A Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság BESZERZÉSI ÉS KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA B U D A P E S T, 2 0 1 3. D E C E M B E R 1
I. RÉSZ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Szabályzat célja A jelen Szabályzat célja, hogy rögzítse a Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Kft. (továbbiakban: Iroda), mint ajánlatkérő megvalósítandó beszerzési és közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a beszerzési és közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét, összhangban a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvénnyel (a továbbiakban: Kbt.). 2. A Szabályzat személyi hatálya A Szabályzat hatálya kiterjed az Iroda (mint ajánlatkérő) nevében eljáró, valamint annak beszerzési, és közbeszerzési eljárásaiba bevont szervezetekre, szervezeti egységekre és személyekre. 3. A Szabályzat tárgyi hatálya E Szabályzat szerint kell eljárni a beszerzési és közbeszerzési eljárásokban, amelyeket az Iroda, mint ajánlatkérő visszterhes szerződés megkötése céljából köteles lefolytatni. Ennek értelmében, amennyiben a beszerzés értéke a Kbt. hatálya alá esik, úgy közbeszerzési eljárás keretében történik a beszerzés, amennyiben a Kbt. rendelkezései értelmében a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá, úgy az általános beszerzési szabályok szerint kell eljárni a beszerzések megvalósítása érdekében. 4. A beszerzési és közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 4.1. Az Iroda az iratkezelésére vonatkozó belső szabályzata, valamint közbeszerzések esetén ezeken kívül a Kbt. 34. (2) bekezdésének előírásai szerint gondoskodik a közbeszerzésekkel kapcsolatos iratok megőrzéséről. A közbeszerzési eljárások során keletkezett dokumentumok adminisztrációjáért, megőrzéséért az Iroda irodavezetője (a továbbiakban: témafelelős) felelős. 4.2. A közbeszerzési eljárások során keletkezett, a mindenkori közbeszerzési szabályok szerint az Iroda (mint ajánlatkérő) honlapján kötelezően közzétett dokumentumait elektronikusan is őrizni kell. 4.3. A Kbt. által előírt, a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumainak az ajánlatkérő honlapján és a Közbeszerzési Hatóság honlapján történő közzétételéről a témafelelős gondolkodik a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai szerint. Az Iroda honlapján (www.fbi.org.hu) való közzétételt kell érteni. 4.4. A Kbt. szerint kötelezően közzétételre előírt adatokat a hivatalos közbeszerzési tanácsadó küldi meg a témafelelős részére. A témafelelős ennek alapján köteles 2
gondoskodni arról, hogy a közzététel határidőben történjen meg. A közzétett adatok tartalmáért, valódiságáért, törvénynek megfelelőségéért és határidőben továbbításáért a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, a közzététel határidőben történő kezdeményezéséért, valamint a közzétett adatoknak törvényi időn belüli elérhetőségéért a témafelelős felel. II. RÉSZ A KÖZBESZERZÉSEKKEL KAPCSOLATOS FELADATOK, FELELŐSSÉGI REND 5. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervezetek kijelölése A közbeszerzési eljárással összefüggésben a nemzeti vagy közösségi eljárásrendben folytatott eljárásban, valamint központosított közbeszerzési eljárásban az Iroda ügyvezető igazgatója eseti jelleggel jelöli ki a Bíráló Bizottság tagjait és elnökét, valamint szükség esetén a Közbeszerzési Munkacsoport tagjait. Az eljárás lebonyolítását az Iroda által, ezen feladatra megbízási szerződés keretében, adott közbeszerzési eljárásonként felkért hivatalos közbeszerzési tanácsadó végzi. Az Iroda ügyvezető igazgatója eseti jelleggel kijelöli azon személyt, akinek feladata az adott közbeszerzési eljárás megindításához szükséges műszaki leírás (szakmai tartalom) elkészítése, és ezen személy a műszaki leírást aláírásával látja el, ezáltal igazolva, hogy az elkészített szakmai tartalom teljes mértékben megfelelő és felhasználható az adott közbeszerzési eljárásban. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó a műszaki leírásban foglaltak tartalmáért nem tehető felelőssé. 6. Az ügyvezető igazgató (döntéshozó) 6.1. Az ügyvezető igazgató jóváhagyja az Iroda éves közbeszerzési tervét, illetve annak módosítását, engedélyezi az Iroda központosított közbeszerzési eljárásban beszerezhető áruk és szolgáltatások körét, irányítja és ellenőrzi az Iroda közbeszerzésekkel összefüggő tevékenységét. 6.2. A jelen Szabályzat 5. pontja alá tartozó eljárásban az ügyvezető igazgató engedélyezi az adott közbeszerzési eljárás lefolytatását, és kijelöli az adott közbeszerzési eljárásban résztvevő Bíráló Bizottság elnökét és tagjait, továbbá a Bíráló Bizottság véleménye alapján dönt a nyertes ajánlattevő személyéről. 7. A témafelelős kapcsolatot tart a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval, annak szakmai irányításával végzi feladatait, koordinálja a Bíráló Bizottság működését a közbeszerzési eljárásokban a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai alapján, adminisztratív tevékenység ellátása során segíti a hivatalos közbeszerzési tanácsadó és a Bíráló Bizottság együttműködését; 3
