DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA 2005. március 24.
A DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA I. rész PREAMBULUM A Debreceni Egyetem a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban Kbt.) alapján a közpénzek észszerű felhasználása és ellenőrizhetősége, valamint a verseny tisztaságának és a törvény alapelveinek biztosítása érdekében az alábbi szabályzatban írja elő a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásainak dokumentálási rendjét. A közbeszerzési eljárás alapelvei közé tartozik a nyilvánosság, tisztességes verseny, esélyegyenlőség, arányosság, valamint az egyenlő és nemzeti elbánás biztosítása. Közbeszerzés akkor valósul meg, amikor az egyetem megadott tárgyú és értékű beszerzések megvalósítása érdekében meghatározott szervezetekkel visszterhes szerződéseket köt meg. A Debreceni Egyetem a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004 (V.25.) Kormány rendelet hatálya alá tartozó termékeket a kormányrendelet alapján e szabályzatban meghatározottak szerint szerzi be. II. rész A SZABÁLYZAT HATÁLYA 1. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az egyetem valamennyi szervezeti egységeivel közalkalmazotti jogviszonyban, illetve munkavégzésre irányuló munkaviszonyban álló személyekre. (2) A szabályzat tárgyi hatálya az egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira, építési koncesszióira, szolgáltatás megrendeléseire és szolgáltatási koncesszióira terjed ki, amelyek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri, vagy meghaladja a Kbt. rendelkezései alapján a tárgyévre meghatározott értékhatárokat, ezért a törvény közbeszerzési eljárás lefolytatását teszi kötelezővé. 2
A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI 2. (1) A közbeszerzés tárgyai az árubeszerzés, az építési beruházás, az építési koncesszió, a szolgáltatás megrendelése, valamint a szolgáltatási koncesszió. (2) Árubeszerzés: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és az üzembe helyezést is. A nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetén árubeszerzésnek minősül az ingatlan tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése is. A nemzeti értékhatárok alatti, illetve a közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetén nem minősül árubeszerzésnek az ingatlan tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése. Az árubeszerzés statisztikai nómenklatúrája a CPA. (3) Építési beruházás: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése és átvétele: - a Kbt. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka (pl.: - általános építési és mélyépítési munkák, valamint bontási munkák; - lakások, irodaházak, kórházak és egyéb lakó- és nem lakóépületek építése; - épületgépészet; - befejező építő munkák) kivitelezése, illetve kivitelezése és tervezése együtt, - építmény kivitelezése, illetve kivitelezése és tervezése együtt, - az egyetem által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. Az építési beruházás statisztikai nómenklatúrája a NACE. (4) Építési koncesszió: Olyan építési beruházás, amely alapján az egyetem ellenszolgáltatásként az építmény hasznosítási jogát meghatározott időre átengedi, vagy e jogot pénzbeli ellenszolgáltatással együtt engedi át. (5) Szolgáltatás megrendelése: Olyan (árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő) visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. A szolgáltatás megrendelésének statisztikai nómenklatúrája a CPC. 3
A közös közbeszerzési szószedetet (CPV) a 2151/2003/EK rendelet, illetve a 19/2004. (IV.28.) IM rendelet tartalmazza. A nemzeti és a közösségi értékhatárt elérő közbeszerzés esetén a CPV használata kötelező! (6) Szolgáltatási koncesszió: Olyan szolgáltatás megrendelése, amely alapján az egyetem ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. A szolgáltatási koncesszió csak a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetén képezi a közbeszerzés tárgyát! (7) Amennyiben a szerződés egymással összefüggő több közbeszerzési tárgyat foglal magában, akkor a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. (8) A közbeszerzésnek nem tárgyai a Kbt. 29. (1) bekezdésében felsoroltak. A szolgáltatás megrendelésének nem tárgyai a Kbt. 29. (2) bekezdésében felsoroltak, az ott meghatározott kivételekkel eltérően. A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKHATÁRAI 3. (1) A közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetve kínált, áfa nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. (=becsült érték) A közbeszerzés akkor kezdődik meg, amikor a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt feladják, illetve hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás, vagy