CÉGKAPU HASZNÁLATA * A KÖLTSÉGVETÉS ÉS A MÉRLEG TARTALMI, FORMAI KÖVETELMÉNYEI * BESZÁMOLÓ KÖZGYŰLÉS ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK FELADATAI ELŐADÓ: BAKOS GÁBORNÉ közgazdasági referens
A Cégkapuról - Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015.évi CCXXII. törvény értelmében 2018. Január 1.-től kötelező a gazdálkodó szervezetek számára az egyes állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartás, valamint ehhez szükséges hivatalos elérhetőségen történő dokumentum küldés/fogadás. - A hivatalos elérhetőségüket be kellett jelenteniük 2017.december 31-ig a Rendelkezési Nyilvántartásba a cégkapu regisztrációval tehették meg. - A közigazgatási ügyek jelentős része teljesen elektronikus formában intézhető, a postai levelezés megszűnik.
A szolgáltatásról - Egy tárhely,ahol minden érintett és arra jogosultsággal rendelkező személy egy helyen férhet hozzá a hivatalos levelezéséhez. - A cégkapuban az adminisztrációt végző cégkapu megbízott a rendszer segítségével megadhatja, hogy kik azok akik a dokumentumokat küldhetnek és fogadhatnak. Regisztráció megtehető: - A szervezet törvényes képviselője, vagy - Meghatalmazott által
- A Cégkapu kezelésére az erre felhatalmazott természetes személy a Cégkapu megbízott vagy a megbízott ügykezelők jogosultak. - A regisztrációt a cegkapu.gov weboldalon kezdeményezhető Ügyfélkapu/Telefonos azonosítást követően.
A könyvelők, adószakértők, adótanácsadók esetleges feladatai - Nem a könyvelők kötelezettsége/feladata - Semmilyen formában nem kapcsolódik a könyveléshez - Gyakorlati tapasztalat az, hogy náluk csapódik le ennek a kötelezettségnek az elvégzése. - Akkor kerülnek előtérbe ha a szervezet képviselője nem rendelkezik a regisztrációhoz szükséges feltételekkel ( nincs ügyfélkapuja vagy telefonos azonosítója)
Ekkor a saját ügyfélkapuján keresztül a kapott meghatalmazással elvégezhetik a Cégkapu regisztrációt. Kitölti a regisztrációs űrlapot melyhez csatolja az cégkivonatot,a képviseleti jogosultságot igazoló okiratot ( aláírási címpéldányt). A meghatalmazotti regisztráció bonyolultsága miatt célszerű, hogy a képviseletre jogosult közvetlenül járjon el a regisztráció során. Fontos, hogy a szervezet vezetője rendelkezzen ügyfélkapuval! Nagyon fontos, hogy a törvényben szabályozott kötelezettség a cégkapu által biztosított tárhely cím bejelentése a Rendelkezési nyilvántartásba. Akár online, akár az űrlapkitöltő használatával történik a cégkapu regisztráció, a program felajánlja a cégkapu cím bejelentését is.
- Alapértelmezett állapotban az Engedélyezem a leendő cégkapu cím RNY (Rendelkezési nyilvántartás) rendszerbe történő bejelentését jelölő négyzet ki van pipálva. - Ezt a jelölő négyzetet kipipálva kell hagyni. Aki a pipát kiveszi,annak a cégkapu címet be kell jelentenie a Rendelkezési nyilvántartásba.
- 2018. Január 1.-től azok a szervezetek, amelyek nem regisztráltak, a jogszabályban előírt hivatalos elérhetőséggel nem rendelkeznek, szankciókra számíthatnak. - A elektronikus ügyintézést biztosító szerv az eljárást elektronikus kapcsolattartás nélkül is lefolytatja és kötelezettség elmulasztás miatt kezdeményezi a törvényességi felügyeleti eljárást vagy hatósági ellenőrzést.