gondoskodik a hivatalos közbeszerzési tanácsadó által átadott, a közbeszerzési eljárások során keletkezett dokumentumok 5 éven keresztül való megőrzéséről, gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság felé a hirdetmények közzétételi díjának átutalásáról, az átutalás igazolásának megküldéséről a Közbeszerzési Hatóság felé a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai alapján, szükség esetén kapcsolatot tart a Közbeszerzési Hatósággal ezen ügyintézés során, a hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén gondoskodik a Közbeszerzési Döntőbizottságnak küldendő tájékoztatás megküldéséről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai szerint, gondoskodik a Kbt. szerinti dokumentumoknak az Iroda honlapján történő közzétételről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai szerint, gondoskodik a közbeszerzési eljárás során kötendő szerződés aláíratásáról, illetve gondolkodik a mindkét fél által aláírt szerződés megőrzéséről, amennyiben a szerződés teljesítése során szerződésmódosításra kerül sor, az erről való tudomásszerzését követően haladéktalanul tájékoztatja a hivatalos közbeszerzési tanácsadót, beszerzésre irányuló szerződéskötést megelőzően, az erről való tudomásszerzését követően haladéktalanul konzultációt kezdeményez a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval annak érdekében, hogy a kötendő szerződés Kbt. hatálya alá tartozása tisztázásra kerüljön, a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesüléséről (egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként), az erről történt tudomásszerzését követően haladéktalanul tájékoztatja a hivatalos közbeszerzési tanácsadót, a szerződés teljesüléséről szóló hirdetmény feladása érdekében, amennyiben szükséges, az éves beszerzésekről éves statisztikai összegezést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóságnak. 8. A gazdasági-pénzügyi vezető mint a Bíráló Bizottság mindenkori elnöke, az Iroda ügyvezető igazgatója részére továbbítja az éves beszerzési tervet az Iroda közbeszerzési tervének előkészítése érdekében, az Iroda ügyvezető igazgatója által jóváhagyott beszerzési tervet megküldi a hivatalos közbeszerzési tanácsadónak az éves közbeszerzési terv elkészítése érdekében; kezdeményezi az adott közbeszerzési eljárás megindítását az Iroda ügyvezető igazgatójánál, majd a jóváhagyás birtokában kezdeményezi az ajánlati felhívás és közbeszerzési dokumentáció szakmai részének elkészítését a döntéshozó által erre kijelölt személy részéről, valamint a műszaki tartalom összeállítása után kezdeményezi a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges dokumentumok elkészítését, valamint az eljárás lefolytatását a hivatalos közbeszerzési tanácsadó részéről; javaslatot tesz a jelen Szabályzat 5. pontja alá tartozó közbeszerzés esetében a Bíráló Bizottságba delegálandó személyre, valamint a Bíráló Bizottság tagjaira; 4
a beszerzés jellegéhez igazodó szakmai igények alapján dönt az ajánlati felhívás alkalmassági feltételeinek, valamint a bírálati szempontok meghatározásáról a hivatalos közbeszerzési tanácsadó javaslatai alapján, felelős a beszerzés igényelt műszaki és/vagy gazdasági paramétereinek meghatározásáért, felelős az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítéséhez szükséges adatok, információk rendelkezésre bocsátásáért, a közbeszerzési eljárás során kötött szerződés teljesítését ellenőrzi, a közbeszerzési eljárás során kötött szerződés módosítása esetén jelzi ennek indokait és tényét a témafelelősnek, előre nem látható beszerzési igény esetén kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását, a szerződés teljesülése estén haladéktalanul értesíti a témafelelőst, mint a Bíráló Bizottság mindenkori elnöke részt vesz a közbeszerzési eljárások lefolytatásában, a beérkezett ajánlatok elbírálásában a hivatalos közbeszerzési tanácsadó közreműködésével. 9. A közbeszerzési folyamatban résztvevő szervezeti egységek Közbeszerzési Munkacsoport Bíráló Bizottság 10. A Közbeszerzési Munkacsoport 10.1. A közbeszerzési munkacsoport adott közbeszerzési eljárásonként adott esetben kijelölt csoport, amelynek keretén belül az Iroda a közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem megvalósítását biztosítja. A közbeszerzési munkacsoport tagjai különösen: témafelelős, a Bíráló Bizottság elnöke, tagjai, hivatalos közbeszerzési tanácsadó; (szükség szerint) külső pénzügyi szakértő, (szükség szerint) külső jogi szakértő, (szükség szerint) külső, az adott beszerzés tárgya szerinti műszaki szakértő. 10.2. A Bíráló Bizottság feladata az ajánlattevők pénzügyi és gazdasági alkalmasságának vizsgálata, a közbeszerzés megindítását megelőzően a beszerzés fedezetének rendelkezésre állása ellenőrzése. 5
