VÁCI SZAKKÉPZÉSI CENTRUM BIZONYLATI SZABÁLYZATA Jóváhagyta: Dudás Tibor főigazgató Készítette: Debreceniné Csőke Krisztina Hatályos: 2016.09.01. - 1 -
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 3 2. A BIZONYLATI ELV ÉS A BIZONYLAT FOGALMA 2.1. A bizonylati elv 3 2.2. A számviteli bizonylat fogalma 4 3. A BIZONYLATOK FAJTÁI ÉS KEZELÉSÜK MÓDJA 3.1. A költségvetési gazdálkodás bizonylatai 4 3.2. A szigorú számadású nyomtatványok és nyilvántartásuk 4 3.3. A külső bizonylatok és feldolgozásuk 6 4. A BIZONYLATOK KÖVETELMÉNYEI ÉS KIÁLLÍTÁSA 4.1. A bizonylatok alaki és tartalmi követelményei (kellékei) 7 4.2. A bizonylatok kiállításának formája, időpontja 7 4.3. A bizonylat példányszáma, szabályszerűsége 7 4.4. A téves bizonylat előírásszerű javítása 7 5.ABIZONYLATOKFELDOLGOZÁSA KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS 5.1. A bizonylatok számozása 8 5.2. A bizonylatok aláírása 8 5.3. A kötelezettségvállalás fogalma és gyakorlása 9 5.4. A kötelezettségvállalás formái 9 5.5. A bizonylatok ellenőrzése, hiánypótlása 10 5.6. A bizonylatok feldolgozása, könyvelése 10 6. A BIZONYLATOK UTALVÁNYOZÁSA-ELLENJEGYZÉSE 6.1. Az utalványozás fogalma és formái 11 6.2. Az ellenjegyzés fogalma és gyakorlása 11 6.3. Az érvényesítés 12 6.4. Az összeférhetetlenség egyes szabályai 12 6.5. Az utalványozás folyamata 12 7. A BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE 13 8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 14-2 -
Bizonylati Szabályzat Váci Szakképzési Centrum (2600 Vác, Naszály út 8.) gazdasági műveleteinek bizonylati fegyelme érdekében az alábbi főigazgatói utasítást adom ki a Szervezeti és Működési Szabályzat mellékleteként. 1. BEVEZETÉS A bizonylat rendje meghatározza a számviteli bizonylatokban feltüntetendő adatokat, valamint a bizonylatok kezelését, feldolgozását és megőrzését. A szabályzat célja, hogy megszilárdítsa a bizonylati fegyelmet és szervezettebbé tegye az ügyviteli munkát. A bizonylati szabályzat a Számvitelről szóló 2000. évi C törvény valamint a 4/2013.(I.11.) Korm. rendelet figyelembevételével készült. 2. A BIZONYLATI ELV ÉS A BIZONYLAT FOGALMA 2.1. A bizonylati elv A bizonylati elv alapján a költségvetési intézménynek minden gazdasági műveletről, eseményről - amely az eszközök, illetőleg a források állományát, összetételét megváltoztatja - bizonylatot kell kiállítani. A bizonylati elv vonatkozik az intézménykezelésében lévő valamennyi aktív és passzív vagyonra. A bizonylati elv következetes és pontos megvalósítása - a bizonylati fegyelem érvényre juttatása - elengedhetetlen feltétele a szabályszerű intézményi gazdálkodásnak. A bizonylati elv szerint a gazdasági műveletek folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásban rögzíteni kell. Az intézmény gazdálkodásában érvényesítendő az a követelmény, hogy könyvelni csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad! Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza,megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követeleményeinek és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. A bizonylati szabályzat tartalmazza a gazdasági műveleteket kísérő bizonylatok kezelésének módját, és meghatározza mindazokat az adathordozókat, amelyeket a vonatkozó rendelkezések az intézmény gazdálkodási területén a számviteli bizonylat fogalmi körébe utalnak. - 3 -
