CSESZT REGÉLŐ TÉRSÉGFEJLESZTÉSI KÖZHASZNÚ NONPROFIT Kft. Közbeszerzési Szabályzata Cseszt Regélő Térségfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft. Taggyűlése az A 35/2013 (V.22.) VM rendelet alapján a Helyi Vidékfejlesztési Stratégiák LEADER fejezetének végrehajtásához 2013-ban nyújtandó támogatások jogcím keretében benyújtott Dél-zalai idegenvezetési rendszer kialakítása című projekt (támogatási határozat szám: 1623468020) alapján létrejött, illetve esetleges további támogatásban részesülő projekteket érintő közbeszerzési eljárások során ajánlatot tevők esélyegyenlőségének, a verseny tisztaságának biztosítása, valamint a közbeszerzésekről szóló, többször módosított 2011. évi CVIII. törvényben (a továbbiakban: Kbt.) nem rögzített rendelkezések pontosítása érdekében a 2014. január 15-én elfogadott, Közbeszerzési Szabályzatáról az alábbi határozatot alkotja meg: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A szabályzat célja 1. A határozat megalkotásának célja a Cseszt Regélő Térségfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft-t (a továbbiakban: Társaság) érintő, támogatási szerződés alapján befolyt összegek felhasználása átláthatóságának és széleskörű, nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, ésszerű felhasználása a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások lebonyolítása során. A szabályzat hatálya 2. A Közbeszerzési Szabályzat hatálya a Társaság által, a) árubeszerzés; b) építési beruházás, építési koncesszió, illetve c) szolgáltatás megrendelése, valamint szolgáltatási koncesszió (továbbiakban együttesen: közbeszerzések) során indult közbeszerzési eljárásokra terjed ki. A szabályzat nem terjed ki a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzési eljárások előkészítésére és lefolytatására. II. FEJEZET RÉSZLETES RENDELKEZÉSEK A közbeszerzés szervezeti és személyi feltételei 3.
1. A Társaság közbeszerzési döntéseivel összefüggő eljárás szakmai előkészítését, technikai lebonyolítását főszabályként a Társaság ügyvezetője és munkavállalója/i látja/ák el. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítésében, és lebonyolításában, és a vonatkozó döntéshozatalokban továbbá a következő szervezetek vesznek részt: - Bíráló Bizottság, - Társaság Taggyűlése - Társaság je. 3. Az ügyvezető gondoskodik az éves közbeszerzési terv, és az éves statisztikai összegzés elkészítéséről (elkészíttetéséről). 4. Az gondoskodik a Társaság Közbeszerzési Szabályzatának elkészítéséről (elkészíttetéséről), évenkénti felülvizsgálatáról, és szükség szerinti aktualizálásáról. 5. Az előterjesztése alapján a Társaság Taggyűlése dönt a Közbeszerzési Szabályzat (aktualizált Közbeszerzési Szabályzat) jóváhagyásáról. 6. A Társaság mindenkori költségvetése (fedezet) függvényében - a Társaság döntéseinek szakmai előkészítését, az eljárás technikai lebonyolítását vagy az abban való közreműködést - a Társasággal szerződésben álló, szakértelemmel rendelkező más, harmadik személy (egyéni vállalkozó, gazdálkodó szervezet, közbeszerzési szakértő) is elláthatja, erre irányuló szerződés alapján. Ebben az esetben a feladatokat a harmadik személlyel megkötött szerződésben részletesen szabályozni kell. Ez a tény azonban nem mentesíti a Társasághoz tartozó személyt/szervezetet a jelen Szabályzatban nevesített kötelezettségei, és felelőssége alól, amely ebben az esetben a feladatok más személy/szervezet általi végrehajtásáról való felelős gondoskodást jelenti. A külső közbeszerzési, vagy más területhez kapcsolódó szakértővel kötött szerződésben meghatározott feladatok szakszerű és jogszabályoknak megfelelő ellátásáért való felelősség a szakértőt terheli. 