10.3. A jogi szakértő feladata az eljárásban alkalmazni kívánt szerződés-tervezetnek az Iroda belső szabályainak való megfelelőségét ellenőrizni, és az abban foglaltak szerint javaslatot tenni a szövegszerű módosításra az ajánlati felhívás közzétételét megelőzően igény szerint a szerződés megszövegezése. 10.4. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó szakértelmével elősegíti a közbeszerzési eljárás Kbt.-nek és egyéb jogszabályoknak megfelelő lefolytatását. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó nem vehető igénybe olyan tevékenység végzésére, amely az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény hatálya alá tartozik, csak abban az esetben, ha ilyen tevékenység ellátására egyébként jogosult. 10.5. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó a konkrét közbeszerzési eljárás lebonyolítása során különösen segíti a Bíráló Bizottság munkáját, elkészíti a közbeszerzési eljárást megindító, valamint az eredményről szóló dokumentumokat, hirdetményeket, gondoskodik a dokumentáció és felhívás megküldéséről a részvételre jelentkezőknek, ajánlattevőknek, illetve a hirdetménnyel induló eljárások tekintetében gondoskodik a hirdetményeknek Közbeszerzési Hatóságnál történő feladásáról, gondoskodik a részvételre jelentkezők, illetve ajánlattevők részére az eljárás során tett minden hivatalos nyilatkozat, tájékoztatás megküldéséről, kapcsolatot tart a közbeszerzési eljárás során az ajánlattevőkkel, a hivatalos közbeszerzési tanácsadón kívül az ajánlatkérő nevében senki más nem jogosult kommunikálni az ajánlattevőkkel az eljárás során; összehívja üléseire a Bíráló Bizottság tagjait, szakértői javaslatot készít a Bíráló Bizottság számára a részvételi jelentkezések, ajánlatok érvényességét és alkalmasságát illetően, a közbeszerzési eljárás menetét illetően, gondoskodik a határidők betartásáról és betartatásáról, gondoskodik az emlékeztetők, jegyzőkönyvek elkészítéséről, gondoskodik a döntési előterjesztés elkészítéséről, gondoskodik a döntésről szóló jegyzőkönyv (határozat) elkészítéséről. 11. A Bíráló Bizottság 11.1. Az ajánlatkérő az eljárást lezáró döntést megelőzően, az ajánlatok elbírálására legalább háromtagú Bíráló Bizottságot köteles létrehozni, amely írásbeli döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy részére. A Bíráló Bizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. 6
11.2. A Bíráló Bizottság tagjai között szerepelnie kell legalább egy olyan személynek, aki a beszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel, legalább egy olyan személynek, aki a pénzügyi szakértelemmel, és legalább egy olyan személynek, aki a jogi szakértelemmel rendelkezik. A Bíráló Bizottságnak nem lehet tagja döntésre jogosult személy. 11.3. A Bíráló Bizottság a közbeszerzési eljárás operatív lebonyolítását végző testületként megvizsgálja és összehasonlítja az ajánlatokat, javaslatot tesz a döntéshozónak az érvénytelenség, eredménytelenség, alkalmatlanná minősítés, kizárás, valamint a nyertes ajánlattevők személye és azok sorrendje tekintetében, az ajánlatokról véleményt készít (Bírálati lap), együttműködik a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval, annak közbeszerzési szakértelmére támaszkodva tesz javaslatot a döntéshozó felé. 11.4. A Bíráló Bizottság elnökét és tagjait az Iroda ügyvezető igazgatója jelöli ki. A Bíráló Bizottság tagjai, valamint a döntéshozó minden egyes közbeszerzési eljárás kapcsán nyilatkozni kötelesen a Kbt. szerinti összeférhetetlenség hiányáról. Amennyiben az eljárás megkezdése előtt, vagy közben összeférhetetlenségi ok keletkezne, vagy merülne fel, úgy a döntéshozó az összeférhetetlenséggel érintett Bíráló Bizottsági tag, vagy elnök helyett új tagot, vagy elnököt jelöl ki. Minden Bíráló Bizottsági tag, illetve az elnök is köteles haladéktalanul jelezni a döntéshozó felé, ha összeférhetetlenségi ok jut a tudomására. 11.5. A Bíráló Bizottság ügyviteli feladatainak ellátásáról a témafelelős gondoskodik. 11.6. A Bíráló Bizottság többségi szavazattal dönt. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata az irányadó. III. RÉSZ A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK, LEFOLYTATÁSÁNAK, BELSŐ ELLENŐRZÉSÉNEK RENDJE 12. A közbeszerzési eljárások tisztaságának biztosítása 12.1. A közbeszerzési eljárás előkészítésébe, illetve lefolytatásába bármilyen módon bevont személy haladéktalanul köteles írásban, részletesen tájékoztatni a témafelelőst, vagy a Bíráló Bizottság elnökét, ha egy adott közbeszerzési eljárás tekintetében bárki részéről, bármilyen, az eljárás tisztaságát veszélyeztető és a Kbt. alapelveit sértő cselekményt észlel. A témafelelős illetve a Bíráló Bizottság elnöke erről haladéktalanul köteles értesíteni a döntéshozót (ügyvezető igazgatót). A témafelelős és a Bíráló Bizottság elnöke ennek elmulasztásáért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. 12.2. Az Iroda ügyvezető igazgatója az értesítés alapján köteles megvizsgálni, hogy a lefolytatott eljárás során, a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. -a vagy az Európai Közösséget létrehozó szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértése valósult-e meg, 7
