölése központi pályázati szervezetként Bugyi Ilona A Vecsés Város Önkormányzata 100%- os tulajdonában lévő Vecsés Városközpont-fejlesztő Projekt Nonprofit Kft. 2009.-es megalakítása óta bonyolítja a város Európai Uniós és hazai pályázatait. Az eddigi, számos, sikeresen megírt és megvalósított pályázat alapján a cég munkatársai széleskörű tapasztalatot gyűjtöttek a közbeszerzési eljárások lefolytatásában, a beruházások lebonyolításában, sokat fejlődtek a komplex projektmenedzsment feladatok ellátása során, ezért a város a társaságot 2015-ben központi pályázati szervnek nevezte ki. 3. Vezetői információs rendszer bevezetése (2014) Malek Zoltánné 2014. évben bevezetésre került a polgármesteri hivatalnál és az önkormányzati intézményeknél. 4
4. Költségvetési gazdálkodás, intézményrendszer, feladatellátás felülvizsgálata hatékonyságának növelése Közép (2016) Tóth Erika A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 5. Humán erőforrás felmérése, a humán erőforrás kapacitás gazdálkodás és a munkatársak munkakörének, szervezeti besorolásának felülvizsgálata, az időbeni leterheltség, a kapacitás kihasználtság felmérése, a munkakörök megfelelőségének vizsgálata (2016) A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 6. Elégedettségmérés lebonyolítása (2014) Bugyi Ilona Az elégedettségmérés két ütemben 2013. decemberében és 2014. augusztusában lebonyolításra került. A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata Időtáv (év) Megtett ek 1. A cél, egy olyan szerződéses környezet kialakítása az önkormányzat és intézményei tekintetében, amely egységes a pályáztatási eljárásokban, egységes a szolgáltatások minőségében, gazdaságos, rögzített áras szolgáltatásokat tartalmaz, így könnyebben tervezhetőek a kiadások, egységes partnerek tekintetében az összes intézményre vonatkozóan. Közép (2018) Geiger Gizella, A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 5
2. A döntéshozóknak javaslandó, hogy kiadásokat eredményező szerződéseket rövid (1-3 év) ciklusra kössék meg, valamint, hogy szerepeltessenek a szerződésekben olyan megrendelői oldalt védő jogi formulákat, amelyekkel nem illetve hibás teljesítés miatt a vállalkozó/szállító szankcióval sújtható. Geiger Gizella, A szerződéseket felülvizsgáltuk, szükség esetén módosítottuk a megrendelői oldalt védő jogi formulákat beépítettük. 3. A KLIK által fenntartott intézmények működtetéshez kapcsolódó technikai dolgozók esetében kisebb módosítás lenne szükséges, indokolt a dolgozók munkáltatói jogának átadása egy hasonló feladatot (is) ellátó, önálló vezetéssel bíró intézmény részre Közép (2016) A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. A költségcsökkentés, hatékonyságnövelés opcióinak és stratégiájának kidolgozása Időtáv (év) Megtett ek 1. Önként vállalt feladatok átgondolása Tóth Erika A 2015. évi költségvetés tervezésekor az önként vállalt feladatok kiemelt figyelmet fordítva a beruházásokra, felújításokra átgondolásra kerültek, melynek eredményeként a költségvetésben az ezekre a feladatokra szánt keret az előző évekhez viszonyítva csökkenést mutat. 6
2. Elvi bevétel növelési potenciált jelent a telekadó bevezetése. Szilágyiné Bóta Judit Elkészítettük az adópolitikát és a hatásvizsgálati lapot. Meghatároztuk a szükséges feladatokat és a bevezetéshez kidolgoztuk a rendelettervezetet. Feladatellátási és finanszírozási modell kidolgozása Időtáv (év) Megtett ek 1. A bölcsődei férőhelyek felülvizsgálata javasolt, demográfiai számítások alapján Közép (2017) Albert Ildikó A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. Intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása Időtáv (év) Megtett ek 1. VIR rendszer bevezetése és használata Malek Zoltánné Albert Ildikó 2014. évben a rendszer használatához szükséges adatok feltöltésre kerültek, idén pedig ezeket aktualizálták az intézmények, melynek 7