Az adóhatóság közleménye szerint a cégkapu használata januártól még nem kötelező az adóügyek intézésénél. - A gazdálkodó szervezetek adóügyeiket továbbra is elektronikusan intézhetik, a meglévő ügyfélkapus tárhelyen keresztül. - A cégkapura történő zökkenő mentes átállás érdekében a NAV felkészülési időt biztosít. A jogszabály átmeneti időszakot vezetett be az adóhivatali ügyek elektronikus intézésére. A Belügyminisztérium sajtóközleményében kiemelte, hogy az átmeneti időszak csak a NAV-val való kommunikációra vonatkozik.
-Az átmeneti időszakban a gazdálkodó szervezetek dönthetik el, hogy az Ügyfélkaput vagy a Cégkaput használják az adóügyek intézésére. - A NAV kizárólag a Cégkapun keresztül érkezett ügyekben küldi a válasz üzenetet a Cégkapun keresztül, minden más esetben az Ügyfélkaput használja.
A beszámoló tartalmi, formai követelményei -A társasház / lakásszövetkezet a működéséről, vagyoni pénzügyi és jövedelmi helyzetéről az év utolsó napjával, mint fordulónappal, a számviteli törvényben (2000 évi C tv.) és a 479/2016.(XII. 28.) kormányrendeletben meghatározottak szerint köteles beszámolót készíteni. - Ha nem készítették el az adott év könyvvezetésére vonatkozó számviteli politikát, jogszabály változást követően nem módosították és nincsenek meg a beszámoló alapját képező szabályzatok, akkor a beszámoló nem tesz eleget a számviteli jogszabályoknak.
- A lakásszövetkezeteknél a közgyűlés által elfogadott számviteli beszámolót (mérleg, eredmény-levezetés) kell közzé tenni, letétbe helyezni a Cégszolgálatnál. 2016. december 01-től az Online Beszámoló és űrlapkitöltő Rendszeren (OBR) keresztül. határidő: május 31. - A társasházak is kötelesek évente a számvitelről szóló törvénynek megfelelő beszámolót készíteni, azonban a beszámoló letétbe helyezésére és közzétételére vonatkozó kötelezettsége nincs. határidő: május 31.
- A számviteli törvény szerint készült beszámoló nem azonos az elnök/közös képviselő vagy intézőbizottság által évente elkészített és a tulajdonosoknak megküldött elszámolással. - A társasház / lakásszövetkezet számviteli szabályok szerinti beszámolójának elfogadásáról - az elnök/közös képviselő, ill. intézőbizottság által készített éves elszámolás és költségvetés elfogadásával azonos módon - a közgyűlés köteles kizárólagos hatáskörében határozatot hozni.
- A számviteli szabályok szerint készült beszámolót és a mindenkori képviselő által készített beszámolót, költségvetést a Felügyelő Bizottságnak, illetve a Számvizsgáló Bizottságnak kell véleményeznie, javaslatot tennie az elfogadására.
A beszámoló és a költségvetési terv tartalmi, formai követelményei Tartalmazza az adott gazdálkodási év tény adatait, valamint a következő évre vonatkozó költségvetési javaslatot a bevételek és kiadások részletezésével. Több épület esetén épületenkénti bontásban. Bevételek: - alap tevékenység (üzemeltetés, felújítás) - vállalkozási tevékenység - egyéb bevétel
Kiadások (költségnemenként): - anyagjellegű ráfordítás - személyi jellegű ráfordítás - egyéb kiadások - értékcsökkenési leírás Lényeges szempont a terv és a tény adatok összehasonlíthatósága. Tartalmazza a nyitó és a záró pénzeszközöket.
A költségvetés nem más mint az adott év pénzügyi terve, ami előirányzatként tartalmazza a teljesítendő kiadásokat és a várható bevételeket. A költségvetés tervezésére úgynevezett bázis alapú tervezés az ajánlott. Ez azt jelenti, hogy az előző év tényadatait vesszük bázisként és ehhez képest tervezzük a tárgyévi változásokat. A beszámolónak, a költségvetési tervnek, jól érthetőnek, átláthatónak, összehasonlíthatónak kell lennie. A költségvetési tervnél elsődleges szempont a költség hatékonyság.