vagy egyéb módon az eljárás tisztaságát veszélyeztető és a Kbt. alapelveit sértő cselekményt követtek el, és ha ezt észleli, vagy alapos okkal feltételezi, köteles azt jelezni a Gazdasági Versenyhivatalnak. 13. A beszerzések tervezése, a Közbeszerzési terv elkészítése és jóváhagyása 13.1. Az Iroda közbeszerzési tervének elkészítéséhez a gazdasági-pénzügyi vezető köteles a tárgyévi beszerzési igényeket minden év március 31. napjáig az Iroda ügyvezető igazgatójának bejelenteni. 13.2. Az Iroda ügyvezető igazgatója minden év április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíttetni az adott évre tervezett közbeszerzésekről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásával. 13.3. A közbeszerzési tervet az Iroda ügyvezető igazgatója hagyja jóvá. 13.4.A közbeszerzési tervet az irattárban legalább öt évig meg kell őrizni, továbbá az Iroda honlapján az adott évre vonatkozóan közzétenni. 13.5. A közbeszerzési terv nyilvános. 13.6.A közbeszerzési tervet a gazdasági-pénzügyi vezető szükség esetén módosítja az újonnan felmerült beszerzési igények tekintetében a hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásával, majd köteles az így módosított tervet az Iroda ügyvezető igazgatója elé terjeszteni jóváhagyásra. 14. A közbeszerzési terv módosítása 14.1. Ha év közben előre nem látott, a közbeszerzési tervben nem szerepelő közbeszerzés iránti igény merül fel, a közbeszerzési tervet módosítani kell. A közbeszerzési terv módosítása során a 13. pontban írt szabályok szerint kell eljárni azzal, hogy a módosításról a beszerzési igény bejelentését követő tizenöt napon belül kell dönteni. 14.2. Közbeszerzés a közbeszerzési terv elkészítése (módosítása) előtt is kezdeményezhető azzal, hogy a megindított közbeszerzési eljárást a tervben megfelelően szerepeltetni kell. 14.3. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását az Irodának közzé kell tennie a saját honlapján a közbeszerzési terv elkészítését követően haladéktalanul, illetve a közbeszerzési terv módosításának elkészítését követő öt munkanapon belül. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. 15. A közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának általános szabályai 15.1. A közbeszerzési eljárás előkészítésének minősül az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel 8
kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének megállapítása, az eljárást megindító hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése. 15.2. A közbeszerzési eljárás megindításáról illetve a jelen Szabályzat 5. pontja alá eső közbeszerzés esetében annak kezdeményezéséről az Iroda ügyvezető igazgatója dönt. 15.3. A gazdasági-pénzügyi vezető javaslatot készít elő az eljárás belső felelősségi rendjére, a részfeladatok végrehajtására, felelősökre és határidőkre, javaslatot készít elő a Bíráló Bizottság tagjára. 15.4. Az előkészítésben részt vevő személyek, akik a Kbt. által előírt szakértelmet biztosítják: közbeszerzési szakértelmet nyújtó személy: az ajánlatkérő által megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó; közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet nyújtó személy: szakmai vezető, vagy az általa kijelölt személy; jogi szakértelem: ajánlatkérővel alkalmazotti jogviszonyban álló jogi ismeretekkel rendelkező személy, vagy szükség esetén az ajánlatkérő által megbízott ügyvédi iroda kijelölt munkatársa; pénzügyi szakértelem: a gazdasági-pénzügyi vezető, vagy az általa kijelölt személy. 15.5. Az előkészítésben részt vevő személyeknek a megbízásukkal egyidejűleg, írásban összeférhetetlenségi nyilatkozatot kell tenniük. 15.6. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladatait és felelősségét részletesen a vele kötött szerződés tartalmazza. 16. Ajánlatkérés Az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívást és dokumentációt (illetve részvételi szakasz esetén a részvételi dokumentációt) a hivatalos közbeszerzési tanácsadó állítja össze azzal, hogy a műszaki leírás, illetve műszaki tartalom (beleértve a beszerzés tárgyához igazodó alkalmassági feltételeket, bírálati szempontokat, szerződés tervezetet) a döntéshozó által kijelölt, a beszerzés tárgyához igazodó szakértelemmel rendelkező személy biztosítja. A műszaki leírás szakmai követelményeknek való megfelelőségéért a dokumentáció összeállítója felel, míg a hivatalos közbeszerzési tanácsadó a műszaki leírás kivételével a közbeszerzési dokumentáció Kbt. előírásainak való megfelelőségéért felel. A dokumentációnak tartalmaznia kell a szerződés tervezetét is. 17. Az ajánlattételi/részvételi szakasz 17.1. A kiegészítő kérdésekre a választ a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező munkatárs és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó készíti el, szükség szerint bevonva a jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyeket, és az így elkészített kiegészítő tájékoztatásra adott ajánlatkérői válaszokat a hivatalos közbeszerzési tanácsadó küldi meg a részvételre jelentkezőknek, illetve ajánlattevőknek. 17. 2. Az ajánlatokat átvételi elismervénnyel a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, vagy a hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásai alapján és felhatalmazása esetén a témafelelős veszi át. 9
17. 3. Az ajánlatok bontását a hivatalos közbeszerzési tanácsadó végzi, a jegyzőkönyv elkészítése is az ő feladata. 17.4. A hiánypótlási felhívások elkészítése, megküldése a hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata, aki szakmai kérdésben (pl. referenciák megfelelősége) köteles egyeztetni az illetékes munkatárssal, aki pedig köteles a hivatalos közbeszerzési tanácsadó rendelkezésére állni, a szükséges információkat megadni. 