7. A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésekkel kapcsolatos döntések meghozatalát minimum 3 fős Bíráló Bizottság segíti. A Bizottságnak 3 fő állandó tagját a 4. sorolja fel. A Bíráló Bizottságba eseti tagok is kijelölhetők (további max. 4 fő). A Bíráló Bizottság tagjainak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. 8. Az állandó tagok felkérése, és az eseti tagok kijelölése az feladata. Ezen túl a Bíráló Bizottság munkájának segítéséhez meghívott szakértőket vehet igénybe, akik a Bizottság munkájában - szavazati jog nélkül - külső tanácsadóként vesznek részt. A külső tanácsadók bevonásának indokoltságáról az határoz; a külső tanácsadókkal a szerződést a Társaság jogosult megkötni. 9. A Bíráló Bizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatokat (alternatívákat) készít a Döntéshozó részére. 10. A Bíráló Bizottság akkor határozatképes, ha a tagok több mint a fele jelen van, vagy a tagok több mint a fele a döntéshozatalban részt vesz (ha a döntés meghozatalára rendkívüli körülmény miatt nem bizottsági ülés keretében kerül sor). A Bíráló Bizottság a döntési javaslatról egymás között egyszerű szótöbbséggel határoz (a szavazati joggal rendelkező tagokat személyenként egy-egy szavazat illet meg). Az
állandó tagok szavazati joggal rendelkeznek, az eseti tagok pedig amennyiben a kijelölési okirat ezt tartalmazza szavazati joggal rendelkezhetnek. A külső tanácsadóként meghívott szakértők a munkában tanácsadási/tanácskozási joggal vesznek részt, szavazati joggal nem rendelkeznek. Szavazategyenlőség esetén az Elnök szavazata dönt, akit a Bizottság választ az első ülésén az Állandó Tagok közül. 11. A Bíráló Bizottság fő szabályként zárt üléseket tart. Az üléseken és egyéb eljárási cselekményeknél nem számítva a bontás, eredményhirdetés, avagy a tárgyalás aktusait a Bizottság tagjain kívül csak az lehet jelen, akinek meghívásáról a Bizottság határoz, továbbá az, és a Taggyűlés tagjai. 12. Közbeszerzésekkel kapcsolatos kérdésekben döntéshozó szervezetnek a Taggyűlés minősül, akinek feladata a közbeszerzési dokumentum (Közbeszerzési Szabályzat) elfogadása, és jóváhagyása, valamint az eljárás eredményének megállapításához szükséges döntések meghozatala. A Taggyűlés az eljárás eredményének megállapításához szükséges döntési jogkörét adott eljárásra vonatkozóan taggyűlési határozattal átruházhatja az ügyvezetőre. 4. A Bíráló Bizottság A Bíráló Bizottság állandó tagjai: a) eseti felkéréssel jogi végzettséggel rendelkező személy, aki a jogi szakértelmet biztosítja; b) a Cseszt Regélő Térségfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft munkavállalója, Fekete Nóra, aki a pénzügyi-gazdasági szakértelmet biztosítja; c) az eljárásba bevont közbeszerzési tanácsadó; illetve amennyiben nem kerül bevonásra közbeszerzési tanácsadó, akkor a Cseszt Regélő Térségfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezetőjének delegáltja meghatalmazás útján. III. FEJEZET A KÖZBESZERZÉS FOLYAMATA A közbeszerzési eljárás előkészítése 5. 1. Közbeszerzési eljárás megindítására a közbeszerzési terv alapján, illetve azon kívüli szükségesség esetén kerülhet sor. A közbeszerzési tervben nem szereplő eljárással a Tervet haladéktalanul ki kell egészíteni. 2. Közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően, ha az a Közbeszerzési Tervben nem (vagy nem megfelelően) szerepel, az ügyvezető a 4. szerinti további személyek bevonásával köteles az adott közbeszerzési eljárási forma kiválasztásához a beszerzés becsült értékét megállapítani, és a közbeszerzés tárgyát beazonosítani. Mindezek keretében az ügyvezető feladata az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés.