2.2. A számviteli bizonylat fogalma Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány ( számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bakkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától-, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását támasztja alá. A számviteli bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani magyar nyelven. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelven is feltüntethetők. A számviteli bizonylatot idegen nyelven is ki lehet állítani, azonban azokat az adatokat, megjelöléseket, melyek a bizonylat hitelességéhez, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez szükségesek, magyarul is fel kell tüntetni. 3. A BIZONYLATOK FAJTÁI ÉS KEZELÉSÜK MÓDJA 3.1. A költségvetési gazdálkodás bizonylatai Az intézményi gazdálkodásban számviteli bizonylatnak különösen az alábbi okmányok minősülnek: - kimenő és beérkező számlák, - a pénztári bevételi és kiadási bizonylatok, pénztárjelentés, - nyugták, átvételi elismervények, - a bérjegyzékek, összesítő, bérfeladások, - a különböző kézi és gépi könyvelési feladások, összesítők, könyvelési bizonylatok, információk, - raktári anyag- és tárgyi eszköz bevételezési, kiadási visszavételezési bizonylatok, - szervezeti egységek közötti anyag-, eszközmozgatási bizonylataik, - a tűzvédelmi, munkavédelmi gázkészülék karbantartási munkalapok, - a leltározás és a selejtezés bizonylatai, dokumentumai, - általában minden olyan okmány, szerződés, megállapodás, amely az eszközökben, forrásokban, a költségekben, bevételekben változást idéz elő. 3.2. A szigorú számadású nyomtatványok és nyilvántartásuk A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményhez kapcsolódó bizonylatokat ( ideértve számlákat, egyszerűsített számlát, nyugtát), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá, kell vonni. - 4 -
A számviteli bizonylatok egy része szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatvány. Ezek a következők: - Bevételi pénztárbizonylat, - Kiadási pénztárbizonylat, - Pénztárjelentés, - Készpénzfelvételi utalvány, - Készpénzfizetési számla, - Készpénzigénylés elszámolásra, - Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása, - Számla, - Szállítólevél, - Gépjármű menetlevél, - Raktári bevételi és kivételezési bizonylat, - Késztermék bevételi és kivételezési bizonylat, - Tárgyi eszközök állományba vételi bizonylata, - Tárgyi eszköz állománycsökkenési bizonylat, - Nyugta tömb, - Kiküldetési rendelvény, - Étkezési jegyek, - Leltárfelvételi ív, - Selejtezési jegyzőkönyv, - Szabadságengedély - Ajándékutalvány, A nyomtatványokról fajtánként hitelesített nyilvántartást kell vezetni,(melyet tartalmaz a munkaköri leírás, s) amely a következő adatokat tartalmazza: - a bizonylat bevételezésének keltét, - a bevételezett bizonylat mennyiségét, - a nyomtatvány kezdő és végső sorszámát, - az igénybevétel keltét, - a kiadott nyomtatvány sorszámát, mennyiségét, - az átvétel elismerését, - a leadott tőpéldány átvételének elismerését. A szigorú számadás alá vont nyomtatványokat páncélszekrényben kell őrizni! Aki a szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokkal kapcsolatos rendelkezéseket megszegi, vagy a rendelkezések megtartásáról nem gondoskodik, anyagi és fegyelmi felelősséggel tartozik. A kiállítás közben vagy más módon elrontott, illetve elszakadt szigorú számadás alá tartozó nyomtatványokat vastag vonallal keresztben át kell húzni és rontott felírással kell ellátni. A szigorú számadás alá vont nyomtatványok rontott példányait - tételes nyilvántartás esetén - a nyilvántartásba is fel kell jegyezni. - 5 -
A felhasználó köteles a nyomtatványokkal (beleértve az esetlegesen rontott példányokat is) elszámolni. A szigorú számadású nyomtatványokat beszerzésekor emelkedő sorrendben kell felvezetnie a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapjára. A nyomtatvány kiadását későbbi időpontban a bevételezéssel egyező sorban kell kivezetni. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket, nyomtatvány tőpéldányokat évente össze kell csomagolni, a csomagot lezárva kell irattárba helyezni. Az utolsó bizonylat felhasználásának keltétől kell a selejtezés időpontját számolni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. Az év közben betelt nyomtatvány tömböket 8 évig meg kell őrizni az irattárban. 