egyszerűsített eljárás esetén, amikor az ajánlattételi felhívást megküldik. Nemzeti értékhatár alatti közbeszerzés esetén a közbeszerzés akkor kezdődik meg, amikor az egyszerű közbeszerzési eljárást megindító ajánlattételi felhívást közzététel céljából feladják, vagy azt az ajánlattevőknek megküldik. (2) A közbeszerzés értékhatárai a II. számú mellékletben találhatóak. Az SDR (Nemzetközi Valuta Alap) egy pénzügyi elszámolási egység, amelynek a valutája mindig fix. (3) 2006. január 01. napjától a közbeszerzési értékhatárt az éves költségvetési törvény állapítja meg. (4) Az értékhatárok folyamatos figyelemmel kíséréséért és a szabályzatba való átvezetéséért a fejlesztési igazgató a felelős. 4
(5) Az értékhatárokat a Debreceni Egyetem szintjén kell értelmezni, nem a tervezési egységek szintjén. Az egyetem egészét érintő ajánlattételi felhívásokat a fejlesztési igazgató egyetértését követően kell meghirdetni. (6) A becsült érték kiszámítása során mindazon közbeszerzés tárgyának értékét egybe kell számítani, amelyek: - beszerzésére egy költségvetési évben vagy 12 hónap alatt kerül sor, - beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, - rendeltetése azonos, vagy hasonló, illetve felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. (7) A közbeszerzési törvény előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzés tárgyait részekre bontani! Nem minősül a törvény megkerülésének, ha az egybeszámított értékű közbeszerzési tárgyak beszerzése több az egybeszámított értékű közbeszerzésnek megfelelő eljárási renddel egyező, közbeszerzési eljárás során megy végbe. III. rész A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEK 4. (1) Az egyetem a költségvetési év elején, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési terv elkészítéséért a centrumokban (OEC, ATC, TEK) a Közbeszerzési Kereskedelmi Osztályok, illetve közbeszerzési referens, az egyetemi szintű közbeszerzéseknél pedig a fejlesztési igazgató a felelős. A közbeszerzési tervet a gazdasági igazgatók és fejlesztési igazgató összegzését követően a gazdasági főigazgató hagyja jóvá. A közbeszerzési tervnek az adott évben lefolytatott összes közbeszerzési eljárást tartalmaznia kell, ez azonban nem vonja maga után a tervben megadott összes eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Ha előre nem látható okból a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzés igénye merül fel, akkor az erre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát. A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért a fejlesztési igazgató a felelős a gazdasági igazgatók által hozzá eljuttatott adatok alapján. A közbeszerzési tervet 5 évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. 5
A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell az alábbiakat: - a tervezett közbeszerzéseket, - a közbeszerzés értékét (becsült érték), - a pénzügyi forrás rendelkezésre állásának várható időpontját, megkülönböztetve a költségvetési támogatást, a saját bevételt és az egyéb forrást, - az egyes közbeszerzési eljárásokat lebonyolító szervezetet. (2) Az egyetem az éves beszerzéseiről éves statisztikai összegzést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzések Tanácsának. Az éves statisztikai összegzés elkészítéséért és a Közbeszerzések Tanácsának történő megküldéséért a fejlesztési igazgató a felelős a gazdasági igazgatók által hozzá eljuttatott adatok alapján. (3) Az egyetem a költségvetési év kezdetét követően legkésőbb minden év április 15. napjáig előzetes összesített tájékoztatót készít az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett: - összes árubeszerzéséről, ha annak becsült értéke eléri, vagy meghaladja a 750.000 eurot, - a Kbt. 3. számú mellékletében szereplő szolgáltatás megrendeléséről, ha annak becsült értéke eléri, vagy meghaladja a 750.000 eurot, - az építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, ha az építési beruházás becsült értéke eléri, vagy meghaladja az 5.000.000 eurot. Ebben az esetben az előzetes összesített tájékoztatót a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően haladéktalanul, de legkésőbb 5 munkanapon belül kell elkészíteni. Az egyetem köteles a közösségi értékhatárokat meghaladó beszerzéseiről előzetes összesített tájékoztatókat készíteni, melyek elkészítéséért a gazdasági igazgatók, közzétételéért a fejlesztési igazgató a felelős. Az előzetes összesített tájékoztatóban foglalt tervezett beszerzések nem vonják maguk után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az egyetemnek a központosított közbeszerzései vonatkozásában nem kell előzetes összesített tájékoztatót készítenie. Az előzetes összesített tájékoztatót a Kbt. 43. -ban meghatározottak szerint hirdetmény útján kell közzé tenni a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, a hirdetmények ellenőrzésének rendjéről és díjáról, valamint a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel rendjéről és díjáról szóló 34/2004 (III.12) Korm.rendelet alapján. 6