3. Az a lefolytatandó közbeszerzési eljárás tekintetében felkéri a Bíráló Bizottság állandó, és kijelöli a nem állandó (eseti) tagjait, valamint szükség esetén dönt külső szakértők bevonásáról. Külső szakértők az eljárás előkészítési, és elbírálási, illetve kizárólag az elbírálási szakaszba is bevonhatók. Ennek keretében az dönt továbbá hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásának szükségességéről, és ha ez indokolt, gondoskodik a tanácsadó beszerzéséről, a Társaságra vonatkozó általános szabályok alapján. 4. A lefolytatandó közbeszerzési eljárás tekintetében a szakmai specifikációk elkészítéséről, vagy elkészíttetéséről az ügyvezető, a pénzügyi feltételek kidolgozásáról pedig a Társaság pénzügyi vezetője (KÖNYVTET Kft, 8900 Zalaegerszeg, Petőfi u. 9.) gondoskodik. Ennek keretében a Pénzügyi vezető megvizsgálja a közbeszerzés tárgyára rendelkezésre álló költségvetési fedezet meglétét, illetve a Támogatási szerződés alapján történő elszámolhatóságot, továbbá meghatározza a nyertes ajánlattevő részére a számlázás módját és a kifizetés rendjét. 5. A közbeszerzési dokumentáció részét képező szerződés tervezetét a Társaság jogi tanácsadója illetve, amennyiben az eljárásba bevont közbeszerzési tanácsadó szerződésében szerepel, akkor a közbeszerzési tanácsadó készíti el. 6. A szakmai, pénzügyi, és jogi dokumentumok alapján a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó hirdetmény, illetve dokumentáció tervezetét az ügyvezető, illetve, amennyiben az eljárásba közbeszerzési tanácsadó kerül bevonásra, akkor a közbeszerzési tanácsadó készíti el. 7. Amennyiben a tervezeteket közbeszerzési tanácsadó készíti, azokat az ügyvezető részére adja át/küldi meg. Az eredményhirdetés feladása a Társaság feladata, a közzétételről az gondoskodik. 8. A 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről (továbbiakban Kbt.) Harmadik Részének (Nemzeti eljárásrend) alkalmazásában az árubeszerzésre, az építési beruházásra, és a szolgáltatás megrendelésére vonatkozó általános, egyszerű eljárás szerinti értékhatárokat a 2014. évre a Kbt. 122. (7) bekezdése alapján határozza meg. 9. Az érdemi munka megkezdését megelőzően valamennyi bevont személynek nyilatkoznia kell a Közbeszerzési Törvény 24. -a szerinti összeférhetetlenség fenn nem állásáról, ill. a titoktartásról. Ezen nyilatkozatok meglétének ellenőrzése az feladata. A belső felelősségi rend, felelősségi kör 6. 1. A közbeszerzési eljárásban résztvevők: a Társaság Taggyűlésének tagjai, a Bíráló Bizottság tagjai, az, illetve eseti döntés alapján az ajánlatkérő nevében eljáró szakértő személy(ek), szervezet(ek) tagjai. 2. A Taggyűlés, illetve akadályoztatás esetén az a döntéshozó, a Bíráló Bizottság pedig javaslattevő, és döntés-előkészítő, szerepet tölt be. Az gondoskodik a személyi, és egyéb szükséges feltételek biztosításáról, és egyes, jelen Szabályzatban tételesen nevesített esetben, vagy a Taggyűlés által átruházott
hatáskörben döntéshozatalra jogosult. Az feladata továbbá a Társaság képviselete közbeszerzési ügyekben is, az általános társasági szabályok szerint. 3. A jelen Szabályzatban kiemelten nem szabályozott közbeszerzési ügyekben szükséges döntéseket a Taggyűlés hozza meg. 4. Az ügyvezető kötelezettsége minden, jelen Szabályzatban feladatává tett, illetve kiemelten nem szabályozott, közbeszerzéssel kapcsolatos tájékoztatási, bejelentési kötelezettség teljesítése, mind a pályázati Támogató, Közreműködő Szervezetek, illetve Irányító Hatóság, mind pedig Közbeszerzési Tanács Szervei, illetve Közbeszerzési Döntőbizottság részére. Az ügyvezető ezen kötelezettségek teljesítéséről más személy, illetve szervezet útján is gondoskodhat; a szervezetet, vagy személyt az általános társasági szabályok szerint kell a feladattal megbízni, vagy arra felkérni. 5. Abban az esetben, ha a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlattevők bármelyike, vagy egyéb jogosult jogorvoslati eljárást kezdeményez, a Társaság jogi képviseletének ellátásáról az gondoskodik. 6. Egyebekben az eljárásban részt vevők körében a belső felelősség részletes rendjét, az Ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek (szervezetek) felelősségi körét az 1. sz. függelék tartalmazza. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 7. 1. A Társaság minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban köteles dokumentálni. 2. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a projekt lezárulásától számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. 3. A Társaság köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni. Ezen kötelezettség teljesítéséért az felelős. 4. Amennyiben a közbeszerzési eljárás során készülő dokumentumokat a Társaság nevében eljáró szakértők készítenek elő, ezekből egy-egy papír alapú, nyomtatott példányt le kell fűzni a közbeszerzési dossziéba. Az eljáró szakértő a dokumentumokat (felhívás, dokumentáció) 1 példányban elektronikus adathordozón, vagy e-mailben megküldve is köteles biztosítani. 5. Az ajánlattevőknek küldött levelek és faxok eljuttatásáról a bizonylatot meg kell őrizni, és a közbeszerzési dossziéba le kell fűzni.