3.3. A külső bizonylatok és feldolgozásuk Külső számviteli bizonylatnak minősülnek azok az okmányok, amelyeket elsődlegesen nem az intézménynél állítottak ki, de az intézmény vagyonát megváltoztató gazdasági eseményről készültek. Külső bizonylatok közül a legfontosabbak: - bankszámla kivonatok, és azok mellékletei, - terhelési és jóváírási értesítések, - szállítólevelek, átvételi elismervények, - számlák, nyugták stb. Külső féltől érkező bizonylaton megállapított hibákról a külső felet tájékoztatni kell, s a bizonylatot javítás, vagy (érvénytelenítés esetén) új bizonylat kiállítása céljából vissza kell küldeni kísérőlevéllel postai úton. A javításra visszaküldött bizonylatot minden esetben be kell jegyezni a számlanyilvántartásba. A bizonylat feldolgozása a javításnak megfelelően történik. Javítani kizárólag kézzel kiállított bizonylatot lehet! Géppel kiállított számla javítása tilos, érvénytelenítése után új számla kiállítása szükséges! A feldolgozás folyamatának néhány előírása: - postabontás és nyilvántartásba vétel után az illetékeshez kerülnek további feldolgozásra, - a fizetési kötelezettséget tartalmazó bizonylatot kötelezettségvállalással kell ellátni, - a számlákat a feldolgozás előtt utalványrendelettel kell felszerelni. - 6 -
4. A BIZONYLATOK KÖVETELMÉNYEI ÉS KIÁLLÍTÁSA 4.1. A bizonylatok alaki és tartalmi követelményei (kellékei) Az alaki kellékek általában azok a formák, példányszámok, amelyeket a bizonylati rend meghatároz. A tartalmi kellékek a jogosságra, a szükségszerűségre és az adathűségre vonatkoznak. A bizonylatokon minden esetben szerepelni kell a következő adatoknak: - a bizonylat megnevezése, kelte, sorszáma,egyéb azonosítója - a kiállító megnevezése, címe, adószáma, bankszámlaszáma, - az intézmény, mint címzett (vevő, szállító) megnevezése, - a gazdasági műveletet elrendelő szervezet vagy személy megnevezése, - a gazdasági művelet tartalmának részletes körülírása, az erre vonatkozó mennyiségi, minőségi egységár és összes érték adatok feltüntetése, - a gépi feldolgozás esetén a feldolgozási programok azonosító jelzése, az adatállomány azonosító jelzése, az azonosítási kódok, - az árut, pénzt átvevő személy neve,aláírása - az érvényesítő és az ellenőrzést végző személyek aláírása, - a kiállításért felelős alkalmazott aláírása, - a feldolgozás során szükséges jelölések (kontírozás, hivatkozás, stb.) - az azonnali felhasználásra kerülő anyagoknál a felhasználás igazolása, - az utalványozó vezető aláírása, - ellenjegyző aláírása, - pénzmozgásra vonatkozó bizonylatok esetében a fizetési kondíciók, határidők, közbenső fenntartott jogok, átruházási nyilatkozatok felsorolása. 4.2. A bizonylatok kiállításának formája, időpontja A bizonylatot akár kézzel, akár géppel készítik, mindenkor pontosan, olvashatóan és a kiadott rendelkezéseknek megfelelően kell kiállítani. A helytelen kiállításból eredő mulasztásért a bizonylatot kiállító pénztáros, vagy könyvelő az előírt feladatainak elhanyagolásáért anyagi felelősséggel tartozik. A bizonylatot a gazdasági művelet végrehajtásának, vagy a gazdasági esemény megtörténtének az időpontjában kell kiállítani. 4.3. A bizonylat példányszáma, szabályszerűsége Az egy gazdasági műveletről a kiállítandó bizonylati példányszámot a hatályos jogszabályi előírások, valamint az ügyviteli eljárás gazdaságosságának figyelembevételével kell kialakítani. - 7 -