17.5. A bontási jegyzőkönyv határidőben történő megküldéséről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik. 18. Az ajánlatok elbírálásának szakmai előkészítése, ellenőrzése A Bíráló Bizottság a beérkezett ajánlatokról az ajánlati felhívásban meghatározott szempontrendszer szerint Bírálati lapot készít, amely különösen az alábbiakat tartalmazza: az ajánlattevő érvényes ajánlatot adott-e, az ajánlattevő megfelel-e az ajánlat teljesítéséhez szükséges pénzügyi-gazdasági feltételeknek, az ajánlattevő műszaki-technikai szempontból alkalmas-e az ajánlat teljesítésére, a bírálati szempont (részszempontok) alapján értékelésre kerülő adatokat. A Bíráló Bizottság az ajánlatok értékelése során a hivatalos közbeszerzési tanácsadó javaslatára támaszkodhat. 19. Az ajánlatok elbírálása, döntés az eljárás eredményéről, eredményhirdetés 19.1. A közbeszerzési eljárás eredményéről a Bíráló Bizottság véleményét figyelembe véve az Iroda ügyvezető igazgatója dönt. 19. 2. Az eljárás eredményének kihirdetéséről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik, amelynek során megküldi az ajánlattevők részére az eljárás eredményéről szóló Összegzést. 19.3. Az eredmény közzétételéről a hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik. A közbeszerzési eljárás a hirdetmény közzétételével, illetőleg ha a szerződéskötés később történik, a szerződéskötéssel zárul le. 20. Szerződéskötés 20. 1. A szerződést az ügyvezető igazgató írja alá a nyertes ajánlattevővel. 20. 2. A szerződés teljesítésének ellenőrzése a gazdasági-pénzügyi vezető feladata. 21. Beszerzés a központosított közbeszerzési eljárás alapján 10
21.1. A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkbr.) előírásainak betartásával kell lebonyolítani. A központosított közbeszerzéssel beszerezhető termékek köre megtalálható a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) honlapján, a www.kozbeszerzes.gov.hu cím alatt. 21. 2. Az Iroda a központosított közbeszerzéshez önként jogosult csatlakozni. Az éves beszerzési terv készítése, valamint az egyes beszerzések előkészítése során törekedni kell a központosított közbeszerzéshez való csatlakozásra, a központosított közbeszerzések előnyeinek kihasználásával. Valamennyi beszerzés esetében meg kell vizsgálni a központosított közbeszerzéshez való csatlakozás lehetőségét. Amennyiben lehetőség van a központosított közbeszerzéshez csatlakozni, a beszerzést elsősorban ezen a módon kell megvalósítani. 21. 3. A központosított közbeszerzési eljárás alkalmazása esetén a Bíráló Bizottság megalakítására nincs szükség. A központosított közbeszerzéshez csatlakozásról az Iroda ügyvezető igazgatója dönt. 21. 4. A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó beszerzéseket a hivatalos közbeszerzési tanácsadó végzi. 21. 5. A központosított közbeszerzés lefolytatása esetén az eljárás belső felelősségi rendjét és ütemtervét nem kell rögzíteni. A beszerzés szabályszerű végrehajtásáról a hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik, amelynek során a gazdasági-pénzügyi vezető, valamint a témafelelős a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval együttműködik. 22. Felelősség 22.1. Ha a Közbeszerzési Döntőbizottság azt állapítja meg, hogy a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény jogsértő volt és bírságot szab ki, akkor az Iroda mellett a közbeszerzési eljárást megindító felhívás előkészítéséért felelős személyt is megbírságolja. A Közbeszerzési Döntőbizottság eljárásában az Iroda a felelős személy megjelölését nem tagadhatja meg. 22.2. Aki a közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzést a Kbt. és a jelen Szabályzat előírásának megszegésével vagy megkerülésével bonyolít le, ezért fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. IV. RÉSZ A KÖZBESZERZÉSI TÖRVÉNY HATÁLYA ALÁ NEM TARTOZÓ BESZERZÉSI ELJÁRÁSOK SZABÁLYAI 23. A beszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának általános szabályai 23.1. A beszerzést a szakmai terület felelőse kezdeményezi az irodavezető felé. Az irodavezető indokolt beszerzési igény esetén a gazdasági-pénzügyi vezetőn keresztül biztosítja az adott beszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzését, így különösen az adott beszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérést, annak 11
megállapítását, hogy az adott beszerzés közbeszerzés köteles, vagy sem, a beszerzés becsült értékének megállapítását, legalább három ajánlattételre felkért gazdasági szereplő meghatározását, az ajánlatkérési felhívás és adott esetben ha szükséges, a szakmai terület felelősének bevonásával dokumentáció előkészítését. 23.2. A beszerzési eljárás megindításáról az Iroda ügyvezető igazgatója dönt. 23.3. Az ügyvezető igazgató által jóváhagyott beszerzési folyamatot a gazdasági-pénzügyi vezető bonyolítja a beszerzés során szükséges közbenső döntéseket a gazdasági-pénzügyi vezető javaslata alapján az ügyvezető igazgató hozza meg. 23.4. A beszerzési eljárás lezárásaként az összességében legkedvezőbb ajánlat kerül kiválasztásra. A beszerzési eljárás lezárását követően a szakmai igazolást a beszerzés megtörténéséről a szakmai terület felelőse adja, amely alapján a gazdasági-pénzügyi vezető engedélyezi a kifizetést. 23.5. Amennyiben megállapítást nyer, hogy a beszerzés becsült értéke a bruttó 150 000 Ftot nem haladja meg, a szerződés a vonatkozó jogszabályokra és belső szabályzatokra figyelemmel történő megkötése, vagy a megrendelés lebonyolítása nem igényel sem beszerzési, sem közbeszerzési eljárást 24. HATÁLYBA LÉPTETŐ ÉS EGYÉB RENDELKEZÉSEK 24. 1. A jelen Szabályzat 2013. december. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a hatályba lépést követően indult beszerzési és közbeszerzési eljárásokban kell alkalmazni. 24.2. Az Iroda valamennyi szervezeti egysége, munkavállalói, illetve bármely polgári jogi szerződés alapján bevont személyek kötelesek jelen Szabályzat szerint eljárni az Iroda beszerzéseinek és közbeszerzéseinek előkészítése és /vagy lebonyolítása során. 24.3. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó jelen Szabályzat hatálybalépését követően haladéktalanul ellenőrzi, hogy az Iroda az ajánlatkérők nyilvántartásában megfelelő adatokkal szerepel-e és gondoskodik szükség esetén a nyilvántartásban szerepelő adatok aktualizálásáról. 24. 4. Az Iroda a jelen Szabályzatot a honlapján közzéteszi. 12