Az előzetes összesített tájékoztató elkészítéséért és hirdetmény útján történő közzétételéért a fejlesztési igazgató a felelős a gazdasági igazgatók által hozzá eljuttatott adatok alapján. IV. rész A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉS 5. (1) Az Egyetem a központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó eszközök és szolgáltatások beszerzéseit a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25.) Korm.rendelet alapján bonyolítja le. (2) A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó termékeket és szolgáltatásokat a Közbeszerzési, illetve Kereskedelmi Osztályok a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság honlapján (www.kozbeszerzes.gov.hu) található szállítóktól szerezhetik be. A központosított közbeszerzési eljárás koordinálásáért az osztályvezetők a felelősek. (3) Az egyetem a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termékek és szolgáltatások (a kiemelt termékek körét a Korm.rendelet 1. számú melléklete tartalmazza) közbeszerzésére vonatkozó beszerzési tervét 3 havonta előre köteles bejelenteni a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság által közzétett módon. A beszerzési tervben foglalt tervezett beszerzések nem vonnak maguk után vásárlási kötelezettséget. (4) A Központi Szolgáltatási Főigazgatóság és egyéb, az egyetem beszerzései felett felügyeletet ellátó szervezetek felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a gazdasági igazgatók járnak el. (5) Az Egyetem valamennyi szervezeti egységét érintő, év közben folyamatos beszerzést igénylő termékek és szolgáltatások esetében, valamint a 168/2004. (V.25.) Kormányrendeletben meghatározott esetekben a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó termékekre és szolgáltatásokra vonatkozóan a gazdasági főigazgató kezdeményezheti keretszerződés megkötését. 7
V. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁBAN RÉSZT VEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK 6. (1) A közbeszerzési eljárások lebonyolításában részt vevő egységek: - ATC, OEC, TEK, Központ - Közbeszerzési, Kereskedelmi Osztályok, illetve a közbeszerzési referens - Bíráló Bizottság - Döntéshozók: Rektor, Centrum Elnökök/TEK Elnök, - Ellenjegyzők: Gazdasági Főigazgató, Fejlesztési Igazgató, Gazdasági Igazgatók (2) Az ATC, OEC, TEK és a Központ szervezeti egységeinek (karok, intézetek, tanszékek stb.) közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a Közbeszerzési, Kereskedelmi Osztályokkal, illetve közbeszerzési referenssel való együttműködés és szakmai segítségnyújtás, - beszerzési igények (termékek megnevezése a mennyiség és az ár megjelölésével együtt, valamint a készlet és eszköz pontos megnevezése) határidőben és írásban történő benyújtása a Közbeszerzési Kereskedelmi Osztályok, illetve közbeszerzési referens, valamint a Gazdasági Igazgatóságok részére, - a beszerzések műszaki, gazdasági és egyéb paramétereinek meghatározása, - a szükséges engedélyek, az energia- és közműkapcsolatokat érintő technológiai beszerzéseknél a feltételek előzetes egyeztetése a Közbeszerzési Kereskedelmi Osztályokkal, illetve közbeszerzési referenssel. - az ajánlati felhívás és a dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, információk rendelkezésre bocsátása, - a Közbeszerzési Kereskedelmi Osztály, illetve közbeszerzési referens felhívására az ajánlatok értékelésében való részvétel, - megkeresésre információ szolgáltatása, - a közbeszerzésekkel kapcsolatos dokumentálásért való felelősség. (3) A Közbeszerzési Kereskedelmi Osztályok, illetve közbeszerzési referens az egyetem szervezeti egységeiben (OEC, ATC, TEK) működő közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személyekből álló osztályok. A Közbeszerzési, Kereskedelmi Osztályok, illetve közbeszerzési referens közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a szervezeti egységek által megküldött dokumentumok alapján az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárások lefolytatása szükségességének vizsgálata, majd az alkalmazandó eljárásról való döntés, - az ajánlati felhívás, a közbeszerzési naptár, az alkalmatlanná minősítés szempontjainak, a hirdetmény, valamint az ajánlati dokumentáció elkészítése, - az értékelési szempontokra való javaslattétel, - a becsült érték és a dokumentáció árának megszabása, 8