Szabályszerű bizonylat az, amely az adott gazdasági műveletre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. 4.4. A téves bizonylat előírásszerű javítása A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám, vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyes adatot az áthúzott szám, vagy szöveg fölé kell írni. A javított bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia és a helyesbítés idejét fel kell tüntetni. A javítás, helyesbítés tényét cégszerűvé kell tenni az által, hogy az intézmény bélyegző lenyomatával el kell látni. Sorszámozott bizonylati űrlap rontott példányait megsemmisíteni nem lehet, hanem azokat a tőpéldány mellett áthúzással érvénytelenítve kell megőrizni. Bankbizonylatot javítani tilos! Helytelenül, hibásan kiállított banki bizonylat helyett minden esetben újat kell kiállítani, és a rontott bizonylat összes példányát meg kell őrizni. kizárólag kézzel kiállított bizonylatot lehet! Géppel kiállított számla javítása tilos, érvénytelenítése után új számla kiállítása szükséges! 5. A BIZONYLATOK FELDOLGOZÁSA - KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS 5.1. A bizonylatok számozása A bizonylatokat a gazdasági események sorrendjének megállapítása céljából sorszámmal kell ellátni. Egyes bizonylatfajták nyomdai úton előre sorszámozottan kerülnek forgalomba (pl. pénztári bizonylat, számlatömb), másokat a felhasználó köteles megfelelő folyamatos sorszámmal ellátni. A számozás egyrészt a gazdasági események sorrendjének megállapítására és az azonosítás biztosítására, másrészt az adatvesztés nélküli (hiánytalan) feldolgozás ellenőrzésére szolgál. Szigorú számadású nyomtatványokat a készletre vételkor kell sorszámozni. 5.2. A bizonylatok aláírása A bizonylatok kiállítói, ellenőrei, kötelesek aláírásukkal felelősséget vállalni tevékenységükért. A bizonylatok aláírására jogosult felelős dolgozókat az intézmény vezetője jelöli ki. A bizonylatok alapján érdemi intézkedést csak akkor szabad tenni, ha a bizonylatot arra jogosult írta alá. Bárki aki jogosult az intézmény költségvetési előirányzat - 8 -
terhére anyagi következménnyel járó gazdasági eseményről szóló bizonylatot, okmányt készíteni, aláírni, köteles a bizonylat alaki, tartalmi, hitelességéről meggyőződni. A következményeknek meg nem felelő bizonylat átvevője anyagi felelősséggel tartozik. 5.3. A kötelezettségvállalás fogalma és gyakorlása A kötelezettségvállalás olyan intézkedés, amelynek teljesítésével az intézményre különböző kondíciókkal járó fizetési kötelezettség hárul. A kötelezettségvállalásban az arra jogosult személy utasítást ad munkavégzés megrendelésére, szolgáltatás igénybevételére, áru szállítására, és ezáltal kötelezi magát arra, hogy az elvégzett munka a teljesített szolgáltatás, a megrendelt áru ellenértékét kiegyenlítik. A kötelezettségvállalás a költségvetési pénzeszközök felhasználására hatást gyakorol. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül kötelezettségvállalásra jogosult: centrum főigazgatója és az általa írásban kijelölt személyek. Az intézményvezető tartós távolléte esetén a kötelezettségvállalásra az alábbi beosztású vezető helyettes jogosult: főigazgató által kijelölt vezető. A kötelezettségvállalás csak ellenjegyzéssel együtt válik érvényessé. Intézményünknél összeghatártól függetlenül a kötelezettségvállalást analitikus nyilvántartásba vesszük. 5.4. A kötelezettségvállalás formái A kötelezettségvállalás leggyakoribb formája az alkalmazás, a megrendelés és a vállalkozási, szállítási szerződés. Az alkalmazás során (munkaviszony létesítése közalkalmazotti kinevezéssel, vagy megbízásos munkaszerződéssel) a kötelezettségvállaló - a béralap terhére - kötelezettséget vállal a dolgozó munkabérének kifizetésére a dolgozó munkaviszonyának fennállásáig. A megrendelés során a kötelezettségvállaló - a költségvetés terhére - kifizetést vállal szolgáltatások teljesítésére, áru szállítására. A megrendelést írásban kell rögzíteni. A vállalkozási szerződésben a kötelezettségvállaló - a költségvetés terhére - nagyobb volumenű tevékenységek végrehajtását igényli írásban. Vállalkozási szerződésbe foglalják a beruházások, felújítások stb. feladatait. A kötelezettségvállaló a szolgáltatások teljesítését követően eleget tesz fizetési kötelezettségének. - 9 -