Közbeszerzési eljárás lefolytatása, az ajánlatok benyújtása és felbontása 8. 1. Amennyiben külső szakértővel kötött szerződés másként nem rendelkezik, úgy a közbeszerzési eljárásokban az ajánlatkérési/részvételi dokumentációt a Társaság a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően díjmentesen biztosítja. 2. Amennyiben külső szakértővel kötött szerződés másként nem rendelkezik, úgy a közbeszerzési eljárásokban beérkező ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket a Társasághoz (megjelölt címére) kell benyújtani. Amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik a személyesen átadott ajánlatok/részvételi jelentkezések esetében az átadó részére hivatalos átvételi elismervényt kell adni, az átvétel (év, hónap, nap, óra, perc) pontos időpontjának feltüntetésével. A beérkező ajánlat(ok) átvételének tényét az erre kijelölt személyek aláírásukkal igazolják. Ezeket a feladatokat a kijelölt adminisztrátor munkatárs látja el. 3. Amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik, az ajánlatok felbontásánál a Társaság képviseletében legalább 2 főnek jelen kell lenni. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontásáról és az ajánlati adatlap (felolvasó lap) tartalmának ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a bontástól számított 5 napon belül meg kell küldeni valamennyi ajánlattevő/részvételi jelentkező számára. 4. Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalások lefolytatásáról, és azokon az Ajánlattevő képviseletéről a Bíráló Bizottság gondoskodik, legalább két tagjának kötelező részvételével, és további bevonni kívánt személyek jelenlétének biztosításával. A tárgyalások dokumentálásáról szintén a Bíráló Bizottságnak kell gondoskodnia. Az ajánlatok elbírálása 9. 1. A Bíráló Bizottság feladata az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálása, és javaslattétel a Döntéshozó felé kizárás, érvénytelenség, alkalmatlanság megállapításának kérdésében, illetve az eljárás eredményére vonatkozóan. 2. A Bíráló Bizottság köteles tevékenységét folyamatosan dokumentálni, valamennyi üléséről Bírálati Jegyzőkönyvet készíteni, személyenként aláírt Bírálati Lapok csatolásával. 3. Tevékenysége keretében a Bíráló Bizottság szakmai véleménye és értékelése alapján döntési javaslatot készít egyes ajánlattevők kizárásáról, ajánlatuk érvénytelenségének megállapításáról, az egyes ajánlattevők alkalmatlanságának megállapításáról, ill. az eljárás eredményéről, és az véleményével eljuttatja azt a Taggyűlés, illetve átruházott döntési jogkör esetében az ügyvezető részére. Amennyiben a Kbt. rendelkezései alapján lehetséges a döntést oly módon kell előkészíteni, hogy a Döntéshozó a döntését egy döntési eljárás keretében hozhassa meg. 4. A Bíráló Bizottság az eljárás eredményére vonatkozó döntési javaslatához köteles csatolni a Kbt. szabályai szerint az eljárás eredményéről elkészített összegzést, és az eljárás eredményére vonatkozó tájékoztató hirdetmény szövegére tett javaslatot.