1. sz. melléklet Összefoglaló az egybeszámítási szabályok alkalmazásáról és az egyszerű eljárás értékhatárainak változásáról (1) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 12-18. -okban foglaltakra tekintettel megállapított - legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. (2) A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az ajánlatkérő teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. (3) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani. (4) Az árubeszerzés becsült értéke olyan szerződés esetében, amelynek tárgya dolog használatára, vagy hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése: a) határozott időre, egy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; az egy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén pedig a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás, beleértve a becsült maradványértéket is; b) határozatlan időre kötött szerződés esetén, vagy ha a szerződés megszűnésének időpontja az eljárás megindításakor pontosan nem határozható meg, a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. (5) Az árubeszerzés vagy a szolgáltatás becsült értéke a rendszeresen vagy az időszakonként visszatérően kötött szerződés esetében: a) az előző naptári év során kötött azonos vagy hasonló tárgyú szerződés, vagy szerződések szerinti tényleges ellenszolgáltatás, módosítva a következő naptári év alatt várható mennyiségi és értékbeli változással, vagy b) az első teljesítést követő, a következő tizenkét hónap alatti vagy a tizenkét hónapnál hosszabb időre kötött szerződés, vagy szerződések időtartama alatti becsült ellenszolgáltatás. (6) A közbeszerzés becsült értéke olyan szerződés esetében, amely vételi jogot is tartalmaz, a vételárral együtt számított legmagasabb ellenszolgáltatás. (7) Ha a szerződés árubeszerzést és szolgáltatás megrendelést is magában foglal, a becsült érték megállapításakor az árubeszerzés és a szolgáltatás becsült értékét egybe kell számítani. Úgyszintén be kell számítani adott esetben az árubeszerzés becsült értékébe a beállítás és üzembe helyezés becsült értékét is. (8) A szolgáltatás becsült értéke olyan szerződés esetében, amely nem tartalmazza a teljes díjat: a) határozott időre, négy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; b) határozatlan időre kötött szerződés vagy négy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. (9) A szolgáltatás becsült értékének megállapításakor az alábbi szolgáltatások esetében a következőket kell figyelembe venni: a) biztosítási szerződés esetében a fizetendő biztosítási díjat és egyéb ellenszolgáltatásokat; 13
b) banki és egyéb pénzügyi szolgáltatás esetében a díjat, a jutalékot, a kamatot és egyéb ellenszolgáltatásokat; c) a tervezést is magában foglaló szolgáltatás esetében a fizetendő díjat vagy jutalékot és egyéb ellenszolgáltatásokat. (10) A tervpályázat becsült értékébe be kell számítani: a) a pályázóknak fizetendő díjat vagy jutalékot és egyéb ellenszolgáltatásokat, valamint b) annak a szolgáltatásnak a becsült értékét is, amelynek megrendelésére a tervpályázati eljárást követően kerül sor, és amelyre a nyertessel vagy - a Bíráló Bizottság ajánlása alapján - a nyertesek (díjazottak) valamelyikével kell szerződést kötni, kivéve, ha az eljárást megindító felhívásban az ajánlatkérő (kiíró) kizárja az ilyen szerződés megkötését. (11) Az építési beruházás becsült értéke megállapításakor a teljes beruházásért járó ellenértéket kell figyelembe venni. Annak megítéléséhez, hogy mit kell egy építési beruházásnak tekinteni, a gazdasági és egyben műszaki funkció egységét kell döntő szempontként figyelembe venni. (12) Az építési beruházás becsült értékébe be kell számítani a megvalósításához szükséges, az ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott áruk és szolgáltatások becsült értékét is. (13) Az építési beruházás megvalósításához nem szükséges árubeszerzés vagy szolgáltatás becsült értékét az építési beruházás becsült értékébe nem lehet beszámítani azzal a céllal, hogy ilyen módon megkerüljék e törvény alkalmazását ezen árubeszerzésre vagy szolgáltatás megrendelésére. (14) A keretmegállapodás becsült értéke a megállapodás alapján az adott időszakban kötendő szerződések becsült legmagasabb összértéke. (15) Tilos a Kbt., vagy a Kbt. Második Része (közösségi eljárásrend) alkalmazásának megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. (16) Amennyiben egy építési beruházás vagy szolgáltatás-megrendelés, vagy hasonló áruk beszerzésére irányuló közbeszerzés részekre bontva, több