5.5. A bizonylatok ellenőrzése, hiánypótlása A számviteli bizonylatokat felül kell vizsgálni és könyvekben történő rögzítés előtt alaki és tartalmi szempontból. Az ellenőrzéssel megbízott személyek (gazdasági vezető, pénztári ellenőr, könyvelő stb.) kötelesek a bizonylatokat a valódiság szemszögéből különös figyelemmel megvizsgálni. A bizonylatok hiánypótlása egyszerűbb esetekben (pl. elmaradt aláírás pótlása) közvetlenül a munkakapcsolatban történik. Ha a bizonylat ellen súlyosabb alaki, tartalmi kifogás merül fel (pl. az árut nem vették át, az adatokat nem előírásszerűen javították, stb.) a gazdasági ügyintéző által történő visszajuttatás kísérőlevéllel történik 5.6. A bizonylatok feldolgozása, könyvelése A számviteli törvény értelmében a bizonylatok feldolgozásának kialakításakor figyelembe vesszük a következőket : a.) a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait, a készpénzforgalom bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla forgalomnál a bizonylatokat a hitelintézeti értesítés megérkezését követő egyeztetés után a gazdasági esemény napjával kell a könyvben rögzíteni ; b.) az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó 15-ig kell a könyvben rögzíteni; A feldolgozás helyén a feldolgozás előtt vizsgálni kell az aláírók jogosultságát, meg kell győződni arról, hogy az előírt számszaki és tartalmi ellenőrzés megtörtént-e, továbbá figyelemmel kell kísérni a folyamatokba épített ellenőrzés végrehajtását. Valamennyi tagintézmény -Váci SZC Kötelezettségvállalási szabályzatábanteljesítésigazolással megbízott dolgozója köteles a tagintézményre vonatkozóan teljesített számlát szakmai teljesítés igazolással ellátni. A számviteli bizonylatok kiállítására, feldolgozására, könyvviteli rögzítésére való jogosultságot és az ezzel kapcsolatos konkrét feladatot az érintett dolgozó munkaköri leírása tartalmazza. Az alakilag, tartalmilag ellenőrzött bizonylatok időrendben következő művelete a könyvelési számlaszám kijelölése (kontírozása) és ellenőrzése. Biztosítani kell az analitikus nyilvántartás és a főkönyvi könyvelés közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét. - 10 -
6. A BIZONYLATOK UTALVÁNYOZÁSA-ELLENJEGYZÉSE 6.1. Az utalványozás fogalma és formái Az utalványozás olyan gazdasági művelet, amely a kiadások és a bevételek teljesítésének elrendelését jelenti, mely Intézményünknél külön írásbeli rendelkezésként készített Utalványon történik. Az írásba foglalt utalványrendelet tartalma: - a rendelkezőnek és a rendelkezés végrehajtónak a megnevezését, - az utalvány szó feltüntetése, - üzleti évet, - a kedvezményezett, vagy a befizető neve, címe, bankszámlaszáma, - a fizetés időpontját, módját, összegét, jogcíme - a megterhelendő, jóváírandó bankszámla száma és megnevezése, - a keltezést, valamint az utalványozó és ellenjegyző aláírását, - kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát, - az elszámolásra vonatkozó szakfeladat és COFOG megnevezése, - beérkező és kimenő számla száma, melyre hivatkozással a be-illetve a kifizetés történik. Az utalványozási záradék tartalmi követelménye azonos az utalványrendelettel, de a felsoroltakat maga a bizonylat tartalmazza - illetve a szükséges tartalmi kellékeket - az érvényesítés során töltik ki. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül utalványozásra jogosult: az intézmény főigazgatója. A főigazgató tartós távolléte esetén utalványozásra az általa írásban ) kijelölt személy jogosult. Az utalványozás csak ellenjegyzéssel együtt válik érvényessé. 