A beszámoló közgyűlés előkészítésének feladatai A beszámoló közgyűlésre két fajta beszámolót kell készíteni. 1. A számviteli törvény szerinti könyvvezetéstől függő (mérleg és eredmény levezetés, a könyvelő készíti el) 2. Beszámoló, költségvetési terv a tény és a terv adatokkal, bevételek, költségek részletezésével. Több épület esetén épületenkénti bontásban kell elkészíteni.
Számszaki beszámoló, költségvetési terv a közös képviselő / elnök készíti el 1. A gazdálkodási év bevételeinek, kiadásainak összeállítása tény adatok alapján tevékenységenkénti / épületenkénti bontásban 2. A terv és tény adatok összehasonlítása, értékelése, az írásos kiegészítő elkészítése ( az eltérések magyarázata a szöveges kiegészítőben) 3. A következő év költségvetési tervének összeállítása tevékenységenként / épületenként. 4. Szükség szerint a tervezett munkálatokra ajánlatok bekérése.
5. A Számviteli törvény szerint készült és a tulajdonosok részére készített beszámolót valamint a költségvetési tervet elkészítést követően át kell adni ellenőrzésre Felügyelő Bizottság / Számvizsgáló Bizottság részére. 6. Az esetlegesen feltárt hibák kijavítása
Egyéb feladatok: - Áttekinteni a korábbi közgyűlésen hozott határozatokat, ha valamely határozat végrehajtása elmaradt, tájékoztatást kell adni annak okáról - Hátralékos listát áttekinteni, milyen intézkedések történtek - beszámolóban szerepeltetni - Tulajdonosoknak a közös költség éves elszámolást kiadni - A szabályos közgyűlés érdekébe a tulajdonosi, tagi nyilvántartást áttekinteni
- Jelenléti ívet elkészíteni (külön az első és külön a megismételt közgyűlésre) - A szabályos közgyűlési meghívó elkészítése - Közgyűlés időpontjának meghatározása - Közgyűlési napirendi pontok összeállítása, a kapcsolódó tájékoztató anyag elkészítése - Határozati javaslatok elkészítése - A közgyűlési meghívó, határozati javaslatok, számszaki beszámoló, a tájékoztató anyag egyszerre, határidőben történő kézbesítése a tulajdonosok részére (Lsz. 17 nap, Társasház 10 nap.) - A közgyűlési meghívó kifüggesztése a jól látható helyen
A szabályos közgyűlés menete - A jelenléti ív aláírásakor az esetleges meghatalmazások ellenőrzése ( jegyzőkönyv mellékletei lesznek) - Hangfelvételhez való hozzájárulás megkérése Tájékoztatás a hangfelvétel őrzési idejéről) - A közgyűlés határozatképességének megállapítása - Levezető elnök, jegyzőkönyvvezető és a hitelesítők megválasztása - Napirendi pontok elfogadása - Ha valamely napirendi pontnál eltérő szavazási arányt ír elő a törvény illetve az alapszabály / SzMSz, erről a szavazást megelőzően a jelenlévőket tájékoztatni kell
- Szavazat számlálók felkérése, megválasztása (nagyobb szövetkezetek és társasházaknál célszerű a gördülékenyebb közgyűlés lefolytatására) - Ha az adott évben tisztségviselő választás lesz, jelölő szavazatszámláló bizottság megválasztása A közgyűlés előkészítésére szánt idő többszörösen megtérül akkor, ha egy eredményes beszámoló közgyűléssel tudják zárni az évet.
ELLENŐRZÉSI IRODÁNK AKCIÓS AJÁNLATA 2018. január 1-től május 15-ig. Ellenőrzés díja: 26 000.- Ft/nap Ellenőrzés jellege: -Célellenőrzés ( gazdálkodásról készült beszámoló) -Általános ellenőrzés A beszámoló közgyűlést megelőzően akciós szolgáltatásunkkal kívánjuk segíteni munkájukat. A szükséges nyomtatványt letölthetik a www.letesz.hu oldalról illetve kérhetik az info@letesz.hu címen.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Eredményes munkát kívánok! Bakos Gáborné közgazdasági referens bakos.erika@letesz.hu +36 30 9871882 06 1 220 6513