5. A Taggyűlés, vagy taggyűlési határozat alapján az a Bíráló Bizottság javaslata alapján dönt az eljárás nyerteséről, illetve az eljárás eredményéről. 6. Amennyiben jogszabály azt előírja, úgy az a Kbt. szabályainak megfelelően köteles a közbeszerzési eljárás eredményét nyilvánosan kihirdetni, a kihirdetésről, illetve a döntésnek megfelelő módon történő közzétételről gondoskodni. 7. Az ajánlati biztosítékok, illetve a Kbt-ben meghatározott esetekben az ajánlatkérési/részvételi dokumentációk ellenértékének jogszabály szerinti visszautalásáról a Pénzügyi vezető gondoskodik. A szerződéskötés, módosítás, teljesítés 10. 1. Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a Kbt. 124. szerinti szervezettel (személlyel) kell az ajánlati/ajánlattételi felhívás, a dokumentáció és az ajánlat tartalmának megfelelően írásban megkötni. 2. A szerződéskötés tervezett időpontja nem határozható meg a jogszabályban rögzített határidőknél korábban. 3. Ha a Társaság, mint ajánlatkérő lehetővé tette a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, a részek tekintetében nyertesekkel (Kbt. 124. ) kell szerződést kötni. E szerződés szükség esetén az ajánlatoknak, illetőleg az ajánlati felhívásnak megfelelően tartalmazhatja az ajánlattevőként szerződést kötők közötti együttműködés feltételeit is. 4. A Társaság, mint ajánlatkérő a Kbt. 124. szerinti szervezettel (személlyel) szemben csak abban az esetben mentesül a szerződés megkötésének kötelezettsége alól, ha az eredményhirdetést követően - általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére vagy teljesítésére nem képes. 5. A szerződés nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül. 6. A Felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetőleg az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében - beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. 7. Az ajánlattevőként szerződő fél teljesítésében - ha az ajánlatkérő a felhívásban előírta a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozók megjelölését - csak az ajánlatában megjelölt alvállalkozó működhet közre. Ha a szerződéskötést követően - a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében - beállott lényeges körülmény miatt a szerződés vagy annak egy része nem lenne teljesíthető a megjelölt alvállalkozóval, az ajánlatkérőként szerződő fél más megjelölt szervezet (személy) közreműködéséhez is hozzájárulhat, ha az megfelel a közbeszerzési eljárásban az alvállalkozókra meghatározott követelményeknek.
8. Az ajánlatkérő köteles a szerződésről külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót készíteni, és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. A hirdetményt legkésőbb a szerződéskötést öt munkanapon belül kell feladni. A szerződés módosításáról szóló tájékoztató hirdetmények előkészítésére, és közzétételére fő szabályként az eljárást megindító hirdetményekre vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni, vagyis a hirdetmény-tervezetek előkészítése az vagy szerződés alapján bevont közbeszerzési tanácsadó feladata. IV. FEJEZET Záró rendelkezések 11. 1. Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a Kbt. vonatkozó rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. 2. Jelen szabályzatban használt fogalmak értelmezésére a Kbt. II. fejezetében írt fogalom-meghatározások az irányadók. 3. E szabályzat 2014. január 20. napján lép hatályba. Gelse, 2014. január 15... ügyvezető
1.sz. függelék A közbeszerzési eljárás belső felelősségi rendje, az eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek (szervezetek) felelősségi köre Tevékenység Éves közbeszerzési terv, lebonyolítási ütemterv, és éves statisztikai összegzés elkészítése, Közbeszerzési Szabályzat elkészítése, éves felülvizsgálata és aktualizálása Közbeszerzési Szabályzat jóváhagyása A közbeszerzés eljárási rend betartatása, a szabályszerűséget biztosító intézkedések kezdeményezése, feltételek megteremtése Bíráló Bizottsági tagok felkérése A közbeszerzések szakmai tartalmának előkészítése Taggyűlés Felelősség A közbeszerzések pénzügyi feltételeinek meghatározása Közbeszerzési dokumentációk részét képező szerződések elkészítése Hirdetmények és más közbeszerzési dokumentációk elkészítése/elkészíttetése, összeállítása Közbeszerzési iratok döntésre történő előkészítése, előterjesztés a döntéshozó felé Dokumentációk megküldése, a Beérkező ajánlatok átvétele; ezen feltételek biztosítása Jegyzőkönyvek készítése A beérkező ajánlatok értékelési folyamata Döntés az eljárás eredményéről A pályázók értesítése az eredményről Szerződések előkészítése a döntést követően Szerződések megkötése Szerződések teljesítésének ellenőrzése Szerződések teljesítésének igazolása Szerződés módosításához, teljesítéséhez kapcsolódó hirdetményi kötelezettségek teljesítése Pénzügyi vezető Jogi tanácsadó, illetve külső közbeszerzési tanácsadó, illetve külső közbeszerzési tanácsadó Bíráló Bizottság, /külső közbeszerzési tanácsadó Bíráló Bizottság Taggyűlés, vagy összeférhetetlenség esetén Jogi tanácsadó, illetve külső közbeszerzési tanácsadó Pénzügyi vezető Megjegyzések: 1) A közbeszerzési terv nyilvános. Közzétételének módja: az Ajánlatkérő honlapján történő megjelenítés. 2) A beérkező ajánlatokat a személyesen átadott ajánlatok esetében az átadó részére hivatalos átvételi elismervényt (átvétel pontos időpontjával: év, hónap, nap, óra, perc) kell adni. A közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyekre, szervezetekre a felelősségi rend (kör) értelemszerűen vonatkozik.