6.2. Az ellenjegyzés fogalma és gyakorlása Az ellenjegyzés során az ellenjegyző személy aláírása igazolja, hogy a kötelezettségvállalással, vagy utalványozással keletkezett fizetési kötelezettség teljesítéséhez rendelkezésre áll a szükséges pénzügyi fedezet. Az ellenjegyzésre jogosult személy egyben vállalja a kötelezettség, valamint az utalványozás teljesítését. A fenntartó által jóváhagyott költségvetés keretein belül ellenjegyzésre jogosult: az intézmény gazdasági főigazgató-helyettese. Tartós távolléte esetén az ellenjegyzésre az alábbi beosztású közalkalmazott jogosult: a gazdasági főigazgató által írásban kijelölt személy. - 11 -
6.3. Az érvényesítés Az intézményi gazdálkodás során a gazdasági műveleteket és eseményeket kísérő és azokkal kapcsolatos bizonylatokat érvényesíteni kell. A kiadások teljesítése, illetve a bevételek beszedése előtt meg kell vizsgálni a kiadásnak és a bevételnek a jogosságát, a tartalmi követelmények betartását, valamint a bizonylatok szükséges kellékeinek meglétét és helyességét. Az érvényesítésre a gazdasági főigazgató-helyettes által írásban felhatalmazott személy jogosult. Az érvényesítést az érvényesítő aláírásával ellátott záradékban kell igazolni. 6.4. Az összeférhetetlenség egyes szabályai A gazdasági műveletek végzésével kapcsolatos jogok gyakorlása során követelmény, hogy nem lehet azonos személy: - a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, - az utalványozó és az ellenjegyző, - az utalványozó és az érvényesítő. Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. 6.5. Az utalványozás folyamata A kiadások teljesítése, illetve a bevételek beszedése előtt meg kell vizsgálni a bizonylatok jogosságát és az összeg helyességét, valamint az előírt alaki és tartalmi követelmények betartását. Meg kell győződni arról, hogy a kedvezményezettet - előzetes kötelezettségvállalás, jogszabály, vagy egyéb intézkedés alapján - megilleti-e a kifizetendő összeg, illetve befizetés esetén a befizetővel szembeni követelés fennáll-e. Állóeszköz, vagy készlet vásárlása esetén - ha jogszabályok másképpen nem rendelkeznek - a bevételezést végre kell hajtani. Vizsgálni kell, hogy a tagintézmény vezető a teljesítés időpontját és megtörténtét leigazoltak-e. Az utalványozás a banki és pénztári forgalomnál is külön írásbeli rendelkezés alapján utalványrendelettel történik. Az utalványozást az utalványozónak saját kezű aláírásával kell hitelesíteni. Utalványozási jogosultsággal az intézmény főigazgatója ellenjegyzői jogosultsággal a gazdasági főigazgató-helyettes rendelkezik, illetve távollétük esetén az arra írásban kijelölt személy. Jogosulatlan utalványozó által aláírt és annak alapján teljesített kifizetésekből származó hiányokért a teljesítőt, illetve a jogtalan aláírót egyetemlegesen anyagi és fegyelmi felelősség terheli. - 12 -
7. A BIZONYLATOK TÁROLÁSA, MEGŐRZÉSE Az irattárolás alapvető célja a visszakeresés megkönnyítése. Ezért a tárolást úgy kell kialakítani, hogy azok a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján bármikor visszakereshetők legyenek. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre - a megőrzési helyről - kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt hitelesíteni kell, majd a továbbiakban azt kell bizonylatként megőrizni. A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot ( főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a 8 éves megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás esetén a bizonylatok megőrzéséről intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot - a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról - a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylat megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. - 13 -