szerződés útján valósul meg, a becsült érték meghatározásához az összes rész értékét kell figyelembe venni. (17) Az előző bekezdéstől eltérően mindig a Kbt. Harmadik Része (Nemzeti eljárásrend) szerinti eljárás alkalmazható olyan szerződések megkötésére, amelyek becsült értéke az előző bekezdés alkalmazása nélkül - szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében 21 824 000 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 272 800 000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított részek összértéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit az előző bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérő a teljes beszerzés becsült értékeként. (18) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (16) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (17) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket a Kbt. Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg [Kbt.120. ]. A (17) bekezdés alkalmazásakor annak megítéléséhez, hogy a Harmadik Rész szerint milyen eljárás folytatható le, az egyes leválasztott szerződések értéke önállóan vehető figyelembe. (19) Amennyiben az ajánlatkérő egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetővé a részekre történő ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült értékének meghatározásakor. 14
2. sz. melléklet Közbeszerzési értékhatárok Közbeszerzési eljárások értékhatárok szerinti tárgyai: - közösségi értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű beszerzések esetén: Árubeszerzés, Építési beruházás, Szolgáltatás megrendelése. - nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó, de a közösségi értékhatár alatti értékű beszerzések tekintetében: Árubeszerzés, Építési beruházás, Szolgáltatás megrendelése. Ajánlatkérőnek a fenti tárgyú beszerzései esetén abban az esetben kell a Szabályzatban foglalt közbeszerzési eljárásra vonatkozó részei szerint eljárni, ha azoknak a Kbt. 12-18. alapján számított értéke eléri, vagy meghaladja a Kbt.-ben, valamint az éves költségvetési törvényben meghatározott, mindenkor érvényes közbeszerzési értékhatárt és nem tartozik a Kbt. szerinti kivételek körébe. I. Közösségi értékhatárok a Kbt. Második részének alkalmazása esetén (2013. január 1-től 2013. december 31-ig) árubeszerzés esetén 200 000 euró, melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 54 560 000 forint. szolgáltatás megrendelése esetén 200 000 euró, melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 54 560 000 forint; építési beruházás estén 5 000 000 euró, melynek nemzeti pénznemben kifejezett értéke: 1 364 000 000 forint. II. Nemzeti értékhatárok a Kbt. Harmadik részének alkalmazása esetén (2013. január 1-től 2013. december 31-ig) a) árubeszerzés esetében: 8 millió forint; b) építési beruházás esetében: 15 millió forint; c) szolgáltatás megrendelése esetében: 8 millió forint; 15
III. A Kbt. 122. (7) bekezdés, valamint 122/A. rendelkezései alapján lehetőség van nemzeti eljárás keretében arra, hogy az ajánlatkérő a hirdetmény közzététele helyett legalább 3 ajánlattevőnek való egyidejű, közvetlen, írásbeli ajánlattételi felhívás megküldésével indítsa meg a közbeszerzési eljárást. Erre abban az esetben van lehetőség, amennyiben az árubeszerzés, vagy a szolgáltatás egybeszámított becsült értéke, nem éri el a 25 millió forintot, vagy az építési beruházás egybeszámított becsült értéke nem éri el a 150 millió forintot. A hivatkozott értékhatárok keretein belül a hirdetmény nélküli tárgyalásos, illetve tárgyalás nélküli eljárás folytatható le. 16
3. sz. melléklet A központosított közbeszerzési eljárás keret-megállapodásos eljárása második részében tanúsítandó eljárási cselekmények A keretmegállapodásos eljárás 2 részből áll. Az első részben a KEF nyílt, meghívásos vagy tárgyalásos (amennyiben ezen eljárás alkalmazásának feltételei fennállnak) eljárást bonyolít le, a keretmegállapodás megkötése céljából. Keretmegállapodás egy, illetve több (minimum három) ajánlattevővel köthető. Ajánlatkérő a keretmegállapodásos eljárás első részét követően jogosult a keretmegállapodásban meghatározott mennyiség, valamint a beszerzési tárgy(ak) egy-egy részére a keretmegállapodásban előírányzott teljes mennyiség keretein belül az eljárás második részében több szerződést kötni. A keretmegállapodásos eljárás második részében az Iroda a vonatkozó jogszabályok által biztosított lehetőségek közül a beszerzési céljaiknak megfelelő módon választhatja ki (verseny újbóli megnyitása nélkül, vagy verseny újbóli megnyitásával) a konkrét szolgáltatást és a szolgáltatót az alábbiak figyelembevételével: - Verseny újbóli megnyitása nélkül, amennyiben szükséges írásbeli konzultációt követően, a keretmegállapodásban meghatározott feltételek lényeges módosítása nélkül, a keretmegállapodás terhére kibocsátott megrendeléssel szerezheti be a szolgáltatást a keretmegállapodásban részes szállítók közül attól, amely az adott beszerezni kívánt termékre vonatkozóan a legalacsonyabb áron szerepel a KEF honlapján. A legelőnyösebb szállító kiválasztásának lekérdezését mindig dokumentálni szükséges legalább a KEF honlap lekérdezésének képernyőképéről készült mentéssel. Az Iroda megrendelést a legkedvezőbb ajánlatot tevő keretmegállapodást kötött ajánlattevőnek küldhet. Az