- a közbeszerzési eljárás lefolytatása (ajánlatok bontása, ajánlatok megvizsgálása és összehasonlítása, értesítési kötelezettségek teljesítése, jegyzőkönyvek elkészítése, hiánypótlásra való felszólítás, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalások lebonyolítása, ajánlatokról szakvélemény készítése), - intézkedés a közzétételekről, - a döntés meghozatalát követően a közbeszerzés eredményének kihirdetése, - az eredmény közzététele a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjában, - összegzés készítése az eljárásról, - a nyertes ajánlattevővel együttműködve a megkötendő szerződés előkészítése, - a szerződésszerű teljesítés, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányának és összhangjának rendszeres ellenőrzése, - szerződésszegés esetén a szerződés érvényesítésére vonatkozó intézkedések megtétele, - az elvégzett eljárási cselekmények dokumentálása és a dokumentumok 5 évig történő megőrzése, - együttműködés a többi szervezeti egységgel, valamint megkeresésre információszolgáltatás, - a központosított közbeszerzéssel kapcsolatos eljárás lefolytatása és az ezzel kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség teljesítése, - a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatoknak a közbeszerzési tervben való rögzítése, illetve a közbeszerzési terv elkészítésében való részvétel, - az éves statisztikai összegzés elkészítésében való részvétel és adatszolgáltatás a fejlesztési igazgató részére - a megfelelő információáramlásért való felelősség. (4) A Bíráló Bizottság az ajánlatok pontozását végző értékelő testület, mely minimum 3 - maximum 11 tagból áll. A Bíráló Bizottság tagjai a döntéshozó személyétől függően: - gazdasági főigazgató/fejlesztési igazgató/gazdasági igazgató, - érintett szervezeti egységek vezetői, - Közbeszerzési Kereskedelmi osztályok vezetői, illetve közbeszerzési referens, - adott közbeszerzés tárgyához értő szakember, - külső szakértő - szükség esetén jogi szakértő, - közbeszerzési eljárás kiírójának meghívottai. A Bíráló Bizottság tagjait a döntéshozó személy nevezi ki. A Bíráló Bizottság feladata az ajánlatok pontozása alapján azok értékelése és a döntéshozó személy részére javaslattétel a nyertes ajánlatra. (5) Döntéshozók: A Rektor közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - A Centrumok szakterületeihez nem tartozó, valamint a központi építési beruházások megrendelése esetén a Rektor által felkért Bíráló Bizottság értékelését követően - a 100.000.000.-Ft-ot meghaladó értékű közbeszerzés esetében az Előkészítő Bíráló Bizottság és az Intézményi Beruházási Bizottság (IBB) javaslatát követően - a közbeszerzési eljárás során tett nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal. (Az Intézményi Beruházási Bizottság (IBB) egy 5 9
tagú bizottság, melynek 2 tagját az egyetem, 2 tagját az Oktatási Minisztérium delegálja melyből az egyik delegált az elnöki funkciót is betölti és 1 tagja az Oktatási Minisztérium által felkért külső szakértő.) - a közbeszerzési eljárás határozattal történő lezárása a hatáskörébe rendelt ügyeknél, - a központot érintő árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén a Bíráló Bizottság értékelését és javaslattételét követően közbeszerzési eljárás során tett nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal, - szolgáltatások és árubeszerzések megrendelése esetén a több tervezési egységet érintő és emiatt közös közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a Bíráló Bizottság értékelése és javaslattétele alapján - egyszemélyi döntéshozatal, - a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés aláírása a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint, - a jogkörök egy részét helyetteseire ideértve a gazdasági főigazgatót is átruházhatja; - a Centrumok szakterületeihez tartozó, nem oktatási célú fejlesztéseknél a Rektor feladatait és jogkörét a Centrumok és a TEK elnökeire átruházza. A Centrum Elnökök/TEK Elnök közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - A fenti módon a Rektor által átadott, nem oktatási célú fejlesztéseket érintő döntéshozatal gyakorlása (egyszemélyi döntéshozatal). - Építési beruházás megrendelése esetén az IBB hatáskörét elérő értékhatártól (jelenleg 100.000.000 millió Ft) a közbeszerzési eljárás során az IBB javaslatának figyelembe vételével a nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal; - árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén a Bíráló Bizottság értékelését és javaslattételét követően a közbeszerzési eljárás során tett nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal, - a közbeszerzési eljárás határozattal történő lezárása a hatáskörébe rendelt ügyeknél, - a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés aláírása a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint, - a jogkörök egy részét helyetteseire ideértve a centrumok/tek gazdasági igazgatóit is átruházhatja. A Gazdasági Főigazgató közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a rektor döntési jogkörébe tartozó közbeszerzési eljárások dokumentumainak aláírás előtti ellenjegyzése és/vagy a Fejlesztési Igazgatóval együtt; - egyetemi szintű közbeszerzési terv jóváhagyása; - az egyetemi szintű termékek és szolgáltatások esetében a központosított közbeszerzések esetén keretszerződések megkötése. A Fejlesztési Igazgató közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a rektor döntési jogkörébe tartozó közbeszerzési eljárások dokumentumainak aláírás előtti ellenjegyzése és/vagy a Gazdasági Főigazgatóval együtt; - a szervezeti tervezési egységek közötti együttműködés koordinálása, - a határidők betartásáról és betartatásáról való gondoskodás, 10
- az előzetes összesített tájékoztató elkészítése és hirdetmény útján történő közzététele a tervezési egységek hozzá eljuttatott adatai alapján, - a centrumok, a TEK és a Központ adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeinek összesítése a tervezési egységek hozzá eljuttatott adatai alapján, - központi egyetemi szintű közbeszerzési terv összeállítása, - az összesített közbeszerzési terv jóváhagyásra történő előterjesztése a gazdasági főigazgató részére, - az éves statisztikai összegzés elkészítése és a Közbeszerzések Tanácsának történő megküldése a tervezési egységek hozzá eljuttatott adatai alapján, - egyetemi szinten kezdeményezett közbeszerzéseknél külső szakértő bevonása esetén vállalkozási szerződés megkötése. A Gazdasági Igazgatók közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a közbeszerzési eljárás lebonyolítására szükség esetén külső szakértő igénybevételéről való döntés, illetve a külső szakértő személyének kijelölése és megbízása, - a Centrum/TEK döntési jogkörébe tartozó közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés ellenjegyzése a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint, - Több tervezési egységet érintő és emiatt közös közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a Rektor egyszemélyi döntéshozatalához a gazdasági főigazgató és fejlesztési igazgató ellenjegyzése kiegészül a centrum/tek gazdasági igazgatójának ellenjegyzésével. - a szervezeti egységekkel való együttműködés biztosítása, - a határidők betartásáról és betartatásáról való gondoskodás, - az előzetes összesített tájékoztató elkészítése és a fejlesztési igazgató elé terjesztése, - az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeinek összesítése, - a közbeszerzési tervrész megküldése a fejlesztési igazgató részére összegzés céljából, - a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság és egyéb, az egyetem beszerzései felett felügyeletet ellátó szervezetek felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése, - Centrum/TEK szinten kezdeményezett közbeszerzéseknél külső szakértő bevonása esetén vállalkozási szerződés megkötése. (6) A közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű beszerzés esetén a központosított közbeszerzést kivéve az egyetem köteles a szakterületi jogosultsággal rendelkező Hivatalos Közbeszerzési Tanácsadót bevonni a közbeszerzési eljárásba, amelyre nézve az egyetem tervezési egységei az éves költségvetésében forrást biztosítanak. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó szakértelmével elősegíti a közbeszerzési eljárás törvény szerinti lefolytatását. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó részt vesz a felhívás és a dokumentáció elkészítésében, valamint tagja lehet a bíráló bizottságnak is. Tevékenységéért díjazás illeti meg. (7) A tervezési egységek (OEC, ATC, TEK, Központ) e Szabályzatban megállapított előírásoktól szigorúbb eljárási feltételeket is alkalmazhatnak, melyek azonban nem 11
lehetnek ellentétesek a törvényi és e Szabályzatban foglalt előírásokkal. Ebben az esetben a szigorúbb feltételekről az érintett szervezeti egységeket tájékoztatni kell. (8) A közbeszerzési eljárás lefolytatásával a Kbt. előírásainak megfelelően közbeszerzési tevékenységgel foglalkozó szakcég, illetve külső szakértő is megbízható. Olyan szakcég bízható meg a feladattal, aki rendelkezik a (6) bekezdés szerinti hivatalos közbeszerzési tanácsadói jogosultsággal. 12