figyelembevételével történt az ez évi költségvetés tervezése is. Átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről Időtáv (év) Nem volt javaslat a tanulmány témájának, jellegének megfelelően Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Időtáv (év) Megtett ek 1. Közmunka program szervezés hivatali folyamatának felülvizsgálata, a folyamat lefutásának, tevékenységek szervezeti érintettségének, kapacitásigényének áttekintése, leterheltség csökkentése (2014) döntés: Képviselő Testület 2. Technikai dolgozók kiszervezési Közép, A folyamatot felülvizsgáltuk és 2014. XII. hótól új munkatárs foglalkozik a feladattal, ezáltal csökkent a leterheltség. A megvalósítás az előírt 8
lehetőségének vizsgálata (összesen 26 fő javasolt) (2016) döntés: Képviselő Testület határidőig folyamatban van. 3. Városüzemeltetési feladatok kiszervezési lehetőségének felülvizsgálata, a Vecsési Városgondnok Kft-be való kiszervezés lehetőségeinek, korlátainak átgondolása Közép (2016) Orbánné Forgó Erika döntés: Képviselő Testület A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 4. Plusz 1 fő szükséges fixen az Igazgatási Osztály területére, aki a közmunkaprogrammal járó feladatok nagy részét egy személyben tudja végezni (2014) 2014. XII. hótól új munkatárs foglalkozik a feladattal, ezáltal 1 személyben tudja a feladatot elvégezni. 5. Kormányhivatallal való megállapodás módosítása a jelenleg a Járási Hivatalhoz tartozó iroda használatáról (2014) Geiger Gizella döntés: külső feltétel Az irodát használhatjuk, módosítva nem lett a megállapodás. 6. Helyettesítés megoldása munkatársak betanításával (2014) A betanítások megtörténtek, új feladatelosztás. 7. Adminisztráció csökkentése azáltal, hogy bizonyos folyamatlépéseknél részben vagy egészben papír alap helyett elektronikus formában történik a dokumentáció Hosszú (2020) Malek Zoltánné A megvalósítás az előírt határidőig folyamatban van. 9
8. Költségvetési tervezés során tervezni kell a járulékos költségeket korábbi tapasztalatok alapján Tóth Erika A 2015. évi költségvetésben már betervezésre került. 9. Egyes szervezési feladatokat a Munkaügyi Központ végezzen A Munkaügyi Központtal történt egyeztetés alapján jelenleg nincs rá kapacitása. 10. Előleget kapjon a Hivatal a Kincstártól Kérelemre az önkormányzatnak lehetősége van előleget igényelni. 11. Visszajelzés készítése a kormányzat felé a tervezhetőség és a rövid határidők vonatkozásában Jelzés megtörtént, de változást nem tapasztaltunk. 12. Kincstári vagy IT támogató rendszerből történő lekérdezés megoldása annak érdekében, hogy az adatokat ne kelljen újra felvinni 2015. év végén új programra álltunk át. 13. Saját XLS adatbázis kiegészítése, napra készen tartása Meglévő adatbázist kiegészítettük, naprakészen tartjuk. 14. Központilag visszajelzés a Munkaügyi Központnak, hogy a nyomtatványok változása milyen többlet terhet jelent Jeleztük a Munkügyi Kp. felé, de változás nem történt. 10
15. Vecsésen kihelyezett Munkaügyi Központra van szükség Közép Jeleztük a kérésünket. (jkv-ben rögzítésre került) 16. Jogszabályváltozás a közmunkás felvételének, adminisztrációjának egyszerűsítése érdekében Közép Jogszabály nem változott. 17. Kihelyezett NAV munkatárs, aki a közmunkások adóbevallásának elkészítésében segítséget nyújt Egy jövőbeni NAV egyeztetés/hozzájárulás után lehet megvalósítható. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata Időtáv (év) Megtett ek 1. Két fő ügyintéző felvételével az ügyintézőnként kezelt éves ügyirat száma csökkenthető, ezzel a pluszteher is csökkenne 2 fő ügyintézőt felvettünk, ezáltal csökkent az ügyintézőkre jutó éves ügyiratforgalom és a pluszteher. 2. Stressz kezelő tréning a fókuszterület munkatársai részére A Hivatalban meghirdetésre került a stressz- kezelő tréning, 2 munkatárs jelentkezett, ők 2015. nyarán részt is vettek egy 2 napos képzésen. 11
12