Iroda általi megrendeléssel megkeresett szolgáltató a megrendelés kézhezvételtől számított 2 munkanapon belül visszaigazolja azt az intézmény részére. Ha a megrendelést a legkedvezőbb keretmegállapodásos partner 2 munkanapon belül nem igazolja vissza, Iroda a soron következő legkedvezőbb keretmegállapodásos partnerhez fordulhat. Írásbeli konzultáció esetén, amennyiben szükséges, az Iroda konzultációra szóló felhívásban felhívhatja a beszerzendő termékek, illetve szolgáltatások konkrét tárgya szerinti, a keretmegállapodásos eljárás első részében alkalmazott bírálati szempont és módszer alapján rangsorolt, legkedvezőbb ajánlattal rendelkező ajánlattevőt a keretmegállapodás első részében tett ajánlata kiegészítésére. E lehetőséggel csak indokolt esetben célszerű élni. A konzultációra szóló felhívásnak legalább a következőket kell tartalmaznia: a) az ajánlatkérő nevét és címét, telefon- és telefaxszámát (e-mail); b) hivatkozást a keretmegállapodásos eljárás első részét megindító hirdetményre és közzétételének napját; c) hivatkozást a megkötött keretmegállapodásra; 17
d) az adott közbeszerzés tárgyát, illetőleg mennyiségét; e) a szerződés meghatározását; f) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét; g) a teljesítés helyét; h) az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit, illetőleg a vonatkozó jogszabályokra hivatkozást; i) az ajánlattételi határidőt, az ajánlattétel nyelvét és az ajánlatok benyújtásának címét, azzal, hogy a magyar nyelven történő ajánlattétel lehetőségét minden esetben biztosítani kell; j) az ajánlat felbontásának helyét, idejét, az ott jelenlétre jogosultakat; k) a konzultáció folytatásának további szabályait; l) az eredményhirdetés időpontját és a szerződéskötés tervezett időpontját; m) a konzultációra szóló felhívás megküldésének napját. Az Irodának a keretmegállapodásos eljárás második része eredményeként megkötött szerződés alapadatait a megrendeléstől számított 5 munkanapon belül meg kell küldenie a KEF részére. A szerződés a keretmegállapodás utolsó napjáig hatályos azzal, hogy az Iroda döntése esetén egy hónapos rendes felmondással felmondható. - Verseny újbóli megnyitása esetén az Iroda közvetlen írásbeli ajánlattételi felhívást küld a keretmegállapodásban részes valamennyi partnernek. Az ajánlatokat az első részben meghatározott bírálati szempontok alapján kell rangsorolni, és a nyertes ajánlattevővel kell szerződést kötni. A keretmegállapodásos eljárások második szakaszában a verseny újbóli megnyitásával kedvezőbb szerződéses feltételeket (így különösen alacsonyabb szolgáltatási díjakat, nagyobb kedvezményeket) lehet elérni, ellenben a beszerzés lebonyolítása az előzőnél kissé időigényesebb és költségesebb. A második szakasz lefolytatásának módjáról a hivatalos közbeszerzési tanácsadó javaslata alapján az ügyvezető igazgató dönt. Szerződés megkötése: Az Iroda által a keretmegállapodásos eljárás második részében lebonyolított közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés alapadatait vagy az eljárás eredménytelenségéről szóló értesítést a szerződés megkötésétől illetve az eljárás eredménytelenségéről szóló döntéstől számított 5 munkanapon belül meg kell küldenie a központi beszerző szervezet (KEF) részére. A keretmegállapodásos eljárás második részben foglalt feladatok megvalósításáért a szakmai terület vezetője a felelős a hivatalos közbeszerzési tanácsadó közreműködésével. Ennek során verseny újranyitása esetén a beszerzési igény felmerülésekor a keretben részt vevő ajánlattevők közvetlen felhívása szükséges az ajánlatuk megtétele érdekében, illetve az írásbeli konzultációt követően a szerződés megkötése. 18
4. sz. melléklet Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Alulírott... (anyja neve:..., sz.ig.sz.:..., lakcíme:...), mint a Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Kft. nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személy, kijelentem, hogy a Fővárosi Biztonsági Iroda Közhasznú Nonprofit Kft. által... beszerzés tárgyában indított közbeszerzési eljárásban nem tartozom a 2011. évi CVIII. törvény 24. (2) és (3) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi feltételek hatálya alá. Nyilatkozom, hogy: nem áll fenn olyan ok, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek, amely miatt funkcióim pártatlan és tárgyilagos gyakorlására nem lennék képes; az eljárásban való részvételem nem eredményezheti a verseny tisztaságának sérelmét. Az eljárás során tudomásomra jutott információkat, adatokat és tényeket sem az eljárás befejezése előtt, sem azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozom, az információkkal, adatokkal és tényekkel az ajánlattevőket (alvállalkozókat) nem befolyásolom. Kötelezem magam arra, hogy ha az összeférhetetlenségi ok az eljárás alatt következik be, erről haladéktalanul írásban értesítem az eljárásban döntéshozó személyt. Budapest,...... aláírás Előttünk, mint tanúk előtt: Név:. Név:. Lakcím:. Lakcím:. Sz.ig.sz.:. Sz.ig.sz.:. Aláírás:. Aláírás:. 19
5. sz. melléklet Felelősségi rend A közbeszerzési eljárás tárgya:... A Bíráló Bizottság tagjainak neve, beosztása: Elnök:... tagok:......... Budapest,...... gazdasági-pénzügyi vezető A Felelősségi Rendet - jóváhagyom - nem hagyom jóvá Budapest,...... Döntéshozó 20