VI. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE 7. (1) A közbeszerzési eljárás fajtái: - nyílt eljárás (Kbt. 48. - 99. ) - meghívásos eljárás (Kbt. 100. - 123. ) - tárgyalásos eljárás (Kbt. 124. - 135. ) (2) A tárgyalásos eljárás lehet: - hirdetmény közzétételével indított tárgyalásos eljárás, illetve - hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás (3) A nemzeti értékhatár alatti közbeszerzések esetén egyszerű közbeszerzési eljárást kell alkalmazni. (Kbt. 299. - 300. ) (4) A közbeszerzési eljárás során nem lehet az egyik eljárási fajtáról a másikra áttérni. (5) A nemzeti értékhatárokat elérő, valamint a nemzeti értékhatár felét elérő, vagy meghaladó közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétenni, melynek címe: KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ 1024 Budapest, Margit krt. 85. Fax.: 06 (1) 336-7751 e-mail: ertesito@axelero.hu on-line értesítés: http:// www.kozbeszerzes.hu (6) A közösségi értékhatárokat elérő közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket az Európai Unió hivatalos lapjában (Officcial Journal of the European Communities) és a hirdetmények elektronikus napilapjában, a TED (Tenders Electronic Daily) adatbankban, a Közbeszerzési Értesítő szerkesztőségén keresztül kell közzétenni. A hivatalos lap címe: OFFICIAL JOURNAL OF THE EUROPEAN COMMUNITIES 2. Rue Mercier L-2985 Luxemburg Fax: +352 29 29 44 619, +352 29 29 44 623, +352 29 29 42 670 e-mail: mp-ojs@opoce.cec.eu.int on-line értesítés: http://simap.eu.int 13
(7) A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt (megbeszélést, ülést, döntést) jegyzőkönyv formájában írásban dokumentálni kell. A jegyzőkönyv kötelező tartalmi elemei: - eljáró szerv/személy, - közbeszerzés ügyszáma, - esemény helye, ideje (kezdő és befejező időpontja), - résztvevők és a jegyzőkönyvvezető neve, - az esemény tényszerű leírása. (8) A bírálati szempont eredményét tekintve kétféle lehet: - legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás - összességében legelőnyösebb ajánlat. (9) A nyomtatvány-minták megtalálhatóak a közbeszerzési és a tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegzések és az éves statisztikai összegzések mintáiról szóló 15/2004. (IV.25.) IM rendeletben. (10) Valamennyi lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményét, valamint a megkötött szerződéseket az egyetem honlapján nyilvánosságra kell hozni az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/B (1) bekezdése alapján. A NYÍLT ELJÁRÁS 8. (1) A nyílt eljárás hirdetmény útján történő ajánlati felhívás közzétételével indul. A nyílt eljárás alkalmazása szabadon választható, azonban gyorsított eljárás alkalmazása nem lehetséges. (2) Az ajánlati felhívást a Kbt. 49. 53..-iban foglalt tartalommal kell közzétenni. (3) Az ajánlati felhívásban foglaltakhoz az egyetem kötve van. (4) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 54. 55. -ai tartalmazzák. (5) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 52 nap. (6) Az eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához köthető. (7) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. (8) Ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. 14
(9) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (10) Az ajánlattevővel való tárgyalás tilos! (11) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegzést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzések Tanácsa, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (12) Az ajánlatok elbírálását követően, de legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban, nyilvánosan eredményt kell hirdetni. (13) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az egyetem részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott bírálati szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (14) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre az eredményhirdetéstől, illetve annak határidejének lejártától számított 5 munkanapon belül kell feladni, valamint az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételre legkésőbb a szerződéskötéstől, illetve annak tervezett időpontjának lejártától számított 5 munkanapon belül kell megküldeni. (15) Az ajánlati felhívásban kell megadni a szerződéskötés tervezett időpontját, amelynek az eredményhirdetéstől számított 8. és 30. nap közé kell esnie. A szerződés nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül, melynek során az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/B (1) bekezdése alapján nyilvános a szerződések típusa, tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama, valamint az említett adatok változása. A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS 9. (1) A meghívásos eljárásban csak az egyetem által kiválasztott ajánlattevők vehetnek részt. A meghívásos eljárás alkalmazása szabadon választható, gyorsított eljárás alkalmazása is lehetséges a Kbt. 136. -ban foglalt feltételek fennállása esetén. (2) A meghívásos eljárás 2 szakaszból áll: - részvételi szakasz - ajánlattételi szakasz 15
RÉSZVÉTELI SZAKASZ (3) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás/dokumentáció közzétételével indul. (4) A részvételi felhívást a Kbt. 102..-ban foglalt tartalommal kell közzétenni. (5) Ebben a szakaszban az egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (6) Dokumentáció készítése nem kötelező. (7) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 37 nap. (8) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. (9) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (10) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni. (11) A részvételi elbírálást a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. A részvételi jelentkezések elbírálását követően, de legkésőbb a részvételi jelentkezések felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül a részvételi felhívásban meghatározott időpontban, nyilvánosan eredményt kell hirdetni. (12) Eredményhirdetés. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ (13) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredményhirdetéstől számított 5 munkanapon belül legalább 5 alkalmasnak minősített jelentkezőnek írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni. (14) Az ajánlati felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 120..-a tartalmazza. Az ajánlati felhívásban foglaltakhoz az egyetem kötve van. (15) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 54. 55. -ai tartalmazzák. (16) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. 16
(17) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított minimum 40 nap. (18) Az ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (19) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (20) Az ajánlattevővel való tárgyalás tilos! (21) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegzést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzések Tanácsa, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (22) Az ajánlatok elbírálását követően, de legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban, nyilvánosan eredményt kell hirdetni. (23) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az egyetem részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott bírálati szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (24) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre az eredményhirdetéstől, illetve annak határidejének lejártától számított 5 munkanapon belül kell feladni, valamint az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételre legkésőbb a szerződéskötéstől, illetve annak tervezett időpontjának lejártától számított 5 munkanapon belül kell megküldeni. (25) Az ajánlati felhívásban kell megadni a szerződéskötés tervezett időpontját, amelynek az eredményhirdetéstől számított 8. és 30. nap közé kell esnie. A szerződés nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül, melynek során az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/B (1) bekezdése alapján nyilvános a szerződések típusa, tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama, valamint az említett adatok változása. 17
A TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS 10. (1) A tárgyalásos eljárás jelentősen korlátozza a versenyt, mivel csak kis számú ajánlattevő vehet részt az eljárásban, ezért ezt a fajta eljárást csak kivételes esetekben, a Kbt.124. (2) és 125. (2) (5)-ben maghatározott feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni. (2) Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás csak a Kbt. 124. (2) bekezdésében meghatározott esetekben alkalmazható. (3) Hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás csak a Kbt. 125. -ban meghatározott esetekben alkalmazható. HIRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELÉVEL INDULÓ TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS (4) A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban csak az egyetem által kiválasztott egy vagy több ajánlattevő tárgyal az egyetemmel a szerződés feltételeiről. Ezt az eljárást csak a Kbt. 124. (2)-ben foglalt feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni. Gyorsított eljárás alkalmazása is lehetséges a Kbt. 136. -a alapján. (5) A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás 2 szakaszból áll: - részvételi szakasz - ajánlattételi szakasz RÉSZVÉTELI SZAKASZ (6) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás/dokumentáció közzétételével indul. (7) A részvételi felhívást a Kbt. 102..-ban foglalt tartalommal kell közzétenni. A részvételi felhívásban meg kell jelölni továbbá az eljárásban részt vehető ajánlattevők létszámát, vagy keretszámát. (8) Ebben a szakaszban az egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (9) Dokumentáció készítése nem kötelező. (10) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 37 nap. (11) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. 18
(12) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (13) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (14) A részvételi elbírálást a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. A részvételi jelentkezések elbírálását követően, de legkésőbb a részvételi jelentkezések felbontásától számított 30 építési beruházás esetén 60 napon belül a részvételi felhívásban meghatározott időpontban, nyilvánosan eredményt kell hirdetni. (15) Eredményhirdetés. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ (16) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredményhirdetéstől számított 5 munkanapon belül legalább 5 alkalmasnak minősített jelentkezőnek írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni. (17) Az ajánlattételi felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 120..-a tartalmazza. (18) Dokumentáció készítése kötelező, amelyre vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 54. 55. -ai, valamint a 121. (1)-e tartalmazzák. (19) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. (20) Ajánlattételi határidő nincs törvényileg előírva, azonban úgy kell meghatározni, hogy az ajánlattevő részére elegendő időtartam álljon rendelkezésre a megfelelő ajánlat elkészítésére. (fő szabály szerint az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított minimum 8 munkanap.) (21) Az ajánlattételi felhívásban foglaltakhoz az egyetem nincs kötve. Az ajánlattevőnek sincsen ajánlati kötöttsége a Kbt. 127. (2) ben meghatározott feltételekkel. (22) Az egyetem szabadon tárgyal a szerződés feltételeiről a kiválasztott ajánlattevőkkel. A tárgyalások arra irányulnak, hogy az egyetem a legkedvezőbb érvényes ajánlat tevőjével kössön szerződést. A tárgyalások az ajánlattevőkkel együttesen, vagy egymást követően egy, vagy több fordulóban is megtarthatóak. (23) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegzést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzések Tanácsa, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. 19
(24) Az ajánlatok elbírálását követően, az ajánlattételi felhívásban meghatározott időpontban, nyilvánosan eredményt kell hirdetni. (25) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az egyetem részére az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott bírálati szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (26) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre az eredményhirdetéstől, illetve annak határidejének lejártától számított 5 munkanapon belül kell feladni, valamint az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételre legkésőbb a szerződéskötéstől, illetve annak tervezett időpontjának lejártától számított 5 munkanapon belül kell megküldeni. (27) Az ajánlati felhívásban kell megadni a szerződéskötés tervezett időpontját, amelynek az eredményhirdetéstől számított 8. és 30. nap közé kell esnie. A szerződés nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül, melynek során az Államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 15/B (1) bekezdése alapján nyilvános a szerződések típusa, tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama, valamint az említett adatok változása. HÍRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELE NÉLKÜLI TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS (28) A hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén általában csak 3 ajánlattevő vesz részt az eljárásban, ezért ezt a fajta eljárást csak kivételes esetekben, a Kbt. 125. - ban maghatározott feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni. (29) Az eljárás az ajánlattevő(k) részére történő ajánlattételi felhívás megküldésével kezdődik. Az egyetemnek legalább 3 ajánlattevőt kell felhívnia ajánlattételre. (30) Az eljárás megkezdésének napján az egyetem köteles az ajánlattételi felhívást, az ajánlattételre felhívott szervezetek nevét és címét, valamint az eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatót megküldeni a Közbeszerzési Döntőbizottságnak. (31) Az ajánlattételi felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 133..-a tartalmazza. (32) Dokumentáció készítése nem kötelező. (33) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása kötelező. (34) Ajánlattételi határidő nincs törvényileg előírva, azonban úgy kell meghatározni, hogy az ajánlattevő részére elegendő időtartam álljon rendelkezésre a megfelelő ajánlat elkészítésére. (fő szabály szerint az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított minimum 8 munkanap.) 20